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Weickert/Helmerich Methoden des SW-Projektmanagements 1.Tag: Motivation, Definition u. Abgrenzung Projektmanagement 2.Tag:Projektphasen u. Managementregelkreis.

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2 Weickert/Helmerich Methoden des SW-Projektmanagements 1.Tag: Motivation, Definition u. Abgrenzung Projektmanagement 2.Tag:Projektphasen u. Managementregelkreis 3.Tag:Techniken für Vorbereitung u. Initiierung 4.Tag:Techniken für Planung, Steuerung u. Abschluss 5.Tag:Tipps u. Wiederholung Warum? Was? Wie? ok Wann? InitiatingPlanning Controlling Executing Closing

3 Projekt- management Weickert/Helmerich Methoden des SW-Projektmanagements2 Warum Projektmanagement? Was ist PM? Wer hat schon in IT-Projekten mitgearbeitet? Wer hat schon IT-Projekte geleitet? Welche Projekte haben Sie schon geleitet? Was ist die Konsequenz ohne PM? - ohne Planung keine Steuerung - ohne Steuerung keine Kostenkontrolle Ist PM immer nötig? Lohnt sich PM? 1. Einführung Motivation Definition Abgrenzung Regelkreis 2. PM in IT 3. Techniken I 4. Techniken II 5. Kontrolle

4 Projekt- management Weickert/Helmerich Methoden des SW-Projektmanagements3 Wie nötig ist Projektmanagement?

5 Projekt- management Weickert/Helmerich Methoden des SW-Projektmanagements4 Gründe für das Scheitern.. 1. unvollständige Anforderungen 13,1% 2. fehlender Userinput12,4% 3.nicht genügend Ressourcen 10,6% 4.unrealistische Erwartungen 9,9% 5.keine Unterstützung durch das Management 9,3% 6.Änderung der Anforderungen8,7% 7.keine Planung8,1% 8.nicht mehr benötigt7,5% 9.kein Management6,2% 10.unbekannte und unreife Technologie4,3% andere9,9% Report der Standish Group über 365 Firmen und ca Projekte in US [Chaos1995] 44,1% 14,3% 10,6%

6 Projekt- management Weickert/Helmerich Methoden des SW-Projektmanagements5 Projektdefinition Definition Projekt nach DIN 69901: Ein Vorhaben, das im wesentlichen durch Einmaligkeit in seiner Gesamtheit gekennzeichnet ist bezogen auf: die Zielvorgaben (Qualität, Kosten, Termin) die Begrenzungen (zeitlich, finanziell, personell) die Organisationsform (projektspezifische Rollen) die Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben (komplexe Aufgabenstellung). Praktische Definition: Ein Projekt ist ein Vorhaben, das in vorgegebener Zeit und beschränktem Aufwand ein bestimmtes Ziel erreichen soll

7 Projekt- management Weickert/Helmerich Methoden des SW-Projektmanagements6 Definitionscheck Sind das Projekte? Brief schreiben Hausbau planen (Bauherr) Hausbau planen (Planungsfirma) SW-Entwicklung (AG) SW-Entwicklung (AN) Projektdefinition: Einmaligkeit (ID) Ziel (QKT) Begrenzung (?) Spezielles Team Abgrenzung

8 Projekt- management Weickert/Helmerich Methoden des SW-Projektmanagements7 :) Alternative Definition Ein Projekt ist.... ein unsichtbarer Parasit, der Geld und Leute verschlingt eine Gelegenheit für gelangweilte Manager sich in Meetings zu treffen ein bürokratisches Monster, dass große Mengen Papier ausspeit eine Ausrede etwas nicht zu tun, was zu seinen Aufgaben gehört hätte ein Oxymoron

9 Projekt- management Weickert/Helmerich Methoden des SW-Projektmanagements8 Komplexität der IT-Projekte ProjektLOC Fehlertolerantes verteiltes Betriebssystem Textverarbeitung in ADA Flugabwehrraketen Simulator für die AIR FORCE SHIP 2000 für die schwedische Marine Cabin Management System für Boeing 777 in ADA ADA Cross Compiler für Z80 Mikroprozessoren Static Analyser für ADA Source Code Bahnverfolgung von Satelliten für die NASA Grapical Kernel System (GKS) in ADA Sprachübersetzter von COBOL und FORTRAN in ADA Steuerungssystem der amerikanischen Raumfähre Steuerungssoftware Stahlwalzwerk Airplan Information Management System für Boeing Flugkontrolle Luftraum über Spanien Flugkontrolle der amerikanischen FAA Kernkraftwerkssteuerung Frankreich in ADA Buchhaltungssoftware US -Armee Software Boeing 777 größtenteils in ADA Software für Advanced Tactical Figther der US-Air-Force Windows NT

10 Projekt- management Weickert/Helmerich Methoden des SW-Projektmanagements9 Mehrdimensionale Komplexität Kompetenzen eines Projektleiters Komplexität der Aufgaben Soziale Kompetenz Fachliche Kompetenz Management Kompetenz Routine- projekt Potential- projekt Multi- projekt Pionier- projekt soziale Komplexität Routine- Aufgabe Manage- ment fachliche Komplexität

11 Projekt- management Weickert/Helmerich Methoden des SW-Projektmanagements10 Fachliche Komplexität von IuK Branchen Technik T-Markt (Fernmeldedienst) Büromaschinen, EDV Maschinenbau Kraftwagen und –teile Elektrizität und –verteilung RF-, Fernsehtechnik Luft- und Raumfahrt Ernährungsgewerbe Verlags-, Druckgewerbe Metallgewerbe Holzgewerbe Textilgewerbe Gummi und Kunststoffe Papiergewerbe Keramische Industrie Chemische Industrie SW HW Netze IT-Branche Protokolle, Hubs, Router, Kabel, Gateways Server, Chips, Standards, Busse, Power, Karten, Kabel Tools, Methodik, Treiber, OS, Architektur

12 Projekt- management Weickert/Helmerich Methoden des SW-Projektmanagements11 Phasen im Life-cycle einer SW Ein Projekt kann sich auf eine oder mehrere Phasen erstrecken. Planung/Studie Design Entwicklung Anpassung Wartung

13 Projekt- management Weickert/Helmerich Methoden des SW-Projektmanagements12 Vergleich: Lösungsprozesse Implementierung Rohversionen Grobkonzept Gliederung, Story Abnahme Druckfahnen Analyse Stoffsammlung Betrieb Print/Vermarktung Fachkonzept Kurzbeschreibung Integration Gesamtreview Komponententest Kapitelweise Review DV-Konzept Layout, Handl.-stränge

14 Projekt- management Weickert/Helmerich Methoden des SW-Projektmanagements13 Entwicklungsphasen ProblemanalyseAnforderungSystem- entwurf DesignImplemen- tierung IntegrationSystemtest Gegen- stand Organisation, Geschäft Geschäft, DV als Black Box DV DV+Benutzer ErgebnisIst-Analyse Schwachstellen analyse Rahmen- bedingung Anforderungen (Vorstudie) Grobkonzept, Machbarkeit Alternativen Anfor- derungen (Lastenheft Anforderungs- katalog) Fachkonzept IT-Services Architektur Ablauf/ Prozesse Use Case Datenmodell Protoyp Q-Anfor- derungen (Pflichtenheft Spezifikation) DV-Konzept Architektur Komponenten Schnitt- stellen DV-Modelle (Design IT- Spezifkation) Code Datenbank schema Migration Klassen kodieren Code- Review Programm Installations routine Integration Installation beim Kunden TestTest-StrategieTest- Spezifikation Test-Daten Test-Drehbuch Testbench, Testengine Testengine codieren Testen Lasttest Sicherheits- test Abnahme

15 Projekt- management Weickert/Helmerich Methoden des SW-Projektmanagements14 Auftraggeber-Auftragnehmer Projekte haben einen größeren Rahmen... AGAN AG AN AG AN Vertrag Kunde Vorgesetzter -Mitarbeiter Dienstleister

16 Projekt- management Weickert/Helmerich Methoden des SW-Projektmanagements15 Projekt + Management Projekt einmalig komplex begrenzt (TQK) Management planen überwachen steuern organisieren Projektmanagement Methoden zur Bearbeitung von Projekten Leitungsaufgaben Organisationskonzepte

17 Projekt- management Weickert/Helmerich Methoden des SW-Projektmanagements16 Projektmanagement Definition Projektorganisation (DIN 69901): Gestaltung von projektbezogenen Regelungen. Definition Projektmanagement (DIN 69901): Gesamtheit von Führungsaufgaben, - organisation, -techniken und –mittel für die Abwicklung eines Projektes. Praktische Definition: "Getting Things Done." oder Die Kunst ein guter Projektleiter zu sein Projekt- ziele Projekt- planung Projekt- ablauf Projekt- rollen Projekt- führung Projekt- steuerung

18 Projekt- management Weickert/Helmerich Methoden des SW-Projektmanagements17 Selbsttest Wer hat schon einmal ein Programm geschrieben? alleine ohne Design ohne Zeitplan hat es funktioniert?

19 Projekt- management Weickert/Helmerich Methoden des SW-Projektmanagements18 Problem der Skalierung kann von einer Person gebaut werden minimaler Plan einfacher Prozess einfache Werkzeuge erfordert ein Team mit unterschiedlicher Ausbildung Vielzahl von Plänen detaillierter Plan komplexe Modelle knappe Ressourcen

20 Projekt- management Weickert/Helmerich Methoden des SW-Projektmanagements19 Historie des PM CMM-Level 1: undefiniert Erfolg = Leistung von Helden CMM-Level 2: wiederholbar geplant und dokumentiert Erfolg durch PM CMM (Capability maturity Model) Reifegradmodell Do Check Idee Code Idee Code Design Do Check Plan (Design)

21 Projekt- management Weickert/Helmerich Methoden des SW-Projektmanagements20 Shewhart Cycle or the Deming Cycle think first, then do PLAN: Plane und Entwerfe eine Änderung DO: Setze die Änderung um CHECK: Bewerte die Wirksamkeit der Änderung ACT: Entscheide welche Änderung nötig ist (Analyse, Zielkriterien, Alternativen, Entscheidung) Plan (design) Do Check Act (decide) Analyse

22 Projekt- management Weickert/Helmerich Methoden des SW-Projektmanagements21 Managementregelkreis Analyse Projekt Kontrolle Lösungs- Strategie Durch- führung Warum? Was?ok? Wie?Tun! Wann? Planung Ziel- Definition

23 Projekt- management Weickert/Helmerich Methoden des SW-Projektmanagements22 1. Übungsaufgabe Was sind Ihre Erwartungen an den Kurs? Randbedingung: 15 min Zeit

24 Projekt- management Weickert/Helmerich Methoden des SW-Projektmanagements23 Inhalte des Kurses Warum? Was?ok? Wie?Tun! Wann? Ist: Motivation Chaos-Report Ziel: gute PL Praxis Kontrolle: Prüfung Erfolg Strategie: Kurs Zertifikat Tun: Skipt, Folien, Kurs Plan: Semester Kurstage

25 Projekt- management Weickert/Helmerich Methoden des SW-Projektmanagements24 2. Übungsaufgabe Sie sind der Projektleiter! Die Familie braucht ein Haus? Die Familie will in den Urlaub! Randbedingung: 2 Gruppen 20 min Zeit

26 Projekt- management Weickert/Helmerich Methoden des SW-Projektmanagements25 Begriffe Projekt: Einmaliges Vorhaben, Ziel, Be-, Abgrenzung, spez. Rollen Prozess: Vorgehen im Projekt Ablauf der Aktivitäten Produkt: Ergebnis eines Projektes, bzw. eine Prozesses Ziel (was?, wohin?) Start (warum?) Prozess, Strategie (wie?) Projekt XYZ Q Projektrahmen Auftraggeber Stakeholder Organisation Ressourcen Tools Methoden Aufgabe

27 Projekt- management Weickert/Helmerich Methoden des SW-Projektmanagements26 Abgrenzung Projekt-/ Lösungsprozess Projektprozess: Vorgehensweise zur Durchführung des Projekts - Projektvorbereitung - Projektinitialisierung - Projektplanung - Projektdurchführung - Projektabschluss ausgeführt vom PM basiert auf Management- regelkreis Lösungsprozess: Vorgehensweise zur Erarbeitung einer Projektlösung - Wasserfallmodell - V-Modell - Spiralmodell - Prototyping ausgeführt von - Projektmitarbeiter - Experten basiert auf - fachliche Vorgehensmodelle Warum? Was? Wie? ok Wann?

28 Projekt- management Weickert/Helmerich Methoden des SW-Projektmanagements27 Mini-Quiz Was ist die Definition von einem Projekt? Wie unterscheidet es sich von anderen Tätigkeiten? (mind. 3 Merkmale) Welche Projektphasen kennen Sie? Warum scheitern viele Projekte? (4 Gründe) Was sind die 6 Schritte des Managementregel- kreises? Was sind die Phasen des Deming Cycle s?

29 Projekt- management Weickert/Helmerich Methoden des SW-Projektmanagements28 Zusammenfassung Prinzipien Grundlage ist der Management Regelkreis Projektleiter denken in Ergebnissen, aber verstehen wozu Ergebnisse gebraucht werden Projektleiter handeln pro-aktiv - planen - kontrollieren und - steuern frühzeitig Projektmanagement ist kein Selbstzweck, sondern überlebensnotwendig - Sinn jeder Kontrolle/jedes Berichts ist klar Projektmanagement Techniken können überall und von jedem angewandt werden - kosten ein paar Sekunden nachdenken! Warum? Was? Wie? ok Wann?

30 Projekt- management Weickert/Helmerich Methoden des SW-Projektmanagements29 Wiederholung: 1. Tag Motivation Projekte sind anspruchsvolle neue Herausforderungen PM = Projekte managen (strukturieren, planen, leiten) PM ist nötig, aufwendig und lohnt sich Prinzipien Managementregelkreis ist einfach, aber wird oft ignoriert oder nicht angewandt 1. Einführung Motivation Definition Abgrenzung Regelkreis 2. PM in IT 3-Ebenen Proj.-Phasen 3. Techniken I 4. Techniken II 5. Kontrolle

31 Projekt- management Weickert/Helmerich Methoden des SW-Projektmanagements30 Entscheidung Regelkreis in der Praxis Auftraggeber Auftragnehmer Problem Projektidee Ist-Analyse / Motivation des Kd Problem­ definition Projektziel Lieferleistung, Ergebnisse (SMART) Ziel­ formulierung Proj.­konzept Business Case Vorgehen, Org Methode, Regeln Strategie, Lsg.- alternativen Ausschreibung Angebot Projektplan Netzplan, Kapazitätsplan Aktionsplan Projekt­ auftrag koordinieren, kommunizieren moderieren dokumentieren Lösen Projektkontrolle und -abnahme Soll/Ist Vergleich Risiko- management Kontrolle Unternehmen Geschäfts- idee Geschäftsziel Vision Organisation Op- Ziele Gründung Geschäftsplan Geschäft machen Nr Phase Analyse (Warum) Lösungs­ Strategie (wie) Auswahl Planung (wann) Durch­ führung (tun) Projekt­ Kontrolle (ok) Berichtswesen Ziel Definition (was)

32 Projekt- management Weickert/Helmerich Methoden des SW-Projektmanagements31 3 Ebenen des Projektmanagement Projektplan Meilenstein Entscheidungen Vorgehensmodell SWE-Methoden Aufgaben PM Projekt Vertrag ispl Lieferplan Ergebnisse Projektphasen Ini-Plan-Control-End

33 Projekt- management Weickert/Helmerich Methoden des SW-Projektmanagements32 Zusammenhänge Liefer- plan Ergebnisstruktur (Produktstruktur) + Termine Arbeits- paket Zeitmanagement Aufgabe Lösungsansatz persönlicher Zeitplan Durchführung Arbeitsbericht Projektmanagement Projektvorbereitung Projektinitialisierung Projektplanung Projektsteuerung Projektabschluss Auftragsmanagement Motivation Aufgabendefinition Lieferstrategie Überwachung Abschluss Projektstruktur + Termine + alle Zwischenergebnisse Projekt- plan Warum? Was? Wie? ok Wann?

34 Projekt- management Weickert/Helmerich Methoden des SW-Projektmanagements33 Zeitmanagement-Regelkreis 1. Zielsetzung Analyse und Ziele 2. Planung Alternativen und Pläne 3. Entscheidung Auswahl der Alternativen 4. Realisierung Tagesgestaltung und Organisation der Abläufe 5. Kontrolle der Ergebnisse mit den Zielen Realisierung Organisation Zielsetzung Planung Entscheidung Kontrolle Kommu- nikation

35 Projekt- management Weickert/Helmerich Methoden des SW-Projektmanagements34 Abgrenzung Projekt-/ Lösungsprozess Projektprozess: Vorgehensweise zur Durchführung des Projekts - Projektvorbereitung - Projektdefinition - Projektdesign - Projektplanung - Projektdurchführung - Projektabschluss Lösungsprozess: Vorgehensweise zur Erarbeitung einer Projektlösung - Wasserfallmodell - V-Modell - Spiralmodell - Prototyping Warum? Was? Wie? ok Wann?

36 Projekt- management Weickert/Helmerich Methoden des SW-Projektmanagements35 Übungsaufgabe Was soll in einem Angebot stehen? (Struktur) Randbedingung: Gemeinsame Themenbearbeitung Struktur gemäß Managementregelkreis

37 Projekt- management Weickert/Helmerich Methoden des SW-Projektmanagements36 Struktur eines Angebots 1Überblick / Grundlagen 2Aufgabenstellung 3Angebotene Leistungen (und Ergebnisse) 4Leistungen von Seiten des Kunden 5Termine (und Projektablauf) 6Kosten und Zahlungsmodalitäten 7Vertrag, Bindefrist (, Kündigung) 8Anhang Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGBs) Qualifikation (CVs, Referenzkunden) Warum? Was? Wie? ok Wann?

38 Projekt- management Weickert/Helmerich Methoden des SW-Projektmanagements37 Struktur des Vertrags

39 Projekt- management Weickert/Helmerich Methoden des SW-Projektmanagements38 Entwicklung der Dokumente der Business Case beschreibt in dem - das Problem, - die Lösung und - den Nutzen die Ausschreibungsunterlagen beschreiben - das Problem, - die Randbedingungen, - Auswahlkriterien der Ausschreibung das Angebot beschreibt - eine Lösungsalternative - Lieferplan - Kosten - Qualifikation des AN. der Vertrag beschreibt - Lieferleistung, Lieferplan und Kosten verbindlich

40 Projekt- management Weickert/Helmerich Methoden des SW-Projektmanagements39 Dokumente der 3 Ebenen Vertragliche Ebene · Business Case, Ausschreibung · Change Requests · Angebot/Vertrag, Lieferplan · Lieferungen, Managementberichte, Protokolle · Abnahmeprotokoll, Abrechung Projekt­ management · Projektauftrag · Arbeitspaketbeschreibung · Projekthandbuch (Organisation, Konfiguration, Risikomanagement), Projektplan · Protokolle, Zwischenergebnisse, Tests, Lieferungen · Projektbericht persönliches Zeitmanagement · Arbeitspaketbeschreibung · Zeitplan, Terminkalender · Ergebnisse, Tests · Arbeitsnachweis Act Plan Do Check Act Plan Do Check Act Plan Do Check

41 Projekt- management Weickert/Helmerich Methoden des SW-Projektmanagements40 Dokumente der 3 Ebenen Dokumente vertragliche Ebene Projekt Ebene Fachliche Ebene Aus schreibungs- Unterlagen Abnahmen, Changes Pläne Berichte HW, SW, Handbücher Modelle Studien

42 Projekt- management Weickert/Helmerich Methoden des SW-Projektmanagements41 Tipp: Ablage /Kundensicht /Intern /Projekt- management Arbeitskopien für das Team Plan und interne Kosten, Protokolle, interne Berichte Ausschreibung – Angebot – Changes Lieferungen – Abnahmen - Rechnungen Veröffentlichungen

43 Projekt- management Weickert/Helmerich Methoden des SW-Projektmanagements42 Kunde denkt in Entscheidungen Ziel der Entscheidung benötigte Inputs als Grundlage der Entscheidung Entscheidungsprozess Abstimmung Bericht Entscheidung Lieferprodukt Abnahme Design

44 Projekt- management Weickert/Helmerich Methoden des SW-Projektmanagements43 Arten von Entscheidungen ?! Zweck Lieferprodukte Investment investieren kaufen oder entwickeln Berichte/Studien Kosten/Risiken/Investment Funktionale und Qualitätsmerkmale Design Beschreibung ok? Design auswählen Merkmale (Designs, Prototyps, Modells) Alternativen System- abnahme Abnahme eines Lieferprodukts Abnahme Vertrags- änderung nächste Entscheidung Änderungen Kontrolle Lieferplan Änderungsplan Merkmale (Designs, Prototyps, Modells) Alternativen Abnahmekriterien

45 Projekt- management Weickert/Helmerich Methoden des SW-Projektmanagements44 PL denkt in Ergebnissen Was muss ich am Ende abgeben? Wie komme ich dahin? Wie lange brauche ich mit QM? gut, aber woher weiß ich ob es dem Kunden gefällt? Warum? Was? Wie? ok Wann?

46 Projekt- management Weickert/Helmerich Methoden des SW-Projektmanagements45 Prozesssicht PM - AM Herstellung Meilenstein Kick-Off Projektteam Projektmanagment Plan Lieferungen Abschluß Monitor- phase Ausschreibung Abnahme der Lieferung Vertrags- beendigung Vertragskontrolle Vertragsanpassung Ausschreibung Angebot AN-Auswahl Vertragsabschluß Vorbereitung

47 Projekt- management Weickert/Helmerich Methoden des SW-Projektmanagements46 A: Projektinitialisierung B: Projektplanung C: Projektdurchführg. - Klärung der Ausgangslage - Erarbeitung der Projektziele - Gruppenführung + Teammanagm. - Projektstruktur erarbeiten - Erfolgs- u. Mißerfolgsfaktoren analys. - Projektbeschluß herbeiführen - Durchführungsplanung - Projektsteuerung und Kontrolle - Änderungsmanagement Erfahrungen der Praxis belegen: Projektgruppen, die die Phasen A und B sorgfältig durcharbeiten, haben > 50 % des Projekterfolgs in der Tasche Aber: Aus Zeitmangel oder Erfolgsdruck starten viele Projektgruppen mit Phase C durch und erhöhen somit das Risiko des Scheiterns ihres Projekts! Generische Projektphasen (PDCA) D: Projektabschluß - Soll-Ist-Vergleich - Dokumentation

48 Projekt- management Weickert/Helmerich Methoden des SW-Projektmanagements47 Hindernisse in der Praxis Management Entscheidungen sind nicht-technisch - Techniker verstehen sie nicht - Techniker brauchen sie nicht verstehen - Techniker haben Angst sich zu blamieren Die IST-Analyse ist zu teuer, aber - das neue System soll so gut sein wie das alte - Fehler sollen nicht wiederholt werden - das IST soll verbessert werden Die Experten kennen bereits eine Strategie, aber - ist sie für die Situation die beste?

49 Projekt- management Weickert/Helmerich Methoden des SW-Projektmanagements48 Menschliches Irren Nicht das, was wir nicht wissen, bringt uns zu Fall... sondern das, was wir fälschlicherweise zu wissen glauben.

50 Projekt- management Weickert/Helmerich Methoden des SW-Projektmanagements49 Warum Planung? Planung ersetzt den Zufall durch den Irrtum -> Irrtum ermöglicht Lernen Plane und du wirst Irren -> ja, aber geplant damit umgehen. Je genauer der Plan, desto härter trifft der Zufall -> zu genaue Pläne sind oft falsch Je mehr der Zufall trifft, desto nötiger ist der Plan -> je neuer die Situation, umso nötiger ein Plan Plane nur soviel wie Du kontrollieren willst/kannst -> keine Diagnose und Steuerung ohne Planung -> keine Planung ohne Diagnose und Steuerung

51 Projekt- management Weickert/Helmerich Methoden des SW-Projektmanagements50 Projektphasen & Abhängigkeiten Plan (design) Do Check Act (decide) InitiatingPlanning Controlling Executing Closing nach PMBok

52 Projekt- management Weickert/Helmerich Methoden des SW-Projektmanagements51 Projektmanagement über die Zeit Program Management Body of Knowledge, PMBOK Guide 2000 (pp 30-31)

53 Projekt- management Weickert/Helmerich Methoden des SW-Projektmanagements52 Projektphasen Laut DIN ist eine Projektphase ein "zeitlicher Abschnitt eines Projektablaufs, der sachlich gegenüber anderen Abschnitten getrennt ist." Diese Trennung erfolgt in der Regel durch einen Meilenstein. Vor- bereitung Initiali- sierung Plan- ung Steuer- ung Ab- schluß VertragProjekt- auftrag Team Kick-Off Projekt- plan Projekt- ziele Team auflösen Lessons learned Projektmanagement

54 Projekt- management Weickert/Helmerich Methoden des SW-Projektmanagements53 Projektphasen in der Praxis Projektplanung (Strategie, Struktur, Plan) Resourceneinteilung (Arbeitspakete) Projekt- planung Übergabe der Lieferprodukte Auflösung der Service-Infrastruktur Lessons Learned Projekt- abschluss Projektkontrolle, -steuerung (Berichte, Meetings) Risikomanagement (Risiken, Maßnahmen) QS-Maßnahmen (Review, Test, Doku) Projekt- steuerung Projektdefinition (Ziele, Risiken) Projektorganisation (Team + Infrastruktur) Projektstart (Initialisierungsmeeting) Projekt- initialisierung Problemerkennung, -analyse, Machbarkeitsanalyse, Risikoanalyse, Entscheidung Projekt- vorbereitung

55 Projekt- management Weickert/Helmerich Methoden des SW-Projektmanagements54 Projektvorbereitung Problemerkennung Situationsanalyse (Techniken der Ist-Analyse) Warum-Fragen (Soft-Systems Methode) Probleme erkennen (Ursache-Wirkung-Analyse) Projektanalyse Umfeldanalyse (Stakeholders, Historie, Systeme) Machbarkeitsanalyse (Grobplan, Prototyp, Lösungsidee) Risikoanalyse (Kosten, Termine, Qualität, Personal) Entscheidung Chancen – Risiken (Stop-Go) Vertragsform (Risikominimierung) Preis (Kostenschätzung, Konkurrenzanalyse)

56 Projekt- management Weickert/Helmerich Methoden des SW-Projektmanagements55 Projektvorbereitung Idee Problem Business Case Machbar- keitsstudie Ist-Analyse Ziel-Definition Strategie Planung (grob) Risiko Idee Problem Business Case Machbar- keitsstudie x

57 Projekt- management Weickert/Helmerich Methoden des SW-Projektmanagements56 Managementregelkreis Analyse Projekt Kontrolle Lösungs- Strategie Durch- führung Warum? Was?ok? Wie?Tun! Wann? Planung Ziel- Definition

58 Projekt- management Weickert/Helmerich Methoden des SW-Projektmanagements57 Strategisches Management Geschäft heute Geschäft morgen Strategie: Kaufen Entwickeln Outsourcen strategische Ziele: Ertrag (Rendite) Wachstum (Marktanteil) Innovation Produktivität (Prozessverbesserung Risiken minimieren Vision: Marktführer Neues Produkt Umfeld: Globalisierung Konkurrenz Neue Technik Neue Märkte

59 Projekt- management Weickert/Helmerich Methoden des SW-Projektmanagements58 Übungsaufgabe Was sind Ihre ersten Schritte als Projektleiter? Phase: Projektinitiierung Was tun Sie selbst? Was delegieren Sie? Randbedingung: Projektstart, Phasenmodell 10 min, Präsentation

60 Projekt- management Weickert/Helmerich Methoden des SW-Projektmanagements59 Projektinitiierung Definition (Ziele + Motivation) SMART, d.h. messbar und akzeptiert(muss) Stakeholder-Analyse Rahmenbedingungen (muss) (Vertagstermine, Kosten, Meilensteine, Lizenzen...) Projektauftrag (interne Ziele, Strategie) (muss) Wirtschaftlichkeit Organisation Rollen/Aufgabenbeschreibungen(muss) Projekthandbuch (Ablage, Arbeitsweise, Standards) Produktionsumgebung (SPU)(muss) Start Kick-Off Workshop Initialisierungsmeeting "Kein Projekt ohne Projektauftrag!"

61 Projekt- management Weickert/Helmerich Methoden des SW-Projektmanagements60 SW-Produktionsumgebung (SPU) Rechner sind verfügbar Projektordner ist vorhanden Projektmitglieder als Gruppe mit gleichen Rechten Struktur der Ablage ist dokumentiert Unterlagen sind alle gesammelt (Definition+....) Einigung über Software für - Dokumente - Programme - Designs IT-Unterstützung für Kontierung IT-Unterstützung für Kommunikation IT-Unterstützung für Terminplanung

62 Projekt- management Weickert/Helmerich Methoden des SW-Projektmanagements61 Projektplanung Produktstruktur erstellen gemäß Entscheidungen AG muss vollständig sein! Projektstruktur erstellen gemäß Phasenmodell bis auf die Ebene der Arbeitspakete Schätzen der Aufwände (bottom-up) Vergleich mit Angebot Einteilung der Ressourcen gemäß der Faustformel: Zeit = Aufwand/MA möglichst MA ganz für einen Zeitraum Urlaub berücksichtigen Optimieren der Kommunikation Teams bilden / Teilprojekte Kommunikationsweg festlegen Regeln festlegen Risiken einplanen Buffer Maßnahmen

63 Projekt- management Weickert/Helmerich Methoden des SW-Projektmanagements62 Projektplanung - Abhängigkeiten Aufwand pro Aufgabe Meilenstein definieren Strategie wählen Aufgaben definieren Aufgaben zuordnen Kreativität Termin Aufwand pro MA

64 Projekt- management Weickert/Helmerich Methoden des SW-Projektmanagements63 Projektsteuerung Projektkontrolle Ist-Soll Vergleich (regelmäßige Meetings) Fortschrittskontrolle (Earned Value) Meilensteintrendanalyse Projektsteuerung Maßnahmen überlegen - Parallelisierung - Verstärkung - Neudefinition des Projektauftrags Änderung des Plans (realistisch, akzeptiert, verbindlich) Risikomanagement Neue Risiken entdecken (beobachten!) Wirksamkeit von Maßnahmen verfolgen QS-Maßnahmen Planen, durchführen, motivieren, reagieren! Dokumentation, Sorgfalt, Transparenz

65 Projekt- management Weickert/Helmerich Methoden des SW-Projektmanagements64 Projektkontrolle Ist-Analyse Ziel- Definition Projekt Kontrolle Lösungs- Strategie Durch- führung Planung

66 Projekt- management Weickert/Helmerich Methoden des SW-Projektmanagements65 Steuerung á la Regelkreis Aufnahme des Problems nicht den Boten bestrafen Ursachensuche nur sinnvoll, um vergleichbares Problem zu vermeiden Kreative Lösung suchen Änderung der Netzplanlogik Änderung der Rahmen (Inhalt, Qualität, Zeit) Änderung der Methode (kaufen statt entwickeln) Hilfe bei Experten suchen (Delegieren) Verzögerung wo anders wettmachen Steuerung kommunizieren Neuer Plan Akzeptanz beim Entscheider, evtl. Auftraggeber

67 Projekt- management Weickert/Helmerich Methoden des SW-Projektmanagements66 Projektabschluss Übergabe der Lieferprodukte Abnahme Rechnungsstellung Auflösung der Service-Infrastruktur Auflösung der Infrastruktur Auflösung des Teams (Hilfe bei Wiedereingliederung) Lessons Learned Abschlussbericht (Ergebnis, Zahlen, Soll-Ist von Q,K,T, finanzielle & politische Betrachtung des Kosten/Nutzen, Chancen für Folgeprojekte) Lessons learned für zukünftige Projekte Lessons kommunizieren

68 Projekt- management Weickert/Helmerich Methoden des SW-Projektmanagements67 …..ändern wir das Programm, nicht das Resultat! 3+4=7 4+2=3 korrigieren!.. der SW-Prozeß schlecht ist... …….ändern wir meist das Produkt! 3+4=7 4+2=3!=> 6 korr!..ein Programm falsch ist….. Projektabschluss Was tun wir wenn....

69 Projekt- management Weickert/Helmerich Methoden des SW-Projektmanagements68 Wiederholung: 2. Tag (Mini-Quiz) Warum unterscheidet man die 3 Managementebenen? Welche Unterschiede zwischen - dem Projektprozess und - dem Lösungsprozess kennen Sie? (Ziele, Aktoren, Modelle) Welche Projektphasen kennen Sie? Was geschieht in der Projektinitiierung? 1. Einführung Motivation Definition Abgrenzung Regelkreis 2. PM in IT 3-Ebenen Proj.-Phasen 3. Techniken I Vorbereitung Initiierung 4. Techniken II 5. Kontrolle

70 Projekt- management Weickert/Helmerich Methoden des SW-Projektmanagements69 3 Ebenen des Projektmanagement Projektplan Meilenstein Entscheidungen Vorgehensmodell SWE-Methoden Aufgaben PM Projekt Vertrag ispl Lieferplan Ergebnisse Projektphasen Ini-Plan-Control-End

71 Projekt- management Weickert/Helmerich Methoden des SW-Projektmanagements70 PM-Techniken pro Phase Produktstruktur, Projektstruktur, Arbeitspaket, Schätzung, Resourceneinteilung, Netzplan Projekt- planung Abnahme Lieferprodukte (Q-Merkmale) Lessons Learned (Story Telling, Kennzahlen) Projekt- abschluss Meilensteintrendanalyse, Konfliktmanagement, Feedback, Meetings, Kreativitätstechniken, Risikomanagement, Review, Test, Doku Projekt- steuerung Projektauftrag, Ziele, OrganisationsmodelleProjekt- initialisierung Istanalyse, Risikoanalyse, Maßnahmen zur Risikoreduktion, Auswahl von Angeboten Projekt- vorbereitung

72 Projekt- management Weickert/Helmerich Methoden des SW-Projektmanagements71 Analyse Techniken für Ist-Analyse und Problemanalyse (Motivation des Kunden verstehen, Ist = Meßlatte) Inventurmethode (messen, zählen, beobachten) - ideal für Zahlenmaterial Fragebogenmethode - für entlegene Standorte - für anonyme Meinungen, Verbesserungen Berichtsmethode - Kunde wird zur Selbstaufschreibung gebeten, gut für Prozesse (jedoch einzelne Sicht!) Interviewmethode - Stimmungen einfangen, Information herauslocken Konferenzmethode - wir sind nur Moderator oder informieren Analogiemethode - zur Kontrolle oder zur Vorbereitung

73 Projekt- management Weickert/Helmerich Methoden des SW-Projektmanagements72 Arbeitsmodell Wer ist wo verantwortlich? Änderungsgeschwindigkeit Geschäftsmodell Was das Unternehmen zu leisten hat. Informationstechnik Wie kann die Arbeit unterstützt werden? Entscheidungen des Kunden

74 Projekt- management Weickert/Helmerich Methoden des SW-Projektmanagements73 Schwachstellenanalyse Schwachstellen in der Aufgabenerfüllung - Bearbeitern - Arbeitsabläufen - Sachmitteln - innerbetrieblicher Kommunikation - Daten (Genauigkeit, Vollständigkeit, Aktualität) Schwachstellen in den Auswirkungen - quantifizierbaren Mängeln - qualitative Mängel Schwachstellen in der Wirtschaftlichkeit - nicht quantifizierbare Mängel bewerten - über die Zeit kumuliert rechnen

75 Projekt- management Weickert/Helmerich Methoden des SW-Projektmanagements74 Heuristiken bei der Analyse Sozialer Ansatz Cognitiver Ansatz IT-Experten alleineAnwender+Experten Analytisch große, komplexe Systeme, Komplexe Technik (Inventur/Analogie) Information oder Prozesse sind komplex. (Interview/Fragebogen/Bericht) Experimentell Unklare Situation Anwender nicht verfügbar (Prototyp, Modell anpassen) Unklare Situation Anwender sind verfügbar (Konferenz)

76 Projekt- management Weickert/Helmerich Methoden des SW-Projektmanagements75 Klassifizieren der Risiken Wahrscheinlichkeit Schaden Budgetüberschreitung bei Kampfpreis Terminüberschreitung bei knapper Kalkulation falsche SW bei unklaren Anforderungen Netzausfall bei Störung Kein Projekt nach Vorarbeiten Projektmitarbeiter wird krank 2 Versicherung (z.B. Vertragsänderung) 1 Vorsorge (z.B. zweistufiges Projekt)

77 Projekt- management Weickert/Helmerich Methoden des SW-Projektmanagements76 Risiken Definition Projekt nach DIN 69905: Risiken sind Ereignisse durch die der "vorgesehene Ablauf oder Ziele des Projektes gefährdet werden Ein Projektrisiko kann qualifiziert werden hinsichtlich seiner Eintrittswahrscheinlich- keit seinen Auswirkungen technische Risiken betriebswirtschaftliche Risiken personelle Risiken politische Risiken Wettbewerbs- und Marktrisiken Risiken aus dem Projektumfeld

78 Projekt- management Weickert/Helmerich Methoden des SW-Projektmanagements77 Analyse in der Initialisierung Akquisitionsziel Abgrenzung Ziel der Beschaffung Kosten / Nutzen Paten / Politik Akquisitionsstrategie Lieferszenario Risikominimierung Beschaffungsstrategie Entscheidungspunkte Organisationsstruktur verändert Problem/ Situation Strategie (machbar) birgt Risiken für verändert verlangt und Ziel Business Case

79 Projekt- management Weickert/Helmerich Methoden des SW-Projektmanagements78 Vertragstypen Werkvertrag (§631 BGB) Herstellung eines Werkes Garantie für Erfolg (AN) Garantie für Termin (AN) AG hat kein generelles Weisungsrecht, nur bezüglich des Ergebnisses (Werk) Vergütung: - Festpreis - Obergrenze - nach Aufwand (Meilensteinabhängig) Dienstvertrag (§611 BGB) versprochener Dienst jeder Art - Personalleistungs- vertrag - Dienstleistungs- vertrag AG ist weisungsberechtigt Vergütung: - nach Aufwand - monatliche Zahlung

80 Projekt- management Weickert/Helmerich Methoden des SW-Projektmanagements79 Übungsaufgabe Wie könnte die Checkliste für ein Angebot aussehen? Randbedingung: Struktur eine Angebots formale Ausschreibungsbedingungen Risikoanalyse

81 Projekt- management Weickert/Helmerich Methoden des SW-Projektmanagements80 Checkliste für Angebot Struktur des Angebots Situation und Aufgabe verstanden (warum) Liefer-/Leistungsumfang komplett, klar, messbar (was) Strategie dokumentiert Expertenwissen und ist der Situation angepasst (wie) Kosten/Termine korrekt, konsistent, plausibel (wann) Formale Kriterien Termin eingehalten alle Unterlagen beigelegt (Qualifikation) Unterschrift Gewinnen wir die Ausschreibung? Wer ist die Konkurrenz? Was ist es dem Kunden wert? Was ist das Budget? Machen wir Profit? Machbar? (Größe, Komplexität, Unsicherheit) Vertragstyp? Personal vorhanden? Qualifikation vorhanden? Auftraggeber bekannt (liquide)? Unterauftragnehmer? langfristige Perspektive?

82 Projekt- management Weickert/Helmerich Methoden des SW-Projektmanagements81 Reiner Kostenvergleich

83 Projekt- management Weickert/Helmerich Methoden des SW-Projektmanagements82 Nutzwertanalyse Preis HW30% Preis SW20% Erweiterungsfähigkeit HW10%alles5nur Peripherie3keine1 Garantie der SW–Pflege20%evtl.1ab nä. Jahr3ja5 Wartungsbereitschaft15%100 km3am Ort51 Flug-std.2 Anzahl Referenzinstallation5% Nutzwerte 100% 3,13,62,9 KriterienGewichtA (Misch) B (HW) C (SW) Das Angebot B hat den höchsten Nutzwert und erhält den Zuschlag Bewertung: 5 starke Verbesserung starke Verschlechterung

84 Projekt- management Weickert/Helmerich Methoden des SW-Projektmanagements83 Multifaktorenmethode Beispiel: Einführung EDV im Lagerwesen Bewertung: +3 starke Verbesserung 0 keine Veränderung -3 starke Verschlechterung Gewicht: +3 sehr wichtig 0 erwünscht -3 nicht wichtig Nutzenkoeffizient 20/11 = 1,8 (Verbesserung)

85 Projekt- management Weickert/Helmerich Methoden des SW-Projektmanagements84 Methoden zur Angebotsauswahl 1. KO-Kriterien aufstellen 2. Andere Kriterien aufstellen 3. Kriterien wichten Kostenvergleich: Gewichte = 1 Nutzwertanalyse: Gewichte = 100% Multifaktorenanalyse: Gewichte = {3,2,1} 4. Alternativen bewerten (subjektiv) Kostenvergleich:Preis Nutzwertanalyse: {5,4,3,2,1} Multifaktorenanalyse: {+3,2,1,-1,-2,-3} 5. Gewichte Summe = Ergebnis 6. Sensitivitätsanalyse wenn knapp

86 Projekt- management Weickert/Helmerich Methoden des SW-Projektmanagements85 PM-Techniken pro Phase Produktstruktur, Projektstruktur, Arbeitspaket, Schätzung, Resourceneinteilung, Netzplan Projekt- planung Abnahme Lieferprodukte (Q-Merkmale) Lessons Learned (Story Telling, Kennzahlen) Projekt- abschluss Meilensteintrendanalyse, Konfliktmanagement, Feedback, Meetings, Kreativitätstechniken, Risikomanagement, Review, Test, Doku Projekt- steuerung Projektauftrag, Ziele, OrganisationsmodelleProjekt- initialisierung Istanalyse, Risikoanalyse, Maßnahmen zur Risikoreduktion, Auswahl von Angeboten Projekt- vorbereitung

87 Projekt- management Weickert/Helmerich Methoden des SW-Projektmanagements86 Lastenheft und Pflichtenheft Lastenheft DIN (Anforderungskatalog, Ausschreibung) AG beschreibt Umgebung Anforderungen (Funktionen, Eigenschaften) Schnittstellen Mengengerüst Zeit- und Kostenrahmen (oft Basis für Angebot, oft mit muss/kann/soll Unterscheidung) Pflichtenheft DIN (Grobkonzept, Angebot) AN beschreibt das Lieferprodukt/System Teilsysteme (Architektur) Funktionen / Input-Output / Oberfläche (Methoden / Klassen) Vorgehen Qualität (funktional / nicht- funktional) Kosten/Termine Wartungsleistung (grob, aber verbindlich und vollständig)

88 Projekt- management Weickert/Helmerich Methoden des SW-Projektmanagements87 Projektdoku - Auftrag Projekthintergrund Ziele Wirtschaftlichkeit / Projektbegründung Anforderungen (grob) Abgrenzung Betroffene Schnittstellen Lösungsalternativen (grob) Grobe Vorgehensweise Rahmenbedingungen / Voraussetzungen Risiken, Schutzaspekte Projektorganisation Offene Punkte Projektbegründung Projektorganisation - Personen - Rollen AG-AN-QS Projektplanung - interne - externe interne Vereinbarung zwischen AG-AN

89 Projekt- management Weickert/Helmerich Methoden des SW-Projektmanagements88 Ziel Aufgabe Ergebnisse Rahmenbedingung Ressourcen Termine Arbeitspaket (Auftrag) verständlich (SMART) überschaubar (7-14 d) möglichst 1 MA (evtl. Zuarbeit von andern) Warum? Was? Wie? ok Wann?

90 Projekt- management Weickert/Helmerich Methoden des SW-Projektmanagements89 Grobkonzept ( Problemanalyse ) Ist-Analyse Ziele (messbar) Anforderungen (präzisiert) Sollkonzept für Kernprozesse - Geschäftsprozesse - Aufgabenhierarchie - Aufbauorganisation - Grobdatenmodell - Schnittstellenübersicht Lösungsalternativen Lösungsvorschlag (ggf. IK-Vorlage) Sollkonzept Infrastruktur Leistungsstufen / Teilsysteme Warum? Was? Wie? ok Wann?

91 Projekt- management Weickert/Helmerich Methoden des SW-Projektmanagements90 Ziele SMART definieren Ziele sollen SMART definiert werden S=spezifisch (eindeutig, präzise), M=messbar, A= akzeptiert, attraktiv, ausführbar, R= realistisch, T=terminierbar Was hier steht, wird in der Kontrolle überprüft! Was?

92 Projekt- management Weickert/Helmerich Methoden des SW-Projektmanagements91 Rollen im Projekt Externe Rollen Auftraggeber (AG) Projektbetreuer Reviewer/Control Board Stakeholder Prozess-Owner /Aufsichtsrat (Chef des AG) Financial Controller Fachlicher Experte Nutzer Administrator Interne Rollen Auftragnehmer (AN) Projektleiter Projektmitarbeiter - technischer Experte - fachlicher Experte - Qualitäts- verantwortlicher - Verwalter Betroffene Rollen Abteilungsleiter Controller anderer Projektleiter

93 Projekt- management Weickert/Helmerich Methoden des SW-Projektmanagements92 Stabs-Projektorganisation Vorteile schnelle Projektinitialisierung Know-how bleibt erhalten flexibler Personaleinsatz Nachteile Geringe Reaktions- geschwindigkeit (Instanzenweg) Geringere Projekt- verantwortung (kleine Projekte) Konflikte sind vorprogrammiert Leitung SysOpWebJavaAdmin Stab-Proj 1Stab Proj 2 PL

94 Projekt- management Weickert/Helmerich Methoden des SW-Projektmanagements93 Matrix Projektorganisation Vorteile Hohes Sicherheitsgefühl der Mitarbeiter Konfliktbewältigung auf mittlerer Ebene flexibler Personaleinsatz Know-how bleibt erhalten Nachteile Verunsicherung von Vorgesetzten Konflikte sind vorprogrammiert (Schlichter) Mitarbeiter ist Diener zweier Herren" Hohe Kommunikationsbereitschaft nötig Querverrechnungen LeitungSysOpWebJavaAdmin Kunde1 Kunde2 Land PL

95 Projekt- management Weickert/Helmerich Methoden des SW-Projektmanagements94 Reine Projektorganisation Vorteile konzentrierte Projektinitialisierung hohe Motivation Schnelle Reaktion bei Störungen Eindeutige Weisungs- befugnis direkter Zugang zum Chef Nachteile hohe Kosten Trennung von Fachabteilungen Know-how-Verlust bei Projektende Probleme bei der Wieder- eingliederung Leitung Projekt1Projekt2Abt1Admin PL

96 Projekt- management Weickert/Helmerich Methoden des SW-Projektmanagements95 Teaming Kennenlernen Interviewspiel (Vorstellung eines Stargasts) - was bringt sie aus der Fassung? - worüber können sie sich richtig freuen? - wovor haben sie am meisten Angst? - in welche Persönlichkeit würden sie gerne hineinschlüpfen? Gemeinsames Wochenende/Essen Gemeinsamer Erfolg - Hochseilgarten, Rafting.. - Präsenatation

97 Projekt- management Weickert/Helmerich Methoden des SW-Projektmanagements96 Teamentwicklung I Forming II Storming IV Performing III Norming Kennenlernen Unsicherheit Platzfinden Rollenkampf Konflikte Cliquenbildung Konkurrenz Einfluss Integration Regeln Kompromiss gemeinsames Ziel Selbstregelung Vertrauen gegenseitige Impulse

98 Projekt- management Weickert/Helmerich Methoden des SW-Projektmanagements97 6. Übungsaufgabe: Wie viele Quadrate sehen Sie? eine 5er Gruppe alle andern alleine 5 min Zeit Randbedingung:

99 Projekt- management Weickert/Helmerich Methoden des SW-Projektmanagements98 Aufgaben PL - Projektmitarbeiter Projektleiter muss... planen - strukturieren - schätzen - dokumentieren leiten - delegieren - organisieren (SPU, Meetings) - motivieren, moderieren - Störungen abhalten steuern - kontrollieren berichten - kommunizieren - präsentieren Projektmitarbeiter muss... planen - eigene Zeit planen - dem PL helfen - PL fragen, wenn nötig leiten - Aufgaben selbständig erledigen (Verantwortung) - entwerfen, konstruieren, erfinden, programmieren, testen berichten - Aufwände, Status dokumentieren - Probleme frühzeitig melden (Ehrlichkeit, mitdenken)

100 Projekt- management Weickert/Helmerich Methoden des SW-Projektmanagements99 Wiederholung: 3. Tag (Mini-Quiz) Beschreiben Sie den Unterschied - der Interview-Technik und - der Fragebogen-Technik (Vorbereitung, Vor- und Nachteile) Welche Möglichkeiten zur Reduzierung des Risikos haben Sie in der Vorbereitungsphase (Auftraggeber, Auftragnehmer) Warum ist es wichtig den Projektauftrag zu definieren? Was sind die Vor- und Nachteile der Stabsorganisation? 1. Einführung Motivation Definition Abgrenzung Regelkreis 2. PM in IT 3-Ebenen Proj.-Phasen 3. Techniken I Vorbereitung Initiierung 4. Techniken II Planung Steuerung Abschluss 5. Kontrolle

101 Projekt- management Weickert/Helmerich Methoden des SW-Projektmanagements100 PM-Techniken pro Phase Produktstruktur, Projektstruktur, Arbeitspaket, Schätzung, Resourceneinteilung, Netzplan Projekt- planung Abnahme Lieferprodukte (Q-Merkmale) Lessons Learned (Story Telling, Kennzahlen) Projekt- abschluss Meilensteintrendanalyse, Konfliktmanagement, Feedback, Meetings, Kreativitätstechniken, Risikomanagement, Review, Test, Doku Projekt- steuerung Projektauftrag, Ziele, OrganisationsmodelleProjekt- initialisierung Istanalyse, Risikoanalyse, Maßnahmen zur Risikoreduktion, Auswahl von Angeboten Projekt- vorbereitung

102 Projekt- management Weickert/Helmerich Methoden des SW-Projektmanagements101 Planungsprozess (1) Produktstrukturplan (Ergebnisstruktur) Projektstrukturplan (Work Breakdown Structure) Ablaufplanung Terminplanung Arbeitspaketplanung Aufwandschätzung Ressourcenplanung Risiko- planung Gantt System HW SW Doku AnalyseDesignImpl.Test AnalyseDesignImpl.Test AnalyseDesignImpl.Test AnalyseDesignImpl.Test

103 Projekt- management Weickert/Helmerich Methoden des SW-Projektmanagements102 Planungsprozess (2) Produktstrukturplan Projektstrukturplan Ablaufplanung (Abhängigkeiten berücksichtigen) Terminplanung (Zeiten / MA berücksichtigen) Arbeitspaketplanung Aufwandschätzung Ressourcenplanung Risiko- planung HW SW Doku T0+1T0+2T0+3T0+4T0+5T0 Test Gantt

104 Projekt- management Weickert/Helmerich Methoden des SW-Projektmanagements103 Planungsprozess (3) Produktstrukturplan Projektstrukturplan Ablaufplanung Terminplanung Arbeitspaketplanung Aufwandschätzung Ressourcenplanung Risikoplanung HW SW Doku T0+1T0+2T0+3T0+4T0+5T0 Test APVerantwortlichAufwandTerminInterview mit AP1:Meier6 Tage31.3X AP2:Müller+Josef4 Tage2.4Y AP3:Meier5 Tage6.4X AP4:Müller + Meier1 Tag7.4

105 Projekt- management Weickert/Helmerich Methoden des SW-Projektmanagements104 Mitarbeiter - Zeit Teilbarkeit der Aufgabe Organisationsform Kommunikation

106 Projekt- management Weickert/Helmerich Methoden des SW-Projektmanagements105 Einfluss der Kommunikation K n =n*(n-1)/23 MA besprechen sich je 2Std pro Woche 4 MA besprechen sich je 4Std pro Woche!

107 Projekt- management Weickert/Helmerich Methoden des SW-Projektmanagements106 Mitarbeiter - Zeit ohne Kommunikation Zeit = Aufwand / MA mit Kommunikation Zeit = Aufwand / (MA*Eff)

108 Projekt- management Weickert/Helmerich Methoden des SW-Projektmanagements107 Organisation der Kommunikation K 5 =5*(5-1)/2 = 10 K 5 =5

109 Projekt- management Weickert/Helmerich Methoden des SW-Projektmanagements108 Zusammenfassung: Planung Produktstruktur erstellen gemäß Entscheidungen AG muss vollständig sein! Projektstruktur erstellen gemäß Phasenmodell bis auf die Ebene der Arbeitspakete Schätzen der Aufwände (bottom-up) Vergleich mit Angebot Einteilung der Ressourcen gemäß der Faustformel: Zeit = Aufwand/MA möglichst MA ganz für einen Zeitraum Urlaub berücksichtigen Optimieren der Kommunikation Teams bilden / Teilprojekte Kommunikationsweg festlegen Regeln festlegen Risiken einplanen Buffer Maßnahmen

110 Projekt- management Weickert/Helmerich Methoden des SW-Projektmanagements109 Netzplantechniken CPM (Critical Path Methode) Zeit pro Aktivität ist fix und wird mit Pfeil dargestellt Abhängigkeiten durch Knoten symbolisiert Optimieren durch Verkürzung der Zeit unter Erhöhung des Preises PERT (Programm Evaluation and Review Technique) Jedes Ereignis ist ein Knoten (EKN) Ein Ereignis hat eine Wahrscheinlichkeit (3 Werte) Gut für Risikoplanung Gantt (Balkendiagramm v. Betriebswirt H.L.Gantt) Aktivität als zeitlicher Balken (VKN) logische Abhängigkeiten durch Pfeile

111 Projekt- management Weickert/Helmerich Methoden des SW-Projektmanagements110 Anordnungsbeziehungen (EKN) Bestellung Bauteile Montage Entwicklung Elektronik Bestellung Bauelemente EndmontageInbetriebnahme Betrieb Neuanlage Abschalten Altanlage SF=Sprungfolge unterbrechungsfrei AE EF=Endfolge EE AF=Anfangfolge Überlappung (AA) NF=Normalfolge EA-Beziehung

112 Projekt- management Weickert/Helmerich Methoden des SW-Projektmanagements111 Schätzverfahren Analogieverfahren Vergleich mit ähnlichen Projekten (Erfahrungs-DB) Prozentverfahren Hochrechnung von vorausgegangenen Aufwänden auf die Zukunft gemäß Phasenverteilung ( ) A Design =A Entwurf *20%/40% Faktoren-Verfahren Zusammenhang zwischen gemessener Produktgröße, Einflussfaktoren und geschätztem Aufwand A=f(M,E) z.B. CoCoMo, Function Point

113 Projekt- management Weickert/Helmerich Methoden des SW-Projektmanagements112 Analogieverfahren Schätzung durch Vergleich mit ähnlichen, bereits abgeschlossenen Projekten. Kann früher als andere Verfahren verwendet werden. Liefert aber nur Anhaltspunkte. Bezugsgrößen: Lines of Code LOC Anzahl Komponenten Anzahl Testfälle Anzahl Anforderungen Anzahl Seiten Ähnlichkeit bezüglich: Aufgabenstellung Branche Programmiersprache Qualitätsansprüche"

114 Projekt- management Weickert/Helmerich Methoden des SW-Projektmanagements113 Prozentsatzverfahren Zeitaufwand für die einzelnen Phasen wird als Prozentsatz der Gesamtzeit ausgedrückt. Voraussetzung: Die erste Phase ist bereits abgeschlossen. Bewertung: Die Vorleistungen in der ersten Phase müssen beurteilt werden, damit keine Über- bzw. Unterschätzung der restlichen Phasen erfolgt. z.B. geringe Vorleistungen -> wenig erfolgte Planung -> größere Nacharbeiten

115 Projekt- management Weickert/Helmerich Methoden des SW-Projektmanagements114 Prozentsatzverfahren (Beispiel)

116 Projekt- management Weickert/Helmerich Methoden des SW-Projektmanagements115 Faktoren-Verfahren Gesamtaufwand = Fachlicher Aufwand + DV-Aufwand = FU*FT*FE + DU*DT*DE*DO*DW*DS FU /DU= Fachl. Umfang (#Funktionen) FT /DT= Tätigkeit (0,1 bis 1,1) FE /DE= Erfahrung für Tätigkeit DO= Organisatorische Schwierigkeiten DW= Wiederverwendung gewünscht DS= Maschinennahe Sprache

117 Projekt- management Weickert/Helmerich Methoden des SW-Projektmanagements116 CoCoMo-Verfahren (Constructive Cost Model nach Barry Boehm) Grundformel: MM = MF (Quan * Qual * Prod)EX MM = Mitarbeitermonate (1 MM = 20 MT = 160 Std) MF= Multiplikationsfaktor 2,4 /2,7 /3,0 (Batch/gemischt/Online) Quan= Anzahl der unterschiedlichen Datenelemente und der Anweisungen aus dem Anweisungsteil des Programms, dividiert durch 1000 Qual= Qualitätsfaktor Prod= Produktivitätsfaktor EX= Exponent 1,05 /1,09 /1,12 (Batch/gemischt/Online)

118 Projekt- management Weickert/Helmerich Methoden des SW-Projektmanagements117 Schätzklausur Erläuterung der Methode (Moderator)15 min Arbeitstechnik, Regeln (Moderator)10 min - jeder unabhängig (Kärtchen, separat) - Extreme Unterschiede diskutieren, ansonsten Mittelwert. Schätzgrundlagen (PL)15 min Annahmen für die APs Schätzung der Arbeitspakete2 Std - Vorstellung des AP (Ergebnisse) - Methode, Zwischenergebnisse, Tätigkeiten - Mengengerüst (evtl. auch schätzen) - Aufwand schätzen Dokumentieren der Annahmen plus Schätzung

119 Projekt- management Weickert/Helmerich Methoden des SW-Projektmanagements118 PM-Techniken pro Phase Produktstruktur, Projektstruktur, Arbeitspaket, Schätzung, Resourceneinteilung, Netzplan Projekt- planung Abnahme Lieferprodukte (Q-Merkmale) Lessons Learned (Story Telling, Kennzahlen) Projekt- abschluss Meilensteintrendanalyse, Konfliktmanagement, Feedback, Meetings, Kreativitätstechniken, Risikomanagement, Review, Test, Doku Projekt- steuerung Projektauftrag, Ziele, OrganisationsmodelleProjekt- initialisierung Istanalyse, Risikoanalyse, Maßnahmen zur Risikoreduktion, Auswahl von Angeboten Projekt- vorbereitung

120 Projekt- management Weickert/Helmerich Methoden des SW-Projektmanagements119 Kontrolle + Aufwand + Termin + Qualität Kurze Bestandsaufnahme nach festen Regeln zu festen Zeiten: Kenngrößen qualitätiv (TBQ) Kenngrößen quantitativ z.B. Schätzung des Restaufwands z.B. Vergleich Ist-Stunden/linearen Plan-Stunden z.B. Stundenverbrauch mit Fertigstellungsgrad Risikoüberwachung Probleme Planungsänderung nötig? Feedback vom PL

121 Projekt- management Weickert/Helmerich Methoden des SW-Projektmanagements120 Meilensteintrendanalyse Termine Berichtszeitpunkte 1 1.Idealer Fall 2.Terminverzug 3.Abbruch

122 Projekt- management Weickert/Helmerich Methoden des SW-Projektmanagements121 Terminverfolgung 50% fertig Zeit heute Arbeitspakte AP1 AP2 AP3 AP4 fertig

123 Projekt- management Weickert/Helmerich Methoden des SW-Projektmanagements122 Aufwandsverfolgung V-Ist MA-Std Obergrenze Risiko (Eskalation) kalkulierter Aufwand Berichtspunkte Erhöhung wegen Anforderungen 2.Krankheit MA1 3.MA2 war effektiver als erwartet

124 Projekt- management Weickert/Helmerich Methoden des SW-Projektmanagements123 Phasenentscheidungssitzung Sinn Controlling Eskalation, wenn nötig (Hilfe vom Mgt) Entscheidung des Mgt (Entlastung des PL) Agenda Bericht über die Phase (Zeit, Budget) Gutachten über Qualität der Ergebnisse Entscheidung (Abnahme, Maßnahme) Plan für nächste Phase Freigabe nächste Phase nächster Termin Protokoll

125 Projekt- management Weickert/Helmerich Methoden des SW-Projektmanagements124 Steuerung Aufnahme des Problems nicht den Boten bestrafen Ursachensuche nur sinnvoll, um vergleichbares Problem zu vermeiden Kreative Lösung suchen Änderung der Netzplanlogik Änderung der Rahmen (Inhalt, Qualität, Zeit) Änderung der Methode (kaufen statt entwickeln) Hilfe bei Experten suchen (Delegieren) Verzögerung wo anders wettmachen Steuerung kommunizieren Neuer Plan Akzeptanz beim Entscheider, evtl. Auftraggeber

126 Projekt- management Weickert/Helmerich Methoden des SW-Projektmanagements125 Change-Request-Verfahren Änderungswünsche werden gebündelt Es findet eine Entscheidung im Change Control Board statt, ob Änderung ohne Mehraufwand akzeptiert wird Änderung zu Mehraufwand führt Endtermin geändert wird Jeder Change des Kunden, der eine Auswirkung auf Zeit, Qualität oder Aufwand hat, ist eine Vertragsänderung!

127 Projekt- management Weickert/Helmerich Methoden des SW-Projektmanagements126 Risikomanagement Risk management is a people issue Alle Projektbeteiligte tragen Risikoverantwortung Projektleiter initiiert und führt RM-Prozess durch Management ist in der Überwachung und Steuerung beteiligt Risiken verändern sich bzgl. Wahrscheinlichkeit, Dringlichkeit und Auswirkung Risiken + Maßnahmen müssen verfolgt werden RM-Prozess muss einfach und pragmatisch sein Dokumentation so viel wie nötig, so wenig wie möglich,

128 Projekt- management Weickert/Helmerich Methoden des SW-Projektmanagements127 Beispiele aus der Praxis....(PL) Situation schon am Projektanfang reicht die geplante Zeit nicht! ein Arbeitspaket ist überfällig was ist die Konsequenz für das Gesamtprojekt? Auftraggeber sucht einen Schuldigen. Teammitarbeiter arbeitet in einem anderen Projekt Drohen oder belohnen? Tipp nicht drängeln, neu planen, Synergie ausnutzen neu planen – kritischer Pfad nicht mehr Leute! andere AP von Anfang an mit mehr Leute planen PM ist schuld! Vor das Team stellen. Einigung mit anderen Projekt suchen – ganz oder gar nicht Zeitweise, dann aber am Stück für ein AP.

129 Projekt- management Weickert/Helmerich Methoden des SW-Projektmanagements128 Meetings (kurz-zielgerichtet) Agenda vorbereiten - Planung der Ergebnisse (was = warum) - Planung des Ablaufs (wie) Meeting organisieren - alle einladen (Agenda verschicken) - Raum reservieren, Material bereit (Stift, Beamer) - Pünktlich sein Durchführen - Moderation (jeden hören – evtl. Kollegen bitten) - Visualisieren der Agenda - Visualisieren der Ergebnisse - Protokoll der Ergebnisse

130 Projekt- management Weickert/Helmerich Methoden des SW-Projektmanagements129 PM-Techniken pro Phase Produktstruktur, Projektstruktur, Arbeitspaket, Schätzung, Resourceneinteilung, Netzplan Projekt- planung Abnahme Lieferprodukte (Q-Merkmale) Lessons Learned (Story Telling, Kennzahlen) Projekt- abschluss Meilensteintrendanalyse, Konfliktmanagement, Feedback, Meetings, Kreativitätstechniken, Risikomanagement, Review, Test, Doku Projekt- steuerung Projektauftrag, Ziele, OrganisationsmodelleProjekt- initialisierung Istanalyse, Risikoanalyse, Maßnahmen zur Risikoreduktion, Auswahl von Angeboten Projekt- vorbereitung

131 Projekt- management Weickert/Helmerich Methoden des SW-Projektmanagements130 Qualitätsdefinition Definition Qualität nach DIN 55350: Die Gesamtheit von Eigenschaften eines Produktes oder einer Tätigkeit, die sich auf deren Eignung zur Erfüllung gegebener Erfordernisse bezieht. bezieht sich auf Projekt und Produkt geeignet für den Verwendungszweck

132 Projekt- management Weickert/Helmerich Methoden des SW-Projektmanagements131 Qualität nach ISO 9126 Funktionalität Angemessen Sicherheit Genauigkeit Interoperabilität Konformität zu Standards Zuverlässigkeit Reife Fehlertoleranz, d.h. stürzt nicht ab bei Fehleingabe Wiederherstellbarkeit Effizienz Zeitverbrauch Speicherverbrauch Die Fähigkeit von Produkten ihre Aufgaben exakt zu erfüllen, wie sie durch Anforderungen und Spezifikationen definiert sind. Die Korrektheit ist ein Spezialfall. Die Zuverlässigkeit ist die Wahrscheinlichkeit, daß ein System verfügbar und korrekt arbeitet. - geringen Fehlerrate - Zeit bis zum nächsten Ausfall [mean time between failure] Die Effizienz ist die Eigenschaft eines Systems, seinen Zweck unter bestmöglicher Ausnutzung aller benötigten Ressourcen zu erfüllen.

133 Projekt- management Weickert/Helmerich Methoden des SW-Projektmanagements132 Qualität nach ISO 9126 Benutzbarkeit (Useabiltity,) Verständlichkeit Erlernbarkeit Bedienbarkeit Robustheit Änderbarkeit (Erweiterbarkeit, Wartbarkeit) Analysierbarkeit Modifizierbarkeit Stabilität Prüfbarkeit Übertragbarkeit (Portabilität) Anpassbar, d.h. 100% portabel, wenn 0 Aufwand! Installierbarkeit Austauschbarkeit Die Benutzbarkeit umfasst die Adäquatheit, die Erlernbarkeit und die Robustheit eines Softwaresystems. Die Fähigkeit Änderungen an den Funktionen vornehmen zu können. Die Wartbarkeit hängt ab, von der Lesbarkeit, der Erweiterbarkeit und der Testbarkeit eines Systems. Darunter versteht man die Leichtigkeit, mit der ein System in einer anderen Umgebung verwendet werden kann.

134 Projekt- management Weickert/Helmerich Methoden des SW-Projektmanagements133 Testen Warum? Beweis, dass die Anzahl der Fehler eines realisierten Systems unterhalb einer definierten Schwelle liegt Was? Code, Modul, Gesamtsystem, Abdeckungsgrad, Test- Daten, Abnahme, Kriterien Wie? Manuel (Fagan, Testuser), Automatisch, wie oft Blackbox, Whitebox, Debugging, Trace Planen Wer, Wann,...Test der Testumgebung Testen Testbericht Warum? Was? Wie? ok Wann? Modul Test Daten Test Bericht Driver

135 Projekt- management Weickert/Helmerich Methoden des SW-Projektmanagements134 Abnahme Der Kunde prüft die Produkte gemäß Spezifikation im Angebot Spezifikation laut Prozess Spezifikation laut vorheriger Phase Qualität bezüglich der Verwendung Gesetzliche festgelegter Abnahmeprozess AN gibt Produkt zur Abnahme frei AG hat 4 Wo um - annehmen ohne Mängel - annehmen mit Mängel - ablehnen mit Begründung

136 Projekt- management Weickert/Helmerich Methoden des SW-Projektmanagements135 Wiederholung: 4. Tag (Mini-Quiz) Welche Schätzverfahren kennen Sie? Was ist der Unterschied - einer Schätzklausur - einer Mehrfachbefragung? (Vorgehen, Vor- u. Nachteil) Was sind Knoten und Kanten? (EKN, VKN, VPN) Welche Anordnungsbeziehungen kennen Sie? Was sind die Qualitätsmerkmale nach ISO 9126? 1. Einführung Motivation Definition Abgrenzung Regelkreis 2. PM in IT 3-Ebenen Proj.-Phasen 3. Techniken I Vorbereitung Initiierung 4. Techniken II Planung Steuerung Abschluss 5. Kontrolle Tipps Wiederholung

137 Projekt- management Weickert/Helmerich Methoden des SW-Projektmanagements136 Beurteilung des Erfolgs Haben wir das Ziel erreicht? Haben wir gut zusammengearbeitet? Wo waren unsere Stärken? Was haben wir in diesem Projekt gelernt? Was werden wir in Zukunft anders machen? konstruktive Kritik!

138 Projekt- management Weickert/Helmerich Methoden des SW-Projektmanagements137 Gründe für erfolgreiche Projekte 1.Einbindung der Nutzer 15,9% 2.Unterstützung durch das Management13,9% 3.klare Anforderungen 13,0% 4.realistische Planung9,6% 5.realistische Erwartungen8,2% 6.kleine Abstände der Meilensteine7,7% 7.erfahrenes und kompetentes Team7,2% 8.Übernahme der Verantwortung5,3% 9.klare Vision und Ziele2,9% 10.konzentriert und gut arbeitendes Team2,4% andere13,9% Transparenz Kommunikation Entscheidungen Regeln Ablage/ Dokumentation

139 Projekt- management Weickert/Helmerich Methoden des SW-Projektmanagements138 Es gibt endlich viele Möglichkeiten, einen Tag zu vertun... aber keine einzige, ihn zurückzubekommen. Tipp Ein Tag, der am Anfang eines Projekts verloren geht, tut genauso weh wie ein Tag, der am Ende verloren geht. Begrenzen Sie Verluste: Blasen Sie scheiternde Anstrengungen frühzeitig ab – ohne Wenn und Aber.

140 Projekt- management Weickert/Helmerich Methoden des SW-Projektmanagements139 Kommunikationstheorie Jede Nachricht wird von 4 Ohren empfangen. Ziehe dich warm an, es ist kalt kann bedeuten: Sachohr -> es ist kalt Beziehungsohr -> Du bist klein und ich muss dich bemuttern Selbstoffenbarungsohr -> es hat sich früher nie jemand um sie gekümmert Appellohr -> zieh Dich an! ich bin doch kein kleines Kind

141 Projekt- management Weickert/Helmerich Methoden des SW-Projektmanagements Übungsaufgabe: Hören sie auf allen 4 Ohren! in 2er Gruppen 15 min Zeit Randbedingung: 1. Sehen Sie man kommt hier her und will gute Arbeit leisten und dann erkennt man, dass alles sinnlos ist, weil der Vorgesetzte alles anders macht. 2. Sie können doch nicht wirklich erwarten, dass ich eine Arbeit von zwei Wochen in einer erledige. 3. Unser neuer Kollege glaubt, das Schießpulver erfunden zu haben. 4. Ich bin nicht schuld! 5. Das ist zwar ehrgeizig, aber Sie schaffen das schon.

142 Projekt- management Weickert/Helmerich Methoden des SW-Projektmanagements141 Gute Kommunikation Beziehungsebene klären Statt auf dem Beziehungsohr, das Gras wachsen hören: positive Unterstellung Beziehungsprobleme offen ansprechen Im Vorfeld die Beziehungsebene zusichern: Schulterklopfen, Lächeln, klare Ansage Konflikt auf der Sachebene als Chance sehen These-Antithese: Synthese Widerspruch als neuer Aspekt Anerkennen und auf Lösungssuche gehen Nicht: entweder/oder, sondern: oder auch Guter Stil Sachlich bleiben Ausreden lassen, aber selbst kurz halten Regeln vereinbaren

143 Projekt- management Weickert/Helmerich Methoden des SW-Projektmanagements142 Gesprächsführung Gesprächsbereitschaft sicherstellen Rahmen setzen (Thema) Frage nach Zeit Akzeptanz der Situation Problem schildern persönliche Sicht (Ich-Botschaft) Abgleich des Verständnisses Gegenseitige Erwartungen (Ziele) persönliche Sicht (Lösungsvorschlag) Frage nach anderer Sicht Einigung/Entscheidung Vereinbarung der nächsten Schritte Wann berichten über Erfolg? Dank und Verabschiedung

144 Projekt- management Weickert/Helmerich Methoden des SW-Projektmanagements143 Sandwich Feedback - Beispiele So geht es nicht weiter Herr Meier! Ihre Präsentation ist katastrophal! Gut finde ich Ihren Mut zu schwierigen Themen Stellung zu beziehen. Im Mittelteil ist mir aufgefallen, dass viele Zuschauer irritiert waren. Mich hat ihr Zeigestab auch nervös und kribbelig gemacht. Vielleicht könnten sie sich etwas einfallen lassen, die Ergebnisse besser zu visualisieren. Im Vergleich zu früher war dies schon viel besser. Weiter so!

145 Projekt- management Weickert/Helmerich Methoden des SW-Projektmanagements144 Feedback geben 1. Positive Basis schaffen (Rahmen setzen) z.B. darf ich Ihnen meine Wahrnehmung/Meinung schildern? 2. Wahrnehmung mitteilen (Situation aus persönlicher Sicht) z.B. ich hatte beobachtet Persönliche Reaktion = Wirkung beschreiben z.B: da habe ich mich geärgert Ziel als persönlichen Wunsch formulieren (möglicherweise als Frage verpacken) z.B: Können Sie beim nächsten Mal...? 5. Nutzen für beide Seiten darstellen (positive Gesamtaussage)

146 Projekt- management Weickert/Helmerich Methoden des SW-Projektmanagements145 Feedback bekommen 1. Fragen (eigener Rahmen) oder aktiv annehmen (Antwort auf Rahmen) 2. Aktiv zuhören (Fragen, selbst wiederholen, keine Argumentation!) z.B: habe ich richtig verstanden..., Sie haben das so empfunden..? 3. Nachdenken, nachempfinden Versuchen in den anderen zu spüren z.B. aha, da muss ich darüber nachdenken, welche Auswirkungen das hat Bedanken für das Feedback (Feedback akzeptieren) Es wird keine sofortige Lösung/Änderung erwartet! Keine Verteidigung. Kein Kampf..

147 Projekt- management Weickert/Helmerich Methoden des SW-Projektmanagements146 Reaktionen auf Killerphrasen 1. "Wie kommen Sie gerade jetzt auf diese Frage?" 2. "Nach dieser Killerphrase kommen wir zurück zur Sache." 3. "Soso!" 4. "Vielen Dank für diesen Hinweis. 5. "Wenn es Ihnen hilft, gebe ich Ihnen gerne Recht." 6. "Wenn Sie darunter verstehen, dass..." 7. "Lieber die Taube auf dem Dach als der Spatz in der Hand oder "Weil wir gerade davon reden, haben Sie den interessanten Film am Freitag über die Buschkaninchen gesehen....

148 Projekt- management Weickert/Helmerich Methoden des SW-Projektmanagements147 Konfliktmanagement – WinWin Konfliktlösung auf der Sachebene nach Harvard- Verhandlungsmodell: gemeinsame Interessen suchen und sichern meist hinter den Interessen = Motivation unterschiedliche Ziele motivieren und anerkennen Alternative Wege suchen Objektive Kriterien zur Bewertung suchen und vereinbaren Kompromiss schließen Kontrolle vereinbaren Konflikte auf der Beziehungsebene über Zuhören, Feedback, Spiegeln Reindenken mit positiver Unterstellung Moderator/ Mediator wir ichdu

149 Projekt- management Weickert/Helmerich Methoden des SW-Projektmanagements Übungsaufgabe Spiel: Konfliktlösung nach dem Harvard-Modell 2 Gruppen 20 min Zeit Sie sind SysOp und sind für die Sicherheit des IT- Systems verantwortlich. Zugriff von außen ist sehr gefährlich. Ihr Kollege will für eine Präsentation beim Kunden einen Zugriff von außen, um zu zeigen die Firma ist Spitze in IT. Randbedingung:

150 Projekt- management Weickert/Helmerich Methoden des SW-Projektmanagements149 Konfliktarten KonfliktartUrsacheLösung Verteilungknappe RessourcenPrioritäten, Kriterien Beziehungschlechte Erfahrung, StilVertrauen aufbauen, Umgangsformen RollenRollen nicht geklärtklären Entschei- dung/ Ziel unterschiedliche Prioritäten, Vorstellungen gemeinsamer Nenner, Motivation Werte /Meinung kulturelle Ursache, innere Werte, Geschmack nicht lösbar -> Toleranz

151 Projekt- management Weickert/Helmerich Methoden des SW-Projektmanagements150 Entwicklung eines Konflikts 1. Sachliche Meinungsverschiedenheit (Argumentation) 2. Machtkampf (Koalitionen, ums Prinzip, Angriff auf der persönlichen Ebene) 3. Zerstörung (Mobbing, Drohung, Sabotage) Für/Wider-Liste objektive Kriterien finden Wichtung der Kriterien Abstimmmodus Beziehung klären übergeordnete Ziele finden über den Weg einigen (Regeln) Moderator externe Hilfe Bruch/Trennung ansprechen

152 Projekt- management Weickert/Helmerich Methoden des SW-Projektmanagements151 Konfliktsymptome Angriff (verbal) - Widerspruch - Vorwurf - Drohung - Nebenkriegsschauplatz Angriff (non-verbal) - Unruhe - Intriege - Mobbing - Sabotage Flucht (verbal) - Schweigen - Bagatellisieren - Standardantwort - Dienst nach Vorschrift Flucht (non-verbal) - Unaufmerksamkeit - Müdigkeit - Krankheit - innere Kündigung

153 Projekt- management Weickert/Helmerich Methoden des SW-Projektmanagements152 Techniken zur Kreativität Brainstorming Aufnahme von Ideen Gegenseitige Stimulation keine Diskussion, keine Frage, keine Kritik Gruppenarbeit 3-5 Mitglieder Effektivität steigern durch Wettbewerb mit anderen Gruppen Präsentation der Ergebnisse (MindMap) Diskussion jeden hören Bodo-Hüte verteilen Devils Advokat spielen (was wäre das schlechteste?) STOP-Technik (Denkmuster erkennen)

154 Projekt- management Weickert/Helmerich Methoden des SW-Projektmanagements153 ´6 Thinking Hats' (Edward de Bono) focus on the data available look at problems using intuition, gut reaction, and emotion look at all the bad points of the decision think positively (vision, optimistic) think creatively (no critisism) control process (chairing meeting)

155 Projekt- management Weickert/Helmerich Methoden des SW-Projektmanagements154 Motivation für Risikomanagement Ursachen für unzufriedene Kunden (zu spät / zu teuer / keine Qualität): Kein Projektmanagement (fehlende Projektkontrolle, kein Änderungsmanagement) Chaotische Prozesse (improvisierend, teure Nacharbeiten, keine Disziplin) Feuerwehreinsätze (Risiken werden zu Problemen) Fehlende Basis (unverstandene Anforderungen, unzureichende Planungsbasis) Schlechtes Management (fehlende Verantwortung, Kompetenzen, Motivation)

156 Projekt- management Weickert/Helmerich Methoden des SW-Projektmanagements155 Risikomanagement Definitionen Nach PMBOK (Project Management Body of Knowledge): Risiko: Ein unsicheres Ereignis oder Bedingung, die im Eintrittsfall einen positiven (!) oder negativen Effekt auf die Projektziele hat Risiko = Eintrittswahrscheinlichkeit * Auswirkungen Risikomanagement: Systematischer Prozess der Identifikation, Analyse und Antwort auf ein Projektrisiko Nach DIN 69905: Risikomanagement: Ausschaltung, Vermeidung oder Verringerung von Projektrisiken Identifizierung und Bewertung gehört zur Risikoanalyse!

157 Projekt- management Weickert/Helmerich Methoden des SW-Projektmanagements156 Nutzen von Risikomanagement Fokussierung der begrenzten Ressourcen Problemverhinderung reduziert Zeit und Aufwand Schätzungen und Projektpläne werden zuverlässiger Die Eigner der Risiken werden klar erkennbar Verbessert die Qualität und Vorhersehbarkeit im Projekt Entkriminalisiert Risiken Bedeutet eine Kulturveränderung (Risiko + Ignoranz = Problem) Risiken und Nutzen wachsen parallel Die Wahrscheinlichkeit wächst, ein Produkt zur rechten Zeit mit den richtigen Inhalte in geforderter Qualität im geplanten Budget zu liefern

158 Projekt- management Weickert/Helmerich Methoden des SW-Projektmanagements157 Der Prozess des Risikomanagements Identifizierung Bewertung Abschwächung Verfolgung Strategie

159 Projekt- management Weickert/Helmerich Methoden des SW-Projektmanagements158 Risiken identifizieren Arten siehe Seite 76 Techniken zur Identifizierung Brainstorming SWOT-Analyse (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats) Bedrohungsszenarien Frühere Probleme, Erfahrungen, Ursachen Interviews Konfliktanalyse Checklisten Werkzeuge

160 Projekt- management Weickert/Helmerich Methoden des SW-Projektmanagements159 Die wichtigsten Risiken der Softwareentwicklung Unzureichende Ressourcen Unrealistische Zeit- und Budgetplanung Falsche Funktionen werden entwickelt Falsche Benutzerschnittstelle Over Engineering Ständige Änderungen der Anforderungen Unzureichende Qualität externer Komponenten Lieferantenverzug Unzureichende Performance Technologieüberforderung

161 Projekt- management Weickert/Helmerich Methoden des SW-Projektmanagements160 Template für den Risikoplan InhaltBeschreibungBeispiel IdentifikationJedes Risiko hat Namen, Nummer, PROJ- Zuordnung Project-2012, Risc_01 RangnummerWichtigste Risiken zuerst2 BeschreibungKurze Beschreibung (Ursache und Effekt)Test-Infrastruktur nicht verfügbar BewertungEintrittswahrscheinlichkeit und Auswirkungen zu verschiedenen Zeitpunkten Identifiziert: Wahrscheinlichkeit: 3 Auswirkung: 4 (Termin) IndikatorVerfolgung des Status und frühe WarnungVerfügbarkeitstermin StatusWenige definierte Statusklassenoffen AbschwächungAktionen zur Abschwächung mit Zeitplan und Verantwortlichen Externer Lieferant als backup ab verfügbar VerfolgungZeitplan und Verantwortung für AktionenWeickert, 07/2012, Review 08/2012 BudgetEingeplante Aufwände für Abschwächung EvolutionKriterien für Neubewertung, NotfallplanEigene Infrastruktur vorhanden NotfallplanungSpezifischer Plan für Risiken, die häufig auftreten Nichtanwendbar

162 Projekt- management Weickert/Helmerich Methoden des SW-Projektmanagements161 Mathematische Risikobewertung Das Risiko macht ein an sich singuläres Ereignis quantifizierbar und erlaubt eine vergleichende Bewertung Das Risiko erlaubt, Ungunstereignisse zu quantifizieren und in Ihrer Gesamtheit zu betrachten Die Addition aller Risiken erlaubt, den Gesamtschaden mit einem Gesamtaufwand zur Abschwächung zu vergleichen und in die Kalkulation mit einzubeziehen Die quantifizierte Risikobetrachtung hilft dabei, Abläufe und Prozesse systematisch dort zu verbessern, wo es am meisten Nutzen bringt und sie erlaubt systemische Analysen von zusammmengesetzten Risiken

163 Projekt- management Weickert/Helmerich Methoden des SW-Projektmanagements162 Risikobewertung einfach halten (1) Wahrscheinlichkeit StufeWertKriterien 5So gut wie sicherAlles deutet darauf hin, dass dies zum Problem wird 4Sehr sicherGroße Wahrscheinlichkeit, dass dies zum Problem wird 3Wahrscheinlich (50/50)Gleichverteilte Chance, dass dies eintritt 2unwahrscheinlichManchmal wird dies zum Problem 1Fast unmöglichSehr unwahrscheinlich, dass dies jemals eintritt

164 Projekt- management Weickert/Helmerich Methoden des SW-Projektmanagements163 Risikobewertung einfach halten (2) Auswirkung StufeWertKriterien: Technisch /Kosten / Zeitrahmen 5KatastrophalKeine Kontrolle möglich / >50 M/ Abbruch 4kritischGravierende Mängel / M / Einfluss auf Folgeprojekt 3mittelmäßigBeträchtliche Abweichungen /1 -10 M / Beträchtlich, Umplanung 2geringPerformanceeinflüsse/ 0,1 – 1M / > 1 Monat Verzögerung 1vernachlässigbarUnbedeutend / unbedeutend / unbedeutend

165 Projekt- management Weickert/Helmerich Methoden des SW-Projektmanagements164 Risikobewertung: Rechenbeispiel Risikoeintritt: Wahrscheinlichkeit und Verlust Regressionstest Nein Ja Kosten 5 Mio. Kosten 1 Mio. P=0,75 L=5 Mio P=0,05 L=30 Mio P=0,20 L=5 Mio P=0,30 L=1 Mio P=0,50 L=26 Mio P=0,20 L=1 Mio Kritischer Fehler gefunden k. F. nicht gefunden kein k.F. Kritischer Fehler gefunden k. F. nicht gefunden Kein k. F. RisikoSumme 3,75 Mio 1,5 Mio 1,0 Mio 0,30 Mio 13 Mio 0,20 Mio 6,25 Mio 13,50 Mio

166 Projekt- management Weickert/Helmerich Methoden des SW-Projektmanagements165 Risiken abschwächen Vermeiden (d.h. Eintrittswahrscheinlichkeit reduzieren und damit aber auch nicht die Chancen wahrnehmen, die aus dem Eingehen des Risikos entstehen könnten) Begrenzen (d.h. Auswirkungen begrenzen, z.B. mit verschiedenen Vertragsmodellen, also ähnlich der Wirkung einer Haftpflichtversicherung ggf. mit Selbstbeteiligung als max. Kosten) Behandeln (setzt an beiden Faktoren an und optimiert die Summe der Risiken mit begrenztem Aufwand, ist somit ein zusätzlicher Aufwand, um mit kreativen Lösungen die Eintrittswahrscheinlichkeit oder die Auswirkungen reduzieren) Ignorieren (setzt die Wahrnehmung des Risikos ungeachtet der Eintrittswahrscheinlichkeit und der Auswirkungen auf Null,...)

167 Projekt- management Weickert/Helmerich Methoden des SW-Projektmanagements166 Risiken verfolgen Grundfragen: Greifen die vereinbarten Aktionen zur Abschwächung? Sind die Risiken und vereinbarten Aktionen noch relevant? Hat sich ihre Bewertung verändert? Hat sich der Status der Risiken verändert? Sind die Risiken zu einem Problem geworden? Gibt es neue Risiken?

168 Projekt- management Weickert/Helmerich Methoden des SW-Projektmanagements167 Tipps zur Risikoverfolgung Die wichtigsten Risiken kontinuierlich verfolgen Nur so viele Risiken verfolgen wie Kapazitäten zur Abschwächung eingeplant sind Verfolgung einfach halten mit standardisierten Templates Keine Bestrafung für das Kommunizieren von Risiken Risiken müssen auch mal in Kauf genommen werden und gleichzeitig abgeschwächt werden (unerwartete Risiken, die bei Auftreten zum Problem werden sind das eigentliche Problem) Hinreichend genaue Notfallpläne falls Risiken doch mal eintreten (damit es keine Panik gibt,...) Dokumentation und somit Auditierbarkeit der Risikoverfolgung (vgl. Gesetzgebung bei Kreditvergabe!) Formalisierte und systematische Reviews zur Fortschrittsverfolgung, Statusbewertung, Entscheidung zwischen handlungsalternativen, Zuweisung von Ressourcen

169 Projekt- management Weickert/Helmerich Methoden des SW-Projektmanagements168 Risikostrategie Risikostrategie als Anleitung für das Tagesgeschäft Umgang mit typischen sich wiederholenden Risiken Risikomanagement als skalierbarer Prozess (Risikomanagement funktioniert auch unter unterschiedlichen Randbedingungen) Systematisierung der internen und externen Kommunikation von Risiken (intern zur Standardisierung des Risikomanagements, extern, um Verbindlichkeit gegenüber Kunden zu erzeugen) Risikomanagement vor Projektstart (die meisten späteren Probleme sind vor Projektstart bekannt!) Konsistenz des Risikomanagementprozesses (Risikostrategie als verbindliche Richtlinie für das ganze Unternehmen)

170 Projekt- management Weickert/Helmerich Methoden des SW-Projektmanagements169 Literaturhinweise Projekt Management Body of Knowledge (PMBOK) International Competence Baseline (ICB) vor allem Buchliste, Kurse u. Veranstaltungen Wissensdatenbank mit 1500 Beiträgen Glossar Project management Framework (PMF) (englisch, aber viele Artikel)


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