Dokumentenmanagement ?

Präsentation zum Thema: "Dokumentenmanagement ?"—  Präsentation transkript:

1 Dokumentenmanagement ?
Was ist Dokumentenmanagement? Was kann Dokumentenmanagement? Welche Vorteile haben wir durch Dokumentenmanagement?

2 Dokumenten Management System
digitale Akte Behördenakten Vorgangsbearbeitung Papierform Handelsbriefe Arbeitsanweisungen Word/Excel Datei Zeichnungen / Pläne PDF - Datei Workflow gescannte Datei Schriftgutverwaltung Belege Dokumenten Management System Verträge Grafiken Urkunden Unterschiedlichste Arten von Dokumenten, die zu verwalten sind In unterschiedlichsten Formen Entstehen aufgrund unterschiedlichster Arbeits(an-)weisungen Sind unterschiedlichst abzulegen Ablage und Aufbewahrung unter verschiedenen Vorschriften (GDPdU = Grundsätze zum Datenzugriff und Prüfbarkeit digitaler Unterlagen = Grundlage der neuen digitalen Betriebsprüfung); (GoBS = Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme) DOMEA Konzept = Ablagesystem ähnlich Einheitsaktenplan für große Behörden (Bundesbehörden) Individuelle Ablagestruktur Aufbewahrungsfristen Revisionssicherheit Geschäftsverteilungsplan GDPdU Einheitsaktenplan GoBS Abgabenordnung DOMEA Konzept

3 Dokumentenmanagement - Ausgangslage
Ablegen Ablageschema EAPL / GVP Mehrfachablage Personengebunden Platzbedarf Aussonderung Wiederfinden Ablageort Dauer Sachbezogen Empfängerbezogen Einheitlichkeit Volltext Schlagworte Kommunikation Geschwindigkeit Terminüberwachung Wegezeiten Liegezeiten Integration Digitale Signatur Dokumentenmanagement befaßt sich im Wesentlichen mit „Ablegen“, „Wiederfinden“ und „Kommunikation“. Die Verbindung der einzelnen Elemente wird durch den Workflow erstellt.

4 Die Lösung: die digitale Akte Die Lösung: komXwork
Verbindet , Dokumente, PDF Office, gescannte Dokumente unter einem einheitlichen System die digitale Akte

5 was bietet ? Leichte Verwaltung von elektronischen Dokumenten Schnelle
Recherche und Zugriffsmöglichkeit Effektives Arbeiten in Arbeitsgruppen Strukturiertes Arbeiten Workflow-Funktionalität

6 - Konzeption Ordnung: nach EAPL / GVP / individuell
Rechte: umfassende Rechte- und Benutzerverwaltung Zugriff: auf Dateisystem Arbeiten: mit Standardsoftware (MS-Office) Workflow: strukturierter Workflow oder ad-hoc-Workflow Bedienung: Standard Windowsfunktionalität (Drag & Drop, Explorer) EAPL = Einheitsaktenplan GVP = Geschäftsverteilungsplan Individuell = individuelle Ordnungssysteme

7 - Ordnung nach Aktenplan nach GVP indiv. Struktur

8 - Rechte Papier: Wer ein Dokument besitzt, kann es auch lesen.
digital: - Notwendigkeit eines umfangreichen Rechtesystems - Einführung von Rechtestrukturen (lesen / ändern / löschen) - doppelte Rechtevergabe vermeiden (DMS / Verfahren) - komplexe Rechtestrukturen der Verfahren nutzen - BKPV: restriktive Rechtevergabe nach dem "need to know"-Prinzip

9 - Arbeiten In Ihrer gewohnten Umgebung erstellen und bearbeiten
Sie Ihre Dokumente für das DMS. Das DMS und Ihre Anwendungsprogramme greifen nahtlos ineinander.

10 Weiterleiten innerhalb der Verwaltung
Workflow Bürger/in Anwender / Fax Sachbearbeiter/in Posteingang Sachbearbeiter Bescheid erstellen Mappe anlegen Pläne Bilder Excel, WORD Eingescannte Dokumente Alles Projektbezogene Bescheid Schriftgut EASY- Archiv Stellungnahmen bearbeiten Weiterleiten innerhalb der Verwaltung Überwachen Stellungnahmen Recherche – Volltextsuche – Ordnung nach EAPL und GVP

11 - Windows Funktionalität
Explorerbaum Mausbedienung Drag & Drop …erleichtert Ihnen den Umgang mit dem DMS. Dadurch schneller und intuitiver Einsatz; kurze Lern- und Eingewöhnungsphase

12 - technische Grundlagen
Microsoft Office Integration Word, Excel … Microsoft SQL Server 2000 , 2005 Archivierung mit EASY Archiv revisionssicher

13 System-Voraussetzungen
Server: Windows Server 2000 / (incl. SBS) Arbeitsspeicher mind. 512 MB, empfohlen > 1 GB Plattenplatz abhängig von der Anzahl der Dokumente Arbeitsplatz: Windows 2000 / XP / Vista Outlook XP / 2003 / 2007 Datenbank: Microsoft SQL 2000 Server / SQL 2005 aktueller SP Archiv: Easy-Archiv ab Version 3.4 EASY LINK objects, Read/Write Runtime inkl. XML-Server runtime ab Version pro Client: EASY LINK objects Client (concurrent)

14 Ihre Ansprechpartner Vertrieb Süd: Harald Kobold Hubert Bücherl
Telefon: 089 / Fax: 089 / Olschewskibogen 18 80935 München (Vorstand) Hubert Bücherl Telefon: 089 / Fax: 089 / (Lt. System-Engineering) Peter Dietz Telefon: 089 / Mobil: 0170 / Fax: 089 / (Produktmanagement) Stefan Martens Vertrieb Nord: Telefon: 040 / Mobil: 0160 / Fax: 040 / Postfach 22362 Hamburg (Lt. Geschäftsstelle Hamburg)