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Institut für Wissensmedien Knowledge Media Research Center Infoveranstaltung der Verwaltung am 13.03.2007 Optimierung von Standardgeschäftsprozessen am.

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1 Institut für Wissensmedien Knowledge Media Research Center Infoveranstaltung der Verwaltung am Optimierung von Standardgeschäftsprozessen am IWM

2 Institut für Wissensmedien Knowledge Media Research Center 2 © IWM Standardgeschäftsprozesse Ziele der Veranstaltung Information über wichtige interne Verfahrensabläufe Schaffung von Verfahrenstransparenz Optimierung und Rationalisierung von Geschäftsprozessen Aufwandsminimierung und Steigerung der Effizienz Erhöhung der Kundenzufriedenheit

3 Institut für Wissensmedien Knowledge Media Research Center 3 © IWM Standardgeschäftsprozesse Themenfelder FinanzenDrittmittelBeschaffung Werk- /Honorar- verträge Personal- beschaffung Workshops/ Konferenzen des IWM Dienstreisen Arbeitszeit- nachweise MedientechnikVerwaltung ForschungDirektorat

4 Institut für Wissensmedien Knowledge Media Research Center 4 © IWM Standardgeschäftsprozesse Finanzen Finanzierungsquellen Art2006 (Ist) Institutionelle Förderung € davon Wettbewerbsfonds € Drittmittel € Eigenmittel € Gesamteinnahmen €

5 Institut für Wissensmedien Knowledge Media Research Center 5 © IWM Standardgeschäftsprozesse Finanzen Kostendenken und Kostenbewusstsein Fehleinschätzungen Ausgaben- und Kostenbegriff Einbeziehung von Gemeinkosten Vollkostenrechnung verpflichtend für WGL-Institute Einholung von Vergleichsangeboten

6 Institut für Wissensmedien Knowledge Media Research Center 6 © IWM Standardgeschäftsprozesse Finanzen Bewirtschaftung Nur unter Beteiligung der Verwaltung 2-Schlüssel-Prinzip frühzeitige Beteiligung bei Planung und Kalkulation Einhaltung vergaberechtlicher Vorgaben Beratung vor Eingehen rechtlicher Bindungen AG-Budgets Personalgrundausstattung: Leitung, wiss. MA (2,0), Sekretariat (0,5), stud. Hilfskraft (40h/Mon.) Reisekosten zurzeit €/p.a.

7 Institut für Wissensmedien Knowledge Media Research Center 7 © IWM Standardgeschäftsprozesse Finanzen Buchhaltung und Belegwesen Einrichtung Kostenträger umgehende Abrechnung Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung keine Buchung ohne Beleg Angaben auf Belegen Projektzweck sachlich richtig rechnerisch richtig Offenlegung nachträglicher Änderungen Teilnehmerlisten

8 Institut für Wissensmedien Knowledge Media Research Center 8 © IWM Standardgeschäftsprozesse Drittmittel Größenordnung € (in 2006) Quellen DFG, EU, Bund, Land, Stiftungen, Industrie, Sonderrolle Wettbewerbfonds, Sonstige

9 Institut für Wissensmedien Knowledge Media Research Center 9 © IWM Standardgeschäftsprozesse Drittmittel Zusammensetzung Drittmittelprojekte 2006 (Einnahmen)

10 Institut für Wissensmedien Knowledge Media Research Center 10 © IWM Standardgeschäftsprozesse Drittmittel Qualität von Drittmitteln wissenschaftliche Exzellenz Wettbewerbsorientierung Kostendeckung Verwendungsauflagen Beachtung der Gemeinnützigkeit des IWM Drittmittelpolitik des IWM Größenordnung 15-25% Portfolio Orientierung am Kerngeschäft

11 Institut für Wissensmedien Knowledge Media Research Center 11 © IWM Standardgeschäftsprozesse Drittmittel Antragstellung Kostenorientierung/-kalkulation Intern: immer Vollkostenkalkulation Extern: unterschiedliche Kalkulationsmodelle je nach Drittmittelgeber Kalkulationshilfen der Verwaltung frühzeitige Mitteilung über Planungen / Vorabsprachen Einrichtung Projektkonten und Kostenträger

12 Institut für Wissensmedien Knowledge Media Research Center 12 © IWM Standardgeschäftsprozesse Drittmittel Bewirtschaftung Verantwortlichkeit des/der wiss. Beschäftigten 2-Schlüssel-Prinzip (Beteiligung der Verwaltung) zeitnahe Bewirtschaftungsdaten mind. vierteljährliche Absprachen über geplante Ausgaben rollierende Planung und zeitnahe Abrechnung Rückgabe von Drittmitteln Vermeidung zuwendungspolitischer Konsequenzen Vermeidung der Rückgabe größerer Beträge frühzeitige Rückgabe nicht benötigter Mittel

13 Institut für Wissensmedien Knowledge Media Research Center 13 © IWM Standardgeschäftsprozesse Drittmittel Beachtung von Drittmittel- bzw. Zuwendungsauflagen, insbesondere der Allgemeinen Nebenbestimmungen für Zuwendungen zur Projektförderung (ANBest-P; siehe VisualGroup) Finanzierungsarten Fehlbedarfs-, Anteils-, Festbetragsfinanzierung (siehe Beispiel nächste Folie) kein vorzeitiger Maßnahmebeginn Überziehung der Einzelansätze um bis zu 20%, wenn an anderer Stelle entsprechende Einsparung erfolgt, sonst Umbewilligung bei Drittmittelgeber erforderlich Vergaberecht beachten Reisekostenrecht (Land) beachten

14 Institut für Wissensmedien Knowledge Media Research Center 14 © IWM Standardgeschäftsprozesse Drittmittel Finanzierungsarten (Beispiel) Geplante Ausgaben Ist- Ausgaben Fehlbedarfs- finanz. Anteils- finanz. Festbetrags- finanz. Ausgaben € € Zuwendung € € € € Eigenmittel € €0.- €

15 Institut für Wissensmedien Knowledge Media Research Center 15 © IWM Standardgeschäftsprozesse Drittmittel Rechenschaftspflicht und Verwendungsnachweis Bestandteile Verwendungsnachweis Sachbericht rechnerischer Nachweis zeitgleiche Abgabe der beiden Bestandteile Einreichung Sachbericht bei der Verwaltung Beachtung von Fristen Zuständigkeiten Drittmittel (ohne EU):Frau Schanz EU-Drittmittel:Frau Aichert

16 Institut für Wissensmedien Knowledge Media Research Center 16 © IWM Standardgeschäftsprozesse Beschaffungen Arten, Zuständigkeiten, Verfahren Forschungseinrichtungen (AG-Ltg., LK, Direktor, Verw.-Ltg.) EDV (Langenbacher, Hofmann) Werk- und Honorarverträge (Hofmann) Büromaterial (Sekretariate bzw. Aichert) Toner und Druckerzubehör (Aichert) Möbel und Raumausstattung (Aichert) Bücher, Zeitschriften (Garsoffky, Schmidt) Druckerzeugnisse (Aichert) Sonstiges (Aichert)

17 Institut für Wissensmedien Knowledge Media Research Center 17 © IWM Standardgeschäftsprozesse Beschaffungen Grundsätzliches Verfahren bei allen Beschaffungen Klärung der Finanzierung mit AG-Leitung Drittmittelverwaltung EU-Drittmittel: Frau Aichert Drittmittel außer EU: Frau Schanz Verwaltungsleitung bei Mitteln der institutionellen Förderung, falls für die Beschaffung kein AG-Budget zugeteilt wurde bzw. dieses durch die Beschaffung überschritten wird

18 Institut für Wissensmedien Knowledge Media Research Center 18 © IWM Standardgeschäftsprozesse Beschaffungen Beachtung Vergaberecht Schwellenwerte bis € (netto): Freihändige Vergabe mit mindestens drei vergleichbaren (Basis: einheitliche Leistungs- beschreibung) schriftlichen Angeboten bis € (netto): Beschränkte Ausschreibung ab € (netto): Öffentliche Ausschreibung Frühzeitige Information der Verwaltung mit konkreten Angaben zum Produkt (Leistungsbeschreibung) möglichen Anbietern/Bezugsquellen (Marktübersicht)

19 Institut für Wissensmedien Knowledge Media Research Center 19 © IWM Standardgeschäftsprozesse Beschaffungen Forschungseinrichtungen (Verfahren und Beschaffungsantrag siehe VisualGroup) Ablauf- und Zeitschema 1a) Leistungsbeschreibung 1b) Notwendigkeit, Planung des Forschungseinsatzes 1c) Produkt-/Marktsichtung 1d) Gespr. mit Anbietern bzgl. Leistungsmerkmale u. Kosten Klärung des vergaberechtlichen Verfahrens Beratung im Leitungskollegium 2) Überarbeitung / Nachjustierung der Punkte 1a) bis 1d) 3) Erstellung der endgültigen Leistungsbeschreibung 4) Erstellung der Verdingungsunterlagen Einholung von Angeboten bzw. Einleitung des Verfahrens zur Beschränkten / Öffentlichen Ausschreibung

20 Institut für Wissensmedien Knowledge Media Research Center 20 © IWM Standardgeschäftsprozesse Beschaffungen Ablauf und Zeitschema eines Vergabeverfahrens Erstellung Leistungsbeschreibung (4-6 Wo) Erstellung der Verdingungsunterlagen (2 Wo) Bekanntmachg./Bereitstellung Verdingungsunterl. (1-2 Wo) Ausschreibungsfrist (3-6 Wo) Eingang Angebote (ungeöffnet) Zuschlags- und Bindefrist (2-3 Wo) Öffnung, Prüfung und Wertung der Angebote Keine Nachverhandlungen! Zuschlagserteilung, Vergabevermerk Lieferzeit (3-6 Wo) Qualitätskontrolle nach Lieferung Gesamtdauer ca. 15 – 25 Wochen!!!Gesamtdauer ca. 15 – 25 Wochen!!!

21 Institut für Wissensmedien Knowledge Media Research Center 21 © IWM Standardgeschäftsprozesse Werk- und Honorarverträge Begriff und Abgrenzung Beispiele Formulare und Ablaufschema Ablaufschema (siehe VisualGroup) Prüfungs-/Erhebungsbogen (siehe VisualGroup) eindeutige Leistungsbeschreibung klare Zeitbestimmung / Teilleistungen? Frühzeitige Vorabsprachen

22 Institut für Wissensmedien Knowledge Media Research Center 22 © IWM Standardgeschäftsprozesse Personalbeschaffung Beschaffungsverfahren Vorabklärungen (1-2 Wochen) Bedarf (was, ab wann, wie lange, welcher Umfang) Finanzierung räuml. Unterbringung Zuordnung Erstellung Aufgabenbeschreibung / Anforderungsprofil Rahmenbedingungen Vergütung, Dauer, Umfang,...

23 Institut für Wissensmedien Knowledge Media Research Center 23 © IWM Standardgeschäftsprozesse Personalbeschaffung Stellenausschreibung Textabstimmung Festlegung der Medien / Suchstrategien wofür wird gesucht (wiss. Bereich, nichtwiss. Bereich, stud. Hilfskräfte,...) Online-Medien Print-Medien Erscheinungstermin Annahmeschluss bei Agentur Ausschreibungsfrist 2 – 4 Wochen

24 Institut für Wissensmedien Knowledge Media Research Center 24 © IWM Standardgeschäftsprozesse Personalbeschaffung Auswahlverfahren (wiss. u. nichtwiss. Bereich) Eingang der Bewerbungen bei Verwaltung schriftlich; Bewerbungsanschreiben, Lebenslauf mit Lichtbild, Zeugnisse (Arbeits-, Promotions-, Studienabschluss-, Abiturzeugnis) Erfassung und Zwischenbescheide Sammlung und Prüfung nach formalen Gesichtspunkten Weiterleitung an Fachbereich nach Bewerbungsfristende und Info an Gleichstellungsbeauftragte und Betriebsrat Fachliche Auswahl durch Fachbereich (1-2 Wochen) Einladung Vorstellungsgespräche (Verw.) (1-2 Wochen) Vorstellungsgespräche / Personalauswahl / Verfügbarkeit / weiterer Ablauf

25 Institut für Wissensmedien Knowledge Media Research Center 25 © IWM Standardgeschäftsprozesse Personalbeschaffung Durchführung des betriebsverfassungsrechtlichen Verfahrens (1 Woche) Vorbereitung des Arbeitsvertrags Einstellung Dauer eines Beschaffungsprozesses: mind Wochen + frühestmögliche Verfügbarkeit Bewerber/inDauer eines Beschaffungsprozesses: mind Wochen + frühestmögliche Verfügbarkeit Bewerber/in

26 Institut für Wissensmedien Knowledge Media Research Center 26 © IWM Standardgeschäftsprozesse Personalbeschaffung Auswahlverfahren (stud. Hilfskräfte) Eingang der Bewerbungen bei Verwaltung schriftlich; Bewerbungsanschreiben, Lebenslauf mit Lichtbild, Zeugnisse (Abitur- ggf. Zwischenprüfungs- zeugnis), Immatrikulationsbescheinigung Erfassung, Prüfung nach formalen Gesichtspunkten und Weiterleitung an Fachbereich Fachliche Auswahl/Vorstellungsgespräche durch Fachbereich Durchführung des betriebsverfassungsrechtlichen Verfahrens, Vorbereitung des Arbeitsvertrags und Einstellung (Verw.)

27 Institut für Wissensmedien Knowledge Media Research Center 27 © IWM Standardgeschäftsprozesse Personalbeschaffung Vertragsverlängerungen, -änderungen, etc. Bedarfsklärung (was, ab wann, wie lange, welcher Umfang) Finanzierung ggf. aktualisierte Aufgabenbeschreibung Durchführung des betriebsverfassungsrechtlichen Verfahrens (1 Woche) Vertragsvorbereitung und -unterzeichnung Durchführung der Maßnahme

28 Institut für Wissensmedien Knowledge Media Research Center 28 © IWM Standardgeschäftsprozesse Personalbeschaffung Einstellungsunterlagen für Personalbuchhaltung (Frau Hellstern) Lohnsteuerkarte Sozialversicherungsausweis Personalbogen / Zusatzblatt Mitgliedsbescheinigung Krankenkasse Hinweis: Mitteilungen, auch Änderungsmitteilungen, die bis zum 15. eines Monats zugehen, können in der Regel noch im selben Monat berücksichtigt werden.Hinweis: Mitteilungen, auch Änderungsmitteilungen, die bis zum 15. eines Monats zugehen, können in der Regel noch im selben Monat berücksichtigt werden.

29 Institut für Wissensmedien Knowledge Media Research Center 29 © IWM Standardgeschäftsprozesse Workshops / Konferenzen des IWM Frühzeitige Planung Einrichtung Kostenträger Kostenkalkulation in Absprache mit Verwaltung Checkliste Kostenkalkulation (siehe VisualGroup) Preislisten / Angebote verschiedenen Caterer, Bäcker und Metzger im Raum Tübingen sowie beispielhafte Zusammenstellungen von Buffets Raumreservierung (Verfahren; siehe VisualGroup) Nach Vorabsprache mit Herrn Alonso: 1. im Kalender bei Herrn Alonso 2. im Online-Institutskalender (FirstClass)

30 Institut für Wissensmedien Knowledge Media Research Center 30 © IWM Standardgeschäftsprozesse Workshops / Konferenzen des IWM Restaurantbesuche Teilnehmer-/Namensliste mit Nennung Anlass bei jedem Restaurantbesuch Obergrenze Verpflegungskosten pro Person: ganztags: bis zu 24.- € Catering und Küchennutzung In Absprache mit zuständigem Sekretariat, Frau Aichert, Herrn Alonso und Frau Schaf Hotelunterbringung in Tübingen Standard: Hospiz (62.- €/Nacht bei Barzahlung; 65.- €/Nacht bei Kartenzahlung)

31 Institut für Wissensmedien Knowledge Media Research Center 31 © IWM Standardgeschäftsprozesse Dienstreisen Steigende Zahl von Dienstreisen: 309 (2006) Begriff und Abgrenzung Formulare für Antrag und Abrechnung (siehe VisualGroup) Für Interne: Antrag Dienstreise und Reisekostenerstattung Für Externe: Antrag Reisekostenerstattung (Dt. u. Engl.) Dienstreiseantrag Frühzeitige Antragstellung Nutzung der entsprechenden Formulare Einbeziehung Laufzeit über Vorgesetzte/n und Verwaltung Angaben zur Finanzierung und Kostenträger Unterschied: Drittmittel / Wettbewerbsfonds / Inst. Fördg. Verbindung mit Urlaub / privater Reise?

32 Institut für Wissensmedien Knowledge Media Research Center 32 © IWM Standardgeschäftsprozesse Dienstreisen Reisekostenabrechnung Begriff Reisekosten umfasst: Fahrtkosten, Tagegelder, Verpflegung, Übernachtung Flugzeugnutzung: Inland: generell Ausnahme und / oderschriftliche Begründung im Blick auf Kostenersparnis (Vergleichsberechnung unter Einbeziehung ggf. zusätzlicher Übernachtungskosten und Tagegelder) und / oder für rechtzeitige An-/Abreise notwendig 3 Vergleichsangebote einholen, dokumentieren u. beifügen Nutzung Bahncard (25%, 50%) und Erstattungsmöglichk. Nutzung Reisebüro-Rabattvereinbarungen (Bühler)

33 Institut für Wissensmedien Knowledge Media Research Center 33 © IWM Standardgeschäftsprozesse Dienstreisen Taxi-Nutzung Ausnahme schriftliche Begründung der Notwendigkeit und Erforderlichkeit Angaben zu unentgeltlich erhaltener Verpflegung insbes. auch soweit in Flugpreis bzw. in Tagungsgebühren enthalten Originalbelege aufkleben und erläutern

34 Institut für Wissensmedien Knowledge Media Research Center 34 © IWM Standardgeschäftsprozesse Arbeitszeit Arbeitszeitnachweise (siehe VisualGroup) umgehend nach Monatsende an Frau Eberhardt AZ-Überwachung Hiwis durch AG-Sekretariate, umgehende Weiterleitung der AZ-Listen an Verwaltung AZ-Ausgleich unter Nutzung der Kernzeit nur mit Antrag (Urlaubs-/Arbeitsbefreiungsantrag) Vermeidung von Urlaubs- und Arbeitszeitüberhängen bei Hiwis und Mitarbeitern auf befristeten Drittmittelstellen bei Ausscheiden aus der Stelle


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