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Projekt Doppik, A. Kaus / B. Nawroth| Informationen Zur Einführung der Doppik, Informationsveranstaltungen im Oktober/November 2010 Informationsveranstaltung.

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1 Projekt Doppik, A. Kaus / B. Nawroth| Informationen Zur Einführung der Doppik, Informationsveranstaltungen im Oktober/November 2010 Informationsveranstaltung für Führungskräfte zur Einführung der Doppik Oktober 2010 Präsentatoren: Dezernat 4 Dezernent Herr Michael Rothermel und Herr Burkhard Nawroth Projektleitung Einführung der Doppik: Frau Andrea Kaus, Herr Burkhard Nawroth

2 2 Projekt Doppik, A. Kaus / B. Nawroth| Informationen Zur Einführung der Doppik, Informationsveranstaltungen im Oktober/November 2010 Agenda 1. Die Änderungen aus der Einführung der Doppik 2. Informations-/Kommunikationskonzept 3. Buchinventur

3 3 Projekt Doppik, A. Kaus / B. Nawroth| Informationen Zur Einführung der Doppik, Informationsveranstaltungen im Oktober/November Änderungen aus der Einführung der Doppik 1.1 Die Ablösung der bisherigen Ordnungsnummern durch die Einführung von Organisationsstellen und Finanzstellen 1.2 Der zukünftige Kontenplan der RUB 1.3 Das zukünftige finanztechnisches Reporting Mittels der Betriebsabrechnungsbögen (BAB) 1.4 Budgetierung 1.5 Ablauforganisatorische Änderungen im Finanz- und Rechnungswesen 1.6 Das neue Informationssystem, Ablösung HH-Info Agenda

4 4 Projekt Doppik, A. Kaus / B. Nawroth| Informationen Zur Einführung der Doppik, Informationsveranstaltungen im Oktober/November Ordnungsnummer => Finanzstelle + Orga.stelle bisher : eine Ordnungsnummer (6-stellig) zukünftig : eine Organisationsstelle (7-stellig) und eine Finanzstelle (10-stellig) Ablösung der Ordnungsnummer

5 5 Projekt Doppik, A. Kaus / B. Nawroth| Informationen Zur Einführung der Doppik, Informationsveranstaltungen im Oktober/November Ordnungsnummer => Finanzstelle + Orga.stelle Abbildung der Organisationsstruktur der RUB bisher : von Fakultäten als Finanzstelle verwendet zukünftig: dient die Organisationsstelle der Verwaltung für die Zuordnung von Finanz- und Kostenstellen, Adressen etc. von Fakultäten nicht aktiv genutzt

6 6 Projekt Doppik, A. Kaus / B. Nawroth| Informationen Zur Einführung der Doppik, Informationsveranstaltungen im Oktober/November Ordnungsnummer => Finanzstelle + Orga.stelle Die Abbildung der Mittelherkunft erfolgte bisher : mit Hilfe von Kapitel und Titel zukünftig: erfolgt die Einbindung mit Hilfe einer 3-stellige Ziffer, die den Finanzstellen vorangestellt werden.

7 7 Projekt Doppik, A. Kaus / B. Nawroth| Informationen Zur Einführung der Doppik, Informationsveranstaltungen im Oktober/November Ordnungsnummer => Finanzstelle + Orga.stelle Kapitel Titelgruppe Ordnungs- nummer Alte Struktur Neue Struktur Mittelherkunft (MH) Landeszuschuss für den laufenden Betrieb Ziffer 4-6 MH Fakultät 7.Stelle ON alt Fakultät / Lehreinheit/ Betriebseinrichtung laufende Nummer Beispiel: Beispiel: Ziffer 1-3Ziffer 4-6 Die Nummernsystematik für Fakultäten wird beibehalten -> Wiedererkennungswert für Fakultäten (Bsp. 501 = ev. Fakultät) Überleitungsbeispiel

8 8 Projekt Doppik, A. Kaus / B. Nawroth| Informationen Zur Einführung der Doppik, Informationsveranstaltungen im Oktober/November Ordnungsnummer => Finanzstelle + Orga.stelle Die Vorabstimmung mit den am Projekt beteiligten Fakultäten ist erfolgt. Die Ordnungsnummern - Inhaber werden schriftlich über die einzelne Überleitung (Ordnungsnummer -> Finanzstellen) zusammen mit der entsprechenden Rechtevergabe in Mach Web (Ablösung HH-Info) informiert. Die Rechtevergabe für die Finanzstellen erfolgt analog zum HH-Info.

9 9 Projekt Doppik, A. Kaus / B. Nawroth| Informationen Zur Einführung der Doppik, Informationsveranstaltungen im Oktober/November Kontenplan Gegenüberstellung KameralistikDoppik KEA (Kosten- u. Erlösarten)Fibu-Konten Ausgaben und EinnahmenAufwendungen und Erträge./.Anlage- und Umlaufvermögen./.Schulden und Verbindlichkeiten 3-stellige KEA Nummern6-stellig Sachkontennummern

10 10 Projekt Doppik, A. Kaus / B. Nawroth| Informationen Zur Einführung der Doppik, Informationsveranstaltungen im Oktober/November Kontenplan KostenartBezeichnungKontoBezeichnung 198Reisekosten685000Reisekosten 331Print – out - Medien681000Zeitungen und Fachliteratur 511DV-Ausstattung Hard- u. Software Hardware 511DV-Ausstattung Hard- u. Software Erworbene Software 519Sonstige Geschäftsausstattung085010Sonstige Betriebs- und Geschäftsausstattung Ein Beispiel aus der Überleitung (auszugsweise)

11 11 Projekt Doppik, A. Kaus / B. Nawroth| Informationen Zur Einführung der Doppik, Informationsveranstaltungen im Oktober/November Kontenplan der Kontenplan für das bilanzielle Rechnungswesen und ein Kontenplan für die dezentralen Bereiche eine Überleitungstabelle für Kontenklasse 6 (Sach- und Personalaufwand) Vorlage für Kontierstempel Buchungs- und Kontierungsleitfaden (ab 2011) Auf der Homepage Dezernat 4 / Doppik Projekt : im Intranet werden zum Download bereitgestellt:

12 12 Projekt Doppik, A. Kaus / B. Nawroth| Informationen Zur Einführung der Doppik, Informationsveranstaltungen im Oktober/November finanzwirtschaftliches Reporting mittels Betriebsabrechnungsbogen (BAB) Gegenüberstellung Kameralistik - Doppik Einnahmen und Ausgaben KameralistikDoppik Einzahlungen und Auszahlungen (Finanzrechnung) Erträge und Aufwendungen (Ergebnisrechnung) Investitionen (Investitionsrechnung)

13 13 Projekt Doppik, A. Kaus / B. Nawroth| Informationen Zur Einführung der Doppik, Informationsveranstaltungen im Oktober/November Aufbau BAB Buchung A. E R G E B N I S R E C H N U N G Erträge 1. Hochschultätigkeit14.500,00 2. Erträge aus Drittmitteln ,00 = Summe der (ordentlichen) Erträge44.500,00 Aufwendungen 1. Materialaufwand ,00 2. Personalaufwand ,00 3. sonstige betrieblichen Aufwendungen a) Kommunikation, Reisen, Werbung-60,00 b) Beiträge, Sonstiges, Wertkorrektur-7.000,00 = Summe der (ordentlichen) Aufwendungen ,00 = Ergebnis der (ordentlichen) Geschäftstätigkeit14.878,00 B. F I N A N Z R E C H N U N G (Geldströme) Einnahmen 1. Einnahmen aus Hochschultätigkeit13.200,00 2. Einnahmen aus Drittmitteln25.000,00 = Summe der (ordentlichen) Einnahmen38.200,00 Ausgaben 1. Materialausgaben ,00 2. Personalausgaben ,00 3. sonstige betriebliche Ausgaben-7.060,00 = Summe der (ordentlichen) Ausgaben ,00 = Saldo (ordentliche) Einnahmen/Ausgaben12.578,00

14 14 Projekt Doppik, A. Kaus / B. Nawroth| Informationen Zur Einführung der Doppik, Informationsveranstaltungen im Oktober/November Budgetierung I.Allgemeines KameralistikDoppik Direkte MittelzuweisungPlanwerte Mittelkontrolle auf Basis von Einnahmen und Ausgaben Mittelkontrolle auf Basis von Erträgen und Aufwendungen HH-InfoMach WEB Mittelzuweisung./. Vorbindung./. Festlegung./. Ausgabe = verfügbare Mittel Planwert./. Vorbindung./. Festlegung./. Aufwand = verfügbare Mittel Hinweis: die Planung und Budgetierung von Studienbeiträgen mit Planwerten über Mach WEB wird derzeit in zwei Fakultäten im Echtbetrieb erprobt!

15 15 Projekt Doppik, A. Kaus / B. Nawroth| Informationen Zur Einführung der Doppik, Informationsveranstaltungen im Oktober/November Ablauforganisation I. Ausgangsrechnungen II. Annahmeanordnung (ANA) III. Auszahlungsanordnungen (AZA) Veränderungen bisheriger ablauforganisatorischer Geschäftsprozesse

16 16 Projekt Doppik, A. Kaus / B. Nawroth| Informationen Zur Einführung der Doppik, Informationsveranstaltungen im Oktober/November Ablauforganisation Eine der bedeutendsten Veränderungen im Rahmen der Umstellung auf die Doppik ergibt sich aus der Umgestaltung des ablauforganisatorischen Prozesse zur Be- und Verarbeitung von zu erwartenden Zahlungseingängen: Durch die zentrale Erstellung und Buchung von Ausgangsrechnungen bezüglich der Sollstellung von Forderungen. Die Überwachung von Zahlungseingängen in Verbindung mit dem Ausgleich der vorher zum Soll gestellten Forderungen. I. Ausgangsrechnungen

17 17 Projekt Doppik, A. Kaus / B. Nawroth| Informationen Zur Einführung der Doppik, Informationsveranstaltungen im Oktober/November Ablauforganisation II. Annahmeanordnungen (ANA) bisherzukünftig Erstellung einer ANA für erwartete Zahlungseingänge durch Drittmittelabteilung Weiterleitung an Uni-Kasse mit der Bitte um Zahlungseingangsüberwachung Bei Buchung des Zahlungseingang erfolgt -> Belegnummerierung durch Uni-Kasse Der Drittmittelbereich erhält eine Kopie der ANA, die nach deren Bearbeitung an den Haushalt zur Buchung geht. Erstellung eines Mittelabrufes durch Lehrstuhl Dann Erstellung einer Ausgangsrechnung durch Debitorenbuchhaltung Erfassung der Ausgangsrechnung/Mittelabruf als Forderungen durch die Debitorenbuchhaltung Forderungsausgleich durch automatisches Einlesen der Kontoauszüge durch die Haupt- buchhaltung und Durchführen des OP-Ausgleichs. Info an Drittelabteilung nur wenn Abweichung zwischen Forderung und tatsächlichem Geldeingang / Klärung durch den Lehrstuhl Die Bearbeitung der Ausgangsrechnung ersetzt die Annahmeanordnung!

18 18 Projekt Doppik, A. Kaus / B. Nawroth| Informationen Zur Einführung der Doppik, Informationsveranstaltungen im Oktober/November Ablauforganisation III. Auszahlungsanordnungen (AZA) bisherzukünftig Buchung der Eingangsrechnungen im Haushalt. Erstellung einer AZA und Weiterleitung der AZA an die Uni-Kasse. Überweisung der Rechnungsbeträge an die Lieferanten durch die Uni-Kasse. Erstellung einer AZA für auszahlungs- pflichtige Vorgänge ohne Beleg oder Rechnung (z.B. Reisekostenvorschüsse). Buchung der Eingangsrechnungen durch die Kreditorenbuchhaltung. Überweisung der Rechnungsbeträge mittels Zahlungslauf durch die Hauptbuchhaltung. Der genehmigte und sachl. /rechn. richtig gezeichnete Reisekostenantrag wird als Eingangsrechnung erfasst. Die Bearbeitung der Eingangsrechnung ersetzt die Auszahlungsanordnung!

19 19 Projekt Doppik, A. Kaus / B. Nawroth| Informationen Zur Einführung der Doppik, Informationsveranstaltungen im Oktober/November Neues Finanz-Info-System: Mach WEB I. Ablösung des Haushalt-Informations-System HH-Info II. Neues Informations-System MACH-Web III. Zugriffsberechtigungen

20 20 Projekt Doppik, A. Kaus / B. Nawroth| Informationen Zur Einführung der Doppik, Informationsveranstaltungen im Oktober/November Mach WEB Die Gründe für die Notwendigkeit zur Ablösung des HH - Info: 1) Wegfall der Kapitel / Titel – Struktur 2) zusätzliche Darstellung der Ergebnisrechnung (Aufwand und Ertrag) I. Ablösung des Haushalt-Informations-System HH-Info

21 21 Projekt Doppik, A. Kaus / B. Nawroth| Informationen Zur Einführung der Doppik, Informationsveranstaltungen im Oktober/November Einführung Mach WEB campusweites Informationssystem Darstellung von Finanz- und Ergebnisrechnung Abruf von aktuellen Kontoständen Auswahl unterschiedlicher Betriebsabrechnungsbögen (BAB) möglich. II. Neues Informations-System Mach - WEB

22 22 Projekt Doppik, A. Kaus / B. Nawroth| Informationen Zur Einführung der Doppik, Informationsveranstaltungen im Oktober/November 2010 Login HH-Info bisher :Login MACH – Web : 1.6 Einführung Mach WEB Für die Campus-Nutzer werden die Felder –Anmeldemodul- sowie – Datenbank- mit Werten vorbelegt sein, es ist keine manuelle Auswahl möglich /erforderlich ! II. Neues Informations-System Mach - WEB

23 23 Projekt Doppik, A. Kaus / B. Nawroth| Informationen Zur Einführung der Doppik, Informationsveranstaltungen im Oktober/November Die Bildschirmanzeige nach Login in HH-Info - Gesamtübersicht - II. Neues Informations-System Mach - WEB 1.6 Einführung Mach WEB

24 24 Projekt Doppik, A. Kaus / B. Nawroth| Informationen Zur Einführung der Doppik, Informationsveranstaltungen im Oktober/November bestätigen 2. Anzeige 1.6 Einführung Mach WEB II. Neues Informations-System Mach - WEB 1. Bildschirmanzeige nach Login Mach-Web – Gesamtübersicht -

25 25 Projekt Doppik, A. Kaus / B. Nawroth| Informationen Zur Einführung der Doppik, Informationsveranstaltungen im Oktober/November Bildschirmanzeige HH-Info – Kontenübersicht - Entfällt zukünftig ! 1.6 Einführung Mach WEB II. Neues Informations-System Mach - WEB

26 26 Projekt Doppik, A. Kaus / B. Nawroth| Informationen Zur Einführung der Doppik, Informationsveranstaltungen im Oktober/November Bildschirmanzeige Mach-Web – Kontenübersicht - Ausdruck BAB nur über Excel-Import möglich ! 1.6 Einführung Mach WEB II. Neues Informations-System Mach - WEB

27 27 Projekt Doppik, A. Kaus / B. Nawroth| Informationen Zur Einführung der Doppik, Informationsveranstaltungen im Oktober/November Bildschirmanzeige HH-Info – Kontoauszug - An dieser Stelle ist ein Ausdruck der Bildschirmanzeige über Auswahl der Schaltfläche DRUCKEN möglich ! Durch Auswahl der Schaltfläche EXPORT kann ebenso eine Tabelle in Excel-Format erstellt / gedruckt / gespeichert werden! 1.6 Einführung Mach WEB II. Neues Informations-System Mach - WEB

28 28 Projekt Doppik, A. Kaus / B. Nawroth| Informationen Zur Einführung der Doppik, Informationsveranstaltungen im Oktober/November Bildschirmanzeige Mach-Web - Kontoauszug - Ein Ausdruck einer Übersicht über alle einzelnen Buchungen ist hier nur über den Excel-Export möglich. Details wie z.B. Partner / Postennummer werden nur in der Bildschirmanzeige ausgegeben. Bis zur Ergänzung um das Feld Partner und Posten (= Rg Nr.) wird das Feld Belegtext bei der Belegerfassung genutzt, um die Informationen Partners + Rechnungsnummer auszugeben ! Ein Ausdruck einer Übersicht über alle einzelnen Belege/Buchungen pro Konto (Kostenart) ist hier nur über den Excel-Export möglich ! Buchungsdatum Ertrag /Aufwand = Datum an dem die Rechnung gebucht wurde ! ( neu ) Buchungsdatum Einzahlung / Auszahlung = Datum an dem die Rechnung bezahlt wurde ! ( wie bisher ) 1.6 Einführung Mach WEB II. Neues Informations-System Mach - WEB

29 29 Projekt Doppik, A. Kaus / B. Nawroth| Informationen Zur Einführung der Doppik, Informationsveranstaltungen im Oktober/November Bildschirmanzeige HH-Info – Verwendungsnachweis Einführung Mach WEB II. Neues Informations-System Mach - WEB

30 30 Projekt Doppik, A. Kaus / B. Nawroth| Informationen Zur Einführung der Doppik, Informationsveranstaltungen im Oktober/November Bildschirmanzeige Mach-Web – Verwendungsnachweis - Wie Verwendungsnachweise zukünftig über Alternativ-BAB in MACH-Web abgebildet werden muss noch im einzelnen erörtert werden. Hierbei handelt es sich nur um eine Demonstration der Auswahl-Möglichkeiten verschiedener BAB-Zeilen ! 1.6 Einführung Mach WEB II. Neues Informations-System Mach - WEB

31 31 Projekt Doppik, A. Kaus / B. Nawroth| Informationen Zur Einführung der Doppik, Informationsveranstaltungen im Oktober/November Einführung Mach WEB Alle bisher im HH-Info berechtigten Personen erhalten einen Mach WEB Zugang Die personellen Zugriffsberechtigung auf die einzelnen Ordnungsnummern werden aus dem HH-Info übernommen III. Zugriffsberechtigungen

32 32 Projekt Doppik, A. Kaus / B. Nawroth| Informationen Zur Einführung der Doppik, Informationsveranstaltungen im Oktober/November Informations- und Kommunikationskonzept Road - Show ca. 2 Stunden November bis Dezember 2010 (13 Termine) Zielgruppe II Lehrstühle, Werkstätten, Läger, zentrale Einrichtungen, Verwaltung

33 33 Projekt Doppik, A. Kaus / B. Nawroth| Informationen Zur Einführung der Doppik, Informationsveranstaltungen im Oktober/November Informations- und Kommunikationskonzept Inhalte Road - Show Die neue Aufbauorganisation des Dezernates 4 Von der Ordnungsnummer zur Finanzstelle Der Aufbau der Kontenpläne und der Hilfe zur Überleitung von bisheriger KEA Der Aufbau der Betriebsabrechnungsbögen (BAB) in MACH Die wichtigsten Änderungen in der Ablauforganisation des Finanz- und Rechnungswesen Präsentation und Erläuterung des Instrumentes Mach-Web (schriftlicher Leitfaden)

34 34 Projekt Doppik, A. Kaus / B. Nawroth| Informationen Zur Einführung der Doppik, Informationsveranstaltungen im Oktober/November Informations- und Kommunikationskonzept Homepage Dezernat 4: Download-Material Material zum Download: Die heutige Präsentation Das Organigramm des Finanz- und Rechnungswesen sowie der Ansprechpartner/innen Die Kontenpläne incl. der Überleitungshilfe Die Buchungs- und Kontierrichtlinie (ab 2011) Kontierstempel Die Betriebsanleitung für das Tool Mach WEB Zentrale -Adresse

35 35 Projekt Doppik, A. Kaus / B. Nawroth| Informationen Zur Einführung der Doppik, Informationsveranstaltungen im Oktober/November Informations- und Kommunikationskonzept weiteres zukünftiges Schulungsangebot Über das interne Schulungsangebot sollen turnusmäßig die folgenden Schulungen angeboten werden: RUB - spezifische Grundlagenschulung Doppik In einer nächsten Ausbauphase: Budgetieren mit Mach WEB

36 36 Projekt Doppik, A. Kaus / B. Nawroth| Informationen Zur Einführung der Doppik, Informationsveranstaltungen im Oktober/November Buchinventur / Eröffnungsbilanz Ausfüllen der Fragebögen zur Eröffnungsbilanz Oktober – Dezember 2009 Vollständigkeitsprüfung und Erinnerungsschreiben Januar – September 2010 Auswertung der Fragebögen Oktober – Dezember 2010 Lehrstuhl- und Stichtagsbezogene Einzelanfragen Januar – Juni 2011

37 37 Projekt Doppik, A. Kaus / B. Nawroth| Informationen Zur Einführung der Doppik, Informationsveranstaltungen im Oktober/November 2010 Fazit: Vorteile für Fakultät und Lehrstuhl mit Einführung der Doppik 1.Ressourcenplanung von Fakultät und Lehrstuhl a.Die doppischen Informationen bilden die Grundlage für einen umfassenden Überblick über den Ressourcenverbrauch sowie das zur Verfügung stehende Vermögen und die damit verbunden Verbindlichkeiten. b.Diese Information unterstützen bei der strategischen Planung (z.B. Bestimmung des Zeitpunkts für die Ersatzbeschaffung) sowie bei der konkreten Jahresplanung. c.Aufgrund der Darstellung des ganzheitlichen Ressourcenaufwandes ist ein zielgenauerer Einsatz der Finanzmittel möglich. 2.Unterstützung der Drittmittelprojekte a.Im Rahmen der Doppik gelingt es langfristig, die Vorgaben aus dem Bereich der Trennungsrechnung effektiver umzusetzen.

38 38 Projekt Doppik, A. Kaus / B. Nawroth| Informationen Zur Einführung der Doppik, Informationsveranstaltungen im Oktober/November 2010 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!


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