Buchungsperioden SAP Business One Version 9.0

Präsentation zum Thema: "Buchungsperioden SAP Business One Version 9.0"—  Präsentation transkript:

1 Buchungsperioden SAP Business One Version 9.0
Willkommen bei der Lektion zum Buchungsperiodenprozess.

2 Lernziele Nach Abschluss dieser Lektion können Sie:
Die Definition und Verwaltung von Buchungsperioden erläutern Nach Abschluss dieses Themas können Sie die Definition und Verwaltung von Buchungsperioden erläutern.

3 Unternehmensszenario
Sie implementieren SAP Business One bei Ihrem Neukunden OEC Computer. Sie erklären der Buchhalterin Frau Schmidt, dass ein erforderlicher Schritt beim Anlegen der Unternehmensdatenbank die Definition der folgenden Buchungsperioden ist: die Hauptbuchungsperiode (Geschäftsjahr, i.d.R. Kalenderjahr) die Teilperioden im Geschäftsjahr Einmal im Jahr führt das Unternehmen den Jahresabschluss durch. Für das interne Controlling werden jedoch zwölf Buchungsperioden (Teilperioden) benötigt. Bei dem Erstellen der neuen Unternehmensdatenbank definieren Sie daher das Geschäftsjahr als Kalenderjahr und die Teilperioden als Monate. Frau Schmidt fragt Sie, wie sie einen bestimmten Beleg oder eine Journalbuchung in einer Buchhaltungs- oder Teilperiode erfassen kann. Sie erklären ihr, dass SAP Business One auf Grundlage des Buchungsdatums automatisch ermittelt, zu welcher Buchungsperiode eine Transaktion gehört. Sie implementieren SAP Business One bei Ihrem Neukunden OEC Computer. Sie erklären der Buchhalterin Frau Schmidt, dass ein erforderlicher Schritt beim Anlegen der Unternehmensdatenbank die Definition der folgenden Buchungsperioden ist: Sie definieren die Hauptbuchungsperiode. Dies ist das Geschäftsjahr und entspricht im Allgemeinen dem Kalenderjahr. Danach definieren Sie die Teilperioden im Geschäftsjahr. Sie besprechen mit ihr die Finanzprozesse bei OEC Computer. Einmal im Jahr führt das Unternehmen den Jahresabschluss durch. Für das interne Controlling werden jedoch zwölf Buchungsperioden benötigt. Sie legen eine neue Unternehmensdatenbank an. Dabei definieren Sie das Geschäftsjahr als Kalenderjahr und die Teilperioden als Monate. Frau Schmidt fragt Sie, wie sie einen bestimmten Beleg oder eine Journalbuchung in einer Buchhaltungs- oder Teilperiode erfassen kann. Sie erklären ihr, dass SAP Business One auf Grundlage des Buchungsdatums automatisch ermittelt, zu welcher Buchungsperiode eine Transaktion gehört.

4 Buchungsperioden – Prozessübersicht
Einstellungen Teilperioden: Monate ……. Perioden-/Jahresabschluss Geschäftsjahr: 2013 Einstel-lungen Zusätzliche Einstellungen Operativ Buchungsdatum Teilperiode Die obige Abbildung zeigt eine Übersicht des Buchungsperiodenprozesses. Der Buchungsperiodenprozess besteht aus drei Phasen. In diesem Abschnitt werden die ersten beiden Phasen des Prozesses, also die Einstellungen und operativen Prozesse erläutert. In der ersten Phase definieren Sie die Einstellungen für Buchungsperioden. Zunächst definieren Sie die Hauptbuchungsperiode für das Geschäftsjahr. Danach legen Sie die Teilperioden im Geschäftsjahr fest: Jahr, Quartale, Monate oder Tage. Die zweite Phase besteht aus den operativen Vorgängen. Bei den täglichen Arbeitsabläufen erfassen Sie Belege und manuelle Journalbuchungen mit einem Buchungsdatum, die automatisch der entsprechenden Teilperiode hinzugefügt werden. Mit den Teilperioden kann der Benutzer die Buchungen in die jeweilige Teilperiode steuern. So können Sie die Buchungen für jeden Monat kontrollieren. Die dritte Phase ist der Periodenabschluss. Für den Abschluss verschieben Sie alle Salden der GuV-Konten in das Saldovortragskonto und setzen die GuV-Konten auf null. Der Periodenabschluss wird in einer anderen Lektion beschrieben.

5 Buchungsperioden und Teilperioden definieren
4 1 Jahr Quartale 3 2 1 Geschäftsjahr 12 1 11 2 10 3 Monate Tage 9 4 Wenn Sie eine neue Firmendatenbank anlegen, legen Sie die Buchungsperioden für das erste Geschäftsjahr an. Basierend auf dem von Ihnen gewählten Typ der Teilperiode legt SAP Business One automatisch die Teilperioden an. Folgende Teilperioden stehen zur Auswahl: Jahr, Quartal, Monat und Tag. Sie definieren die Teilperioden auf der Basis der Erfordernisse des Unternehmens: Ein Jahr hat eine Teilperiode. Quartale haben vier Teilperioden. Monate haben zwölf Teilperioden. Tage können eine beliebige Anzahl von Teilperioden haben. Mithilfe Ihrer Auswahl legt das System automatisch die entsprechende Anzahl Buchungsperioden an. Die Perioden können bei Bedarf geändert werden. Teilperioden werden u.a. definiert, damit vergangene Perioden gesperrt werden können und somit kein anderer Benutzer weitere Buchungen vornehmen kann. 8 5 7 6

6 Besondere Aspekte beim Anlegen von Buchungsperioden
Der Beginn des Geschäftsjahres kann nur auf den ersten Tag eines Monats fallen. Legen Sie zunächst die ältesten Buchungsperioden an. Die Perioden dürfen sich nicht überschneiden. Die Sachkontenfindung wird pro Periode gesichert. Treffen Sie zusammen mit dem Kundenberater Entscheidungen. Beachten Sie beim Anlegen neuer Buchungsperioden die folgenden wichtigen Aspekte: Der Beginn des Geschäftsjahres kann nur auf den ersten Tag eines Monats fallen. Der Beginn des Geschäftsjahres wird automatisch auf den ersten Tag des im Feld „Buchungsdatum ab“ eingegebenen Monats gesetzt. Es wird empfohlen, die frühesten Buchungsperioden zuerst anzulegen. Die erste Periode bestimmen Sie anhand der ältesten Daten, die Sie migrieren möchten. Buchungsperioden dürfen sich nicht überschneiden. Standardmäßig ist das Von-Datum der Tag nach dem Enddatum der letzten vorhandenen Buchungsperiode und das Bis-Datum ist ein Jahr später. Die Sachkontenfindung wird nach Periode gesichert und von der vorherigen in die nächste Periode kopiert. Legen Sie deshalb die älteste Periode zuerst an, wählen Sie das Primärkonto und legen Sie dann weitere Perioden an. Sie können die Sachkontenfindung ändern, bevor Sie beginnen, mit einer neuen Periode zu arbeiten. Es ist auch möglich, die Kontenfindung während einer Periode zu ändern. Dies wird jedoch nicht empfohlen, da die Kontenfindung Auswirkungen auf die Finanzberichte hat. Die entsprechenden Entscheidungen müssen Sie zusammen mit dem Kundenberater treffen. Berücksichtigen Sie dabei Aspekte wie gesetzlich vorgeschriebene Meldungen und die Geschäftskonsolidierung.

7 Demo – Der Arbeitsprozess mit Buchungsperioden

8 Übersicht Die folgenden wichtigen Punkte sollten Sie sich merken:
Beim Anlegen von Buchungsperioden definieren Sie Folgendes: Die Hauptbuchungsperiode – das Geschäftsjahr, das üblicherweise dem Kalenderjahr entspricht. Die Teilperioden im Geschäftsjahr (Jahr, Quartale, Monate oder Tage). SAP Business One bestimmt auf der folgenden Grundlage automatisch, zu welcher Teilperiode die Transaktion gehört: Das Buchungsdatum der Transaktion. Beim Anlegen einer neuen Buchungsperiode ist Folgendes zu beachten: Die in der Lektion genannten besonderen Aspekte. Die folgenden wichtigen Punkte sollten Sie sich merken: Beim Anlegen von Buchungsperioden definieren Sie die Hauptbuchungsperiode, d.h. das Geschäftsjahr, das in der Regel dem Kalenderjahr entspricht. Sie definieren außerdem die Teilperioden im Geschäftsjahr (Jahr, Quartale, Monate oder Tage). SAP Business One bestimmt auf der Grundlage des Buchungsdatums der Transaktion automatisch, zu welcher Teilperiode die Transaktion gehört. Beim Anlegen einer neuen Buchungsperiode müssen Sie die in der Lektion genannten besonderen Aspekte beachten.

9 Vielen Dank! Sie haben die Lektion zu Buchungsperioden abgeschlossen.
Vielen Dank für Ihr Interesse. Sie haben die Lektion zu Buchungsperioden abgeschlossen. Vielen Dank für Ihr Interesse.