1 Prozesse im Studierendenmanagement Kontext: Studierenden anlegen Sonstige Aktivitäten: Suchfunktion, E-Mails verschicken, diverse Auswertungen.

Präsentation zum Thema: "1 Prozesse im Studierendenmanagement Kontext: Studierenden anlegen Sonstige Aktivitäten: Suchfunktion, E-Mails verschicken, diverse Auswertungen."—  Präsentation transkript:

1 1 Prozesse im Studierendenmanagement Kontext: Studierenden anlegen Sonstige Aktivitäten: Suchfunktion, E-Mails verschicken, diverse Auswertungen

2 2 Prozesse im Studierendenmanagement (1) 1 1 Schrittanleitung: Sie müssen den einzelnen Schritten für das gewünschte Ergebnis folgen. Bitte gehen Sie hierbei nach der Nummerierung der Kreise vor. Hinweise: Die rechteckigen Kästchen machen Sie auf aktualisierte oder auf bestehende Informationen aufmerksam. Hier müssen Sie nicht tätig werden Sie sollten jedoch die angezeigten Informationen auf Ihre Richtigkeit überprüfen.

3 3 Prozesse im Studierendenmanagement (2) 1 2 3 Zu 1.: Per Klick auf den Pfeil neben „Verwaltung“ öffnen sich weitere Optionen. Zu 2.: Per Klick auf den Pfeil neben „Abteilung I – Recht, Akademische und Studentische …“ öffnen sich wiederum weitere Optionen. Zu 3.: Per Klick auf „Referat I/2 – Studierendenkanzlei“ kommen Sie zur richtigen Oberfläche.

4 4 Prozesse im Studierendenmanagement (3) 1 Zu 1.: Per Klick auf „Studierendenmanagement“ öffnen Sie die benötigte Applikation.

5 5 Neuen Studierenden anlegen

6 6 Neuen Studierenden anlegen (1) 1 Zu 1.: Mit einem Klick auf „Neue Person hinzufügen“ öffnet sich ein neues Fenster.

7 7 Neuen Studierenden anlegen (2) 1 2 * Hinweis: Gelb umrandete Felder sind Pflichtfelder, welche ausgefüllt werden müssen. Zu 1.: Hier muss unbedingt ein Haken bei „neu vergeben“ gesetzt werden, damit die Vergabe der Matrikelnummer automatisch erfolgt. Zu *.: Soll die Korrespondenzadresse als Heimatadresse verwendet werden, muss hier ein Haken gesetzt werden. Zu 2.: Mit einem Klick auf „Speichern und Schließen“ werden die Angaben gespeichert und das Fenster geschlossen. 1

8 8 Hochschulzugangsberechtigung ändern

9 9 Hochschulzugangsberechtigung ändern (2) Zu 1.: Mit einem Klick auf öffnen Sie ein neues Fenster. 1

10 10 Hochschulzugangsberechtigung ändern (3) Zu 1.: Hier können Sie die entsprechenden Daten ergänzen oder korrigieren. Zu 2.: Mit einem Klick auf „Speichern und Schließen“ beenden Sie die Bearbeitung. 1 2

11 11 Akademische Vorbildung hinzufügen

12 12 Akademische Vorbildung hinzufügen (2) 1 Zu 1.: Mit einem Klick auf öffnet sich ein neues Fenster.

13 13 Akademische Vorbildung hinzufügen (2) 1 Zu 1.: Hier müssen Sie die entsprechenden Felder ausfüllen. Zu 2.: Mit einem Klick auf die Schaltfläche „Speichern und Schließen“. 2

14 14 Krankenversicherungsdaten ergänzen/ändern

15 15 Krankenversicherungsdaten ergänzen/ändern (1) 1 Zu 1.: Mit einem Klick auf „Ändern“ fahren Sie fort.

16 16 Krankenversicherungsdaten ergänzen/ändern (2) 1 Zu 1.: Hier können Sie die entsprechenden Daten ergänzen oder abändern.

17 17 Anmerkungen hinterlegen

18 18 Anmerkungen hinterlegen (1) 1 Zu 1.: Mit einem Klick auf „Studierendenkartei“ fahren Sie fort.

19 19 Anmerkungen hinterlegen (2) Zu 1.: Mit einem Klick auf „Anmerkungen“ fahren Sie fort. 1

20 20 Anmerkungen hinterlegen (3) Zu 1.: Mit einem Klick auf die Schaltfläche „neue Anmerkung“ öffnet sich ein neues Fenster. 1

21 21 Anmerkungen hinterlegen (4) Zu 1.: Hier können Sie Ihre Anmerkung niederschreiben. Zu 2.: Hier können Sie den Typ Ihrer Anmerkung angeben. Zu 3.: Mit einem Klick auf die Schaltfläche „Speichern und Schließen“ beenden Sie die Bearbeitung. 1 2 3

22 22 Anmerkungen hinterlegen (5) Zu 1.: Hier können Sie Ihre Anmerkung sehen. Die Anmerkungen werden hierbei chronologisch abgelegt. 1

23 23 Sonstige Aktivitäten

24 24 Sonstige Aktivitäten > Suchfunktion (1) 1 Zu 1.: Mit einem Klick auf „Suche“ wechseln Sie die Oberfläche.

25 25 Personenbezogene Suchfunktion

26 26 Sonstige Aktivitäten > Personenbezogene Suchfunktion (2) 1 2 Zu 1.: Hier befinden sich die Felder für die personenbezogene Suche. Sie müssen (die gesamte Suche betreffend) mindestens eine Einschränkung vornehmen. Zu 3.: Mit einem Klick auf die Schaltfläche „Suchen“ beginnen Sie den Suchvorgang.

27 27 Sonstige Aktivitäten > Personenbezogene Suchfunktion (3) 4 Zu 4.: Die Ergebnisse der Suche erscheinen ganz unten.

28 28 Studienbezogene Suchfunktion

29 29 Sonstige Aktivitäten > Studienbezogene Suchfunktion (2) 1 2 Zu 1.: Hier befinden sich die Felder für die studienbezogene Suche. Die entsprechenden Daten sind hier einzugeben. Zu 2.: Hier ist das betroffene Semester auszuwählen.

30 30 Sonstige Aktivitäten > Studienbezogene Suchfunktion (3) 3 Zu 3.: Die Ergebnisse der Suche erscheinen ganz unten.

31 31 Beitragsbezogene Suchfunktion

32 32 Sonstige Aktivitäten > Beitragsbezogene Suchfunktion (2) 1 2 3 Zu 1.: Hier muss das entsprechende Semester ausgewählt werden. Zu 2.: Hier befinden sich die Felder für die beitragsbezogene Suche. Die entsprechenden Daten sind hier einzugeben. Zu 3.: Mit einem Klick auf „Suche“ starten Sie die Recherche. Zu 4.: Am Ende der Seite werden Ihnen die Ergebnisse angezeigt. 4

33 33 E-Mails verschicken

34 34 Sonstige Aktivitäten > E-Mails verschicken (1) 1 3 2 Zu 1.: Hier befinden sich die Ergebnisse der Suchfunktion (siehe Folien zuvor). Zu 2.: Nun müssen Sie eines der Ergebnisse auswählen. Zu 3.: Mit einem Klick auf „E-Mail senden“ fahren Sie mit der Bearbeitung fort.

35 35 Sonstige Aktivitäten > E-Mails verschicken (2) 1 2 3 5 4 Zu 1.: Hier müssen Sie die entsprechende Vorlage auswählen. Zu 2.: Hier geben Sie Ihre E- Mail Adresse an. Zu 3.: Hier geben Sie Ihren Namen an. Zu 4.: Das ist die E-Mail, die der Empfänger erhält; die Angaben in den Klammern ( >) werden durch die Informationen des Studierenden ersetzt.

36 36 Daten exportieren

37 37 Sonstige Aktivitäten > Daten exportieren (1) 1 3 2 Zu 1.: Hier befinden sich die Ergebnisse der Suchfunktion (siehe Folien zuvor). Zu 2.: Nun müssen Sie eines der Ergebnisse auswählen. Zu 3.: Mit einem Klick auf „Exportieren“ fahren Sie mit der Bearbeitung fort.

38 38 Sonstige Aktivitäten > Daten exportieren (1) 2 1 Zu 1.: Hier können Sie das gewünschte Dateiformat auswählen. Zu 2.: Mit einem Klick auf die Schaltfläche „Download“ können Sie nun den Downloadprozess starten.

39 39 Diverse Auswertungen

40 40 Sonstige Aktivitäten > Diverse Auswertungen (1) 1 Zu 1.: Mit einem Klick auf „Export / Listen“ wechseln Sie die Oberfläche.

41 41 Sonstige Aktivitäten > Diverse Auswertungen (2) 1 Zu 1.: Die gewünschte Liste und das gewünschte Dateiformat muss ausgewählt werden.

42 42 Sonstige Aktivitäten > Diverse Auswertungen (3) 1 Beispielhaft: Zu 1.: Mit einem Klick auf „CSV für Excel …“ laden Sie die entsprechende Datei herunter.

43 43 E-Mail Vorlagen bearbeiten

44 44 Sonstige Aktivitäten > E-Mail Vorlagen bearbeiten (1) 1

45 45 Sonstige Aktivitäten > E-Mail Vorlagen bearbeiten (2) 1 2 3 4 5 6

46 46 Studierendenkartei

47 47 Sonstige Aktivitäten > Studierendenkartei (1) 1

48 48 Sonstige Aktivitäten > Studierendenkartei (2) 1 1