Where museums, libraries, and archives intersect Auktionskataloge – die internationale Verbunddatenbank SCIPIO Günter Waibel Program Officer/RLG Mountain.

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1 Where museums, libraries, and archives intersect Auktionskataloge – die internationale Verbunddatenbank SCIPIO Günter Waibel Program Officer/RLG Mountain View, California

2 Der heutige Vortrag Sales Catalog Inventory Project Input Online Eine einmalige Verbunddatenbank von Kunst und altes Buch Auktionskatalogen SCIPIO – Die Datenbank – Perspektive Nutzer: Provenance und anderweitige Forschung – Perspektive Datenlieferant: Auktions Kataloge in einen grössere Kontext stellen SCIPIO – Die Gemeinschaft – Die treibende Kraft der SCIPIO Entstehung und Entwicklung – Ein Ort für Diskussionen um Best Practice – Integraler Bestandteil des RLG Art & Architecture Verbunds Mitmachen!

3 SCIPIO – Die Datenbank

4 Nutzer – Eine Datenbank für die Forschung Die Role von Auktionskatalogen in der Forschung – Authentizität verifizieren – Sammler und Sammlungen identifizieren – Wert von Kunstobjekten verfolgen – Provenienz erforschen SCIPIO – ein Zeugnis von Dr. Evie T. Joselow, (formerly) Chief of Research for the Commission for Art Recovery, World Jewish Congress (now Independent Researcher) (1999) – "SCIPIO has been extremely helpful in our research of art looted by the Nazis. Auction catalogs are particularly difficult to track down, and SCIPIO is the best place to start. We have used it to locate elusive copies of catalogs for sales held before, during, and after the immediate post-World War II period. – Date of Sale : 28,305 Records (08/25/2004) AAM Guide to Provenance Research (2001) – Because it is searchable by name of seller, SCIPIO can be used to identify sales one might be unaware of, particularly post-1927 sales not indexed by Lugt.

5 Fallstudie: Lucas Cranachs Adam and Eve, c. 1530 Versteigert am Mai 12, 1931 vom Auktionshaus Rudolph Lepke, Berlin 1931-1940 ersteigert von Jacques Goudstikker (Jüdischer Kunsthändler aus Amsterdam) 1940-1945 beschlagnahmt von den Nazis - Herman Goering 1945 beschlagnahmt von US Soldaten –Zurückerstattung Goudstikker Familie 1966 Zurückerstattung an die Familie Stroganoff-Scherbatoff aufgrund des Auktionskatalogs von Mai 12, 1931 1972 verkauft an Norton Simon Case Study from: The AAM Guide to Provenance Research (p.135-137)

6 Lepke Auktionskatalog Eintrag

7 SCIPIO in Zahlen Datenbank Umfang – 906,977 Einträgeüber 285,000 individuelle Titel Historische Reichweite – 1599 bis zur Gegenwart Datenlieferanten – 21 Datenlieferanten Wachstumsrate – Haushaltsjahr 2003: 30,761 Neueinträge, 17,736 Einträge aktualisiert

8 SCIPIO - Virtueller Rundgang

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21 Datenlieferanten The Getty Harvard Art Library Pierpont Morgan National Museum of American Art, Smithsonian Art Institute of Chicago Bard College Boston Museum of Fine Arts Brooklyn Museum of Art Cleveland Museum of Art Frick Art Reference Library Kimbell Art Museum Metropolitan Museum of Art National Art Library, Victoria & Albert (UK) National Gallery of Art National Gallery of Canada Nelson-Atkins Museum of Art Philadelphia Museum of Art St. Louis Art Museum Clark Art Institute UC Santa Barbara Baltimore Museum of Art Grolier Club

22 Herausforderungen bei der Aufbereitung Beschreibung von Auktionskatalogen – Auction sale catalogs represent a unique publishing entity, making them both fascinating and baffling for librarians, especially for those who seek to catalog and classify them (Deborah Kempe in Art Libraries Journal) Spezielle Zugriffspunkte – Verkaufsdatum – Verkäufer – Verkaufscode – Auktionshaus Auktionskataloge verlieren sich in traditionellen OPACs

23 Ein bisschen Geschichte… 1980 Art Institute of Chicago, Cleveland Museum of Art and Metropolitan Museum of Art schliessen sich mit RLG zusammen, um SCIPIO zu erstellen 1981 SCIPIO Debut (kontrolliert von den Gründerinstitutionen und RLG) mit 500 records – Platform: SPIRES Mainframe 1983 Erste Expansion: Getty Research Center, National Gallery of Art schliessen sich an 1992 SCIPIO geht in RLG Besitz über 1997 1. Migration: MARC/ITPS Mainframe 2004 2. Migration: Relational database environment using XML data Für eine detailierte historische Abhandlung SCIPIOs: – Kay Downey. Not my fathers auction catalog database! SCIPIO, 1980 to 2003. IN: Art Libraries Journal (2004), Vol. 29 No 2

24 SCIPIO früher Idiosynkratisch – Einzigartige Materialien, eigentümliche Lösungen MARC modifiziert Eigene Normdatei (Authority file) für Auktionshäuser Am Ereignis der Auktion orientiert – 1 Eintrag per Auktion, nicht per Auktionskatalog Master-record Datenbank – 1 Eintrag per Auktion mit Bestandsnachweis

25 SCIPIO jetzt Zurück zur Norm – MARC / AACR2 – Datenbeiträger können Einträge in ihren lokalen OPAC laden 1 Eintrag per Katalog Geclusterte Einträge – Alle Einträge für einen Auktionskatalog einsehbar – Alle Einträge bleiben bestehen – Keine Duplikate in der Ergebnisliste

26 SCIPIO – Die Gemeinschaft

27 RLG – die Heimat von SCIPIO RLG – 1974 gegründet als Research Libraries Group – Jetzt Where museums, libraries and archives intersect – > 150 Mitglieder – Universitäten, Bibliotheken, Archive, Museen RLG – eine gemeinnützige Gesellschaft – RLG designs and delivers innovative information discovery services, organizes collaborative programs, and takes an active role in creating and promoting relevant standards and practices. (excerpt RLG mission statement)

28 Foren für den Informationsaustausch Art and Architecture Group (AAG) – Trifft sich jährlich bei ARLIS/NA SCIPIO Users Group – Trifft sich jährlich bei ARLIS/NA – Vorsitzende: SCIPIO coordinator Anne Champagne (Art Institute of Chicago) SCIPIO Taskforce – Berät RLG in Sachen SCIPIO – Half mit Plattformwechseln – Forderte die vollständige Implementierung von MARC / AACR2 in SCIPIO – Vorsitzende: Deborah Kempe (Frick)

29 Aktuelle Fragestellungen Online Auktionen – Sammeln Institutionen Materialien über Auktionen im Netz? In welchem Format? Digital oder als Ausdruck? – Wie wird zu diesen Materialien Zugang bereitet? – Bewahren die Auktionshäuser etwa Dokumente über online Auktionen auf? Falls ja, sind sie dazu bereit, diese Materialien in digitaler Form auf lange Sicht zu erhalten? Falls nein, sind sie dazu bereit, diese digitalen Materialien an eine Bibliothek oder ein Museum zur Aufbewahrung abzugeben? Mehr internationale Beteiligung – Deborah Kempe Vortrag IFLA 2003 Berlin

30 SCIPIO hilft, Zeit und Geld zu sparen SCIPIO macht copy cataloguing möglich Vereinbarungen zur Arbeitsverteilung – Individuelle Museen und Bibliotheken sind für spezielle Auktionshäuser verantwortlich – Effektiv: Keine redundante Arbeit! Erhebliche Ersparnisse Fallstudie: Cleveland Museum of Art (Kay Downey) – Beziehen 2000 Auktionskataloge im Jahr 600 kompletter Neueintrag / 8 Minuten pro Eintrag ~ 80 Stunden 1400 kopierter Eintrag / 2 Minuten pro Eintrag ~ 47 Stunden – Gesamtzeit für die Katalogisierung 127 Stunden Im Kontrast zu 267 Stunden ohne kopierte Einträge Zeitersparnis: ~140 Stunden Zusätzliche Ersparnisse – Einträge können auch von freiwilligen Helfern kopiert werden

31 Arbeitsteilung Art Institute of Chicago All Christie's sales; sales in Chicago Cleveland Museum of ArtAll non-London Sotheby's sales, Phillips, Bearne's, Bonham's and Cleveland sales. Getty Research LibraryLondon sales (2 locations, New Bond Street and Olympia), and retrospective from 1980 working backwards Metropolitan Museum of ArtDrouot and other French sales. National Gallery of ArtContinental Europe outside of France; sales in Washington, DC.; book auctions (except as assigned above). National Gallery of Canadaall current Canadian catalogues Frick Art Reference Libraryall Scandinavian sales; all Hungarian sales; all Australian/New Zealand sales

32 Wer mitmachen will, sollte wissen… Einträge beitrages ist immer kostenlos – Keine RLG Mitgliedschaft erforderlich – Beiträge können folgendermassen eingespeist werden Batch-loading (regelmässiges Laden grösserer Datenmengen) Direkt durch RLIN21 client – Einträge kopieren Gebühr für jede Suche Datenspezifikation – MARC / AACR2 Wir suchen nach einem Partner, der uns MAB / RAK Daten zur Verfügng stellt!

33 Famous last words SCIPIO would be improved by the addition of records by more libraries holding significant collections of auction catalogs and by the full retrospective holdings of its current contributors. - Dr. Evie T. Joselow Es müsste in Deutschland oder in Europa ein Project initiiert werden, das mit der amerikanischen SCIPIO Datenbank zu vergleichen wäre […] Auch ein Zusammenschluss mit der SCIPIO Datenbank wäre sinnvoll, weil sich für beide der Vorteil der Datenergänzung bieten würde. Friederike Drinkuth

34 More Information Guenter.Waibel@notes.rlg.org Free SCIPIO trial – http://www.rlg.org/legacy/trials/trial-register.html http://www.rlg.org/legacy/trials/trial-register.html Articles & Books – Kay Downey. Not my fathers auction catalog database! SCIPIO, 1980 to 2003. IN: Art Libraries Journal (2004), Vol. 29 No 2 – Deborah Kempe. Sold! The unique research role of auction sale catalogs. IN: Art Libraries Journal (2004), Vol. 29 No 2 – Deborah Kempe. SCIPIO Art and Rare Books Catalog File: Perspective from a Valued User and Contributor http://www.rlg.org/legacy/r-focus/i40.scipio.html http://www.rlg.org/legacy/r-focus/i40.scipio.html – Yeide, Nancy H. et al. The AAM Guide to Provenance Research. Washington DC 2001. – Drinkuth, Friederike Sophie. Der Moderne Auktionshandel. Köln 2003.