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1Prof. Dr. Hendrik Fehr Fortbildungsseminar Öffentliche Finanzkontrolle..., Leipzig Date of this version: 10 December 2004 Anforderungen der europäischen.

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1 1Prof. Dr. Hendrik Fehr Fortbildungsseminar Öffentliche Finanzkontrolle..., Leipzig Date of this version: 10 December 2004 Anforderungen der europäischen Finanzkontrolle an die Abwicklung von Forschungsprojekten

2 2Prof. Dr. Hendrik Fehr Fortbildungsseminar Öffentliche Finanzkontrolle..., Leipzig Date of this version: 10 December 2004 Übersicht 1. Prüfungsziele, -anlässe, -ergebnisse 2 Externe und interne Prüfungen 3. Prüfungsabschnitte 4. Prüfungs-Check Liste 5. Follow-up der Prüfungen 6. Beispiele von festgestellten Fehlern/Mängel 7. Management des 5.FRP und Ausblick auf 7.Rahmen- programm 8.Referenzen

3 3Prof. Dr. Hendrik Fehr Fortbildungsseminar Öffentliche Finanzkontrolle..., Leipzig Date of this version: 10 December Prüfungsziele, -anlässe, -ergebnisse Finanzprüfung (Ordnungs- und Rechtmäßigkeit - Performance Prüfung 1.2. – Zuverlässigkeitsprüfung - Thematische Prüfungen Jahresbericht - Sonderbericht - Stellungnahmen

4 4Prof. Dr. Hendrik Fehr Fortbildungsseminar Öffentliche Finanzkontrolle..., Leipzig Date of this version: 10 December Externe und interne Prüfungen 2.1 Europäischer Rechnungshof (Prüfung der Rechnungslegung und Mittelverwendung der EU; Entlastung) 2.2. Prüfung durch die Kommission 2.3. Zertifizierung der cost-statements

5 5Prof. Dr. Hendrik Fehr Fortbildungsseminar Öffentliche Finanzkontrolle..., Leipzig Date of this version: 10 December Prüfungsabschnitte Prüfungsplanung (Risikoanalyse; APM; AWP) Stichprobe; Projektauswahl Aktenprüfung Kommission Prüfungsankündigung (vor Ort) Vor Ort Prüfung Vorläufige Prüfungsfeststellungen an die Kommission Endgültige Bemerkungen (ggf. Bezug in Berichten) – follow-up

6 6Prof. Dr. Hendrik Fehr Fortbildungsseminar Öffentliche Finanzkontrolle..., Leipzig Date of this version: 10 December Prüfungs-Check list -1 Informationen über den Zuwendungsempfänger -Statut, Eigentümerverhältnisse, letzte Jahresabschlüsse mit Prüfungsbericht -Organisationsplan -Liste der mit dem Projekt befassten Personen -Interne Vorschriften o. Richtlinien für die finanzielle und wissenschaftliche Vw. des/der EU-Verträge -Liste aller abgeschlossenen u. laufenden F&E Verträge mit der Kommission (1997 – 2004) -Liste anderer EU Zuwendungen (Referenz, Beträge) (1997 – 2004)

7 7Prof. Dr. Hendrik Fehr Fortbildungsseminar Öffentliche Finanzkontrolle..., Leipzig Date of this version: 10 December Prüfungs-Check list -2 Eingang und Verteilung der Zuwendungen Projekt Berichte und Vertragsänderungen Rechnungslegungssystem für das Projekt Detaillierte Liste und Zusammenfassung der/des cost statement

8 8Prof. Dr. Hendrik Fehr Fortbildungsseminar Öffentliche Finanzkontrolle..., Leipzig Date of this version: 10 December Prüfungs-Check list –3 Personalkosten - Liste der Personen (Zeitraum im Projekt; Position; Kategorie) - Arbeitsverträge (bzw. Nachweis der Abordnung) - Gehaltsliste und Nachweis der Gehaltszahlungen - Kalkulation der Stundensätze (Btto plus Abgaben) - Bestätigte Zeitnachweise aller am Projekt beteiligten Personen

9 9Prof. Dr. Hendrik Fehr Fortbildungsseminar Öffentliche Finanzkontrolle..., Leipzig Date of this version: 10 December Prüfungs-Check list - 4 Anschaffungen von Geräten (inkl.Leasing) - Originalrechnung - Abschreibungsberechnung - Inventarverzeichnis (sofern für das Projekt) - Benutzernachweis (z.B. Laborlogbuch) - physischer Nachweis

10 10Prof. Dr. Hendrik Fehr Fortbildungsseminar Öffentliche Finanzkontrolle..., Leipzig Date of this version: 10 December Prüfungs-Check list - 5 Unterverträge - Vergaberichtlinien des Zuwendungsempfängers - Originalvertrag (mit datierten Unterschriften inkl. Techn. Anhänge) - Anfrage und Genehmigung durch die Kommission - Rechnungen - Nachweis der Lieferungen/Leistungen - Status/Eigentümerverhältnisse des Untervertragsnehmers

11 11Prof. Dr. Hendrik Fehr Fortbildungsseminar Öffentliche Finanzkontrolle..., Leipzig Date of this version: 10 December Prüfungs-Check list - 6 Reisekosten - interne Reiserichtlinien - Liste mit allen Personen, Zielen, Daten und Kosten der projektbezogenen Reisen - Genehmigte (Dienst-)Reiseanträge - Kommissionsgenehmigung für Länder außerhalb der EU/EFTA - Rechnungen für Reisen, Unterkunft etc. und boarding card bzw. Tickets

12 12Prof. Dr. Hendrik Fehr Fortbildungsseminar Öffentliche Finanzkontrolle..., Leipzig Date of this version: 10 December Prüfungs-Check list - 7 Verbrauchsmaterial - interne Vorschriften zur Beschaffung - Bestellung - Rechnungen - Lagerentnahmenachweis

13 13Prof. Dr. Hendrik Fehr Fortbildungsseminar Öffentliche Finanzkontrolle..., Leipzig Date of this version: 10 December Follow-up der Prüfungen Kommission veranlasst Nachgang bei Zuwendungsempfänger (Zusatzprüfung; Stellungnahme des ZWEmpfängers; Rückforderungen ggf. red flag procedure Bei Unregelmäßigkeiten: OLAF Überprüfung der von der Kommission getroffenen Maßnahmen und Bericht im Jahresbericht (follow-up der Hofbemerkungen und Auflagen im Entlastungsverfahren) Impact assessment der RP

14 14Prof. Dr. Hendrik Fehr Fortbildungsseminar Öffentliche Finanzkontrolle..., Leipzig Date of this version: 10 December Beispiele von festgestellten Fehlern/Mängel Antragsverfahren (Evaluierung) Verträge Zahlungen Fehlende Zeiterfassung Budgetierte statt reale Kosten Überhöhte Abrechnungen Doppelabrechnungen Fehlende Projektbuchhaltung Reisekosten Geräte und Verbrauchsmaterialien Fehlende Zielerreichung Berichtswesen Unzureichende Zertifikate

15 15Prof. Dr. Hendrik Fehr Fortbildungsseminar Öffentliche Finanzkontrolle..., Leipzig Date of this version: 10 December Management des 5.RP und Ausblick auf 7. Rahmenprogramm Systemanalyse und Tests des Management des 5.RP hat erhebliche Schwachstellen nachgewiesen. Zahlreiche Empfehlungen zur nachhaltigen Verbesserung (z.B. IT Instrumente, Antragsverfahren, Rolle des Koordinators, Bedeutung des audit certificates; Sanktionen) Intensive Diskussion mit Fachministerien auf Basis des SB u. mit EP, im Hínblick auf 7RP (eventuell avis vom ERH)

16 16Prof. Dr. Hendrik Fehr Fortbildungsseminar Öffentliche Finanzkontrolle..., Leipzig Date of this version: 10 December Referenzen Sonderbericht Nr. 9/99 Forschungsmaßnahmen im Bereich der Landwirtschaft u. Fischerei; Programm FAIR ABL C SB Nr.10/2000 GFSM Vergabe von öffentlichen Aufträgen, ABL C SB Nr. 9/2000 Ausbildung und Mobilität von Forschern, ABL C SB Nr.2/2002 Sokrates und Jugend für Europa, ABL C SB Nr. 1/2004 Verwaltung indirekter FTE Aktionen (5.RP), ABL C

17 17Prof. Dr. Hendrik Fehr Fortbildungsseminar Öffentliche Finanzkontrolle..., Leipzig Date of this version: 10 December 2004 Kontakte: Prof. Dr. Hendrik FEHR Abteilungsleiter am Europ. Rechnungshof 12, rue Alcide De Gasperi L-1511 Luxemburg

18 18Prof. Dr. Hendrik Fehr Fortbildungsseminar Öffentliche Finanzkontrolle..., Leipzig Date of this version: 10 December 2004 Ihre Steuergelder, unsere Prüfungsfelder - herzlichen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!


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