Workshop VDIVBB, , Bernd Schneider, Stadt-Art Hausverwaltung

Präsentation zum Thema: "Workshop VDIVBB, , Bernd Schneider, Stadt-Art Hausverwaltung"—  Präsentation transkript:

1 Workshop VDIVBB, 21.2.2013, Bernd Schneider, Stadt-Art Hausverwaltung
Verband der Immobilienverwalter Berlin Brandenburg e.V. Zeitplanung Workshop VDIVBB, , Bernd Schneider, Stadt-Art Hausverwaltung

2 Ich habe zu viel Arbeit auf dem Tisch !
Verband der Immobilienverwalter Berlin Brandenburg e.V. Typische Probleme: Ich habe zu viel Arbeit auf dem Tisch ! Die Anforderungen sind zu hoch ! Ich schaffe auf keinen Fall ein weiteres Objekt ! Workshop VDIVBB, , Bernd Schneider, Stadt-Art Hausverwaltung

3 Workshop VDIVBB, 21.2.2013, Bernd Schneider, Stadt-Art Hausverwaltung
Verband der Immobilienverwalter Berlin Brandenburg e.V. Planung Priorität Geschwindigkeit Workshop VDIVBB, , Bernd Schneider, Stadt-Art Hausverwaltung

4 Workshop VDIVBB, 21.2.2013, Bernd Schneider, Stadt-Art Hausverwaltung
Verband der Immobilienverwalter Berlin Brandenburg e.V. Planung Priorität Geschwindigkeit Workshop VDIVBB, , Bernd Schneider, Stadt-Art Hausverwaltung

5 Workshop VDIVBB, 21.2.2013, Bernd Schneider, Stadt-Art Hausverwaltung
Verband der Immobilienverwalter Berlin Brandenburg e.V. Planung Workshop VDIVBB, , Bernd Schneider, Stadt-Art Hausverwaltung

6 Besprechungen, Besuche, Termine Nicht jedoch produktive Tätigkeit
Verband der Immobilienverwalter Berlin Brandenburg e.V. Kalenderprobleme Besprechungen, Besuche, Termine Nicht jedoch produktive Tätigkeit Zitat: René Marchand, Schweiz Workshop VDIVBB, , Bernd Schneider, Stadt-Art Hausverwaltung

7 Tipps zur Kalenderführung Vereinbaren Sie Termine mit Ihren Aufgaben
Verband der Immobilienverwalter Berlin Brandenburg e.V. Tipps zur Kalenderführung Vereinbaren Sie Termine mit Ihren Aufgaben „Bleistift-Trick“ Buchen Sie auch die Zukunft Mindestens zwei familiäre Termine pro Woche Zitat: Werner Tiki Küstenmacher Workshop VDIVBB, , Bernd Schneider, Stadt-Art Hausverwaltung

8 Haus- und WEG Verwaltung
Verband der Immobilienverwalter Berlin Brandenburg e.V. Beispiel Haus- und WEG Verwaltung Workshop VDIVBB, , Bernd Schneider, Stadt-Art Hausverwaltung

9 Aufgabenteilung Hauptgliederung Objekt- Verantwortung Dezentrale

10 Planbare und nicht planbare Aufgaben
Hauptgliederung Objekt- Verantwortung Dezentrale Aufgaben Routineaufgaben Tagesgeschäft

11 Wiederkehrende / planbare Aufgaben
Routine

12 Wiederkehrende / planbare Aufgaben
Routine Täglich

13 Wiederkehrende / planbare Aufgaben
Routine Täglich Wöchentlich

14 Wiederkehrende / planbare Aufgaben
Routine Täglich Wöchentlich Monatlich

15 Wiederkehrende / planbare Aufgaben
Routine Täglich Wöchentlich Monatlich Quartal

16 Wiederkehrende / planbare Aufgaben
Routine Täglich Wöchentlich Monatlich Quartal Halbjährlich

17 Wiederkehrende / planbare Aufgaben
Routine Täglich Wöchentlich Monatlich Quartal Halbjährlich jährlich

18 Wiederkehrende / planbare Aufgaben
Routine Täglich Wöchentlich Monatlich Quartal Halbjährlich jährlich Kontrolle Bank

19 Wiederkehrende / planbare Aufgaben
Routine Täglich Wöchentlich Monatlich Quartal Halbjährlich jährlich Kontrolle Bank Liquidität

20 Wiederkehrende / planbare Aufgaben
Routine Täglich Wöchentlich Monatlich Quartal Halbjährlich jährlich Kontrolle Bank Liquidität Posteingang

21 Wiederkehrende / planbare Aufgaben
Routine Täglich Wöchentlich Monatlich Quartal Halbjährlich jährlich Kontrolle Bank Liquidität Posteingang WV /

22 Ressourcen Zeit Montag Dienstag Mittwoch Donnerstag Freitag
9.00 – 9.30 9.30 – 10.00 10.00 – 10.30 11.00 – 11.30 11.30 – 12.00 12.00 – 12.30 12.30 – 13.00 13.00 – 13.30 13.30 – 14.00 14.00 – 14.30 14.30 – 15.00 15.30 – 16.00 16.00 – 16.30 16.30 – 17.00 17.00 – 17.30

23 Pause Zeit Montag Dienstag Mittwoch Donnerstag Freitag 9.00 – 9.30
9.30 – 10.00 10.00 – 10.30 11.00 – 11.30 11.30 – 12.00 12.00 – 12.30 12.30 – 13.00 13.00 – 13.30 13.30 – 14.00 14.00 – 14.30 14.30 – 15.00 15.30 – 16.00 16.00 – 16.30 16.30 – 17.00 17.00 – 17.30

24 Liquiplanung / Mail / Planung / Wiedervorlage
Zeit Montag Dienstag Mittwoch Donnerstag Freitag 9.00 – 9.30 9.30 – 10.00 10.00 – 10.30 11.00 – 11.30 11.30 – 12.00 12.00 – 12.30 12.30 – 13.00 13.00 – 13.30 13.30 – 14.00 14.00 – 14.30 14.30 – 15.00 15.30 – 16.00 16.00 – 16.30 16.30 – 17.00 17.00 – 17.30

25 Posteingang / Planung Zeit Montag Dienstag Mittwoch Donnerstag Freitag
9.00 – 9.30 9.30 – 10.00 10.00 – 10.30 11.00 – 11.30 11.30 – 12.00 12.00 – 12.30 12.30 – 13.00 13.00 – 13.30 13.30 – 14.00 14.00 – 14.30 14.30 – 15.00 15.30 – 16.00 16.00 – 16.30 16.30 – 17.00 17.00 – 17.30

26 Wiederkehrende / planbare wöchentliche Aufgaben
Routine Täglich Wöchentlich Monatlich Quartal Halbjährlich jährlich Kontrolle Bank Liquidität Posteingang Wiedervorlagen Rücksprache Hauswart

27 Wiederkehrende / planbare wöchentliche Aufgaben
Routine Täglich Wöchentlich Monatlich Quartal Halbjährlich jährlich Kontrolle Bank Liquidität Posteingang Wiedervorlagen Rücksprache Hauswart Ablage

28 Telefonat mit dem Hauswart / Planung
Zeit Montag Dienstag Mittwoch Donnerstag Freitag 9.00 – 9.30 9.30 – 10.00 10.00 – 10.30 11.00 – 11.30 11.30 – 12.00 12.00 – 12.30 12.30 – 13.00 13.00 – 13.30 13.30 – 14.00 14.00 – 14.30 14.30 – 15.00 15.30 – 16.00 16.00 – 16.30 16.30 – 17.00 17.00 – 17.30

29 Ablage Zeit Montag Dienstag Mittwoch Donnerstag Freitag 9.00 – 9.30
9.30 – 10.00 10.00 – 10.30 11.00 – 11.30 11.30 – 12.00 12.00 – 12.30 12.30 – 13.00 13.00 – 13.30 13.30 – 14.00 14.00 – 14.30 14.30 – 15.00 15.30 – 16.00 16.00 – 16.30 16.30 – 17.00 17.00 – 17.30

30 Wiederkehrende / planbare monatliche Aufgaben
Routine Täglich Wöchentlich Monatlich Quartal Halbjährlich jährlich Kontrolle Bank Liquidität Posteingang Wiedervorlagen Rücksprache Hauswart Ablage

31 Wiederkehrende / planbare monatliche Aufgaben
Routine Täglich Wöchentlich Monatlich Quartal Halbjährlich jährlich Kontrolle Bank Liquidität Posteingang Wiedervorlagen Rücksprache Hauswart Ablage Mahnvorschlagslisten

32 Wiederkehrende / planbare monatliche Aufgaben
Routine Täglich Wöchentlich Monatlich Quartal Halbjährlich jährlich Kontrolle Bank Liquidität Posteingang Wiedervorlagen Rücksprache Hauswart Ablage Mahnvorschlagslisten Monatsabrechnunung Miethäuser

33 Wiederkehrende / planbare monatliche Aufgaben
Routine Täglich Wöchentlich Monatlich Quartal Halbjährlich jährlich Kontrolle Bank Liquidität Posteingang Wiedervorlagen Rücksprache Hauswart Ablage Mahnvorschlagslisten Monatsabrechnunung Miethäuser Monatsprüfung WEG

34 Wochenplan der zweiten und dritten KW des Monats – Planung Mahnlisten und Monatsabrechnungen
Zeit Montag Dienstag Mittwoch Donnerstag Freitag 9.00 – 9.30 9.30 – 10.00 10.00 – 10.30 11.00 – 11.30 11.30 – 12.00 12.00 – 12.30 12.30 – 13.00 13.00 – 13.30 13.30 – 14.00 14.00 – 14.30 14.30 – 15.00 15.30 – 16.00 16.00 – 16.30 16.30 – 17.00 17.00 – 17.30

35 Wochenplan der zweiten KW des Monats / Vorprüfung Monatsabrechnung
Zeit Montag Dienstag Mittwoch Donnerstag Freitag 9.00 – 9.30 9.30 – 10.00 10.00 – 10.30 11.00 – 11.30 11.30 – 12.00 12.00 – 12.30 12.30 – 13.00 13.00 – 13.30 13.30 – 14.00 14.00 – 14.30 14.30 – 15.00 15.30 – 16.00 16.00 – 16.30 16.30 – 17.00 17.00 – 17.30

36 Wochenplan der zweiten KW des Monats / Mahnlisten
Zeit Montag Dienstag Mittwoch Donnerstag Freitag 9.00 – 9.30 9.30 – 10.00 10.00 – 10.30 11.00 – 11.30 11.30 – 12.00 12.00 – 12.30 12.30 – 13.00 13.00 – 13.30 13.30 – 14.00 14.00 – 14.30 14.30 – 15.00 15.30 – 16.00 16.00 – 16.30 16.30 – 17.00 17.00 – 17.30

37 Wochenplan der zweiten KW des Monats / Prüfung MA WEG ( 16 Std. Rest )
Zeit Montag Dienstag Mittwoch Donnerstag Freitag 9.00 – 9.30 9.30 – 10.00 10.00 – 10.30 11.00 – 11.30 11.30 – 12.00 12.00 – 12.30 12.30 – 13.00 13.00 – 13.30 13.30 – 14.00 14.00 – 14.30 14.30 – 15.00 15.30 – 16.00 16.00 – 16.30 16.30 – 17.00 17.00 – 17.30

38 Wochenplan der dritten KW des Monats – Planung Versand Monatsabrechnung nach Korrektur
Zeit Montag Dienstag Mittwoch Donnerstag Freitag 9.00 – 9.30 9.30 – 10.00 10.00 – 10.30 11.00 – 11.30 11.30 – 12.00 12.00 – 12.30 12.30 – 13.00 13.00 – 13.30 13.30 – 14.00 14.00 – 14.30 14.30 – 15.00 15.30 – 16.00 16.00 – 16.30 16.30 – 17.00 17.00 – 17.30

39 Wiederkehrende / planbare jährliche Aufgaben
Routine Täglich Wöchentlich Monatlich Quartal Halbjährlich jährlich Kontrolle Bank Liquidität Posteingang Wiedervorlagen Rücksprache Hauswart Ablage Mahnvorschlagslisten Monatsabrechnunung Miethäuser Monatsprüfung WEG Jahresabrechnung MH

40 Wiederkehrende / planbare jährliche Aufgaben
Routine Täglich Wöchentlich Monatlich Quartal Halbjährlich jährlich Kontrolle Bank Liquidität Posteingang Wiedervorlagen Rücksprache Hauswart Ablage Mahnvorschlagslisten Monatsabrechnunung Miethäuser Monatsprüfung WEG Jahresabrechnung MH Belegprüfung WEG

41 Wiederkehrende / planbare jährliche Aufgaben
Routine Täglich Wöchentlich Monatlich Quartal Halbjährlich jährlich Kontrolle Bank Liquidität Posteingang Wiedervorlagen Rücksprache Hauswart Ablage Mahnvorschlagslisten Monatsabrechnunung Miethäuser Monatsprüfung WEG Jahresabrechnung MH Belegprüfung WEG Abr./Versammlung WEG

42 Wiederkehrende / planbare jährliche Aufgaben
Routine Täglich Wöchentlich Monatlich Quartal Halbjährlich jährlich Kontrolle Bank Liquidität Posteingang Wiedervorlagen Rücksprache Hauswart Ablage Mahnvorschlagslisten Monatsabrechnunung Miethäuser Monatsprüfung WEG Jahresabrechnung MH Belegprüfung WEG Abr./Versammlung WEG BK / HK / Mieterhöhung

43 Ressourcen / mit 20 Stunden für die Vorbereitung Belegprüfung

44 Wiederkehrende / planbare mögliche zukünftige weitere Aufgaben
Routine Täglich Wöchentlich Monatlich Quartal Halbjährlich jährlich Kontrolle Bank Liquidität Posteingang Wiedervorlagen Rücksprache Hauswart Ablage Mahnvorschlagslisten Monatsabrechnunung Miethäuser Monatsprüfung WEG Jahresabrechnung MH Belegprüfung WEG Abr./Versammlung WEG BK / HK / Mieterhöhung Bericht Asset Management

45 Workshop VDIVBB, 21.2.2013, Bernd Schneider, Stadt-Art Hausverwaltung
Verband der Immobilienverwalter Berlin Brandenburg e.V. Planung.. …heißt: Prioritäten setzen …heißt: Disziplin und Übersicht …heißt: permanente Prüfung Andernfalls Reaktion statt Aktion ! Folge: Qualitätsverlust – „mit der heißen Nadel stricken!“ Workshop VDIVBB, , Bernd Schneider, Stadt-Art Hausverwaltung

46 Workshop VDIVBB, 21.2.2013, Bernd Schneider, Stadt-Art Hausverwaltung
Verband der Immobilienverwalter Berlin Brandenburg e.V. Planung Priorität Geschwindigkeit Workshop VDIVBB, , Bernd Schneider, Stadt-Art Hausverwaltung

47 Wie setze ich Prioritäten richtig !
Eisenhower Methode

48 Dr. Eisenhower Methode Wichtig Dringlich

49 Wichtig Sehr Weniger Dringlich Sehr Weniger

50 Wichtig Sehr Weniger Dringlich A C Sehr B D Weniger

51 A – Aufgaben in der Praxis
Typische A-Aufgaben Objektnotfall Spontanbesuch Eigentümer Ereignisse, die umgehendes Handeln erforderlich machen Kritische A-Aufgaben Geschobene Routineaufgaben z.B.: Einladung Versammlung, Angebote, Abrechnungen

52 C = Dringlich / weniger wichtig
Die Täuschung der C-Aufgaben Eine soeben eingegangene Mail normalen Inhalts ( Hauswart, Versorger, Handwerker u.ä. ) Ein neuer Ordner z.B. im Zuge der Ablage Ein erneuter Zahlenabgleich…nur zur Sicherheit Keller / Materiallager aufräumen

53 B = Sehr wichtig / weniger dringlich
B-Aufgaben stehen für Qualität Aufgaben, die nicht mit „der heißen Nadel gestrickt werden dürfen“ B-Aufgaben so planen, dass kein Zeitdruck entsteht. Immer einplanen, dass eine A-Aufgabe dazwischen kommen kann.

54 D = nicht Dringlich / weniger wichtig
Die D-Aufgabe – „Verschwendung“ Aufgaben, die entstehen, wegen mangelnder Organisation ( z.B. keine Wiedervorlage oder keine ToDo-Liste ) Aufgaben, bei denen ich mich persönlich einbinde, obwohl alles delegiert ist ( ähnlich der Täuschung der C-Aufgabe )

55 Qualität ist eine Frage der Bedächtigkeit, nicht der Geschwindigkeit
Verband der Immobilienverwalter Berlin Brandenburg e.V. Qualität ist eine Frage der Bedächtigkeit, nicht der Geschwindigkeit Zitat: Speed Management, Winfried Reiter Workshop VDIVBB, , Bernd Schneider, Stadt-Art Hausverwaltung

56 Workshop VDIVBB, 21.2.2013, Bernd Schneider, Stadt-Art Hausverwaltung
Verband der Immobilienverwalter Berlin Brandenburg e.V. Planung Priorität Geschwindigkeit Workshop VDIVBB, , Bernd Schneider, Stadt-Art Hausverwaltung

57 Die richtige Geschwindigkeit

58 Projekte richtig anschieben !

59 Anschubkoller

60 Anschieben und Laufen lassen

61 Die Welle reiten !

62 Akzeptieren der natürlichen Geschwindigkeit
Speed Kompetenz Akzeptieren der natürlichen Geschwindigkeit

63 Das Chaos besiegen ! Der ordentliche Schreibtisch in zwei Tagen
Frei nach Simplify your Life Oder Den Arbeitsalltag gelassen meistern

64 Professionelle Aufräumer veranschlagen für ein seit zwei Jahren nicht mehr aufgeräumtes Büro:
Zwei Tage !

65 Ziel ….ist kein „Neubau“ ….sondern ein funktionierender Arbeitsplatz !
Das Verschönern und Verfeinern kommt später !

66 Durchbrechen des Teufelskreises
Der Tag A !

67 Planung ! Suchen Sie in Ihrem Kalender nach einem noch unbelegten Tage oder verlegen Sie vorhandene Aufgaben so, dass ein freier Tag entsteht ( funktioniert ja bei Urlaubstag auch )

68 Der Tag A Kurzes Frühstück Keine lange Zeitungslektüre
Keine Telefonate Kein Angucken von Post und s Keine sonstigen Ablenkungen

69 Trennen, was nicht zusammen gehört !
Alles was auf dem Schreibtisch liegt entmischen ! Zettel, CD‘s, Bücher, Schachteln, Zeitschriften, Papier und Vorgänge

70 Was brauche ich zum Aufräumen:
1 KG Gelassenheit 5 Tassen Durchhaltevermögen 3 Esslöffel Ehrlichkeit 500 gramm Fleiß Eine Prise Humor Eine Packung Umschläge Leere Ordner und Trennblätter Eimer Wasser,Schwamm und einen Abfalleimer

71 Außerdem: Altpapiercontainer Und fünf große Kisten:
1. Schmutziges Geschirr 2. Recykling-Müll 3. Zurück ins richtige Zimmer 4. Zurück an den Absender 5. Frei gewordene Mappen,Boxen,Ordner

72 Die mentale Bremse: Stochern in der Vergangenheit !
Sie finden unerledigte Vorgänge und vergessene Aufgaben Was älter ist als sechs Monate wird weggeworfen ( Ausnahmen: Quittungen, Rechnungen, Bescheinigungen )

73 Weitere Tipps: Seien Sie geizig beim Aufheben
Heben Sie bei Zeitschriften nur Artikel auf, die interessieren Werfen Sie Visitenkarten ( Adresse im Handy und im Sheduler ) weg

74 Stellen Sie zukünftige Arbeiten
Um, auf die Methode: ZACK UND WEG !

75 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Literaturempfehlung / Quellen:
Verband der Immobilienverwalter Berlin Brandenburg e.V. Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Literaturempfehlung / Quellen: - Simplify your Life, Marion u. Werner Küstenmacher - Speed Management, Winfried Reiter - Workshop VDIVBB, , Bernd Schneider, Stadt-Art Hausverwaltung