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Friedrich Stratmann Kennzahlen von Verwaltungsleistungen im Kontext von Organisations- und Produktentwicklung.

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Präsentation zum Thema: "Friedrich Stratmann Kennzahlen von Verwaltungsleistungen im Kontext von Organisations- und Produktentwicklung."—  Präsentation transkript:

1 Friedrich Stratmann Kennzahlen von Verwaltungsleistungen im Kontext von Organisations- und Produktentwicklung

2 Kennzahlen von Verwaltungsleistungen Grundlagen - Evaluierung 2.Kennzahlenorientierte Evaluierung 4. Prozessorientierte Evaluierung Einstellungs-, Berufungsverfahren 3. Kennzahlenorientierte Evaluierung von Verwaltungsbereichen 5.Kennzahlenorientierte Evaluierung Beispiel: Studierendenverwaltung

3 Kennzahlen von Verwaltungsleistungen Problemstellungen – Anlässe Die Leistung der Verwaltung soll evaluiert werden – quantitativ und/oder qualitativ - lLegitimationsdruck: Was macht eigentlich die Verwaltung?? Müssen die nicht auch einsparen? lProblemdruck: Neue Aufgaben mit vorhandenen Strukturen; Einsatz neuer IT; Mitarbeiter der Verwaltung sind unzufrieden lEffizienzdruck: Produkte der Verwaltung sind im Vergleich mit anderen Hochschulen zu teuer lEffektivitätsdruck: Hochschullehrer beschweren sich über die Qualität; lange Warteschlangen vor dem Studierendensekretariat; Ziele im Entwicklungsplan wurden nicht erreicht

4 Kennzahlen von Verwaltungsleistungen Unterschiedliche Erwartungen und Sichtweisen

5 Kennzahlen von Verwaltungsleistungen Kennzahlenorientiert / quantitativ: nVergleich von Kennzahlen (Input / Output) nAufwandsschätzung Leistungsparameter nInterpretation der Ergebnisse nFolgerungen: Wo stehe ich? Rote-Lampe- Funktion Prozessorientiert / qualitativ nVergleich von Prozessen nVisualisierung, Prozessbewertung nergänzt durch Aufwandsschätzung und Kennzahlenbildung nMaßnahmen zur Prozess- Optimierung ableiten Verfahren der Evaluierung mittels Kennzahlen

6 Kennzahlen von Verwaltungsleistungen Grundlagen - Evaluierung 2.Kennzahlenorientierte Evaluierung 4. Prozessorientierte Evaluierung Einstellungs-, Berufungsverfahren 3. Kennzahlenorientierte Evaluierung Beispiel: Personalverwaltung 5.Kennzahlenorientierte Evaluierung Beispiel: Studierendenverwaltung

7 Kennzahlen von Verwaltungsleistungen Verfahren der Evaluierung 3. Erhebung und Aufbereitung der Daten/ Informationen 5. Planung von Maßnahmen 1. Klärung von Grundsatzfragen Festlegen von Zielen und Objekten 2. Auswahl von Aufgaben, Prozessen und Kriterien 6. Evaluierung der Maßnahmen 4. Bewertung der Daten/Ergebnisse Vergleichsmaßstab; Beteiligte (intern, extern)

8 Kennzahlen von Verwaltungsleistungen Quantitative kennzahlenorientierte Evaluierung Quantitative kennzahlenorientierte Evaluierung l Input: Personalaufwand in Vollzeitäquivalenten (VZÄ) oder Personalkosten oder Produkterstellungskosten (Gesamt) l Output: Leistungen (Basiszahlen) l Kennzahlen für Effizienz (Produktivität) Effizienz: Personalaufwand zu Leistungen (Basiszahl) für das Produkt bzw. den Produktbereich

9 Kennzahlen von Verwaltungsleistungen Prozessmodell Hochschule Input Ressourcen Personal Finanzen Technologie Infrastruktur Qualifikation Projektanzahl Einstellungen Buchungen Prüfungen Zulassungen Output Leistungen Outcome Wirkungen erfolgreiche Absolventen Nobelpreise Rankingplatz Nr. 1 Kundenorientierung Rechtmäßigkeit Organisation Arbeitsprozess Arbeitsorganisation Organisationsstruktur Organisationskultur Mikropolitik

10 Kennzahlen von Verwaltungsleistungen Grundlagen - Evaluierung 2.Kennzahlenorientierte Evaluierung 4. Prozessorientierte Evaluierung Einstellungs-, Berufungsverfahren 3. Kennzahlenorientierte Evaluierung von Verwaltungsbereichen 5.Kennzahlenorientierte Evaluierung Beispiel: Studierendenverwaltung

11 Kennzahlen von Verwaltungsleistungen l Studierendenverwaltung l Akademisches Auslandsamt l Prüfungsverwaltung l Personalverwaltung l Haushalts-(Finanz-)verwaltung l Bau- und Gebäudemanagement l Forschungsverwaltung l IT-Management der Verwaltung l Presse- und Öffentlichkeitsarbeit l Sonstige Hochschulverwaltung Identifikation und Abgrenzung der Verwaltungsbereiche

12 Kennzahlen von Verwaltungsleistungen Kennzahlenorientiertes Benchmarking: Ergebnis: Verwaltungs-Portfolio (Beispiel)

13 Kennzahlen von Verwaltungsleistungen Identifikation von Aufgaben und Produkten in einem Verwaltungsbereich 0

14 Kennzahlen von Verwaltungsleistungen Quantitative Evaluierung der Personalverwaltung Aufwandsschätzung - Leistungsparameter l Input – Ressourcen des VB Personal Jahresschätzungen des Personalaufwands in VZÄ für die Produktbereiche Produktübergreifende Aufgaben, Personalentwicklung, Personalwirtschaft, Personalsachbearbeitung, familienstandsbezogene Leistungen, Abrechnungsverfahren, Sonstige Aufgaben l Output – Leistungsparameter (Basiszahlen) Einstellungen/Verlängerungen, Beendigungen Bearbeitungsfälle stud. Hilfskräfte Abrechnungsfälle (falls Bezügestelle) Dienstreisen Personalakten

15 Kennzahlen von Verwaltungsleistungen Quantitative Evaluierung der Personalverwaltung Aufwandschätzung im Vergleich

16 Kennzahlen von Verwaltungsleistungen Quantitative Evaluierung der Personalverwaltung Aufwandschätzung (Sachbearbeitung) im Vergleich

17 Kennzahlen von Verwaltungsleistungen Quantitative Evaluierung der Personalverwaltung Leistungsparameter im Vergleich

18 Kennzahlen von Verwaltungsleistungen Quantitative Evaluierung der Personalverwaltung Kennzahlen im Vergleich

19 Kennzahlen von Verwaltungsleistungen lStrukturelle Unterschiede in der Wahrnehmung von Aufgaben Sonstige Aufgaben lVerschätzungen beim Aufwand in kleinen Einrichtungen haben große Auswirkungen lSpannweite der Kennzahlen ist bei den Produkten Einstellungen u. Beendigungen erheblich! lAnteil der Personalsachbearbeitung an Personalverwaltung sehr unterschiedlich lNormen des Rechnungshofs werden nicht erreicht Quantitative Evaluierung der Personalverwaltung Ergebnisse

20 Kennzahlen von Verwaltungsleistungen Grundlagen - Evaluierung 2.Kennzahlenorientierte Evaluierung 4. Prozessorientierte Evaluierung Einstellungs-, Berufungsverfahren 3. Kennzahlenorientierte Evaluierung der Verwaltungsbereiche 5.Kennzahlenorientierte Evaluierung Beispiel: Studierendenverwaltung

21 Kennzahlen von Verwaltungsleistungen Grundlagen - Evaluierung 2.Kennzahlenorientierte Evaluierung allgemein + Personalverwaltung 3. Prozessorientierte Evaluierung Einstellungs-, Berufungsverfahren 4. Kennzahlenorientierte Evaluierung Beispiel: Forschungsverwaltung 5.Kennzahlenorientierte Evaluierung Beispiel: Studierendenverwaltung

22 Kennzahlen von Verwaltungsleistungen Einstellung eines/einer wiss. Mitarbeiters/in lStandardprozess in jeder Hochschule lArt der Kombination von Routine und Einzelfallbearbeitung lStand der Automatisierung lStand der Dezentralisierung lUmgang mit Beteiligungsrechten (Personalrat, Gleichstellungsbeauftragte, Schwerbehindertenbeauftragte(r) lRahmenbedingungen (rechtliche und politische Vorgaben) lRessourcenaufwändiger Prozess Qualitative Evaluierung der Personalverwaltung Standardprozess Einstellungsverfahren

23 Kennzahlen von Verwaltungsleistungen Qualitative Evaluierung der Personalverwaltung Einstellungsverfahren: Visualisierung

24 Kennzahlen von Verwaltungsleistungen Qualitative Evaluierung der Personalverwaltung Einstellungsverfahren: Strukturierung des Prozesses

25 Kennzahlen von Verwaltungsleistungen Einstellung eines wiss. Mitarbeiters Teilprozesse HS 1HS 2 in VZÄin % Kennzahl Aufwand/ Einstell+Verläng. in VZÄin % Kennzahl Aufwand/ Einstell+Verläng Vorabberatung0,5014,30,0500,3015,00,038 Antragsprüfung Stellenreservierung 0,205,70,020 Bewerbungsverfahren Einstellungantragsprüfung0,7020,00,0700,2010,00,025 Arbeitsplatzbewertung0,051,40,0050,052,50,006 Mitbestimmungsverfahren0,9025,70,090 Einstellungs-, Verlängerungsverfahren 1,0028,60,1001,2060,00,150 Abschlussarbeiten0,154,30,0150,2512,50,031 SUMME3,50100,00,3502,00100,00,250 Qualitative Evaluierung der Personalverwaltung Einstellungsverfahren: Ressourceneinsatz

26 Kennzahlen von Verwaltungsleistungen Qualitative Evaluierung der Personalverwaltung Einstellungsverfahren: Prozessbewertung

27 Kennzahlen von Verwaltungsleistungen Qualitative Evaluierung der Personalverwaltung Einstellungsverfahren: Ergebnisse Einstellungsverfahren: Ergebnisse lStruktur und Ausstattung sind abhängig von der Zielsetzung der Hochschule, einheitliche Standards (Arbeits- und Tarifrecht) zu garantieren lStruktur und Ausstattung sind abhängig vom Grad der Dezentralisierung (z. B. Stellenfreigabe, Bewerbungsverfahren, Durchführung des Gelöbnisses) lStruktur und Ausstattung sind abhängig von der Intensität der Beteiligungsverfahren: Verfahren selbst, Informationspflichten, (Vor)Prüfungsaufwand lStruktur und Ausstattung sind abhängig vom Dokumentenmanagement (Umfang, Pflege, Schulungen)

28 Kennzahlen von Verwaltungsleistungen lBerufungsverfahren ist Querschnittsthema (Politik, Personal, Finanzierung) und mehrebenenorientiert (Präsidium, Verwaltung, Fachbereiche) lBerufungsverfahren ist nur z. T. in der Zuständigkeit der Hochschulverwaltung angesiedelt lBerufungsverfahren umfasst Aktivitäten, bei denen die Hochschulen im unmittelbaren Wettbewerb stehen lBerufungsverfahren sind in Entscheidungsarenen angesiedelt, die nur beschränkt zugänglich sind oder zu sensibel sind, um die Ergebnisse kommunizieren zu dürfen Qualitative Evaluierung Berufungsverfahren: Vergleichbarkeit?

29 Kennzahlen von Verwaltungsleistungen Dezentral (FB, BA) Hoch- schul- verwaltung Hoch- schul- leitung Gremien Senat, HS-Rat Sonst. Betei- teiligte Min Profil-, Strukturprüfung Widmung, Stellenfreigabe, Funktionsbeschreibung, Ausschreibung Auswahlverfahren Beschlussfassung über Berufungsliste; Ruferteilung Berufungsverhandlungen Verfahren nach Rufannahme Prozess-Schritte Beteiligte Stellen/ Referate/ Gremien Qualitative Evaluierung Berufungsverfahren: Strukturierungstableau

30 Kennzahlen von Verwaltungsleistungen Qualitative Evaluierung Berufungsverfahren: Aufgaben der Verwaltung

31 Kennzahlen von Verwaltungsleistungen Berufungsrecht Übertragung des Berufungsrechts an die Hochschulleitung Berufungsbeauftragter: Bestellung eines Hochschullehrers als Berufungsbeauftragten Ausschreibung (Anforderungen) Kriterien der BK ersichtlich international ausgeschrieben kein auf eine Person zugeschnittenes Fachprofil Zusammensetzung der Berufungskommission (u.a.. Beteiligung von stimmberechtigten Frauen) Beteiligung externer Experten Berufungen im Kontext von Struktur- und Entwicklungsplanung Qualitätskontrolle beim Workflow Betreuung und Information der BewerberInnen Verfahrenstransparenz für die BewerberInnen Verfahrensdauer und Organisation Rolle der Hochschulverwaltung Qualitative Evaluierung Berufungsverfahren: Bewertungskriterien

32 Kennzahlen von Verwaltungsleistungen HS 1 HS 2 HS 3 HS 4 Verfahrensregeln: hochschulinterne Regeln (Text) Verfahrensdauer (Stellenfreigabe – Berufung): 30 Wo. Verfahrensregeln: Bereitstellung im Internet Prozessverantwortlichkeit: Schnittstellenmanagement VerfahrensregelnVerfahrensregeln: webbasiert im Internet Dokumentenmanagement: webbasiert im Internet Verfahrensdauer (Einleitung – Berufung): 56 Wo. Verfahrensregeln: hochschulinterner Workflow Qualitative Evaluierung Berufungsverfahren: Qualitätsmanagement

33 Kennzahlen von Verwaltungsleistungen Grundlagen - Evaluierung 2.Kennzahlenorientierte Evaluierung 4. Prozessorientierte Evaluierung Einstellungs-, Berufungsverfahren 3. Kennzahlenorientierte Evaluierung der Verwaltungsbereiche 5.Kennzahlenorientierte Evaluierung Beispiel: Studierendenverwaltung

34 Kennzahlen von Verwaltungsleistungen nFormen der Bewerbungen (online/postalisch) nFormen der Zulassung (mit/ohne HAV, EFV) nFormen der Einschreibung (postalisch/persönlich) nAufgabenzuordnung (Bildungsinländer/ Bildungsausländer) Bewerbung Zulassung Einschreibung Rückmeldung Beurlaubung Exmatrikulation Qualitative Evaluierung der Studierendenverwaltung wichtige Produkte und ihre Spezifika

35 Kennzahlen von Verwaltungsleistungen Qualitative Evaluierung der Studierendenverwaltung Aufwandsschätzung

36 Kennzahlen von Verwaltungsleistungen Qualitative Evaluierung der Studierendenverwaltung Aufwandsschätzung - Strukturkennzahlen

37 Kennzahlen von Verwaltungsleistungen Qualitative Evaluierung der Studierendenverwaltung Leistungsparameter

38 Kennzahlen von Verwaltungsleistungen Personalaufwand je Fallzahl / Basiszahl 2.Relative Kennzahlen Qualitative Evaluierung der Studierendenverwaltung Fallbezogene Kennzahlen

39 Kennzahlen von Verwaltungsleistungen SCHLUSSFOLGERUNGEN ZU DEN VERFAHREN l Geeignetes Verfahren für Vergleich von Ressourcen- und Leistungsunterschieden wenn keine Monetarisierung und Zahlenfixiertheit und keine Vernachlässigung von Qualitätsparametern l Anstöße zur Veränderung interner Arbeitsablaufs - und Organisationsstrukturen wenn kontextabhängigen Rahmenbedingungen der Partner beim Transfer berücksichtigt werden (kein reines Kopieren von Praxis ) l Gestaltung eines Lernprozesses für das beteiligte Führungspersonal wenn Lernen wollen und Lernen können bei den Beteiligten möglich sind

40 Kennzahlen von Verwaltungsleistungen Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Material: HIS-Kurzinformation Bau und Technik 5/2005 Benchmarking von Hochschulverwaltungen Benchmarking von Hochschulverwaltungen Information:

41 Kennzahlen von Verwaltungsleistungen Beteiligung am HIS-Verfahren Quantitatives Benchmarking l Anfordern der HIS-Erhebungsbögen l Finden von zwei – drei Partnerhochschulen l Erhebung der Daten in der Hochschule l Auswertung der Erhebungsergebnisse durch HIS l Plausibilisieren der Daten/Ursachenanalyse mit HIS l HIS-Bericht mit tabellarischer Übersicht der Ergebnisse und Hinweise auf Auffälligkeiten l Organisation eines Erfahrungsaustausches mit den Partnerhochschulen und HIS

42 Kennzahlen von Verwaltungsleistungen Beteiligung am HIS-Verfahren Ablauf eines prozessorientierten Benchmarkings l Vier bis sechs Hochschulen beschließen, ein gemeinsames Benchmarking durchzuführen l Auswahl von HIS als Moderator und Inputgeber l Festlegung des Verfahrens (u. a. Zeitablauf, Umfang, auszuwählende Prozesse) l Benchmarkingworkshops der Arbeitsgruppe(n) mit Prozessvisualisierung, Vergleich und Ursachen- analyse, Prozessbewertung, Maßnahmenplanung l Dokumentation der Ergebnisse durch HIS lAbschlussworkshop


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