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© www.ecg.eu GmbH1 HERZLICH WILLKOMMEN zur Präsentation des Prüfmoduls für die Nutzung durch die Bewilligungsbehörden Nutzerhinweise Stand 23. Juni 2006.

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1 © GmbH1 HERZLICH WILLKOMMEN zur Präsentation des Prüfmoduls für die Nutzung durch die Bewilligungsbehörden Nutzerhinweise Stand 23. Juni 2006

2 © GmbH2 Nutzerhinweise Grundsätzliche Bemerkungen Im Prüfvermerk können Ausgaben und Einnahmen bewertet werden, die im Verwendungsnachweis enthalten sind. Der Prüfer gibt Empfehlungen, die Bewilligungsbehörde trifft im Ergebnis des Anhörungsverfahrens eine Entscheidung. Die Empfehlungen und Entscheidungen werden getrennt erfasst. Sie erfolgen auf 3 Ebenen (Beleg, Kategorie, Projekt) jeweils für die Ausgaben und Einnahmen. Der Prüfvermerk ersetzt nicht die notwendigen Korrekturen im Folge- oder Korrekturbericht.

3 © GmbH3 Nutzerhinweise Das Prüfmodul erscheint als eigener Punkt in der Menüleiste Durch Anklicken des Menüpunktes vorhandene Prüfvermerke erfolgt eine entsprechende Anzeige. Es sind hier noch keine Prüfvermerke vorhanden!

4 © GmbH4 Nutzerhinweise – Mail Der Eingang eines Prüfvermerkes wird (der Kontaktperson im Antrag) mit einer Mail angezeigt. Klicken Sie auf den Link Mail System, um das Mailverzeichnis zu öffnen.

5 © GmbH5 Nutzerhinweise – Mail Öffnen Sie nun die neue Mail durch Anklicken des Schriftzuges.

6 © GmbH6 Nutzerhinweise – Mail Beachten Sie die in der Mail enthaltenen Hinweise und gesetzten Termine!

7 © GmbH7 Nutzerhinweise – Mail Ein Prüfvermerk wird demjenigen angezeigt, der im Antrag als Kontaktperson genannt ist. Sie können den Prüfvermerk öffnen, indem Sie auf das Symbol (Aktenordner) neben dem Vermerk klicken.

8 © GmbH8 Nutzerhinweise – Module Für die ersten vier Module (Fragen des Audithandbuches) besitzen Sie nur Leserechte.

9 © GmbH9 Nutzerhinweise – Module Für das Modul Belegprüfung besitzen Sie zusätzlich Schreibrechte.

10 © GmbH10 Nutzerhinweise – Druck Um einen Ausdruck zu erzeugen, klicken Sie auf das Druckersymbol unter der Tabelle. In der Auswahlbox den Punkt Bemerkungen der Bewilligungsbehörde in ja ändern

11 © GmbH11 Nutzerhinweise – Druck

12 © GmbH12 Nutzerhinweise – Module Wenn Sie auf den Schreibblock neben Modul Belegprüfung klicken, erscheint das Bearbeitungsmenü.

13 © GmbH13 Nutzerhinweise – Anhörung Beginnen Sie mit dem Punkt Auftrag und Auftragsdurchführung (Link anklicken).

14 © GmbH14 Nutzerhinweise – Anhörung Tragen Sie Ihre Bemerkungen zum Anhörungsverfahren in das entsprechende Feld ein. Die Angaben in dem vom Prüfer ausgefüllten Feld können Sie nur lesen. Vor dem Verlassen speichern!

15 © GmbH15 Nutzerhinweise – Ausgaben Beginnen Sie nun mit den Eingaben zu den Ausgaben. Dazu den Link Ausgaben in der linken Spalte anklicken!

16 © GmbH16 Nutzerhinweise – Kategorie Sie gelangen zunächst auf die Kategorieebene. Bitte lesen Sie die Hinweise unter der Tabellenüberschrift.

17 © GmbH17 Nutzerhinweise – Kategorie Spalte Soll = Planansatz lt. Antrag Spalte Ist = Abgerechnete Kosten laut Bericht Spalte Differenz = Abweichung zwischen Antrag und Bericht

18 © GmbH18 Nutzerhinweise – Kategorie Spalten Empfehlung und Abweichung = Ergebnis des Prüfers Spalten Anerkennung und Abweichung = Ergebnis der Bewilligungsbehörde

19 © GmbH19 Nutzerhinweise – Kategorie Für jede Kategorie wird angezeigt, wie viele Belege geprüft wurden (Projektleitung: 4)

20 © GmbH20 Nutzerhinweise – Kategorie Sie können die Anzeige einschränken, (hier nur Kategorien mit Belegen anzeigen). Klicken Sie auf die erste unterstrichene Kategorie, um auf die Belegebene zu gelangen.

21 © GmbH21 Nutzerhinweise – Belege Sie befinden sich nun auf der Belegebene. Geprüfte Belege erkennen Sie an dem Symbol links (hier alle!).

22 © GmbH22 Nutzerhinweise – Belege Die Anzeige der Spalten kann verändert werden (Link anklicken!)

23 © GmbH23 Nutzerhinweise – Belege Klicken Sie die gewünschten Spalten an (hier neu Buchungsnummer). Die letzen vier Spalten sollten Sie belassen.

24 © GmbH24 Nutzerhinweise – Belege Wir empfehlen alle Belege zu öffnen, die der Prüfer kontrolliert hat, auch wenn keine finanzielle Abweichung festgestellt wurde. Klicken Sie dazu auf den Schreibblock.

25 © GmbH25 Nutzerhinweise – Belege Sie befinden sich nun im Beleg mit der Buchungsnummer 3. Beachten Sie die Bemerkungen des Prüfers (können nur gelesen werden).

26 © GmbH26 Nutzerhinweise – Belege Erster Schritt: Betrag festlegen, der anerkannt werden soll, es gibt drei Möglichkeiten: 1. Die Empfehlung des Prüfers übernehmen (Link anklicken).

27 © GmbH27 Nutzerhinweise – Belege 2. Den ursprünglichen Betrag übernehmen (Link anklicken). 3. Einen davon abweichenden Betrag festlegen (in die Box eintragen).

28 © GmbH28 Nutzerhinweise – Belege Zweiter Schritt: Die getroffene Wahl verbal begründen (insbesondere, wenn von der Empfehlung des Prüfers abgewichen wird). Die Erläuterung des Prüfers kann nur gelesen werden. Eingaben speichern.

29 © GmbH29 Nutzerhinweise – Belege Sie erhalten eine Bestätigung für die Eingaben. Ihre Festlegung für den Beleg ist dokumentiert.

30 © GmbH30 Nutzerhinweise – Belege Führen Sie diese Aktion nun für alle geprüften Belege aus! Zu jeder Empfehlung des Prüfers muss es eine Aktion (Anerkennung) der Behörde geben.

31 © GmbH31 Nutzerhinweise – Belege Die Belegebene wird über den Button Zurück verlassen.

32 © GmbH32 Nutzerhinweise – Kategorie Die Werte der Belegebene müssen nun auf die Kategorieebene übernommen werden. Öffnen Sie die Kategorie durch Klicken auf den Schreibblock links neben der Kategorie.

33 © GmbH33 Nutzerhinweise – Kategorie Erster Schritt: Betrag festlegen, der anerkannt werden soll, es gibt vier Möglichkeiten: 1. Die Summe der Belege übernehmen, die von Ihnen anerkannt wurden (Link anklicken). 2. Die Empfehlung des Prüfers übernehmen (Link anklicken).

34 © GmbH34 Nutzerhinweise – Kategorie 3. Den ursprünglichen Betrag übernehmen (Link anklicken). 4. Einen davon abweichenden Betrag festlegen (in die Box eintragen).

35 © GmbH35 Nutzerhinweise – Kategorie Zweiter Schritt: Die getroffene Wahl verbal begründen (insbesondere, wenn von der Empfehlung des Prüfers abgewichen wird). Die Erläuterung des Prüfers kann nur gelesen werden. Eingaben speichern.

36 © GmbH36 Nutzerhinweise – Kategorie Sie erhalten eine Bestätigung für die Eingaben. Ihre Entscheidung für die Kategorie ist dokumentiert

37 © GmbH37 Nutzerhinweise – Kategorie Die beschriebenen Schritte sind nur für alle Belege und Kategorien zu wiederholen. Wenn der Prüfer eine Empfehlung für eine Kategorie ohne Belege abgegeben hat, muss nur auf dieser Ebene reagiert werden.

38 © GmbH38 Nutzerhinweise – Kategorie Die bereits beschriebenen vier Möglichkeiten stehen zur Auswahl.

39 © GmbH39 Nutzerhinweise – Kategorie Das Feld für verbale Begründung ausfüllen und speichern.

40 © GmbH40 Nutzerhinweise – Kategorie Das Prüfergebnis für die Kategorie ist dokumentiert.

41 © GmbH41 Nutzerhinweise – Projekt Wenn alle Angaben auf Beleg- und Kategorieebene vervollständigt sind, erfolgt die Anpassung auf Projektebene. Den Link Ausgaben in der rechten Spalte anklicken!

42 © GmbH42 Nutzerhinweise – Projekt Erster Schritt: Betrag festlegen, der anerkannt werden soll, es gibt vier Möglichkeiten: 1. Die Summe der Kategorien übernehmen, die von Ihnen anerkannt wurden (Link anklicken). 2. Die Empfehlung des Prüfers übernehmen (Link anklicken)

43 © GmbH43 Nutzerhinweise – Projekt 3. Den ursprünglichen Betrag übernehmen (Link anklicken) 4. Einen davon abweichenden Betrag festlegen (in die Box eintragen)

44 © GmbH44 Nutzerhinweise - Projekt Zweiter Schritt: Die getroffene Wahl verbal begründen (insbesondere, wenn von der Empfehlung des Prüfers abgewichen wird). Die Erläuterung des Prüfers kann nur gelesen werden. Eingaben speichern.

45 © GmbH45 Nutzerhinweise - Einnahmen Die beschriebenen Schritte sind nun für die Einnahmen zu wiederholen. Link Einnahmen in der linken Spalte anklicken usw. (siehe Ausgaben).

46 © GmbH46 Nutzerhinweise – Beanstandungen Zum Punkt Beanstandungen müssen Sie sich nur äußern, wenn der Prüfer hier einen Verstoß festgestellt hat.

47 © GmbH47 Nutzerhinweise – Schlussbemerkung Mit dem Punkt Schlussbemerkung/Bescheinigung schließen Sie Ihre Prüftätigkeit ab. Hier können Sie auch auf Bemerkungen des Prüfers in den ersten vier Modulen reagieren.

48 © GmbH48 Nutzerhinweise - Schlussbemerkung Eingaben können nur im Feld Stellungnahme – Bewilligungsbehörde vorgenommen werden. Felder, die vom Prüfer ausgefüllt wurden, können nur gelesen werden.

49 © GmbH49 Nutzerhinweise - Mail Nachdem Sie dass Modul Belegprüfung über den Button Zurück verlassen haben, befinden Sie sich wieder im Ausgangsmenü. Für die Weiterleitung des Vermerkes gibt es drei Möglichkeiten:

50 © GmbH50 Nutzerhinweise - Mail 1. Es sind keine Finanzkorrekturen erforderlich, d.h. die von Ihnen anerkannten Beträge entsprechen durchgängig den abgerechneten Beträgen - Link 1 anklicken.

51 © GmbH51 Nutzerhinweise - Mail 2. Die erforderlichen Finanzkorrekturen können in einem Folgebericht umgesetzt werden, d.h. es muss mindestens einen Bericht geben, der noch nicht bestätigt ist (Status 2) – Link 2 anklicken.

52 © GmbH52 Nutzerhinweise - Mail 3. Die erforderlichen Finanzkorrekturen können nur in einem Korrekturbericht umgesetzt werden, da bereits alle Berichte bestätigt sind - Link 3 anklicken.

53 © GmbH53 Nutzerhinweise - Mail Der Vermerk kann nur abgeschickt werden, wenn der Hinweis mit OK bestätigt wird

54 © GmbH54 Nutzerhinweise - Mail Der gewählte Statuswechsel wird bestätigt und eine Mail erzeugt.

55 © GmbH55 Nutzerhinweise - Mail Im Mailtext wird Ihre Prüftätigkeit dokumentiert

56 © GmbH56 Für weitere Fragen stehen wir natürlich gern zur Verfügung!

57 © GmbH57 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit und Ihr Interesse!


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