Traditionell modern Das neue Corporate Design der Universität Bonn

Universität Bonn in Zahlen  Studierende  500Professoren  MA in Forschung & Lehre  699 MA in Technik & Verwaltung  370 Gebäude, gebaut 1715 bis 2005  m² Nutzfläche 1-9  2Schlösser  7Fakultäten (inkl. Medizin)

Eine Stadt in der Stadt ● Bonn-Aachen International Center for Information Technologie (BIT)

Organisation Dezernat Facility Management

Komplette Fremdvergabe von Gebäudemanagement- Dienstleitungen Ein Erfahrungsbericht 1.Gebäude, Gebäudedaten, Gebäudenutzung 2.Anlaß, Entscheidung zur Fremdvergabe 3.Vergabevorbereitung, Wettbewerb, Betrieb 4.Leistungsumfang und Vertragsinhalte 5.Kosten 6.Qualitäten, Qualitätssicherung, Leistungskontrolle 7.Fazit

1. Gebäude, Gebäudedaten, Gebäudenutzung Bonn-Aachen International Center for Information Technologie (BIT) Ehemalige Vertretung des Landes NRW in Bonn

1. Gebäude, Gebäudedaten, Gebäudenutzung Baujahr:1950/1970/2000 BGF: 6459 m² HNF: 3997 m² Grundstück:8600 m²

1. Gebäude, Gebäudedaten, Gebäudenutzung

 Büronutzung  CIP-Pools  Seminarräume  Hörsaal  Veranstaltungsbereich

2. Anlaß, Entscheidung zur Fremdvergabe  Wissenschaftsförderung im Rahmen der Ausgleichsmaßnahmen des Bundes für den ehemaligen Regierungssitz Bonn  Gründung eines internationalen postgradualen Studienganges angewandte Informatik unter Beteiligung der Universitäten Aachen, Bonn und der FH-Bonn-Rhein-Sieg  Vorgabe des Landes zur Nutzung der leer stehenden Immobilie der ehemaligen Vertretung des Landes NRW  Vorgabe des MWF zur Übernahme des Gebäudemanagement durch die Universität Bonn

2. Anlaß, Entscheidung zur Fremdvergabe  Nutzung der Immobilie nicht originär für die Universität Bonn  Bestehende Personalengpässe im Dezernat Facility- Management aufgrund von Flächenzuwachs und Aufgabenerweiterung  Bewirtschaftungsmittel stehen bei BIT zur Verfügung  Für BIT sollen keine maßgeblichen Personal- und Sachmittel der Universität eingesetzt werden Anlaß war also nicht Outsourcing unter wirtschaftlichen Gesichtspunkten!

3. Vergabevorbereitung, Wettbewerb, Betreib  Wettbewerb (in Anlehnung an VOF) zur Erstellung einer Objektbeschreibung für das Grundstück, die Aufbauten und technische Einrichtungen als Grundlage für die Leistungsbeschreibung  3 Bieter  Vergabe der Objektbeschreibung incl. Standard- Leistungsbeschreibung an Deutsche Bahn Immobilien (DBI), Kosten 5000 €  Erstellung von Objektbeschreibung und Standard- Leistungsverzeichnis durch DBI innerhalb 14 Tage  Nutzerabstimmung über Inhalt und Umfang der auszuschreibenden Leistungen

3. Vergabevorbereitung, Wettbewerb, Betrieb  Europaweite Ausschreibung in 2004  55 Abrufe der Verdingungsunterlagen  8 vollständige Angebote  Preisspanne T €/a (excl. Energie/Medien)  Vergabegespräch  Vergabe an den günstigsten Bieter

3. Vergabevorbereitung, Wettbewerb, Betrieb

 Förmliche Übergabe incl. Revisionsunterlagen an den AN im November 2004  Ab Feststellung von Minderleistung bei Reinigung, Winterdienst, Termintreue  Mängelrügen, Abmahnungen  : AN erklärt sein Angebot für „langfristig nicht auskömmlich“  : AN bittet um vorzeitige Vertragsauflösung  :Universität stimmt Auflösung gegen Zahlung einer Aufwandsentschädigung zu  : Vergabe an den Zweitbieter bis heute

4. Leistungsumfang und Vertragsinhalte 4.1 Objektmanagementdienstleistungen  Objektmanagement  Veranstaltungsmanagement  Hausmeisterdienste  Revierkontrollen  24-Stunden-Rufbereitschaft  Brandschutzbeauftragter  Sicherheitsfachkraft  Pförtnerdienste 1 ½-Schicht-Betrieb

4. Leistungsumfang und Vertragsinhalte 4.2 Reinigungsleistungen  Innenreinigung  Glasreinigung  Entsorgung  Winterdienst  Grünpflege

4. Leistungsumfang und Vertragsinhalte 4.3 Gebäudetechnik  Betrieb  Bedienung  Wartung  Inspektion  Instandsetzung (kleine Instandsetzung nach Angebotsvorlage und Zustimmung durch AG)  Energiemanagement

5. Kosten

6. Qualitäten, Qualitätssicherung, Leistungskontrolle  Qualität zu Beginn des Vertrages nicht ausreichend  Anfangs permanente Leistungskontrolle durch TFM und Nutzer  Firmenwechsel  Verbesserung der Leistungserbringung  Gute bis sehr gute Leistungen beim IFM  Nach wie vor mäßige Leistungen im TFM insbesondere bei der Instandsetzung

6. Qualitäten, Qualitätssicherung, Leistungskontrolle  Ständige Leistungskontrolle erforderlich  Für das Tagesgeschäft werden verantwortliche Personen des Nutzers dauerhaft einbezogen  Nutzer meldet über Intranetportal Mängel an TFM  Mängelverfolgung und Mängelrügen bearbeitet das TFM  Nutzer beauftragt keine Leistungen (auch nicht Mängelbeseitigung) direkt an den AN

7. Fazit Was ist positiv?  Kein Eigenpersonal  Bei ständiger Vertragskontrolle gute Leistungen bei Reinigung und Grünpflege  Kosten liegen im üblichen Bereich  Keine Befassung mit Tagesgeschäft  Keine ausfallbedingten Personalengpässe

7. Fazit Was ist negativ?  Gegenüber den Durchschnittskosten der Universität Bonn ca. 18% teurer  Mäßige Leistungen beim TFM  Instandsetzungen laufen nur in enger Abstimmung mit dem AG  Firmenwechsel nach 5 Monaten  Häufige Personalwechsel auf allen Ebenen beim jetzigen AN, damit verbunden wiederholter Einweisungsaufwand  Know-how-Verlust im Gebäude

7. Fazit Was ist negativ?  Lücken-/mangelhaftes Berichtswesen seitens des AN

7. Fazit Was ist zukünftig zu bedenken?  Wie können wirtschaftliche Aspekte des GM, insbesondere das KFM eingebracht werden?  Kann /soll eine Person (ggf. anderer Fremdunternehmer) dauerhaft zur täglichen Leistungskontrolle eingesetzt werden?  Kann / soll die Instandsetzung in Eigenleistung erbracht werden?  Sind kritische Nutzer dauerhaft verfügbar und bereit bei der Leistungskontrolle mitzuwirken?

7. Fazit  Der Markt bietet sehr große Preis-, Leistungs- und Qualitätsunterschiede  Gebäude, technische Anlagen und die auszuführenden Leistungen sind detailliert im LV zu beschreiben  Der interne Aufwand für die Vertragskontrolle ist nicht zu unterschätzen und anfänglich einzukalkulieren  Ist eine tägliche Leistungskontrolle durch den Vertraggeber nicht möglich, so ist der Nutzer einzubeziehen

7. Fazit Gut geführtes und gut ausgebildetes Fachpersonal kann die GM-Dienstleistungen wirtschaftlicher erbringen als der Markt. Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!