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DEPARTEMENT BILDUNG, KULTUR UND SPORT Einführung von ALSA im Februar 2016 Informationsveranstaltungen zur Schulung des Bereichs "Ressourcierung" November.

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1 DEPARTEMENT BILDUNG, KULTUR UND SPORT Einführung von ALSA im Februar 2016 Informationsveranstaltungen zur Schulung des Bereichs "Ressourcierung" November 2015 und Januar 2016 DEPARTEMENT BILDUNG, KULTUR UND SPORT

2 2 Agenda >Ausgangslage und Hintergrundwissen >Demonstration ALSA: >Grundausstattung beantragen >Lerngruppen beantragen >Poolressourcen erhalten >Pause >Förder- und Unterstützungsressourcen beantragen >Schulleitungsressourcen erhalten >Änderung Schulleitungsressourcen beantragen >Auswertungen machen >Unterstützungsangebote während der Einführung

3 DEPARTEMENT BILDUNG, KULTUR UND SPORT 3 Ausgangslage: Ist-Zustand >20 Formulare zum Beantragen von Lektionen für die Unterrichtserteilung >Lektionen aus 15 verschiedenen Ressourcenarten >Lektionen von insgesamt 850 Mio. Franken Wert (Lohnsumme) >Erschwerte Übersicht und Buchhaltung für Schulen sowie für das BKS >Forderung der kantonalen Finanzkontrolle nach einem neuen System

4 DEPARTEMENT BILDUNG, KULTUR UND SPORT 4 Ausgangslage: Änderungen mit ALSA >Alle Lektionen (Lehrpensen) werden über ALSA bewilligt. >Mittels Auswertungen sind Übersichten über alle gesprochenen und eingesetzten Lektionen vorhanden. >Das System unterstützt die Antragsstellung durch Hinweise und Berechnungen. >Alle Ressourcenanträge werden gemäss der rechtlichen Grundlagen vorgeprüft. >In ALSA ist der Status jedes Ressourcenantrags jederzeit nachvollziehbar. Man sieht, was wann von wem beantragt und bewilligt wurde.

5 DEPARTEMENT BILDUNG, KULTUR UND SPORT 5 Ausgangslage: Übersicht "Ressourcen" Prozessauslöser: BKSProzessauslöser: Schule ALSA Prozesse aus «Ressourcen» Pool- lektionen Grundaus- stattung Lern- gruppen Förder- lektionen Datenaustausch PPT Dokumente ausserhalb ALSA Schullei- tungspensen

6 DEPARTEMENT BILDUNG, KULTUR UND SPORT 6 Login in ALSA >Einstieg via Link im Schulportal >Einstieg via Weblink: https://alsa.ag.ch ("Spielwiese": https://alsas.ag.ch )https://alsa.ag.chhttps://alsas.ag.ch >Alle Benutzer/-innen von ALSA brauchen einen Benutzeraccount im Schulportal. >Dem Benutzer/der Benutzerin werden eine oder mehrere Rollen zugewiesen: >Ressourcenadministration (alle Ressourcenprozesse bearbeiten) >Ressourcenverantwortung (alle Ressourcenprozesse freigeben) >Ressourcencontrolling (Auswertungen von Ressourcendaten) >Die Logindaten (Benutzername und Passwort) entsprechen nach der Rollenvergabe der Logindaten des Schulportals.

7 DEPARTEMENT BILDUNG, KULTUR UND SPORT Login: Tipps und Tricks >In ALSA werden neben den Ressourcendaten sensible Personaldaten geführt, welche geschützt werden müssen. Deswegen ist eine Multifaktorauthentifizierung (kurz MFA) notwendig. Diese besteht aus Benutzername, Passwort und SMS-Code, welcher an die persönliche Mobilnummer gesendet wird. Alternativ zum persönlichen Gerät kann bspw. ein Sekretariatshandy dienen. >Als Einstellung ist definiert, dass ALSA während 60 Minuten ohne darin zu arbeiten offen steht. Danach wird ein erneutes Login mit SMS-Code notwendig. 7

8 DEPARTEMENT BILDUNG, KULTUR UND SPORT 8 Inbox / Rubriken >Alle bei der Schule pendenten Meldungen oder Anträge befinden sich in der "Inbox". >In der Rubrik "Ressourcen" können Ressourcenanträge gestartet werden. Gleichzeitig werden dort alle Anträge mit ihrem Status aufgelistet. >In der Rubrik "Verträge" sind alle laufenden und abgeschlossenen Verträge Ihrer Schule mit Lehrpersonen und Schulleitungen aufgelistet. >In der Rubrik "Anträge personenbezogen" finden Sie alle personenbezogenen Anträge mit dem aktuellen Status. >In der Rubrik "Personen" sind alle für Ihre Schule erfassten Personen aufgelistet. Über diese Rubrik können personenbezogene Prozesse gestartet werden. >In der Rubrik "Auswertungen" können Sie Übersichten über Ressourcendaten sowie die "Pensenkontrolle" erstellen. >In der Rubrik "Admin" sind die lokalen schulfreien Tage (z.B. Feiertage) von Ihnen einzutragen.

9 DEPARTEMENT BILDUNG, KULTUR UND SPORT 9 Grundausstattung beantragen: Ablauf Nr. Schule Ressourcenadministration Schule Ressourcenverantwortung Kanton Ressourcenmutation 1Grundausstattung erfassen 2Antrag abschicken 3 Antrag überprüfen (sofern keine automatische Bewilligung möglich ist) 4 - Antrag annehmen oder - Antrag zurückweisen 5 Rückmeldung von der Abteilung Volksschule als "gelesen" markieren

10 DEPARTEMENT BILDUNG, KULTUR UND SPORT 10 Grundausstattung beantragen >Zur Grundausstattung zählen alle Lektionen, die je nach Anzahl Schüler/ -innen pro Abteilung für den Unterricht (gemäss Tabellen 1-4 der Ressourcenverordnung) gesprochen werden. >Es gibt drei Antragsformulare für die Grundausstattung: >Kindergarten (unterteilt in Einzel- und Mehrfachkindergarten) >Primarschule >Sekundarstufe I >Der Antrag wird bei Einhaltung der rechtlichen Vorgaben gemäss Ressourcenverordnung (z.B. Höchst- und Mindestschülerzahl) automatisch bewilligt, ansonsten manuell vom BKS bearbeitet. >Die drei Antragsformulare stehen offen, wenn die rechtlichen Grundlagen für das kommende Schuljahr bekannt sind (anhand des Budgetentscheids des Grossen Rats). >Die Grundausstattung muss weiterhin bis Ende März beantragt werden.

11 DEPARTEMENT BILDUNG, KULTUR UND SPORT 11 Grundausstattung: Tipps und Tricks >Pro Schulstufe und Schuljahr gibt es einen Antrag. >Bei Änderungen des bereits bewilligten Antrags kann der Antrag reaktiviert und erneut eingereicht werden. >Es können mehrere Personen gleichzeitig an einem Antrag arbeiten und ihren Zwischenstand speichern. >Der Antrag sollte erst zur Bewilligung abgeschickt werden, wenn mindestens die Eingabe einer Schulstufe abgeschlossen ist. >Die Bearbeitung des Antragsformulars ermöglicht: >Vorprüfung vor dem Abschicken >Filterung des Inhalts nach Schultyp oder Schulhaus >Ordnung des Inhalts nach jedem Zwischenspeichern

12 DEPARTEMENT BILDUNG, KULTUR UND SPORT 12 Lerngruppen beantragen: Ablauf Nr. Schule Ressourcenadministration Schule Ressourcenverantwortung Kanton Ressourcenmutation 1Lerngruppen erfassen 2Antrag abschicken 3 Antrag überprüfen (sofern keine automatische Bewilligung möglich ist) 4 - Antrag annehmen oder - Antrag zurückweisen 5 Rückmeldung von der Abteilung Volksschule als "gelesen" markieren

13 DEPARTEMENT BILDUNG, KULTUR UND SPORT 13 Lerngruppen beantragen >Zu den Lerngruppen zählen alle Lektionen, die für Schüler/-innen aus einer oder aus mehreren Klassen für Fachunterricht oder für Wahl- und Wahlpflichtfächer eingesetzt werden. >Der Prozess kann parallel zur Beantragung der Grundausstattung gestartet werden. Das Abschicken des Lerngruppenantrags ist jedoch erst möglich, nachdem die Grundausstattung bewilligt wurde. >Es gibt zwei Antragsformulare für die Lerngruppen: >Primarschule >Sekundarstufe I >Der Antrag auf Lerngruppen sollte bis Mitte April eingereicht werden, damit allfällige Personalentscheide getroffen werden können.

14 DEPARTEMENT BILDUNG, KULTUR UND SPORT 14 Lerngruppen: Tipps und Tricks >Pro Schulstufe und Schuljahr gibt es einen Antrag. >Bei Änderungen des bereits bewilligten Antrags kann der Antrag reaktiviert und erneut eingereicht werden. >Es können mehrere Personen gleichzeitig an einem Antrag arbeiten und ihren Zwischenstand speichern. >Die Bearbeitung des Antragsformulars ermöglicht: >Vorprüfung vor dem Abschicken >Filterung des Inhalts nach Fach oder Schulhaus >Ordnung des Inhalts nach jedem Zwischenspeichern >Lerngruppen können als einzelne Lerngruppe oder klassenweise eingegeben werden. >Sofern mit dem Personalplanungstool gearbeitet, muss die Bezeichnung der Lerngruppen mit dem Abteilungsnamen (Grundausstattung) identisch sein.

15 DEPARTEMENT BILDUNG, KULTUR UND SPORT 15 Poolressourcen erhalten: Ablauf Nr.Kanton RessourcenmutationSchule Ressourcenadministration 1Anspruch Poolressourcen zuteilen 2 Anspruch Poolressourcen einsehen, als "gelesen" markieren

16 DEPARTEMENT BILDUNG, KULTUR UND SPORT 16 Poolressourcen erhalten >Zu den Poolressourcen zählen: >Lektionen für Logopädie/Legasthenie >Zusatzlektionen für sozial belastete Schulen >Lektionen für DaZ im Kindergarten und Stützunterricht bis zur 2. Primar >Für Schulen mit min. 15% Ausländeranteil >Die anderen Schulen beantragen sie über die Förder- und Unterstützungsressourcen. >Den Schulen wird der Anspruch an Poolressourcen pro Schulstufe anhand der Anzahl Schüler/-innen sowie des Indizes für soziale Belastung respektive aufgrund der Ausländerquote gesprochen. >Der Anspruch auf Zusatzlektionen (soziale Belastung) wird den Schulen jeweils im Januar, die anderen beiden Poolressourcen im März mitgeteilt.

17 DEPARTEMENT BILDUNG, KULTUR UND SPORT 17 Poolressourcen: Tipps und Tricks >Schulen, die einem Sprachheilverband angeschlossen sind, sehen die Lektionen für Logopädie/Legasthenie ihrer Schule nicht, da die Lektionen direkt den Sprachheilverbänden gesprochen werden. Diese sehen die Zusammensetzung der Lektionen auf die einzelnen Schulen bezogen. >Schulen, die keinen Anspruch auf Zusatzlektionen soziale Belastung haben, erhalten ebenfalls eine Nachricht über die Höhe des eigenen ISB (Index soziale Belastung) der Schule.

18 DEPARTEMENT BILDUNG, KULTUR UND SPORT 18 F&U-Ressourcen beantragen: Ablauf Nr. Schule Ressourcenadministration Schule Ressourcenverantwortung Kanton Ressourcenmutation 1 Förder- und Unterstützungsressourcen erfassen 2Antrag abschicken 3 Antrag überprüfen 4 - Antrag annehmen oder - Antrag zurückweisen oder - Antrag ablehnen 5 Rückmeldung von der Abteilung Volksschule als "gelesen" markieren

19 DEPARTEMENT BILDUNG, KULTUR UND SPORT 19 Förder- und Unterstützungsressourcen beantragen >Zu den Förder- und Unterstützungsressourcen zählen: >Begabtenförderung >Deutsch als Zweitsprache (DaZ) >Einschulungsbegleitung, Integrationskurse KIK und RIK >Instrumentalunterricht und Ensemble >Krisenassistenzen >Lektionen für Ausbildung >Stützunterricht Englisch/Französisch >Verstärkte Massnahmen VM/UME >Die meisten Anträge verlangen den Versand eines weiteren Dokuments mit Zusatzinformationen. Im Falle von VM/UME wird dies aus Datenschutzgründen ausserhalb ALSA erfolgen.

20 DEPARTEMENT BILDUNG, KULTUR UND SPORT 20 F&U-Ressourcen: Tipps und Tricks >Je nach Ressourcenart wird ein Antrag pro Schule, Schultyp oder Schüler/-in eingereicht. >Ein Link zu detaillierten Informationen zu jeder Ressourcenart sowie benötigte Begleitformulare können direkt über ALSA aufgerufen werden. >Je nach Ressourcenarten können mehr oder weniger Spalten zur Eingabe erscheinen. Beispiel: Keine Angaben zur Anzahl Schüler/-innen bei VM. >Die Informationen aus dem Referenzfeld werden in der Inbox und in der Antragsliste angezeigt und können gefiltert werden. >Eine neue Periode wird im selben Antrag hinzugefügt, wenn sich der Zeitraum einer bestehenden Gruppe ändert oder ergänzt wird.

21 DEPARTEMENT BILDUNG, KULTUR UND SPORT 21 Schulleitungsressourcen erhalten: Ablauf Nr.Kanton RessourcenmutationSchule Ressourcenadministration 1Anspruch Schulleitungsressourcen zuteilen 2 Anspruch Schulleitungsressourcen einsehen, als "gelesen" markieren

22 DEPARTEMENT BILDUNG, KULTUR UND SPORT 22 Schulleitungsressourcen erhalten >Den Schulen wird der Anspruch an Schulleitungsressourcen anhand der Anzahl Schüler/-innen plus Sockelbeitrag gesprochen. >Der Anspruch wird den Schulen jeweils für drei Jahre gesprochen. >Für das Schuljahr 2016/17 wird der aktuelle Stand der Schulleitungsressourcen in ALSA hochgeladen. >Eine Neuberechnung der Schulleitungsressourcen findet im normalen Rhythmus wieder auf das Schuljahr 2017/18 statt.

23 DEPARTEMENT BILDUNG, KULTUR UND SPORT 23 SL-Ressourcen ändern: Ablauf Nr. Schule Ressourcenadministration Schule Ressourcenverantwortung Kanton Ressourcenmutation 1 Änderung Schulleitungsressourcen erfassen 2Antrag abschicken 3 Antrag überprüfen 4 - Antrag annehmen oder - Antrag zurückweisen 5 Rückmeldung von der Abteilung Volksschule als "gelesen" markieren

24 DEPARTEMENT BILDUNG, KULTUR UND SPORT 24 Änderung Schulleitungsressourcen beantragen >Gibt es innerhalb der drei Jahre, für die Schulleitungsressourcen gesprochen sind, eine substanzielle Änderung der Schülerzahl, kann eine Änderung der Schulleitungsressourcen beantragt werden. >Was eine substanzielle Änderung bedeutet, ist abhängig von der Grösse der Schule. Die folgenden Zahlen sind in ALSA hinterlegt: >Schulen bis 150 SuS: +/- 10 SuS sind substanziell >Schulen bis 300 SuS: +/- 15 SuS sind substanziell >Schulen bis 650 SuS: +/- 20 SuS sind substanziell >Schulen bis 1’000 SuS: +/- 30 SuS sind substanziell >Schulen bis 1’500 SuS: +/- 40 SuS sind substanziell >Schulen mit mehr als 1’500 SuS: +/- 50 SuS sind substanziell

25 DEPARTEMENT BILDUNG, KULTUR UND SPORT 25 Änderung SL-Ressourcen: Tipps und Tricks >Jedem Antrag auf SL-Ressourcen-Änderung muss eine Schülerliste angehängt werden, welche alle derzeitigen Schüler auflistet. >Das neu beantragte Pensum wird ab dem Antragsmonat gültig. Daher bitte das Gültig-von-Datum auf den Ersten des Antragsmonats datieren. >Die Schulleitungsressourcen werden am Ende der Berechnung auf 5 Stellenprozente gerundet.

26 DEPARTEMENT BILDUNG, KULTUR UND SPORT 26 Pensenkontrolle durchführen

27 DEPARTEMENT BILDUNG, KULTUR UND SPORT 27 Pensenkontrolle durchführen >ALSA bietet mit der Auswertung "Pensenkontrolle" einen Überblick und Vergleich über die bewilligten Ressourcen und die geplanten Pensen (Pensenmeldung erfasst, aber noch nicht abgeschickt) und gemeldeten Pensen. >Die Schulen erhalten damit ein Werkzeug, um sicherzustellen, dass sie die bewilligten Pensen einhalten. >Weiterhin bestätigen die Schulpflegen nach Beginn des Schuljahrs im Herbst die Richtigkeit der eingesetzten Pensen mit Unterschrift. >Das BKS kontrolliert die Einhaltung der bewilligten Ressourcen nach Ablauf des Schuljahrs. Allfällig zu viel bezogene Pensen werden der Gemeinde verrechnet.

28 DEPARTEMENT BILDUNG, KULTUR UND SPORT 28 Pensenkontrolle: Tipps und Tricks >Die Pensenkontrolle kann zu jedem Zeitpunkt von der Schule aufgerufen werden, um den Pensen-"Kontostand" einzusehen. >Zur Vergleichbarkeit bei unterjährigen Einsätzen werden die Lektionen bzw. Pensen auf das ganze Schuljahr umgerechnet dargestellt. >Bei allfälligen Abweichungen in der Auswertung "Pensenkontrolle" können zur Klärung die folgenden Ad hoc-Auswertungen beigezogen werden: >Auswertung zu den Pensendaten >Auswertungen zu den Ressourcendaten

29 DEPARTEMENT BILDUNG, KULTUR UND SPORT 29 Adhoc-Auswertungen erstellen >Die in ALSA gespeicherten Ressourcen- und Pensendaten können in Excel-Dateien exportiert werden (so genannte Adhoc-Auswertungen). >Mit Selektionskriterien kann die Anzahl der zu exportierenden Daten reduziert werden. >Nach dem Export können die Spaltentitel mit Filter versehen, die Ansicht sortiert und die Liste weiter bearbeitet werden.

30 DEPARTEMENT BILDUNG, KULTUR UND SPORT 30 Unterstützung während der Einführung Seit für den Anstellungsbereich: >To Do-Liste zur Vorbereitung und Planung der Arbeiten mit ALSA >ALSA-Spielwiese mit Übungsaufgaben zur Erprobung der Abläufe >Benutzerhandbuch als Schritt-für-Schritt-Anleitung >Video-Clips, die Schritte aus Benutzerhandbuch zeigen Per : >Ergänzung der Spielwiese und Unterstützungsmaterialien durch Ressourcenbereich Per : >ALSA Supportstelle Ressourcen: Telefon , >"Walk-in Schulung": Im BKS mit Fachpersonen Praxisfälle abwickeln

31 DEPARTEMENT BILDUNG, KULTUR UND SPORT 31 Besten Dank für Ihre Aufmerksamkeit!


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