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Das elektronische Vorgangs- bearbeitungssystem Vision oder ready to use R. Häcker.

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Präsentation zum Thema: "Das elektronische Vorgangs- bearbeitungssystem Vision oder ready to use R. Häcker."—  Präsentation transkript:

1 Das elektronische Vorgangs- bearbeitungssystem Vision oder ready to use R. Häcker

2 krz Minden-Ravensberg/Lippe alltägliche Probleme Ausdruck von Anfragen, s handschriftliche Informationen Liste mit Adressen von Kontaktpersonen und Telefonnummern Spiral Notebook mit der Beschreibung aller noch zu erledigenden Aufgaben Ungezielte Suche nach Informationen bei Kollegen oder im Fileserver / Intranet Dezentrale Ablage von wichtigen Dokumenten oder Prozessen, die Richtlinien oder Regularien unterliegen Revisionssichere Archivierung und Verwaltung von aufbewahrungspflichti- gen Dokumenten

3 krz Minden-Ravensberg/Lippe Annahme: Der Zugang zu den Verwaltungsleistungen wird auf mehreren Wegen verlangt Service elektronisch persönlich telefonisch schriftlich

4 krz Minden-Ravensberg/Lippe Welche Anforderungen ergeben sich daraus? lDas Zusammenspiel der Vertriebskanäle muss ermöglicht werden qEine durchgängige, parallele Bearbeitung ist nur elektronisch denkbar qDigitalisieren aller Informationen qBildung elektronischer Vorgänge, Akten qSteuerung, Beschleunigung und Überwachung der Abläufe (Workflow) lElektronischer Zugang muss geschaffen werden qSicherheitseinrichtungen (Signatur) qBenutzerverwaltung –öffentlicher Zugang –(selbst) registrierte Benutzer –registrierte und ausgewiesene Benutzer qElektronische Formulare als verlängerter Arm nach außen qWeb-Interfaces

5 krz Minden-Ravensberg/Lippe Probleme konventioneller Arbeit lAkte nicht am Arbeitsplatz lortsgebunden lnur eine Ordnung lverschiedene Medien lArbeit mit der Ablage lsteigender Raumbedarf lInformationen abschreiben lKopien anfertigen

6 krz Minden-Ravensberg/Lippe Umfassende Unterstützung Unterstützungsfunktionen für den ganzen Lebenszyklus eines Dokuments findenablegenerfassenverarbeiten erstellen

7 krz Minden-Ravensberg/Lippe Vorgangsbearbeitung / Workflow lEin Vorgangsbearbeitungssystem erlaubt die Steuerung der Sachbearbeitung und die Protokollierung des Geschäftsgangs. lEin Workflowsystem entspricht einem Vorgangsbearbeitungssystem.

8 krz Minden-Ravensberg/Lippe Funktionen der IT-gestützten Vorgangsbearbeitung Im Zentrum der informationstechnischen Unterstützung des Geschäftsgangs steht nach dem DOMEA®-Konzept die Realisierung von Funktionen lzur Schriftgutverwaltung (Metadaten für Papier- u. elektronische Dokumente), lzur elektronischen Aktenablage und lzur gemeinsamen Bearbeitung von Vorgängen und Dokumenten (elektronische Vorgangsbearbeitung). qLaufwegs- bzw. Bearbeitungssteuerung (Verfügungen, Geschäftsgangvermerke) qBearbeitungsprotokollierung

9 krz Minden-Ravensberg/Lippe lZiel ist eine durchgängige, medienbruchfreie Unterstützung des Geschäftsgangs lDas erfordert die Integration mit Basisfunktionen der IT qelektronischen Übermittlung qDokumentenbearbeitung qTextverarbeitungssysteme qViewer und Browser für das Lesen und Bearbeiten von Dokumenten qImaging, Erkennungsmethoden qArchivierung lDies führt zum Aufbau einer informationstechnischen Infrastruktur mit zahlreichen Komponenten und Schnittstellen.

10 krz Minden-Ravensberg/Lippe Geschäftsfunktionen lVorgang auslösen qIntern qExtern lSachverhalte prüfen qHilfen bereitstellen qInformationen bereitstellen qDokumente bereitstellen lEntscheidungen treffen qStellungnahmen einholen qRegeln beachten lVorgänge überwachen qTermine qZuständigkeiten lNachbearbeitung qAusgangspost qAufbewahrung

11 krz Minden-Ravensberg/Lippe Funktionaler Überblick I lErfassung eingehender Dokumente und Informationen qPapierbasierte Dokumente qelektronische Dokumente q s lRegistrierung basierend auf Aktenplan qOrdner-/Aktenverwaltung lVorgangsverwaltung qVorgangskennzeichnung (Geschäftszeichen) qGrafische Darstellung der Aktenstruktur qGrafische Darstellung der Abläufe der Vorgangsbearbeitung lWeiterleitung von Dokumenten und Daten an Bearbeiter und Fachverfahren

12 krz Minden-Ravensberg/Lippe Funktionaler Überblick II lDokumenten-Management qAutomatische Sperrung von Dokumenten bei Aufruf zur Vermeidung von Mehrfach-Bearbeitung qMöglicher Medienbruch wird durch Check-In/Out-Funktionalität abgebildet qMitzeichnung und Schlusszeichnung qMetadaten-Verwaltung lDokumenten Portal und Suche lWorkflow-Management qStrukturierte Vorgänge qUnstrukturierte Vorgänge qGrafische Darstellung des Workflows lRevisionssichere Archivierung qAblage von erledigten zu archivierenden Vorgängen

13 krz Minden-Ravensberg/Lippe ECM

14 krz Minden-Ravensberg/Lippe Capture lScannen Papierdokumente lBereitstellen und Annehmen elektronischer Formulare lInhaltliche Erschließung

15 krz Minden-Ravensberg/Lippe Scann-Prozess lDie Dokument- und Datenerfassung läuft als systematischer (Teil-) Prozess ab

16 krz Minden-Ravensberg/Lippe Scann-Szenarien lFür den jeweiligen Einsatzfall ist ein geeignetes Scan-Szenario zu wählen qFrühes / spätes Archivieren qZentrale / dezentrale Erfassung lDieses hat entscheidenden Einfluss auf die dafür geeignete HW-/SW- Konfiguration qScanner (Formatgröße, Geschwindigkeit, Durchzug/Einzelblatt, Qualität) qStapelverarbeitung / Einzelverarbeitung qScanapplikation lDie Arbeitsschritte sollten je nach Aufgabe eingerichtet und zentral administriert werden können

17 krz Minden-Ravensberg/Lippe Dokumenten- erfassung Datenerfassung Eingabe vom Image OCR-Unterstützung (gedruckt) ICR-Unterstützung (handgeschrieben) OMR-Unterstützung (Markierung) Manuelles Indizieren OCR-unterstütztes Indizieren Barcodeerkennung Volltextindizierung Automatische Erkennung reduziert manuelle Dateneingaben

18 krz Minden-Ravensberg/Lippe Handschrift Erkennungsmethode: ICR Gedruckt Erkennungsmethode: OCR Codiert (Barcode / Strichcode) Erkennungsmethode: Barcodeerkennung Markierung Erkennungsmethode: OMR X Erkennungsmethoden

19 krz Minden-Ravensberg/Lippe Nutzung Formularsystem lLiefert strukturierte, geprüfte Informationen lKoexistenz von Papierform und elektronische Form lNettodaten stehen zur Weiterverarbeitung bereit lAustauschbare Formate qPDF, HTML, XML

20 krz Minden-Ravensberg/Lippe

21 Formularbereitstellung lElektronische Formularsammlung an zentraler Stelle lParallele, alternative Nutzung (Papier / elektronisch) interaktive Schaltflächen interaktive Schaltflächen

22 krz Minden-Ravensberg/Lippe Formularbereitstellung lBenutzerführung - anstatt wenn nicht zutreffend, bitte streichen oder nur ausfüllen wenn... Strasse und Hausnummer des Bauherrn

23 krz Minden-Ravensberg/Lippe Formularverarbeitung lGültigkeitsprüfung formal und inhaltlich l Datenbankabgleich

24 krz Minden-Ravensberg/Lippe Manage and Store – Processes (BPM) lExkurs: Geschäftsprozessmanagement lWorkflow, - Arten

25 krz Minden-Ravensberg/Lippe Exkurs: Systematisches Verwaltungsprozessmanagement lGPM betrachtet die Abläufe unter Einbeziehung aller Prozessbeteiligten end- to-end, z.B. von der Antragstellung bis zum Empfang des Bescheides qBürger qWirtschaft qPolitik qBehörden qDienstleister lProdukt-(gruppen-)orientiert lGPM liefert Vorgaben zur Entwicklung von Workflowanwendungen

26 krz Minden-Ravensberg/Lippe GPM und IT lOptimierte Verwaltungsprozesse sind Grundlage für IT-Struktur um Elektrifizierung ineffizienter, unflexibler, bürokratischer Abläufe zu verhindern lTooleinsatz für Aufnahme, Modellierung, Analyse, Simulation lTools liefern betriebswirtschaftliche Zahlen qBearbeitungszeiten qLiegezeiten qTransportzeiten qAuslastung

27 krz Minden-Ravensberg/Lippe Workflow lRegelt und steuert aktiv definierte Geschäftsprozesse qZuweisung und Überwachung der Ausführung der Arbeit durch definierte Stellen qSteuerung von Anwendungen qÜberwachung der Einhaltung von Regeln qParallelisierung, Lastverteilung qTerminüberwachung, Erinnerung, Eskalation lStellt Dokumente und Informationen bereit lSichert die Nachvollziehbarkeit und Vollständigkeit von Geschäftsprozessen lNutzt Technologien des Dok.-Managements und der Archivierung

28 krz Minden-Ravensberg/Lippe Workflow-Arten lProduction-Workflow qstrukturierbare Vorgänge qhochwertige, zeitkritische Abläufe qhohes Aufkommen, schnelle Bearbeitung lAdministrativer Workflow qErsatz für formularbasierende Abläufe qweniger zeitkritisch lAdhoc-Workflow qEinmalvorgänge qviele Varianten

29 krz Minden-Ravensberg/Lippe

30 Manage and Store – Documents (EDM) lAkten, Vorgänge, Dokumente lSystematik der Ablage

31 krz Minden-Ravensberg/Lippe Dokumenterfassung lRegistrierung qWelche Art von Dokument qVon wem, für wen, wann eingegangen etc. lIndizierung (systematische Ablage) qEinordnung nach Aktenplan qZuordnung zu Akte, Vorgang, Fall, Buchung etc. lInhalt erschließen qText qDaten zur Verarbeitung bereitstellen

32 krz Minden-Ravensberg/Lippe Systematische Ablage Ablagehierarchien der klassischen Behördenarbeit werden in Form von lelektronischen Akten, lVorgängen und lDokumenten abgebildet.

33 krz Minden-Ravensberg/Lippe Aufgaben- / Aktengliederung

34 krz Minden-Ravensberg/Lippe Produktplan

35 krz Minden-Ravensberg/Lippe

36 Ablage Dokument in Ablagestruktur / Fallakte

37 krz Minden-Ravensberg/Lippe Standard-Indizierung nach XAkte

38 krz Minden-Ravensberg/Lippe Dokumentenmanagement lAblage dynamischer Dokumente lErfassung zu Beginn der Bearbeitung lUnterstützung bei der Bearbeitung qVersionsverwaltung qParallele Bearbeitung im Team (check-out / check-in) qKopie senden an.. qWiedervorlage qNotizfunktion lÜberblick über den Bearbeitungsstand lStellvertretung lVorgang abschließen, archivieren

39 krz Minden-Ravensberg/Lippe Nutzung während der Sachbearbeitung (DMS) z.B. Eingänge im Postkorb Wiedervorlage To do.... z.B. Eingänge im Postkorb Wiedervorlage To do....

40 krz Minden-Ravensberg/Lippe Manage and Store - Knowlegde lRecherche lDirektzugriff

41 krz Minden-Ravensberg/Lippe Informationen und Dokumente bereitstellen... So geht es wohl nicht!

42 krz Minden-Ravensberg/Lippe Welche Anforderungen ergeben sich daraus? lInformationsrecherche qIm Kontext zu konkreten Themen qzielgruppenorientiert, vom Benutzer auswählbar lBereitstellung Vorgänge qDokumente zum Einzelfall qstrukturiert – leicht auffindbar

43 krz Minden-Ravensberg/Lippe Suchmöglichkeiten lInformationsquellen qDateien im Filesystem qDokumente im Archiv q s mit Anhängen qInternet und Intranet lAblagestruktur qverwaltungsspezifisch qAktenplan, Org.-Struktur,... lAttribute qanwendungsspezifisch qBoolean, Wildcard lVolltext qDokumenteninhalt qWorte, Phrasen,... qSynonyme, Nachbarschaft, intuitiv,...

44 krz Minden-Ravensberg/Lippe OrdnerAttributeVolltext

45 krz Minden-Ravensberg/Lippe

46 Eingangsbelege Drucklisten Ausgangsbelege Anwendungsdaten Archive - Inhalte

47 krz Minden-Ravensberg/Lippe Archivsystem lVerwaltung von beliebig strukturierten Festplatten- und Langzeitarchiven lGekapselte Dokumentenverwaltung lEindeutige DocID

48 krz Minden-Ravensberg/Lippe Storage Layer Base Connect TCP/IP - RPC Base Connect TCP/IP - RPC Objektablage Storage Services Peripheral Services Rendition, Signature LDAP, Host-Gateway Index Datenbank Index Services Oracle, MS SQL-Server, DB2, MAXDB Integration ok.Verfahren BBG2000 ok.Verfahren BBG2000 KRZ-Clients FINANZ-Archiv Office Microsoft Office Open Office Star Office Microsoft Office Open Office Star Office Clients Desktop Desktop Web Imaging Desktop Desktop Web Imaging Application Layer Advanced Connect http/WebDAV + XML Advanced Connect http/WebDAV + XML Interfaces Pipeliner for SAP for Microsoft Exchange Ascent Capture Services Mirror Distributed Cache Recovery

49 krz Minden-Ravensberg/Lippe Integration in Fachverfahren (OK-Verfahren)

50 krz Minden-Ravensberg/Lippe Zugriff über Browser z.B. Suche in Ordnerstruktur (Aktenplan) z.B. Suche nach Buchungen und Belegen

51 krz Minden-Ravensberg/Lippe Nutzung außerhalb einer Fachanwendung z.B. Suche nach Vorgängen und Dokumenten über Fachdaten

52 krz Minden-Ravensberg/Lippe Handlungsbedarf lAbläufe müssen sowohl elektronische Form wie auch Papierform berücksichtigen qAuf Signatur vorbereiten qPapier digitalisieren lSofortige Auskunftsbereitschaft qZentrale Speicherung und Verwaltung realisieren qSuchaufwand vermeiden qSelbstbedienung ermöglichen qgleichzeitiger, paralleler Zugriff, für Berechtigte realisieren lBearbeitungszeiten und –Kosten qInformationen strukturieren qÜbertragungsaufwand vermeiden / reduzieren qAblage systematisieren qAbläufe automatisieren qRaumbedarf reduzieren

53 krz Minden-Ravensberg/Lippe Status -Schriftgutverwaltung (Papierform) Dokumenterfassung Erkennungsmethoden Formularsystem GeschäftsprozessmanagementEP 2006 WorkflowIV 2005 Ablagestruktur Dokumentenmanagement Archivsystem Browser-Applikation Office-Integration Integration OK-Verfahren Volltextsuche WissensmanagementEP 2006 Dienste-Portal Signaturverfahren


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