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Einsatz von Anwendungssystemen, Wintersemester 2013/14 Prof. Dr. Herrad Schmidt WS 13/14 Kapitel 6 Folie 2 Abb. 7.32: Unterstützungsmöglichkeiten für.

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2 Einsatz von Anwendungssystemen, Wintersemester 2013/14 Prof. Dr. Herrad Schmidt WS 13/14 Kapitel 6 Folie 2 Abb. 7.32: Unterstützungsmöglichkeiten für Bürotätigkeiten © P. Stahlknecht / U. Hasenkamp: Einführung in die Wirtschaftsinformatik. 11. Auflage, Springer-Verlag, Berlin - Heidelberg Das Kopieren auf eine Vortragsfolie bzw. in eine Präsentationsdatei ist gestattet. 6.1 Bürosysteme

3 Einsatz von Anwendungssystemen, Wintersemester 2013/14 Prof. Dr. Herrad Schmidt WS 13/14 Kapitel 6 Folie 3 Büroanwendungen: Textverarbeitung Tabellenkalkulation Datenbankmanagementsystem Präsentation Graphik Desktop Publishing (DTP) Verwaltungstools (z.B. Schreibtischverwaltung) -Dienste, Telefax Computer Telephony Integration (CTI) Internetzugang mittels Browser Elektronischer Datenaustausch Dokumentenmanagementsysteme (s. 6.2) Workgroup Computing und Workflowmanagementsysteme (s. 6.4)

4 Einsatz von Anwendungssystemen, Wintersemester 2013/14 Prof. Dr. Herrad Schmidt WS 13/14 Kapitel 6 Folie 4 Anbieter: s. z.B. Brand Computersysteme, IT-Bedarf, BüroanwendungenBüroanwendungen Microsoft Office Adobe

5 Einsatz von Anwendungssystemen, Wintersemester 2013/14 Prof. Dr. Herrad Schmidt WS 13/14 Kapitel 6 Folie Dokumentenmanagementsysteme (DMS) Dokument im Sinne eines DMS: Datei beliebigen Dateityps mit semantisch zusammengehörenden Informationen in strukturierter oder unstrukturierter Form in editierbaren oder nicht editierbarem Datenformat mit einer bestimmten Lebensdauer mit Coded Information (CI) oder Non Coded Information (NCI) Quelle:

6 Einsatz von Anwendungssystemen, Wintersemester 2013/14 Prof. Dr. Herrad Schmidt WS 13/14 Kapitel 6 Folie 6 Dokumentenmanagement: Prozesse zur Erfassung, Bearbeitung, Verwaltung, Versionierung, Verteilung, Zugriffsüberwachung, Recherche und Speicherung von Dokumenten unter Sicherstellung von Verfügbarkeit, Konsistenz, Sicherheit und Performance unter Einhaltung von: Compliance-Anforderungen: Aufbewahrungspflichten (§ 257 HGB) zur Prüfbarkeit und Belegbarkeit von Geschäftsvorfällen 6 Jahre für Handelsbriefe, 10 Jahre für die übrigen Dokumente gilt auch für s! Revisionssicherheit der Langzeitarchivierung gemäß den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) Aufbewahrungspflichten nach § 147 AO

7 Einsatz von Anwendungssystemen, Wintersemester 2013/14 Prof. Dr. Herrad Schmidt WS 13/14 Kapitel 6 Folie 7 Dokumentenmanagementsystem (DMS): Anwendungssystem zur Verwaltung von Dokumenten aller Art Unterstützung der Erfassung, Beschreibung, Klassifizierung, Genehmigung, Überarbeitung, Überwachung und Verteilung, Suche und Ausgabe von Dokumenten über den gesamten Lebenszyklus der Dokumente. Kernfunktionen im Überblick: Erfassung Indizierung Ablage und Archivierung Administration Ausgabe Dokument bearbeiten Vorgangsbearbeitung

8 Einsatz von Anwendungssystemen, Wintersemester 2013/14 Prof. Dr. Herrad Schmidt WS 13/14 Kapitel 6 Folie 8 Beispiel DocuWare:

9 Einsatz von Anwendungssystemen, Wintersemester 2013/14 Prof. Dr. Herrad Schmidt WS 13/14 Kapitel 6 Folie 9 Erfassung (1) Jedes Dokument in einem DMS besteht aus: dem Dokument als Datei in seinem Ursprungsformat (Nutzdaten) dem Schlüssel zur eindeutigen Identifizierung Metadaten zum Dokument (beschreibende Attribute) dazu können erzeugt werden: Dokumentenvarianten als PDF- oder TIFF-Dateien zur langfristigen Archivierung Anmerkungen, Stempel elektronische Signaturen weitere Attribute (Autor, Entstehungsdatum, …) Versionen …

10 Einsatz von Anwendungssystemen, Wintersemester 2013/14 Prof. Dr. Herrad Schmidt WS 13/14 Kapitel 6 Folie 10 Erfassung (2) Übernahme von CI-Dokumenten (CI = Coded Information) als Dateien beliebiger, bekannter Formate (.doc,.xls,.txt,.html, ,...) Verfahren: explizite Übernahme über Importfunktion mit automatischer oder manueller Zuweisung des Anzeige- und Bearbeitungs- programms Überwachung von Ordnern im Dateisystem mit automatischem Import der dort gespeicherten Dateien Add-in, z.B. MS-Office, zur direkten Ablage aus der Office- Anwendung automatische Archivierung von s Übernahme von NCI-Dokumenten (NCI = Non Coded Information) mittels Scanner als TIFF oder JPEG Barcode-Erkennung eventuell Umsetzung in CI-Format mittels Optical Character Recognition (OCR)Optical Character Recognition (OCR)

11 Einsatz von Anwendungssystemen, Wintersemester 2013/14 Prof. Dr. Herrad Schmidt WS 13/14 Kapitel 6 Folie 11 Erfassung (3) COLD-Verfahren (Computer Output on Laser Disk) Verfahren zur Massendatenarchivierung von Dokumenten mit gleichem Aufbau und Vordrucken (Formulare), die sich inhaltliche unterscheiden, z.B. Rechnungen, Lieferscheine, … Übernahme von Output-Dateien aus Host-Anwendungen im Druckdatenformat (Spool-Dateien) Zerlegung in Einzeldokumente Auslesen der Ordnungskriterien automatische Archivierung im Format des DMS oder im TIFF-Format entweder das gesamte Dokument (mit Formular/Briefkopf) oder nur der Inhalt mit Speicherung der Art des Dokuments zur Zusammenfügung des Hintergrunds mit dem Inhalt bei der Reproduktion s.a.

12 Einsatz von Anwendungssystemen, Wintersemester 2013/14 Prof. Dr. Herrad Schmidt WS 13/14 Kapitel 6 Folie 12 Quelle: (Bild existiert nicht mehr)

13 Einsatz von Anwendungssystemen, Wintersemester 2013/14 Prof. Dr. Herrad Schmidt WS 13/14 Kapitel 6 Folie 13 Indizierung (1) Festlegung von Metadaten zu einem Dokument für die Recherche beim manuellem Verfahren über ein Formular in Abhängigkeit vom Dokumenttyp (Brief, Rechnung, Lieferschein,…) Quelle: flensburg.de/fileadmin/dozenten/Riggert/bildmaterial/Dokumentenmanagement/3-Manage-DMS.pdf

14 Einsatz von Anwendungssystemen, Wintersemester 2013/14 Prof. Dr. Herrad Schmidt WS 13/14 Kapitel 6 Folie 14 Indizierung (2) Indizierungsparameter: Schlagwörter bestimmen sich aus dem Inhalt des Dokuments (Verschlagwortung) Dokumentattribute Zustandsbeschreibung: Name, Archivdatum, Seitenzahl, Speicherformat, … Indizierungsnummern Nummernsystem zur Indizierung Aufbau eines Dokumententyps: Definition der Indizierungsattribute Festlegung der Speicherformate und Konvertierungsroutinen Festlegung über Aufbewahrungszeitraum

15 Einsatz von Anwendungssystemen, Wintersemester 2013/14 Prof. Dr. Herrad Schmidt WS 13/14 Kapitel 6 Folie 15 Indizierung (3) Automatische Indizierung: Verwendung einer Parameterdatei mit den Indizierungsattributen, die zusätzlich zu den Nutzdaten dem Archivierungsmodul übergeben wird, z.B. Erstellung durch die Host-Anwendung beim COLD-Verfahren Bei CI-Formaten Erkennung der Attributwerte aus dem Dokumentinhalt (z.B. Feldwerte, EDIFACT, XML) Indizierung des kompletten Textes bei CI-Dokumenten (Volltextrecherchesystem) Bei NCI-Formaten durch Verwendung von Barcodes oder OCR- Verfahren -Erfassung Die Metadaten und der Speicherort des Dokuments werden in einer Datenbank verwaltet.

16 Einsatz von Anwendungssystemen, Wintersemester 2013/14 Prof. Dr. Herrad Schmidt WS 13/14 Kapitel 6 Folie 16 Beispiel: -Erfassung bei DocuWare: siehe auch:

17 Einsatz von Anwendungssystemen, Wintersemester 2013/14 Prof. Dr. Herrad Schmidt WS 13/14 Kapitel 6 Folie 17 Quelle: Microsoft-Dynamics-NAV-AX-und-CRM-in-ELO-und-Microsoft-SharePoint/boxid/200571http://www.pressebox.de/pressemitteilung/actiware-gmbh/Umfassende-Integration-von- Microsoft-Dynamics-NAV-AX-und-CRM-in-ELO-und-Microsoft-SharePoint/boxid/ Copyright © 2008 ACTIWARE GmbH

18 Einsatz von Anwendungssystemen, Wintersemester 2013/14 Prof. Dr. Herrad Schmidt WS 13/14 Kapitel 6 Folie 18 Ablage und Archivierung Ablage- und Verwaltungseinheit Speicherung der Dokumente auf Festplatte, CD, DVD, WORM- Speichermedien im manuellen oder Jukebox-Betrieb, RAID- Systeme, Storage Area Network, … Zur Langfristarchivierung müssen die Datenformate (meist TIFF, PDF) langfristig lesbar sein. Bei der Archivierung müssen die Grundsätze ordnungsmäßiger DV- gestützter Buchführungssysteme (GoBS) und die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) eingehalten werden. Zur revisionssicheren Archivierung sind Grundsätze entwickelt worden, s.a.: Metadatenverwaltung Speicherung der Indizierungsattribute in einer Datenbank zuzüglich weiterer Parameter, wie Zugriffsrechte, Speicherort, Zugriffshäufigkeit, … Protokollierung

19 Einsatz von Anwendungssystemen, Wintersemester 2013/14 Prof. Dr. Herrad Schmidt WS 13/14 Kapitel 6 Folie 19 Administration Zugriffsberechtigung Benutzereinstellungen, z.B. Recherche-Arbeitsplatz Definition von Dokumententypen Anpassung der Erfassungs- und Recherchemasken Einbettung in die IT-Umgebung Festlegung der Ablagestruktur Statistische Auswertungen Backup und Recovery …

20 Einsatz von Anwendungssystemen, Wintersemester 2013/14 Prof. Dr. Herrad Schmidt WS 13/14 Kapitel 6 Folie 20 Ausgabe (1) Baumansicht der Dokumente im Archiv Recherche und Retrieval Suche über Indexbegriffe (Schlagwörter, Attribute) mit Platzhaltern und logischen Operatoren in einer dokumententypabhängigen Recherchemaske Volltextsuche: Zugriff auf die Stichwortliste, die bei der Eingabe durch das Parsen des Dokuments generiert wurde Nummernrecherche (z.B. Aktenzeichen) Anzeige der gefundenen Dokumente mit den zugehörigen Index- begriffen in der Ergebnisliste Nach erfolgter Recherche und Auswahl wird der Ausgabekomponente die Dokumenten-ID übergeben, das Dokument vom Archivierungs- modul angefordert und zur Anzeige vorbereitet.

21 Einsatz von Anwendungssystemen, Wintersemester 2013/14 Prof. Dr. Herrad Schmidt WS 13/14 Kapitel 6 Folie 21 Ausgabe (2) Anzeige Anzeige im Dokumenten-Viewer (meist bei NCI-Dokumenten) Start der passenden Anwendung mit dem geladenen Dokument (bei bekanntem Format und Verfügbarkeit der Anwendung) Viewer nach Wahl Blättern zum nächsten oder vorherigen Dokument der Ergebnisliste oder des Briefkorbs im Viewer Drucken Exportieren Export des Dokuments zur Dokumentauslagerung oder in ein anderes DMS mit einer Attributdatei

22 Einsatz von Anwendungssystemen, Wintersemester 2013/14 Prof. Dr. Herrad Schmidt WS 13/14 Kapitel 6 Folie 22 Quelle:

23 Einsatz von Anwendungssystemen, Wintersemester 2013/14 Prof. Dr. Herrad Schmidt WS 13/14 Kapitel 6 Folie 23 Dokument bearbeiten Check-in/check-out Gemeinsame Bearbeitung in Gruppenarbeit Zustandsverwaltung Markieren und Kommentieren, Freihandschreiben, Stempeln (mit Overlay-Technik) Elektronische Signatur, Zeitstempel Auslesen von Text per OCR oder Barcode Versionieren Sperren Vorgangsbearbeitung Wiedervorlage/Erinnerung Weiterleitung der Dokumente über Workflows Zusatzmodule s.a. Docuware ZusatzmoduleDocuware Zusatzmodule

24 Einsatz von Anwendungssystemen, Wintersemester 2013/14 Prof. Dr. Herrad Schmidt WS 13/14 Kapitel 6 Folie 24 Quelle:

25 Einsatz von Anwendungssystemen, Wintersemester 2013/14 Prof. Dr. Herrad Schmidt WS 13/14 Kapitel 6 Folie 25 Umfeld von DMS (1) DMS stellen Services für die Administration von Dokumenten zur Verfügung. Diese können von anderen Systemen genutzt werden, z.B. Office-Programmen, ERP-Systemen, Webanwendungen, Workflow- oder Groupware-Systemen, Wissensmanagement-Systemen, Suchmaschinen, … Die Funktionen des DMS können also in die anderen Anwendungen integriert werden. Damit wird allen Programmen eine konsistente und gleichartige Struktur zur Verwaltung der Dokumente angeboten. Beispiel: SAP ArchiveLink: Kommunikationsschnittstelle zwischen SAP- Anwendungskomponenten und externen Komponenten DMS-Anbieter müssen ein Zertifizierungsverfahren bei SAP durchlaufen. s.a.:

26 Einsatz von Anwendungssystemen, Wintersemester 2013/14 Prof. Dr. Herrad Schmidt WS 13/14 Kapitel 6 Folie 26 Umfeld von DMS (2) DMS nutzen wiederum andere Komponenten, wie OCR, DBMS, Archivsysteme, Viewer, elektronische Unterschrift, Fax-Software, E- Mail-Systeme, … Auch andere Anwendungssysteme, z.B. CRM-, Workflow-, Enterprise- Content- Management-Systeme, beinhalten eigene DMS- Komponenten und stehen in Konkurrenz zu Dokumentenmanagementsystemen. Anbieter documanager.de EASY Software DocuWare

27 Einsatz von Anwendungssystemen, Wintersemester 2013/14 Prof. Dr. Herrad Schmidt WS 13/14 Kapitel 6 Folie 27 Ziele und Nutzen von DMS: Vermeidung des Verlusts von Dokumenten Fehlervermeidung Reduzierung der Durchlaufzeiten von Dokumenten Gewährleistung der gesetzlichen Anforderungen Allgemeine Verfügbarkeit Verringerung der Suchzeiten Vermeidung von Redundanzen Termineinhaltung durch automatische Wiedervorlage Bessere Zustandsüberwachung durch Zustandsverwaltung und Versionisierung Höhere Servicequalität gegenüber dem Kunden Unterstützung organisatorischer Abläufe Förderung des Informationsaustausches zwischen Mitarbeitern Kanalisierung des Informationsflusses im Unternehmen Reduzierung von Bürosystemkosten

28 Einsatz von Anwendungssystemen, Wintersemester 2013/14 Prof. Dr. Herrad Schmidt WS 13/14 Kapitel 6 Folie Content Management Systeme (CMS) Content : Unter Content (Inhalt) versteht man Informationen, die einem Benutzer durch ein IT-System bereitgestellt werden. Content liegt vor in strukturierter Form (formatierte Datensätze) oder unstrukturierter Form (Text, Audio, Multimediaelemente, Grafiken, Fotografien, etc.). Content wird getrennt von seiner Präsentationsform (Layout) verwaltet. Content wird i.d.R. im Hinblick auf Mehrfachverwendung erstellt. Content unterliegt einem Redaktionsprozess. Ein Contentobjekt im Sinne eines CMS setzt sich aus dem eigentlichen Inhalt und Metadaten (Autor, Bezug,… ) zusammen. Contentobjekte dienen der Erzeugung von Publikationen. Contentobjekte enthalten i.d.R. geschäftskritische Informationen und werden auch als digitale Assets bezeichnet.

29 Einsatz von Anwendungssystemen, Wintersemester 2013/14 Prof. Dr. Herrad Schmidt WS 13/14 Kapitel 6 Folie 29 Content wird erstellt, verwaltet und veröffentlicht (Freigabe und Publikation). Dabei müssen die Anforderungen an Genauigkeit, Richtigkeit, Nachweisbarkeit, Vollständigkeit, Verfügbarkeit und Aktualität erfüllt werden. Content Management hat das Ziel, einen aktuellen, konsistenten Bestand von Contents zur Nutzung durch berechtigte Personen aufzubauen. Content Management Systeme unterstützen die Erstellung, Aufbereitung, Verteilung, Verwaltung, Präsentation, Publikation und Wiederverwendung von Content (Content-Lebenszyklus), sehen die Trennung von Inhalt und Layout vor, dienen der Planung, Gestaltung, Durchführung und Überwachung des Redaktionsprozesses durch verschiedene Benutzer.

30 Einsatz von Anwendungssystemen, Wintersemester 2013/14 Prof. Dr. Herrad Schmidt WS 13/14 Kapitel 6 Folie 30 Das Content-Life-Cycle-Modell beschreibt den Lebenszyklus von Informationen auf Web-Seiten, s.a. Zschau im contentmanagercontentmanager Erstellung der digitalen Assets durch die Autoren Texte, Graphiken, Bilder, etc., die den Content repräsentieren Kontrolle durch autorisierte Mitarbeiter Prüfung inhaltlicher Art Nachbearbeitung oder Freigabe Publikation (Inter-, Intra-, Extranet, Dokument, Druck, etc.) Versionisierung Archivierung Quelle: Der Content Life Cycle in: contentmanager.deDer Content Life Cyclecontentmanager.de

31 Einsatz von Anwendungssystemen, Wintersemester 2013/14 Prof. Dr. Herrad Schmidt WS 13/14 Kapitel 6 Folie 31 Architektur eines CMS: Editor-Modul Werkzeug zur Erstellung und Bearbeitung von Inhalten Verwaltungsmodul Speicherung der Inhalte mit Attributen wie Überschrift, Ersteller, Datum, etc. getrennt von den Layout- und Strukturinformationen i.d.R. in einer Datenbank Publikationsmodul Präsentation der Inhalte für das entsprechende Medium Ziele für die Ausgabe: Papier, DVD, Browser, Online-Publikationen

32 Einsatz von Anwendungssystemen, Wintersemester 2013/14 Prof. Dr. Herrad Schmidt WS 13/14 Kapitel 6 Folie 32 Als spezielle Ausprägung eines CMS sind die Web Content Management-Systeme (WCMS) zu verstehen. Sie publizieren die Inhalte als Webseiten im Intra-, Extra- oder Internet via Browser. Charakteristika von WCMS: Trennung von Inhalt (Assets), Layout (Stylesheets, Templates) und Struktur (Rubriken- und Navigationsstruktur) Verwaltung von Content-Versionen, Struktur- und Darstellungsinformation Unterstützung des Content Life Cycle Dynamische Erzeugung der Navigationsstruktur und site maps Automatisierung der Pflege Linküberprüfung Rollen- und Rechteverwaltung Quelle:

33 Einsatz von Anwendungssystemen, Wintersemester 2013/14 Prof. Dr. Herrad Schmidt WS 13/14 Kapitel 6 Folie 33 Komponenten eines Web Content Management Systems (1): Asset-Management (zentrale Komponente) Funktionalität zur Verwaltung, Strukturierung und Darstellung des Contents, d.h. Verwaltung der Assets, die mit Attributen (Status der Veröffentlichung, Version, Autor etc.) versehen werden. Dazu gehören auch Stylesheets und Templates, Links, etc., Tools zur automatischen Erstellung der Webseiten mit Menüs Linkmanagement, Erstellung von Index-Seiten und site maps Versionisierung und Archivierung Quelle:

34 Einsatz von Anwendungssystemen, Wintersemester 2013/14 Prof. Dr. Herrad Schmidt WS 13/14 Kapitel 6 Folie 34 Quelle:

35 Einsatz von Anwendungssystemen, Wintersemester 2013/14 Prof. Dr. Herrad Schmidt WS 13/14 Kapitel 6 Folie 35 Quelle:

36 Einsatz von Anwendungssystemen, Wintersemester 2013/14 Prof. Dr. Herrad Schmidt WS 13/14 Kapitel 6 Folie 36 Quelle:

37 Einsatz von Anwendungssystemen, Wintersemester 2013/14 Prof. Dr. Herrad Schmidt WS 13/14 Kapitel 6 Folie 37 Komponenten eines Web Content Management Systems (2): Workflowkomponente Erzeugung von Aufgabenlisten, Statusmeldungen, Festlegung eines rollenbezogenen Freigabezyklus Benutzerverwaltung Zugriffsverwaltung Im- und Exportschnittstellen i.d.R. ODBC und XML-Schnittstellen Schnittstellen zu anderen Applikationen siehe auch contentmanagercontentmanager

38 Einsatz von Anwendungssystemen, Wintersemester 2013/14 Prof. Dr. Herrad Schmidt WS 13/14 Kapitel 6 Folie 38 Anbieter (Beispiele): EGOTEC ZOPE TYPO3 Open Text ECM Suite s.a. contentmanagercontentmanager Quelle:

39 Einsatz von Anwendungssystemen, Wintersemester 2013/14 Prof. Dr. Herrad Schmidt WS 13/14 Kapitel 6 Folie 39 Als weitere spezielle Ausprägung eines CMS sind die Redaktionssysteme, z.B. für die technische Dokumentation zu sehen. Quelle: dokumentation.de/leistungen/redaktionssysteme/redaktionssysteme.html

40 Einsatz von Anwendungssystemen, Wintersemester 2013/14 Prof. Dr. Herrad Schmidt WS 13/14 Kapitel 6 Folie 40 Im folgenden stehen Systeme zur Unterstützung kooperativer Arbeitsabläufe bzw. von Gruppenarbeit (Computer Supported Cooperative Work, kurz CSCW) im Mittelpunkt. 6.4 Workflow Management Mit Workflow Management bezeichnet man die IT-unterstützte Vorgangsbearbeitung. Gemeint sind die arbeitsteiligen Arbeits- vorgänge, die der Automatisierung eines Geschäftsprozesses dienen.

41 Einsatz von Anwendungssystemen, Wintersemester 2013/14 Prof. Dr. Herrad Schmidt WS 13/14 Kapitel 6 Folie 41 Ein Workflow wird gebildet durch die Gesamtheit der Vorgänge, die der Ausführung eines Geschäftsprozesses dienen. Definition der Workflow Management Coalition:Workflow Management Coalition Workflow (Terminology & Glossary*, S. 8): The automation of a business process, in whole or part, during which documents, information or tasks are passed from one participant to another for action, according to a set of procedural rules. * Registrierung erforderlich Ein Workflow hat einem Auslöser (Trigger) besteht aus Vorgangsschritten (Aktionen, Aktivitäten, Tätigkeiten) kann weiter zerlegt werden, kann an Bedingungen geknüpft sein, kann parallel ausgeführte Vorgangsschritte (Nebenläufigkeit) enthalten, hat einen Abschluss.

42 Einsatz von Anwendungssystemen, Wintersemester 2013/14 Prof. Dr. Herrad Schmidt WS 13/14 Kapitel 6 Folie 42 Beispiel für einen Workflow: Quelle: men/ALT-Workflow-u- Dokumentenmanageme nt/Workflow- Bestellanforderung.html men/ALT-Workflow-u- Dokumentenmanageme nt/Workflow- Bestellanforderung.html ERROR!!!

43 Einsatz von Anwendungssystemen, Wintersemester 2013/14 Prof. Dr. Herrad Schmidt WS 13/14 Kapitel 6 Folie 43 Quelle: Ein Workflow-Management-System (WFMS) steuert die Ausführung des Workflows entsprechend dem definierten Geschäftsprozess durch die Organisation. Definition der Workflow Management Coalition (WfMC):Workflow Management Coalition Workflow Management System (Terminology & Glossary, S. 9): A system that defines, creates and manages the execution of workflows through the use of software, running on one or more workflow engines, which is able to interpret the process definition, interact with workflow participants and, where required, invoke the use of IT tools and applications.

44 Einsatz von Anwendungssystemen, Wintersemester 2013/14 Prof. Dr. Herrad Schmidt WS 13/14 Kapitel 6 Folie 44 Voraussetzung für den Einsatz eines WFMS: Die einzelnen Vorgangsschritte sind klar gegeneinander abgegrenzt, der Ablauf eines Vorgangs ist eindeutig, nach klaren Regeln definiert, den an der Vorgangsbearbeitung beteiligten Mitarbeitern lassen sich Funktionen, Rollen und Kompetenzen zuweisen, die Informationsbearbeitung- und –bereitstellung ist automatisierbar, so dass der gesamte Arbeitsprozess vom Dokumentenzugriff bis zur Archivierung weitgehend planbar ist. Der Workflow also muss einen hohen Strukturierungsgrad aufweisen, arbeitsteilig erfolgen, wiederholt auftreten und modellierbar sein.

45 Einsatz von Anwendungssystemen, Wintersemester 2013/14 Prof. Dr. Herrad Schmidt WS 13/14 Kapitel 6 Folie 45 Die kleinste Ausführungseinheit eines Workflows bildet eine Aktivität (Activity), die ein Mitarbeiter ohne Unterbrechung durchführt. Definition der Workflow Management Coalition:Workflow Management Coalition Activity (Terminology & Glossary, S. 13):A description of a piece of work that forms one logical step within a process. An activity may be a manual activity, which does not support computer automation, or a workflow (automated) activity. A workflow activity requires human and/or machine resources(s) to support process execution; where human resource is required an activity is allocated to a workflow participant.

46 Einsatz von Anwendungssystemen, Wintersemester 2013/14 Prof. Dr. Herrad Schmidt WS 13/14 Kapitel 6 Folie 46 Quelle: WMC: Terminology & Glossary, S. 7

47 Einsatz von Anwendungssystemen, Wintersemester 2013/14 Prof. Dr. Herrad Schmidt WS 13/14 Kapitel 6 Folie 47 Quelle: WMC: Terminology & Glossary, S. 22

48 Einsatz von Anwendungssystemen, Wintersemester 2013/14 Prof. Dr. Herrad Schmidt WS 13/14 Kapitel 6 Folie 48 Komponenten eines Workflowsystems (1): Das Modellierungssystem dient der Konstruktion und Beschreibung von Abläufen. Dazu werden Methoden wie ereignisgesteuerte Prozessketten, Petri-Netze oder produktspezifische Metasprachen eingesetzt. z.B. Quelle: paderborn.de/www/WI/WI2/wi2_lit. nsf/0/79547efa3d2d013f d0 03e5b61/$FILE/vdi04_96.pdfhttp://gcc.uni- paderborn.de/www/WI/WI2/wi2_lit. nsf/0/79547efa3d2d013f d0 03e5b61/$FILE/vdi04_96.pdf

49 Einsatz von Anwendungssystemen, Wintersemester 2013/14 Prof. Dr. Herrad Schmidt WS 13/14 Kapitel 6 Folie 49 Komponenten eines Workflowsystems (2): Das Simulationssystem stellt den modellierten Arbeitsfluss dar. Es dient der Überprüfung und Ablaufoptimierung. Das Ausführungssystem (Kernkomponente) bringt eine Work-Instanz entsprechend dem hinterlegten Workflow-Schema zur Ausführung. Es startet, steuert und überwacht den Workflow mit den Werkzeugen Benachrichtigungen, Aufgabenlisten, Protokollierung, Statusanzeigen, Vorschau, Vertreterregeln. Es sorgt für die automatische Ermittlung von Workflow-Bearbeitern, die Ermittlung und Aktivierung von Workflow-Applikationen, die Weiterleitung und Bereitstellung von Daten und Dokumenten, die Terminüberwachung und Zeitsteuerung, die Koordination, die Archivierung.

50 Einsatz von Anwendungssystemen, Wintersemester 2013/14 Prof. Dr. Herrad Schmidt WS 13/14 Kapitel 6 Folie 50 Quelle: existiert nicht mehr

51 Einsatz von Anwendungssystemen, Wintersemester 2013/14 Prof. Dr. Herrad Schmidt WS 13/14 Kapitel 6 Folie 51 Komponenten eines Workflowsystems (3): Das Workflowinformationssystem informiert über den Bearbeitungsstatus und protokolliert die Vorgangsaktivitäten. Die Vorgangsauswertung liefert Informationen über die Effizienz und Schwachstellen des Ablaufs. Das Schnittstellensystem sorgt für die technische Integration von Workflow-Management-Systemen mit dem IT-Umfeld, insbesondere für den Datentransfer zwischen Applikationen und WFMS.

52 Einsatz von Anwendungssystemen, Wintersemester 2013/14 Prof. Dr. Herrad Schmidt WS 13/14 Kapitel 6 Folie 52 Workflow Reference Model der WfMC:

53 Einsatz von Anwendungssystemen, Wintersemester 2013/14 Prof. Dr. Herrad Schmidt WS 13/14 Kapitel 6 Folie 53 Ziele und Nutzen von Workflow-Management-Systemen: Prozesstransparenz Optimierung und Qualitätsverbesserung der Prozesse Fehlerreduzierung Beschleunigung der Vorgangsbearbeitung Reduktion der Prozesskosten einheitliche und personenunabhängige Abwicklung der Vorgänge Einhaltung von Genehmigungswegen Verbesserung der Auskunftsbereitschaft systematische Anpassung an organisatorische Änderungen Kontrolle Es wird unterschieden zwischen dokumentorientierten und ablauforientierten Workflow-Management-Systeme. Zur ersten Gruppe gehören die Dokumentenmanagementsysteme mit Workflow-Komponenten. Die WFMS i.e.S. sind ablauforientiert. WFMS existieren als autonome Produkte oder als Komponenten von ERP-Systemen (z.B. SAP R/3).

54 Einsatz von Anwendungssystemen, Wintersemester 2013/14 Prof. Dr. Herrad Schmidt WS 13/14 Kapitel 6 Folie Workgroup Computing Quelle: Hasenkamp, U: Betriebliche Anwendungssysteme, Abschnitt 4

55 Einsatz von Anwendungssystemen, Wintersemester 2013/14 Prof. Dr. Herrad Schmidt WS 13/14 Kapitel 6 Folie 55 Groupware-Systeme unterstützen eher schwachstrukturierte Abläufe, sind für kleine Gruppen konzipiert, dienen in erster Linie der Kommunikation, Koordination, Information. Komponenten: Kalender mit Terminplanung Adressen, Kontakte Chat Notizen Aufgabenlisten und -abstimmung Organisation von Dokumenten Gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten (Gruppeneditoren) u.v.m.

56 Einsatz von Anwendungssystemen, Wintersemester 2013/14 Prof. Dr. Herrad Schmidt WS 13/14 Kapitel 6 Folie 56 Die Anbieter unterscheiden nicht immer deutlich zwischen WFMS und Groupware. Manche Produkte haben Tool-Charakter, auf denen auch weitere Produkte aufbauen, z.B. IBM Lotus Domino oder Outlook bzw. Exchange Server. Anbieter: IBM Lotus Domino YouAtNotes YouAtNotes (als Beispiel für die Plattform IBM Lotus Domino) Microsoft OutlookMicrosoft Outlook/Exchange ServerExchange Server Gangl Dienstleistungen Gangl Dienstleistungen (als Beispiel für die Plattform MS Outlook) Pavone

57 Einsatz von Anwendungssystemen, Wintersemester 2013/14 Prof. Dr. Herrad Schmidt WS 13/14 Kapitel 6 Folie Business Process Management (BPM) Business Process Management (Geschäftsprozessmanagement) bezweckt die systematische Gestaltung, Steuerung, Überwachung und Weiterentwicklung der Geschäftsprozesse eines Unternehmens. Es umfasst das strategische Prozessmanagement, den Prozessentwurf, die Prozessimplementierung und das Prozess-Controlling. Unterstützt wird die Geschäftsprozessoptimierung durch GPO-Tools. Sie dienen nicht der aktiven Steuerung und Kontrolle von Vorgängen während ihrer Laufzeit, sondern stellen Instrumente zur Analyse, Simulation, Optimierung und Kontrolle unternehmensinterner Arbeitsabläufe dar, deren Ergebnisse als Prozessbeschreibung den Ablauf vorgeben. Diese können in WFMS abgebildet werden. Die Tools verfügen über einen grafischen Editor, mit dem sich die Prozesse darstellen lassen. s.a. Fichter, contentmanager.deFichter, contentmanager.de

58 Einsatz von Anwendungssystemen, Wintersemester 2013/14 Prof. Dr. Herrad Schmidt WS 13/14 Kapitel 6 Folie 58 Die Entwicklung zielt dahin, aus den so entstandenen Geschäfts- prozessmodellen mittels der Business Process Execution Language (BPEL) direkt IT-Modelle abzuleiten. BPEL ist eine XML-basierte Sprache zur Modellierung von Workflows, mit der sich in WSDL (Web Service Description Language) modellierte Webservices zu komplexen Prozessen kombinieren lassen. Zur Vertiefung siehe BPM-Guide und BMIDTFBPM-GuideBMIDTF Anbieter: IDS ScheerIDS Scheer


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