Programmverwaltung 1.Teil Ausschreibungen Antragstellung Evaluation.

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1 Programmverwaltung 1.Teil Ausschreibungen Antragstellung Evaluation

2 Aktuelle Ausschreibung zur Förderung Integrierter Studiengänge ab 2008-09: Bachelor- / Licencestudiengänge; Masterstudiengänge (postgradual, 120 ECTS); Deutsch-französische Studiengänge mit Drittländern für Neuantragsteller www.dfh-ufa.orgwww.dfh-ufa.org > Hochschulen > Ausschreibungen: Hochschulen

3 Zusätzliche Ausschreibung zur Erweiterung bereits geförderter Kooperationen: Erweiterung binationaler zu trinationalen Kooperationen: Nutzung vorhandenen Potenzials Zusätzliche Infrastrukturmittel Zusätzliche Mittel für Studierendenbegegnungen Vereinfachte Evaluation

4 Qualitätssicherung für bereits geförderte Studiengänge: Antrag auf Weiterförderung: Evaluationsrhythmus der DFH Inhaltliche Umgestaltung Ihres Studiengangs, insbesondere Umstellung auf Bachelor / Master

5 Ausschreibungs- und Antragstellungsfrist: 2. Mai - 31. Oktober 2007 für eine Förderung oder Weiterförderung ab 2008-09 Ein Jahr zwischen der Antragstellungsfrist (31.10.2007) und dem Beginn der Förderung (1.9.2008)

6 Die Förderphasen der DFH: Phase 1 = Vorbereitungsphase: 1-2 Jahre Phase 2 = Erprobungsphase: 3 + 3 Jahre Phase 3 = Etablierte Phase: 4 + 4 + 4… Jahre

7 Antragstellung: Neuanträge: Eintritt in die Vorbereitungsphase oder in die Erprobungsphase Weiterförderungsanträge: Weiterförderung in der Erprobungsphase (1, 4) oder in der etablierten Phase

8 Antragsteller: Deutsch-französische Hochschulkooperationen, ggf. erweitert um eine Drittlandhochschule Gemeinsame Antragstellung in Deutsch und Französisch Die Angaben der deutschen Hochschule sollen v.a. die Modalitäten des Studienverlaufs auf deutscher Seite, die der französischen Hochschule die Modalitäten des Studienverlaufs auf französischer Seite betreffen.

9 Antrag auf Eintritt in die Vorbereitungsphase: Studiengang, der neu entwickelt wird und noch nie von der DFH gefördert wurde Erste Informationen über den angestrebten Studiengang (Fachliche Ausrichtung, Profil, Abschlüsse…) Konzept zum Aufbau des Studiengangs

10 Antrag auf Eintritt in die oder Weiterförderung in der Erprobungsphase 1: bereits existierende integrierte, bi- oder trinationale Studiengänge, die aber bisher nicht durch die DFH gefördert wurden oder Studiengänge, die die Vorbereitungsphase erfolgreich abgeschlossen haben Beginn des Studierendenaustauschs Vorlage einer studiengangsspezifischen Kooperationsvereinbarung Vorlage eines gemeinsamen Studienplans

11 Antrag auf Weiterförderung in der Erprobungsphase 4 oder in der etablierten Phase: Ab der Erprobungsphase 4 ist nur noch eine Weiterförderung möglich. Studiengang mit (ersten) Erfahrungen im Studierendenaustausch Angaben zu Studierenden- und Absolventenzahlen

12 Zwingende Antragstellung auf Weiterförderung: Entsprechend dem Evaluationsrhythmus der DFH bei inhaltlicher Umgestaltung Ihres Studiengangs, insbesondere bei Umstellung auf Bachelor / Master Die Programmbeauftragten der Kooperationen, die einen Antrag auf Weiterförderung stellen müssen, werden vom Sekretariat der DFH im Mai/Juni per Email über die notwendige Antragstellung informiert.

13 Optionale Antragstellung auf Weiterförderung: Nach einem Jahr in der Vorbereitungsphase Nach einer (mit der DFH abgesprochenen) Ruhephase Nach einer negativen Evaluation im Vorjahr

14 Bitte signalisieren Sie Ihre beabsichtigte Antragstellung bis 30. Juni an meimberg@dfh-ufa.org

15 Antragsformular: Aktuelles Antragsformular für Neuanträge UND für Weiterförderungsanträge unter www.dfh-ufa.orgwww.dfh-ufa.org > Hochschulen > Ausschreibungen: Hochschulen Ältere Antragsformulare sind ungültig!

16 Der Antrag besteht aus: dem Antragsformular den Anlagen Die Antragsunterlagen sind die Visitenkarte des Studiengangs für die Evaluatoren!

17 Zum Evaluierungsverfahren Es handelt sich um einen mehrstufigen Prozess: die administrative Evaluierung führt das Sekretariat der DFH durch; die wissenschaftliche Begutachtung obliegt dem wissenschaftlichen Beirat und den in seinem Auftrag arbeitenden EvaluatorInnen; Die Entscheidung des Hochschulrates ist die letztendlich verbindliche Fördergrundlage.

18 Die administrative Evaluation umfasst zurzeit: 1)Die Prüfung der Antragsunterlagen auf ihre formale Vollständigkeit 2)Eine Stellungnahme des Sekretariates der DFH pro Studiengang zu folgenden Punkten: Sachberichte der Verwendungsnachweise, Studierendenberichte, Studierendenzahlen, Angaben zu den AbsolventInnen, Öffentlichkeitsarbeit der Kooperationen im Hinblick auf die Zusammenarbeit mit der DFH, einschließlich des Studienführers online, Ergebnisse der Ortsbegehungen.

19 Die wissenschaftliche Evaluation beinhaltet: Die Begutachtung jeden Antrags durch ein deutsch- französisches Gutachtertandem. Als Arbeitsinstrument dienen die Evaluationsbögen; Die Erstellung eines nach Förderphasen differenzierten Rankings pro Evaluationsgruppe (Fachgruppe) des wissenschaftlichen Beirates; Die Diskussion der Ergebnisse jeder Evaluationsgruppe im wissenschaftlichen Beirat. Hier ist v.a. auch der Ort für die Diskussion von Zweifelsfällen; Die Formulierung von Empfehlungen durch den wissenschaftlichen Beirat an den Hochschulrat; Die Beschlussfassung über eine Förderung durch den Hochschulrat.

20 Wann wird ein Studiengang evaluiert? Im Rahmen der internen Qualitätssicherung entsprechend dem Evaluationsrhythmus der DFH nach - 2 Jahren (Vorbereitung), 3 Jahren (Erprobung) oder 4 Jahren (Etabliert) Nach einer inhaltlichen Umgestaltung des Studiengangs, insbesondere nach einer Umstellung auf Bachelor / Master Bei einer erneuten Antragstellung nach einer negativen Evaluation oder einer (mit der DFH abgesprochenen) Ruhephase Grundsätzlich gilt, dass nur gefördert werden kann, was auch evaluiert wurde!

21 Die Evaluierungszeiträume

22 Information der Hochschulen Die Mitteilung der Förderentscheidung erfolgt in der ersten Aprilhälfte im Anschluss an die Hochschulratssitzung im März. Der Förderbescheid gilt für den jeweiligen Evaluierungszeitraum.

23 Positives Evaluationsergebnis: Der Studiengang wird entsprechend den geltenden Finanzierungsrichtlinien der DFH gefördert (Ansprechpartnerin: Maria Leprévost) Die Kooperation wird ab dem jeweiligen Förderjahr von der DFH beworben; Informationsgrundlage dafür sind die Angaben der Kooperation in den Antragsunterlagen, im Fragebogen zum Folder sowie im Fragebogen zum Studienführer online Nach 2maliger positiver Evaluation in der Erprobungsphase können die Kooperationspartner von Partnerhochschulen zu Mitgliedshochschulen der DFH avancieren (Ansprechpartner: Simon Martin)

24 Negatives Evaluationsergebnis: Zum Schutz der Studierenden tritt die Vertrauensschutzregelung der DFH in Kraft.

25 Vertrauensschutzregelung der DFH: Negativ evaluierte Studiengänge Ruhende Studiengänge Auslaufende Studiengänge

26 Vertrauensschutzregelung der DFH: Die Studierenden, die ihre Auslandsphase bereits vor der negativen Evaluation bzw. Unterbrechung des Studiengangs oder vor der Beendigung der Kooperation begonnen haben, werden bis zum Ende dieses Studiums von der DFH gefördert. Die zum Zeitpunkt der negativen Evaluation bzw. der Unterbrechung des Studiengangs oder der Beendigung der Kooperation in der Inlandsphase bei der DFH eingeschriebenen Studierenden, die ihre Auslandsphase erst im darauf folgenden akademischen Jahr beginnen, erhalten für das betreffende Jahr Mobilitätsbeihilfe von der DFH. Infrastrukturmittel und Mittel für die (fach)sprachliche Vorbereitung werden nicht gewährt.

27 …Vertrauensschutzregelung der DFH (Fortsetzung): Neueinschreibungen sind für das betreffende akademische Jahr bei der DFH nicht möglich. Im Falle von Studiengängen, die nur im Partnerland stattfinden, fördert die DFH die Studierenden, die zum Zeitpunkt des negativen Förderbescheids bzw. der Unterbrechung des Studiengangs oder der Beendigung der Kooperation bereits ausgewählt waren. Die Programmbeauftragten müssen der DFH einen Nachweis für diese Auswahl liefern. Um von der Vertrauensschutzregelung profitieren zu können, müssen sich die Studierenden für das betreffende akademische Jahr bei der DFH rückmelden!

28 Zusätzliche Informationen zu Antragstellung und Evaluation: auf unserer Homepage www.dfh-ufa.org unterEvaluierung:www.dfh-ufa.org Zeitplan Evaluierung Evaluierungsrhythmus Grafik zu den Förderphasen Entwicklungsstand der Studiengänge

29 2. Teil : BEWILLIGUNG DER ZUWENDUNGEN

30 Detaillierte Liste der Studierenden Die detaillierte Liste der Studierenden dient als Grundlage für die Erstellung des Zuwendungsvertrags Deshalb ist die Richtigkeit der überlieferten Daten unerläßlich

31 Detaillierte Liste der Studierenden Das Formular wird online ausgefüllt und ist mit der Einschreibung der Studierenden verbunden Sie haben per Identifikationsnummer und Passwort Zugang zum Formular

32 Detaillierte Liste der Studierenden

33 Ab 1. Juni: Formular befindet sich online unter « Hochschulen / Infos online » Bis 2. Oktober: Eingangsfrist des durch den/die Programmbeauftragte/n ausgefüllten und validierten Formulars

34 Detaillierte Liste der Studierenden Das Formular besteht aus zwei Teilen: einem für die Studierenden- und einem für die Zahlen- angaben Informationen über die Studierenden (Datum der Einschreibung/Rückmeldung, Matrikelnummer, Name, Vorname, etc.) werden automatisch bei ihrer Einschreibung/Rückmeldung bei der DFH eingetragen Informationen über Auslandsaufenthalt, Beantragung von Mobilitätsbeihilfe, etc. müssen von den Programmbeauftragten ergänzt werden

35 Detaillierte Liste der Studierenden Der Programmbeauftragte überprüft regelmäßig den Stand der Einschreibungen/Rückmeldungen seiner Studierenden und validiert in der rechten Spalte des Formulars die Angaben zu den einzelnen Studierenden. Sobald sich alle Studierenden bei der DFH eingeschrieben / rückgemeldet haben, kann er die abgefragten Zahlen angeben

36 Detaillierte Liste der Studierenden

37 Sobald der Programmbeauftragte überprüft hat, dass sich alle Studierenden eingeschrieben / rück- gemeldet haben, und er die entsprechenden Zahlen eingegeben hat, kann der Programmbeauftragte das Formular validieren (Button « Validierung »). Bei Programmen ohne Studierende genügt es, das Kästchen « keine Studierenden » auf der Liste der Studierenden anzukreuzen

38 Detaillierte Liste der Studierenden Sobald die detaillierte Liste eines Programmes validiert wurde, wird automatisch eine E-Mail an den Programmbereich der DFH gesendet. Sobald alle Partner einer Kooperation ihre detaillierte Liste validiert haben, kann der Zuwendungsvertrag erstellt werden.

39 Detaillierte Liste der Studierenden Eingangsfrist des Formulares ist der 2. Oktober 2007 Je früher jedoch die Formulare der DFH vorliegen, desto früher kann der Zuwendungsvertrag erstellt werden.

40 Zuwendungsvertrag kann erst nach Eingang der detaillierten Liste aller Partner einer Kooperation erstellt werden wird auf Basis der in der detaillierten Studierendenliste enthaltenen Daten erstellt

41 Zuwendungsvertrag wird dem Programmbeauftragten zugesandt zwecks: Unterschrift durch die Hochschulleitung und durch den Programmbeauftragten selbst Angabe der Bankverbindung der Hochschule Angabe der Aufteilung des Zuschusses unter den Partnern Angabe der Kontaktdaten des Ansprech- partners in der Finanzabteilung der Hoch- schule

42 Zuwendungsvertrag Rücksendung des Zuwendungsvertrags an die DFH nach ordnungsgemäßer Vervollständigung und Unterzeichnung Zahlung der Zuwendungen

43 Auszahlung der Zuwendungen der DFH: Wenn die Hochschule bereits den Verwendungs- nachweis für das vergangene Jahr bei der DFH eingereicht hat, werden die Zuwendungen abzüglich der Rückflüsse in einer einzigen Rate überwiesen. Wenn die Hochschule den Verwendungsnachweis für das vergangene Jahr bei der DFH noch nicht eingereicht hat, werden die Mobilitätsbeihilfen nach Eingang des Zuwendungsvertrags überwiesen Die Infrastrukturmittel und Mittel zur fachsprachlichen Vorbereitung nach Eingang des Verwendungsnachweises überwiesen

44 Infos online Mithilfe Ihrer Identifikationsnummer und Ihres Passwortes können Sie die Daten und Beträge der von der DFH überwiesenen Zuwendungen auf unserer Homepage www.dfh-ufa.org einsehenwww.dfh-ufa.org

45 3. Teil : Finanzielle Unterstützung durch die DFH

46 Festlegung der Zuwendungsbeträge Finanzierungsrichtlinien http://www.dfh-ufa.org/ > Hochschulen > Downloadcenter: Hochschulen > Finanzielle Förderunghttp://www.dfh-ufa.org/HochschulenDownloadcenter: HochschulenFinanzielle Förderung Höhe der Zuwendungen abhängig von : Typ des Studiengangs (« integrierter Studiengang », «Langfristige Studienaufenthalte », trinationaler Studiengang) Entwicklungsstand des Studiengangs (« Förderphase ») Zahl der Studierenden in der Auslandsphase Evaluierung des Studiengangs (« Vertrauensschutzregelung »)

47 Infrastrukturmittel Vorbereitungsphase: Pauschalbetrag Erprobungsphase: Pauschalbetrag + …. (« 5+5 ») Deckelung Etablierte Phase: Pauschalbetrag = Gesamtbetrag wird unter den Partnerhochschulen aufgeteilt die Hochschulen geben die Aufteilung im Zuwendungsvertrag an

48 Mobilitätsbeihilfen bei der DFH eingeschriebene Studierende in der Auslandsphase im Partner- oder Drittland trinationale Studiengänge: keine Mobilitätsbeihilfe für Studierende des Drittlandes Höhe des monatlichen Betrages wird jährlich vom Hochschulrat der DFH in seiner Dezembersitzung festgelegt Studienjahr 2007-08: 250,00 pro Monat Deckelung: Die DFH bewilligt maximal 100 Mobilitätsbeihilfen pro Studiengang (= für die beiden Partnerhochschulen), pro Studienjahr + jahrgangsübergreifend. Was geschieht bei 120 Studierenden ? Förderkriterien Praktikum - im Partnerland - im frankophonen / germanophonen Ausland - im nicht frankophonen / germanophonen Ausland - bei einer internationalen Institution Negativ evaluierte Studiengänge « Vertrauensschutzregelung »

49 Fachsprachliche Vorbereitung wird der Hochschule zur Finanzierung der fachsprachlichen Vorbereitung für Studierende bewilligt, die erstmalig ihre Auslandsphase im Partnerland / Drittland antreten. Die Höhe des monatlichen Betrages wird jährlich vom Hochschulrat der DFH in seiner Dezembersitzung festgelegt Studienjahr 2007-08: 300,00 pro Stud. Studiengang muss positiv evaluiert sein = Gesamtbetrag : wird zwischen den Kooperationspartnern aufgeteilt

50 Verwendung der Zuwendungen der DFH gemäß Finanzierungsrichtlinien der DFH Festlegungen im Zuwendungsvertrag Richtlinien zur Verwendung der Zuwendungen http://www.dfh-ufa.org/http://www.dfh-ufa.org/ > Hochschulen > Downloadcenter: Hochschulen > Finanzielle FörderungHochschulenDownloadcenter: HochschulenFinanzielle Förderung Transparenz und Planungssicherheit Wahrung der Grundsätze einer gewissenhaften Verwendung öffentlicher Gelder

51 Infrastrukturmittel Welche Ausgaben ? Prinzip der Wirtschaftlichkeit Prinzip der Zweckbestimmung der Mittel http://www.dfh-ufa.org/http://www.dfh-ufa.org/ > Hochschulen > Downloadcenter: Hochschulen > Finanzielle FörderungHochschulenDownloadcenter: HochschulenFinanzielle Förderung Bis wann können die Mittel ausgegeben werden ? Ausgaben, für die im Zeitraum vom 01/09/N bis zum 31/08/N+1 eine Verbindlichkeit eingegangen wurde, und die bis zum 31/10/N+1 bezahlt wurden Studiengang in der Vorbereitungsphase: max. 2 Jahre

52 Mobilitätsbeihilfen Überweisung durch die DFH an die Hochschule, diese zahlt an die Studierenden aus Fristen und Verfahren der Auszahlung gemäß der im Zuwendungsvertrag festgelegten Aufteilung Studienabbruch eines Studierenden / Rückzahlung http://www.dfh-ufa.org/http://www.dfh-ufa.org/ > Hochschulen > Downloadcenter: Hochschulen > Finanzielle FörderungHochschulenDownloadcenter: HochschulenFinanzielle Förderung

53 Fachsprachliche Vorbereitung Fachsprache Verwendung ? ausschließlich für die Studierenden, die erstmalig ihre Auslandsphase im Partner- oder Drittland antreten Möglichkeit der Vorfinanzierung durch die DFH

54 Prüfung durch die DFH Verwendungsnachweis der Zuwendungen der Hochschulen Verwendungsnachweis der Zuwendungen der Hochschule Ortsbegehungen Sanktionen: Rückforderung/ Verrechnung kein Nachweis der Verwendung der in dem/den vorherigen akademischen Jahr/en geleisteten Zuwendungen, keine Förderfähigkeit der Ausgaben in Anwendung der Richtlinien für die Verwendung der DFH-Zuwendungen, keine Rückzahlung der ausstehenden Restbeträge aus den vorherigen akademischen Jahren.

55 Informatisierung der Verwendungsnachweise der Zuwendungen Online-Eingabe der Daten (ab 31.8.) http://www.dfh-ufa.org/http://www.dfh-ufa.org/ > Hochschulen > Infos onlineHochschulenInfos online Achtung: Die DFH wird die Zuwendungen für das akademische Jahr 2007/08 (Infrastrukturmittel und Zuwendungen für fachsprachliche Vorbereitung) erst überweisen, wenn die Verwendung der Zuwendungen 2006/07 nachgewiesen wurde.

56 Vereinfachung der Rückerstattung der Salden Saldo aus 2006/07 (und gegebenenfalls Restsaldo aus 2005/06) der Infrastrukturmittel und der Zuwendungen für die fachsprachliche Vorbereitung wird von den für 2007/08 gewährten Zuwendungen abgezogen größere Effizienz der aufwändigen Bearbeitung der Rückerstattung der Salden für die DFH sowie bei Verspätung der Hochschulen keine Änderung für Mobilitätsbeihilfen: Auszahlung nach Erhalt des Zuwendungsvertrages keine Auswirkungen auf die Studierenden keine Verzögerung der Durchführung des Studienganges

57 Kurz gefaßt: Verringerung des administrativen Arbeitsaufwandes für die Hochschulen und die DFH indirekte Sanktion der Fristenwahrung das neue Verfahren verzögert die Durchführung des Studiengangs nicht neuer Kalender

58 Ortsbegehungen Forderung der Rechnungsprüfer im Interesse von Transparenz und guter Durchführung Über die rechnerische Prüfung der Verwendung der Mittel hinaus bietet sich die Gelegenheit zum Gespräch mit allen Beteiligten vor Ort (Hochschulleitung, Programmbeauftragten, Hochschullehrern und Studierenden...); Vorbereitung der Begehung: Verfahren; Berichte der Studierenden. Ablauf der Begehung: eine Kampagne pro Jahr; Präsident/Leitung der DFH, VertreterInnen des Programmbereichs sowie Experten aus der Wissenschaft; geprüfte Hochschulen.

59 4. Teil : Studierende

60 Wer muss sich bei der DFH einschreiben? Alle Studierenden nach ihrer Aufnahme in den integrierten Studiengang Studierende in der Auslandsphase im Partnerland Studierende in der Inlandsphase im Heimatland Studierende in der Drittlandsphase im Drittland

61 Wann muss man sich für das Jahr N/N+1 einschreiben / rückmelden? vom 2. Mai N bis 30. September N Die Studierenden, die nach dem 30. September ausgewählt werden und das Studium zum Sommersemester N+1 beginnen, können sich ausnahmsweise zwischen dem 15. Januar und dem 31. März N+1 einschreiben

62 Wie muss man sich einschreiben? Einschreibung und Rückmeldung erfolgen ausschließlich online Die Validierung des Formulars gilt als Zustimmung

63 Das Rückmeldeformular ist mit dem Formular des Studierendenberichts verbunden Studierende, die sich in 2006/2007 ständig oder zeitweise in der Auslandsphase im Partnerland befunden haben, können sich nur nach Erstellen ihres Studierendenberichtes rückmelden. Wenn sie den Studierendenbericht noch nicht erstellt haben, müssen sie ihn zuerst online ausfüllen, bevor sie sich rückmelden können.

64 Studierendenausweis Matrikelnummer DFH notwendig für die Rückmeldung symbolisiert die Zugehörigkeit der Studierenden zur DFH ist für die Dauer eines Studienjahres gültig

65 Studierendenbericht ist nach jedem im Partnerland verbrachten Zeitraum auszufüllen durch alle Studierenden, die eine Mobilitäts- beihilfe für diesen Zeitraum erhalten haben Die Studierendenberichte sind Bestandteil der Evaluierung des Studiengangs

66 Rapport des étudiants Seit 2005 sind der Studierendenbericht und das Rückmeldeformular miteinander verbunden

67 Studierendenbericht ist von den Studierenden persönlich auszufüllen online unter www.dfh-ufa.orgwww.dfh-ufa.org muss nach Erstellen validiert werden

68 DFH - Zertifikat