1 Demonstration: Webgestütztes Konferenzmanagementsystem zur Ausrichtung wissenschaftlicher Tagungen PD Dr. habil. Andreas Deininger Berlin, 12. November.

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1 1 Demonstration: Webgestütztes Konferenzmanagementsystem zur Ausrichtung wissenschaftlicher Tagungen PD Dr. habil. Andreas Deininger Berlin, 12. November 2004 Informationsveranstaltung an der FU Berlin, Fachbereich Veterinärmedizin

2 2 1.Einführung 1.1 Vorstellung der eigenen Person 1.2 Historie des Konferenzmanagementsystems 2.Konferenzmanagement 2.1 Grundsätze für eine erfolgreiche Abwicklung 2.2 Rechnergestützte Konferenzverwaltung 3.Praktische Demonstration des Systems 4.Möglicher zukünftiger Einsatz 4.1 Lizenrechtliche Fragen 4.2 Szenarien für den Einsatz Gliederung Gliederung

3 3. Eigene Person Einführung: Vorstellung der eigenen Person EDV-Wissen zukünftig hauptberuflich tätig als EDV-Trainer und Berater mehrfach zertifiziert: Wissenschaftlicher Werdegang: 2001: Habilitation am Fachbereich Agrarwissenschaften, Universität Kassel 2001-2004 Vertretungsprofessur, Martin-Luther- Universität Halle/Saale Webgestütztes Konferenzmanagement- system zur Ausrichtung wissenschaftlicher Tagungen Einführung - Vorstellung der eigenen Person - Historie des Konferenz- managementsystems Konferenzmanagement - Grundsätze - Rechnergestützte Konferenzverwaltung Praktische Demonstration Möglicher zukünftiger Einsatz - Lizenzrechtliche Fragen - Szenarien für den Einsatz

4 4. Historie Historie des Systems 1999-2002: beteiligt an der Organisation von insgesamt 9 Konferenzen in Ägypten, Südostasien und Lateinamerika (DAAD Alumni Programm) 2002: Deutscher Tropentag am Standort Kassel/ Witzenhausen: erste systematische Arbeiten 2003: Deutscher Tropentag in Göttingen: Verfeinerung des Systems 2003: Engendering PRSPs in Africa (Kenia, Nairobi), GTZ, Eschborn 2004: Deutscher Tropentag in Berlin (HU) 2005 ?? Webgestütztes Konferenzmanagement- system zur Ausrichtung wissenschaftlicher Tagungen Einführung - Vorstellung der eigenen Person - Historie des Konferenz- managementsystems Konferenzmanagement - Grundsätze - Rechnergestützte Konferenzverwaltung Praktische Demonstration Möglicher zukünftiger Einsatz - Lizenzrechtliche Fragen - Szenarien für den Einsatz

5 5. Grundsätze I Konferenzmanagement – Grundsätze (I) Im Zusammenhang mit einer Konferenz fällt eine Vielzahl von Daten an (Abstracts, Personen,...) Organisiere Deine Daten so, dass sie an einer zentralen Stelle in einer Datenbank und in einer Mailbox ablegt werden Organisiere Deine Daten so, dass sie an einer zentralen Stelle in einer Datenbank und in einer Mailbox ablegt werden Viele Personen in unterschiedlichen Funktionen an unterschiedlichen Orten benötigen Zugang zu diesen Daten Mache diese Datenbank online verfügbar, so dass der Zugriff von jedem Ort und zu jeder beliebigen Zeit stattfinden kann. Mache diese Datenbank online verfügbar, so dass der Zugriff von jedem Ort und zu jeder beliebigen Zeit stattfinden kann. Webgestütztes Konferenzmanagement- system zur Ausrichtung wissenschaftlicher Tagungen Einführung - Vorstellung der eigenen Person - Historie des Konferenz- managementsystems Konferenzmanagement - Grundsätze - Rechnergestützte Konferenzverwaltung Praktische Demonstration Möglicher zukünftiger Einsatz - Lizenzrechtliche Fragen - Szenarien für den Einsatz

6 6. Grundsätze II Konferenzmanagement – Grundsätze (II) Ein Computer ist an jedem wissenschaftlichen Arbeitsplatz verfügbar, und jeder Computer verfügt über einen Webbrowser Entwickle eine zentrale Konferenzwebseite mit einem öffentlichen und einem organisatorischen Bereichen und kopple diese an Deine Datenbank. Entwickle eine zentrale Konferenzwebseite mit einem öffentlichen und einem organisatorischen Bereichen und kopple diese an Deine Datenbank. Arbeite nicht nur Du für die Teilnehmer, sondern lasse Deine Teilnehmer auch für Dich arbeiten! Wickle die Eingabe von Abstracts, Teilnehmerregistrierungen …, über Webformulare ab, die unmittelbar Deine Datenbank aktualisieren. Wickle die Eingabe von Abstracts, Teilnehmerregistrierungen …, über Webformulare ab, die unmittelbar Deine Datenbank aktualisieren. Webgestütztes Konferenzmanagement- system zur Ausrichtung wissenschaftlicher Tagungen Einführung - Vorstellung der eigenen Person - Historie des Konferenz- managementsystems Konferenzmanagement - Grundsätze - Rechnergestützte Konferenzverwaltung Praktische Demonstration Möglicher zukünftiger Einsatz - Lizenzrechtliche Fragen - Szenarien für den Einsatz

7 7. Grundsätze III Konferenzmanagement – Grundsätze (III) 80-90% der Teilnehmer reichen Ihr Abstract ein oder zwei Tage vor der Deadline ein! Automatisiere Deine Tätigkeiten, so dass Du damit gleichermaßen fünf, fünfzig oder fünfhundert Teilnehmer verwalten kannst! Automatisiere Deine Tätigkeiten, so dass Du damit gleichermaßen fünf, fünfzig oder fünfhundert Teilnehmer verwalten kannst! Konferenzen finden sehr oft periodisch wiederkehrend an verschiedenen Orten statt. Behalte die Daten aus den Vorjahren auf Deiner Konferenzwebseite, auch wenn der Ort wechselt! Nutze die Teilnehmerdaten aus den Vorjahren auch am nächsten Konferenzort weiter! Behalte die Daten aus den Vorjahren auf Deiner Konferenzwebseite, auch wenn der Ort wechselt! Nutze die Teilnehmerdaten aus den Vorjahren auch am nächsten Konferenzort weiter! Webgestütztes Konferenzmanagement- system zur Ausrichtung wissenschaftlicher Tagungen Einführung - Vorstellung der eigenen Person - Historie des Konferenz- managementsystems Konferenzmanagement - Grundsätze - Rechnergestützte Konferenzverwaltung Praktische Demonstration Möglicher zukünftiger Einsatz - Lizenzrechtliche Fragen - Szenarien für den Einsatz

8 8. Drei-Schichten- Systemarchitektur Beteiligte Person Browser Konferenzportal Konferenz- datenbank Anfrage/ Update Information / Rückmeldung Personen, Abstract- und Registrierungsdaten Rechnergestütze Konferenzverwaltung Webgestütztes Konferenzmanagement- system zur Ausrichtung wissenschaftlicher Tagungen Einführung - Vorstellung der eigenen Person - Historie des Konferenz- managementsystems Konferenzmanagement - Grundsätze - Rechnergestützte Konferenzverwaltung Praktische Demonstration Möglicher zukünftiger Einsatz - Lizenzrechtliche Fragen - Szenarien für den Einsatz

9 9. Teilkomponenten Konferenzmanagementsystem - Teilkomponenten Konferenzportal (Webpräsenz) Einreichung von Abstracts Begutachtung der Abstracts Benachrichtigung der Teilnehmer über Annahme/ Ablehnung Erstellung eines Konferenzbandes Upload von Datashows für Präsentationen Einreichung und Publikation von full papers Registrierung von Konferenzteilnehmern Konferenzdesk: Registrierung bei der Konferenz selbst Serienmails (Vorankündigung, Deadlines,...) Webgestütztes Konferenzmanagement- system zur Ausrichtung wissenschaftlicher Tagungen Einführung - Vorstellung der eigenen Person - Historie des Konferenz- managementsystems Konferenzmanagement - Grundsätze - Rechnergestützte Konferenzverwaltung Praktische Demonstration - Konferenzportal - Einreichung von Abstracts - Benachrichtigung - Konferenzband - Upload Datashow / Full paper - Teilnehmerregistrierung - Konferenzdesk Möglicher zukünftiger Einsatz - Lizenzrechtliche Fragen - Szenarien für den Einsatz

10 10. Konferenzportal Webportal einer Konferenz Zentrale Anlaufstelle für alle Belange der aktuellen Konferenz und Folgekonferenzen Demonstration Differenzierung in verschiedene Bereiche Öffentlicher Bereich Öffentlicher Bereich Member Area (passwortgeschützt, etwa für Gutachter) Member Area (passwortgeschützt, etwa für Gutachter) Organisationsbereich, nur ausgewählte Rechner Organisationsbereich, nur ausgewählte Rechner Registrierung einer eigenen Domain empfehlenswert Webgestütztes Konferenzmanagement- system zur Ausrichtung wissenschaftlicher Tagungen Einführung - Vorstellung der eigenen Person - Historie des Konferenz- managementsystems Konferenzmanagement - Grundsätze - Rechnergestützte Konferenzverwaltung Praktische Demonstration - Konferenzportal - Einreichung von Abstracts - Benachrichtigung - Konferenzband - Upload Datashow / Full paper - Teilnehmerregistrierung - Konferenzdesk Möglicher zukünftiger Einsatz - Lizenzrechtliche Fragen - Szenarien für den Einsatz

11 11. Demo Konferenzportal http://www.tropentag.de

12 12. Datenbank Zentrale Online-Datenbank Zentrale Datenspeicherung Online-Zugriff Tabellen: Abstracts, Personen, Registrierungen, Sessions und Subsessions Datenquelle für das Webportal Demonstration: Änderung eines Personendatensatzes Delegierung der Adressaktualisierung an die Teilnehmer selbst Webgestütztes Konferenzmanagement- system zur Ausrichtung wissenschaftlicher Tagungen Einführung - Vorstellung der eigenen Person - Historie des Konferenz- managementsystems Konferenzmanagement - Grundsätze - Rechnergestützte Konferenzverwaltung Praktische Demonstration - Konferenzportal - Einreichung von Abstracts - Benachrichtigung - Konferenzband - Upload Datashow / Full paper - Teilnehmerregistrierung - Konferenzdesk Möglicher zukünftiger Einsatz - Lizenzrechtliche Fragen - Szenarien für den Einsatz

13 13. Demo Datenbank (I) http://database.tropentag.dePerson-ID: 3282

14 14. Demo Datenbank (II) http://www.tropentag.deAbstract-ID: 469

15 15. Einreichung Abstracts Einreichung von Abstracts Demonstration Online-Formular mit Eingabevalidierung Länge des Abstracts (z.B. 250-350 Zeichen) Auswahl der Autoren aus Personenliste Sofortige Publikation des Abstracts im Internet Webformat (HTML) Druckformat (pdf) Automatische E-Mail Benachrichtigung der Autoren Automatische Korrektur von Hoch- und Tiefstellung, Kursivschreibung etc. Sofortige Berücksichtigung des eingereichten Beitrags im Book of Abstracts Webgestütztes Konferenzmanagement- system zur Ausrichtung wissenschaftlicher Tagungen Einführung - Vorstellung der eigenen Person - Historie des Konferenz- managementsystems Konferenzmanagement - Grundsätze - Rechnergestützte Konferenzverwaltung Praktische Demonstration - Konferenzportal - Einreichung von Abstracts - Benachrichtigung - Konferenzband - Upload Datashow / Full paper - Teilnehmerregistrierung - Konferenzdesk Möglicher zukünftiger Einsatz - Lizenzrechtliche Fragen - Szenarien für den Einsatz

16 16. Demo Einreichung Abstracts http://www.tropentag.de/submission/index.php?cheat=1

17 17. Benachrichtigung Annahme Benachrichtigung über Annahme Ablehnung des Abstracts Demonstration Eintragung der Bewertung in der Datenbank Serien-Email zur Bekanntgabe der Bewertung eine Email pro Abstract gerichtet an die Kontaktperson, Kopien an alle Autoren enthält einen Link auf eine Webseite im Internet Bewertungswebseite im Internet gibt Ergebnis der Bewertung bekannt bittet Autoren via Online-Formular um Zu- oder Absage für Präsentation oder Posterbeitrag Bietet Links zur nochmaligen Einsicht des Abstracts, zur Korrektur der Adressdaten und zur Registrierung für die Tagung Webgestütztes Konferenzmanagement- system zur Ausrichtung wissenschaftlicher Tagungen Einführung - Vorstellung der eigenen Person - Historie des Konferenz- managementsystems Konferenzmanagement - Grundsätze - Rechnergestützte Konferenzverwaltung Praktische Demonstration - Konferenzportal - Einreichung von Abstracts - Benachrichtigung - Konferenzband - Upload Datashow / Full paper - Teilnehmerregistrierung - Konferenzdesk Möglicher zukünftiger Einsatz - Lizenzrechtliche Fragen - Szenarien für den Einsatz

18 18. Demo Annahme http://www.tropentag.de/organisers/notification.php?abstractID=

19 19. Konferenzband Konferenzband Demonstration Admin Tool Erstellung unmittelbar aus den Inhalten der Datenbank Gestaltung des Bandes allgemeines Inhaltsverzeichnis für alle Sessions am Anfang des Bandes, detailliertes Verzeichnis direkt vor jeder Subsession weitere Features: Stichwortverzeichnis und Autorenverzeichnis, beide automatisiert generiert AdminTool für die schnelle Bearbeitung aller Beiträge des Bandes Webgestütztes Konferenzmanagement- system zur Ausrichtung wissenschaftlicher Tagungen Einführung - Vorstellung der eigenen Person - Historie des Konferenz- managementsystems Konferenzmanagement - Grundsätze - Rechnergestützte Konferenzverwaltung Praktische Demonstration - Konferenzportal - Einreichung von Abstracts - Benachrichtigung - Konferenzband - Upload Datashow / Full paper - Teilnehmerregistrierung - Konferenzdesk Möglicher zukünftiger Einsatz - Lizenzrechtliche Fragen - Szenarien für den Einsatz

20 20. Demo Konferenzband http://www.tropentag.de/proceedings/proceedings.pdf

21 21. Uploads Upload von Beiträgen Demonstration Upload von Datashows für Präsentation an der Konferenz Online-Formular zum Upload für die Teilnehmer hochgeladene Beiträge werden automatisch einheitlich (um)benannt und in das passende Unterverzeichnis abgelegt diese Verzeichnisse werden auf CD gebrannt Upload von full papers automatische Publikation im Internet Bestätigungsmail an die Autoren automatische Kontrolle des Formats (pdf) und der maximalen Seitenzahl Volltextsuche in allen eingereichten Abstracts via Online Formular Webgestütztes Konferenzmanagement- system zur Ausrichtung wissenschaftlicher Tagungen Einführung - Vorstellung der eigenen Person - Historie des Konferenz- managementsystems Konferenzmanagement - Grundsätze - Rechnergestützte Konferenzverwaltung Praktische Demonstration - Konferenzportal - Einreichung von Abstracts - Benachrichtigung - Konferenzband - Upload Datashow / Full paper - Teilnehmerregistrierung - Konferenzdesk Möglicher zukünftiger Einsatz - Lizenzrechtliche Fragen - Szenarien für den Einsatz

22 22. Demo Upload full paper http://www.tropentag.de/submission/upload_fullpaper.php

23 23. Teilnehmerregistrierung Teilnehmerregistrierung Demonstration Online Formular für Teilnehmerregistrierung automatisierte Antwortmail mit Zahlungs- aufforderung für Konferenzgebühren bereits im System registrierte Personen können sich besonders schnell anmelden Teilnehmerlisten stets aktuelle Listen für Registrierungen Grundlage für Namensschilder, Raumplanung, etc. Zahlungseingang Online Formulare für Zahlungseingang Webgestütztes Konferenzmanagement- system zur Ausrichtung wissenschaftlicher Tagungen Einführung - Vorstellung der eigenen Person - Historie des Konferenz- managementsystems Konferenzmanagement - Grundsätze - Rechnergestützte Konferenzverwaltung Praktische Demonstration - Konferenzportal - Einreichung von Abstracts - Benachrichtigung - Konferenzband - Upload Datashow / Full paper - Teilnehmerregistrierung - Konferenzdesk Möglicher zukünftiger Einsatz - Lizenzrechtliche Fragen - Szenarien für den Einsatz

24 24. Demo Teilnehmerregistrierung http://www.tropentag.de/submission/participation.php

25 25. Konferenzdesk Konferenzdesk Demonstration Online Formular für Teilnehmerregistrierung alle wesentlichen Daten für die Person liegen auf einen Blick vor (Abstracts, Zahlungs- eingang,...) Es kann ermittelt werden, ob eine Person bereits eingetroffen ist Teilnehmerlisten stets aktuelle Listen für die Teilnehmer automatisierte Erstellung einer Liste aller Teilnehmer Webgestütztes Konferenzmanagement- system zur Ausrichtung wissenschaftlicher Tagungen Einführung - Vorstellung der eigenen Person - Historie des Konferenz- managementsystems Konferenzmanagement - Grundsätze - Rechnergestützte Konferenzverwaltung Praktische Demonstration - Konferenzportal - Einreichung von Abstracts - Benachrichtigung - Konferenzband - Upload Datashow / Full paper - Teilnehmerregistrierung - Konferenzdesk Möglicher zukünftiger Einsatz - Lizenzrechtliche Fragen - Szenarien für den Einsatz

26 26. Demo Konferenzdesk http://www.tropentag.de/conferencedesk/

27 27 Lizenzrechtliche Fragen Für das gesamte Projekt werden ausschließlich frei verfügbare Open- Source Softwareprojekte verwendet: Lizenrechtliche Fragen Webgestütztes Konferenzmanagement- system zur Ausrichtung wissenschaftlicher Tagungen Einführung - Vorstellung der eigenen Person - Historie des Konferenz- managementsystems Konferenzmanagement - Grundsätze - Rechnergestützte Konferenzverwaltung Praktische Demonstration Möglicher zukünftiger Einsatz - Lizenzrechtliche Fragen - Szenarien für den Einsatz

28 28. Einsatzszenarien Szenarien zum Einsatz Jede Konferenz ist individuell unterschiedlich, so dass das System jeweils einer individuellen Anpassung bedarf. Die Anpassung des Systems dagegen erfordert administrative und Programmierkenntnisse Es ist zumeist angebracht, neben dem Nutzungsrecht für die Software auch die Dienstleistung einer kontinuerlichen Betreung und Anpassung des Systems zu erwerben Es ist zumeist angebracht, neben dem Nutzungsrecht für die Software auch die Dienstleistung einer kontinuerlichen Betreung und Anpassung des Systems zu erwerben Routinearbeiten mit dem System sollen und müssen von Mitarbeitern/HiWis vor Ort ausgeführt werden Routinearbeiten mit dem System sollen und müssen von Mitarbeitern/HiWis vor Ort ausgeführt werden Webgestütztes Konferenzmanagement- system zur Ausrichtung wissenschaftlicher Tagungen Einführung - Vorstellung der eigenen Person - Historie des Konferenz- managementsystems Konferenzmanagement - Grundsätze - Rechnergestützte Konferenzverwaltung Praktische Demonstration Möglicher zukünftiger Einsatz - Lizenzrechtliche Fragen - Szenarien für den Einsatz

29 29 Besten Dank für Ihre Aufmerksamkeit!

30 30 Ausblick Ausblick