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Dokumentenmanagement ?. digitale Akte Schriftgutverwaltung Vorgangsbearbeitung Workflow Einheitsaktenplan Individuelle Ablagestruktur Geschäftsverteilungsplan.

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Präsentation zum Thema: "Dokumentenmanagement ?. digitale Akte Schriftgutverwaltung Vorgangsbearbeitung Workflow Einheitsaktenplan Individuelle Ablagestruktur Geschäftsverteilungsplan."—  Präsentation transkript:

1 Dokumentenmanagement ?

2 digitale Akte Schriftgutverwaltung Vorgangsbearbeitung Workflow Einheitsaktenplan Individuelle Ablagestruktur Geschäftsverteilungsplan Behördenakten Handelsbriefe Zeichnungen / Pläne Belege Verträge Urkunden Papierform ArbeitsanweisungenWord/Excel Datei PDF - Datei gescannte Datei Grafiken DOMEA Konzept Aufbewahrungsfristen Revisionssicherheit GDPdU GoBS Abgabenordnung

3 Dokumentenmanagement - Ausgangslage Ablageschema EAPL / GVP Mehrfachablage Personengebunden Platzbedarf Aussonderung Ablegen Ablageort Dauer Sachbezogen Empfängerbezogen Einheitlichkeit Volltext Schlagworte Wiederfinden Geschwindigkeit Terminüberwachung Wegezeiten Liegezeiten Integration Digitale Signatur Kommunikation

4 Die Lösung: die digitale Akte

5 Leichte Verwaltung von elektronischen Dokumenten Schnelle Recherche und Zugriffsmöglichkeit Effektives Arbeiten in Arbeitsgruppen Strukturiertes Arbeiten Workflow-Funktionalität was bietet ?

6 - Konzeption Ordnung:nach EAPL / GVP / individuell Rechte: umfassende Rechte- und Benutzerverwaltung Zugriff:auf Dateisystem Arbeiten: mit Standardsoftware (MS-Office) Workflow:strukturierter Workflow oder ad-hoc-Workflow Bedienung:Standard Windowsfunktionalität (Drag & Drop, Explorer)

7 - Ordnung nach Aktenplan nach GVP indiv. Struktur

8 - Rechte Papier: Wer ein Dokument besitzt, kann es auch lesen. digital: - Notwendigkeit eines umfangreichen Rechtesystems - Einführung von Rechtestrukturen (lesen / ändern / löschen) - doppelte Rechtevergabe vermeiden (DMS / Verfahren) - komplexe Rechtestrukturen der Verfahren nutzen - BKPV: restriktive Rechtevergabe nach dem "need to know"-Prinzip

9 - Arbeiten In Ihrer gewohnten Umgebung erstellen und bearbeiten Sie Ihre Dokumente für das DMS. Das DMS und Ihre Anwendungsprogramme greifen nahtlos ineinander.

10 Posteingang Sachbearbeiter Mappe anlegen Weiterleiten innerhalb der Verwaltung Überwachen Stellungnahmen bearbeiten EASY- Archiv Schriftgut Bescheid erstellen Bürger/in Anwender Sachbearbeiter/in Bescheid / Fax Recherche – Volltextsuche – Ordnung nach EAPL und GVP Pläne Bilder Excel, WORD Eingescannte Dokumente Alles Projektbezogene Workflow

11 - Windows Funktionalität Explorerbaum …erleichtert Ihnen den Umgang mit dem DMS. Dadurch schneller und intuitiver Einsatz; kurze Lern- und Eingewöhnungsphase Drag & Drop Mausbedienung

12 Microsoft Office Integration Word, Excel … Microsoft SQL Server 2000, 2005 Archivierung mit EASY Archiv revisionssicher - technische Grundlagen

13 Server:Windows Server 2000 / 2003 (incl. SBS) Arbeitsspeicher mind. 512 MB, empfohlen > 1 GB Plattenplatz abhängig von der Anzahl der Dokumente Arbeitsplatz:Windows 2000 / XP / Vista Outlook XP / 2003 / 2007 Datenbank:Microsoft SQL 2000 Server / SQL 2005 aktueller SP Archiv:Easy-Archiv ab Version 3.4 EASY LINK objects, Read/Write Runtime inkl. XML-Server runtime ab Version pro Client: EASY LINK objects Client (concurrent) System-Voraussetzungen

14 Ihre Ansprechpartner Vertrieb Süd: Harald Kobold Hubert Bücherl Telefon:089 / Fax:089 / Telefon:089 / Fax:089 / Olschewskibogen München Peter Dietz Telefon:089 / Mobil:0170 / Fax:089 / (Produktmanagement) Stefan Martens Vertrieb Nord: Telefon:040 / Mobil:0160 / Fax:040 / Postfach Hamburg (Lt. Geschäftsstelle Hamburg) (Vorstand) (Lt. System-Engineering)


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