Infoveranstaltung der Verwaltung am

Präsentation zum Thema: "Infoveranstaltung der Verwaltung am"—  Präsentation transkript:

1 Infoveranstaltung der Verwaltung am 13.03.2007
Optimierung von Standardgeschäftsprozessen am IWM

2 Ziele der Veranstaltung
Information über wichtige interne Verfahrensabläufe Schaffung von Verfahrenstransparenz Optimierung und Rationalisierung von Geschäftsprozessen Aufwandsminimierung und Steigerung der Effizienz Erhöhung der Kundenzufriedenheit © IWM Standardgeschäftsprozesse

3 Standardgeschäftsprozesse
Themenfelder Forschung Direktorat Verwaltung Medientechnik © IWM Standardgeschäftsprozesse

4 Standardgeschäftsprozesse
Finanzen Finanzierungsquellen Art 2006 (Ist) Institutionelle Förderung € davon Wettbewerbsfonds € Drittmittel € Eigenmittel € Gesamteinnahmen € © IWM Standardgeschäftsprozesse

5 Standardgeschäftsprozesse
Finanzen Kostendenken und Kostenbewusstsein Fehleinschätzungen Ausgaben- und Kostenbegriff Einbeziehung von Gemeinkosten Vollkostenrechnung verpflichtend für WGL-Institute Einholung von Vergleichsangeboten © IWM Standardgeschäftsprozesse

6 Standardgeschäftsprozesse
Finanzen Bewirtschaftung Nur unter Beteiligung der Verwaltung 2-Schlüssel-Prinzip frühzeitige Beteiligung bei Planung und Kalkulation Einhaltung vergaberechtlicher Vorgaben Beratung vor Eingehen rechtlicher Bindungen AG-Budgets Personalgrundausstattung: Leitung, wiss. MA (2,0), Sekretariat (0,5), stud. Hilfskraft (40h/Mon.) Reisekosten zurzeit €/p.a. © IWM Standardgeschäftsprozesse

7 Standardgeschäftsprozesse
Finanzen Buchhaltung und Belegwesen Einrichtung Kostenträger umgehende Abrechnung Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung keine Buchung ohne Beleg Angaben auf Belegen Projektzweck sachlich richtig rechnerisch richtig Offenlegung nachträglicher Änderungen Teilnehmerlisten © IWM Standardgeschäftsprozesse

8 Standardgeschäftsprozesse
Drittmittel Größenordnung € (in 2006) Quellen DFG, EU, Bund, Land, Stiftungen, Industrie, Sonderrolle Wettbewerbfonds, Sonstige © IWM Standardgeschäftsprozesse

9 Standardgeschäftsprozesse
Drittmittel Zusammensetzung Drittmittelprojekte 2006 (Einnahmen) © IWM Standardgeschäftsprozesse

10 Standardgeschäftsprozesse
Drittmittel Qualität von Drittmitteln wissenschaftliche Exzellenz Wettbewerbsorientierung Kostendeckung Verwendungsauflagen Beachtung der Gemeinnützigkeit des IWM Drittmittelpolitik des IWM Größenordnung 15-25% Portfolio Orientierung am Kerngeschäft © IWM Standardgeschäftsprozesse

11 Standardgeschäftsprozesse
Drittmittel Antragstellung Kostenorientierung/-kalkulation Intern: immer Vollkostenkalkulation Extern: unterschiedliche Kalkulationsmodelle je nach Drittmittelgeber Kalkulationshilfen der Verwaltung frühzeitige Mitteilung über Planungen / Vorabsprachen Einrichtung Projektkonten und Kostenträger © IWM Standardgeschäftsprozesse

12 Standardgeschäftsprozesse
Drittmittel Bewirtschaftung Verantwortlichkeit des/der wiss. Beschäftigten 2-Schlüssel-Prinzip (Beteiligung der Verwaltung) zeitnahe Bewirtschaftungsdaten mind. vierteljährliche Absprachen über geplante Ausgaben rollierende Planung und zeitnahe Abrechnung Rückgabe von Drittmitteln Vermeidung zuwendungspolitischer Konsequenzen Vermeidung der Rückgabe größerer Beträge frühzeitige Rückgabe nicht benötigter Mittel © IWM Standardgeschäftsprozesse

13 Standardgeschäftsprozesse
Drittmittel Beachtung von Drittmittel- bzw. Zuwendungsauflagen, insbesondere der Allgemeinen Nebenbestimmungen für Zuwendungen zur Projektförderung (ANBest-P; siehe VisualGroup) Finanzierungsarten Fehlbedarfs-, Anteils-, Festbetragsfinanzierung (siehe Beispiel nächste Folie) kein vorzeitiger Maßnahmebeginn Überziehung der Einzelansätze um bis zu 20%, wenn an anderer Stelle entsprechende Einsparung erfolgt, sonst Umbewilligung bei Drittmittelgeber erforderlich Vergaberecht beachten Reisekostenrecht (Land) beachten © IWM Standardgeschäftsprozesse

14 Standardgeschäftsprozesse
Drittmittel Finanzierungsarten (Beispiel) Geplante Ausgaben Ist-Ausgaben Fehlbedarfs- finanz. Anteils- finanz. Festbetrags-finanz. Ausgaben € € Zuwendung € € Eigenmittel € € 0.- € © IWM Standardgeschäftsprozesse

15 Standardgeschäftsprozesse
Drittmittel Rechenschaftspflicht und Verwendungsnachweis Bestandteile Verwendungsnachweis Sachbericht rechnerischer Nachweis zeitgleiche Abgabe der beiden Bestandteile Einreichung Sachbericht bei der Verwaltung Beachtung von Fristen Zuständigkeiten Drittmittel (ohne EU): Frau Schanz EU-Drittmittel: Frau Aichert © IWM Standardgeschäftsprozesse

16 Standardgeschäftsprozesse
Beschaffungen Arten, Zuständigkeiten, Verfahren Forschungseinrichtungen (AG-Ltg., LK, Direktor, Verw.-Ltg.) EDV (Langenbacher, Hofmann) Werk- und Honorarverträge (Hofmann) Büromaterial (Sekretariate bzw. Aichert) Toner und Druckerzubehör (Aichert) Möbel und Raumausstattung (Aichert) Bücher, Zeitschriften (Garsoffky, Schmidt) Druckerzeugnisse (Aichert) Sonstiges (Aichert) © IWM Standardgeschäftsprozesse

17 Standardgeschäftsprozesse
Beschaffungen Grundsätzliches Verfahren bei allen Beschaffungen Klärung der Finanzierung mit AG-Leitung Drittmittelverwaltung EU-Drittmittel: Frau Aichert Drittmittel außer EU: Frau Schanz Verwaltungsleitung bei Mitteln der institutionellen Förderung, falls für die Beschaffung kein AG-Budget zugeteilt wurde bzw. dieses durch die Beschaffung überschritten wird © IWM Standardgeschäftsprozesse

18 Standardgeschäftsprozesse
Beschaffungen Beachtung Vergaberecht Schwellenwerte bis € (netto): Freihändige Vergabe mit mindestens drei vergleichbaren (Basis: einheitliche Leistungs-beschreibung) schriftlichen Angeboten bis € (netto): Beschränkte Ausschreibung ab € (netto): Öffentliche Ausschreibung Frühzeitige Information der Verwaltung mit konkreten Angaben zum Produkt (Leistungsbeschreibung) möglichen Anbietern/Bezugsquellen (Marktübersicht) © IWM Standardgeschäftsprozesse

19 Standardgeschäftsprozesse
Beschaffungen Forschungseinrichtungen (Verfahren und Beschaffungsantrag siehe VisualGroup) Ablauf- und Zeitschema 1a) Leistungsbeschreibung 1b) Notwendigkeit, Planung des Forschungseinsatzes 1c) Produkt-/Marktsichtung 1d) Gespr. mit Anbietern bzgl. Leistungsmerkmale u. Kosten Klärung des vergaberechtlichen Verfahrens Beratung im Leitungskollegium 2) Überarbeitung / Nachjustierung der Punkte 1a) bis 1d) 3) Erstellung der endgültigen Leistungsbeschreibung 4) Erstellung der Verdingungsunterlagen Einholung von Angeboten bzw. Einleitung des Verfahrens zur Beschränkten / Öffentlichen Ausschreibung © IWM Standardgeschäftsprozesse

20 Standardgeschäftsprozesse
Beschaffungen Ablauf und Zeitschema eines Vergabeverfahrens Erstellung Leistungsbeschreibung (4-6 Wo) Erstellung der Verdingungsunterlagen (2 Wo) Bekanntmachg./Bereitstellung Verdingungsunterl. (1-2 Wo) Ausschreibungsfrist (3-6 Wo) Eingang Angebote (ungeöffnet) Zuschlags- und Bindefrist (2-3 Wo) Öffnung, Prüfung und Wertung der Angebote Keine Nachverhandlungen! Zuschlagserteilung, Vergabevermerk Lieferzeit (3-6 Wo) Qualitätskontrolle nach Lieferung Gesamtdauer ca. 15 – 25 Wochen!!! © IWM Standardgeschäftsprozesse

21 Werk- und Honorarverträge
Begriff und Abgrenzung Beispiele Formulare und Ablaufschema Ablaufschema (siehe VisualGroup) Prüfungs-/Erhebungsbogen (siehe VisualGroup) eindeutige Leistungsbeschreibung klare Zeitbestimmung / Teilleistungen? Frühzeitige Vorabsprachen © IWM Standardgeschäftsprozesse

22 Standardgeschäftsprozesse
Personalbeschaffung Beschaffungsverfahren Vorabklärungen (1-2 Wochen) Bedarf (was, ab wann, wie lange, welcher Umfang) Finanzierung räuml. Unterbringung Zuordnung Erstellung Aufgabenbeschreibung / Anforderungsprofil Rahmenbedingungen Vergütung, Dauer, Umfang,... © IWM Standardgeschäftsprozesse

23 Standardgeschäftsprozesse
Personalbeschaffung Stellenausschreibung Textabstimmung Festlegung der Medien / Suchstrategien wofür wird gesucht (wiss. Bereich, nichtwiss. Bereich, stud. Hilfskräfte, ...) Online-Medien Print-Medien Erscheinungstermin Annahmeschluss bei Agentur Ausschreibungsfrist 2 – 4 Wochen © IWM Standardgeschäftsprozesse

24 Standardgeschäftsprozesse
Personalbeschaffung Auswahlverfahren (wiss. u. nichtwiss. Bereich) Eingang der Bewerbungen bei Verwaltung schriftlich; Bewerbungsanschreiben, Lebenslauf mit Lichtbild, Zeugnisse (Arbeits-, Promotions-, Studienabschluss-, Abiturzeugnis) Erfassung und Zwischenbescheide Sammlung und Prüfung nach formalen Gesichtspunkten Weiterleitung an Fachbereich nach Bewerbungsfristende und Info an Gleichstellungsbeauftragte und Betriebsrat Fachliche Auswahl durch Fachbereich (1-2 Wochen) Einladung Vorstellungsgespräche (Verw.) (1-2 Wochen) Vorstellungsgespräche / Personalauswahl / Verfügbarkeit / weiterer Ablauf © IWM Standardgeschäftsprozesse

25 Standardgeschäftsprozesse
Personalbeschaffung Durchführung des betriebsverfassungsrechtlichen Verfahrens (1 Woche) Vorbereitung des Arbeitsvertrags Einstellung Dauer eines Beschaffungsprozesses: mind Wochen + frühestmögliche Verfügbarkeit Bewerber/in © IWM Standardgeschäftsprozesse

26 Standardgeschäftsprozesse
Personalbeschaffung Auswahlverfahren (stud. Hilfskräfte) Eingang der Bewerbungen bei Verwaltung schriftlich; Bewerbungsanschreiben, Lebenslauf mit Lichtbild, Zeugnisse (Abitur- ggf. Zwischenprüfungs-zeugnis), Immatrikulationsbescheinigung Erfassung, Prüfung nach formalen Gesichtspunkten und Weiterleitung an Fachbereich Fachliche Auswahl/Vorstellungsgespräche durch Fachbereich Durchführung des betriebsverfassungsrechtlichen Verfahrens, Vorbereitung des Arbeitsvertrags und Einstellung (Verw.) © IWM Standardgeschäftsprozesse

27 Standardgeschäftsprozesse
Personalbeschaffung Vertragsverlängerungen, -änderungen, etc. Bedarfsklärung (was, ab wann, wie lange, welcher Umfang) Finanzierung ggf. aktualisierte Aufgabenbeschreibung Durchführung des betriebsverfassungsrechtlichen Verfahrens (1 Woche) Vertragsvorbereitung und -unterzeichnung Durchführung der Maßnahme © IWM Standardgeschäftsprozesse

28 Standardgeschäftsprozesse
Personalbeschaffung Einstellungsunterlagen für Personalbuchhaltung (Frau Hellstern) Lohnsteuerkarte Sozialversicherungsausweis Personalbogen / Zusatzblatt Mitgliedsbescheinigung Krankenkasse Hinweis: Mitteilungen, auch Änderungsmitteilungen, die bis zum 15. eines Monats zugehen, können in der Regel noch im selben Monat berücksichtigt werden. © IWM Standardgeschäftsprozesse

29 Workshops / Konferenzen des IWM
Frühzeitige Planung Einrichtung Kostenträger Kostenkalkulation in Absprache mit Verwaltung Checkliste Kostenkalkulation (siehe VisualGroup) Preislisten / Angebote verschiedenen Caterer, Bäcker und Metzger im Raum Tübingen sowie beispielhafte Zusammenstellungen von Buffets Raumreservierung (Verfahren; siehe VisualGroup) Nach Vorabsprache mit Herrn Alonso: 1. im Kalender bei Herrn Alonso 2. im Online-Institutskalender (FirstClass) © IWM Standardgeschäftsprozesse

30 Workshops / Konferenzen des IWM
Restaurantbesuche Teilnehmer-/Namensliste mit Nennung Anlass bei jedem Restaurantbesuch Obergrenze Verpflegungskosten pro Person: ganztags: bis zu 24.- € Catering und Küchennutzung In Absprache mit zuständigem Sekretariat, Frau Aichert, Herrn Alonso und Frau Schaf Hotelunterbringung in Tübingen Standard: Hospiz (62.- €/Nacht bei Barzahlung; 65.- €/Nacht bei Kartenzahlung) © IWM Standardgeschäftsprozesse

31 Standardgeschäftsprozesse
Dienstreisen Steigende Zahl von Dienstreisen: 309 (2006) Begriff und Abgrenzung Formulare für Antrag und Abrechnung (siehe VisualGroup) Für Interne: Antrag Dienstreise und Reisekostenerstattung Für Externe: Antrag Reisekostenerstattung (Dt. u. Engl.) Dienstreiseantrag Frühzeitige Antragstellung Nutzung der entsprechenden Formulare Einbeziehung Laufzeit über Vorgesetzte/n und Verwaltung Angaben zur Finanzierung und Kostenträger Unterschied: Drittmittel / Wettbewerbsfonds / Inst. Fördg. Verbindung mit Urlaub / privater Reise? © IWM Standardgeschäftsprozesse

32 Standardgeschäftsprozesse
Dienstreisen Reisekostenabrechnung Begriff Reisekosten umfasst: Fahrtkosten, Tagegelder, Verpflegung, Übernachtung Flugzeugnutzung: Inland: generell Ausnahme schriftliche Begründung im Blick auf Kostenersparnis (Vergleichsberechnung unter Einbeziehung ggf. zusätzlicher Übernachtungskosten und Tagegelder) und / oder für rechtzeitige An-/Abreise notwendig 3 Vergleichsangebote einholen, dokumentieren u. beifügen Nutzung Bahncard (25%, 50%) und Erstattungsmöglichk. Nutzung Reisebüro-Rabattvereinbarungen (Bühler) © IWM Standardgeschäftsprozesse

33 Standardgeschäftsprozesse
Dienstreisen Taxi-Nutzung Ausnahme schriftliche Begründung der Notwendigkeit und Erforderlichkeit Angaben zu unentgeltlich erhaltener Verpflegung insbes. auch soweit in Flugpreis bzw. in Tagungsgebühren enthalten Originalbelege aufkleben und erläutern © IWM Standardgeschäftsprozesse

34 Standardgeschäftsprozesse
Arbeitszeit Arbeitszeitnachweise (siehe VisualGroup) umgehend nach Monatsende an Frau Eberhardt AZ-Überwachung Hiwis durch AG-Sekretariate, umgehende Weiterleitung der AZ-Listen an Verwaltung AZ-Ausgleich unter Nutzung der Kernzeit nur mit Antrag (Urlaubs-/Arbeitsbefreiungsantrag) Vermeidung von Urlaubs- und Arbeitszeitüberhängen bei Hiwis und Mitarbeitern auf befristeten Drittmittelstellen bei Ausscheiden aus der Stelle © IWM Standardgeschäftsprozesse