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© 2010 XIMES 1 Mag. Ruth Siglär und Mag. Werner Marschitz © by XIMES, Wien, 24.05.2010 [OPA] WORKSHOP am 18.10.2011 in Wien.

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1 © 2010 XIMES 1 Mag. Ruth Siglär und Mag. Werner Marschitz © by XIMES, Wien, [OPA] WORKSHOP am in Wien

2 © 2010 XIMES 2 Inhalte 09:30-09:45Begrüßung & Klären der Inhalte 09:45-10:30Planen mit Jahresarbeitszeit 10:30-12:30Übungen & Besprechung 12:30-13:30 Mittagessen 13:30-14:15Finden von optimalen Abdeckungen 14:15-16:30Übungen & Besprechung 16:30-17:00Abschluss, Ausblick und gemütlicher Ausklang

3 © 2010 XIMES 3 Überblick Der OPA bietet 2 Varianten, um über Wochen schwankende Modelle zu berechnen: Jahresplanung Allgemein im Baukasten Allgemein Empfiehlt sich, wenn es eine zB alle 2 Wochen wiederkehrende Schwankung gibt (zB jeden zweiten Donnerstag wird eine Wartung gefahren; die Nachtbereitschaft wird wochenweise zwischen 2 Abteilungen aufgeteilt).... Phasen mit unterschiedlichen Auslastungen im Jahr bekannt sind, aber die Lage nicht bestimmt werden kann und daher eine erste Abschätzung des Jahresvolumen ausreichend ist. Jahresplanung Detail im Baukasten Jahresplanung Empfiehlt sich, wenn Feiertage/Betriebsurlaube/Stillstände exakt geplant werden sollen (zB ist an Feiertagen eine reduzierte Besetzung wie am Sonntag einzuteilen).... Phasen mit unterschiedlichen Auslastungen im Jahr bekannt sind und die Zuordnung auf Kalenderwochen mit einer hohen Wahrscheinlichkeit eintreffen wird.

4 © 2010 XIMES 4 Benötigte Bausteine für Jahresplanung Allgemein Hier brauchen Sie den Baustein Personal!

5 © 2010 XIMES 5 Bausteine für Jahresplanung Detail - I Im Baukasten zur Jahresplanung Detail gibt es 3 Bausteine.

6 © 2010 XIMES 6 Bausteine für Jahresplanung Detail - II Schichtmodelle, die sich in einem Bereich abwechseln, definieren. INDUSTRIE: In der Regel kann mit Adaptationen der Standardschicht- modelle gearbeitet werden. SOZIAL- und GESUND- HEITSWESEN/DIENST- LEISTUNG: Das Industrie Standardmodell löschen und über den Knopf Neu die gewünschten Schichtmodelle hineinspielen. ACHTUNG: Für Feiertage bitte eigene Schichtsysteme definieren! Das Programm nimmt dann für zB den Feiertag am Donnerstag die eingetragenen Werte.

7 © 2010 XIMES 7 Anlegen (neuer) Schichtmodelle – I Zuerst die Industrie Standardschichtmodelle löschen. Dann über den Button Neu das erste Schichtsystem auswählen und diesem einen eindeutigen Namen geben. Diesen Schritt wiederholen Sie so oft, bis alle Phasen als Schichtsystem angelegt sind.

8 © 2010 XIMES 8 Bausteine für Jahresplanung Detail - III Hier werden folgende Zahlen ausgerechnet: Zeitkonto Standard o Netto (in Stunden) = Summe der zu leistenden Stunden inkl. Feiertagsentgelt (über alle Personen) o Abwesenheit (in Stunden) = Netto (in Stunden) * (Abwesenheitsfaktor – 1) Zeitkonto Feiertag o Netto (in Stunden) = Summe der an Feiertagen zu arbeitenden Stunden (über alle Personen) o Abwesenheit (in Stunden) = Netto (in Stunden) * (Abwesenheitsfaktor – 1) Zeitkonto Gesamt = Zeitkonto Standard + Zeitkonto Feiertag Arbeitsstunden, die dem Unternehmen an normalen Tagen, Feiertagen sowie in Summe zur Verfügung stehen.

9 © 2010 XIMES 9 Inhalte 09:30-09:45Begrüßung & Klären der Inhalte 09:45-10:30Planen mit Jahresarbeitszeit 10:30-12:30Übungen & Besprechung 12:30-13:30 Mittagessen 13:30-14:15Finden von optimalen Abdeckungen 14:15-16:30Übungen & Besprechung 16:30-17:00Abschluss, Ausblick und gemütlicher Ausklang

10 © 2010 XIMES 10 Dienst-/Schichtdesign Balance Über- und Unterdeckung Kostenbewertung Risikobewertung Kriterien zur Länge Anzahl der Schichteinsätze/freien Tage pro Woche Belastung aus der Schichtlänge Beginn- und Endzeiten Übergabe Anzahl unterschiedlicher Schichten (Übersichtlichkeit) Wünsche (z.B. bestimmte Teilzeitschichten)

11 © 2010 XIMES 11 Was entscheidet über die Qualität der Dienste & Pläne? Unter/Überlastung vermeiden – Bedarfsgerechte Planung erfordert spezifische Planung Länge der Dienste (Belastung, Lebenssituation) Lage der Dienste 6:00 / 7:00 Ende der Nachtdienste/-schichten oder früher/später Einsätze pro Woche (hängt auch von Höhe der Arbeitszeit ab) Deutlich unter 5 guter Plan 5 wird schwierig zu planen und bereits recht dicht Über 5 sehr schwer planbar und sehr sehr dicht Gute Planung & Reserveplanung /-dienste Reduzierung kurzfristiger Verlängerungen Reduzierung von Verschiebungen Vorschau

12 © 2010 XIMES 12 Strategie zum Suchen der Dienste zT Dienste, die klar sind, eintragen – z.B. Teilzeitkräfte, die fixe Dienste machen Balance: Abdeckung des Bedarfs Länge der Dienste - Es geht um Durchschnitt & Spitzen o Unter ca. 8h Länge im Schnitt führt zu mehr Einsätzen. o Belastung: Bis 8,5h meist unkritisch; darüber hängt es von Arbeit ab o Gesetz kann Oberschranken definieren Strategie zum händisch Planen Beginnen bei Flanken nach oben (= an den Stellen, an denen der nicht abgedeckte Bedarf steigt) Ende bei passenden Flanken nach unten (= an den Stellen, an denen der nicht abgedeckte Bedarf fällt) Eher von links nach rechts & wo was glatt rein passt, schon vorher

13 © 2010 XIMES 13 Baustein Abdeckung Händische Festlegung Evt. händische Nachbearbeitung ODER Minimiert nicht Anzahl der Schichtarten Generierungs- cockpit Stellschrauben Know-How

14 © 2010 XIMES 14 Schaltereinstellungen im OPA – I Lösungen ohne Unter- und Überdeckung nur, wenn Schichtlängen von 5 h möglich Lösungen ohne Unter- und Überdeckung, mit 9 h Schichtlänge möglich Beginn- und Endzeiten Lösungen ohne Unter- und Überdeckung nur, wenn Beginnzeiten zwischen 7:00 bis 9:00 (und Schichtlängen von 8 h bis 10 h) möglich Bandbreiten der Schichtlängen

15 © 2010 XIMES 15 Schaltereinstellungen im OPA – II Die Einsatzzahl pro Woche wird in Bezug zur WAZ optimiert. Sollen auch kurze Schichten/Dienste gefunden werden, setzen Sie diese Gewichtung auf Null! Über die bevorzugte Schichtlänge können Sie steuern, ob tendenziell kürzere oder längere Schichten bzw. Dienste gefunden werden sollen. Vergessen Sie nicht, dass die Zahlen, die über den ButtonVerstecke Gewichte angezeigt bzw. verborgen werden können, den Algorithmus beeinflussen.

16 © 2010 XIMES 16 Baustein Abdeckung – Zulässige Schichtlängen I Die erste Möglichkeit besteht im Definieren von einem weiten Spielraum zwischen Minimum und Maximum. Über die Länge in der Spalte optimal wird gesteuert, ob tendenziell längere oder kürzere Schichten/Dienste gestaltet werden sollen, dh, liegt diese Zahl nahe beim Maximum werden eher längere Schichten/Dienste gestaltet. Nachteil: Etwaige Pausen müssen nachträglich per Hand im Blatt Abdeckung von diesem Baustein eingegeben werden.

17 © 2010 XIMES 17 Baustein Abdeckung – Zulässige Schichtlängen II Die zweite Möglichkeit ist das Definieren eigener Schichttypen, so dass auch die Pause gesetzt werden kann.

18 © 2010 XIMES 18 Baustein Abdeckung – Fixieren von Schichten Schichten können fixiert werden. Die Software optimiert mittels Algorithmus durch das Generieren von Schichten die Abdeckung zum Bedarf. Gibt es bereits fix eingetragene Schichten, dann wird nur mehr die Differenz zwischen blauer und roter Kurve optimiert.

19 © 2010 XIMES 19 Zwei wichtige Gleichungen für Mitarbeiter und Unternehmen Wollen Sie Änderungen vornehmen? Diese Gleichungen zeigen Ihnen den rechnerischen Hintergrund zum Ändern von Schichten, Besetzungsstärken... Schichten verlängern/kürzen Länge der unbezahlten Pausen ändern Schichtüberschneidungen kürzen/verlängern Bei zB Bereitschaftsschichten Anteil der auf das Zeitkonto anrechenbaren Stunden verändern Österreich: Geldzuschläge in Zeitzuschläge umwandeln = Deutschland: Faktorisieren von Zeitzuschlägen Geteilte Dienste, um kurze Dienste zusammen zu fassen Teilzeit einführen Mitarbeiter aufstocken/abbauen Etwas Urlaub fest einplanen (zB Papier A) Langzeitkonten SchichtenDienste Dienste hinzufügen oder wegnehmen - zusammenfassen/teilen Saisonen mit mehr/weniger Diensten Durchschnitt AZ Durchschnittliche Wochenarbeitszeit = Anzahl der Einsätze pro Woche x Durchschnittliche Schichtlänge Gesamtzahl der gearbeiteten Stunden = Anzahl der Mitarbeiter x Durchschnittliche Wochenarbeitszeit


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