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Präsentation für (Unter-)Lenkungsausschuss Kompetenzzentrum Großprojektmanagement (CC GroßPM) – Generische Vorlage –

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Präsentation zum Thema: "Präsentation für (Unter-)Lenkungsausschuss Kompetenzzentrum Großprojektmanagement (CC GroßPM) – Generische Vorlage –"—  Präsentation transkript:

1 Präsentation für (Unter-)Lenkungsausschuss Kompetenzzentrum Großprojektmanagement (CC GroßPM) – Generische Vorlage –

2 1 Einsatzbedingungen des Dokuments im Rahmen des S-O-S-Ansatzes Name und Version des Dokuments 6.3-1_(U-)LA-Vorlage_v1.0.ppt / Projektmanagement-Disziplin 6.3 Kommunikationsmanagement 2 Ziele: Was soll mit diesem Dokument erreicht werden? Update des Projektstatus aus Management-Perspektive Entscheidungsgrundlage für offene Punkte, Change Requests, kritische Kernthemen 3 Verantwortlichkeit: Wer ist für die Erstellung und Pflege des Dokuments zuständig? Die Projektleitung erstellt des Dokument unter Mithilfe von internen und externen Projektteilnehmern 4 Pflegezyklus: In welchen Anständen sollte das Dokument überarbeitet werden? Erstellung nach Bedarf 5 Adressatenkreis: An wen richten sich die Informationen im Dokument? Die Vorlage wird vom Gesamtprojektmanagement genutzt und dient der Präsentation vor dem (Unter)-Lenkungsausschuss 6 Rahmenbedingungen für den Einsatz Keine einschränkenden Rahmenbedingungen, das Dokument ist für alle Projekte einzusetzen 7

3 2 Inhalt Projektstatus AN Gesamtüberblick Abnahme- und Vertragsstatus 1 Statusbericht fachliche Konzepte 1 Status Zusammenarbeit AN/AG aus AN-Sicht 1 Ausblick und Herausforderungen 1 Kritische Arbeitspakete 1 Projektplanung 1 Risikoeinschätzung 1 Nächste Schritte 1 Typische Agendapunkte mit AuftragnehmerTypische Agendapunkte ohne Auftragnehmer Ziele und Entscheidungsbedarfe heute Projektstatus Aktueller Projektfortschritt & Meilensteine Statusüberblick kritische Arbeitspakete Status der Zusammenarbeit AN/AG aus AG-Sicht Kennzahlen des Fortschrittcontrollings Projekthaushalt WiBe-Planung Änderungsvorschläge Entscheidungsvorlagen zu fachlichen Themenschwerpunkten Bericht des Risikomanagers Aktuell wichtige Herausforderungen Nächste Schritte 1 Keine Beispielfolie vorhanden Bietet einen Überblick über alle wichtigen Themenpunkte getrennt nach Auftraggeber- und Auftragnehmerseite. Trennung in 2 Sitzungsteile insbesondere sinnvoll, um z.B. Gesamtbudgetstatus zu erörtern. ULAs sollten einen eher fachlichen Fokus haben, wohingegen in LAs der Fokus auf das Gesamtprojekt aus Management-Perspektive gelegt wird. III I.1 I.2 I.2a I.2b I.2c I.2d I.3 I.3a I.3b I.4 I.5 I.6 I.7 II.1 II.1a II.1b II.2 II.3 II.4 II.4.a II.4.b II.4.c II.5

4 3 Ziele und Entscheidungsbedarfe heute Letzter (U-)LA 16. Januar 2011 (U-)LA heute Nächster (U-)LA 14. Dezember 2011 Updates Beschluss von CR 2/2010 Gesamtbudget unbeeinflusst Termine Rollout nicht gefährdet Zusammenarbeit mit AN leicht verbessert... Vorschau Verhandlungen mit Bieter über Schnittstellen X und Y erfolgreich abschließen Fertigstellung Infrastruktur... Projektstatus Gesamtbudget trotz erhöhter interner Personalaufwände stabil Verschiebungen einzelner Arbeitspakete stellen keine Gefährdung für den Gesamtplan dar 4 wichtige Herauforderungen stehen bevor... Entscheidungsbedarfe 3 Änderungsvorschläge stehen zur Diskussion Thema X Thema Y Thema Z Abstimmung nächste Termine (U-)LA Beantwortet: Welche Punkte müssen aus dem letzten (U-)LA nachgetragen werden? Wie ist der aktuelle Projektstatus kurz zusammengefasst? Was muss heute entschieden werden? Welche Herausforderungen/ Entscheidungen stehen in Zukunft an? I.1

5 4 Teilprojekt 1 verschiebt sich um 2 Monate – Gesamtprojektplan nicht gefährdet Teilprojekt 1 Gesamt Schlg PM IT JASONDJFMAMJJASOND JFMAMJJASOND TP 2 Arbeitspakete 1-5 Design/Vorbereitung/Realisierung TestDesign/Vorb./Realisierung Arbeitspakete 6-8 Test Arbeitspakete 1-3 Design/KonzeptRealisierung / Test PV Konzept Schulungsentwicklung und -durchführung Laufendes Projektmanagement und Abstimmung mit anderen IT-ProjektenAufbau Konzept Realisierung Betriebsverantwortung Kapazitätsbedingte Verschiebung Beantwortet: Wo steht das Projekt in der Gesamtplanung? Was sind die nächsten Meilensteine? Was hat sich warum geändert? I.2a Vergabe Feinplanung Folgevergaben Realisierung / Roll-OutVorstudie Grobplanung LA-Termine/ Kernentscheidungen Produktivsetzungstermine

6 5 Abnahmetermine der Konzeptionierungsphase im Plan 1 "Dokumente" bezeichnet alle konzeptionellen Unterlagen die vom AN in Zusammenarbeit mit dem AG erstellt werden und die Funktionen des finalen Produkts beschreiben. STATUS Design/ KonzeptionierungRealisierungTest Projekt- Phase Status- update Dokumente Teil- projekt 1 Teil- projekt 2 StatusTotal Bereit- gestellt Freige- geben Finale Ab- nahme bis Projekt- stufe Abge- nommen Status freizugebender Dokumente 1 Beantwortet: Wie viele finale Konzepte wurden bereits erstellt, vom AN freigegeben und vom AG abgenommen? Welchen Status hat die Konzeptionsphase insgesamt? I.2b

7 6 Realisierung/Test hat noch nicht begonnen STATUS Design/ KonzeptionierungRealisierungTest Status- update Realisierung Total Bereit- gestellt Freige- geben Gefun- dene Fehler Projekt- stufe Finale Ab- nahme bis Status Teil- projekt 1 Teil- projekt Beho- bene Fehler Fehlerfrei abge- nommen Status freizugebender Komponenten Test Fehlerbehebung schreitet nur langsam voran Komponenten Projekt- Phase Beantwortet: Wie viele Komponenten wurden bereits erstellt und vom AN freigegeben? Was ist der Status der Endbenutzertests - wie viele Fehler wurden gefunden und wie viele bereits beseitigt? Welchen Status hat die Realisierungs- /Testphase insgesamt? I.2b

8 7 Verbesserungsfähige Zusammenarbeit mit dem Auftragnehmer AG-SICHT Folgende Punkte sind aus Sicht des AG verbesserungswürdig Komplexe Fragestellungen zu fachlichen Themen nicht zeitnah adressiert Personelle Veränderungen auf AN-Seite nicht mit AG abgestimmt... In vergangenen Monaten gemeinsam gute Lösungen erzielt Fortschritt bei Lösungsansätzen zu fachlichen Schwerpunktthemen... Gemeinsam kaufmännische Lösungen in Nachverhandlungen erzielt... Beantwortet: Was läuft gut zwischen AG und AN, was nicht? Welche kritischen Verbesserungen sind für den Projekterfolg nötig? I.2c

9 8 Projektcontrolling: Erhöhte Personalaufwände in TP 2 ausgeschöpft % 80% Ist % Gesamt Gesamt Gesamtprojektkosten in EUR (07/ /2012) % Gesamt- kosten Interne Personalkosten in EUR......% Ist Plan % Plan Ist Plan Erfüllungsgrad MWL % Gesamtzeit 1 Mitwirkungs- leistungen (MWL) in PT GesamtWertKostenposten......%......% Teilprojekt %......% Teilprojekt 2 Projektstatus (Bezugszeitraum: MONAT/JAHR-MONAT/JAHR) Ist % Gesamt Gesamt Gesamtleistungen Auftragnehmer in EUR.....%... Ist % Gesamt Gesamt Externe Berater in EUR Ist Plan Vormonat Fertigstellungsgrad in Prozent Termintreueindex 2...% 0,80 1,00 0,99...%......%... Ist Plan Vormonat Stand Interne Kosten Externe Kosten Zeit.....%......%......% Übergreifend 1 Gesamtzeit im Projekt inkl. MWL und Schulungen 2Bei TTI < 1 liegt der Projektfortschritt unter dem Soll Verstärkte Mitwirkung übersteigt Budget Beantwortet: Was ist der aktuelle Stand des Projekts, der Teilprojekte? Wo besteht Handlungsbedarf? (Hier: Beispiel für Festpreisprojekt) I.2d

10 9 Projektbudget stabil bei 49 Mio. QUELLE: WIBE 1.2 I.3a Beantwortet: Wie sieht die aktuelle Budgetplanung aus? Was hat sich im Vergleich zum letzten Meeting verändert? (Hier: Verwendung eines Tools)

11 10 LA-Beschluss zum (Teil-)Abruf von 3 Änderungsvorschlägen erforderlich 1 Geschätzt Änderungsvorschläge / Change Requests GesamtUmgesetztOffen Risikopuffer Verbleibender Risikopuffer Summe der Änderungs- vorschläge in Pipeline 1 Summe zusätzlicher Kosten heute zu entscheidender Änderungsvorschläge 0,5 2,0 0,7 4,7 1,5 Bereits aus dem Risikopuffer abgeflossen Budgetsicht 3 CRs heute zur Entscheidung Entschie- den Status Betrag in Tsd. EUR Beschreibung CR 4 /ØSchnittstellen haben sich während den Projektarbeiten als sinnvoll herausgestellt 120Zusätzliche Schnitt- stellen (XXX und YYY) im Teilprojekt 1 notwendig CR 8 /Ø……… CR 13 /Ø……… Beantwortet: Welche Änderungsvorschläge bedürfen der Genehmigung des Lenkungsausschusses? Was sind die zur Entscheidung notwendigen Rahmenbedingungen (Rückstellungen, Risikopuffer)? I.3b

12 11 Agenda - Fachliche Schwerpunktthemen Typische Agendapunkte ohne Auftragnehmer... Fortschrittsbericht zu fachlichen Themenschwerpunkten und Treffen erforderlicher Entscheidungen Offene Punkte aus letzter (U)-LA-Sitzung adressiert Kapazitätskonflike im TP1 sind aufzulösen Stammdatenmigration erfolgt schrittweise; keine Probleme erkennbar Festlegung der Prozesse für die Betriebsphase schreitet voran... Mehrere Einzelfolien zu verschiedenen Themen. Beantwortet: Welche Updates gibt es seit dem letzten Meeting? Was sind fachliche Themen, die einer Information/Entscheidung bedürfen? I I.... I.4 I.4a I.4b I.4c I.4d I.4e I.... Projektstatus AN Gesamtüberblick Abnahme- und Vertragsstatus 1 Statusbericht fachliche Konzepte 1 Status Zusammenarbeit AN/AG aus AN-Sicht 1 Ausblick und Herausforderungen 1 Kritische Arbeitspakete 1 Projektplanung 1 Risikoeinschätzung 1 Nächste Schritte 1 Typische Agendapunkte mit AuftragnehmerII II.1 II.1a II.1b II.2 II.3 II.4 II.4.a II.4.b II.4.c II.5 1 Keine Beispielfolie vorhanden

13 12 Framework zu Problemdarstellung: Bitte um Unterstützung … … … 1 2 Beantwortet: Welches Problem liegt vor? Beantwortet: Was wurde bisher versucht um diese Problem zu lösen? Beantwortet: Was müssen die LA-Mitglieder tun, um das Problem doch zu lösen? I.4

14 13 Framework zu Problemdarstellung: Entscheidungsvorlage ….... Empfehlung.... … … Beantwortet: Warum ist diese Entscheidung heute nötig? Beantwortet: Welche Optionen mit welchen Eigenschaften stehen zur Verfügung? Welche Option wird warum bevorzugt? Beantwortet: Was sind die nächsten Schritte nach einer Entscheidung? Welche Auswirkung hat die Entscheidung? I.4

15 14 Sicht des Risikomanagements – Stabiler Gesamtstatus, 2 Risiken kritisch Gesamtstatus Die Risikoliste weist 23 aktive Risiken aus, davon 2 Top-Risiken Einzelne gelbe Risiken könnten in den nächsten Wochen eine niedrigere/ höhere Klassifizierung erhalten... Risikoeinordnung Die Top-Risiken erfordern eine erhöhte Aufmerksamkeit, da %30%50%70%90% Eintrittswahrscheinlichkeit Auswirkung Legende Eintrittswahrscheinlichkeit 10% = Sehr unwahrscheinlich (1%–20%) 30% = Unwahrscheinlich (21%–40%) 50% = Wahrscheinlich (41%–60%) 70% = Höchstwahrscheinlich (61%–80%) 90% = Fast sicher (81%–99%) Legende Auswirkung (Zeit, Kosten, Qualität, Funktionalität) 1 = zu vernachlässigen 2 = bis 5% / unkritisch 3 = bis 15% / in Bereichen kritisch 4 = bis 25% / genehmigungspflichtig 5 = über 25% / nicht nutzbar Projekt-Risikomatrix Beantwortet: Welche Top-Mangagement-Aussage kann aus der aktuellen Risikoeinschätzung gewonnen werden (Zusammenfassung, wichtige Einzelpunkte)? Welche Veränderungen sind erkennbar? ! Dieser Bericht dient als Vorlage für den projektunabhängigen Risikomanager I.5

16 15 Sicht des Risikomanagements – 4 Hauptrisiken, die Gegenmaßn. erfordern BezeichnungBeschreibungEmpfohlene Gegenmaßnahme Risikoklasse, Tendenz (grün, gelb, rot) Barrierefreiheit nicht gewährleistet Version 0.9 der Arbeitspakete 1-5 sind nicht barrierefrei; Schulungsunterlagen zu den Arbeitspaketen können wahrscheinlich nicht barrierefrei abgebildet werden Zustimmung zur Abnahme der Version 1.0 der Personalvertretung (PV) ungewiss Eskalation an das Management des AN Intensivierung der Verhandlungen mit AN zur Erstellung von Schulungsunterlagen und Anwenderdokumentation Gespräch und ggf. Vereinbarung mit PV suchen... Beantwortet: Was sind die Top-Risiken? Welche Gegenmaßnahmen sind bereits eingeleitet oder werden empfohlen? ! Dieser Bericht dient als Vorlage für den projektunabhängigen Risikomanager I.5

17 16 Das Projekt steht aktuell vor 4 wichtigen Herausforderungen HerausforderungBeschreibungDerzeitige und nächste Schritte AN-Zusagen auf Vorstandsebene nicht mit ausreichend Nachdruck umgesetzt Nicht abgestimmte personelle Veränderungen auf Auftragnehmerseite Erneute Ansprache im Vorstandsgespräch... Zu geringe Kapazitäten im Projektmanagement Keine wesentliche Verbesserung der Zusammenarbeit mit Auftragnehmer Größe des Projekts erfordert hauptamtlich stellvertretenden Projektleiter um Kontinuität zu sichern Absprache mit Personalabteilung läuft... Barrierefreiheit von Zwischenreleases derzeit nicht sichergestellt Barrierefreiheit wird vom AN erst bei Gesamtabnahme zugesichert Vereinbarung mit Personalvertretung, dass Barrierefreitheit für Zwischenreleases nachrangig ist Verhandlung mit dem AN über zeitnahe Realisierung der Barrierefreiheit... Herausforderung 4... Bereits betrachtet Beantwortet: Was sind die aktuellen Kernpunkte um den reibungslosen Ablauf des Projekts weiterhin sicherzustellen? Welche Maßnahmen wurden bereits ergriffen und werden noch ergriffen? I.6

18 17 Nächste Schritte: LA-Termin im Dez. un- verändert, Sondertermin für U-LA im Sep. Beantwortet: Was sind die nächsten Schritte für das Gremium? Welche Todos gibt es zu erledigen? Wer ist für die Nachverfolgung verantwortlich? (Hier: Verwendung eines Tools) I.7

19 18 Inhalt Projektstatus AN Gesamtüberblick Abnahme- und Vertragsstatus 1 Statusbericht fachliche Konzepte 1 Status Zusammenarbeit AN/AG aus AN-Sicht 1 Ausblick und Herausforderungen 1 Kritische Arbeitspakete 1 Projektplanung 1 Risikoeinschätzung 1 Nächste Schritte 1 Typische Agendapunkte mit AuftragnehmerTypische Agendapunkte ohne Auftragnehmer Ziele und Entscheidungsbedarfe heute Projektstatus Aktueller Projektfortschritt & Meilensteine Statusüberblick kritische Arbeitspakete Status der Zusammenarbeit AN/AG aus AG-Sicht Kennzahlen des Fortschrittcontrollings Projekthaushalt WiBe-Planung Änderungsvorschläge Entscheidungsvorlagen zu fachlichen Themenschwerpunkten Bericht des Risikomanagers Aktuell wichtige Herausforderungen Nächste Schritte 1 Keine Beispielfolie vorhanden III I.1 I.2 I.2a I.2b I.2c I.2d I.3 I.3a I.3b I.4 I.5 I.6 I.7 II.1 II.1a II.1b II.2 II.3 II.4 II.4.a II.4.b II.4.c II.5

20 19 Gesamtüberblick (KW ) Inhalt/Qualität Zeit Kosten GesamtstatusIstPrognoseHauptrisikenEntscheidungsbedarf... Wesentliche erreichte Ergebnisse und Aktivitäten (letzter Monat) GesamtprojektTeilprojekt 1Teilprojekt 2... Wesentliche geplante Ergebnisse und Aktivitäten (nächsten 3 Monate) GesamtprojektTeilprojekt 1Teilprojekt 2... Beantwortet: Was ist der Projektstatus aus AN-Seite? Was sind kritische Diskussionspunkte im (U-)LA, was muss entschieden werden? Welche Hauptfortschritte wurden erzielt bzw. sind geplant? II.1a

21 20 Backup

22 , ,6 Think Cell Version 6, ,7 4,9 4, ,0 16 4, ,0 13,1 35, ,0 Haushaltswirksam Nicht haushaltswirksam VergabephaseEinführungsphase Betriebsphase Beträge in Mio. EUR* Gesamt

23 22 Nächste Schritte Aktivitäten Arbeitspakete 1-3TP 2 Geplanter Termin im Dezember bleibt bestehen 27. Jul Dez Teilprojekt Erweiterung des U-LA; Sondertermin Juli neben regulärem Termin im September notwendig Unter-Lenkungsausschuss 28. Sep Themen Lenkungsausschuss Gremien Monat Abnahme Konzept Konzept/Realisierung Arbeitspakete 6-8 Konzept/Realisierung Arbeitspakete 1-5TP 1 Jahr Realisierung Konzept Test


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