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© 2001-2013 InLoox GmbH PC-gestütztes Projektmanagement mit InLoox PM Web App Praktische Übung.

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Präsentation zum Thema: "© 2001-2013 InLoox GmbH PC-gestütztes Projektmanagement mit InLoox PM Web App Praktische Übung."—  Präsentation transkript:

1 © InLoox GmbH PC-gestütztes Projektmanagement mit InLoox PM Web App Praktische Übung

2 © InLoox GmbH PC-gestütztes Projektmanagement mit InLoox PM Web AppSabine Pfleger Seite 2 Inhalt Einführung ins Thema Nutzen und Grenzen von Projektmanagement-Software Projektübergreifende Ansichten in InLoox PM Web App Projektliste, Arbeitspakete, Ressourcen, Kontakte, Archiv Projektbetreuung Verantwortlichkeiten, Projektrollen und Projektkommunikation Projektzeitplanung Arbeitszeitkalender und Zeitplanung mit GANTT-Diagramm Kapazitäts- und Ressourcenplanung Zuteilung von Arbeitspaketen und Ressourcenauslastung Kostenplanung Budgetierung mit tatsächlichen und geplanten Ausgaben und Einnahmen Projekte dokumentieren und archivieren Mit Hilfe von Berichten und Vorlagen Projektinformationen verteilen

3 © InLoox GmbH Nutzen und Grenzen von softwaregestütztem Projektmanagement

4 PC-gestütztes Projektmanagement mit InLoox PM Web AppSabine Pfleger Seite 4 © InLoox GmbH Nutzen von softwaregestütztem Projektmanagement Echtzeitaktuelle Projektinformationen und Projektaufgaben werden in einer zentralen Plattform zusammengeführt. Wichtige Kennzahlen und Meilensteine sind stets im Blick, kritische Werte werden optisch hervorgehoben. Keine Medienbrüche: Das (kosten- und zeit-)aufwändige Zusammentragen von Projektinformationen aus verschiedenen Systemen entfällt. Manuelle Verteilung von Projektinformationen ohne Projektsoftware birgt ein hohes Fehlerrisiko sowie das Risiko von Duplikaten. Bei konsequenter Nutzung werden Fortschrittsupdates automatisch in den Projektplan kommuniziert. Somit sind alle Nutzer stets auf dem neuesten Stand.

5 PC-gestütztes Projektmanagement mit InLoox PM Web AppSabine Pfleger Seite 5 © InLoox GmbH Grenzen von softwaregestütztem Projektmanagement Erfolg einer Softwareeinführung steht und fällt mit der Nutzerakzeptanz und mit der konsequenten Einbindung in den Projektalltag. Projektsoftware ersetzt nicht den Projektmanager/die Projektmanagerin, kann ihn/sie aber unterstützen. Berechtigungen und Nutzerstrukturen müssen exakt definiert sein, meist sollen nicht alle Informationen allen Projektbeteiligten zugänglich sein (z.B. sensible Daten wie Budgetinformationen). Die Einführung von PM-Software unmittelbar vor Großprojekten oder während einer Projektkrise ist nicht empfehlenswert. Der Erfolg von Projektsoftware hängt maßgeblich davon ab, ob das gewählte Produkt zu den Projekten/zum Unternehmen passt.

6 © InLoox GmbH Wer oder was ist InLoox?

7 Seite 7 PC-gestütztes Projektmanagement mit InLoox PM Web App © InLoox GmbH Eckdaten und Referenzen Seit 2003 als Standardprodukt am Markt Weltweite Installationen: mehr als Anwender Oberfläche in zwei bzw. sieben Sprachen Kunden in 40 Ländern Einige Unternehmen, die InLoox PM einsetzen: Weitere Referenzen und Fallstudien finden Sie unter folgendem Link:

8 © InLoox GmbH Erste Schritte mit InLoox PM Web App

9 Seite 9 PC-gestütztes Projektmanagement mit InLoox PM Web App © InLoox GmbH Projektübergreifende Ansichten InLoox PM Web App kann mit den gängigen Web-Browsern geöffnet werden. Die Projektliste enthält eine Übersicht über alle Projekte in InLoox PM Web App. Von der Startseite aus sind die projektübergreifenden Funktionen erreichbar: Arbeitspakete Zeiterfassung Ressourcen Kontakte Archiv

10 Seite 10 PC-gestütztes Projektmanagement mit InLoox PM Web App © InLoox GmbH Ein Projekt im Detail InLoox PM Web App sorgt für eine klare Strukturierung von Projekten. Die Verantwortlichkeiten im Projekt werden eindeutig verteilt. Sie können dazu eigene InLoox PM Kontakte anlegen und verwenden. Formatierbare Projektkommentare können zur Kommunikation im Projektteam genutzt werden. Durch die vergebenen Rollen werden rollenbasierte Zugriffsrechte zugewiesen.

11 © InLoox GmbH Projektzeitplanung mit GANTT-Diagramm

12 Seite 12 PC-gestütztes Projektmanagement mit InLoox PM Web App © InLoox GmbH Projektzeitplanung mit GANTT-Diagramm Hervorhebungen Zur visuellen Strukturierung des Projektplans werden verschiedene Möglichkeiten geboten. Projektzeitplanung InLoox PM Web App erlaubt die Abbildung komplexer, aber auch einfacher Projektpläne Kritischer Pfad Terminkritische Planungselemente werden rot markiert.

13 Seite 13 PC-gestütztes Projektmanagement mit InLoox PM Web App © InLoox GmbH Projektzeitplanung: Arbeitszeitkalender Feiertage Feiertage können manuell eingegeben oder in Form von Holiday-Dateien (*.hol) importiert werden. Kalender In den InLoox PM Web App Optionen können individuelle Arbeitszeitkalender angelegt werden. Effekte Die Auswahl des Arbeitszeitkalenders und die Zahl der Feiertage beeinflussen die Arbeits- und Nichtarbeitszeiten im Projektplan und damit die Projektdauer.

14 © InLoox GmbH Übung: Arbeitszeitkalender anlegen

15 PC-gestütztes Projektmanagement mit InLoox PM Web AppSabine Pfleger Seite 15 © InLoox GmbH Übung: Arbeitszeitkalender anlegen Name: Teilzeit (60%) Wochenarbeitszeit: 24 h Arbeitstage: Montag bis Mittwoch Arbeitszeit: 9-17 Uhr Achtung: Angelegte Arbeitszeitkalender sind systemweit sichtbar

16 Seite 16 PC-gestütztes Projektmanagement mit InLoox PM Web App © InLoox GmbH Projektzeitplanung: Gliederungstiefe

17 Seite 17 PC-gestütztes Projektmanagement mit InLoox PM Web App © InLoox GmbH Übung Projektzeitplanung: Bachelorarbeit I TeilprojektVorgängerNachfolgerZeit A Literaturbeschaffung-B2 Tage B LiteraturbewertungAD, F4 Tage C A priori Daten sammeln -D1 Tag D DatenerhebungB, CE5 Tage E DatenauswertungDF2 Tage F GliederungB, EG1 Tag G ReinschriftF-4 Tage

18 Seite 18 PC-gestütztes Projektmanagement mit InLoox PM Web App © InLoox GmbH Neues Projekt anlegen Betreuungsseite Betreuungsformular ausfüllen Projektname: Bachelorarbeit 1- TNx Neues Projekt anlegen Button Neu im Ribbon

19 Seite 19 PC-gestütztes Projektmanagement mit InLoox PM Web App © InLoox GmbH Projektzeitplanung: GANTT-Diagramm Dauer und Einschränkungen Button Bearbeiten im Ribbon Im Dialogfenster Dauer und zeitliche Einschränkungen angeben Vorgang anlegen Button Neuer Vorgang im Ribbon Name direkt in der Zeile anpassen Abhängigkeiten Weitere Vorgänge anlegen. Im Dialogfenster unter der Registerkarte Abhängigkeiten können die Abhängigkeiten zu Vorgängern und Nachfolgern definiert werden.

20 Seite 20 PC-gestütztes Projektmanagement mit InLoox PM Web App © InLoox GmbH Arten von Einschränkungen und Anordnungs-beziehungen in InLoox PM Web App Einschränkungen Vorgang im Plan markieren Button Bearbeiten im Ribbon Bereich Zeitraum auf der Registerkarte Standard Optionen: Start/Ende So früh wie möglich Genaues Datum (= am) Nicht früher als Nicht später als Anordnungsbeziehungen Dialog Bearbeiten, Registerkarte Abhängigkeiten Im Dialogfenster unter der Registerkarte Abhängigkeiten können die Abhängigkeiten zu Vorgängern und Nachfolgern definiert werden.

21 Seite 21 PC-gestütztes Projektmanagement mit InLoox PM Web App © InLoox GmbH Projektzeitplanung: Bachelorarbeit II Änderungen Literaturstudium kann frühestens eine Woche nach Beginn der Literaturbeschaffung beginnen Datenerhebung muss genau eine Woche nach Beginn des Literaturstudiums gestartet werden Datenauswertung und Gliederung der Arbeit können gleichzeitig beginnen. Zur Erhaltung der max. Projektdauer von 12 Wochen ist es erforderlich, dass die Reinschrift spätestens 8 Wochen nach Projektbeginn bzw. nach Beginn der Literaturbeschaffung erfolgt. TeilprojektV (a)N (a)D (a) c (a, -) q Quelle-A, C00,0 A Literaturbeschaffungq, GB21 B LiteraturstudiumA, DD, F41,4 C A priori Daten sammeln qD11 D DatenerhebungB, CB, E5-1,5 E DatenauswertungDF20 F GliederungB, EG11 G ReinschriftFA, s4-8,4

22 Seite 22 PC-gestütztes Projektmanagement mit InLoox PM Web App © InLoox GmbH Projektzeitplanung: Einschränkungen und Abhängigkeiten Datenerhebung Genau eine Woche nach Beginn des Literaturstudiums Anordnungsbeziehung mit Zeitabstand Literaturstudium Frühestens eine Woche nach Beginn der Literaturbeschaffung Einschränkung + Anordnungsbeziehung Weitere Bedingungen Datenauswertung und Gliederung können gleichzeitig beginnen. Reinschrift muss spätestens 8 Wochen nach Projektbeginn erfolgen. Kritischen Pfad anzeigen lassen Ansicht, Kritischen Pfad anzeigen

23 © InLoox GmbH Kapazitäts- und Ressourcenplanung

24 Seite 24 PC-gestütztes Projektmanagement mit InLoox PM Web App © InLoox GmbH Eingabe von Arbeitspaketen und Ressourcen Dialog Bearbeiten Zu jedem Vorgang und Meilenstein können Arbeitspakete verteilt werden. Zu jedem Arbeitspaket wird die entsprechende Ressource eingesetzt (Personen, Räume, Sachmittel) Eingesetzte Ressourcen können über verschiedene Benachrichtigungsarten darüber in Kenntnis gesetzt werden. Außerdem können die Kosten pro Stunde für die entsprechende Ressource angegeben werden.

25 Seite 25 PC-gestütztes Projektmanagement mit InLoox PM Web App © InLoox GmbH Übung: Ressourcen anlegen RessourceVorgangEinkaufs- preis Zeit- aufwand Sie selbstAuswertung40,00 EUR16h Teilnehmer x+1Literaturbeschaffung50,00 EUR8h Teilnehmer x+2Reinschrift -24h Teilnehmer x+1A priori Daten sammeln 50,00 EUR8h Sie selbstGliederung40,00 EUR8h Sie selbstReinschrift40,00 EUR16h

26 Seite 26 PC-gestütztes Projektmanagement mit InLoox PM Web App © InLoox GmbH Ressourcenübersicht Ressourcenauslastung Anders als andere PM- Softwarelösungen lässt InLoox PM eine Ressourcenüberlastung zu, in diesem Fall: Arbeitszeit/Tag > 8h Übersicht InLoox PM Web App zeigt eine Übersicht über die Auslastung der Ressourcen im gewünschten Zeitraum Ressourcenkonflikte lösen durch Zuordnung anderer Ressourcen zu einem Vorgang Verzögerung der Vorgänge Eine detaillierte Planung (stärkere Unterteilung in Teilvorgänge mit jeweils anderen Ressourcen)

27 Seite 27 PC-gestütztes Projektmanagement mit InLoox PM Web App © InLoox GmbH Budgetierung Zeiterfassungseinträge Ist-Ausgaben aus der Zeiterfassung und geplante Ausgaben für Ressourcen aus dem Projektplan fließen ebenfalls in das Projektbudget ein. Budgetierung InLoox PM Web App vergleicht fortlaufend geplante und tatsächliche Ausgaben und Einnahmen im Projekt. Projektetats können beliebig detailliert aufgeschlüsselt werden.

28 Seite 28 PC-gestütztes Projektmanagement mit InLoox PM Web App © InLoox GmbH Projekte dokumentieren und archivieren Vorlage exportieren Planungsvorlagen können für künftige ähnliche Projekte erstellt, exportiert und in eine neue Planung importiert werden. Formate:.xml.inlooxplanning Berichte erstellen Mit Hilfe von Projektberichten zu verschiedenen Themen, in verschiedenen Verdichtungsgraden und Ausgabeformaten kann man Projektinformationen auch Personen zugänglich machen, die nicht mit InLoox PM arbeiten.

29 © InLoox GmbH PC-gestütztes Projektmanagement mit InLoox PM Web AppSabine Pfleger Seite 29 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! InLoox PM Web App ist eine Software der: InLoox GmbH | Kantstraße 2 | D München Telefon: +49 (0) | Fax: +49 (0) | Alle in diesem Dokument genannten Produktnamen, Produktbezeichnungen und Logos sind eingetragene Warenzeichen und Eigentum der jeweiligen Rechteinhaber.


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