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ACCOUNTING 4 WORK DF. Accounting steht für die Erfassung, Verwaltung und Kontrolle von Druckabläufen in einer definierten Umgebung. Ziel einer Accounting-Lösung.

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Präsentation zum Thema: "ACCOUNTING 4 WORK DF. Accounting steht für die Erfassung, Verwaltung und Kontrolle von Druckabläufen in einer definierten Umgebung. Ziel einer Accounting-Lösung."—  Präsentation transkript:

1 ACCOUNTING 4 WORK DF

2 Accounting steht für die Erfassung, Verwaltung und Kontrolle von Druckabläufen in einer definierten Umgebung. Ziel einer Accounting-Lösung ist, Klicks zu personalisieren (Verursacherprinzip) Wer hat was auf welchem System gedruckt? Kostenrechnung in Druckumgebungen zu ermöglichen: Wer druckt auf welche Kostenstelle? Können Ausdrucke Mandanten / Projekten zugewiesen werden? Kosten zu kontrollieren und zu planen: Wo entstehen weshalb welche Druckkosten? Werden die Systeme wirtschaftlich optimal genutzt? Was ist ACCOUNTING 4 WORK DF

3 Erfassen des gesamten Druckaufkommens DF Druck- Server Midrange / Host System DF Accounting Server Windows PC Windows PC Windows PC Netzwerkdrucker Lokaler Drucker Lokaler Drucker Netzwerk- drucker Hochleistungs- Netzwerkdrucker Multifunktions- gerät

4 Erfassen von Datenmengen und Druckseiten 1. Auswertungsstufe: Erfassen von Druckaufkommen und Datenmengen Daten können über beliebige Zeiträume erfasst und gespeichert werden Druckerspezifische Auswertung möglich. Ziel: Ermittlung der Performance des jeweiligen Ausgabegerätes Unabhängig, ob Office, Multifunktional- oder Produktionsdrucker kann am jeweiligen Standort der entsprechende Drucker mit den optimalsten und effizientesten Leistungsmerkmalen definiert werden ? ? ? ?

5 Ermitteln von Geräteauslastung und Papierbedarf automatische und effiziente Ermittlung der jeweiligen Geräteauslastung Accounting Server erfasst alle Druckdaten und nimmt eine vollautomatische Analyse von Druckaufkommen, Datenmengen und Geräteauslastung vor Druckaufkommen und Geräteauslastung ermöglichen eine leichte Ermittlung des Papierbedarfs Datenstrom erkennt bei vorgedruckten Formularen und Geschäftspapier in welchen Druckern und Schächten Papier nachgelegt werden muss Windows 2k / XP / 2k3 Accounting Client System Dienst PCL Parser PostScript Parser Prescribe Parser PDF Parser Parser Windows Druck Server DF Accounting Server Wer, Wie, Wann, Wohin, Wie viel Windows 2k / XP / 2k3 Accounting Server System Dienst SNMP

6 Erfassen von Job Parametern im LAN und Host-Umgebung Erkennung von Parametern in Abhängigkeit der unterschiedlichen Datenströme wie z.B. PDF, PCL 3/4/5/6, Postscript, Prescribe Erfasst werden können im LAN folgende Parameter: Druckauftragsname Benutzer Zeitpunkt Zieldrucker Seitenzahl Papierart Simplex / Duplex Farbe Host-Daten können nach PCL, Postscript oder PDF konvertiert werden und in ein standardisiertes TCP/IP Netzwerk integriert werden

7 3 Blätter, A4 80g á 0,050 3 Simplex-Drucke á 0,015 1 Bearbeitungskosten á 0,001 Gesamtkosten 0,196 3 Blätter, A4 80g á 0,050 3 Simplex-Drucke á 0,015 1 Bearbeitungskosten á 0,001 Gesamtkosten 0,196 Beispiel: Ermittlung von Druckkosten Die Druckkosten der einzelnen Druckaufträge setzen sich aus einzelnen Parametern des Druckauftrages und – bei Bedarf – verschiedenen Preislisten zusammen.

8 Druckkosten Geräte- und Papierbezogen zur sinnvollen Accounting-Auswertung werden die Druckdaten den jeweiligen druckerspezifischen Daten gegenübergestellt folgende Parameter müssen hierfür als Grundlage vom Anwender in das System eingegeben werden: Klickkosten, Art und Kosten des Papiers bezogen auf Nutzung des jeweiligen Druckerschachtes, Kosten für Farb- oder Monochrom Druck, evtl. zusätzliche Grundkosten des Gerätes

9 Abgleich der Zählerstände Multifunktionsgeräte die Druckdaten werden über das Netzwerk erfasst Was passiert mit Kopien die vor Ort an multifunktionalen Drucksystemen erstellt werden? es erfolgt eine automatische Abfrage der Zählerstände am Drucker über SNMP die über das Netzwerk erfassten Druckseiten werden mit den Zählerständen der einzelnen Geräte verglichen die jeweiligen Differenzen werden unter einem vordefiniertem Konto im System erfasst Druckaufträge: 1000 Seiten Zähler: Seiten Kopien: 150 Seiten SNMP 150 Kopien

10 Seitenkontrolle mit PJL Accounting4Work DF untersucht und überwacht alle Druckdaten auf Vollständigkeit im Ergebnis PJL Funktionalität meldet dem druckenden System, ob der jeweilige Druckauftrag angekommen, gedruckt oder abgebrochen wurde jeder Druckauftrag wird auf Vollständigkeit und erfolgtes Drucken überprüft es wird vermieden, dass abgebrochene und wiederaufgenommene Druckaufträge doppelt abgerechnet werden

11 Zentraler Accounting Server und Client alle in den Datenströmen erfassten Daten sowie alle Parameter über Benutzer, Drucksysteme und Druckkosten werden im zentralen Accounting Server archiviert Archivierung erfolgt in standardisierter SQL Umgebung Anwender kommuniziert über eigene Applikation Anwender kann eigene Auswertungsapplikationen oder Schnittstellen zu anderen Systemen entwickeln, z.B. Dokumentensysteme durch Verknüpfung der Druckdaten mit Anwenderdaten und Kosten ist eine Kostenstellenanalyse möglich Benutzer- Abteilungs- und Mandantenkonten

12 Auswertung frei wählbare Berichtszeiträume beliebige Auswertungen Auswertungen erfolgen Betriebssystemneutral und Hardwareunabhängig Mögliche Auswertungen: Geräteliste Benutzerliste Abteilungsliste Mandantenliste Benutzer pro Abteilung Mandanten pro Benutzer Mandanten pro Abteilung

13 Reports nach gegebenem Zeitraum (z.B.: Jahr, Quartal, Monat, Woche oder benutzerdefiniert) Kontoauszug des Benutzers Kontoauszug der Abteilung Kontoauszug des Mandanten Aktivität nach Gerät Aktivität nach Abteilung Aktivität nach Mandanten Gerätenutzung Papiernutzung Auswertung

14 Beispiel: für eine Auswertung von Druckkosten Eine Vielzahl vorgefertigter Berichte ermöglicht einen schnellen Zugriff auf die gesammelten Daten und stellt diese z. B. als Kosten- grafik da. Der Auswertungs- zeitraum und die angezeigten Personen, Abteilungen oder Kostenstellen sind dabei frei wählbar.

15 ACCOUNTING 4 WORK Erfassungsmodul Anwender werden die folgenden Informationen über seinen Druckauftrag aktuell zur Verfügung gestellt: Wann wurde der Druckauftrag generiert? Auf welchen Drucker wird der Druckauftrag ausgegeben? Wie viele Druckaufträge gehen dem spezifischen Druckauftrag voraus? Konnte der spezifische Druckauftrag erfolgreich gedruckt werden? Es können nicht nur Druckaufträge aus Windows und Office Umgebungen angezeigt werden, sondern auch aus der sogenannten Mainframe und Host Welten

16 ACCOUNTING4WORK WP

17 (IP Bereich xxx) (IP Bereich xxx) (IP Bereich xxx) (Router)


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