Vortrag: Facility Management im kommunalen Bereich

Präsentation zum Thema: "Vortrag: Facility Management im kommunalen Bereich"—  Präsentation transkript:

1 Vortrag: Facility Management im kommunalen Bereich
Dipl.-Ing. Markus Bruchhage (INIT GmbH)

2 Profil -INIT blickt auf eine lange, erfolgreiche Firmengeschichte zurück. -Als kleines spin-off Unternehmen im Umfeld der Ruhr-Universität Bochum entstanden, hat sich INIT sehr schnell zu einem namhaften Anbieter von IT-Lösungen und IT-nahen Dienstleistungen für die Bereich Vertrieb, Planung, Produktion, Bewirtschaftung und Nutzung entwickelt. -Einen besonderen Schwerpunkt sehen wir in der Entwicklung von vollständig web-fähigen Lösungen für die Immobilienbewirtschaftung (Facility Management). Hier ist die INIT fest im Markt als einer der führenden Anbieter im deutschsprachigen Raum etabliert. Profil

3 Die INIT ist, was ihre Geschäftsfelder, Tätigkeitsbereiche und Lösungen angeht, breit aufgestellt.
Wir unterstützen Unternehmen in allen Bereichen Ihrer Geschäftstätigkeit mit IT-Lösungen und beratenden Dienstleistungen. Unser Ansatz ist die Vernetzung all dieser Geschäftsprozesse auf ONLINE-Basis. Oftmals laufen diese Prozesse nacheinander und unabhängig voneinander ab, obgleich hier potentielle Synergien durch die wechselseitige Verknüpfung von Informationen möglich wäre. Die INIT verfolgt mit ihren Lösungen das Ziel, die ganz unterschiedlichen Informationen in ihren Wechselwirkungen zu erfassen und online-fähig zur Verfügung zu stellen. Effekt ist die Schaffung von effizienten Kommunikationsnetzwerken. Geschäftsfelder

4 Ausgewählte Themenfelder
Standort- management Bewirt- schaftung Planung Aging- management eCommerce/ Konfiguration Unser breites Leistungsspektrum erstreckt sich vom Planungsmanagement bis hin zur Gebäudebewirtschaftung oder zum Standortmanagement von Mobilfunkmasten. In sämtlichen Anwendungsfeldern hat sich INIT in Großprojekten als verlässlicher und kompetenter Partner sowohl bei der softwareseitigen Abwicklung als auch in den Phasen der Konzeption und flankierenden Dienstleistungserbringung (Engineering, Consulting, Schulung) erwiesen. Ausgewählte Themen

5 Dienstleistungen Unsere Leistungen:
Dabei steht immer der Kundenerfolg im Vordergrund. Wir wollen eine langfristige gute Zusammenarbeit erreichen und haben daher den Anspruch, den Kunden rundum kompetent, zuverlässig und hochqualifiziert zu betreuen. Wir sind bestrebt, gemeinsam mit dem Kunden Lösungen zu erarbeiten, die die Unternehmensprozesse optimieren helfen. Dies erfordert Sensibilität, Offenheit und Vertrauen. Wir werden dieses Vertrauen rechtfertigen. Das gesamte Leistungsspektrum der INIT ist in vielfältigen Projekten zum Tragen gekommen. Dienstleistungen

6 Facility Management im kommunalen Bereich
Warum: „Facility Management im kommunalen Bereich“ Kommunen stehen vor dem Hintergrund wachsender Sparzwänge, leerer öffentlicher Kassen und letztlich auch der Einführung des NKF vor der Herausforderung, über die Gestaltung und Bewertung Ihrer Immobilienbewirtschaftung nachzudenken und entscheidende Schritte zu überlegen, hier zukünftig effizienter zu arbeiten.

7 Neue Kommunales Finanzmanagement in der Immobilienbewirtschaftung
Immobilienbewertung Immobiliennutzung Aufnahme des Ist-Zustandes Dokumentation aller Bestands-daten und deren Veränderung Gestaltung von Prozessen Optimierung von Flächen-nutzung, Versorgung und Instandhaltung Ein im Mittelpunkt der öffentlichen Diskussion stehendes Schlagwort ist das „Neue Kommunale Finanzmanagement“ (Umstellung Kameralistik auf Doppik). Ein wesentlicher Bereich im Zusammenhang mit diesem Thema ist die Frage, welchen Herausforderungen sich eine Kommune hinsichtlich der Bewertung, Bewirtschaftung und Nutzung ihrer Immobilien gegenüber sieht. Die entscheidenden Begriffe sind gefallen : Immobilienbewertung und die Immobiliennutzung Für die Bewertung ist es notwendig, den gesamten Immobilienbestand zu erfassen und diesen lückenlos dokumentieren zu können. Auf einer solchen Grundlagen lassen sich später Analysen und Auswertungen erstellen, die letztlich in die Immobilienbewertung nach Kennzahlen eingehen. Stichworte (Bru): CAD, Scan, Verträge, Belege, Datenbestände z.B. Excel /Access Nach Forderung des NKF werden diese Bewertungsergebnisse in die Eröffnungsbilanz und die danach geforderten jährlichen Bilanzen einfließen. Es geht beim Betreiben kommunaler Immobilien aber auch und vor allem um die Frage, wie die kosten-, zeit- und ressourcenintensiven Prozesse der Bewirtschaftung und Nutzung verschlankt und effizienter abgewickelt werden können ohne dabei die Qualität zu beeinträchtigen.

8 Herausforderungen im Zuge des NKF
Erfassung und Bewertung des gesamten Immobilien – und Inventarbestandes Zusätzliche Aufwände hinsichtlich Personal und Kosten während der Umstellung auf die Doppik Schaffung transparenter Informationsstrukturen und eines leistungsfähigen Controllings Zusammengefasst bestehen die Herausforderung also: ... (Aufwände Personal : Schulungen mit neuen Systemen bzw. Systemmodulen, Einarbeitungszeiten, Schulung doppische Buchführung, Bilanzierung, etc.) Herausforderungen

9 Herausforderungen bei Immobilienbewertung
Komplette Erfassung aller Grundstücks-, Immobilien- und Inventarbestände (auch geringfügige Wirtschaftsgüter) Überblick: Welche Immobilien und Flächen sind im Besitz der Kommune? Überblick: In welchem Zustand befinden sie sich? Nach welchen Parametern und Maßstäben ist die quantifizierbare Bewertung vorzunehmen? Für die Bewertung einer Immobilie sind verschiedenste Parameter von Interesse. Da spielt die Art und der Zustand der Gebäudehülle ebenso eine Rolle wie die Gebäudeausstattung (d.h. Technisches Inventar, (Möblierung), ...) Hier gilt es, darauf hinzuwirken, einen jederzeit verfügbaren Überblick über die Bestandsdaten sicherstellen zu können.

10 Unterstützung durch web-basierte Informationssysteme
Erfasst mit allen relevanten Attributen werden z.B.: Flächen Inventar Kostenstellen Mietverhältnisse Verträge Zustandsinformationen Um dieses Ziel zu erreichen und all die eben aufgeführten Fragen jederzeit aktuell und gesichert beantworten zu können, bedarf es datenbankgestützter Informationssysteme, die speziell auf die Anforderungen und Zielsetzungen der kommunalen Immobilienwirtschaft ausgerichtet sind. In der Regel existieren in den Kommunen verschiedene Systeme, mit denen Daten erfasst und gepflegt werden. Zumeist sind dies allerdings „Insellösungen“, die nicht ämterübergreifend mit anderen Systemen der Datenerfassung und –pflege kommunizieren. Aufgabe von effizientem FM ist es, alle Informationen in ihren logischen Beziehungen zueinander zentral und ämterübergreifend verfügbar zu machen und zu vermeiden, dass viele dezentrale Informationsinseln die Kommunikation und Prozessgestaltung erheblich erschweren.

11 Informationsmanagement / Bestand
Transparenter Überblick über sämtliche vorhandenen Flächen und Wirtschaftsgüter im Rahmen der Vorgaben des NKF Auswertungen über alle in der DB abgelegten Informationen mit beliebigen Abfrageparametern auf Knopfdruck Durch Online-Fähigkeit dezentrale Pflege der Daten durch die jeweils zuständigen Mitarbeiter möglich Zusammenführen aller Informationen unabhängig von Zeit und Ort Bereitstellung stets aktueller Informationen als Grundlage für sichere Investitionsentscheidungen Wir hatten zu Beginn von den beiden Aufgaben „Immobilienerfassung und –bewertung“ sowie der „Immobilienbewirtschaftung“ gesprochen. Zunächst zur Frage, wie online-fähige Datenbanksysteme die Bestandserfassung und –verwaltung erleichtern. Sind alle Gebäudeinformationen und andere damit verbundene Daten (Telefonie, ERP-Daten, o.ä.) in einer zentralen Datenbank und ist diese online-fähig im Intra-/internet verfügbar, so ist ... Gewährleistet. z.B. baubegleitende Dokumentation bei RED BULL

12 Unterstützung durch datenbankgestützte Informationssysteme bei der Prozessoptimierung
- Flächen-/ Mietmanagement Instandhaltung / Störmeldung - Reinigung Brandschutz Nebenkostenberechnung Der zweite Aspekt, der zu Beginn angesprochen wurde, war die Frage der Immobilienbewirtschaft, also die Gestaltung aller FM-Prozesse. Durch die Schaffung einer einheitlichen Informationsbasis, die ämterübergreifend zur Verfügung steht, ist es möglich, wesentliche Prozesse der Bewirtschaftung ganz neu zu gestalten. Denn Prozessgestaltung ist immer an Kommunikation vieler Beteiligter über Informationen gebunden. Alle Beteiligte kommunizieren dank der FM-Lösung über die gleichen, redundanzfrei gehaltenen Informationen auf einer einheitlichen Kommunikationsplattform. Hinzu kommt, dass die Prozesse in ihren Teilschritten lückenlos in der Datenbank dokumentiert werden, d.h ein Controlling (techn.) jederzeit, auch prozessbegleitend transparent und gesichert möglich ist. Was die Prozesse angeht, so gibt es einige wesentliche Aufgaben des Betreibers, die hier genannt werden sollen: ...

13 Informationsmanagement / Prozesse
- Umzugs-/ Belegungsmanagement Gebäudeautomation - Energiemanagement u.a.

14 Die Stärken eines CAFM-Systems
Planung (technisch und operativ) Spezielle Ausrichtung auf planerische und operative Belange der Immobilienbewirtschaftung Variantenplanung für die Sicht auf mögliche zukünftige Zustände Verknüpfung von Alphanumerik und Grafik für eine umfassende Sicht auf alle infra- strukturell relevanten Informationen Prozesskommunikation Hohe Verfügbarkeit (Online-Basis) und einfachste Bedienung sichern hohe ämter- und aufgabenübergreifende Akzeptanz Einbindung aller Beteiligten in die Bestandspflege und Prozesskommunikation Abbildung aller unterschiedlichen Sichten (Technik, Nutzer, Amtsleitung, Überwachung) Möglichkeit der Kopplung an beliebige IT-Systeme (ERP, GLT, Personal, ...) Spricht man von IT-Systemen im Zusammenhang mit Facility Management, so muss auch die Frage nach dem Verhältnis von ERP-Systemen (z.B. SAP) und einem speziellen CAFM-System berührt werden. (ERP-Enterprise Ressource Planning) Grund dafür ist, dass es zwischen beiden Systemen Schnittmengen gibt, die nicht selten dazu führen, eine, aus unserer Sicht nicht sinnvolle, Konkurrenzkonstellation darzustellen. Dies ist nicht sinnvoll, weil beide Systeme ihrer spezifischen Stärken und Schwächen haben, die sich gegenseitig ergänzen. Ein ERP-System beherrscht den gesamten Part der kaufmännischen Abwicklung von Prozessen in Vollendung. Hier ein CAFM-System ins Feld führen zu wollen, wäre sicher in keiner Weise angebracht. Das CAFM-System wiederum hat seine Stärken in der Vorbereitung planerischer Aspekte (hinsichtlich infrastruktureller und technischer Aufgaben). Exemplarisch hierfür ist die Fähigkeit der Variantenplanungen (etwa bei Umzügen oder Flächennutzungsstrategien) zu nennen. Darüber hinaus trägt die einfache, beinahe intuitive Bedienbarkeit des Systems, die Verknüpfung mit der Grafik und vor allem die hohe Verfügbarkeit (keine SW-Installation beim Client) dazu bei, dass sich auch nicht ERP-geschultes Personal (das i.d.R. für die org.-techn. Prozessabwicklung zuständig ist) in die Datenpflege und –nutzung eingebunden ist. Unser Konzept sieht stets so aus, dass... Bestandsdokumentation

15 ERP (z.B. SAP) Stammdaten Grafik Kaufmännische Abwicklung
Techn. /Infrastrukt. Informationen Prozessabbildung / -kontrolle Prozessabbildung / -kontrolle Variantenplanung (z.B. Umzug, Flächennutzung, ...) Wir den Einzelprozess betrachtend klar, wer an welcher Stelle im Prozess welches Informationsbedürfnis hat und welche Daten pflegen muss. Dementsprechend definieren wir Schnittstellen, Punkte der Statusübergabe, Benachrichtigungsschlüssel. Grundsätzlich kann man sagen, dass in einem ERP-System i.d.R. sämtliche kaufmännischen Stammdaten gepflegt werden, in einem CAFM-System die Daten der Gebäudestruktur sowie alle übrigen infrastrukturellen und technischen Daten vorgehalten werden. Je nach Aufgabenstellung werden diese Daten in Beziehung gesetzt und über Schnittstellen wechselseitig ausgetauscht, aber im Optimalfall nicht an zwei Orten gepflegt. Schnittstelle zwischen Planungs- abteilung, operativen DLs (intern / extern), Kämmerei

16 Liegenschaften Amt A Amt B Amt C Amt D CAD Ausgangssituation
Wenden wir uns einer typischen Situation in Kommunen zu, wie sie uns in Projekten begegnet ist: Da gibt es verschiedene Ämter, die Informationen zu der gleichen Liegenschaft vorhalten. Es sind z.T. unterschiedliche Arten von Informationen, in ganz unterschiedlichen Datenformaten und im schwierigsten Fall Daten, die sich auf ein und den selben Parameter eines Gegenstandes beziehen, aber nicht übereinstimmen. Eine effiziente Prozesskommunikation und gesicherte Aussagen über die Liegenschaft lassen sich auf dieser Grundlage nur schwer realisieren. Die Beteiligten sprechen nicht die gleiche Sprache. Ausgangssituation

17 Ausgangssituation ist bestimmt von
- Nichtvorhandensein von Informationen - Redundanter Datenhaltung Informationen, die oft nicht aktuell und verifiziert sind Kommunikation über Liegenschaft und Prozesse, die ämterübergreifend nicht auf einheitlicher Basis und mit einheitlichem Informationsstand erfolgt Hoher Aufwand an Zeit (und damit Kosten) für Informationsbeschaffung und -auswertung ... Ausgangssituation

18 Notwendige Konsequenzen
- Schaffung eines einheitlichen Datenpools Ämterübergreifende Zugriffs- und Pflegemöglichkeiten - Realisierung einer hohen Verfügbarkeit stets aktueller, gesicherter Daten DATENBANK + INTER- / INTRANET Konsequenzen

19 Nutzung von ONLINE-Technologien
derzeit in Deutschland ca. 55 % (Emnid) davon etwa 75 % private Nutzung zunehmend Hinwendung zur Prozessabbildung und –steuerung in Unternehmen Privat Gewerblich z.B. Travelling Banking eCommerce Informationspool z.B. Online-Konferenz Outlook/Lotus Prozessabwickl. Recherche Internetauftritte Unternehmensweite Steuerung von Planungs-, Bewirtschaftungs-, Nutzungs- und Controllingprozessen Noch ein kurzer Einschub. Die bisherigen Ausführung haben schon erahnen lassen, was wir unter online-fähiger Prozessgestaltung verstehen. Online-Fähigkeit ist heute ein Schlagwort geworden, unter dem allerdings je nach Personenkreis stets etwa anders verstanden wird. Online-Fähigkeit, also die Nutzung von Inter-/Intranet- und Funktechnologien, ist für uns in gewisser Weise schon längst zur alltäglichen Realität geworden. Wir kaufen über das Internet ein, bestellen Veranstaltungstickets, wickeln Bankgeschäfte ab, recherchieren Informationen, betreiben WEB-Sites für Werbezwecke, schreiben Mails. Wenn man einmal in sich geht und sich klar macht, wie sich das eigene Kommunikationsverhalten durch die Nutzung derartiger Technologien in den letzten Jahren verändert hat, so werden die meisten von gravierenden Veränderungen sprechen und einer ganz neuen Form mit Informationen umzugehen und sie zu nutzen. Studien zeigen allerdings,, dass sich die Nutzung von Intranet/Internet vorwiegend auf den Customer Relationship Sektor im weitesten Sinne beschränkt, die unternehmensweite Online-Steuerung von Bewirtschaftungs-,Nutzungs- und Controllingprozessen rund um ein Produkt oder eine Immobilie allerdings ist noch relativ wenig verbreitet, obgleich die bereits laufenden Projekte zeigen, welch immenses Einspar- und Optimierungspotenzial hier ausgeschöpft werden kann. Gravierende Veränderung des Kommunikationsverhaltens Die Welt geht ONLINE

20 Komponenten eines Prozesses:
Beteiligte / Betroffene Zuständigkeiten Termine / Fristen Abhängigkeiten Online-Prozessgestaltung schafft unternehmensweit eine jederzeit nachvollziehbare und dokumentierte Kommunikation von Beteiligten über Zuständigkeiten, Termine/Fristen. Sie macht Abhängigkeiten transparent und ermöglicht so ein gesicherte Analysen und Auswertungen für ein übergeordnetes Controlling. Controlling Prozesskomponenten

21 Synergieeffekte nutzen
Am ganz konkreten Beispiel bedeutet das: (Projektkommune) Hier bestand die Herausforderung die aufgeführten Prozesse online-fähig abzubilden und die Möglichkeit zu schaffen, entsprechende workflows online darzustellen. Hierbei galt es sehr viele unterschiedliche Beteiligte verschiedener Ämter einzubinden. Sämtliche verfügbaren Daten mussten dabei im CAFM-System erfasst werden, was in einigen Fällen deren vorherige Verifizierung verlangte (unterschiedliche Werte für einen Parameter). Über den Weg der Bestandsklärung kam nun zum Vorschein, dass die Kommune bestimmte Flächen unwirtschaftlich behandelt (z.T. Leerstände, die dennoch gereinigt wurden, Anmietungen, trotz freistehender Flächen, etc.) Sämtliche aufgeführten Prozesse nutzen Informationen, die wiederum in Abhängigkeit zu einer Reihe andere Informationen stehen. Auf diese Abhängigkeit reagiert das datenbankgestützte CAFM-System, in dem eine Veränderung eines Parameters stets eine Veränderung aller daraufbezogener Parameter nach sich zieht. Ein Prozess, der sich bei händischer, und dazu noch redundanter Datenhaltung, kaum zu bewältigen ist. Zentraler Informationspool ermöglicht redundanzfreie Datenhaltung und unmittelbares Ineinandergreifen der verschiedenen Prozesse Synergieeffekte nutzen

22 Berücksichtigung unterschiedlicher Sichten
Flächen Inventar Raumstempel Brandschutzeinrichtungen Schlüssel In einem CAFM-System finden sich nun Informationen, die für alle wesentlichen Aufgaben des technischen, infrastrukurellen und teilw. Kaufmännischen FM von zentraler Bedeutung sind. Alle Informationen in einem System bedeutet prozessübergreifende Kommunikation, gemeinsame Plattform, die von allen Beteiligten genutzt werden kann, ...die von allen gepflegt wird (je nach Zuständigkeit und Aufgabenbereich), bedeutet auch- eine im Optimalfall vollständige und umfassende digitale Dokumentation seiner Liegenschaften. Alle Sichten werden in dem System gleichermaßen berücksichtigt, ohne dass der Charakter einer prozessoffenen Plattform verloren ginge. Fluchtwege Reinigung Mietsituation Kostenstellen Berücksichtigung unterschiedlicher Sichten

23 Konsequenzen neuer Org.-Formen (I)
Einsparpotenziale durch Umgestaltung von Arbeitsabläufen Parallelisierung von Arbeitsabläufen Teilweise Verlagerung der Datenpflege zum Dienstleister Als Konsequenz der Tatsache, dass sämtliche Informationen in einer Datenbank abgelegt und über eine prozessunabhängige Oberfläche zur Verfügung stehen, ergibt sich... Nutzwert von ONLINE – Technologien im Prozess

24 Konsequenzen neuer Org.-Formen (II)
Einsparpotenziale durch Permanente Prozessverfolgung und Controlling ONLINE Frühzeitiges Erkennen von Fehl- entwicklungen Schnelle Reaktion auf Fehlzustände Nutzwert von ONLINE – Technologien im Prozess

25 Konsequenzen neuer Org.-Formen (III)
Einsparpotenziale durch Optimierung von Einkaufsvorgängen Abstimmung von Nutzung und Versorgung Bedarfsfähige Prognosen durch Historien- verfolgung Hohe Entscheidungssicherheit durch gesicherte Informationsverfügbarkeit Ein Wort zur Optimierung von Einkaufsvorgängen. Das CAFM-System ist in der Lage Gebäudeübergreifende Analysen und Auswertungen zu generieren. Darüber hinaus ist es mandantenfähig. Das heißt: verschiedene Betreiber(Kommunen) haben ihre Daten auf einem gemeinsamen Server und die Möglichkeit, bestimmte Informationen z.B. für Ausschreibungen zusammenzufassen. Z.B. drei Betreiber bereiten eine gemeinsame Ausschreibung für die Reinigung vor, in dem sie jeweils ihre Reinigungsdaten einbringen. Dabei bewahren sie dennoch ihre vollständige Unabhängigkeit, da sie es sind, die ihr System in spezifischen Teilbereichen partiell öffnen. (Abstimmung Nutzung-Versorgung: z.B. Heizung /welche Flächen/Räume stehen leer;; Reinigung-Leerstände,;...) Nutzwert von ONLINE – Technologien im Prozess

26 Offene Systemarchitektur
Technologie: INIT-Systeme sind offen. Die offene Systemarchitektur erlaubt auf einfache Weise die Einbindung von Fremdsystemen und die Integration der Lösungen in die IT-Landschaft des Kunden. Dadurch sind ist die Software ausbaufähig bis zur systemintegrierenden High End Lösung. Ein weiterer wesentliches Merkmal der INIT-Technologie ist die Einbeziehung von marktetablierter Standardsoftware (MS Office, Autodesk ADT, Internet Explorer...). Dies sichert hohe Akzeptanz im Markt sowie günstige Voraussetzung in den Phasen der Einführung und Nutzung der Software. Arbeit in bestehenden SW-Umgebungen Erhöhte Akzeptanz, Systemintregration statt Systemablösung. Offene Systemarchitektur + Einbindung von Fremdsystemen

27 Datenbankhinterlegung
CAD Web Technologie: Unsere System sind von mehreren technologischen Merkmalen geprägt, von denen die Datenbankhinterlegung im Zentrum steht. Die Datenbank ist das Herzstück der Systeme. In ihr werden sämtliche Informationen redundanzfrei und logisch miteinander verknüpft abgelegt. Gleichgültig von welcher Plattform (CAD oder WEB) sie auf die Datenbank zugreifen. Diese reagiert assoziativ, d.h. sie können von CAD oder WEB-Seite das gleiche Objekt und all die dazugehörenden Informationen 1:1 ansprechen und bearbeiten. Die Informationen stehen unmittelbar für beide Seiten und jederzeit aktuell zur Verfügung. Bestand/Planung Prozesse (Instandhaltung, Energie, Sicherheit, Reinigung, Brandschutz,...) Datenbankhinterlegung

28 Vorteile WEB-Integration (I)
Vernetzung und Steuerung von Prozessen Standortunabhängige Kommunikation Stets aktueller Informationsbestand Informationstransparenz Schneller und effizienter Datenaus tausch zwischen allen Beteiligten Technologie: Für die Schaffung unternehmensweiter Kommunikationsstrukturen im FM und die Ausschöpfung der Optimierungspotentiale bei der Prozessgestaltung ist die Integration des WEB als Kommunikationsplattform von zentraler Bedeutung. Die Vorteile liegen auf der Hand ... Die Vorteile der WEB-Integration

29 Vorteile WEB-Integration (II)
Geringer Installationsaufwand (nur Server, keine Clientinstallation) Leichte Erlernbarkeit (Informationsverfügbarkeit via Internet Explorer) Hohe Verfügbarkeit (Nutzung vorhandener EDV-Infrastruktur) Die WEB-Applikationen der INIT sichern Ihnen schon in der Implementierungsphase Einspareffekte gegenüber anderen CAFM-Systemen auf dem Markt. Sie ersparen sich erheblichen Installations- und Administrationsaufwand durch die Client-Server-Struktur, Der Schulungsaufwand ist in hohem Maße geringer als bei rein CAD-basierten Systemen, hinzu kommt die nahezu intuitive Bedienbarkeit der INIT-Systeme. Die Vorteile der WEB-Integration

30 Entsprechend unserem Konzept, das auf zwei Datenplattformen basiert, haben wir CAD-basierte und web-basierte Modulbausteine entwickelt. Der Schwerpunkt (auch aus der Grafik zu erkennen) liegt jedoch heute in der web-gestützten Prozessgestaltung. Hierfür existieren i. d. R. Spezialmodule für die spezifischen Prozesseabläufe. Lösungen FM

31 WEB- Lösungen FM - Kopplung zu GLT-Systemen
Anbindung an Prozesse der Instandh. , Nebenkosten, u.a. - Energiemanagement - ONLINE Darstellung der Raumstempel - Erfassung von umlage- und nichtumlage- fähigen Kosten - beliebige Umlageschlüssel - verursachergerechte Abrechnung - Import von alphanumerischen Massendaten - Bearbeitung von Massendaten - PC Verwaltung - Software-Lizenzverwaltung - Inventur der Objektdaten - Darstellung der aktuellen Standorte - Steuerung von Umzügen - Anfrage, Beauftragung und Planung - Verwaltung brandschutztypischer Objekte - Online Dokumentation des Brandschutz- konzeptes - Darstellung gegenüber der Sach- versicherung - Erfassung von Störmeldungen - Kontrolle der Wartungszyklen - Workflow von der Meldung über Beauftragung bis zur Kostenerfassung - Erstellung von Ausschreibungsunterlagen - Ermittlung der Reinigungsflächen - Bietervergleiche - Flächen- und Objektmanagement - Basis für Prozesssteuerungen WEB- Lösungen FM

32 Bestandserfassung – Grundlage für FM

33 Alphanumerisch Vorgabe einer Excel-Struktur
Bestandserfassung Alphanumerisch Vorgabe einer Excel-Struktur Massendatenimport oder händischer Import FM-Modell (Grafische Daten) Bestandserfassung

34 Grafisch CAD CAD - Grundriss Prüfen der Layerstruktur
Bestandserfassung Grafisch Prüfen Folien zur Bestandserfassung Modell anlegen Zeichnung sichten und aufbereiten Liegenschaft anlegen Plan importieren speichern Alternativ SE Pläne Ergebnis im Web zeigen CAD Prüfen der Layerstruktur Festlegen der Zeichnungseinheit ( m) Definition des Gebäudequaders Bestandserfassung

35 ToDo fmINIT fmONLINE CAD-Daten Massendaten Bestandserfassung

36 Raumerkennung Attributierung
Bestandserfassung Gescannte Pläne (tif, jpg, ...) „Nachzeichnen“ per Hand oder autom./halbauto Vektorisieren 2D DXF-Pläne (Linien, Kreise, Bögen) Polygone einsetzen 2 D DWG-Pläne Übernahme von Polylinien 3D ADT-Modell Übernahme auf Knopf- druck Aufmessen 3D ADT-Modell Raumerkennung Attributierung fmINIT Ausgangspunkte und Vorgehen

37 fmINIT CAFM Definition - des Liegenschaftsnamens - des Gebäudenamens
Bestandserfassung CAFM Liegenschaft Definition - des Liegenschaftsnamens - des Gebäudenamens - der Anzahl der Geschosse - des Namens und Höhe der Geschosse Zuweisung der Geschosspläne (z.B. EG) fmINIT Raum-/ Objektdaten Definition von Räumen (Raumbücher) Zonen und Objekten Modellaufbau

38 Flächen- / Raummanagement

39 Flächen

40 Flächen-/Raummanagement
Erfassung beliebiger Flächen zu einem Raum (z.B. Anstrich- flächen, Fläche für Bodenbeläge, Abzugsflächen) Definition von Flächenabhängigkeiten Verknüpfung einzelnen Fläche mit beliebigen Dokumenten Freie Attributierung jeder Fläche (z.B. Flächennutzungsarten nach DIN 277 und Krankenhaus DIN , Mietflächen, Reinigungsflächen, Reinigungsintervalle, Wartungsattribute, etc.) Umfangreiche Reportfunktionen Feature

41 Instandhaltung Instandhaltung

42 Prozessabbildung Nicht geplante Maßnahmen Stammdaten
Instandhaltung Nicht geplante Maßnahmen Erfassung Auflisten Stammdaten Kosten- Gewerke stellen Fertig- meldung Arbeits- Annehmen Ausdrucken Auswerten Mitarbeiter anweisungen Dienst- leister Wartungs- Anlagen- Anlagen- Auflisten arbeiten typ instanzen Generieren Geplante Maßnahmen Prozessabbildung

43 Instandhaltung

44 fmONLINE instandhaltung
Dezentrale Erfassung Zentrale Verteilung / Controlling Differenzierung nach Eigen- und Fremdleistung Transparente Abbildung des workflow Bündelung von Arbeitsaufträgen Generierung von Wartungsreports Überwachung der Wartungszyklen Aufgabenplanung Budgetplanung Hinterlegung von Dokumenten Feature

45 Reinigung Reinigung

46 Reinigungspreise der Dienstleister Dienstleister Stammdaten
Reinigungsarten Reinigungspreise der Dienstleister Dienstleister Stammdaten Erfassung der Flächen Reinigungsarten Rauminformationen Ausgabe der Reinigungsleistungen Reinigungsintervalle Anbieter- vergleich Prozessabbildung

47 Reinigung

48 fmONLINE reinigung Spezifikation von Reinigungsarten
Reinigungsflächen / Abzugsflächen Darstellung von Reinigungsrevieren Vorgabe von Reinigungsintervallen Generierung von Ausschreibungsgrundlagen Anbietervergleich Erzeugung von Einsatzplänen Besonderheiten

49 Mietmanagement Mietmanagement Mietmanagement

50 Mieterdaten Angemietete Räume Grundlagen: Rechnung Raumdefinitionen
Mietmanagement Mieterdaten Angemietete Räume Grundlagen: Rechnung Raumdefinitionen qm DIN 277 Mtl. Sollstellungen Jahresnebenkosten Mietvertrag ERP Jahresabschluß Sollstellungen ± Umlageschlüssel Mietvertrag Rechnung Jahresabschluß Nebenkosten Prozessabbildung

51 Mietmanagement

52 Mietmanagement Online Zugriff auf Zählerstände Benchmarking
Kostenanalyse (Mieter-Umsatz- transparenz) Mieterstammdatenverwaltung Mietzonendarstellung Generierung von Verrechnungs- schlüsseln als Grundlage für die Nebenkostenabrechnung Transparente Verwaltung von Mietzeiträumen Vertragshinterlegung / Dokumentenmanagement Feature

53 Firmenneutrale Gebäudeleittechnik
GLT Firmenneutrale Gebäudeleittechnik

54 ONLINE-Steuerung via Inter-/Intranet
GLT Gebäudeautomation Gebäudebewirtschaftung Steuerung und Überwachung von technischen Anlagen. Z.B.: Sicherheitssysteme Heizungsanlagen Energie Rollläden etc. Abbildung und Steuerung von Prozessen. Z.B.: Instandhaltung Wartung Energie Mietmanagement Brandschutz Sicherheit etc. ONLINE-Steuerung via Inter-/Intranet GLT-System CAFM-System Aufgabenbereiche der Systeme

55 Prozessabbildung

56 GLT-System CAFM-System z.B. ERP-System
Übergabe von Informationen aus der GLT an das CAFM-System z.B. Zählerstände Verbräuche Funktionsparameter GLT-System CAFM-System z.B. ERP-System Einbindung von Fremdsystemen über die CAFM-Lösung Informationsfluss

57 Gebäudeleittechnik: „Controlling“
GLT Gebäudeleittechnik: „Controlling“ Einbinden von Fremdsystemen über die INIT Technologie Zählerstände Diverse Funktionsparameter GLT Gebäudemodell CAFM Kaufm. Prozesse ERP (z.B. SAP) Abfrage / Visualisierung CAFM Prozessabbildung

58 Gebäudeleittechnik: „Steuerung“
GLT Gebäudeleittechnik: „Steuerung“ Prozesse ONLINE auslösen Steuerung technischer Anlagen CAFM online Gebäudemodell CAFM Sicherheitsanlagen Heizung Energie ... . GLT Objekte EIB, LON, SPS, ... Prozessabbildung

59 GLT

60 Projektbeispiele

61 Basissysteme: fmINIT ®+ fmONLINE® , fmONLINE reinigung
Referenz KRZ_Lemgo Referenz VIVA Basissysteme: fmINIT ®+ fmONLINE® , fmONLINE reinigung Anwendungsgebiete: Flächenmanagement, Reinigungsmanagement Zusätzl. Dienstleistungen: Systemanalyse, Konzeptfindung, Bestandserfassung Beginn des Projektes: 03/2002 KRZ tritt als IT-Dienstleister auf Basis ASP gegenüber den Gemeinden auf Referenzen

62 Land Bremen Basissysteme: fmINIT ®, fmONLINE®
Anwendungsgebiete: Flächen-, Miet-, Reinigungs-, Instandhaltungsmanagement Geplant: Anbindung an die Gebäudeleittechnik Beginn des Projektes: 2003 Bereits im produktiven System erfasst ca. 1.7 Mio m² bei hervorragender Performance!! Referenzen

63 Basissysteme: fmINIT ®, fmONLINE®
Stadt Bochum Zentrale Dienste   und Gebäudemanagement Basissysteme: fmINIT ®, fmONLINE® Anwendungsgebiete: Flächen-, Miet-, Reinigungs-, Instandhaltungsmanagement Nebenkostenabrechnung Beginn des Projektes: 2004 Einbindung etlicher bestehender Fremdsysteme für spezielle Aufgabenbereiche Referenzen

64 Namhafte Referenzen sprechen für unsere Kompetenz
Land Bremen GBI Namhafte Referenzen sprechen für unsere Kompetenz

65 Namhafte Referenzen sprechen für unsere Kompetenz
Berufskolleg Namhafte Referenzen sprechen für unsere Kompetenz

66 Hinweis www.fmonline.info
Besuchen Sie uns unter: Interaktive Prozessbeispiele z.B. Flächenmanagement Instandhaltung Reinigung Brandschutz ...