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1 Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement l Inhalt: Grundlagen des Projektmanagements - Begriffsbestimmungen.

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Präsentation zum Thema: "1 Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement l Inhalt: Grundlagen des Projektmanagements - Begriffsbestimmungen."—  Präsentation transkript:

1 1 Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement l Inhalt: Grundlagen des Projektmanagements - Begriffsbestimmungen - Ansätze - Methoden - Instrumente - Systemdenken l Durchführung: Lehrgespräch, Diskussion l Ergebniserwartung: Vertrautwerden mit PM-bezogener Terminologie, Entwicklung einer grundlegenden Vorstellung von PM Grundlagen Projektmanagement

2 2 Projekt: Vorhaben, das im wesentlichen durch Einmaligkeit der Bedingungen gekennzeichnet ist (DIN 69901), wie z.B.: l Zielvorgabe l zeitliche, finanzielle, personelle oder andere Begrenzung l Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben l projektspezifische Organisation Ein Projekt verbraucht Einsatzmittel und verursacht Kosten. Grundlagen PM: Begriffsbestimmungen l Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

3 3 Grundlagen PM: Begriffsbestimmungen Der Projektbegriff: In der Projektmanagement-Literatur hat sich bisher E. Dülfer am meisten mit dem Projektbegriff auseinandergesetzt. Aus zahlreichen Definitionen filterte er folgende Projektmerkmale heraus: l Merkmal der aufgabenmäßigen Determinanten, Zielvorgabe l Merkmal der zeitlichen Determination l Merkmal der Einmaligkeit l Merkmal der Neuartigkeit l Merkmal der Komplexität l Merkmal des aufgabenbezogenen Budgets l Merkmal der rechtlich-organisatorischen Zuordnung Maddaus fügte noch zwei weitere Merkmale hinzu: l Interdisziplinarität l Außergewöhnlichkeit Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

4 4 Genereller Ablauf eines Projektes Situationsanalyse: Analyse der eigenen und Ausgangssituation und gegebenenfalls Benchmarking durchführen. Ziele bestimmen: Hauptziele und Nebenziele (have to have, nice to have) sowie Verfahrens- und Ergebnisziele bestimmen und dokumentieren. Aktivitäten bestimmen: Was muß getan werden, um die Hauptziele zu erreichen? Aktivitäten in einer Liste sammeln und daraufhin strukturieren. Phasenmodell, Projektstrukturplan, Vorgangsliste erstellen. Einsatzmittelplanung (insbesondere Personal): Sind Personal, Räumlichkeiten, Maschinen, Roh-, Hilfs-, Betriebsstoffe und Vorprodukte in genügender Kapazität (quantitativ und qualitativ) vorhanden? Können Kapazitäten selbst gestellt werden oder müssen bzw. können gegebenfalls Lieferanten / Subkontraktoren einbezogen werden? Vorgehen anhand der Vorgangsliste. Dauern und Kosten festlegen: Wie lange wird das Vorhaben dauern und wieviel wird es kosten? Anhand der Vorgangsliste jede einzelne Aktivität bezüglich der Dauern und Kosten bewerten und Ergebnisse aggregieren zu Gesamtdauer bzw. Gesamtkosten des Projektes. Bewertung von Risiken: Können Situationen eintreten, die zum Nichterreichen der Hauptziele führen oder dieses nur durch zusätzlichen Aufwand erreichen lassen (Lieferantenausfall, Qualitätsmängel, Illiquidität des Kunden usw.)? Projektsteuerung: Überwachung der Umsetzung und Eingriff bei nicht tolerierbaren Abweichungen von der Planung (siehe Regelkreis). Change Management und Contract Management als wesentlicher Faktor (auch zur Verringerung der Nachwirkungen eigener Fehler). Evaluation: Die nachträgliche Bewertung des Projektes soll in erster Linie als Lerneffekt betrachtet werden. Was wurde falsch gemacht und was könnte wie verbessert werden? Hier entsteht eine individuell zugeschnittene Basis für künftige Projekte. TK L Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

5 5 Projektdefinition: Festlegen der Aufgabenstellung und des Durchführungsrahmens eines Projektes (DIN ). Projektmanagement: Gesamtheit der Führungsaufgaben, -organisation, -techniken und- mitteln für die Realisierung eines Projektes (DIN 69901). Grundlagen PM: Begriffsbestimmungen Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

6 6 Warum Projektmanagement? Der permanente Wertschöpfungsprozess in einem Unternehmen unterliegt einer ständigen Änderung der internen und externen Bedingungen. Bestehende Strukturen müssen diesen Bedingungen angepaßt werden und dies erfordert in gewissen Zeitabständen die Durchführung von Organisationsprojekten. Zur Gewährleistung einer möglichst reibungslosen Realisierung derartiger Vorhaben ist die Anwendung von Projektmanagement ein hervorragendes Mittel. Eine standardisierte Planung des Vorhabens und genaue Überwachung des Umsetzungsprozesses mit gegebenenfalls erforderlichen Änderungen der Vorgehensweise aufgrund von wechselnden (internen und externen) Bedingen und neuen Erfahrungen stehen im Mittelpunkt der Disziplin. Nachfolgende Projektevaluationen beinhalten Erfahrungen aus dem abgeschlossenen Projekt und Verbesserungsvorschläge für folgende Projekte. Bei der Aufnahme neuer Vorhaben kann auf die dokumentierten Vorgehensweisen, Erfahrungswerte und Verbesserungsvorschläge zurückgegriffen werden. Ebenso verhält es sich mit anderen Projektarten, wie z.B. Konstruktionsprojekte von Anlagen. Insbesondere in kleinen und mittelständischen Unternehmen wird die Anwendung von Projektmanagement oft als unnötiger zusätzlicher Aufwand angesehen und somit vernachlässigt. Sicherlich ist im Vorfeld auch ein zusätzlicher Aufwand erforderlich, jedoch gewährleistet die Anwendung von Projektmanagement auf vielerlei Weise Vorteile, die durch ihren hohen Nutzen in der Regel die Aufwendung erheblich übertreffen. Generell sollte folgende Überlegung angestellt werden: “Lieber zweimal planen als einmal zu früh beginnen und später dreimal ändern.” Insgesamt sollte jedoch bei jedem Vorhaben der Planungsaufwand im Vorfeld bestimmt werden. Damit kann ein sinnvolles Verhältnis von Aufwand (Umfang) und Nutzen des Projektmanagements situativ festgelegt werden. Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

7 7 Projektparameter im Projektverlauf StartÜbergabeProjekt-AblaufStörung Projekt-Lebensweg Ko. Pl. St. L L K K T T Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

8 8 Definition: „Projektmanagement“ Projekt: l festgelegtes, bewertbares Ziel l Abschlußtermin l einmaliger Ablauf l komplexe Struktur l Budget Management: l Zielsetzung l Planung l Entscheidung l Organisation l Einwirkung l Steuerung Projektmanagement: l Konzept, Methoden, Werkzeuge Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

9 9 Projektmanagement- Funktionen l Aufgaben-Struktur (PSP): l Aufbau-Organisation: l Ablauf-Organisation: l Termin-Planung: l Kapazitätsplanung: l Kosten-Planung: l Finanz-Planung: l Controlling: l Fortschrittsplanung: l Qualitätssicherung:  Was ist zu machen ?  Wer macht was ?  Wer arbeitet mit wem ?  Wann ist was fertig ?  Wieviel Ressourcen für was ?  Wieviel kostet was ?  Woher kommt welches Geld ? Wann wird was bezahlt ?  Wer hält welches Budget und welche Termine warum nicht ein ?  Was wurde erreicht, was nicht ? Was ist zusätzlich zu tun ?  Welche Gesetze, Auflagen wurden wie erfüllt ? Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

10 10 Projektmanagement-Funktionen Projekt- Organisation Bedarfs- ermittlung Projekt- steuerung Dokumentation u. Konfigurations- überwachung Lösungs- realisierung Lösungs- entwicklung Lösungs- konzeption Projekt- manage- ment Planungs- und Steuer- ungs- manage- ment Fach- manage- ment Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

11 11 Ausgewählte Projektarten Investitionsprojekte: Forschungs- und Entwicklungsprojekte: Organisationsprojekte:  Bau eines Flughafens  Bau einer Entsalzungsanlage  Neubau einer Produktionshalle  Umbau bestehender Fertigungseinrichtungen  Entwicklung von Softwareprogrammen  Entwicklung neuer Produkte  Entwicklung eines neuen Marketingkonzeptes  Vorbereitung der Olympischen Spiele  Umorganisation eines Betriebes  Vorbereitung der Serienfertigung eines neuen Autotyps  Umsetzung einer Unternehmensstrategie Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

12 12 Ausgewählte Projektarten: Vergleich der Parameter Bedingungen der Projektarten hinsichtlich der Zielgrößen Ziele Ergebnisse Termine Kosten Ressourcen Investition Forschung & Entwicklung Organisation fest variabel fest variabel fest variabel fest variabel fest variabel fest Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

13 13 Hauptaufgaben des Projektmanagements Projekt- ziele Projekt- steuerung Führung Projekt- Planung Projekt- ablauf Projekt- Organisation Projekt-Ziele: Definition richtiger, eindeutiger, erreichbarer und abgestimmter Ziele als Basis aller Aktivitäten Projektablauf: Bestimmung des technisch und wirtschaftlich geeigneten Projektablaufs mit eindeutigen Zwischenergebnissen Projekt-Steuerung: Laufende Überwachung und rechtzeitige Steuerung der Abweichungen bei Ergebnissen Kosten und Terminen. Führung: Motivation, Engagement und Zusammenarbeit aller Betroffenen in einer geeigneten Projektkultur. Projekt-Organisation: Aufbau einer zeitlich befristeten Projektorganisation mit klarer Definition aller notwendigen Rollen, Verantwortungen und Kompetenzen. Projekt-Planung: Planung realistischer Kosten und Termine des Projektes, der Meilensteine und der Arbeitspakete. Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

14 14 Mängelanalyse: Subjektiver Lösungsansatz ? Ziel Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

15 15 Das magische Dreieck im Projektmanagement Leistung Kosten Termine Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

16 16 Phasenmodelle, Netzpläne, Strukturpläne Der erste Planungsschritt: Orientierung im Phasenmodell Der dritte Planungsschritt: Netzplan (Aufbauplan) Der zweite Planungsschritt: Projektstrukturplan... und weitere Planungsschritte folgen (aus RKW: PMF) Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

17 17 Grundlagen: Phasenmodelle (aus RKW: PMF) Eine Projektphase ist ein “zeitlicher Abschnitt eines Projektablaufs, der sachlich gegenüber anderen Abschnitten getrennt ist” (DIN 69900). Zeit Arbeitsaufwand / Einsatz Realisierung Projektphasen Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

18 18 Meilensteine in Phasenmodellen Wichtiger Bestandteil der Phasenmodelle sind Meilensteine. Wie auch im allgemeinen Sprachgebrauch werden darunter “Ereignisse besonderer Bedeutung” verstanden (vgl. DIN-Norm 69900). l Meilensteine kennzeichnen in erster Linie das Ende einer Phase bzw. den Beginn einer neuen Phase. l Sie können auch bei besonderen Ereignissen innerhalb von Phasen gesetzt werden, wobei zu beachten ist, daß diese Ereignisse immer anhand eines konkreten Ergebnisses feststellbar und kontrollierbar sein müssen. l Bei dem Erreichen eines Meilensteines steht häufig auch die Entscheidung bezüglich der Fortführung der weiteren Aktivitäten an. Zu diesen Zeitpunkten wird über die Freigabe der Folgephase, die gesamte oder teilweise Wiederholung der vergangenen Phase oder sogar über den Abbruch des Projektes entschieden. Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

19 19 Projektstrukturpläne (aus RKW: PMF) Projekt TP TA AP Terminplan Vorgänge Ablaufplan Zeit AP Vorgänge Legende: TP: Teilprojekt TA: Teilaufgabe AP: Arbeitspaket : kritisch Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

20 20 Meilensteine im Phasenmodell Typ 1 (Entwicklungsmodell) Phasen Zeit 1 2 Meilensteine: Freigabe der Folgephase mögliche Meilensteine: 1: erste Auswahl technischer Lösungen 2: abschließende Auswahl der technischen Lösungen PMF, Bild 10 / 2 Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

21 21 Mängelanalyse: Unklare Projektverantwortlichkeit ? ? ? Projektleiter ? Projektkoordinator Projektsteuerer Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

22 22 Mängelanalyse: Fehlende Projektmitglieder Abteilung A Abteilung B Abteilung C ? Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

23 23 Mängelanalyse: Ungenügende Problemlösungsansätze A B C ? D Probleme Entscheidung Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

24 24 Mängelanalyse: Falsche Risikobewertung A B C D DM ? X y Projekte Risiken Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

25 25 Mängelanalyse: Fehlende Projektstrukturierung / Projektorganisation systematisch intuitiv Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

26 26 Mängelanalyse: Ungenügende Problemlösungsansätze Zeit DM Zeit DM Soll Ist laufendes Projekt heute abgeschlossenes Projekt Terminverzug und Kostenüberschreitung Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

27 27 Hauptursache von PM-Problemen Hauptursache: Qualifikations- und Qualifizierungsdefizite l l l l l l l l l l l l l l l l Mangelhafte organisatorische Gestaltung der Arbeit Mangelhafte Zusammenarbeit bei der Realisierung Wenig Wissen über technisch-organisatischen Zusammenhang Fehlende wechselseitige Akzeptanz und Toleranz Fehlende Kompetenz zur Analyse, Problemlösung und strukturierten Bearbeitung Mangelnde Kenntnis der Aufgaben der anderen vor- und nachgelagerten Stellen und Mitarbeiter Wenig Know-how hinsichtlich der aufgabengerechten und benutzergerechten Produktgestaltung Verstärkung der speziellen Probleme von Führungskräften (Vorgesetzten): Vorbehalte gegenüber einer anderen als der eigenen berufsspezifischen Aufgabe (technisch, kaufmännisch) Eigenverständnis als der „beste Sachbearbeiter“ Mangelnde Sozialkompetenz Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

28 28 Mögliche Qualifikations- und Qualifizierungsdefizite l l l l l l l l l l l l Mangelnder Anwendungsbezug Fehlendes Know-how bezüglich EDV Nichtverwendungsfähige Methode aus der Großindustrie Vernachlässigung internationaler (z.B. europäischer) Aspekte Lediglich bruchstückhaftes Know-how über Projekte und Management Sofern PM geschult wird, kaum Verwendung aktiver Lehr- und Lernmethoden (CBT, PM-Software, Kleingruppenarbeit, praktische Fallstudien) Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

29 29 Qualifikations- und Qualifizierungsbedarf l l l l l l l l l l l l l l l l Übung im PM (Vorgehensmodelle, Methoden, Werkzeuge, Koordination) Lernen, in komplexen Systemen zu denken und zu handeln Denken in vielen von einander unabhängigen Ursache-Wirkungsbeziehungen Einübung der Einbettung des Problemlösungsprozesses in die übrigen Aufgaben und Abläufe Fähigkeit, Probleme systematisch zu strukturieren Fähigkeit, den Problemlösungsprozess zu planen und zu steuern Managementerfahrung in Leistungskompetenz Andere fachübergreifenden Kompetenzen wie z.B. zur Initiative und Selbstorganisation Gruppenarbeit und Kommunikation Moderation, Visualisierung und Präsentation Kritik und Toleranz, Konfliktbewältigung Fähigkeit, mit verschiedenen beruflichen Bereichen umzugehen Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

30 30 Das projektorientierte Unternehmen Projektorientierte Unternehmen haben spezifische projektorientierte Strategien, Strukturen und Kulturen, die die erfolgreiche Führung von Projekten unterstützen. Das projektorientierte Unternehmen „Management by Projects“ als Strategie Projekt- management- Kultur Flexible Organisations- strukturen Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

31 31 Das strategische Dreieck nach Ohmae Eigenes Unternehmen Wettbewerber Kunde Projektmanagement Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

32 32 Erfolgsfaktoren unternehmerischen Handelns Kunden- orientierung Informations- systeme Innovation Unternehmens- erfolg Effizientes Führungssystem Nutzung der Mitarbeiter- potentiale Strategie orientierte Organisation Strategie Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

33 33 Projektmanagement-Organisation in objektorientiertem Umfeld Warum Projektmanagement ? PL Für Vorhaben innerhalb von Unternehmen und / oder Abteilungen, die eine andere Form der Bearbeitung fordern, da alle Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen betroffen sind und daher auch beteiligt werden sollten. Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

34 34 Warum Projektmanagement ? PL Für die Lösung von Aufgaben und Problemen, für deren Bearbeitung die bestehenden Organisations- und Erscheinungsformen zu umständlich und schwerfällig sind, zum Finden und Entwickeln von ungewöhnlichen Lösungen. Projektmanagement-Organisation in funktionsorientiertem Umfeld Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

35 35 Projektmanagement: Anwendungsfelder Auftragsprojekte Marketing DV-Projekte Joint-Venture Produktinnovation Förderung Reorganisation Forschung Verwaltung Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

36 36 Vorteile des Projektmanagements bei Auftragsprojekten l Kundenorientierung l Früherkennung von Konfliktpotentialen l Beachtung der Aufgaben l Klare Erfassung von Zuständen l Qualitätsorientierung l Termineinhaltung l Effizienter Ressourceneinsatz l Kosteneinhaltung l Effiziente Koordination l Realisierung von Synergie-Effekten (nach Patzak) Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

37 37 Nutzen des Projektmanagements bei Produktentwicklungsprojekten l Schnellere Projektrealisierung l Ganzheitliche Lösungen l Effizienter Ressourceneinsatz durch phasenorientiertes Vorgehen l Termineinhaltung l Kosteneinhaltung Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

38 38 Vorteile des Projektmanagements bei Organisationsentwicklungs- / EDV-Projekten l Interne Kundenorientierung l Klare Zielformulierung l Sicherung der Akzeptanz der Beteiligten l Systematisches und ganzheitliches Denken (nach Patzak) Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

39 39 Vorteile des Projektmanagements auf Unternehmensebene l Klare Prioritätensetzung l Personal- und Führungskräfteentwicklung l „Neue“ Karrierechancen und Motivationen l Verantwortungsübernahme durch Teams l Effizienter Ressourceneinsatz l Nutzung von Erfahrungen (nach Patzak) Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

40 40 Management-Ansätze l Funktionaler Ansatz, Schule des klassischen Managements l Erfahrungs-Ansatz, Schule des Empirismus l Verhaltens-Ansatz, Schule des Human Behavior l Ansatz der sozialen Systeme l Entscheidungs-Ansatz, Schule der Entscheidungstheorie l System-Ansatz, Management-System-Schule (nach Patzak) Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

41 41 Einwände gegen Projektmanagement Der Einsatz von Projektmanagement kann Nachteile und Schwierigkeiten mit sich bringen. Bei richtiger Anwendung lassen sich zwar keine Einwände gegen den Einsatz des Projektmanagements finden - gerade hier liegt aber das Problem: Richtige Anwendung heißt nicht nur, formale Bedingungen zu erfüllen oder Regeln einzuhalten. Projektmanagement ist zunächst als Situation wirksam, als Organisationsbedingung. Als Instrument formt es sich selbst erst bei seiner Anwendung. Unklare Zielsetzungen und diffuse Aufgabenstellungen gefährden den Projektverlauf. Hand- und „Rezeptbücher“ bergen Gefahren. Projektmanagement bringt keine Vorteile, wenn sein Verhältnis zur Hierarchie nicht geklärt ist. Hierarchieverhalten und Projektmanagement können sich widersprechen. Projektmanagement verlangt nach Managementqualifikationen. Projektmanagement ist ein gravierender Eingriff in die bestehende Organisation. Im Allgemeinen neigen aber alle sozialen Systeme zum Konservatismus, d.h. Organisationen können erheblichen Widerstand gegen Veränderungen leisten. l l l l l l l l l l l l Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

42 42 Projektmanagement: Chancen Erhöhte Flexibilität und „Manövrierfähigkeit“ des Projektteams Aufgabenangemessene Sachergebnisse von hoher Qualität Vernetztes, abteilungsübergreifendes Denken Realisierung von Synergieeffekten Integration von Einzelergebnissen in den Gesamtzusammenhang Entlastung der Dienststellenleitung Entscheidungen fallen dezentral, problem- und zeitnah Größeres Verantwortungsbewußtsein Unternehmerisches Denken und Engagement l l l l l l l l l l l l l l l l l l Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

43 43 Projektmanagement: Risiken Unklare Kompetenzverteilung in der Gruppe Zersplitterung der Aktivitäten Anbindung an die Dienststelle nicht hinreichend eindeutig Machtkonflikte durch neue Weisungsstrukturen Betriebliche Unruhe durch Neuordnung der Machtverhältnisse Verselbständigung der Projekte Überlastung der Mitarbeiter durch weiter wahrgenommene Linienfunktionen Probleme bei der Rückkehr zum Alltagsgeschäft l l l l l l l l l l l l l l l l Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

44 44 Trend der Projektarbeit Von Auftragsrealisierung, Forschung und Entwicklung wenige große Projekte Projekte mit externen Auftraggebern Zu Auftragsrealisierung, Forschung und Entwicklung, Angebotserstellung, Marketing, PR, Personalentwicklung, Organisationsentwicklung, Investitionen viele kleine, mittlere und große Projekte Projekte mit externen und Projekte mit internen Auftraggebern Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

45 45 Wandel der Themenschwerpunkte Die Probleme im Projektmanagement gewinnen an Aktualität, werden zur Routinearbeit oder verlieren an Bedeutung. Neue Problemfelder und Themen kommen zum Fragen-Spektrum des Projektmanagement hinzu. Die Auswertung einer Literaturdatenbank, die neben der normalen Literatur auch Beiträge von internationalen Proceedings und Zeitschriften enthält, ergab unter Verwendung einer ABC-Analyse folgende A-Schwerpunkte: l Systemtechnik, Effizienz, Risikoanalyse l Netzplan-Technik-Verfahren, Terminplanung, Ressourcenplanung, Cost Control l Implementierung von Projektorganisationen l Projekt-Software l Rolle des Projektmanagers, Ausbildung und Training l Branchen / Sektoren: Bauindustrie, Entwicklungsländer Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

46 46 Grundgedanken des Projektmanagements Ganzheitliche Betrachtungsweise oder „Denken in Systemen“ Der Systemansatz schafft die Möglichkeit, interdisziplinäre und komplexe Vorhaben zu strukturieren und damit beherrschbar zu machen. Phasenweiser Projektablauf Strategische Vorgehensweise: „Makro-Prozeß“, der eine Betrachtung der Gesamtproblemebene zuläßt und Entscheidungen wie Abbruch, Wiederholung und Weiterführung ermöglicht. 12 Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

47 47 Systemdenken: Inhalt und Aufgabe Systemdenken Die Zusammenhänge zwischen System und Übersystem (Umwelt) einerseits und den einzelnen Elementen des Systems andererseits zu erfassen, zu verstehen und hinsichtlich bestimmter Ziele zu gestalten, ist Absicht und Aufgabe des Systemdenkens. Den wesentlichen Inhalt des Systemdenkens bildet die Systemstrukturierung sowie die gedankliche Durchdringung über Systemhierarchie- und Teilsystembetrachtung. Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

48 48 Bestimmung des Systems Das System: l eine gegenüber der Umwelt abgegrenzte Ganzheit l besteht aus einzelnen Elementen l es existieren festgelegte Beziehungen l bestimmte Funktionen werden erfüllt Fahrwerk Karosserie Elektronik Getriebe Motor Systemgrenze Systemumfeld Schnitt- stellen Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

49 49 Systemtheorie: Begriffsbestimmungen l System: l Systemmerkmale: l Systemtypen: „Ein System besteht aus einer Menge von Elementen, welche Eigenschaften besitzen und welche durch Beziehungen miteinander vernetzt sind.“ Systemmerkmale dienen zur Klassifizierung von verschiedenen Systemen, wie z.B. das Merkmal „Strukturierung“, das sowohl einfach als auch komplex sein kann. - Zielsysteme z.B.: Projektziele, Projektdefinition - Handlungssysteme z.B.: Projektstrukturplan, Projektablaufplan - Handlungsträgersysteme z.B.: Projektorganisation als Institution - Handlungsobjektsysteme z.B.: Projektgegenstand, Produktqualität Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

50 50 Systemtheorie: Begriffsbestimmungen l Systemstrukturen: l Systemumwelt: l Systemgrenze: - Aufbaustruktur (hierarchische Gliederung) z.B.: Projektstrukturplan - Ablaufstruktur (prozessorientierte Gliederung) z.B.: Netzplan Systeme sind offen und haben somit Wechselbeziehungen mit ihrer Umwelt (Systemumwelt). Die Systemgrenze wird im Rahmen der Zielsystemerstellung ermittelt. Sie bestimmt zudem den Systemgestaltungsprozess, indem festgelegt wird, was in das System gehört und was nicht. Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

51 51 Systemmerkmale Sachlichkeit Veränderlichkeit Vorher- Bestimmbarkeit Komplexität Entstehungsart Elementeart Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

52 52 Systemmerkmal: Sachlichkeit Es wird zwischen körperlichen und gedanklichen Systemen unterschieden: l Logische Systeme: l Materielle Systeme: Sie bestehen aus abstrakten Elementen und sind durch abstrakte Beziehungen miteinander verbunden. Beispiele: Zahlen, Programmiersprache, Nummernsystem Diese Systemart besteht aus konkreten Elementen mit erkennbaren Beziehungen. Beispiele: Maschine, Fahrrad, Computer (nach Patzak) Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

53 53 Systemmerkmal: Veränderlichkeit l Statische Systeme: l Dynamische Systeme: Im Zeitablauf verändern sich diese Systeme nicht. Beispiele: Fahrrad, Zahlen, Nummernsystem Diese Systemart ist durch ihre eigenständige Veränderung im Zeitablauf gekennzeichnet. Beispiele: Unternehmen, Familie, Baum Folgende Systemarten werden nach der Eigenveränderlichkeit des Systems, also danach, ob eine Systemänderung ohne äußere Einflüsse erfolgen kann, unterschieden: (nach Patzak) Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

54 54 Systemmerkmal: Vorherbestimmbarkeit l Deterministische Systeme: l Stochastische Systeme: Das Verhalten des Systems ist von vornherein eindeutig erkennbar. Jede Ungewißheit ist ausgeschlossen. Beispiele: Fahrrad, Zahlen, Planetensystem Bei dieser Systemart ist das Systemverhalten nur mit einer gewissen Wahrscheinlichkeit vorherzubestimmen. Beispiele: Unternehmen, Familie, Roulette Folgende Systemarten werden nach der Vorherbestimmbarkeit des Systemverhaltens differenziert: (nach Patzak) Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

55 55 Systemmerkmal: Komplexität l Einfache Systeme: l Komplexe Systeme: l Hochkomplexe Systeme: Die Komplexität eines Systems ist eine Funktion von: Danach werden folgende Systemarten unterschieden: l Art und Zahl der Systemelemente l Art und Umfang der Systembeziehungen Beispiele: Fahrrad, Zahlen, Hammer Beispiele: Unternehmen, Zentralnervensystem, Computer Beispiele: Programmiersprache, Werkzeugmaschine, Planetensystem (nach Patzak) Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

56 56 Systemmerkmal: Enstehungsart l Natürliche Systeme: l Künstliche Systeme: Darunter werden naturgegebene Systeme verstanden. Beispiele: Planetensystem, Baum, Zentralnervensystem Das Ergebnis menschlicher Gestaltungshandlungen sind künstliche Systeme. Diese Systemart unterliegt in der Regel der menschlichen Planung, Steuerung und Überwachung. Beispiele: Unternehmen, Fahrrad, Programmiersprache Folgende Systemarten werden nach der Art ihrer Entstehung unterschieden: (nach Patzak) Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

57 57 Systemmerkmal: Elementeart Folgende Systemarten werden nach der Art ihrer Systemelemente unterschieden: l Soziale Systeme: l Technische Systeme: l Soziotechnische Systeme: Bei dieser Systemart sind vornehmlich Menschen als Systemelemente bestimmend. Beispiele: Partei, Verband, Verein Diese Systemart stellt eine Mischform dar, die zumindest einen Menschen als Systemelement enthält. Beispiele: Unternehmen, bemannte Mondrakete Diese Systemart besteht aus künstlichen Systemelementen. Beispiele: Fahrrad, Werkzeugmaschine, Computer (nach Patzak) Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

58 58 Systemdeterminanten Systemziele System- elemente System- beziehungen Systemverhalten Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

59 59 Systemdeterminanten: Systemziele Mit künstlichen Systemen werden üblicherweise Ziele verfolgt, für deren Ausprägungen vor allem Qualität und Quantität von Bedeutung sind. Die Ziele eines Systems sind bei der Systemanalyse Gegenstand der Untersuchung und bei der Systemgestaltung die Vorgabe, nach der die Gestaltung des neuen Systems vorgenommen werden muß. Das System ist so zu gestalten, daß es eine möglichst große Zielannäherung erreicht. (nach Patzak, Rattay) Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

60 60 Systemdeterminanten: Systemelemente Um eine genaue Bestimmung der Systemelemente vornehmen zu können, sind diese bei der Analyse und Gestaltung eines Systems vor allem nach ihrer Art, Zahl und Bedeutung zu differenzieren. Die Art der Systemelemente ist durch ihre charakteristischen Merkmale und Eigenschaften zu beschreiben. In einem System können auch unterschiedliche Arten von Systemelementen vorhanden sein. Ferner wird ein System durch die Zahl der unterschiedlichen Systemelement-Arten bestimmt. Die Bedeutung einzelner Systemelemente kann gleichwertig sein. Der Einfluß der Systemelemente kann jedoch auch eine wesentlich unterschiedliche Bedeutung haben. l l l (nach Patzak, Rattay) Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

61 61 Systemdeterminanten: Systembeziehungen l Externe Systembeziehungen l Interne Systembeziehungen Als externe Systembeziehungen bezeichnet man die Beziehungen zwischen dem System und seiner Umwelt. Da es kaum geschlossene Systeme, d.h. Systeme ohne Beziehungen zu ihrer Umwelt gibt, bestehen üblicherweise Beziehungen dieser Art. Unter internen Systembeziehungen versteht man Systembeziehungen der einzelnen Systemelemente untereinander. Eine Beziehung zwischen zwei Systemelementen liegt vor, wenn der Output eines Elements zum Input eines anderen Elements wird. (nach Patzak, Rattay) Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

62 62 Systemdeterminanten: Systembeziehungen Für Systembeziehungen sind vornehmlich folgende Faktoren von Bedeutung: l die Art der Systembeziehungen l der Umfang dieser Beziehungen je Art l die Frequenz und der Zeitpunkt der Beziehungen l die Richtung der Beziehungen (nach Patzak, Rattay) Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

63 63 Systemdeterminanten: Systemverhalten l Das Systemverhalten bedarf eines Beurteilungsmaßstabes. l Eine absolute Beurteilung kann nicht immer erfolgen. l Als Beurteilungsmaßstäbe kommen nur die Systemziele in Betracht. l Daher sind Systemverhalten und -ziele mit identischen Maßstäben zu messen. l Aus diesem Grund sollten Systemziele quantifiziert werden. (nach Patzak, Rattay) Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

64 64 Notwendigkeit einer systematischen Denkweise Eigenschaften von heutigen Problemstellungen: l Neuartigkeit l Komplexität l Bedeutung Die systematische Denkweise soll eine bessere Methodik sein, der Komplexität unserer Welt gerecht zu werden und somit die auftretenden, schwer erfassbaren Vernetzungen einschließlich deren Dynamik und Unbestimmtheit zu bewältigen. Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

65 65 Notwendigkeit einer systematischen Denkweise  Reduktionismus wird zum Expansionismus  Mechanismus zum Evolutionismus l Reduktionismus: l Expansionismus: l Mechanismus: l Evolutionismus: Das Ganze wird in seine Teile zerlegt, um aus der Analyse der Teile das Ganze begreifen, klassifizieren und bewerten zu können. Die Eigenschaften des Systems als Ganzes lassen sich nur aus den Wechselwirkungen der in ihm enthaltenen Komponenten sowie mit der Systemumwelt erklären. Phänomene werden ausschließlich durch die Analyse der zwingenden Ursache- Wirkungs-Relation geklärt. Betrachtet werden nicht nur Ursache-Wirkungs-Prinzipien, sondern Zweckorientiertheit von Systemen, das „Auf-ein-Ziel-Ausgerichtet-Sein“. Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

66 66 Argumente für den Systemansatz Ganzheitliche Problemschau und dadurch Verringerung des Risikos einer System-Fehlplanung. Methodengestützte Bewältigung der Problemkomplexität, indem die Zusammenhänge im System und die Zusammenhänge des Systems mit seiner Umwelt berücksichtigt werden. Betrachtung von Prozessen wie Zielfindungsprozesse, Organisationsprozesse, Gestaltungsprozesse und Implementierungsprozesse, die als Bestandteil des Problemlösungsprozesses angesehen werden. Betrachtung der Handlungsträgersysteme als komplexe, selbstorganisierende Systeme und damit Abkehr von einem mechanistischen Ansatz. l l l l (nach Patzak, Rattay) Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

67 67 Systemdenken Vorteile des Systemdenkens Das Risiko von Fehlplanungen wird durch ganzheitliches Denken verringert. Interdependenzen können besser berücksichtigt werden. Komplex erscheinende Zusammenhänge können durch Erhöhung des Betrachtungszeitpunktes zu „Black Boxes“ reduziert werden. Die abstrakten Begriffe und Zusammenhänge des Systemansatzes können auch in mathematischer Sprache ausgedrückt werden, was Optimierungen von Systemen mittels mathematischer Verfahren erlaubt (Operations-Research-Modelle). Die abstrakt-formale Denkweise läßt sich auf jeden Bereich menschlichen Wissens anwenden. Der Systemansatz kann als gemeinsames Verständigungselement bei interdisziplinär zusammengesetzten Teams verwendet werden. l l l l l Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

68 68 Systemdenken als PR-Lösungsprozeß Systemansatz manifestiert als systemorientiertes Denken Strukturieren Vorgehen Problemlösungsprozess beliebige Phasen des Projektlebenszyklus betreffend Anforderungsermittlung Implementierung Design Nutzung Realisierung Außerdienststellung l l l l l l Methoden der Systemgestaltung Methoden des Projektmanagements Problem Lösung Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

69 69 Projekteinflüsse Projekt Unternehmensleitung (Stammorganisation) Technische Umwelt (bestehende Systeme und Technologien) Politische Umwelt (Behörden, Gesetze Verordnungen) Projektmitarbeiter (Leiter, Team) Auftraggeber (Kunde, Produkt-Nutzer) Konsortialpartner Kapitalgeber (Unternehmenseigentümer, Finanzier) Subauftraggeber (Lieferanten, Berater) Sozio-kulturelle Umwelt (Medien, Öffentlichkeit) Ökonomische Umwelt (Märkte, Bewerber) Natürliche Umwelt (Bürgerinitiativen) Projekteinflüsse Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

70 70 Regelkreis der Führungsfunktionen (nach Dworatschek, IPMI Universität Bremen 3 / 97) Vorkoppeln Ziele setzen 4 Entscheiden 6 Planen 5 Abweichungen analysieren Abweichungen analysieren 12 Einwirken 8 Organisieren 7 Ist-Ermitteln 10 Regelperson(en) 1 Kontrollieren Rückmelden STÖRUNGEN durch Regler (Führungskraft) / Regelperson(en) / Umwelt (-Einflüsse) Zielkorrekturen: - andere Ziele - andere Gewichtung Vorgaben,Vereinbarung,Vertrag,Gesetze Regler (Führungsperson/-kraft/-stelle) Vergleichen D = Soll - Ist 11 { Reaktion, D=T (Toleranzwert) Ist Soll an den / die Auftraggeber Regler-externe reglergelenkte (Regelobjekte) leistungserbringende 3 Versorgungsgrößen: Personal (Arbeitsmarkt) Informationen (Kunden-/Info-Markt) Betriebsmittel (Lieferantenmarkt) Material (Lieferantenmarkt) Energie (Lieferantenmarkt) Kapital (Kapitalmarkt) Ergebnis- Leistungen (Produkte, Dienste, Wissen); Verhaltens- Leistungen Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

71 71 Verteilung von Zuständigkeiten Das Zusammenarbeiten in einem Unternehmen erfordert eine klare Definition der Zuständigkeiten, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten. Dieses wird über die Aufbauorganisatíon erreicht. Jedoch kann allein eine gute Aufbauorganisation den Erfolg eines Projektes noch nicht sicherstellen. Eine falsche Organisation verhindert aber in jedem Fall den Erfolg. Eine mögliche Konsequenz bei der falschen Verteilung von Zuständigkeiten... Eingang Ausgang Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

72 72 Organisationsgliederung Die Gesamtaufgabe des Unternehmens wird einerseits in spezielle Aufgabengebiete aufgeteilt, die meist funktionaler Natur sind. Andererseits wird bei hoher Komplexität der Aufgabenstellung eine hierarchie- und verantwortungsorientierte Strukturierung notwendig. Durch eine Kombination beider Strukturierungsarten wird das gesamte Aufgabenspektrum in überschaubare und kontrollfähige Organisationseinheiten aufgegliedert. Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

73 73 Der Kreislauf des Organisierens Problemerkennung Projektauslösung Systemeinführung Systemanalyse Systemgestaltung Projekt- team Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

74 74 Systemanalyse l Ist-Aufnahme: l Ist-Analyse: Bei der Ist-Aufnahme sind die Gegebenheiten des bisherigen Systems und die Anforderungen an das neu zu gestaltende System zu ermitteln. Aufgabe der Ist-Analyse ist, das bisherige System im Hinblick auf seine Mängel zu untersuchen und die Anforderungen auf ihre Notwendigkeit zu überprüfen. (nach Patzak, Rattay) Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

75 75 Systemgestaltung l Groborganisation: l Detailorganisation: l Programmierung: In einem ersten Schritt ist ein Sollvorschlag bzw. ein Systemkonzept auszuarbeiten, wobei die wesentlichen Merkmale des neuen Systems gestaltet werden. Wurde die Entscheidung für ein bestimmtes Systemkonzept getroffen, so muß es nun detailliert organisiert werden. Das Ergebnis dieser Detailorganisation ist der einführungsreife Entwurf. Sollen Teile dieses Entwurfs mit der elektronischen Datenverarbeitung arbeiten, so ist für diese Systemteile eine ausführungsreife Programmvorgabe zu erstellen. Die von der elektronischen Datenverarbeitung zu übernehmenden Aufgaben müssen programmiert und die Programme bis zu ihrer Einsatzreife getestet werden. Heute werden jedoch häufig erworbene Programme eingesetzt. (nach Patzak, Rattay) Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

76 76 Systemeinführung l Einführungsvorbereitung: l Systemanlauf: l Systemkontrolle: Da das einzuführende System bisher nur als Plan vorliegt, sind für die Umsetzung Vorbereitungen wie z.B. die Beschaffung von Organisationsmitteln oder die Schulung der Mitarbeiter erforderlich. Diese Vorbereitung der Systemeinführung wird auch als Implementierung bezeichnet. In dieser Phase wird das System eingesetzt und in den betrieblichen Ablauf eingebunden. Hat das neue System seine anlaufbedingten Schwierigkeiten überwunden, so muß die Zielerreichung überwacht werden. (nach Patzak) Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

77 77 Unternehmensführung, Management Der Wirtschaftsprozeß einer Unternehmung bedarf entsprechender Gestaltungskräfte, damit er zielgerecht in Gang gesetzt werden kann und koordiniert abläuft. Die hierfür erforderlichen Impulse und Steuerungsmaßnahmen machen den Kern dessen aus, was als „Unternehmensführung“ oder „Management“ bezeichnet wird. Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

78 78 Management als Institution Management als Institution beinhaltet die Unternehmensführung, d.h. alle leitenden Instanzen. Oberste Leistung (Top Management) Mittlere Leitung (Middle Management) Untere Leitung (Lower Management) Strategische Entscheidungen Dispo- sitive Entscheidungen Anordnungen Realisation Anteil der Arbeitszeit Verhältnis zwischen Entscheidungs- und Realisierungstätigkeit in Abhängigkeit von der Leitungsebene (nach Grochla) (nach Schierenbeck: Grundzüge BWL) Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

79 79 Management als Funktion Management als Funktion umfaßt alle zur Steuerung einer Unternehmung notwendigen Aufgaben (Planung, Organisation, Führung und Kontrolle). Drei Dimensionen des Managements: (nach Schierenbeck: Grundzüge BWL) Prozessuale Dimension Strukturelle Dimension Personelle Dimension PlanungEntscheidungDurchsetzung Kontrolle feed forward feed back fallweise Regelung (Disposition) generelle Regelung (Organisation) partizipativer Führungsstil autoritärer Führungsstil Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

80 80 Phasenstruktur des Managementprozesses Informationsspeicherung Zielbildung Problemerkennung Bewertung Prognose Alternativensuche Abweichungsanalyse Kontrolle Realisierung Durchsetzung Entscheidung Rückkoppelung (feed back) Vorkoppelung (feed forward) Informationsgewinnung (zusätzlich) Planung Ist Soll Die Entscheidungen in prozessualen Managementaktivitäten sind keine punktuellen Wahlakte, sondern bedeuten einen Entscheidungsprozeß. Die einzelnen Phasen dieses Prozesses zeigen einen Zusammenhang und bilden einen komplexen, sich wiederholenden Managementzyklus. Der Managementzyklus ist durch Vor- und Rückkoppelung gekennzeichnet. (nach Schierenbeck: Grundzüge BWL) Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

81 81 Organisation als Managementfunktion Organisation als Funktion ist als Strukturieren von Daueraufgaben (von Vorgängen mit Wiederholungscharakter) gekennzeichnet. Es werden generelle Regelungen getroffen, nach denen sich die Vorgänge jetzt und in der Zukunft vollziehen sollen. Im Ergebnis ergibt sich ein Gebilde, das gleichfalls als Organisation bezeichnet wird. Disposition (als Gegensatz) als Funktion kennzeichnet fallweise verfügende Anordnungen, die nur für den Einzelfall getroffen werden. Individuelle Dispositionen ersetzen stets eine fehlende Organisation bzw. treten dort an deren Stelle, wo jene nicht realisiert werden kann oder soll. Die Möglichkeit und zugleich Zweckmäßigkeit generell regelnder Organisation hat insbesondere zwei Ursachen: l wiederholende Aufgaben l arbeitsteiliger Wirtschaftsprozeß der Unternehmung (wer, wann, wie...) Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

82 82 Organisation als Managementfunktion Um einen Organisationsprozeß in Gang zu setzen ist ein iterativer Prozeß notwendig: In der Vorstudie wird der Organisationsauftrag präzisiert und geprüft, ob das Vorhaben wirtschaftlich sinnvoll ist. Mit der Hauptstudie werden vom Groben ins Detail vorausschreitend isoliert zu bearbeitende, integrationsfähige Problemfelder in ihren Abhängigkeiten bestimmt und grobe Lösungskonzepte entwickelt. Anschließende Teilstudien ergeben Lösungen für Teilbereiche und Basissysteme. Mit dem Systembau werden die Konzepte verwirklicht, indem Organigramme, Stellenbeschreibungen, Zeitpläne usw. aufgestellt werden. Die mit entsprechender Schulung und Information der Betroffenen einherzugehende Einführung beinhaltet die Umsetzung der Lösung in die Praxis, wobei es drei Möglichkeiten der Einführung gibt: Während der Laufzeit einer organisatorischen Lösung treten Aufgaben der Erhaltung auf, zu der Überwachung und Pflege (= Aktualisierung und Anpassung der Lösung) zählen. - schlagartige Einführung - stufenweise Einführung - parallele Einführung (alte und neue Lösung bestehen zeitweise nebeneinander) l l l l l l Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

83 83 Zusammenhang von Organisationsprozeß und -zyklus Organisationsprozeß Vorstudie Hauptstudie Teilstudie Systembau Einführung Erhaltung Organisationszyklus Auftrags- und Vorgehensplanung Erhebung und Analyse Kritische Würdigung Synthese Konzeptentwurf Konzeptanalyse Bewertung Auswahl Auftrags- und Vorgehensplan Auftrags- und Vorgehensplan Auftrags- und Vorgehensplan Die ersten drei Stufen des Organisationsprozesses weisen im wesentlichen eine Struktur auf, die der Ablaufstruktur des Willensbildungsprozesses im Rahmen des bereits beschriebenen allgemeinen Managementprozesses (Managementzyklus) entsprechen. Deshalb wird mit der gleichen Begründung wie hier auch vom Organisationszyklus gesprochen. Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

84 84 Führung und Management Management ist mit Führung gleichzusetzen. Führung als Fachfunktion des Managements (Planung, Organisation und Kontrolle): d.h. Einfluß auf die Mitarbeiter ausüben, der sie veranlaßt, die erwarteten Beiträge der Unternehmensziele zu erbringen (Produktivitäts- und Leistungsaspekt). Führung als Personalfunktion (Menschenführung): d.h. Bedingungen schaffen, die es ermöglichen, daß Mitarbeiter auch ihre persönlichen Ziele realisieren können (Zufriedenheitsaspekt). Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

85 85 Verhaltensgitter (Managerial Grid) von Blake / Mouton 1964/1968/ niedrig Leistungsorientiert (Production) hoch niedrig Personenorientiert (People) hoch Country Club Management (1,9) Die weitestgehende Befriedigung sozialer Bedürfnisse der Mitarbeiter führt zu einer gemütlichen, freund- lichen Arbeitsatmosphäre und entsprechend gemütlichem Arbeitstempo. Team Management (9,9) Hohe Arbeitsleistung ist das Ergebnis einer ausgewogenen Abstimmung von aufgaben- und personenbezogenen Bedürfnissen, die bei der Erreichung der organisatorischen Ziele in gleicher Weise befriedigt werden. Middle of the Road Management (5,5) Eine befriedigende Arbeitsleistung wird durch ständige Kompromisse zwischen den Leistungsanforderungen der Organisation und den individuellen Bedürfnissen der Mitarbeiter aufrechterhalten. Impoverished Management (1,1) Eine befriedigende Arbeitsleistung ist nicht zu erreichen, da einerseits die Mitarbeiter faul, gleichgültig und des interessiert sind und andererseits auch keine befriedigenden sozialen Beziehungen zwischen den Mitarbeitern zu erreichen sind Task Management (9,1) Menschen werden ähnlich wie Maschinen behandelt. Die Arbeits- leistung wird dadurch erreicht, daß die Arbeitsbedingungen so ange- ordnet sind, daß „Störungen“ durch individuelle und soziale Bedürfnisse der Mitarbeiter minimiert werden. Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

86 86 Führungsstile Charakteri- sierung Benennung autoritär patriarchalisch informierend beratend kooperativ partizipativ demokratisch Vorgesetzter entscheidet, setzt durch notfalls Zwang Vorgesetzter entscheidet, setzt mit Manipulation durch Vorgesetzter entscheidet, setzt mit Überzeugung durch Vorgesetzter informiert, Meinungs- äußerung der Betroffenen Gruppe entwickelt Vorschläge, Vorgesetzter wählt aus Gruppe entscheidet in vereinbartem Rahmen autonom Gruppe entscheidet autonom, Vorgesetzter als Integrator, Koordinator Willensbildung beim Miarbeiter / bei der Gruppe Willensbildung beim Vorgesetzten 100 % 0 % Autoritärer Führungsstil Demokratischer Führungsstil (nach Schierenbeck: Grundzüge BWL) Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

87 87 Innovation Unter „Innovation“ versteht man in der allgemeinen Wissenschaftstheorie jenen Prozeß, in dessen Verlauf neues Wissen und neue Wissenschaften entstehen. Verfolgt man das Wort bis zum Ursprung zurück, dann stößt man auf das lateinische Adjektiv „novus“, was soviel wie „jung und neu“ bedeutet. Das davon abgeleitete Substantiv „novum“ wird durch „Neuigkeit“ korrekt wiedergegeben. Im Plural steht es für „Neuerungen“. Erst bei Cicero lassen sich die Bildungen „innovus“ und „novatio“ belegen. Das Adjektiv „innovus“ enthält die Vorsilbe „in“, was in diesem Fall die Bedeutung um die Komponente „hinein“ erweitert. Die Nachsilbe „atio“, die aus dem Adjektiv ein Substantiv ableitet, kennzeichnet eine Tätigkeit oder das Ergebnis einer Tätigkeit. So bedeutet „novatio“ das Neu- und Jungwerden bzw. Ergebnis: die „Neuerung“. Mit „in“ erwidert wird daraus die „Erneuerung“. Diese Form ist mit ihrer Bedeutung im dreizehnten Jahrhundert ins Französische als „innovation“ eingegangen und von dort auch ins Englische und Deutsche gelangt. Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

88 88 Innovation Im deutschen Sprachraum war der Begriff „Innovation“ bis ins 20. Jahrhundert hinein als Fachterminus auf die Bereiche Prozeßrecht und Botanik beschränkt. Erst nach dem zweiten Weltkrieg wurde der Begriff immer häufiger für Neuerungen im wissenschaftlich-technischen Bereich verwendet. Außerdem setzte er sich vor allem im Zusammenhang mit der internationalen Rezeption nationalökonomischer Theorien in einzelnen Sozialwissenschaften durch, z.B. in den Disziplinen Psychologie, Pädagogik und im gesamten künstlerischen Bereich. Die „Innovation“ spielt besonders in den Wirtschaftswissenschaften als empirisch kontrolliertes Prinzip der wirtschaftlichen Entwicklung eine zentrale Rolle. Beispielsweise die Basis- bzw. Schlüsselinnovation: Darunter versteht man Neuerungen, die zu noch nie dagewesenen, völlig komplexen Systemen wie Kommunikationsnetzen geführt oder ganze Wirtschaftszweige verändert haben: die Mikroelektronik. Heute spricht man oft von „innovativen Lösungsansätzen“, „innovativen Technologien“, „Engagement, Kreativität und Innovationsfähigkeit“ und „Innovation und Kreativität“. Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

89 89 Management-Definition (nach Staehle 1994) Umfangreiche Aufgaben können nicht von einem Individuum bewältigt werden. Dies führt zu einem Zusammenschluß von Personen und zu einer Arbeitsteilung. Das Resultat ist ein soziotechnisches System, das bestimmte Ziele verfolgt. Um die Ziele zu erreichen werden Ressourcen benötigt, die beschafft, kombiniert, koordiniert und genutzt werden müssen. Diese Aktivitäten bezeichnet man als Management. „Einmal muß die Struktur des Systems planvoll entwickelt werden, zum anderen muß der Ablauf der Arbeits-, Kommunikations- und Entscheidungsprozesse sowohl innerhalb des Systems als auch über die Systemgrenzen hinaus organisatorisch gestaltet werden.“ „Die Organisation als soziotechnisches System bietet den Rahmen innerhalb dessen das Management (als Institution) seine Aufgaben (Management als Funktion) durchführen kann.“ Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

90 90 Management by Projects (nach Gareis) Projektorientierte Unternehmen führen gleichzeitig interne und externe, einmalige und repetitive, kleine und große Projekte unterschiedlichen Inhalts durch. Mit anderen Worten: Projekte stellen im Rahmen dieses Ansatzes nicht nur Instrumente zur Erfüllung komplexer Aufgaben dar, sondern sind eine strategische Option bezüglich der organisatorischen Gestaltung von Unternehmen. Für Projektorientierte Unternehmen ist „Management by Projects“ die zentrale Managementstrategie. Projektorientierte Unternehmen sind durch Projekte geprägt. Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

91 91 Management by Projects: Merkmale Steigerung der organisatorischen Flexibilität und Dynamik Delegation von Managementverantwortung Sicherung der Qualität der Ergebnisse und der Qualität des Arbeitsprozesses durch eine ganzheitliche Projektdefinition Sicherung des zielorientierten Arbeitens Zusammenarbeit von Mitarbeitern unterschiedlicher Fachbereiche und unterschiedlicher Unternehmen in Projekten Sicherung organisatorischen Lernens und einer kontinuierlichen Organisationsentwicklung durch Projekte Strukturelle und kulturelle Weiterentwicklung des Unternehmens l l l l l l l l l l l l l l Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

92 92 Struktur eines vernetzten Unternehmens Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

93 93 Projektnetzwerk Projekt F Projekt E Projekt D Projekt B Projekt A Projekt C Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

94 94 Projektnetzwerke Projektnetzwerke sind Netzwerke aus relativ autonomen Projekten, die lose oder eng gekoppelt sind. Projektnetzwerke sind das wesentliche Integrationsinstrument projektorientierter Unternehmen. Ziel des Managements von Projektnetzwerken ist es, die Projekte hinsichtlich der Unternehmensziele zu koordinieren und das Netzwerkgesamtergebnis zu optimieren. l l l l l l Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

95 95 Management-Formen Innovativ-strategieorientiertes Management Bürokratisch-administratives Management Schwachstellen ausmerzen Defensiv reagieren Die Dinge richtig tun (perfektionieren) Material-, Produkt- und Verfahrensorientierung Stabilität gegenüber Störungen aus der Umwelt bewahren Die vorhandene Lösung verbessern, modifizieren, renovieren Erträge ernten, Kosten senken Quantitatives Wachsen Statische Sicherheit „run a ship“ l l l l l l l l l l l l l l l l l l l l Auf Stärken konzentrieren Offensiv reagieren Die richtigen Dinge tun (strategisch konzentrieren) Bedarfs- und Verhaltensorientierung Die eigene Alternative zum entwicklungsbestimmenden Parameter der Umwelt machen Die vorhandene Lösung überflüssig machen Erträge vorbereiten, investieren Qualitativer Zuwachs Dynamische Sicherheit „navigate a ship“ Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Quelle: Schierenbeck


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