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Erfahrungen und Vorgehensweisen bei der Stadt Bornheim Das Zusammenspiel zwischen Inventarverwaltung und Anlagenbuchhaltung Wesel, den 21.Juni 2006.

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Präsentation zum Thema: "Erfahrungen und Vorgehensweisen bei der Stadt Bornheim Das Zusammenspiel zwischen Inventarverwaltung und Anlagenbuchhaltung Wesel, den 21.Juni 2006."—  Präsentation transkript:

1 Erfahrungen und Vorgehensweisen bei der Stadt Bornheim Das Zusammenspiel zwischen Inventarverwaltung und Anlagenbuchhaltung Wesel, den 21.Juni 2006

2 2 Stadt Bornheim Einwohner Umstellung: 2007 Finanzsoftware: SAP Kai seit 12/05 Rhein-Sieg-Kreis Bonn

3 3 Der Stand der Inventur Ziel: Abschluss der Ersterfassung bis SollIst (bis 06.06) Zeitaufwand (Tage)ca. 130 AT (nur Erfassung vor Ort) ca. 50 % Inventargüterca ca. 8000

4 4 Agenda 1.Überblick: Praktische Durchführung der Ersterfassung 2.Vorarbeiten zur Ersterfassung und -bewertung durch die zentrale Inventurleitung 3.Überleitung Kai SAP Aus Inventargütern werden Anlagengüter?!

5 5 Agenda 1.Überblick: Praktische Durchführung der Ersterfassung Eckdaten Inventurablauf Allgemeine Vorbereitungen 2.Vorarbeiten zur Ersterfassung und -bewertung durch die zentrale Inventurleitung 3.Überleitung Kai SAP Aus Inventargütern werden Anlagengüter?!

6 6 o dezentrale Erfassung Zuständigkeiten: EDV (z.B. PC´s, Drucker, Software usw.) -- EDV Abteilung Büroausstattung (z.B. Schreibtische, Schränke) -- Beschaffungsstelle Darüber hinaus der jeweils zuständige Geschäftsbereich (z.B. Schulamt Schulen) Eckdaten Die praktische Durchführung

7 7 Eckdaten o dezentrale Erfassung o zentrale Wertermittlung (in KAI) siehe 2. Vorarbeiten zur Ersterfassung und -bewertung Die praktische Durchführung

8 8 o dezentrale Erfassung o zentrale Wertermittlung (in KAI) o nicht-sprechende Inventarnummern 65 XX XX XX XX = Monitore, PC´s 57 XX XX XX XX = übrige elektrische Geräte XX XX XX XX XX = Rest (mengenmäßig am Bedeutesten) Eckdaten Die praktische Durchführung

9 9 Eckdaten o dezentrale Erfassung o zentrale Wertermittlung (in KAI) o nicht-sprechende Inventarnummern o Barcodeetiketten werden selbstgemacht = Ausdruck an Arbeitsplatzdruckern Die praktische Durchführung

10 10 o 2x Laptop (permanente Inventur) Eckdaten Die praktische Durchführung Inventurverfahren perm. Inventur nach der Art verlegte Inventur nach dem Zeitpunkt nach dem Umfang Stich- proben- Inventur Voll- ständige Inventur Stich- tags- inventur Buch- / Beleg- Inventur Körper- liche Inventur

11 11 Eckdaten o dezentrale Erfassung o zentrale Wertermittlung (in KAI) o nicht-sprechende Inventarnummern o Barcodeetiketten o 2x Laptop (permanente Inventur) Die praktische Durchführung

12 12 Inventurablauf Inventurrahmen- planung Feinplanung; Festlegung Inventurtermine Vorarbeiten in Kai Durchführung der Inventur Nachbereitung der erf. Daten in KAI Inventurabschluss Bestandsfort- schreibung Die praktische Durchführung

13 13 Allgemeine Vorarbeiten Die praktische Durchführung Zielgruppe: Aufnahmeteams, -leitungen Anlagen: z.B. Kennzeichnungsleitlinie Abgrenzungstabelle bewegl./unbewegl. Vermögen Negativliste

14 14 Agenda 1.Überblick: Praktische Durchführung der Ersterfassung 2.Vorarbeiten zur Ersterfassung- und bewertung durch die zentrale Inventurleitung in Kai - Freifelder - Formeln, Werte…. 3.Überleitung Kai SAP Aus Inventargütern werden Anlagengüter?!

15 15 Vorarbeiten in KAI vor der Ersterfassung und -bewertung Tätigkeitenin Bornheim… Buchungskreisefür jeden Geschäftsbereich Berechtigungskonzeptknüpft an BK an Formeln möglichst viel durch Formeln automatisieren Stammdaten Zentrale Vorgabe von Mengen- und Orgaeinheiten Freifelder SAP-Felder berücksichtigen

16 16 Freifelder Ziel: Direkte Überleitung der in Kai erfassten; mittels Formeln in Kai bewerteten und in Kai ausgewählten Inventargüter zu SAP. Vorarbeiten in KAI vor der Ersterfassung und -bewertung

17 17 Freifelder Die techn. Bezeichungen und Felddefinitionen müssen gleich sein! Freifelder in Kai Felder in SAP = Vorarbeiten in KAI vor der Ersterfassung und -bewertung

18 18 Freifelder Technische Pflichtfelder Technische Kannfelder Freifelder in KAI = SAP-FelderNur KAI-Felder PflichtfelderKannfelder durch zentrale Inventurleitung vorgegeben von den Fachbereichen zusätzlich hinzugefügt z.B. Gesamtnutzungsdauer z.B. IP-Adresse, elektr. Prüfnummer, Wartungsvertrag?.... z.B. Anlagenklasse, Abschreibungs- schlüssel… Vorarbeiten in KAI vor der Ersterfassung und -bewertung z.B. Kum. AHK = Bilanzwert

19 19 Beispiel: Vorgehen Anlegen Freifelder 1.SAP-Felder, die übergeleitet werden sollen, anlegen: SAP-Pflichtfelder + ausgewählte SAP-Kannfelder 2.Felder, die in Kai für Formeln benötigt werden, um SAP- Felder zu füllen; anlegen 3.Felder, die nur in Kai zur Bestandserfassung benötigt werden, anlegen = Zentrale Vorgabe + individuelle Freifelder für einzelne Buchungskreise Vorarbeiten in KAI vor der Ersterfassung und -bewertung

20 20 Definition von Freifeldern + Festlegung von: - Name (techn.; ggfs. = SAP) - Bezeichnung (sprechend) - Datentyp (z.B. Text, Datum, Zahlen) - Länge - …….. Vorarbeiten in KAI vor der Ersterfassung und -bewertung

21 21 Beispiele: Vorarbeiten in KAI vor der Ersterfassung und -bewertung KategorieBeispiele: ManuellAnschaffungsdatum; AHK; Bezeichnung; Gesamtnutzungsdauer WerteAnlagenklasse; Zustand; Ermittlung AHW/WBW; Zuwendungsschlüssel FormelBilanzwert dazu z.B. notwendig: - Restwert (in Kai hinterlegt) - Indizierung

22 22 Werte

23 23 Formel Beispiel: Zwischenwert zur Ermittlung des Bilanzwertes für die EB #Ermitt??1.e Erinnerungswert?#URWRT: 1.d gesch. Restwert?#URWRT: 1.c Herstellerkatalog?#REST: 1.b Lieferantenanfrage?#REST: 1.a hist. AHW?#INWE an anderer darüber liegender Stelle berücksichtigt: - Bilanzwert bei GWG 0 - wenn Ende der Gesamtnutzungsdauer erreicht, dann 1

24 24 Agenda 1.Überblick: Praktische Durchführung der Ersterfassung 2.Vorarbeiten zur Ersterfassung und -bewertung durch die zentrale Inventurleitung in Kai 3.Überleitung Kai SAP Aus Inventargütern werden Anlagengüter?!

25 25 Überleitung Kai SAP KAI SAP n:1 1:1 1/n:0

26 26 Überleitung Kai SAP KAI SAP n:1 Gruppenwert Festwert Geringwertige Vermögensgegenstände in Sammelverwaltung (Überleitung GVG erst ab ) z.B. 55 Inventargüter 1 Anlagegut

27 27 GVG GVG nach § 33 IV GemHVO NRW -AHK< 410 (netto) -selbständig nutzbar -abnutzbar Überleitung Kai SAP Aktivierungswahlrecht (§ 54 I i.V.m. § 33 GemHVO): …können im laufenden Haushaltsjahr vollständig abgeschrieben werden Regelung in Bornheim: GVG, die bis zum Bilanzstichtag angeschafft werden: keine Überleitung zu SAP (da Vollabschreibung auf 0 ) GVG, die nach dem Bilanzstag angeschafft werden: Überleitung zu SAP (Vollabschreibung im Monat des Zugangs) Grund: automatisierte Erstellung des Anlagenspiegels

28 28 Inventargüter, deren Zeitwert oberhalb von 410 (netto) liegt. mit Ihrem Zeitwert Inventargüter, deren Zeitwert unter 410 (netto) + GVG mit Erinnerungswert 1 Überleitung Kai SAP KAI SAP 1:1 1 Inventargut = 1 Anlagegut Überleitung Kai SAP

29 29 1:1 Überleitung: Eröffnungsbilanz Vereinfachung nach § 56 I GemHVO: für Vermögensgegenstände - mit Zeitwert < 410 netto Überleitung Kai SAP -Keine Überleitung zu SAP (= kein Ansatz) - Überleitung: - mit Zeitwert - mit Erinnerungswert Regelung in Bornheim: Überleitung mit Erinnerungswert Grund: Anlage in SAP ggfs. notwendige Zuschreibungen, Verkauf über Buchwert usw.

30 30 GVG, die bis zum beschafft werden Überleitung Kai SAP KAI SAP n:0 Keine Überleitung Überleitung Kai SAP

31 31 Fragen Anregungen


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