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© 2001-2010 InLoox GmbH InLoox Produktpräsentation Die Projektmanagement-Software, die mitten in Outlook arbeitet.

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1 © InLoox GmbH InLoox Produktpräsentation Die Projektmanagement-Software, die mitten in Outlook arbeitet

2 Seite 2 InLoox Produktpräsentation © InLoox GmbH Projektübersicht Einbindung in Outlook, Dashboard, Projektlisten Seite Betreuung Basisdaten, Ansprechpartner, Notizen Seite Mindmaps Mindmaps, Knoten, Übertragen in Zeitplanung Seite Planung Vorgänge, Meilensteine, Ressourcen Seite Zeiterfassung Zeiteinträge, Buchungen, Kalendereinträge Seite Dokumente Ablage für Dateien und Outlook-Elemente Seite Budgets Projektausgaben und -einnahmen Seite Budgetübersicht Diagrammtypen Schnellzugriffsbereiche , Termin/Aufgabe, Kontakt Inhalt

3 Seite 3 InLoox Produktpräsentation © InLoox GmbH Projektmanagement-Software für Outlook InLoox ist die bewährte und flexible Lösung für professionelles Projektmanagement – die Software ist direkt in Microsoft Outlook integriert und erleichtert ein kombiniertes Management von Projekten, Dokumenten, Ressourcen, Mind Maps und Budgets. Projektplanung Budgets Zeiterfassung Dokumentenmanagement einfach zu bedienen + tausendfach bewährt = eine Lösung, die funktioniert

4 Seite 4 InLoox Produktpräsentation © InLoox GmbH InLoox erweitert Microsoft Outlook Kommunizieren, planen, organisieren: Outlook Projekte verwalten in Outlook - mit InLoox

5 Seite 5 InLoox Produktpräsentation © InLoox GmbH Neben wichtigen Kennzahlen haben Sie alle Meilensteine stets im Blick. Die Projektlandschaft ist transparent und beherrschbar Alle relevanten projektbezogenen Informationen für Analyse, Steuerung und Vergleiche Dashboard – wichtige Kennzahlen im Überblick

6 Seite 6 InLoox Produktpräsentation © InLoox GmbH Leistungsfähige, personalisierte Ansichten Stellen Sie ihr persönliches Dashboard aus verschiedenen Themenansichten zusammen

7 Seite 7 InLoox Produktpräsentation © InLoox GmbH Schnellzugriff auf die letzten Projekte aus allen Outlook- Ansichten heraus Dokumente und Vorgänge ( s, Anhänge, Dateien etc.) direkt aus Outlook-Aufgaben, Kalender und Posteingang erfassen Leistungsstarker Berichtsgenerator Unterstützte Formate sind u.a. Microsoft Word, Excel und PDF InLoox ist ständig erreichbar mit einem Klick InLoox Toolbar

8 Seite 8 InLoox Produktpräsentation © InLoox GmbH InLoox Ordner Vorteile: maximale Erreichbarkeit und Verfügbarkeit für jeden Mitarbeiter Der InLoox Ordner enthält alle laufenden Projekte in einer zentralen Übersicht

9 Seite 9 InLoox Produktpräsentation © InLoox GmbH Ein Klick – ein Blick Vordefinierte Informationsregeln zeitkritisch = überfälliges Projekt grau = abgeschlossenes Projekt InLoox Felder zur Verwaltung von Projekten Projektstatus, Budgetposten Firmen, Kunden, etc.

10 Seite 10 InLoox Produktpräsentation © InLoox GmbH Strukturierte Projektinformation Gruppieren, filtern und sortieren in der gewohnten Handhabung Leistungsstarke und schnelle Volltextsuche im Projektbestand

11 Seite 11 InLoox Produktpräsentation © InLoox GmbH Globale Sichten und Workflows Zusätzliche InLoox Felder zur Verwaltung von Projekten Projektleiter, Start, Ende Dokumentenordner, Kunden, etc. Persönliche und öffentliche Ansichten für Teams

12 Seite 12 InLoox Produktpräsentation © InLoox GmbH Ein Projekt öffnen Ein Doppelklick öffnet das entsprechende Projekt In der Projektliste entspricht eine Zeile einem Projekt

13 Seite 13 InLoox Produktpräsentation © InLoox GmbH InLoox stellt jedes Projekt in einer einheitlichen Struktur dar. Projekte stehen im Vordergrund - nicht die Bedienung einer komplizierten Anwendung Ein Projekt im Detail Ein Karteireiter für jedes Projektmodul: Betreuung Mindmaps Planung Zeiterfassung Dokumente Budgets Budgetübersicht

14 Seite 14 InLoox Produktpräsentation © InLoox GmbH Projektzuordnung und Identifikation Eindeutige Projektnummer Format frei definierbar Abteilung Kunde bzw. Auftraggeber Zentrale Kategorienliste zur Strukturierung des Portfolios, beispielsweise: Geschäftsfeld Kundengruppe Abteilung Projektname

15 Seite 15 InLoox Produktpräsentation © InLoox GmbH Klare Verantwortlichkeiten Frei konfigurierbare Rollen weisen Verantwortlichen Personen Rechte im Projekt zu Weitere Kontakte, z.B. Projektbeteiligte oder Verteilerlisten Projektansprechpartner: Projektleiter Teammitglieder Kunde(n) Partner Outlook-Adressbücher und Exchange-Adresslisten (GAL) werden direkt, d.h. ohne Dubletten oder Synchronisation verwendet

16 Seite 16 InLoox Produktpräsentation © InLoox GmbH Status und zeitlicher Rahmen Projekt in Archiv verschieben Status Zeitplan Start/Ende Priorität Terminarbeit: weiche oder harte Deadline

17 Seite 17 InLoox Produktpräsentation © InLoox GmbH Umfangreiche Eintragungen möglich Festschreibung der Ziele und Mission des Projektes sowie interner / externer Vorgaben Automatische Autoren- und Datums-Dokumentation Projektnotizen mit Änderungsinformationen

18 Seite 18 InLoox Produktpräsentation © InLoox GmbH Erweiterung und Anpassbarkeit Erweitern Sie das Datenmodell von InLoox um eigene, unternehmensspezifische Felder Möglichkeit zum Hinzufügen neuer angepasster Datenfelder (Freitext, Zahlen, Listen, Ja/Nein-Felder) ohne Programmierkenntnisse

19 Seite 19 InLoox Produktpräsentation © InLoox GmbH Ideen sammeln, strukturieren und aufbereiten Mindmaps Sammeln und organisieren Sie Ideen und Informationen zu Ihren Projekten direkt in InLoox, um sie anschließend ohne Umwege in die Zeitplanung zu übernehmen

20 Seite 20 InLoox Produktpräsentation © InLoox GmbH Gedanken visuell strukturieren Zusätzliche Informationen: Zugeordnete Ressourcen Dokumentenverknüpfung Fortschritt Neue Mindmap erstellen Neuen Knoten erstellen Zuordnung von Unterknoten zu übergeordneten Knoten Hervorhebung der Knoten durch Symbole, Farben oder Rahmen

21 Seite 21 InLoox Produktpräsentation © InLoox GmbH Knoten im Detail Kennzeichnung des Knotens aus Microsoft Outlook bekannt Neuen Knoten anlegen Mehrzeilige Beschreibung Fortschritt des Knotens

22 Seite 22 InLoox Produktpräsentation © InLoox GmbH Knotendetails: Ressourcen hinzufügen Outlook-Kontakte und Exchange- Adressbücher werden unterstützt Zuordnung von Ressourcen erlaubt erste Arbeitsverteilung im Projekt

23 Seite 23 InLoox Produktpräsentation © InLoox GmbH Unterstützung von Vorlagen Vorlagen sind frei definierbar, z.B.: Mitarbeitereinführung QS-Projekt Strategieprojekt IT-Planung Mindmap-Vorlagen beschleunigen den Brainstorming-Prozess in wiederkehrenden bzw. ähnlichen Projekten

24 Seite 24 InLoox Produktpräsentation © InLoox GmbH Mind Maps drucken und exportieren Beliebige Drucker, z.B. Adobe PDF- Writer Mind Maps lassen sich als Bilder exportieren und so in anderen Applikationen verwenden Ausdrucke, z.B. im A4- Bannerformat verfügbar

25 Seite 25 InLoox Produktpräsentation © InLoox GmbH Übergabe in die Zeitplanung Mindmaps lassen sich komfortabel in die Zeitplanung übernehmen Das Ergebnis ist ein nahtloser Planungsprozess vom Brainstorming bis zur Umsetzung

26 Seite 26 InLoox Produktpräsentation © InLoox GmbH Vorgänge und Meilensteine stets im Blick Projektzeitplanung Meilensteine, Vorgänge und beteiligte Ressourcen für ein Projekt definieren

27 Seite 27 InLoox Produktpräsentation © InLoox GmbH Klassische Gantt-Darstellung Zusätzliche Informationen: Zugeordnete Ressourcen Dokumentenverknüpfung Phase überfällig Abhängigkeiten zwischen Planungs- Elementen (Vorgänger/Nachfolger) Erinnerungen und Status Kennzeichnen Sie Elemente des Projektplans, so wie Sie es von Microsoft Outlook gewohnt sind Neue Vorgänge, Arbeitspakete und Meilensteine erstellen Terminkritische Vorgänge, Sammelvorgänge oder Meilensteine werden rot markiert

28 Seite 28 InLoox Produktpräsentation © InLoox GmbH Vorgänge und Meilensteine erstellen Element-Fixierung Neue Vorgänge und Meilensteine erstellen Name des Elements Projekt-Strukturplan-Code Beginn, Dauer bzw. Ende

29 Seite 29 InLoox Produktpräsentation © InLoox GmbH Ressourcen hinzufügen Daten und Anweisungen werden anschließend zur Ressource kommuniziert, falls eine Benachrichtigung gewünscht ist Automatische Ressourcen- Benachrichtigung InLoox Outlook-Besprechungsanfrage Outlook-Aufgabenanfrage Automatische Aufwandsschätzung Outlook-Kontakte und Exchange- Adressbücher werden unterstützt

30 Seite 30 InLoox Produktpräsentation © InLoox GmbH InLoox informiert Ressourcen Proaktive Kommunikation InLoox informiert bzw. erinnert Anwender über neue und anstehende Arbeitspakete Automatische Erinnerungsfunktion Arbeitspakte lassen sich mit Outlook- Kalendern und Aufgabenordnern synchronisieren Arbeitspakete sind ständig präsent Offene Arbeitspakete werden direkt aus dem Projektplan generiert und in Microsoft Outlook angezeigt

31 Seite 31 InLoox Produktpräsentation © InLoox GmbH Rückmeldungen zum Projekt-Fortschritt Der Fertigstellungsgrad des Arbeitspakets wird automatisch in den Projektplan kommuniziert Ein Klick zeigt Details eines einzelnen Arbeitspaketes an

32 Seite 32 InLoox Produktpräsentation © InLoox GmbH Termine mit dem Projektplan synchronisieren Wichtige Meilensteine zeigt InLoox auf Wunsch im Kalender an. Damit bleiben alle wichtigen Deadlines stets im Blick und automatisch aktuell, sobald der Projektplan geändert wird Termin- oder Aufgabenveränderungen werden automatisch synchronisiert

33 Seite 33 InLoox Produktpräsentation © InLoox GmbH Überblick zur Ressourcenauslastung Integration in Microsoft Outlook InLoox berücksichtigt Frei/Gebucht- Informationen aus Exchange. Die Auslastungsdarstellung beinhaltet somit Besprechungen, Abwesenheiten, Teilzeitregelungen, etc. ohne Mehraufwand Mit einem Klick die Auslastung der Ressourcen Vorgangs-, Projekt- oder systemweit einsehen Auslastung von Mitarbeitern und Sachmitteln (Infrastruktur, Geräte) InLoox meldet das Überbuchen von Ressourcen, der Projektleiter entscheidet bzw. korrigiert Engpässe

34 Seite 34 InLoox Produktpräsentation © InLoox GmbH Auslastungsdiagramm Auslastungsdiagramm der einzelnen Ressourcen Vorgangs, Projekt- oder systemweit sind Durchschnittauslastungen und Engpässe sofort erkennbar

35 Seite 35 InLoox Produktpräsentation © InLoox GmbH Projektplanung drucken Beliebige Drucker, z.B. Adobe PDF- Writer Ausdrucke, z.B. in A4- Bannerformat verfügbar

36 Seite 36 InLoox Produktpräsentation © InLoox GmbH Planungsvorlagen Auswahl einer Vorlage Vorlagen sind frei definierbar, z.B.: Mitarbeitereinführung QS-Projekt Strategieprojekt IT-Planung Laden vorhandener Vorlagen aus InLoox oder anderen Anwendungen wie z.B. Microsoft Project, die nicht installiert sein müssen

37 Seite 37 InLoox Produktpräsentation © InLoox GmbH Projektzeiterfassung Arbeits- und Zeitdokumentation Komfortable Leistungs- und Tätigkeitserfassung aller Projektschritte, z. B. direkt aus dem Outlook-Kalender oder Posteingang heraus

38 Seite 38 InLoox Produktpräsentation © InLoox GmbH Ein Zeiterfassungseintrag im Detail Buchung auf Leistungsgruppe Alternativ: Bei Buchung auf einen Vorgang lässt sich der Plan-Ist- Aufwand ermitteln, d.h. die Abweichung der tatsächlichen Realisierungsdauer vom Projektplan Zeiterfassungseintrag anlegen

39 Seite 39 InLoox Produktpräsentation © InLoox GmbH Wiedervorlagen und Erinnerungen Outlook-Kalender Erinnerungen Die Erinnerungsfunktion erlaubt die automatische Wiedervorlage bzw. Nachverfolgung, z.B. bei Tätigkeiten, die Nachfassen erfordern

40 Seite 40 InLoox Produktpräsentation © InLoox GmbH Dokumente ablegen und ordnen Dateiablage-Funktion Dateien, Verknüpfungen und Outlook-Elemente projektbezogen ordnen und ablegen

41 Seite 41 InLoox Produktpräsentation © InLoox GmbH Projektordner Dokumente zuordnen Alle Dokumente, s Freigaben, Protokolle, Berichte eines Projekts werden zentral abgelegt Ordnung und Übersicht der Dateien eines Projekts InLoox unterstützt: Lokale Laufwerke Netzlaufwerke Internet-Verknüpfungen Microsoft SharePoint Sites Dokumentenordneransicht mit intelligenter 1-Klick-Filterung

42 Seite 42 InLoox Produktpräsentation © InLoox GmbH Dokumente mit Metainformationen Dokument können mit einer Tätigkeit aus der Zeiterfassung verknüpft werden So lassen sich Dokumente übersichtlich und schnell auch aus der Projekthistorie heraus aufrufen Frei definierbarer Status z.B. Freigabe erforderlich, Neu, 30% fertiggestellt, Abgelehnt, etc. Mehrzeilige Kommentare und Zusatzinformationen

43 Seite 43 InLoox Produktpräsentation © InLoox GmbH Zuordnen von s mit einem Klick Buchung direkt in das entsprechende Projekt s incl. Anhänge lassen sich direkt einem Projekt zuordnen InLoox bietet dafür eine eigene Funktion – ständig aus jedem Bereich von Outlook heraus erreichbar

44 Seite 44 InLoox Produktpräsentation © InLoox GmbH Projekte auf einfache Weise budgetieren Projektbudgets Ausgaben und Einnahmen kalkulieren, einplanen, freigeben und abrechnen

45 Seite 45 InLoox Produktpräsentation © InLoox GmbH Budgets und Positionen Projektetats sind in Budgets organisiert. InLoox unterscheidet: Ausgaben (z.B. für Ressourcen, Lieferanten) Einnahmen (z.B. durch Etats, Abrechnung) Jedes Budget enthält eine oder mehrere Positionen Jedes Budget und jede Position hat eine eindeutige Identifikations- Nummer

46 Seite 46 InLoox Produktpräsentation © InLoox GmbH Ausgaben erfassen Versteckte Projektkosten gehen in den Rohertrag mit ein Der Projektleiter entscheidet über eine optionale Weiterberechnung Jeder Zeiterfassungseintrag wird automatisch als Ausgabe erfasst Interne Kostensätze errechnen Beträge für Arbeiten am Projekt Kostensätze und Kostenstellen sind über die Optionen frei definierbar InLoox erfasst, welche Kosten dem Auftraggeber bereits in Rechnung gestellt wurden

47 Seite 47 InLoox Produktpräsentation © InLoox GmbH Neues Budget erstellen Typ des Budget-Dokuments Eindeutige Zuordnung Budgetdatum Budgetname Autorenkennung Anwendername aus Microsoft Exchange bzw. Outlook Positionen aus bestehenden Budgets übertragen: nicht abgerechnete alle Status (frei konfigurierbar)

48 Seite 48 InLoox Produktpräsentation © InLoox GmbH Neue Budgetposition erstellen Flexible Einheiten, z.B.: Minuten, Tage, Monate usw. Meter, Gebinde usw. Pauschal, nach Aufwand, frei Gruppe der Position Auswahl einer Positionsvorlage InLoox lädt automatisch Preise, Beschreibung, Anzahl und Einheiten aus einem unternehmensweiten Budget-Positionsverzeichnis Name Mehrzeilige Beschreibung

49 Seite 49 InLoox Produktpräsentation © InLoox GmbH Vorlage laden Positionen der jeweiligen Vorlage werden angezeigt Budgetvorlagen enthalten bereits vordefinierte Positionen und reduzieren so den Aufwand bei wiederkehrenden / ähnlichen Projekten.

50 Seite 50 InLoox Produktpräsentation © InLoox GmbH Geplante und tatsächliche Ausgaben und Einnahmen visuell vergleichen Budgetübersicht

51 Seite 51 InLoox Produktpräsentation © InLoox GmbH Frühwarnsystem & Kostenkontrolle Budgetüberschreitungen werden rot hervorgehoben Plan-Ausgaben Ressourcen- und Zusatzkosten Beliebige Währungen: EUR, $, CHF, etc. Vergleich zwischen Plan- und Ist- Ausgaben Ist-Ausgaben Ressourcen- und Zusatzkosten

52 Seite 52 InLoox Produktpräsentation © InLoox GmbH Aufschlüsselung nach Kostenstellen Ausgaben und Einnahmen werden je nach Leistungsgruppe bzw. Kostenstelle aufgeschlüsselt

53 Seite 53 InLoox Produktpräsentation © InLoox GmbH Kostenentwicklung verfolgen Zeitlicher Verlauf der Einnahmen und Ausgaben Ansichten nach Tagen, Monaten oder Jahren

54 Seite 54 InLoox Produktpräsentation © InLoox GmbH Aussagekräftige Berichte erstellen Berichtsvorlagen vollständig mittels InLoox Berichtsdesigner anpassbar (gehört zum Standardlieferumfang) Datenübergabe und Auswertung in verschiedenen Formate auf Knopfdruck Unterstütze Formate sind Microsoft Word, Excel, RTF, PDF, HTML, u.v.m.

55 Seite 55 InLoox Produktpräsentation © InLoox GmbH Projektmarketing mit -Vorlagen Zeiterfassungseinträge (Termine, Zeitaufwendungen) und Dokumente (wie s, Dateianhänge etc.) können direkt für ein Projekt aus dem Outlook erfasst werden Vordefinierte Vorlagen verkürzen das Verfassen von Mails, erlauben schnelle Projektkommunikation

56 Seite 56 InLoox Produktpräsentation © InLoox GmbH Verantwortlichkeiten schnell erkennen InLoox verknüpft Outlook-Kontakte automatisch mit dem jeweiligen Projekt So ist leicht erkennbar, welche Rolle der Projektteilnehmer einnimmt, ohne das Projekt aufrufen zu müssen

57 Seite 57 InLoox Produktpräsentation © InLoox GmbH Eckdaten und Referenzen Seit 2003 als Standardprodukt am Markt Weltweite Installationen: mehr Anwender Oberfläche in sieben Sprachen Einige Unternehmen, die InLoox bereits einsetzen: Weitere Referenzen und Fallstudien finden Sie unter folgendem Link:

58 Seite 58 InLoox Produktpräsentation © InLoox GmbH Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! InLoox ist eine Software der: InLoox GmbH | Kantstraße 2 | D München Telefon: +49 (0) | Fax: +49 (0) | Alle in diesem Dokument genannten Produktnamen, Produktbezeichnungen und Logos sind eingetragene Warenzeichen und Eigentum der jeweiligen Rechteinhaber.


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