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Institut für Informatik Betriebliche Informationssysteme Prof. Klaus-Peter Fähnrich Seminar Content- und Wissensmanagement Einführung in das Content Management.

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Präsentation zum Thema: "Institut für Informatik Betriebliche Informationssysteme Prof. Klaus-Peter Fähnrich Seminar Content- und Wissensmanagement Einführung in das Content Management."—  Präsentation transkript:

1 Institut für Informatik Betriebliche Informationssysteme Prof. Klaus-Peter Fähnrich Seminar Content- und Wissensmanagement Einführung in das Content Management

2 Institut für Informatik Betriebliche Informationssysteme Prof. Klaus-Peter Fähnrich2 Die vier Kernbereiche relevanter Technologien Dokumenten- verwaltung Prozess- organisation Content- verwaltung Wissensvermittlung

3 Einführung in das Content Management Institut für Informatik Betriebliche Informationssysteme Prof. Klaus-Peter Fähnrich3 Die vier Kernbereiche relevanter Technologien Papierdokumente digitalisieren, verwalten und archivieren Dokumenten- verwaltung Prozess- organisation Content- verwaltung Wissensvermittlung

4 Einführung in das Content Management Institut für Informatik Betriebliche Informationssysteme Prof. Klaus-Peter Fähnrich4 Ursachen für den Einsatz von DMS hohes Aufkommen an Papierdokumenten Dezentralisierung, standortübergreifender Zugriff längere Suchzeiten durch Wachstum der Archive Verkürzung der Entscheidungswege durch Kopplung von DMS und betrieblichen Abläufen (z. B. Genehmigungsworkflows) Nachvollziehbarkeit des Document Life Cycle Medienbrüche Mehrfachablage

5 Einführung in das Content Management Institut für Informatik Betriebliche Informationssysteme Prof. Klaus-Peter Fähnrich5 DMS historisch gesehen ausgereifteste Technologie Ziel: Papierdokumente am Arbeitsplatz „auf Knopfdruck bereitstellen“.  Umwandlung in elektronische Dokumente  Archivierung und Verwaltung  Verteilung, Recherche Funktionen  Groupware  Imaging (Archivierung)  Workflow Grenzen zwischen einzelnen Komponenten verschwimmen

6 Einführung in das Content Management Institut für Informatik Betriebliche Informationssysteme Prof. Klaus-Peter Fähnrich6 Dokumentenorientierung (DRT) Dokumentenmanagementsysteme fallen in die Klasse der document related technologies mit folgenden typischen Eigenschaften:  klassisch keine Trennung von Struktur, Layout und Inhalt  Bereitstellung als abgeschlossene Einheit  weitere Verarbeitung selten automatisch DRT wird durch die Etablierung des Begriffs Content erweitert und flexibilisiert  führt zu content oriented technologies

7 Einführung in das Content Management Institut für Informatik Betriebliche Informationssysteme Prof. Klaus-Peter Fähnrich7 DMS Definition das „klassische Dokumentenmanagement“ umfasst die dynamische Verwaltung von Informationen wichtige Merkmale dieser Systemkategorie sind  Versionierung  kontrollierter Datenaustausch über Check-in- und Check-out- Mechanismen  kooperative Bearbeitung  Zugriff über Suchmerkmale oder Strukturen ähnlich denen eines Dateimanagers

8 Einführung in das Content Management Institut für Informatik Betriebliche Informationssysteme Prof. Klaus-Peter Fähnrich8 Techniken im DM (Digitalisierung) Digitalisierung von Dokumenten (Capturing)  Erfassen der Originalvorlagen (Scannen)  Optical Character Recognition (OCR)  Überführen in ein digitales Format nach Digitalisierung Vernichtung der Originalvorlagen (Informationsverlust) Indexierung von Dokumenten  manuell oder automatisch  Metadaten

9 Einführung in das Content Management Institut für Informatik Betriebliche Informationssysteme Prof. Klaus-Peter Fähnrich9 Techniken im DM (Speicherung/Archiv) Speicherung von Dokumenten kritisch für dauerhafte Verwendung  Information Management Lifecycle  optisch/magnetisch  Online/Near-Offline/Offline  Filesystem/DB

10 Einführung in das Content Management Institut für Informatik Betriebliche Informationssysteme Prof. Klaus-Peter Fähnrich10 Die vier Kernbereiche relevanter Technologien Dokumenten- verwaltung Prozess- organisation Content- verwaltung Wissensvermittlung Flexible Verwaltung von Inhalten ohne Medienbezug

11 Einführung in das Content Management Institut für Informatik Betriebliche Informationssysteme Prof. Klaus-Peter Fähnrich11 CMS Überblick CMS vereinigen die Prozesse der Informationserstellung und -darstellung. Document Management System Content Management System Web Content Management System Enterprise Content Management System qualitätsgesicherte Publikation über das Intra-, Extra-, Internet dynamische Webseiten Corporate Website (Design, Identity) statische Dokumente abgestimmt auf ein Unternehmen Abbildung interner Prozesse strenge, sichere Verwaltung interner Dokumentmengen WCMS: ECMS: unternehmensweite Informations- erstellung und -darstellung integriert DMS Internet-orientierte Lösungen (Portale, B2B)

12 Einführung in das Content Management Institut für Informatik Betriebliche Informationssysteme Prof. Klaus-Peter Fähnrich12 Aufbau von WCMS Zugriffs- verwaltung Benutzer- verwaltung Import- schnittstellen Export- schnittstellen APIs Asset- verwaltung Workflow- komponente Quelle: Zschau et al.: Web Content Mgmt

13 Einführung in das Content Management Institut für Informatik Betriebliche Informationssysteme Prof. Klaus-Peter Fähnrich13 Grundlegende Funktionen von CMS Integration getrennte Betrachtung von Inhalt, Layout und Struktur Strukturdefinitionen (auch Rubrik- und Navigationsstrukturen) Informations- klassenbildung Workflow Prozesse (QS, Redaktion, Pflege, Lifecycle) Link- und Changemanagement Rollen, Rechte Kommunikations- sicherheit Distribution (Webserver, Offline, Print, ePaper...) Funktionsprinzipien (Staging, Live, gemischt) Architektur Datenhaltung Rohdaten Legacy- / ERP-Systeme EAI (Enterprise Applikation Integration) Middleware Content Management Systeme Quelle: Fraunhofer IAO – Content Management Systeme S.5

14 Einführung in das Content Management Institut für Informatik Betriebliche Informationssysteme Prof. Klaus-Peter Fähnrich14 Allgemeine Eigenschaften von CMS sind im Kontext vorhandener oder geplanter Komponenten  Portale  Suchmaschinen  Verzeichnisstrukturen Architektur  monolithische Applikation  mehrere Komponenten einer integrativen Gesamtlösungen  Komponenten als modulare Lösung ► Somit kann ein CMS als Kernkomponente oder als Gesamtlösung eingesetzt werden.

15 Einführung in das Content Management Institut für Informatik Betriebliche Informationssysteme Prof. Klaus-Peter Fähnrich15 Effekte der Einführung eines CMS Haupteffekt: Reduzierung des Aufwands für die Erstellung und Pflege der Inhalte zentrale technische Administration Dezentralisieren die nicht-technischen Arbeiten (an den Inhalten) strikte Trennung zwischen Inhalt und Layout Zentralisierung des Regelwerks für die dynamische Erstellung der Inhalte Automatisierung der Prozesse (Workflows) der Publikation

16 Einführung in das Content Management Institut für Informatik Betriebliche Informationssysteme Prof. Klaus-Peter Fähnrich16 Wesentlich Merkmale eines CMS Verwaltung von Struktur- und Darstellungsinformationen dynamische Einbindung von Rohinhalten in Vorlagen (Templates, Stylesheets) redaktioneller Neuerstellung durch standardisierte, webbasierte Templates Automatisierung der Pflege  Löschen, Verschieben und Ändern von Inhalten Sicherung, Konsistenz und Aktualität von Informationen  Linküberprüfung Abbildung und Unterstützung des Workflow im Rahmen des Content-Life-Cycles Zugangskontrolle über Benutzer-, Rollen-, Rechteverwaltung

17 Einführung in das Content Management Institut für Informatik Betriebliche Informationssysteme Prof. Klaus-Peter Fähnrich17 Aufbau von WCMS - Assetverwaltung verwalten, strukturieren und darstellen des zu publizierenden Contents Trennung von Inhalt und Layout  digitale Assets  Templates (Vorlagen) Logo: Titel: Kurzinformation Text: Die rasante Weiterentwicklung von... Repository Titel - Fett Text Logo Kurzinformation Die rasante Weiterent- wicklung von Technik und Inhalten multi- medialer Anwendungen erfordert eine neu aus- gerichtete und kombi- nierte Ausbildung. Je stärker neue Informa- tions- und Kommunika- tionstechnologien in Arbeitsbereiche Einzug halten, desto größer Assets (Inhalt) Template (Layout)Publikation + 

18 Einführung in das Content Management Institut für Informatik Betriebliche Informationssysteme Prof. Klaus-Peter Fähnrich18 Trennung von Layout und Inhalten Aufgabentrennung (Entkoppelung einzelner Prozesse) einfaches Re-design Cross-Media-Publishing Date n Klassifikation Templates Inhaltstypen und -komponenten, Beziehungen, Links, Metadaten Visuelle Darstellung und Anordnung von Inhalten, Struktur- und Navigations- darstellung Dokumente: strukturierte Inhalte Medien: Texte, Bilder, Audio, Video

19 Einführung in das Content Management Institut für Informatik Betriebliche Informationssysteme Prof. Klaus-Peter Fähnrich19 Kernprozesse und Funktionen eines CMS Benutzerverwaltung  Gruppen, Rollen, Rechte Entwicklung der Sitestruktur, Navigationshilfen und Stylesheets bzw. Templates Erstellung der Inhalte  Authoring neuer redaktioneller Informationen Pflege  Editing bestehender Informationen Qualitätssicherung und Freigabe  Workflow zwischen den einzelnen Berechtigungsgruppen Steuerung  Release- und Verfallsdatenüberwachung, Stylesheetverwaltung und Merging, Scheduling für Tasks, wie z. B. zyklischer FTP-Upload

20 Einführung in das Content Management Institut für Informatik Betriebliche Informationssysteme Prof. Klaus-Peter Fähnrich20 CMS-Content erstellen Erstellungszeitpunkt und Lebenszyklus von Content - Monatsmagazin - Geschäftsbericht - Presseinformationen - White Papers - Reden und Veröffentlichungen - Presseinformationen - Specials - Aktuelles/News - Preistabellen - Marktinformationen - Linksammlungen - Firmengeschichte - Lexikon - FAQ Liste - Produktblätter aktualisiert neu zyklischereignisgesteuert Wird Content in planbaren, festen und zyklischen Abständen erstellt? Gibt es unvorhersehbare Ereignisse mit ad-hoc-Reaktion? Werden redaktionelle Inhalte nach CI/CD Vorgaben neu erstellt? Bleiben bestehende Informationen sichtbar, oder werden sie aktualisiert und damit überschrieben? Quelle: Fraunhofer IAO

21 Einführung in das Content Management Institut für Informatik Betriebliche Informationssysteme Prof. Klaus-Peter Fähnrich21 CMS technisch-organisatorische Anforderungen - Erstellung mit CD-konformen Templates - chronologische Archivierung - vorgegebene Struktur - def. Layout - Verlinkung und Contentüber- nahme auf Meta-Ebene - systemhinterlegte Planung - Erstellung von CD-Vorlagen - Retrivalfunktionen - neue Struktur - neue Navigation - neue Verlinkung - nicht planbar - keine sichtbare Archivierung - zyklische Verfallsdaten - bestehende Struktur - bestehende Verlinkung - bestehende Navigation - systemhinterlegte Planung - Ereignisse müssen zu Reak- tionen führen (Workflow u. Reminderfunktionen) - divergierende Verfallsdaten - keine sichtbare Archivierung - bestehende Struktur - bestehende Verlinkung - bestehende Navigation - nicht planbar aktualisiert neu zyklischereignisgesteuert Erstellungsaufwand Pflegeaufwand Quelle: Fraunhofer IAO

22 Einführung in das Content Management Institut für Informatik Betriebliche Informationssysteme Prof. Klaus-Peter Fähnrich22 Publikation Statische Komposition von Publikationen Komposition Struktur basiert auf XML manuelles Binden der Textbausteine in Publikation mittels statischer Links jede Publikation individuell erstellt Nachteile statisch und inflexibel hohe manuelle Aufwände keine Wiederverwendung der Publikationen bzw. ihrer Strukturen T e x t b a u s t e i n e s t a t i s c h e L i n k s

23 Einführung in das Content Management Institut für Informatik Betriebliche Informationssysteme Prof. Klaus-Peter Fähnrich23 Dynamische Komposition von Publikationen Komposition Struktur dient als Vorlage für alle Publikationen einer Klasse Wiederverwendung automatisches Binden der Texte in Publikationen mittels Regeln manuelles Binden von Texte mittels Links (Ausnahme) verbindende Texte Text Überschrift Regel Text Regel Link T e x t b a u s t e i n e Publikation P u b l i k a t i o n s v o r l a g e

24 Einführung in das Content Management Institut für Informatik Betriebliche Informationssysteme Prof. Klaus-Peter Fähnrich24 System-Technologien – Staging Server QS-Server Client Web-Browser Kunde/Leser Staging-Server Web-Server Publishing Server Daten Templates Staging-CMS Client Web-Browser Autor sicheres Login geeignet für statische Informationen mit zyklischer Publikation Content wird in separater Umgebung erstellt und verwaltet statischer Inhalt (Generat) werden zu def. Zeitpunkten erzeugt (Staging) Generat wird auf Web-Server exportiert

25 Einführung in das Content Management Institut für Informatik Betriebliche Informationssysteme Prof. Klaus-Peter Fähnrich25 System-Technologien – Live Server Client Web-Browser Kunde/Leser Web-Server Client Web-Browser Autor Templates Middleware App.-Server Daten Dynamisches CMS für hochdynamische Content-Erstellung und Updates kurzlebige Informationen, schnelle Aktualisierungszyklen Script-Logik oder Middleware erzeugt bei Anfrage das Generat direkter Zugriff auf DB-Systeme und Applikations-Server

26 Einführung in das Content Management Institut für Informatik Betriebliche Informationssysteme Prof. Klaus-Peter Fähnrich26 Die vier Kernbereiche relevanter Technologien Dokumenten- verwaltung Prozess- organisation Content- verwaltung Wissensvermittlung Steuerung der Informationsflüsse im Rahmen der Geschäftsprozesse

27 Einführung in das Content Management Institut für Informatik Betriebliche Informationssysteme Prof. Klaus-Peter Fähnrich27 Prozessorganisation – Workflowmanagement Technologie zur aktiven Unterstützung von Geschäftsprozessen Voraussetzung: Geschäftsprozesse sind strukturiert Bestellungs- eingang Daten prüfen Reservierung Verfügbarkeit prüfen Nachbestellung Bereit- stellung/ Verpackung Senden Rechnung Ablehnung status == 'Datenfehler' status == 'nicht am Lager' status == 'nachbestellt' status == 'vorhanden' Benachrichtigung Kunde status == 'nicht lieferbar' status == 'nachbestellt' status == 'geprüft'

28 Einführung in das Content Management Institut für Informatik Betriebliche Informationssysteme Prof. Klaus-Peter Fähnrich28 Workflowmanagement – Datenfluss explizit modelliert Ermittlung des Bearbeitungszustandes und Lokalisation der Daten während der Workflow-Ausführung Abkopplung des Datenflusses vom Kontrollfluss Datenbewegungen in heterogenen und verteilten Umgebungen (Middleware) Modellierung von Medienbrüchen

29 Einführung in das Content Management Institut für Informatik Betriebliche Informationssysteme Prof. Klaus-Peter Fähnrich29 Workflowmanagement – Ziele/Probleme Erwartungen/Ziele  Vereinheitlichung von Prozessen  höhere Informationsverfügbarkeit  erhöhte Produktivität, reduzierte Ausführungskosten  bessere Überprüfbarkeit von Abläufen; Ausführungssicherheit  Integration vorhandener Datensilos; weniger Medienbrüche  Flexibilität bei Anpassung der Abläufe Befürchtungen/Probleme  Kontrolle der Mitarbeiter  unzureichende Flexibilität  Integrationsprobleme

30 Einführung in das Content Management Institut für Informatik Betriebliche Informationssysteme Prof. Klaus-Peter Fähnrich30 Workflowmanagement im (W)CMS Beispiel: Weiterleitung eines in einem Geschäftsprozess benötigten Dokuments innerhalb eines Unternehmens viele Herausforderungen  Vertreterregel (wenn zuständige Person krank o. im Urlaub)  Rollenkonzept, personenunabhängige Adressierung  Alternativen (z. B. wenn Auftrag größer 100k €, dann an A statt B)  Sicherheitskonzept/Sicherung  Freigabezyklus funktionsorientierter Ansatz wird vom prozessorientierten Ansatz abgelöst Neue InhalteVorlage Revision Publikation akzeptiert Nachbearbeitung erforderlich Redakteur Chefredakteur

31 Einführung in das Content Management Institut für Informatik Betriebliche Informationssysteme Prof. Klaus-Peter Fähnrich31 Die vier Kernbereiche relevanter Technologien Dokumenten- verwaltung Prozess- organisation Content- verwaltung Wissensvermittlung Auffinden von Informationen, Unterstützung des Umwandlungs- prozesses von Informationen in Wissen

32 Einführung in das Content Management Institut für Informatik Betriebliche Informationssysteme Prof. Klaus-Peter Fähnrich32 Begriffsverständnis Daten, Information, Wissen Quelle: Bodendorf: Daten- und Wissensmanagement

33 Einführung in das Content Management Institut für Informatik Betriebliche Informationssysteme Prof. Klaus-Peter Fähnrich33 Gegenüberstellung Daten, Information und Wissen Daten und Informationen können in IT-Systemen explizit gespeichert werden, Wissen existiert in den Köpfen der Mitarbeiter (implizit) Informationen/Daten sind nur dann wertschöpfend, wenn sie zu Wissen verknüpft werden können Ziel  Wissensmanagement: Umwandlungsprozess von Informationen zu Wissen unterstützen  Wissensmanagementsysteme: Einsatz von IT zur Erreichung dieses Ziels Quelle: Bodendorf: Daten- und Wissensmanagement

34 Einführung in das Content Management Institut für Informatik Betriebliche Informationssysteme Prof. Klaus-Peter Fähnrich34 Treiber und Dimensionen des betrieblichen Wissensmanagements Sensibilisierung der Unternehmen für WM durch  große Informationsmengen  Einschätzung von Wissen als wichtige Ressource  Verhinderung der Fluktuation/Abwanderung des Wissens  dynamische und kooperative Entwicklungen sowie neue, moderne Prozesse zur Leistungserbringung WM ist ein übergreifendes und interdisziplinäres Thema und hat  eine organisatorische Sicht,  eine (unternehmens-)kulturelle Sicht und  eine technische Sicht. für jede Sicht bestehen unterschiedliche Konzepte und Technologien

35 Einführung in das Content Management Institut für Informatik Betriebliche Informationssysteme Prof. Klaus-Peter Fähnrich35 Stufenweise Umsetzung eines IT-basierten Wissensmanagements 1.Stufe des WM  auf technische Unterstützung beschränkt  statische Betrachtung von Wissen 2.Stufe des WM  Zusammenhang von Mensch und Technik  Betrachtung der Entstehung und des Austauschs von Wissens  Communities of Practice, lernende Organisation 3.Stufe des WM  sozio-technische Einheit (Wissenseinheit)  neue Stufe von Content: Wissensobjekt  Integration von Semantic Web Technologien

36 Einführung in das Content Management Institut für Informatik Betriebliche Informationssysteme Prof. Klaus-Peter Fähnrich36 Lernziele - Zusammenfassung Wissen, warum CM-Systeme für moderne Webseiten notwendig sind, Funktionalitäten und Architekturprinzipien kennen lernen, Die Wissens- und Prozessdimension verstehen.


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