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Präsentieren mit PowerPoint Institut für Kommunikationswissenschaft Bispinghof 9-14 48143 Münster Tel.: +49 251 83-24260 Annika Schüpfer 08.10.2013.

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1 Präsentieren mit PowerPoint Institut für Kommunikationswissenschaft Bispinghof Münster Tel.: Annika Schüpfer

2 2 Agenda Was ist PowerPoint? Lektion 1 – Allgemeiner Einstieg Lektion 2 – Nutzung des Folienmasters Tipps und Tricks für Präsentationen Offene Fragen

3 3 PowerPoint – was ist das? Softwareprogramm zur Erstellung von (interaktiven) Präsentationsfolien Vereinfachte Möglichkeit der Darstellung, Gestaltung und Animation verschiedener Medien zu einer Diashow Dieser Kurs basiert auf der Version Microsoft Office Unterschied zu Word: Word ist ein Textverarbeitungsprogramm zur Erstellung eines druckfähigen Dokuments Nicht zur Präsentation von Informationen geeignet Im Gegensatz zu Word, wo man einfach auf die Folie schreiben kann, benötigt PowerPoint Hilfsmittel wie Textfelder oder Formen

4 4 LEKTION 1 -Das Programm in der Übersicht -Folien einfügen -Textfelder einfügen -Aufzählungszeichen und Nummerierung -Zeichnen in PowerPoint -Speichern als Grafik -Elemente gruppieren -Einfügen von Tabellen und Grafiken -Grafiken bearbeiten -Führungslinien -Organisieren der Folienreihenfolge Übung

5 5 Das Programm in der Übersicht Arbeitsfläche Hier entstehen die Folien der Präsentation. Nur der weiße Bereich ist später zu sehen. Navigationsbereich Hier können Funktionen ausgewählt und die Folien bearbeitet werden. Folienübersicht/-reihenfolge Hier lassen sich Folien schnell finden und sortieren. Notizen Hier können Anmerkungen eingefügt werden, die nicht in der Präsentation zu sehen sein sollen.

6 6 Folie einfügen In der Mappe Start Neue Folie anklicken Gewünschtes Design auswählen Besonders häufig wird das Design Titel und Inhalt verwendet.

7 7 Textfelder einfügen Es bestehen zwei Möglichkeiten Textfelder einzufügen: 1.In der Mappe Einfügen Textfeld anklicken 2.In der Mappe Start Im Bereich Zeichnung Textfeld anklicken

8 8 Textfelder einfügen 1. Mauszeiger verändert sich zu umgedrehtem Kreuz, an gewünschte Stelle bewegen 2. Linke Maustaste gedrückt halten bis gewünschte Größe erreicht ist 3. Maustaste loslassen, Textfeld entsteht Achtung, wenn sich Größe unbeabsichtigt verändert: Rechtsklick auf Textfeldrand Form formatieren Größe nicht automatisch anpassen Nachdem das Textfeld angeklickt wurde:

9 9 Aufzählungszeichen & Nummerierung Erst in Textfeld klicken, dann werden Schaltflächen freigegeben: Start Im Bereich Absatz Aufzählungszeichen Nummerierung Hier lassen sich die Farbe und auch das Symbol anpassen.

10 10 Zeichnen in PowerPoint Start Im Bereich Zeichnung Freihandform bzw. Skizze Oder: Einfügen Formen Freihandform bzw. Skizze Skizze anklicken und ohne Maus abzusetzen in Form ziehen

11 11 Grafik anklicken Rechter Mausklick auf die Grafik Als Grafik speichern auswählen Pop up-Fenster öffnet sich Speicherort und gewünschten Dateityp auswählen Speichern Speichern als Grafik

12 12 Elemente gruppieren Zunächst Elemente einfügen und in gewünschte Position bringen Verschiedene Ebenen berücksichtigen: In den Vordergrund/Hintergrund Rechtsklick auf den Textfeldrand In den Vordergrund (oder In den Hintergrund) auswählen Es ist auch möglich nur Ebenen zu verschieben Das ist ein Beispiel. Hier ist der weiße Pfeil im Vordergrund.

13 13 Elemente gruppieren Nachdem die Elemente eingefügt wurden: Elemente markieren (Strg-Taste halten) Mit rechter Maustaste auf den Rand klicken Gruppieren auswählen Verschieben auch innerhalb der Gruppierung möglich Auch hier möglich gruppierte Elemente als Grafik zu speichern Gruppierte Elemente lassen sich besser verarbeiten. Hierbei handelt es sich um 3 Elemente Gruppierung:

14 14 Einfügen von Tabellen & Grafiken Einfügen Tabelle anklicken Mit Hilfe des eingeblendeten Rasters Tabellenzeilen & -spalten auswählen Die Tabelle wird auf der Folie eingeblendet Auch Alternativen sind möglich: Tabellen via Excel erstellen (etwas unhandlich) Tabelle in Excel erstellen und in Folie kopieren (Strg & v bzw. Strg & c) Grafik anklicken Gewünschte Datei auswählen

15 15 Grafiken bearbeiten Um Größe einer Grafik zu verändern: Shift gedrückt halten: Bild wird an gegenüber liegenden Ecke fixiert und kann proportional groß gezogen werden Strg gedrückt halten: Bild wird an allen Ecken proportional größer gezogen werden (gilt auch für Tabellen) EXKURS: Adobe Reader Um Grafiken aus einer PDF-Datei zu nutzen, kann man folgendes Werkzeug verwenden(Quellenangabe!) Bearbeiten Schnappschuss erstellen

16 16 Führungslinien Ansicht Im Bereich Anzeigen Häkchen setzen bei Lineal, Gitternetzlinien und Führungslinien Weitere Führungslinie: Strg drücken & auf die bestehende Führungslinie klicken Führungslinie löschen: Führungslinie auf eine bestehende ziehen

17 17 Organisieren der Folienreihenfolge Ansicht Normal oder Foliensortierung Durch Anklicken der Folie, kann sie mit gedrückter (linker) Maustaste an die richtige Stelle gezogen werden.

18 18 Übung 1 Bitte erstellen Sie eine neue Präsentation und fügen Sie eine neue Folie mit dem Layout Titel und Inhalt ein. Lassen Sie sich das Lineal und Gitternetzlinien als Hilfestellung anzeigen. Fügen Sie in ein Textfeld mit dem Text Das ist ein Beispiel. ein und formatieren Sie den Text in die Schriftgröße 24 und Schriftfarbe blau. Füllen Sie das Textfeld bitte einfarbig gelb und richten Sie den Text zentriert aus. Setzen Sie dann bitte einen Pfeil vor das Textfeld und gruppieren Sie beide Elemente.

19 19 LEKTION 2 -Verwendung des Folien-Masters -Einfügen von Folien-Nummern, Datum -Verwenden von Design-Vorlagen -Einsetzen von Autoformen -Folienübergang und Sounds -Animationen Übung

20 20 Die Besonderheit von PowerPoint Der Folienmaster ist die übergeordnete Folie in einer Hierarchie von Folien Dort werden sämtliche Informationen über das Design und das Folienlayout einer Präsentation einschließlich Hintergründe, Farben, Schriftarten, Effekte, Größe der Platzhalter und Positionierung gespeichert Master Folie Der Folienmaster hilft Zeit zu sparen! Jede Folie kann individuell gestaltet werden Der Master bleibt für die gesamte Präsentation gleich

21 21 Verwendung des Folien-Masters Ansicht Folienmaster Es öffnet sich eine eigene Mappe: Navigationsbereich Masterfolie (größer) Folie = Arbeitsbereich

22 22 Verwenden von Design-Vorlagen Die Design-Vorlagen helfen bei der Master-Gestaltung.

23 23 Einfügen von Folien-Nummern, Datum Masterlayout Ein Pop up-Fenster erscheint Auf der Folie kann das Layout bearbeitet werden Wenn Platzhalter gelöscht werden, können sie durch das Häkchen wieder hinzugefügt werden Oder: Einfügen Im Bereich Text Foliennummer

24 24 Einfügen von Folien-Nummern, Datum Eine weitere Möglichkeit Einfügen Kopf- und Fußzeile anklicken Ein Pop up-Fenster öffnet sich

25 25 Einsetzen von Autoformen Ähnlich wie bei Einfügen eines Textfelds: Einfügen Formen auswählen Anklicken und mit gedrückter Maus in gewünschte Form ziehen Autoformen vereinfachen die Schaubild-Erstellung. Basis Mittelteil Dach Titel

26 26 Einsetzen von Autoformen Eine Alternative ist SmartArt: Thema 1 Thema 2 Thema 3 SmartArt bietet viele kreative Vorlagen – Vorsicht!

27 27 Folienübergang & Sound Übergänge Grundsätzlich gilt: je unauffälliger, desto professioneller.

28 28 Animationen Zu animierendes Element anklicken Danach die Animation auswählen Erscheinen (Eingang) Schriftfarbe (Betont) Welle (Betont) Teilen (Beenden) Einfliegen (Eingang) Beispiele :

29 29 Animationen Um eine bessere Übersicht über die verschiedenen Animationen zu bekommen, kann man den Animationsbereich einblenden Hier lassen sich die Animationen bearbeiten und auch die Reihenfolge einfach verschieben

30 30 Die einzelnen Animationen lassen sich nachträglich immer wieder verändern: Art der Animation Animationen In diesem Bereich wird folgendes angezeigt: 1.Art der Animation 2.Start 3.Dauer 4.Reihenfolge Start Dauer 4. Reihenfolge Die Wiedergabe zeigt alle Animationen zur Überprüfung geeignet

31 31 Übung 2 Bitte erstellen Sie eine neue Präsentation und öffnen Sie den Folienmaster. Betiteln Sie die Präsentation in der Folienmasteransicht mit Übung Folienmaster. Weisen Sie der Präsentation bitte das Foliendesign Galathea und die Farben Hyperion zu. Löschen Sie bitte in der ersten Folie die letzten drei Textebenen und ändern Sie die Nummerierung. Fügen Sie bitte Seitenzahlen am unteren rechten Bildrand ein. Schließen Sie den Folienmaster und überprüfen Sie Ihre Einstellungen. Fügen Sie einen Stern aus den Autoformen ein und lassen Sie ihn mittels Animationen Erscheinen.

32 32 TIPPS & TRICKS

33 33 Tipps & Tricks für Präsentationen Interessante Einstiegsfolie und Ziel der Präsentation angeben Strukturierte Agenda einfügen Folien präsentieren, nicht ablesen Das richtige Timing ist wichtig, auch mal eine Pause machen Folien nicht überladen: Weniger ist manchmal mehr Ansprechende Farbkombinationen verwenden: Vorsicht bei Farbe Rot und auf Kontrast von Hintergrund und Schrift achten Angemessener Einsatz von Grafiken und Videos Video-Dateien immer separat abspeichern! Dies ist ein schlechtes Beispiel.

34 34 Tipps & Tricks für Präsentationen Mindestens Schriftgröße 18 verwenden Serifenlose Schrift verwenden: Arial, Tahoma, etc. Nicht zu viele Folien (ca. 1 pro Min.), Schriftstile und -größen verwenden (2 sind meistens genug) An den Lehrstuhl-/Faktultätsvorgaben orientieren!

35 35 Tipps & Tricks für Präsentationen Bildschirmpräsentation starten -F5Präsentation startet ab der ersten Folie -Strg & F5Präsentation startet ab der aktuellen Folie Im Präsentationsmodus: - & Pfeile nutzen, um Folie zu wechseln -Nr & ENTERPräsentation springt zu Foliennummer -Strg & SListe der Folien wird angezeigt -BBildschirm wird schwarz (B = Black) -EscPräsentation wird beendet -F1Zeigt Shortcuts in der Übersicht

36 36 Tipps & Tricks für Präsentationen Notizen Im Bereich unterhalb der Folien können Stichpunkte festgehalten werden, die nur vorgetragen werden sollen Referentenansicht Bietet die Möglichkeit der Anzeige von Notizen und Zeit während der Präsentation – nur sichtbar für den Referenten! Bildschirmpräsentation Im Bereich Bildschirm Häkchen setzen bei Referentenansicht (nur möglich bei der Verwendung von mehr als einem Bildschirm!)

37 37 Tipps & Tricks für Präsentationen Drucken 1. Ganze Seite (eine einzelne Folie auf einem Blatt) 2. Notizseiten (Folie mit Notizen) 3. Gliederung (reine schriftliche Gliederung ohne Layout) 4. Handzettel (mehrere Seiten auf einem Blatt, verschiedene Möglichkeiten)

38 38 Tipps & Tricks für Präsentationen Folienformate Es besteht die Möglichkeit verschiedene Formate (unter anderem auch Din A4 oder benutzerdefinierte Größen) einzustellen. Achtung bei der Präsentation: evtl. werden Ränder abgeschnitten Hardware -Achtung bei der Verwendung von verschiedenen Office- Versionen: Besser vorher Kompatibilität prüfen! -Außerdem wird Apple-Nutzern empfohlen entsprechende Adapter zu verwenden.

39 39 Titel der aktuellen Folie (1/4) Punkt 1 Punkt 2 Kurze prägnante Zusammenfassung der Folie. PRO Argument … CONTRA Argument …

40 40 Gibt es noch Fragen?

41 41 Vielen Dank für eure Aufmerksamkeit! Viel Erfolg beim Start ins Studium! Annika Schüpfer


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