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ComMusic-Vereinssoftware Reporter 8.1 – Auswertung und Druck lGrundstruktur des Systems und Bedienung lUmgang mit der Datensicherung lZentrale Steuerungselemente.

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Präsentation zum Thema: "ComMusic-Vereinssoftware Reporter 8.1 – Auswertung und Druck lGrundstruktur des Systems und Bedienung lUmgang mit der Datensicherung lZentrale Steuerungselemente."—  Präsentation transkript:

1 ComMusic-Vereinssoftware Reporter 8.1 – Auswertung und Druck lGrundstruktur des Systems und Bedienung lUmgang mit der Datensicherung lZentrale Steuerungselemente lErstellung einer vereinsspezifischen Auswertung lAnpassung von Kopfbögen lErstellung und Anpassung von Serienbriefen Inhaltsüberblick © Prof. Dr. Hubert Kempter Vordere Neue Wiesen Schönebürg Tel /

2 Reporter – ComMusic-Vereinssoftware / © H.Kempter 2003 / Folie 2 Aufruf und Hilfe

3 Reporter – ComMusic-Vereinssoftware / © H.Kempter 2003 / Folie 3 Aufruf Hauptmenü - Vereinsprogramm Reporter

4 Reporter – ComMusic-Vereinssoftware / © H.Kempter 2003 / Folie 4 Hilfefunktionen Hauptmenü - Hilfe Kontextspezifische Hilfe

5 Reporter – ComMusic-Vereinssoftware / © H.Kempter 2003 / Folie 5 Grundstruktur des Reporters

6 Reporter – ComMusic-Vereinssoftware / © H.Kempter 2003 / Folie 6 Grundstruktur – zentrale Komponenten Standard-Menüleiste Dokument- Explorer ( Dokumenten- fenster ) Bearbeitungs- fenster und Ergebnisanzeige Standard- Funktionsleiste Dokumenttyp Tabelle Dokumenttyp Formular Verzeichnis bzw. Hauptordner

7 Reporter – ComMusic-Vereinssoftware / © H.Kempter 2003 / Folie 7 Grundstruktur – zentrale Komponenten Bearbeitungs- fenster für Tabellen Dokumenttyp Tabelle

8 Reporter – ComMusic-Vereinssoftware / © H.Kempter 2003 / Folie 8 Grundstruktur – zentrale Komponenten Bearbeitungs- fenster für Formulare Dokumenttyp Formular

9 Reporter – ComMusic-Vereinssoftware / © H.Kempter 2003 / Folie 9 Eigene Dokumente Standardauswertungen, die für den Verein nützlich sind erzeugt aus den vorgefertigten Dokumenten durch individuelle Anpassung an den eigenen Zweck Vorgefertigte Dokumente Ein Pool an vorbereiteten Standardauswertungen für alle Gebiete der Vereinsverwaltung Eigene Anpassungen werden nach Fertigstellung in Hauptkatalog Eigene Dokumente verlagert mit Kopfbögen als Briefbogenvorlagen für Serienbriefe Vorsicht: Vorlagen werden beim Update überschrieben! Grundstruktur – Hauptverzeichnisse

10 Reporter – ComMusic-Vereinssoftware / © H.Kempter 2003 / Folie 10 Grundstruktur – Hauptverzeichnisse Inhaltlicher Überblick zu den Vorgefertigten Dokumenten Vorlagen aus dem ComMusic- Anwenderforum Zentrale Vorlagen für die gesamte Vereinssoftware, u.a. Briefbögen Benutzerhandbuch zum Reporter Listen über die aktuellen Voreinstellungen im Hauptsystem Listen zum Check der Korrektheit von Mitgliederdaten

11 Reporter – ComMusic-Vereinssoftware / © H.Kempter 2003 / Folie 11 Grundstruktur – Hauptverzeichnisse Unterverzeichnis Formulare enthält Vorlagen, die im gesamten System der Vereinssoftware explizit und implizit Verwendung finden Angepasste Formulare müssen im Hauptverzeichnis Eigene Dokumente unter dem selben Namen abgespeichert werden und dominieren die Formulare in Vorgefertigte Dokumente Vorlagen für die Gestaltung von Briefbögen

12 Reporter – ComMusic-Vereinssoftware / © H.Kempter 2003 / Folie 12 Grundstruktur – Hauptverzeichnisse Unterverzeichnis Kopfbögen enthält Vorlagen, für die flexible Gestaltung von Briefbögen ein Briefbogen setzt sich i.a. zusammen aus den 3 Einzelfolien Falzstriche, Grafik und Kopfbogen Die Zusammenstellung eines Briefbogens ist durch den Anwender völlig frei definierbar! Falzstriche - Falthilfen Grafik – das Vereinslogo für den Briefbogen Kopfbogen – Absenderinformationen

13 Reporter – ComMusic-Vereinssoftware / © H.Kempter 2003 / Folie 13 Grundstruktur – Menüleiste und Programme

14 Reporter – ComMusic-Vereinssoftware / © H.Kempter 2003 / Folie 14 Datensicherung

15 Reporter – ComMusic-Vereinssoftware / © H.Kempter 2003 / Folie 15 Zielsetzung Erstellung einer Datensicherungsdatei über die Dokumentvorlagen und Abfragen Zu beachten: Die Datensicherung im Reporter ist völlig unabhängig zur Datensicherung im Basissystem Anwendungshinweise Reporter-Dokumente können über die Datensicherungsdatei zwischen den Vereinsmitgliedern ausgetauscht werden Aktuelle Reporterdokumente sind auch im ComMusic-Forum unter verfügbarwww.commusic.de/forum Datensicherung

16 Reporter – ComMusic-Vereinssoftware / © H.Kempter 2003 / Folie 16 Datensicherung Zu sichernden Ordner oder Dokument markieren Datensicherung starten (auch über Datei- Menü möglich!) Name der Backup- Datei Standard- Verzeichnis für Backups

17 Reporter – ComMusic-Vereinssoftware / © H.Kempter 2003 / Folie 17 Datenbank-Grundlagen

18 Reporter – ComMusic-Vereinssoftware / © H.Kempter 2003 / Folie 18 Datenbank – Beziehungen in den Tabellen Datenbanktabelle Verweis (1:1-Tabelle) 1 Person hat genau 1 Art Untertabelle (1:N-Tabelle) 1 Person hat N Tel.Anschlüsse

19 Reporter – ComMusic-Vereinssoftware / © H.Kempter 2003 / Folie 19 Datenbank – Beziehungen in den Tabellen Verweis (1:1-Tabelle) 1 Person hat genau 1 Art Untertabelle (1:N-Tabelle) 1 Person hat N Tel.Anschlüsse

20 Reporter – ComMusic-Vereinssoftware / © H.Kempter 2003 / Folie 20 Zentrale Steuerelemente

21 Reporter – ComMusic-Vereinssoftware / © H.Kempter 2003 / Folie 21 Steuerelemente und Zugriff Die Erstellung und Ausgestaltung von Abfragen in Tabellen- oder Formularform wird durch folgende Steuerelemente definiert: Formulare: via Menü – Daten Listen: via Menü-Daten und via Buttons Steuerelemente für Tabellen Steuerelemente für Formulare und Tabellen

22 Reporter – ComMusic-Vereinssoftware / © H.Kempter 2003 / Folie 22 Steuerelemente – Bearbeitungsfenster für Tabellen Aktivierung und Druck der Ergebnisliste Aktivierung der Auswertung und Voransicht Abfragebedingungen und Filter Formatanweisungen z.b. Gitternetzlinien Seitenlayout für Ergebnistabelle, z.b. Randgrößen Einfügen und Bearbeiten der Spalten aus der Ergebnistabelle Datenquelle für die aktuelle Abfrage, z.B. Tabelle Personen oder ein SQL-Query Ablage der Ergebnistabelle in Zwischenablage Weiterverarbeitung in MS Office, z.B. Word u. Excel Ergebnisdaten verwerfen (Re-initialisierung) Schriftarten für Tabelleninhalte Anordnung nach Datensatzgruppen Datensätze sortieren

23 Reporter – ComMusic-Vereinssoftware / © H.Kempter 2003 / Folie 23 Steuerelemente – Menü für Formulare und Tabellen Auswahl über Menü - Daten Spezialfilter zur Erweiterung der Filtermöglichkeiten hinsichtlich Untertabellen und Einsatz von Formeln Einfügen und Bearbeiten von Formeln innerhalb des Dokuments Steuerelemente in Anlehnung an Bearbeitungsfenster für Tabellen

24 Reporter – ComMusic-Vereinssoftware / © H.Kempter 2003 / Folie 24 Felderauswahl Formeln Grundtabelle der Datenbank / alternativ: SQL-Query Feld (Spalte) der Grundtabelle Verweis (1:1-Tabelle) 1 Instrument hat genau 1 Art Untertabelle (1:N-Tabelle) 1 Instrument hat N Ausleihen

25 Reporter – ComMusic-Vereinssoftware / © H.Kempter 2003 / Folie 25 Abfragebedingungen und Spezialfilter Haupttabelle = COMPersonen Status prüfen Untertabellen in Haupttabelle COMPersonen Formulierung von Abfragen: zwei sich ergänzende Varianten

26 Reporter – ComMusic-Vereinssoftware / © H.Kempter 2003 / Folie 26 Maske für Einrichtung Steuerelement – Spezialfilter Standard-Abfrage für Benutzereingabe (siehe Eingabe anfordern) Feld Nummer aus Haupttabelle Standard-Funktion für Zugriff auf Eingabewerte der Benutzer Untertabellen, die in Abfrage eingebunden sind Definiert Filter für markierte Untertabelle Feld aus Haupttabelle in obigen Filter aufnehmen

27 Reporter – ComMusic-Vereinssoftware / © H.Kempter 2003 / Folie 27 Beispiel – Aktive Mitglieder des Stammorchesters Steuerelement – Spezialfilter Feld Aktiv aus Haupttabelle Standard-Funktion für Bereich prüfen Markierung: Filter in Untertabelle ist aktiv

28 Reporter – ComMusic-Vereinssoftware / © H.Kempter 2003 / Folie 28 Filter für Untertabelle COMPFunktionen in Beispiel Steuerelement – Spezialfilter in Untertabelle Filteranweisung für markierte Untertabelle COMPFunktionen Abgrenzung für Detaildatensätze Abgrenzung für Hauptdatensätze in Abhängigkeit der Detaildatensätze Feld aus Untertabelle in Filter aufnehmen

29 Reporter – ComMusic-Vereinssoftware / © H.Kempter 2003 / Folie 29 Tabellenformat festlegen Attribute im Tabellenformat Überschrift 1Überschrift 2 Datum rechts oben Gleiche Felder untereinander Laufende Nummer

30 Reporter – ComMusic-Vereinssoftware / © H.Kempter 2003 / Folie 30 Allgemeines Mit einem Doppelklick auf den jeweiligen Namen der Formel gelangen Sie in die Dialogbox, die es Ihnen ermöglicht diese Formel zu bearbeiten. Steuerelement – Formel bearbeiten zu bearbeitende Formel Inhalt der Formel definieren Spaltenüberschrift für Formel

31 Reporter – ComMusic-Vereinssoftware / © H.Kempter 2003 / Folie 31 Hilfe – vordefinierte Funktionen für Formeln

32 Reporter – ComMusic-Vereinssoftware / © H.Kempter 2003 / Folie 32 Hilfe – vordefinierte Operatoren für Formeln

33 Reporter – ComMusic-Vereinssoftware / © H.Kempter 2003 / Folie 33 Zielsetzung Anpassung einer vorgefertigten Auswertungsliste an die Bedürfnisse des Vereins Beispiel zur Erstellung einer vereinsspezifischen Liste

34 Reporter – ComMusic-Vereinssoftware / © H.Kempter 2003 / Folie 34 Beispiel Vorlage: Abgleichsliste der Ehrungen Siehe Verzeichnis Vorgefertigte Dokumente Personen Ehrungen Vorgehensweise Auswahl einer vorgefertigten Standardauswertung Anpassen der Standardauswertung an Anforderungen (z.B. Sortierung, usw.) Testen der Auswertung Abspeichern der Auswertung als eigenes Dokument – siehe Katalog Eigene Dokumente wird automatisch bei Speichern abgefragt Vereinsspezifische Liste – ein Beispiel

35 Reporter – ComMusic-Vereinssoftware / © H.Kempter 2003 / Folie 35 Vereinsspezifische Liste – Auswahl einer Vorlage Auswahl der passenden Standard- auswertung Hauptmenü für die Bearbeitung und Aktivierung der Auswertung

36 Reporter – ComMusic-Vereinssoftware / © H.Kempter 2003 / Folie 36 Vereinsspezifische Liste – Felderauswahl Funktion Felder

37 Reporter – ComMusic-Vereinssoftware / © H.Kempter 2003 / Folie 37 Vereinsspezifische Liste – Abfragebedingung formulieren Funktion Abfrage

38 Reporter – ComMusic-Vereinssoftware / © H.Kempter 2003 / Folie 38 Vereinsspezifische Liste – Start der Voransicht Parametereingabe bei Aktivierung der Abfrage-siehe Nutzereingabe Start der Auswertung über Seitenansicht-Funktion

39 Reporter – ComMusic-Vereinssoftware / © H.Kempter 2003 / Folie 39 Vereinsspezifische Liste – diverse Funktionen Funktion Datenbank : Zugrunde liegende Datenbank wählen (meist vordefiniert) Funktion Gruppieren : Gruppenbildung in Auswertung Funktion Sortieren : Auswahl der Spalten für die Sortierung

40 Reporter – ComMusic-Vereinssoftware / © H.Kempter 2003 / Folie 40 Vereinsspezifische Liste – diverse Funktionen Funktion Schriftart Funktion Format Funktion Layout

41 Reporter – ComMusic-Vereinssoftware / © H.Kempter 2003 / Folie 41 Vereinsspezifische Liste – Übernahme in Eigene Dokumente Angepasste Auswertung speichern Dokument in Katalog Eigene Dokumente übernehmen Kontext-Menü über rechte Maustaste aktivieren und dann Speichern unter (auch über Datei-Menü möglich!) vorgeschlagener Name ok?

42 Reporter – ComMusic-Vereinssoftware / © H.Kempter 2003 / Folie 42 Vereinsspezifische Liste – Übernahme in Eigene Dokumente Katalog für die vereinsspezifischen Auswertungen Meine spezielle Auswertung Abgleichsliste Ehrungen nach Speichern unter

43 Reporter – ComMusic-Vereinssoftware / © H.Kempter 2003 / Folie 43 Vereinsspezifische Liste – Test der Funktionalität Aktivierung der Auswertung via Seitenansicht Ergebnis der Auswertung

44 Reporter – ComMusic-Vereinssoftware / © H.Kempter 2003 / Folie 44 Zielsetzung Gestaltung eines vereinsspezifischen Briefbogens für die Hinterlegung von Briefen und Serienbriefen Kopfbogen

45 Reporter – ComMusic-Vereinssoftware / © H.Kempter 2003 / Folie 45 Kopfbogen – Prinzip der Folienzusammensetzung Folienschicht- Oben Kopfbogen Folienschicht- Mitte Grafik Folienschicht- Unten Falzstriche

46 Reporter – ComMusic-Vereinssoftware / © H.Kempter 2003 / Folie 46 Kopfbogen – Übersicht der Verwaltung Vorgefertigte Kopfbögen Eigene Kopfbögen – angepasst an meinen Verein Eigene Namensgebung Abspeichern über Speichern unter (siehe Datei-Menü)

47 Reporter – ComMusic-Vereinssoftware / © H.Kempter 2003 / Folie 47 Kopfbogen – Zuordnung der Folien zum Dokument Aufbau und Zuordnung der Schichten über Format Kopfbogen dem markierten Objekt Kopfbogen mein Briefkopf wird hier als nächste Schicht die Folie Grafik-meinBriefkopf zugeordnet

48 Reporter – ComMusic-Vereinssoftware / © H.Kempter 2003 / Folie 48 Erstellung von Serienbriefen

49 Reporter – ComMusic-Vereinssoftware / © H.Kempter 2003 / Folie 49 Serienbrief – Grundstruktur und Anpassung Serienbrief Rundschreiben an alle Mitglieder Datenfelder für Serienbrief Frei editierbarer Text des Briefes

50 Reporter – ComMusic-Vereinssoftware / © H.Kempter 2003 / Folie 50 Serienbrief – Aktivierung der Voransicht mit Daten Aktivierung der Datenansicht Rundschreiben ist nach Mitglieder-Status parametrisiert

51 Reporter – ComMusic-Vereinssoftware / © H.Kempter 2003 / Folie 51 Serienbrief – Voransicht mit Daten Felder sind durch Daten ersetzt. Vor- und Rückwärtsblättern in allen ausgewählten Datensätzen

52 Reporter – ComMusic-Vereinssoftware / © H.Kempter 2003 / Folie 52 Serienbrief – Zuordnung des richtigen Kopfbogens Zuordnung des zugehörigen Kopfbogens für Druck des Serienbriefes Siehe Eigene Dokumente Kopfbogen – hier unser Briefbogen Kopfbogen-meinBriefkopf

53 Reporter – ComMusic-Vereinssoftware / © H.Kempter 2003 / Folie 53 Serienbrief – Beispiel als Ergebnis


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