Archivierungskonzepte in DMS und ERPS (SAP) Archivierungskonzepte in DMS und ERPS (SAP)

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1 Archivierungskonzepte in DMS und ERPS (SAP) Archivierungskonzepte in DMS und ERPS (SAP)

2 Inhalt 1.Motivation 2.Definitionen 3.Archivierung in DMS / ERPS 4.Archivierung am Beispiel SAP R/3 5.Ausblick

3 Inhalt 1.Motivation 1.Betriebswirtschaftliche Gründe 2.Rechtliche Gründe 3.Technische Gründe 2.Definitionen 3.Archivierung in DMS / ERPS 4.Archivierung am Beispiel SAP R/3 5.Ausblick

4 Motivation – Warum DM & Archivierung Erstellung eines Dokuments kostet 1 $ Editieren, Sichern, Übertragen, Archivieren, Löschen 60-80 $ Ablegen, Suchen, Weiterleiten 20% (d. Arbeitszeit) Zugriffszeiten Papierarchive 4 h–4 Tage Quelle: AIIM Inernational

5 Motivation – Warum DM & Archivierung Data Mining "Data Mining ist ein Prozeß, der aus einer Datenmenge implizit vorhandene, aber bisher unentdeckte, nützliche Informationen extrahiert." [Mertens] "Data Mining ist ein Prozeß, der aus einer Datenmenge implizit vorhandene, aber bisher unentdeckte, nützliche Informationen extrahiert." [Mertens]

6 Motivation – Warum DM & Archivierung „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ (GDPdU) Handelsgesetzbuch § 257, § 261 Abgabenordnung Bürgerliches Gesetzbuch Zivilprozessordnung

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8 Motivation – Warum DM & Archivierung Performanceprobleme in Onlinedaten- banken? Daten vermeiden Daten vermeiden Hardwareausbau Hardwareausbau Daten löschen Daten löschen Daten archivieren Daten archivieren => nur Datenarchivierung ist auf längere Sicht sinnvoll! Sicht sinnvoll!

9 Inhalt 1.Motivation 2.Definitionen 1.CI vs. NCI 2.DMS vs. el. Archiv 3.Archivierung in DMS / ERPS 4.Archivierung am Beispiel SAP R/3 5.Ausblick

10 Definitionen – CI vs. NCI Coded Information (CI) kodierte Form kodierte Form einfach vom Rechner zu Verarbeiten einfach vom Rechner zu Verarbeiten Daten aus Anwendungssystemen Daten aus Anwendungssystemen Non Coded Information (NCI) nicht kodiert, nicht kodiert, d.h. nicht direkt auf Informationen zugreifbar Briefe, Bilder, Audio, Video Briefe, Bilder, Audio, Video

11 Definitionen – DMS vs. el. Archiv elektronische Archive dienen der langfristigen, datenbankbasierten Speicherung, Verwaltung und Bereitstellung dienen der langfristigen, datenbankbasierten Speicherung, Verwaltung und Bereitstellung zuerst Archivierung gescannter Objekte (Imaging) später: Bearbeitung und Verteilung beide Systeme wurden zusammengelegt zunehmend Workflowunterstützung

12 Definitionen – DMS vs. el. Archiv (2) Merkmal El. Archivierung DM Objekt Papier / COLD Datei KodierungNCICI Erfassung Scanning / COLD Import aus Anwendung Formate TIF, JPG, ASCII, usw. Office Menge 100.000 – 1.000.000 1.000 – 100.000 Zeitraum 10-30 Jahre einige Jahre Versionen meist eine mehrere bis viele Änderungs- häufigkeit meist null mittel bis hoch [Angershausen]

13 Definitionen – DMS vs. el. Archiv (3) Quelle: [Kampffmeyer]

14 Inhalt 1.Motivation 2.Definitionen 3.Archivierung in DMS / ERPS 1.Speichermedien 2.Anforderungen 3.Archivierung von CI / NCI 4.COLD 5.Löschen 6.Migration - Emulation 4.Archivierung am Beispiel SAP R/3

15 Archivierung - Speichermedien magnetische Speicher / Festplatten für DM ohne Archivierung für DM ohne Archivierung für Cache-Speicher für Cache-SpeicherMagnetbänder optische Speicher WORM (Jukebox) WORM (Jukebox) CD CD DVD DVDMikrofisch

16 Archivierung - Kategorien Online Speicherung auf Festplatten Speicherung auf FestplattenNearline Jukeboxes und Autoloader Jukeboxes und Autoloader optische / magn. Medien optische / magn. MedienOffline Disks und Bänder Disks und Bänder

17 Archivierung – Allg. Anforderungen sichere Aufbewahrung über lange Zeit Revisionssicherheit sicher vor unberechtigtem Zugriff Komprimierung ist möglich problemloser Wechsel von Hard- und Software muss möglich sein

18 Archivierung Trennung von Dokumenten und Metadaten eine Indexdatenbank (RDBMS) prinzipiell kein Unterschied zwischen CI, NCI, COLD-Dokumenten Zwischenspeicherung in Cache möglich

19 Archivierung [Kampffmeyer]

20 Archivierung – Besonderheiten NCI Ursprünglich Hauptaufgabe el. Archi- vierung war Speicherung von Faksimiles [Kampffmeyer]

21 Archivierung – Besonderheiten COLD COLD = Computer Output to Laser Disk für ausgehenden Massenschriftverkehr Drucker-Spoolfile wird archiviert Extraktion der Daten Extraktion der Daten Transformation Transformation Zerlegung Zerlegung Indizierung Indizierung Problem der Indizierung

22 Archivierung – Trennung Inhalt-Layout Nettodaten werden gespeichert Zuordnung zu Formularen Vorteil: Speicherplatzersparnis Versionierung nötig

23 Archivierung – Trennung Inhalt-Layout 2 [Kampffmeyer]

24 Archivierung - Löschen unproblematisch, wenn Dokumente noch nicht auf WORM Medien sonst, Entfernen des Datenbankeintrags somit ist eine Rückgängigmachung möglich

25 Migration - Emulation Migration: fortwährende Übertragung der Dokumente auf aktuelle Systeme fortwährende Übertragung der Dokumente auf aktuelle Systeme Migration durch Wechsel des Datenträgers Migration durch Wechsel des Datenträgers Migration durch Wechsel des Formats Migration durch Wechsel des FormatsEmulation Nachbilden der Originalumgebung auf neuen Systemen Nachbilden der Originalumgebung auf neuen Systemen Erhalt der Originalabspielumgebungen

26 Inhalt 1.Motivation 2.Definitionen 3.Archivierung in DMS / ERPS 4.Archivierung am Beispiel SAP R/3 1.Ablauf der SAP Archivierung 2.ArchiveLink 5.Ausblick

27 SAP Archivierung einzige Methode um Daten zu entfernen soll Größe und Performance der DB kontrollierbar machen nur Daten aus abgeschlossenen Geschäftsvorfällen im Mittelpunkt stehen Datenobjekte

28 SAP Archivierung synchrone vs. asynchrone Archivierung direkte Archivierung oder Hintergrundprozess direkte Archivierung oder Hintergrundprozess datenbankbasiert vs. datenbankintegriert Funktionalität aufgesetzt oder integriert Funktionalität aufgesetzt oder integriert => Bei der SAP handelt es sich um asyn- chrone, datenbankbasierte Archivierung!

29 SAP Archivierung - Ablauf 3 Schritte: Erzeugen einer Archivdatei Erzeugen einer Archivdatei Ausführen des Löschprogramms in der Datenbank Ausführen des Löschprogramms in der Datenbank Ablage der Archivdateien Ablage der Archivdateien Grundlage bilden Archivierungsobjekte betriebswirtschaftlich zusammengehörende Daten aus unterschiedlichen Tabellen betriebswirtschaftlich zusammengehörende Daten aus unterschiedlichen Tabellen

30 SAP Archivierung – 1. Schritt Erzeugen einer Archivdatei Archivierungsprogramm liest Daten Archivierungsprogramm liest Daten Prüfung der Daten Prüfung der Daten Erzeugen der Archivdateien Erzeugen der Archivdateien dabei Komprimierung dabei Komprimierung

31 SAP Archivierung – 2. Schritt Ausführen des Löschprogramms in der Datenbank erzeugte Archivdateien werden gelesen erzeugte Archivdateien werden gelesen wenn erfolgreich werden die Daten in der DB gelöscht wenn erfolgreich werden die Daten in der DB gelöscht => hohe Datensicherheit

32 SAP Archivierung – 3. Schritt Ablage der Archivdateien optional optional Übergabe der Dateien an externe Speichersysteme Übergabe der Dateien an externe Speichersysteme Identifizierung über Referenzschlüssel Identifizierung über Referenzschlüssel erfolgt über die ArchiveLink - Schnittstelle erfolgt über die ArchiveLink - Schnittstelle

33 SAP Archivierung – ArchiveLink Kommunikationsschnittstelle zwischen Anwendungen beinhaltet Schnittstellen Schnittstellen Ablagefunktionen Ablagefunktionen Recherchefunktionen Recherchefunktionen Anzeigefunktionen Anzeigefunktionen

34 SAP Archivierung – ArchiveLink (2)

35 SAP Archivierung - Rückladen ist in der Regel nicht notwendig historische Daten Gefahr von Inkonsistenzen Archivierungsobjekt besitzt Rückladeprogramm