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Initiate success Vortrag: Facility Management im kommunalen Bereich Dipl.-Ing. Markus Bruchhage (INIT GmbH)

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Präsentation zum Thema: "Initiate success Vortrag: Facility Management im kommunalen Bereich Dipl.-Ing. Markus Bruchhage (INIT GmbH)"—  Präsentation transkript:

1 initiate success Vortrag: Facility Management im kommunalen Bereich Dipl.-Ing. Markus Bruchhage (INIT GmbH)

2 initiate success Profil

3 initiate success Geschäftsfelder

4 initiate success Ausgewählte Themenfelder Planung Aging- management eCommerce/ Konfiguration Bewirt- schaftung Standort- management Ausgewählte Themen

5 initiate success Dienstleistungen

6 initiate success Facility Management im kommunalen Bereich

7 initiate success Neue Kommunales Finanzmanagement in der Immobilienbewirtschaftung ImmobilienbewertungImmobiliennutzung Aufnahme des Ist-Zustandes Dokumentation aller Bestands- daten und deren Veränderung Gestaltung von Prozessen Optimierung von Flächen- nutzung, Versorgung und Instandhaltung

8 initiate success Herausforderungen Herausforderungen im Zuge des NKF Erfassung und Bewertung des gesamten Immobilien – und Inventarbestandes Zusätzliche Aufwände hinsichtlich Personal und Kosten während der Umstellung auf die Doppik Schaffung transparenter Informationsstrukturen und eines leistungsfähigen Controllings

9 initiate success Herausforderungen bei Immobilienbewertung Komplette Erfassung aller Grundstücks-, Immobilien- und Inventarbestände (auch geringfügige Wirtschaftsgüter) 1.Überblick: Welche Immobilien und Flächen sind im Besitz der Kommune? 2.Überblick: In welchem Zustand befinden sie sich? 3.Nach welchen Parametern und Maßstäben ist die quantifizierbare Bewertung vorzunehmen?

10 initiate success Unterstützung durch web-basierte Informationssysteme Erfasst mit allen relevanten Attributen werden z.B.: -Flächen -Inventar -Kostenstellen -Mietverhältnisse -Verträge -Zustandsinformationen

11 initiate success Informationsmanagement / Bestand Transparenter Überblick über sämtliche vorhandenen Flächen und Wirtschaftsgüter im Rahmen der Vorgaben des NKF Auswertungen über alle in der DB abgelegten Informationen mit beliebigen Abfrageparametern auf Knopfdruck Durch Online-Fähigkeit dezentrale Pflege der Daten durch die jeweils zuständigen Mitarbeiter möglich Zusammenführen aller Informationen unabhängig von Zeit und Ort Bereitstellung stets aktueller Informationen als Grundlage für sichere Investitionsentscheidungen

12 initiate success Unterstützung durch datenbankgestützte Informationssysteme bei der Prozessoptimierung - Flächen-/ Mietmanagement - Instandhaltung / Störmeldung - Reinigung - Brandschutz -Nebenkostenberechnung

13 initiate success Informationsmanagement / Prozesse - Umzugs-/ Belegungsmanagement - Gebäudeautomation - Energiemanagement - u.a.

14 initiate success Planung (technisch und operativ) Prozesskommunikation Bestandsdokumentation Die Stärken eines CAFM-Systems Spezielle Ausrichtung auf planerische und operative Belange der Immobilienbewirtschaftung Variantenplanung für die Sicht auf mögliche zukünftige Zustände Verknüpfung von Alphanumerik und Grafik für eine umfassende Sicht auf alle infra- strukturell relevanten Informationen Hohe Verfügbarkeit (Online-Basis) und einfachste Bedienung sichern hohe ämter- und aufgabenübergreifende Akzeptanz Einbindung aller Beteiligten in die Bestandspflege und Prozesskommunikation Abbildung aller unterschiedlichen Sichten (Technik, Nutzer, Amtsleitung, Überwachung) Möglichkeit der Kopplung an beliebige IT-Systeme (ERP, GLT, Personal,...)

15 initiate success ERP (z.B. SAP) StammdatenGrafik Kaufmännische Abwicklung Prozessabbildung / -kontrolle Techn. /Infrastrukt. Informationen Prozessabbildung / -kontrolle Variantenplanung (z.B. Umzug, Flächennutzung,...) Schnittstelle zwischen Planungs- abteilung, operativen DLs (intern / extern), Kämmerei

16 initiate success Ausgangssituation Amt AAmt BAmt CAmt D CAD Liegenschaften

17 initiate success Ausgangssituation Ausgangssituation ist bestimmt von - Nichtvorhandensein von Informationen - Redundanter Datenhaltung - Informationen, die oft nicht aktuell und verifiziert sind - Kommunikation über Liegenschaft und Prozesse, die ämterübergreifend nicht auf einheitlicher Basis und mit einheitlichem Informationsstand erfolgt - Hoher Aufwand an Zeit (und damit Kosten) für Informationsbeschaffung und -auswertung

18 initiate success Notwendige Konsequenzen - Schaffung eines einheitlichen Datenpools - Ämterübergreifende Zugriffs- und Pflegemöglichkeiten - Realisierung einer hohen Verfügbarkeit stets aktueller, gesicherter Daten Konsequenzen DATENBANK + INTER- / INTRANET

19 initiate success Nutzung von ONLINE-Technologien derzeit in Deutschland ca. 55 % (Emnid) davon etwa 75 % private Nutzung zunehmend Hinwendung zur Prozessabbildung und –steuerung in Unternehmen z.B. Travelling Banking eCommerce Informationspool Unternehmensweite Steuerung von Planungs-, Bewirtschaftungs-, Nutzungs- und Controllingprozessen Gravierende Veränderung des Kommunikationsverhaltens z.B. Online-Konferenz Outlook/Lotus Prozessabwickl. Recherche Internetauftritte PrivatGewerblich Die Welt geht ONLINE

20 initiate success Komponenten eines Prozesses: Beteiligte / Betroffene Zuständigkeiten Abhängigkeiten Controlling Prozesskomponenten Termine / Fristen

21 initiate success Zentraler Informationspool ermöglicht redundanzfreie Datenhaltung und unmittelbares Ineinandergreifen der verschiedenen Prozesse Synergieeffekte nutzen

22 initiate success RaumstempelFlächenInventarBrandschutzeinrichtungenSchlüssel Fluchtwege Reinigung Mietsituation Kostenstellen Berücksichtigung unterschiedlicher Sichten

23 initiate success Einsparpotenziale durch Konsequenzen neuer Org.-Formen (I) Umgestaltung von Arbeitsabläufen Parallelisierung von Arbeitsabläufen Teilweise Verlagerung der Datenpflege zum Dienstleister Nutzwert von ONLINE – Technologien im Prozess

24 initiate success Konsequenzen neuer Org.-Formen (II) Einsparpotenziale durch Permanente Prozessverfolgung und Controlling ONLINE Frühzeitiges Erkennen von Fehl- entwicklungen Schnelle Reaktion auf Fehlzustände Nutzwert von ONLINE – Technologien im Prozess

25 initiate success Einsparpotenziale durch Optimierung von Einkaufsvorgängen Abstimmung von Nutzung und Versorgung Bedarfsfähige Prognosen durch Historien- verfolgung Hohe Entscheidungssicherheit durch gesicherte Informationsverfügbarkeit Konsequenzen neuer Org.-Formen (III) Nutzwert von ONLINE – Technologien im Prozess

26 initiate success Offene Systemarchitektur + Einbindung von Fremdsystemen Offene Systemarchitektur

27 initiate success Bestand/PlanungProzesse (Instandhaltung, Energie, Sicherheit, Reinigung, Brandschutz,...) Datenbankhinterlegung CADWeb

28 initiate success Die Vorteile der WEB-Integration Vorteile WEB-Integration (I) Vernetzung und Steuerung von Prozessen Standortunabhängige Kommunikation Stets aktueller Informationsbestand Informationstransparenz Schneller und effizienter Datenaus- tausch zwischen allen Beteiligten

29 initiate success Geringer Installationsaufwand (nur Server, keine Clientinstallation) Leichte Erlernbarkeit (Informationsverfügbarkeit via Internet Explorer) Hohe Verfügbarkeit (Nutzung vorhandener EDV-Infrastruktur) Die Vorteile der WEB-Integration Vorteile WEB-Integration (II)

30 initiate success Lösungen FM

31 initiate success WEB- Lösungen FM - Inventur der Objektdaten - Darstellung der aktuellen Standorte - Erfassung von Störmeldungen - Kontrolle der Wartungszyklen - Workflow von der Meldung über Beauftragung bis zur Kostenerfassung - Verwaltung brandschutztypischer Objekte - Online Dokumentation des Brandschutz- konzeptes - Darstellung gegenüber der Sach- versicherung - Import von alphanumerischen Massendaten - Bearbeitung von Massendaten - Erstellung von Ausschreibungsunterlagen - Ermittlung der Reinigungsflächen - Bietervergleiche - Steuerung von Umzügen - Anfrage, Beauftragung und Planung - Erfassung von umlage- und nichtumlage- fähigen Kosten - beliebige Umlageschlüssel - verursachergerechte Abrechnung - ONLINE Darstellung der Raumstempel - PC Verwaltung - Software-Lizenzverwaltung - Kopplung zu GLT-Systemen -Anbindung an Prozesse der Instandh., Nebenkosten, u.a. - Energiemanagement - Flächen- und Objektmanagement - Basis für Prozesssteuerungen

32 initiate success Bestandserfassung – Grundlage für FM Bestandserfassung

33 initiate success Bestandserfassung Alphanumerisch Vorgabe einer Excel-Struktur Massendatenimport oder händischer Import FM-Modell(Grafische Daten) Bestandserfassung

34 initiate success Bestandserfassung CAD - Grundriss Prüfen der Layerstruktur Festlegen der Zeichnungseinheit ( m) Definition des Gebäudequaders CADCAD Prüfen Grafisch Bestandserfassung

35 initiate success Bestandserfassung fmINIT fmONLINE CAD-DatenMassendaten ToDo Bestandserfassung

36 initiate success 2D DXF-Pläne (Linien, Kreise, Bögen) Polygone einsetzen 2 D DWG-Pläne Übernahme von Polylinien 3D ADT-Modell Übernahme auf Knopf- druck Gescannte Pläne (tif, jpg,...) Nachzeichnen per Hand oder autom./halbauto. Vektorisieren Raumerkennung Attributierung fmINIT Aufmessen 3D ADT-Modell Ausgangspunkte und Vorgehen Bestandserfassung

37 initiate success Definition - des Liegenschaftsnamens - des Gebäudenamens - der Anzahl der Geschosse - des Namens und Höhe der Geschosse Zuweisung der Geschosspläne (z.B. EG) fmINITfmINIT Liegenschaft Definition - von Räumen (Raumbücher) - Zonen und - Objekten Raum-/ Objektdaten CAFM Bestandserfassung Modellaufbau

38 initiate success Flächen- / Raummanagement Flächen

39 initiate success Flächen

40 initiate success - Erfassung beliebiger Flächen zu einem Raum (z.B. Anstrich- flächen, Fläche für Bodenbeläge, Abzugsflächen) - Definition von Flächenabhängigkeiten - Verknüpfung einzelnen Fläche mit beliebigen Dokumenten - Freie Attributierung jeder Fläche (z.B. Flächennutzungsarten nach DIN 277 und Krankenhaus DIN 13080, Mietflächen, Reinigungsflächen, Reinigungsintervalle, Wartungsattribute, etc.) - Umfangreiche Reportfunktionen Flächen-/Raummanagement Flächen Feature

41 initiate success Instandhaltung

42 initiate success Stammdaten Geplante Maßnahmen Nicht geplante Maßnahmen Wartungs- arbeiten Anlagen- typ Anlagen- instanzen Auflisten Generieren Ausdrucken ErfassungAuflisten Annehmen Auswerten Gewerke Mitarbeiter Dienst- leister Kosten- stellen Arbeits- anweisungen Fertig- meldung Prozessabbildung Instandhaltung

43 initiate success Instandhaltung

44 initiate success - Dezentrale Erfassung - Zentrale Verteilung / Controlling - Differenzierung nach Eigen- und Fremdleistung - Transparente Abbildung des workflow - Bündelung von Arbeitsaufträgen - Generierung von Wartungsreports - Überwachung der Wartungszyklen - Aufgabenplanung - Budgetplanung - Hinterlegung von Dokumenten Feature fmONLINE instandhaltung Instandhaltung

45 initiate success Reinigung

46 initiate success Erfassung der Flächen Reinigungsarten Reinigungsintervalle Ausgabe der Reinigungsleistungen Rauminformationen Anbieter- vergleich Prozessabbildung Reinigungsarten Reinigungspreise der Dienstleister Dienstleister Stammdaten Reinigung

47 initiate success Reinigung

48 initiate success - Reinigungsflächen / Abzugsflächen - Vorgabe von Reinigungsintervallen - Generierung von Ausschreibungsgrundlagen - Spezifikation von Reinigungsarten Besonderheiten fmONLINE reinigung - Darstellung von Reinigungsrevieren - Anbietervergleich - Erzeugung von Einsatzplänen Reinigung

49 initiate success Mietmanagement

50 initiate success Raumdefinitionen qm DIN 277 Jahresnebenkosten Umlageschlüssel Mietvertrag Mieterdaten Angemietete Räume Mtl. Sollstellungen Jahresabschluß Sollstellungen ± Rechnung ERP Jahresabschluß Nebenkosten MietvertragRechnung Grundlagen: Prozessabbildung Mietmanagement

51 initiate success Mietmanagement

52 initiate success Mietmanagement Feature Mietmanagement - Online Zugriff auf Zählerstände - Benchmarking - Kostenanalyse (Mieter-Umsatz- transparenz) - Mieterstammdatenverwaltung - Mietzonendarstellung - Generierung von Verrechnungs- schlüsseln als Grundlage für die Nebenkostenabrechnung - Transparente Verwaltung von Mietzeiträumen - Vertragshinterlegung / Dokumentenmanagement - Nebenkostenabrechnung

53 initiate success GLT Firmenneutrale Gebäudeleittechnik

54 initiate success Gebäudeautomation Steuerung und Überwachung von technischen Anlagen. Z.B.: Sicherheitssysteme Heizungsanlagen Energie Rollläden etc. GLT-System ONLINE-Steuerung via Inter-/Intranet CAFM-System Gebäudebewirtschaftung Abbildung und Steuerung von Prozessen. Z.B.: Instandhaltung Wartung Energie Mietmanagement Brandschutz Sicherheit etc. GLT Aufgabenbereiche der Systeme

55 initiate success Prozessabbildung

56 initiate success GLT-SystemCAFM-System z.B. Zählerstände Verbräuche Funktionsparameter... Übergabe von Informationen aus der GLT an das CAFM-System z.B. ERP-System Einbindung von Fremdsystemen über die CAFM-Lösung GLT Informationsfluss

57 initiate success Zählerstände Diverse Funktionsparameter GLT Gebäudemodell CAFM Kaufm. Prozesse ERP (z.B. SAP) Abfrage / Visualisierung CAFM Gebäudeleittechnik: Controlling Einbinden von Fremdsystemen über die INIT Technologie Prozessabbildung GLT

58 initiate success Objekte EIB, LON, SPS,... Sicherheitsanlagen Heizung Energie.... GLT Gebäudemodell CAFM Steuerung technischer Anlagen CAFM online Gebäudeleittechnik: Steuerung Prozesse ONLINE auslösen Prozessabbildung GLT

59 initiate success GLT

60 initiate success Projektbeispiele

61 initiate success Referenz KRZ_LemgoReferenz VIVA Referenzen Basissysteme: fmINIT ® + fmONLINE ®, fmONLINE reinigung Anwendungsgebiete:Flächenmanagement, Reinigungsmanagement Zusätzl. Dienstleistungen:Systemanalyse, Konzeptfindung, Bestandserfassung Beginn des Projektes:03/2002 KRZ tritt als IT-Dienstleister auf Basis ASP gegenüber den Gemeinden auf

62 initiate success Basissysteme: fmINIT ®, fmONLINE ® Anwendungsgebiete:Flächen-, Miet-, Reinigungs-, Instandhaltungsmanagement Geplant: Anbindung an die Gebäudeleittechnik Beginn des Projektes:2003 Bereits im produktiven System erfasst ca. 1.7 Mio m² bei hervorragender Performance!! Land Bremen Referenzen Land Bremen

63 initiate success Basissysteme: fmINIT ®, fmONLINE ® Anwendungsgebiete:Flächen-, Miet-, Reinigungs-, Instandhaltungsmanagement Nebenkostenabrechnung Beginn des Projektes:2004 Einbindung etlicher bestehender Fremdsysteme für spezielle Aufgabenbereiche Stadt Bochum Referenzen Zentrale Dienste und Gebäudemanagement

64 initiate success Namhafte Referenzen sprechen für unsere Kompetenz Land Bremen GBI Referenzen

65 initiate success Berufskolleg Namhafte Referenzen sprechen für unsere Kompetenz

66 initiate success Interaktive Prozessbeispiele z.B. Flächenmanagement Instandhaltung Reinigung Brandschutz... Besuchen Sie uns unter: Hinweis


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