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Büroorganisation 31.08.2010 2. Informationsbeschaffung, Informationserstellung und -verwaltung, hier: 2.3 Archivierung Warum sind gesetzliche Regelungen.

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1 Büroorganisation Informationsbeschaffung, Informationserstellung und -verwaltung, hier: 2.3 Archivierung Warum sind gesetzliche Regelungen für Aufbewahrungsfristen getroffen worden? Aus Gründen der Rechtssicherheit Um Gläubiger zu schützen

2 Büroorganisation Informationsbeschaffung, Informationserstellung und -verwaltung, hier: 2.3 Archivierung Handelsrechtliche Aufbewahrungsfristen HGB § Jahre6 Jahre - Handelsbücher - Inventare - Eröffnungsbilanzen - Jahresabschlüsse - Lageberichte - Konzenrabschlüsse - Konernlagebericht - Buchungsbelege - empfangene Handelsbriefe - Wiedergabe der abgesandten Handelsbriefe Aufbewahrungsfristen beginnen mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem das Schriftstück entstanden ist bzw. die letzte Eintragung gemacht wurde

3 Büroorganisation Informationsbeschaffung, Informationserstellung und -verwaltung, hier: 2.3 Archivierung Warum ist es so wichtig, eine gut durchorganisierte Ablage zu haben? 1.Zur Verhinderung von Mehrfachablage 2.Zur Verhinderung von Ablage von unnötigem Schriftgut 3.Wichtiges von unwichtigem trennen 4.Zugriffszeiten auf Informationen verringern 5.Personalaufwand reduzieren 6.Raumkosten sparen 7.Registraturmittel sparen 8.….

4 © Sandra Erwerle, Korb 2010 TageswertPrüfwertGesetzeswertDauerwert Erklärung Vermittlung einer einmaligen Information Bearbeitung und Kontrolle in einem gewissen Zeitraum Gesetzliche Aufbewahrungsfrist Große Bedeutung des Schriftstückes, daher lange Aufbew. Beispiel Werbesendung Einladungen Unverl. Angebote Bewerbungs- unterlagen Aktuelle Angebote Handelsbücher, Bilanzen Inventare Patentschrift Lizenzen Entwicklungen Titel Aufbewahrungs- frist KeineUnterschiedlich10 bzw. 6 JahreUnbeschränkt Bearbeitungs- hinweis Nach Kenntnis vernichten Vernichten, wenn Prüfung abgeschlossen Nach Ablauf der gesetzlichen Frist vernichten Gelegentlich überprüfen, ob noch aktuell Ablage KeineArbeitsplatzablageAbteilungsablage Nach 1-2 Jahren in Registratur Chefsekretariat oder Archiv Wertigkeit von Schriftgut Büroorganisation Informationsbeschaffung, Informationserstellung und -verwaltung, hier: 2.3 Archivierung

5 Büroorganisation Informationsbeschaffung, Informationserstellung und -verwaltung, hier: 2.3 Archivierung BO-Buch Seite 262

6 Büroorganisation Informationsbeschaffung, Informationserstellung und -verwaltung, hier: 2.3 Archivierung Ablagearten Loseblatt-AblageGeheftete Ablage Schriftgut liegt lose in Behälter (Mappen, Taschen, Aktendeckel, Sichthüllen) Abheften von gelochtem Schriftgut in Hefter und Ordner. Vorteil: Zeitgewinn bei der Ablage Vorteil: Sichere Ablage Schnelles Wiederfinden Sicherer Aktenumlauf Nachteil: Lange Suchzeiten Nachteil: zeitaufwändig Geeignet: Wenn schnell abgelegt werden soll Akten nicht umfangreich sind Bei Vorgängen, die nicht beieinander bleiben müssen Schwebende Vorgänge, Termine, Prospekte und Formulare, die am Arbeitsplatz abgelegt werden Geeignet: Bei aufwändigen Akten zur besseren Übersicht Damit nichts verloren geht Schneller auffindbar

7 Büroorganisation Informationsbeschaffung, Informationserstellung und -verwaltung, hier: 2.3 Archivierung Ablagearten EinzelakteSammelakte Einzelner Vorgang mit allen Schriftstücken Hefter, Mappen, Taschen Schriftgut vieler gleichartiger Vorgänge (Angebote, Lieferscheine, Rechnungen) Ordner, Sammler

8 Büroorganisation Informationsbeschaffung, Informationserstellung und -verwaltung, hier: 2.3 Archivierung Ordnungsbehälter: JURISMAPPEFlachablage OrdnerStehordner für gelochtes Material Schmal Breit

9 Büroorganisation Informationsbeschaffung, Informationserstellung und -verwaltung, hier: 2.3 Archivierung Ordnungsbehälter: StehsammlerLoseblatt Hängeregistratur Hängemappen Hängetaschen Hängeordner Hängesammler Mappen für gelochtes Material und Loseblatt (Hängetaschen)

10 Büroorganisation Informationsbeschaffung, Informationserstellung und -verwaltung, hier: 2.3 Archivierung Ordnungsbehälter: Pendelregistratur Penteltaschen Pendelmappen Pendelhefter Pendelsammler Loseblatt und gelochtes Material

11 Büroorganisation Informationsbeschaffung, Informationserstellung und -verwaltung, hier: 2.3 Archivierung Bild Seite 266 BO-Buch

12 Büroorganisation Informationsbeschaffung, Informationserstellung und -verwaltung, hier: 2.3 Archivierung Örtlichkeiten der Ablage ArbeitsplatzAbteilungZentrallager Im oder am Schreibtisch Handakten Formulare Schriftgut Für den einzelnen MA Abteilungsregistratur Innerhalb oder im näheren Bereich der Abteilung Kurze Wege und geringe Wartezeiten für Mitarbeiter Archiv und Altablage Schriftgut des gesamten Betriebes, wichtige Unterlagen diebstahl- und feuer- sicher auch Altablage

13 Büroorganisation Informationsbeschaffung, Informationserstellung und -verwaltung, hier: 2.3 Archivierung Datenschutz Thema Aktenvernichtung

14 Büroorganisation Informationsbeschaffung, Informationserstellung und -verwaltung, hier: 2.3 Archivierung Registraturkosten Kosten der Registratur Personal- kosten Material- kosten Raum- kosten Ablage- und Suchzeit Abhängig von der eingesetzten Registraturform. Möbel, Schriftgutbehälter, sonstiges Büromaterial Miete, laufende Kosten, wie Strom, Wasser,

15 © Sandra Erwerle, Korb 2010 Ordnungssysteme Nach welchen Kriterien wird geordnet?: Unterlagen müssen schnell auffindbar sein Das Ordnungssystem muss einfach und logisch sein Das Ordnungssystem muss auch Termin- und Zeitangaben gerecht werden Man ordnet nach: Buchstaben von Namen oder Sachen Ziffern Zeit Farben und Symbole Büroorganisation Informationsbeschaffung, Informationserstellung und -verwaltung, hier: 2.3 Archivierung

16 © Sandra Erwerle, Korb 2010 Was ist eine Registratur? … ist der Platz oder Raum, wo die Akten aufbewahrt und verwaltet werden. Die wichtigsten Registraturarbeiten sind: Einsortieren der Schriftstücke Entnahme der Schriftstücke Kontrolle der Entnahme der Schriftstücke Vernichten der Schriftstücke, die nicht mehr gebraucht werden Büroorganisation Informationsbeschaffung, Informationserstellung und -verwaltung, hier: 2.3 Archivierung

17 © Sandra Erwerle, Korb 2010 Wie lange wird Schriftgut aufbewahrt? Aufbewahrungs- fristen nach HGB § Jahre Handelsbücher Inventare Eröffnungsbilanzen Jahresabschlüsse Lagerberichte Konzernabschlüsse Konzernlagebericht Buchungsbelege 6 Jahre Empfangene Handelsbriefe Kopie der abgesandten Handelsbriefe Aufbewahrungsfri sten beginnen mit dem Schluss des Kalenderjahres indem das Schrifstück entstanden ist Büroorganisation Informationsbeschaffung, Informationserstellung und -verwaltung, hier: 2.3 Archivierung

18 © Sandra Erwerle, Korb 2010 Sicherheitssystem für die Registratur Schriftgut muss entsprechend seinem Wert gesichert werden SchutzSicherheitsmaßnahmen Vor ZerstörungFeuerfeste oder feuerhemmende Registraturmöbel Blitz- und Brandschutz an Gebäuden Vor endgültigem Verlust durch Diebstahl und vor unberechtigtem Zugriff Abschließbare Möbel und Räume. Spezialverglasung und Fenstergitter. Aus- und Eingangskontrolle Zutrittsberechtigungssystem Ausgabe von Schriftstücken nur gegen Beleg Büroorganisation Informationsbeschaffung, Informationserstellung und -verwaltung, hier: 2.3 Archivierung

19 © Umschulung Bürokauffrau Teilnehmer 10/08 Da s numerische Ordnungssystem und der Aktenplan Durch die numerische Ordnung lassen sich Schriftstücke mit geringerer Fehlerquote schneller ablegen. Aktenpläne unterstützen jeden Mitarbeiter Schriftstücke abzulegen und wiederzufinden. Er dient dazu, dass: Doppelablagen ausgeschlossen werden Jedes Schriftstück sofort eingesehen werden kann Jeder Mitarbeiter jederzeit Auskunft geben kann Unnötige Sucharbeit vermieden wird Büroorganisation Informationsbeschaffung, Informationserstellung und -verwaltung, hier: 2.3 Archivierung

20 © Sandra Erwerle, Korb 2010 Ordnungssysteme Schriftstücke werden nach bestimmten Ordnungsgesichtspunkten Gegliedert. z.B. Namen, Orte, Datum Inhaltliche Ordnungsgesichtspunkte sind zum Beispiel Rechnungen Lieferscheine Mahnungen Kunden Lieferanten Garantieleistungen Die Ablageordnung sollte logisch, einprägsam und flexibel aufgebaut sein Büroorganisation Informationsbeschaffung, Informationserstellung und -verwaltung, hier: 2.3 Archivierung

21 © Sandra Erwerle, Korb 2010 Ordnungssysteme 1.Alphabetisch = Namen oder Orte werden alphabetisch geordnet 2.Numerisch = Ordnung nach arabischen oder / und römischen Zahlen 3.Alphanumerisch = gleichzeitiges Verwenden von Zahlen und Buchstaben 4.Farblich = Farben werden zur Systematisierung verwendet Die wichtigsten Ordnungssysteme sind: Büroorganisation Informationsbeschaffung, Informationserstellung und -verwaltung, hier: 2.3 Archivierung


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