Zentrales Dokumentenmanagement

Präsentation zum Thema: "Zentrales Dokumentenmanagement"—  Präsentation transkript:

0 NavisionLink Dynamics NAV Integration

1 Zentrales Dokumentenmanagement
Axapta Belege Gescannte Dokumente Workflow Zentrales Management mit einem DMS Office, CAD Dokumente s

2 Archivierung aller Ausgangsbelege
Erzeugung von TIF Dokumenten mittels TiffExtender Zusammenführung mit Hintergrund-Image abhängig vom Dokumententyp bzw. erste oder Folge-Seite Archivierung abhängig vom Dokumententyp Doppeldruckkontrolle Automatische Versionierung in Windream

3 Archivierung aller externen Belege
Barcode Druck für Eingangsrechungen Externes Scannen von Belegen – Übermittlung an Server Barcode Erkennung/Indexierung bei der Archivierung Prüfung, ob alle ER eingelangt sind Verknüpfung von Standarddokumenten in Windream

4 Ablauf für Eingangsrechnungen
Frühes Scannen Aufbringen von Barcodes - Scannen mit der Eingangspost Dokumente können nicht verloren gehen Weiterleitung elektronisch/manuell Periodische Aktivität – Erfassung der Rechnung in Navision Basis für den Einsatz von Workflowsystemen Spätes Scannen Papier bis zum Arbeitsplatz Erfassung aufgrund der Papiervorlage Ausdruck einer Barcode-Etikette Scannen – Indexierung durch Datenübernahme Doppeltes Scannen Frühes Scannen – Weiterleitung des Papiers – manuelle Notizen Nochmaliges Scannen am Ende des Prozesses, doppelte Ablage/Ersatz

5 Belegarchivierung über Standardmodul
Automatische Archivierung beim Belegdruck.

6 Externe Belege archivieren
Automatische Archivierung in Windream

7 Suche und Anzeige der Dokumente im Beleg
MC Many different understandings of what BPM is—this is how Global 360 defines BPM Conversation between MC/JS: many companies getting into this space Direkte Beleganzeige bzw. Belegliste aus Attain

8 Suche in Navigate und Anzeige der Dokumente
MC Many different understandings of what BPM is—this is how Global 360 defines BPM Conversation between MC/JS: many companies getting into this space Volle Integration in Navision Suche und Anzeige z.B. direkt in Navigate eingebunden

9 Suche und Anzeige der Dokumente im DMS
Windream Suche mit allen Standardfunktionen Verwendung von Windream Suchprofilen möglich Alle Funktionen zur Verfügung: mit versenden Abzeichnen Workflow starten ....

10 Automatische Archivierung von Belegen
Erfassung externer Belege und Barcodedruck Indexdaten aus Navision Scannen der Belege Barcode-Erkennung beim Scannen oder im Archivierungsmodul Übergabe der Indexdaten an das Archivierungsmodul Automatischer TIFF Druck mit TiffExtender (belegtypabhängig) Suche und Anzeige innerhalb Dynamics NAV und Windream Archivierungsmodul: Indexverarbeitung Barcodeerkennung Import Versionierung

11 Digitale Signatur Rechtsgeschäfte sind mit einer eigenhändigen Unterschrift zu versehen oder durch Zeugen nachzuweisen „Eine sichere el. Unterschrift erfüllt das rechtliche Erfordernis einer eigenhändigen Unterschrift, insb. der Schriftlichkeit iSd § 886 ABGB, sofern durch Gesetz oder Parteienvereinbarung nichts anderes bestimmt ist.“ Die elektronische Signatur ist KEINE digitalisierte Unterschrift, sondern eine Analogie zur eigenhändigen Unterschrift. Mit Hilfe der elektronischen Unterschrift können die Integrität der übertragenen Informationen und die IDENTITÄT des Senders überprüft werden. MC Many different understandings of what BPM is—this is how Global 360 defines BPM Conversation between MC/JS: many companies getting into this space

12 Digitale Signatur im Rechnungswesen
Gültige Formate: TIF, ASCII, PDF (kein Winword etc.) Der Rechnungsempfänger muss zustimmen. (etwa als AGB-Bestandteil) Rechnung MUSS mit einer fortgeschrittenen oder qualifizierten (in Dtld. Vorschrift) versehen sein Empfänger muss die Signatur prüfen (Prüfsoftware?) Empfänger muss die Rechnung mit der Signatur aufbewahren Fax hat ab 1. Jänner 2007 keine Gültigkeit mehr Rechnungen per ohne Signatur berechtigen NICHT zum Vorsteuerabzug! Signatur kann automatisch erzeugt werden (NavisionLink, PDFCold, etc.) MC Many different understandings of what BPM is—this is how Global 360 defines BPM Conversation between MC/JS: many companies getting into this space

13 Digitale Signatur im Rechnungswesen
Einfache Signatur sind dem Schlüsselinhaber zugeordnet; auf Arbeitsplätzen gespeichert keine rechtliche Sicherheit Fortgeschrittene Signatur sind dem Schlüsselinhaber zugeordnet und zum Zeitpunkt der Erstellung als Zertifikat auf einer Signaturkarte gespeichert oder Arbeitsplätzen gespeichert. keine rechtliche Sicherheit, für Rechnungsaustausch in Österreich tauglich Qualifizierte Signatur ist eine elektronische Bescheinigung (Signatur-Karte), mit der der Signaturprüfschlüssel einer Person zugeordnet ist und die Identität dieser Person bestätigt wird. Eine rechtsverbindliche Unterschrift ist möglich. Signatur nur mit PIN Code MC Many different understandings of what BPM is—this is how Global 360 defines BPM Conversation between MC/JS: many companies getting into this space

14 Signieren von Rechnungen
Windream Signature für manuelles signieren Signieren ausgehender Rechnungen Läuft im Hintergrund, automatische Signatur Archivierung der Rechnung inkl. Signatur in Windream Versand der signierten Rechnung an den Kunden Digitale Signatur mit JobExtender (NavisionLink) JobExtender Signieren Archivieren Senden Signatur MC Many different understandings of what BPM is—this is how Global 360 defines BPM Conversation between MC/JS: many companies getting into this space Signatur @

15 Workflow zur Rechnungsprüfung
Eberhard Bau AG Größte Tiefbaugesellschaft in der Schweiz Eingangsrechnungserfassung, -kontrolle, Archivierung Verteilte Standorte Mitarbeiter (Bauleiter) sehr viel auf Baustellen Keine Kontrolle über Rechnungen Finanzplanung schwierig (große Summen im Umlauf) Verspätete Zahlungen MC Many different understandings of what BPM is—this is how Global 360 defines BPM Conversation between MC/JS: many companies getting into this space

16 Workflow Integration in Navision
Startmodul Rechnungen (TIF) Indexdaten Workflowdaten Workflow/Mandant Rollenauflösung ... Daten aus Navision: Mandaten Kreditoren Kostenstellen Kostenart Sachkonten Mengeneinheiten Banken Verarbeitung durch FreeForm Erkennung Vorsortierung und Scannen der ER Datenfiles mit Rechnungsdaten Gescannte Rechnungen (TIF) Übergabe der Buchungsdaten MC Many different understandings of what BPM is—this is how Global 360 defines BPM Conversation between MC/JS: many companies getting into this space

17 Rechnungsprüfung durch Sachbearbeiter
MC Many different understandings of what BPM is—this is how Global 360 defines BPM Conversation between MC/JS: many companies getting into this space

18 Rechnungsprüfung durch Sachbearbeiter
MC Many different understandings of what BPM is—this is how Global 360 defines BPM Conversation between MC/JS: many companies getting into this space

19 Kontrollfunktionen MC
Many different understandings of what BPM is—this is how Global 360 defines BPM Conversation between MC/JS: many companies getting into this space

20 Kontrollfunktionen MC
Many different understandings of what BPM is—this is how Global 360 defines BPM Conversation between MC/JS: many companies getting into this space

21 Erfolgreiche Lösung mit Windream & Keyflow
Eberhard Bau AG Eingangsrechnungsdurchlauf reduziert von 15 auf 4 Tage Kontrolle der offenen, nicht kontrollierten Rechnungen Schnelle Kommunikation über Standorte hinweg MC Many different understandings of what BPM is—this is how Global 360 defines BPM Conversation between MC/JS: many companies getting into this space