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Zeitplanung Verband der Immobilienverwalter Berlin Brandenburg e.V. Workshop VDIVBB, 21.2.2013, Bernd Schneider, Stadt-Art Hausverwaltung.

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1 Zeitplanung Verband der Immobilienverwalter Berlin Brandenburg e.V. Workshop VDIVBB, , Bernd Schneider, Stadt-Art Hausverwaltung

2 Typische Probleme: Ich habe zu viel Arbeit auf dem Tisch ! Die Anforderungen sind zu hoch ! Ich schaffe auf keinen Fall ein weiteres Objekt ! Verband der Immobilienverwalter Berlin Brandenburg e.V. Workshop VDIVBB, , Bernd Schneider, Stadt-Art Hausverwaltung

3 Verband der Immobilienverwalter Berlin Brandenburg e.V. Workshop VDIVBB, , Bernd Schneider, Stadt-Art Hausverwaltung PlanungPrioritätGeschwindigkeit

4 Verband der Immobilienverwalter Berlin Brandenburg e.V. Workshop VDIVBB, , Bernd Schneider, Stadt-Art Hausverwaltung PlanungPrioritätGeschwindigkeit

5 Planung Verband der Immobilienverwalter Berlin Brandenburg e.V. Workshop VDIVBB, , Bernd Schneider, Stadt-Art Hausverwaltung

6 Kalenderprobleme -Besprechungen, Besuche, Termine -Nicht jedoch produktive Tätigkeit Zitat: René Marchand, Schweiz Verband der Immobilienverwalter Berlin Brandenburg e.V. Workshop VDIVBB, , Bernd Schneider, Stadt-Art Hausverwaltung

7 Tipps zur Kalenderführung 1.Vereinbaren Sie Termine mit Ihren Aufgaben 2.Bleistift-Trick Buchen Sie auch die Zukunft 3.Mindestens zwei familiäre Termine pro Woche Zitat: Werner Tiki Küstenmacher Verband der Immobilienverwalter Berlin Brandenburg e.V. Workshop VDIVBB, , Bernd Schneider, Stadt-Art Hausverwaltung

8 Beispiel Haus- und WEG Verwaltung Verband der Immobilienverwalter Berlin Brandenburg e.V. Workshop VDIVBB, , Bernd Schneider, Stadt-Art Hausverwaltung

9 Aufgabenteilung Hauptgliederung Objekt- Verantwortung Objekt- Verantwortung Dezentrale Aufgaben Dezentrale Aufgaben

10 Planbare und nicht planbare Aufgaben Hauptgliederung Objekt- Verantwortung Objekt- Verantwortung Dezentrale Aufgaben Dezentrale Aufgaben Routineaufgaben Tagesgeschäft Routineaufgaben Tagesgeschäft

11 Wiederkehrende / planbare Aufgaben Routine

12 Wiederkehrende / planbare Aufgaben Routine Täglich

13 Wiederkehrende / planbare Aufgaben Routine Täglich Wöchentlich

14 Wiederkehrende / planbare Aufgaben Routine Täglich Wöchentlich Monatlich

15 Wiederkehrende / planbare Aufgaben Routine Täglich Wöchentlich Monatlich Quartal

16 Wiederkehrende / planbare Aufgaben Routine Täglich Wöchentlich Monatlich Quartal Halbjährlich

17 Wiederkehrende / planbare Aufgaben Routine Täglich Wöchentlich Monatlich Quartal Halbjährlich jährlich

18 Wiederkehrende / planbare Aufgaben Routine Täglich Wöchentlich Monatlich Quartal Halbjährlich jährlich Kontrolle Bank

19 Wiederkehrende / planbare Aufgaben Routine Täglich Wöchentlich Monatlich Quartal Halbjährlich jährlich Kontrolle Bank Liquidität

20 Wiederkehrende / planbare Aufgaben Routine Täglich Wöchentlich Monatlich Quartal Halbjährlich jährlich Kontrolle Bank Liquidität Posteingang

21 Wiederkehrende / planbare Aufgaben Routine Täglich Wöchentlich Monatlich Quartal Halbjährlich jährlich Kontrolle Bank Liquidität Posteingang WV /

22 Ressourcen ZeitMontagDienstagMittwochDonnerstagFreitag 9.00 – – – – – – – – – – – – – – – 17.30

23 Pause ZeitMontagDienstagMittwochDonnerstagFreitag 9.00 – – – – – – – – – – – – – – – 17.30

24 Liquiplanung / Mail / Planung / Wiedervorlage ZeitMontagDienstagMittwochDonnerstagFreitag 9.00 – – – – – – – – – – – – – – – 17.30

25 Posteingang / Planung ZeitMontagDienstagMittwochDonnerstagFreitag 9.00 – – – – – – – – – – – – – – – 17.30

26 Wiederkehrende / planbare wöchentliche Aufgaben Routine TäglichWöchentlichMonatlichQuartalHalbjährlichjährlich Kontrolle Bank Liquidität Posteingang Wiedervorlagen Rücksprache Hauswart

27 Wiederkehrende / planbare wöchentliche Aufgaben Routine Täglich Wöchentlich Monatlich Quartal Halbjährlich jährlich Kontrolle Bank Liquidität Posteingang Wiedervorlagen Rücksprache Hauswart Ablage

28 Telefonat mit dem Hauswart / Planung ZeitMontagDienstagMittwochDonnerstagFreitag 9.00 – – – – – – – – – – – – – – – 17.30

29 Ablage ZeitMontagDienstagMittwochDonnerstagFreitag 9.00 – – – – – – – – – – – – – – – 17.30

30 Wiederkehrende / planbare monatliche Aufgaben Routine Täglich Wöchentlich Monatlich Quartal Halbjährlich jährlich Kontrolle Bank Liquidität Posteingang Wiedervorlagen Rücksprache Hauswart Ablage

31 Wiederkehrende / planbare monatliche Aufgaben Routine Täglich Wöchentlich Monatlich Quartal Halbjährlich jährlich Kontrolle Bank Liquidität Posteingang Wiedervorlagen Rücksprache Hauswart Ablage Mahnvorschlagslisten

32 Wiederkehrende / planbare monatliche Aufgaben Routine Täglich Wöchentlich Monatlich Quartal Halbjährlich jährlich Kontrolle Bank Liquidität Posteingang Wiedervorlagen Rücksprache Hauswart Ablage Mahnvorschlagslisten Monatsabrechnunung Miethäuser Monatsabrechnunung Miethäuser

33 Wiederkehrende / planbare monatliche Aufgaben Routine Täglich Wöchentlich Monatlich Quartal Halbjährlich jährlich Kontrolle Bank Liquidität Posteingang Wiedervorlagen Rücksprache Hauswart Ablage Mahnvorschlagslisten Monatsabrechnunung Miethäuser Monatsabrechnunung Miethäuser Monatsprüfung WEG

34 Wochenplan der zweiten und dritten KW des Monats – Planung Mahnlisten und Monatsabrechnungen ZeitMontagDienstagMittwochDonnerstagFreitag 9.00 – – – – – – – – – – – – – – – 17.30

35 Wochenplan der zweiten KW des Monats / Vorprüfung Monatsabrechnung ZeitMontagDienstagMittwochDonnerstagFreitag 9.00 – – – – – – – – – – – – – – – 17.30

36 Wochenplan der zweiten KW des Monats / Mahnlisten ZeitMontagDienstagMittwochDonnerstagFreitag 9.00 – – – – – – – – – – – – – – – 17.30

37 Wochenplan der zweiten KW des Monats / Prüfung MA WEG ( 16 Std. Rest ) ZeitMontagDienstagMittwochDonnerstagFreitag 9.00 – – – – – – – – – – – – – – – 17.30

38 Wochenplan der dritten KW des Monats – Planung Versand Monatsabrechnung nach Korrektur ZeitMontagDienstagMittwochDonnerstagFreitag 9.00 – – – – – – – – – – – – – – – 17.30

39 Wiederkehrende / planbare jährliche Aufgaben Routine Täglich Wöchentlich Monatlich Quartal Halbjährlich jährlich Kontrolle Bank Liquidität Posteingang Wiedervorlagen Rücksprache Hauswart Ablage Mahnvorschlagslisten Monatsabrechnunung Miethäuser Monatsabrechnunung Miethäuser Monatsprüfung WEG Jahresabrechnung MH

40 Wiederkehrende / planbare jährliche Aufgaben Routine Täglich Wöchentlich Monatlich Quartal Halbjährlich jährlich Kontrolle Bank Liquidität Posteingang Wiedervorlagen Rücksprache Hauswart Ablage Mahnvorschlagslisten Monatsabrechnunung Miethäuser Monatsabrechnunung Miethäuser Monatsprüfung WEG Jahresabrechnung MH Belegprüfung WEG

41 Wiederkehrende / planbare jährliche Aufgaben Routine Täglich Wöchentlich Monatlich Quartal Halbjährlich jährlich Kontrolle Bank Liquidität Posteingang Wiedervorlagen Rücksprache Hauswart Ablage Mahnvorschlagslisten Monatsabrechnunung Miethäuser Monatsabrechnunung Miethäuser Monatsprüfung WEG Jahresabrechnung MH Belegprüfung WEG Abr./Versammlung WEG

42 Wiederkehrende / planbare jährliche Aufgaben Routine Täglich Wöchentlich Monatlich Quartal Halbjährlich jährlich Kontrolle Bank Liquidität Posteingang Wiedervorlagen Rücksprache Hauswart Ablage Mahnvorschlagslisten Monatsabrechnunung Miethäuser Monatsabrechnunung Miethäuser Monatsprüfung WEG Jahresabrechnung MH Belegprüfung WEG Abr./Versammlung WEG BK / HK / Mieterhöhung

43 Ressourcen / mit 20 Stunden für die Vorbereitung Belegprüfung

44 Wiederkehrende / planbare mögliche zukünftige weitere Aufgaben Routine Täglich Wöchentlich Monatlich Quartal Halbjährlich jährlich Kontrolle Bank Liquidität Posteingang Wiedervorlagen Rücksprache Hauswart Ablage Mahnvorschlagslisten Monatsabrechnunung Miethäuser Monatsabrechnunung Miethäuser Monatsprüfung WEG Jahresabrechnung MH Belegprüfung WEG Abr./Versammlung WEG BK / HK / Mieterhöhung Bericht Asset Management

45 Planung.. …heißt: Prioritäten setzen …heißt: Disziplin und Übersicht …heißt:permanente Prüfung Andernfalls Reaktion statt Aktion ! Folge: Qualitätsverlust – mit der heißen Nadel stricken! Verband der Immobilienverwalter Berlin Brandenburg e.V. Workshop VDIVBB, , Bernd Schneider, Stadt-Art Hausverwaltung

46 Verband der Immobilienverwalter Berlin Brandenburg e.V. Workshop VDIVBB, , Bernd Schneider, Stadt-Art Hausverwaltung PlanungPrioritätGeschwindigkeit

47 Wie setze ich Prioritäten richtig ! Eisenhower Methode

48 Dr. Eisenhower Methode

49

50

51 A – Aufgaben in der Praxis Typische A-Aufgaben Objektnotfall Spontanbesuch Eigentümer Ereignisse, die umgehendes Handeln erforderlich machen Kritische A-Aufgaben Geschobene Routineaufgaben z.B.: Einladung Versammlung, Angebote, Abrechnungen

52 C = Dringlich / weniger wichtig Die Täuschung der C-Aufgaben Eine soeben eingegangene Mail normalen Inhalts ( Hauswart, Versorger, Handwerker u.ä. ) Ein neuer Ordner z.B. im Zuge der Ablage Ein erneuter Zahlenabgleich…nur zur Sicherheit Keller / Materiallager aufräumen

53 B = Sehr wichtig / weniger dringlich B-Aufgaben stehen für Qualität Aufgaben, die nicht mit der heißen Nadel gestrickt werden dürfen B-Aufgaben so planen, dass kein Zeitdruck entsteht. Immer einplanen, dass eine A-Aufgabe dazwischen kommen kann.

54 D = nicht Dringlich / weniger wichtig Die D-Aufgabe – Verschwendung Aufgaben, die entstehen, wegen mangelnder Organisation ( z.B. keine Wiedervorlage oder keine ToDo-Liste ) Aufgaben, bei denen ich mich persönlich einbinde, obwohl alles delegiert ist ( ähnlich der Täuschung der C-Aufgabe )

55 Qualität ist eine Frage der Bedächtigkeit, nicht der Geschwindigkeit Zitat: Speed Management, Winfried Reiter Verband der Immobilienverwalter Berlin Brandenburg e.V. Workshop VDIVBB, , Bernd Schneider, Stadt-Art Hausverwaltung

56 Verband der Immobilienverwalter Berlin Brandenburg e.V. Workshop VDIVBB, , Bernd Schneider, Stadt-Art Hausverwaltung PlanungPrioritätGeschwindigkeit

57 Die richtige Geschwindigkeit

58 Projekte richtig anschieben !

59 Anschubkoller

60 Anschieben und Laufen lassen

61 Die Welle reiten !

62 Speed Kompetenz Akzeptieren der natürlichen Geschwindigkeit

63 Das Chaos besiegen ! Der ordentliche Schreibtisch in zwei Tagen Frei nach Simplify your Life Oder Den Arbeitsalltag gelassen meistern

64 Professionelle Aufräumer veranschlagen für ein seit zwei Jahren nicht mehr aufgeräumtes Büro: Zwei Tage !

65 Ziel ….ist kein Neubau ….sondern ein funktionierender Arbeitsplatz ! Das Verschönern und Verfeinern kommt später !

66 Durchbrechen des Teufelskreises Der Tag A !

67 Planung ! Suchen Sie in Ihrem Kalender nach einem noch unbelegten Tage oder verlegen Sie vorhandene Aufgaben so, dass ein freier Tag entsteht ( funktioniert ja bei Urlaubstag auch )

68 Der Tag A Kurzes Frühstück Keine lange Zeitungslektüre Keine Telefonate Kein Angucken von Post und s Keine sonstigen Ablenkungen

69 Trennen, was nicht zusammen gehört ! Alles was auf dem Schreibtisch liegt entmischen ! Zettel, CDs, Bücher, Schachteln, Zeitschriften, Papier und Vorgänge

70 Was brauche ich zum Aufräumen: 1 KG Gelassenheit 5 Tassen Durchhaltevermögen 3 Esslöffel Ehrlichkeit 500 gramm Fleiß Eine Prise Humor Eine Packung Umschläge Leere Ordner und Trennblätter Eimer Wasser,Schwamm und einen Abfalleimer

71 Außerdem: Altpapiercontainer Und fünf große Kisten: 1. Schmutziges Geschirr 2. Recykling-Müll 3. Zurück ins richtige Zimmer 4. Zurück an den Absender 5. Frei gewordene Mappen,Boxen,Ordner

72 Die mentale Bremse: Stochern in der Vergangenheit ! Sie finden unerledigte Vorgänge und vergessene Aufgaben Was älter ist als sechs Monate wird weggeworfen ( Ausnahmen: Quittungen, Rechnungen, Bescheinigungen )

73 Weitere Tipps: Seien Sie geizig beim Aufheben Heben Sie bei Zeitschriften nur Artikel auf, die interessieren Werfen Sie Visitenkarten ( Adresse im Handy und im Sheduler ) weg

74 Stellen Sie zukünftige Arbeiten Um, auf die Methode: ZACK UND WEG !

75 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Literaturempfehlung / Quellen: - Simplify your Life, Marion u. Werner Küstenmacher - Speed Management, Winfried Reiter - Verband der Immobilienverwalter Berlin Brandenburg e.V. Workshop VDIVBB, , Bernd Schneider, Stadt-Art Hausverwaltung


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