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DEPARTEMENT BILDUNG, KULTUR UND SPORT Einführung von ALSA im Februar 2016 Informationsveranstaltungen zur Schulung des Bereichs "Abwicklung von Anstellungen"

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1 DEPARTEMENT BILDUNG, KULTUR UND SPORT Einführung von ALSA im Februar 2016 Informationsveranstaltungen zur Schulung des Bereichs "Abwicklung von Anstellungen" Oktober und November 2015 DEPARTEMENT BILDUNG, KULTUR UND SPORT

2 2 Agenda >Ausgangslage und Hintergrundwissen >Demonstration ALSA: >Login >Aufbau ALSA / Rubriken >Personendaten administrieren >Verträge erstellen >Pause >Pensen melden >Abwesenheiten regeln >Verträge auflösen >Prämien ausrichten >Auswertungen machen >Unterstützungsangebote während der Einführung

3 DEPARTEMENT BILDUNG, KULTUR UND SPORT 3 Ausgangslage: Ist-Zustand >18'500 Anstellungen von Lehrpersonen und Schulleitenden im Aargau >Lohnsumme von insgesamt 975 Mio. Franken >ca. 240'000 Personal- und Anstellungsmutationen jährlich >Mutationen per , Fax, Telefon, Formulare >Manuelle Verarbeitung mit vielen Abtipparbeiten >Doppelspurigkeiten beim Führen von Anstellungs- und Ressourcendaten

4 DEPARTEMENT BILDUNG, KULTUR UND SPORT 4 Ausgangslage: Was ist ALSA? Administration der Lehrpersonen Schulen Aargau >Eigens entwickelte Software / Internet-Applikation >Arbeitsmittel für 260 Aargauer Schulen und 2 Stellen im Departement BKS >umfasst Abwicklung aller Anstellungen >Umfasst Abwicklung der Ressourcenanträge aller Volksschulen

5 DEPARTEMENT BILDUNG, KULTUR UND SPORT 5 Ausgangslage: Änderungen mit ALSA >Fenster für die Schulen zum kantonalen Personal- und Lohnsystem >Anstellungsdaten sind dort, wo sie gebraucht werden. >Kommunikation zwischen Schulen und Departement BKS wird kanalisiert. >Prozesse sind definiert und werden mithilfe von ALSA geführt. >Grosse Anzahl an Word- und Excelformularen wird abgeschafft. >Schaffung von Transparenz bezüglich IST und SOLL mittels Auswertungen

6 DEPARTEMENT BILDUNG, KULTUR UND SPORT 6 Ausgangslage: Übersicht "Anstellungen" Prozessauslöser: Schule ALSA «Verträge» ALSA / PULS Prozesse aus «Personen» ALSA / PULS «Personen» Bewerbung Personen- daten Vertrags- erstellung Pensen- meldung Absenz- meldung Datenaustausch Ablösung Vertragstool Ablösung F11/F12, Versand Pensenplanung Stellvertretungs- bewilligung Prozessauslöser: BKS ALSA / PULS «Ressourcen» Prämien

7 DEPARTEMENT BILDUNG, KULTUR UND SPORT 7 Login in ALSA >Einstieg via Link im Schulportal >Einstieg via Weblink: https://alsa.ag.ch ("Spielwiese": https://alsas.ag.ch )https://alsa.ag.chhttps://alsas.ag.ch >Die Logindaten (Benutzername und Passwort) entsprechen der Logindaten des Schulportals. >Alle Benutzer/-innen von ALSA brauchen einen Benutzeraccount im Schulportal. >Der Benutzer/die Benutzerin wird einer oder mehreren Rollen zugewiesen: >Personaladministration (alle Anstellungsprozesse, exkl. Prämien) >Personalverantwortung (Prämien) >Personalcontrolling (Auswertungen von Anstellungsdaten)

8 DEPARTEMENT BILDUNG, KULTUR UND SPORT Login: Tipps und Tricks >In ALSA werden sensible Personaldaten geführt, welche geschützt werden müssen. Deswegen ist eine Multifaktorauthentifizierung (kurz MFA) notwendig. Diese besteht aus Benutzername, Passwort und SMS-Code, welcher an die persönliche Mobilnummer gesendet wird. Alternativ zum persönlichen Gerät kann bspw. ein Sekretariatshandy dienen. >Als Einstellung ist definiert, dass ALSA während 60 Minuten ohne Neuanmeldung bedient werden kann. Danach wird ein erneutes Login notwendig. 8

9 DEPARTEMENT BILDUNG, KULTUR UND SPORT 9 Inbox / Rubriken >Alle bei der Schule pendenten Meldungen oder Anträge befinden sich in der "Inbox". >In der Rubrik "Ressourcen" können Prämienanträge gestartet werden. >In der Rubrik "Verträge" sind alle laufenden und abgeschlossenen Verträge Ihrer Schule mit Lehrpersonen und Schulleitungen aufgelistet. >In der Rubrik "Anträge personenbezogen" finden Sie alle personenbezogenen, laufenden und abgeschlossenen Anträge mit dem aktuellen Status und der Information, wer für die Weiterbearbeitung verantwortlich ist. >In der Rubrik "Personen" sind alle für Ihre Schule erfassten Personen aufgelistet. Über diese Rubrik können personenbezogene Prozesse gestartet werden. >In der Rubrik "Auswertungen" können Sie Übersichten über Stellvertretungs-, Vertrags- und Pensendaten erstellen. >In der Rubrik "Admin" sind die lokalen Feiertage von Ihnen einzutragen.

10 DEPARTEMENT BILDUNG, KULTUR UND SPORT Inbox / Rubriken: Tipps und Tricks >Während der Pilotphase haben wir gemeinsam mit den Pilotschulen diversen Anpassungsbedarf festgestellt. Unter anderem wurde die Inbox durch den Erst-Ersteller ergänzt, damit eine bessere Übersicht (vor allem bei Schulsekretariaten mit vielen Mitarbeitenden) geschaffen wird. >Sowohl für die Schule als auch für das BKS ist eine möglichst leere Inbox anzustreben (d.h. Pendenzen sind erledigt), damit weitergehende Prozesse nicht blockiert werden. >Der Personaldienst Lehrpersonen ist bestrebt, eine möglichst zeitnahe Antwort auf Anträge bzw. die Bearbeitung zu gewährleisten. Es kann aber zu Verzögerungen kommen, wenn das System durch den kantonalen Lohnlauf gesperrt oder der Personaldienst Lehrpersonen für die Bearbeitung gewisser Anträge auf Drittpersonen angewiesen ist. 10

11 DEPARTEMENT BILDUNG, KULTUR UND SPORT 11 Personenstammdaten >Mit ALSA wird auf die Personenstammdaten des kantonalen Personal- und Lohnsystems (PULS) zugegriffen. Die Daten werden nicht in ALSA gespeichert, sondern via ALSA bearbeitet. >Schulen haben Zugriff auf die Personenstammdaten, aller Personen mit einer laufenden Anstellung an ihrer Schule. >Ist eine benötigte Person noch nicht in ALSA enthalten, muss diese mit dem Prozess "reduzierte Stammdaten erfassen" hinzugefügt werden. >Ist eine Person bereits einsehbar, können deren Stammdaten mit dem Prozess "Stammdaten ändern" angepasst oder ergänzt werden. >Mit der Einführung von ALSA muss die Schule das Personalienformular nicht mehr ans BKS senden. Der Prozess läuft via ALSA. Das Formular steht jedoch weiterhin den Schulen zur Verfügung, damit sie mit diesem Formular alle nötigen Angaben bei den Lehrpersonen einfordern können.

12 DEPARTEMENT BILDUNG, KULTUR UND SPORT 12 Reduzierte Stammdaten: Ablauf Nr.Schule PersonaladministrationKanton Personalmutation 1Reduzierte Stammdaten erfassen 2Antrag abschicken 3 Mögliche Doppel suchen 4 - Person zu PULS hinzufügen oder - Person für Anstellungsbehörde freigeben 5 Rückmeldung vom Personaldienst Lehrpersonen als "gelesen" markieren

13 DEPARTEMENT BILDUNG, KULTUR UND SPORT 13 Reduzierte Stammdaten erfassen >Bei noch nicht in ALSA einsehbaren Personen erfasst die Schule zunächst Stammdaten mit dem Prozess "reduzierte Stammdaten erfassen" und sendet diese via ALSA an den Personaldienst Lehrpersonen. >Die SV-Nummer ist eine zwingende Angabe bei Personen mit Nationalität Schweiz oder mit Schweizer Wohnsitz. >Ist die Person bereits im System vorhanden, wird diese durch den Personaldienst Lehrpersonen für die entsprechende Schule freigeschaltet. Ist die Person noch nicht im System vorhanden, wird der reduzierte Stammdatensatz durch den Personaldienst Lehrpersonen hinzugefügt und für die Schule freigeschaltet. >Sobald die reduzierten Stammdaten durch den Personaldienst Lehrpersonen im System hinzugefügt wurden oder die Person für die Schule freigegeben wurde, kann die Schule die Personenstammdaten einsehen und anpassen.

14 DEPARTEMENT BILDUNG, KULTUR UND SPORT 14 Reduzierte Stammdaten: Tipps und Tricks >Voraussetzung, um einen Antrag zu erstellen, ist, dass alle relevanten Angaben zur Lehrperson (Name, Vorname, Sozialversicherungsnummer usw.) bekannt sind. Die hier notwendigen Angaben müssen früh im Prozess von der Anstellungsbehörde verlangt werden (bspw. beim Bewerbungsgespräch). >Die Sozialversicherungsnummer kann aus der Krankenkassenkarte der anzustellenden Person entnommen werden. >Jede Anstellungsbehörde hat nur Einsicht in die Daten ihrer angestellten Lehrpersonen. Sind die Stammdaten einer Lehrperson bereits in der Personenübersicht aufgeführt, müssen keine reduzierten Stammdaten mehr erfasst werden.

15 DEPARTEMENT BILDUNG, KULTUR UND SPORT 15 Stammdaten ändern: Ablauf Nr.Schule PersonaladministrationKanton Personalmutation 1Stammdaten ändern 2Antrag abschicken 3 Antrag überprüfen 4 - Änderungen übernehmen oder - Antrag ablehnen Rückmeldung vom Personaldienst Lehrpersonen als "gelesen" markieren

16 DEPARTEMENT BILDUNG, KULTUR UND SPORT 16 Stammdaten ändern >Gewisse Stammdaten sind zwingend anzugeben. Diese sind in der Erfassungsmaske farblich hinterlegt. >Definierte Muss-Felder stehen in Zusammenhang mit einer korrekten Lohnzahlung. Dazu gehören auch Angaben, die für eine allfällige Quellensteuer nötig sind. >Änderungen von bestimmten Personendaten bedingen eine Genehmigung durch den Personaldienst Lehrpersonen, andere werden direkt im kantonalen Personal- und Lohnsystem übernommen. >Andere Anstellungsbehörden werden über Änderungen informiert, sofern dieselbe Person an zwei Schulen angestellt ist.

17 DEPARTEMENT BILDUNG, KULTUR UND SPORT 17 Stammdaten ändern: Tipps und Tricks >Stammdaten von neu im kantonalen Personal- und Lohnsystem hinzugefügten Personen müssen zwingend vor der ersten Pensenmeldung ergänzt werden (u.a. Angaben zur Lohnzahlung). Andernfalls wird der Antrag durch den Personaldienst Lehrpersonen zurückgewiesen. >Angaben zu Ehepartner und Kindern sind nicht zwingend, jedoch erwünscht und erleichtern den weiteren Prozess bei Verarbeitung der Kinder- oder Ausbildungszulagen. >Mit den Angaben zu bisherigen Tätigkeiten werden dem Personaldienst Lehrpersonen Hinweise für Wiedereintritte und Dienstaltersgeschenke gemacht. >Die Rubrik "Lehrdiplome" kann nur bei Personen mit Status "aktiv" ausgefüllt werden, d.h. wenn die erste Pensenmeldung erfolgt ist.

18 DEPARTEMENT BILDUNG, KULTUR UND SPORT 18 Anstellungsvertrag erstellen: Ablauf Nr.Schule PersonaladministrationKanton Personalmutation 1Vertragsdaten eingeben und speichern 2Vertrag erstellen und unterschreiben lassen 3 Definitiver Vertrag und Lohnverfügung ablegen

19 DEPARTEMENT BILDUNG, KULTUR UND SPORT 19 Anstellungsvertrag erstellen >Die Verträge werden in ALSA erfasst und geführt. >Mit der Einführung von ALSA wird das bisherige V-Tool abgelöst. >Unterschieden werden muss zwischen einem unbefristeten oder einem befristeten Vertrag, einer Dauer kleiner oder grösser 3 Monate, einem Vertrag als Stellvertretung oder mit Besitzstand. >Für die Umrechnung von vereinbarten Stunden in Beschäftigungsgrad (oder in Wochenlektionen) ist ein Umrechner in der Maske integriert. >Nach dem Generieren von Vertrag und Lohnverfügung wird der Prozess in ALSA unterbrochen. Er wird erst nach Vorliegen der Unterschrift abgeschlossen (um allfällige Änderungen einarbeiten zu können).

20 DEPARTEMENT BILDUNG, KULTUR UND SPORT 20 Anstellungsvertrag erstellen: Tipps und Tricks >Anstellungen unter drei Monaten sind in "Stunden Total" oder "Lektionen Total" vorzunehmen, damit eine Anstellung im Stundenlohn ausgelöst wird. >Anstellungen über drei Monate sind in "Beschäftigungsgrad" oder "Wochenlektionen" vorzunehmen, damit eine Anstellung im Monatslohn ausgelöst wird. >Der Lohnfunktion liegt das Normalpensum gemäss Verordnung über die Anstellung und Löhne der Lehrpersonen (VALL) zu Grunde. >Für bestimmte Lohnfunktionen kann ein Rahmenvertrag ausgewählt werden, dieser ist entsprechend zu kennzeichnen. Dafür muss unter "Pensum" ein minimales und ein maximales Pensum angegeben werden. Die Differenz der beiden Werte darf nicht mehr als 8 Wochenlektionen betragen.

21 DEPARTEMENT BILDUNG, KULTUR UND SPORT 21 Anstellungsvertrag erstellen: Tipps und Tricks >Die Anstellungsbehörde muss beim Erstellen eines Vertrags einen allfälligen Besitzstand-Lohn und die Anzahl Lektionen beim Personaldienst Lehrpersonen erfragen (dies erfolgt ausserhalb vom System). Danach wird der Besitzstand-Lohn durch die Schule bei der Vertragserstellung eingetragen. Die Lohnberechnung wird basierend auf diesem Besitzstand-Lohn ausgeführt. >Beim zwingenden Lohnabzug ist eine entsprechende Kennzeichnung notwendig. Die zugrundeliegenden Angaben zur Ausbildung sind jeweils in den Personenstammdaten anzugeben. >Falls die Anstellungsbehörde dem Vertrag zusätzliche Vereinbarungen hinzufügen möchte (z.B. die Angabe des Ausgangswerts vor der Umrechnung oder bei den kantonalen Schulen, welches Fach unterrichtet wird), kann dies im Feld "Zusätzliche Vereinbarungen" eingegeben werden.

22 DEPARTEMENT BILDUNG, KULTUR UND SPORT 22 Pensen melden: Ablauf Nr.Schule PersonaladministrationKanton Personalmutation 1Pensenmeldung durchführen 2 eventuell Kontrolle durch PEL - Antrag genehmigen oder - Antrag ablehnen/zurückweisen 3 Rückmeldung vom Personaldienst Lehrpersonen als "gelesen" markieren

23 DEPARTEMENT BILDUNG, KULTUR UND SPORT 23 Pensen melden >Mit der Einführung von ALSA wird das Formular F11 / F12 abgelöst respektive der Versand der Pensenplanung obsolet. >Vorausgesetzt wird ein entsprechender Vertrag. Dieser ist in der Pensen- meldung anzugeben. >Während der Erfassung des Pensums werden die Eingaben mit dem zugrundeliegenden Vertrag abgeglichen (Ampel-Kontrollfeld). >Pensen sind immer begrenzt auf ein Schuljahr zu melden. >Bei Anstellung im Stundenlohn werden die Pensen pro Monat gemeldet. >Bei Pensen für Stellvertretungen muss bei der Erfassung die zugrunde- liegende Abwesenheit angegeben werden. >Das Feld "zu Lasten von" ist vorausgefüllt mit "Kanton". Wird ein Teil des Pensums zu 100% von der Gemeinde getragen, muss dieser Teil mit "zu Lasten von Gemeinde" ausgefüllt werden.

24 DEPARTEMENT BILDUNG, KULTUR UND SPORT 24 Pensen melden: Tipps und Tricks >Aufgrund der auf der Pensenmeldung basierenden Lohnauszahlung müssen Pensenmeldungen für das neue Schuljahr bis spätestens 10. Juni erfasst werden. Dabei kann es sich auch um eine provisorische Pensenmeldung handeln, welche zu einem späteren Zeitpunkt noch angepasst wird. Falls während des Juli-Lohnlaufs kein Pensum für den August gemeldet wurde, schliesst das System auf einen Austritt der Lehrperson. Dadurch wird der 13. Monatslohn anteilmässig an die Lehrperson ausbezahlt. Dieser muss im Anschluss bei einem Nicht- Austreten der Lehrperson wieder zurückgefordert werden (wird direkt vom nächsten Monatslohn abgezogen). >Rücksprachen sind in den Monaten Juni und Juli zwischen der Anstellungsbehörde und dem Personaldienst Lehrpersonen notwendig, damit eine ungerechtfertigte Auszahlung des 13. Monatslohns verhindert werden kann.

25 DEPARTEMENT BILDUNG, KULTUR UND SPORT 25 Pensen melden: Tipps und Tricks >Zu beachten ist, dass der Personaldienst Lehrpersonen keine Korrekturmöglichkeiten im System hat. Eine Korrektur muss immer durch die Anstellungsbehörde erfolgen. Die Pensenmeldungen werden direkt vom System ALSA in das Personal- und Lohnsystem verbucht. Ausnahme bildet eine inaktive Person. Hier erhält der Personaldienst Lehrpersonen den Antrag zur Prüfung. >Im System sind Prüfregeln hinterlegt, welche u.a. die Unter- und Obergrenzen der Pensionskassenpflicht, ein Überpensum usw. prüft. Der Personaldienst Lehrpersonen erhält in diesen Fällen eine Nachbearbeitungsmeldung. >Das Ziel des Pensenausgleichs ist es, einen immer gleichen, langjährigen Vertrag zu erzielen. Schwankungen der Pensen von einem Schuljahr zum anderen (max. fünf Wochenlektionen Differenz) können über das Gleitzeitkonto "Pensenausgleich" abgefangen werden.

26 DEPARTEMENT BILDUNG, KULTUR UND SPORT 26 Abwesenheiten regeln: Ablauf Nr.Schule PersonaladministrationKanton Personalmutation 1Abwesenheitsmeldung durchführen 2 Kontrolle durch PEL - Antrag genehmigen oder - Antrag ablehnen/zurückweisen 3 Rückmeldung vom Personaldienst Lehrpersonen als "gelesen" markieren

27 DEPARTEMENT BILDUNG, KULTUR UND SPORT 27 Abwesenheiten regeln >Abwesenheiten müssen für alle betroffenen Pensen gemeldet werden. >Der Prozess wird in ALSA in drei Modulen abgewickelt: >1. Abwesenheitsmeldung der bereits angestellten Person >2. Anstellungsvertrag für die Stellvertretung erstellen >3. Pensenmeldung der neuen Person (Stellvertretung) >Die mit der Abwesenheit verbundenen Stellvertretungsressourcen werden ebenfalls durch die Schulen erfasst. >Gemeldete Abwesenheiten können reaktiviert und angepasst werden. >Die Abwesenheitsmeldungen werden immer durch den Personaldienst Lehrpersonen manuell genehmigt.

28 DEPARTEMENT BILDUNG, KULTUR UND SPORT 28 Abwesenheiten regeln: Tipps und Tricks >Jede Abwesenheit, die einen ganzen Tag umfasst, wird gemeldet. Auch während den Schulferien sind Abwesenheiten zu erfassen, da diese relevant sein können für eine allfällige Abwicklung der Taggelder. >Abwesenheitsmeldungen aufgrund von Krankheit oder Unfall müssen mit dem mitgelieferten Arztzeugnis übereinstimmen (Dauer und Grad der Arbeitsunfähigkeit). >Jeder Abwesenheitsgrund wird in einem neuen Antragsformular im System erfasst. So müssen zum Beispiel bei der Kombination Krankheit / Mutterschaft / unbezahlter Urlaub drei Abwesenheitsmeldungen erstellt werden (je Abwesenheitsgrund ein Antrag). >Aus der Pilotphase hat sich ergeben, dass eine Abwesenheitsmeldung erst gemeldet werden sollte, wenn die Schule über alle Informationen zur Abwesenheit verfügt. Durch die Verknüpfung der Abwesenheit mit der Pensenmeldung der Stellvertretung ist eine nachträgliche Änderung der Abwesenheitsmeldung sehr aufwändig.

29 DEPARTEMENT BILDUNG, KULTUR UND SPORT 29 Abwesenheiten regeln: Tipps und Tricks >Für alle geplanten Abwesenheiten (z.B. Mutterschaft, Operationen) können Stellvertretungsressourcen ab dem ersten Tag beantragt werden. Für alle ungeplanten Abwesenheiten (Kurzfristiges wie Krankheit) können Stellvertretungsressourcen erst ab dem zweiten Tag beantragt werden. Dabei muss für das Eingabefeld "Davon beantragtes Pensum für Stv." manuell die Anzahl Lektionen des ersten Tages vom angegebenen Pensum abgezogen werden. >Für Abwesenheiten aufgrund unbezahltem Urlaub werden keine Stellvertretungsressourcen generiert. Jedoch muss die Stellvertretung wie alle anderen Stellvertretungspensen mit einem Stellvertretungsvertag gemeldet werden. Einzig in den Auswertungen wird der Abwesenheitsgrund unbezahlter Urlaub gesondert dargestellt. >Wurde eine Abwesenheit in einer Penseneinheit bewilligt, muss der Stellvertretungsvertrag in der gleichen Einheit erstellt werden. Ansonsten kann die Stellvertretung nicht dem zu ersetzenden Pensum zugeordnet werden.

30 DEPARTEMENT BILDUNG, KULTUR UND SPORT 30 Ersatzvertrag erstellen: Ablauf Nr.Schule PersonaladministrationKanton Personalmutation 1Vertragsdaten eingeben und speichern 2Vertrag erstellen 3 Definitiver Vertrag und Lohnverfügung ablegen 4alter Vertrag auflösen 5 Freigegebene und übriggebliebene Pensen überprüfen 6 Rückmeldung vom Personaldienst Lehrpersonen als "gelesen" markieren

31 DEPARTEMENT BILDUNG, KULTUR UND SPORT 31 Ersatzvertrag erstellen >Bei der Erstellung eines Ersatzvertrags ist die Vertrags-Nummer des zu ersetzenden Vertrags auszuwählen. >Zusätzliche Bemerkungen: "Ersetzt Vertrag vom dd.mm.jjjj" kann erfasst werden. >Mit der Erstellung eines Ersatzvertrags kann auch gleich die Auflösung des bisherigen Vertrags ausgelöst werden.

32 DEPARTEMENT BILDUNG, KULTUR UND SPORT 32 Vertrag auflösen: Ablauf Nr.Schule PersonaladministrationKanton Personalmutation 1Vertragsauflösung erstellen 2 Freigegebene und übriggebliebene Pensen überprüfen 3 Rückmeldung vom Personaldienst Lehrpersonen als "gelesen" markieren

33 DEPARTEMENT BILDUNG, KULTUR UND SPORT 33 Vertrag auflösen >Mit der Auflösung werden allenfalls betroffene Pensenmeldungen durch ALSA automatisch angepasst. >Bei Freistellungen ist das entsprechende Datum anzugeben. In diesen Fällen erfolgt ein Splitting der Lasten durch den Personaldienst Lehrpersonen.

34 DEPARTEMENT BILDUNG, KULTUR UND SPORT 34 Vertrag auflösen: Tipps und Tricks >Vertrag und Pensenmeldung sind eng miteinander verbunden. Bei der Vertragsauflösung ist daher zu beachten, dass diese einen Einfluss auf allfällige Pensenmeldungen haben kann. >30 Tage vor Vertragsende eines befristeten Vertrags wird automatisch eine Meldung zur Vertragsauflösung in der Inbox der Anstellungsbehörde generiert. Die Vertragsauflösung kann direkt über diese Meldung abgeschlossen werden.

35 DEPARTEMENT BILDUNG, KULTUR UND SPORT 35 Prämien auszahlen: Ablauf Nr.Schule PersonaladministrationKanton Personalmutation 1Prämien ausrichten 2 eventuell Antrag überprüfen 3 - Antrag genehmigen oder - Antrag ablehnen 4 Rückmeldung vom Personaldienst Lehrpersonen als "gelesen" markieren

36 DEPARTEMENT BILDUNG, KULTUR UND SPORT 36 Prämien auszahlen >Die Prämiensumme wird durch den Personaldienst Lehrpersonen in ALSA eingespielt und die Schulen durch das System automatisch darüber informiert. >Bei der Prämienvergabe werden die begünstigten Lehrpersonen aus der Liste aller Lehrpersonen ausgewählt, bei der Teamprämie wird nur die Anzahl Personen eingetragen. >Das Prämienguthaben insgesamt wird nach jeder Vergabe aktualisiert. >Geldprämien werden grundsätzlich direkt ins kantonale Personal- und Lohnsystem eingetragen. Liegt bei der begünstigen Lehrperson keine laufende Anstellung vor, erfolgt die Auszahlung via manuelle Nachbearbeitung durch den Personaldienst Lehrpersonen. >Natural-, Team- und Urlaubsprämien werden immer durch den Personaldienst Lehrpersonen genehmigt. Bei Natural- und Teamprämien sind im Anhang vorhandene Quittungen mit dem Antrag einzureichen.

37 DEPARTEMENT BILDUNG, KULTUR UND SPORT 37 Prämien auszahlen: Tipps und Tricks >Die zur Verfügung stehende Prämiensumme für das nächste Kalenderjahr wird jeweils vom Grossen Rat im November/Dezember beschlossen. Der Anspruch pro Anstellungsbehörde wird danach über ALSA mitgeteilt. >Damit die Prämien ausgerichtet werden können, müssen für die betroffenen Personen bereits Pensen gemeldet sein, ansonsten können keine Prämien auf der Anstellung ausbezahlt werden.

38 DEPARTEMENT BILDUNG, KULTUR UND SPORT 38 Stammdaten Vertrag Vertragsauflösung Ersatzvertrag Pensum Abwesenheit Prämien reduzierte Stammdaten Person gemeldet für ausgerichtet für gemeldet für gemeldet auf bewirtschaftet für vereinbart mit gültig für löst aus ersetzt alten verknüpft mit korrigiert allfälliges Zusammenhang personenbezogener Prozesse

39 DEPARTEMENT BILDUNG, KULTUR UND SPORT 39 Adhoc Auswertungen erstellen >Alle in ALSA gespeicherten Vertrags- und Pensendaten können in Übersichtslisten gebracht werden. >Die Datenübersicht wird in eine Exceldatei exportiert. >Vor dem Export ins Excel können Selektionskriterien gesetzt werden, wodurch sich die Anzahl zu exportierende Daten reduziert. >Nach dem Export können die Spaltentitel mit Filter versehen, die Ansicht sortiert und die Liste weiter bearbeitet werden.

40 DEPARTEMENT BILDUNG, KULTUR UND SPORT 40 Standardisierte Auswertungen erstellen >Im Bereich der Anstellungen gibt es zwei Auswertungen, die als Resultat ein PDF generieren. >Es gibt den Abgleich von abwesenden Personen und darauf gemeldete Stellvertretungen. Die Daten hierfür werden aus den Prozessen Abwesenheit melden und Pensen melden zusammengezogen. >Es gibt zudem den Abgleich von Anstellungen und gemeldete Pensen je Lehrperson. Die Daten hierfür werden aus den Prozessen Verträge erstellen und Pensen melden kombiniert. >Für die Erstellung dieser Auswertungen kann nach Selektionskriterien gefiltert werden, ob beispielsweise über eine Person oder über bestimmte Personengruppen ein solcher Abgleich gezogen werden soll. >Nach Generieren der Auswertung im PDF können die Daten nicht weiter überarbeitet werden.

41 DEPARTEMENT BILDUNG, KULTUR UND SPORT 41 Listenansichten in Excel exportieren >Alle Listenansichten in ALSA (Inbox, Antragsübersicht mit jeweiligem Status, Personenübersicht) können in der gefilterten Ansicht in ein Excel exportiert werden. >Der Export-Button befindet sich jeweils am linken Rand jeder Liste. >Im Bereich der Personenstammdaten können nur Listenansichten exportiert, jedoch keine eigentlichen Auswertungen gemacht werden. >Die Personenstammdaten sind nicht in ALSA, sondern aus Datenschutz- gründen ausschliesslich im kantonalen Personal- und Lohnsystem gespeichert. Die Daten können live in PULS angesehen, aber nicht von der ALSA-Datenbank gezogen werden.

42 DEPARTEMENT BILDUNG, KULTUR UND SPORT 42 Unterstützung während der Einführung Per : >To Do-Liste zur Vorbereitung und Planung der Arbeiten mit ALSA >ALSA-Spielwiese mit Übungsaufgaben zur Erprobung der Abläufe >Benutzerhandbuch als Schritt-für-Schritt-Anleitung >Video-Clips, die Schritte aus Benutzerhandbuch zeigen >Erfahrungsaustausch mit ALSA-Pilotschulen Per : >ALSA Supportstelle: Telefon , >"Walk-in Schulung": Im BKS mit Fachpersonen Praxisfälle abwickeln

43 DEPARTEMENT BILDUNG, KULTUR UND SPORT 43 Besten Dank für Ihre Aufmerksamkeit!


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