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Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden 2009 www.viewegteubner.de © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen.

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1 Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags ECM – Enterprise Content Management Konzepte und Techniken rund um Dokumente 2009 / 1. Auflage Kapitel 1 / Enterprise Content Management

2 Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags Enterprise Content Management Technologien und Methoden zur Erfassung, Verwaltung, Bereitstellung, Speicherung und Archivierung von Informationen der Geschäftsprozesse eines Unternehmens Ziel und Zweck ist es, Informationen schnell und sicher zu finden, zu verwalten und zu archivieren, unabhängig von Ort und Format der Informationen.

3 Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags AIIM Definition Enterprise Content Management is the technologies, tools, and methods used to capture, manage, store, preserve, and deliver content across an enterprise

4 Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags Funktionseinheiten Enterprise Content Management CaptureManageDeliverPreserveStore

5 Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags Wo stehen wir heute? Content Anwendungen Business Anwendungen DMS & Archiv File Server Relationale Datenbank ERP FI / HRM SCMCRM Kommunikation intern/extern? Durchgängige Geschäftsfallverfolgung? Hohe Ablage- und Suchzeiten Häufige Datenredundanzen Medienbrüche Rechtssicherheit und –konformität? Überquellende File- und Mail- Server Keine Workflowprozesse Quelle: Solitas

6 Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags Enterprise Content Management File Server DMS & Archiv File Server Business Anwendungen Relationale Datenbank ERP FI / HRM SCMCRM Ziel - ECM File- und Mailserver sind elektronische Archive Diese sind ohne Hilfsmittel nicht kontrollierbar Papier Quelle: Solitas

7 Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags Nutzen - ECM Zusammenführung der geschäftsfallrelevanten Informationen ( , Office, Papier, Content) Erhöhte Auskunftsbereitschaft Bildung von Kunden- und Auftragsakten Zusatzanwendungen wie Vertragsmanagement, Pressearchiv, Qualitätsmanagement Reduktion der Arbeitszeit für Ablage und Recherche Kosteneinsparungen des elektronischen Archivs gegenüber Papier

8 Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags Nutzen – ECM cont. Revisionssichere Archivierung der relevanten Informationen Standortunabhängiger, schneller Zugriff auf die Informationen über Web- Technologie und Portalanwendungen. Auch problemlos für Kunden, Lieferanten und Partner zugänglich (Berechtigungssysteme). sicherer elektronischer Austausch von Dokumenten

9 Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags ECM – Integration un- und strukturierter Information

10 Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags ECM-Funktionen Capture: Erstellung, Erfassung und Aufbereitung von analogen und digitalen Informationen = Input-Management Manage: Verwaltung, Wiederauffinden und Berechtigungsprüfung von Dokumenten Deliver: Präsentation von Inhalten – Portale, COLD-Technologie, eBooks = Output-Management Store: temporäre Speicherung von Informationen, die nicht archivierungswürdig sind Preserve: Langzeitarchivierung

11 Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags AIIM-Modell Quelle: AIIM

12 Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags ECM - Einordnung Quelle: Schiliro, Pandacom

13 Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags ECM-Haus Quelle: AIIM nach Kampffmeyer

14 Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags ECM-Haus - Prozesssicht Quelle: Deutsche Marketing Consulting

15 Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags 1. Erfassung (Capture) - Übersicht Quelle: Kampffmeyer

16 Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags 1. Erfassung (Capture) Manuell erzeugte/gescannte Informationen: papiergebundene Schriftstücke Maschinell erzeugte/automatisch erfasste Informationen: durch Anwendungen erstellte Dateien EDI-Dateien: Austausch von Geschäftsdaten XML-Dateien: Austausch standardisierter Informationen Formulare Vordruckerfassung: Überweisungsträger Erfassung von Web-Formularen

17 Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags Erfassung (Capture) cont. COLD (Computer Output on Laser Disk): Druckdateien, Berichte oder Listen lassen sich mit dieser Technologie in ein Archiv überführen. Dazu werden die Druckdaten in Einzeldokumente zerlegt und in ein Zielformat, z.B. TIFF oder PDF umgewandelt.

18 Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags Bearbeitungstechniken Erkennungstechnologien Optical Character Recognition (OCR) Handprint Character Recognition (HCR) Intelligent Character Recognition (ICR) Mustererkennung Barcode Bildbearbeitung Inhaltliche Erschließung Manuelle Indexierung Automatische Indexierung Automatische Klassifikation

19 Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags 2. Manage Bearbeitung, Verwaltung und Nutzung der Information durch unterschiedliche Teilsysteme: Dokumentenmanagement Workflow Records Management Collaboration Web Content Management Kern der ECM-Idee

20 Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags Manage-Funktionen

21 Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags Dokumentenmanagement Idee: Organisation und Koordination der Entwicklung, Überarbeitung, Überwachung und Verteilung von Dokumenten aller Art über ihren gesamten Lebenszyklus von ihrer Entstehung bis zu ihrer Vernichtung. Ziel: Kontroll-, Steuerungs- und Weiterleitungsfunktionen machen Arbeitsabläufe transparent

22 Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags Dokumentenmanagement-Funktionen Check-In/Check-Out: Sicherstellung eines konsistenten Dokumentenbestandes Versionskontrolle von Dokumenten: Herstellung von unterschiedlichen Bearbeitungsständen eines Dokumentes Suchmechanismen: Volltextsuche bis strukturierte Suche Zugriffskontrolle: Zugriff nur für berechtigte Benutzer

23 Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags Records Management Methoden, Verfahren und Anwendungen zur Verwaltung, Erschließung, Sicherung und Löschung elektronischen Schriftgutes

24 Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags Records Management-Funktionen Abbildung von Aktenplänen Thesaurus- oder wortschatzgestützte eindeutige Indizierung von Dokumenten Verwaltung von Aufbewahrungs- und Vernichtungsfristen

25 Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags Collaboration Idee: Computerunterstützung gruppenorientierter Arbeitsabläufe. Ziel: koordinierter Austausch gruppenbezogener Information und ihre kooperative Bearbeitung

26 Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags Collaborations-Funktionen Der Collaborationsgedanke integriert unterschiedliche Personen und Funktionsträger zu Teams Zusammenarbeit entsteht in der Interaktion zwischen Personen, die unterschiedliche Formen und Ausprägungen zwischen den Beteiligten annehmen kann. Die Grundlage bilden: Kooperation Kommunikation Koordination Anwendungen differenzieren sich nach einem Raum-/Zeitkriterium in Videokonferenzing, gemeinsames Editieren oder Whiteboards

27 Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags Web Content Management Idee: verwaltet die logische Einheit und Konsistenz einer Website. Grundlage: das Prinzip der Trennung von Inhalt und Layout Ziel: Wiederverwendung von Content für verschiedene Informationskanäle, z.B. für PC, WAP-Handy oder PDA

28 Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags Web Content Management Funktionen Editieren und Gestalten einer Web-Präsenz Steuerung der Zugriffsberechtigungen Publikationsprozess in Sinne eines Redaktionsablaufes Konvertierung für unterschiedliche Anzeigeformate Möglichkeit der personalisierten Darstellung

29 Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags Workflow Idee: mehrere dynamische, abteilungsübergreifende aber fachlich zusammenhängende, arbeitsteilige Aktivitäten, die in logischer oder zeitlicher Abhängigkeit zueinander stehen Ziel: Automatisierung formalisierbarer und teil-formalisierbarer Vorgänge mit den Merkmalen: einzelne Vorgangsschritte sind klar gegeneinander abgegrenzt der Ablauf ist eindeutig, nach klaren Regeln definiert den beteiligten Mitarbeitern lassen sich Funktionen, Rollen und Kompetenzen zuweisen die Informationsbearbeitung- und -bereitstellung ist automatisierbar

30 Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags Workflow-Funktionen Steuerung von Ausnahmeregelungen Wiedervorlage von zeitgebundenen Dokumenten Mitzeichnungsverfahren Dokumentenweiterleitungskonzepte Statuszuordnung und Kontrolle des Ablaufs Parallele, wiederholte oder sequentielle Bearbeitung Design eines Ablaufs

31 Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags 3. Store - Übersicht

32 Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags 3. Store Temporäre Ablage von Informationen, die nicht archiviert werden Drei Komponenten werden unterschieden: Speichermedien Verwaltung der Speichermedien und –geräte Speichertechnologien

33 Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags Speichermedien Filesysteme: temporäre Zwischenablage von Dokumenten während des Erstellprozesses Datenbanken: Speicherung von Indizes und Dokumenten mit entsprechender Steuerung des Zugriffs Data Warehouse: Zusammenführung (Integration) und Verdichtung (Aggregation) von Daten aus mehreren heterogenen Quellen in einer zentralen Datenbank, um flexible und schnelle Auswertungen zu ermöglichen Content Management Systeme: Erzeugung und Ablage des Contents

34 Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags Speicherverwaltung Speichermanagement für den Online-Speicher (Daten und Dokumente im direkten Zugriff), den Nearline-Speicher (Daten und Dokumente auf einem Medium, das sich im Zugriff des Laufwerks befindet, aber erst durch einen Roboter aktiviert werden muss) und den Offline-Speicher (Daten und Dokumente auf einem Medium, das ausgelagert wurde und nicht dem automatisierten Zugriff des Systems zur Verfügung steht)

35 Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags Technologien RAID-Systeme Storage Area Networks (SAN) Network Attached Storage (NAS) Medien wie CD-R, CD-RW, DVD, WORM oder MO-Platten Massenspeicher wie DAT-Tapes

36 Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags 4. Deliver - Übersicht

37 Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags 4. Deliver Bereitstellung der Informationen aus der Manage-, Store- und Preserve- Komponente Funktionalität entspricht dem Outputmanagement: Transformations- und Konvertierungstechnologien Sicherheitskonzepte Verteilung und Publikation

38 Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags Transformation- und Konvertierung Konverter und Viewer, um einheitliche Anzeige- oder Ausgabeformate zu erzeugen Kompression und Komprimierung, um den Speicherbedarf und die Übertragungsvolumina zu reduzieren Verwendung von Standardformaten wie PDF, XML oder TIFF

39 Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags Sicherheitskonzepte Public Key Infrastructure (PKI) zur Versendung vertraulicher Informationen über unsichere Verbindungen mit einer Verwaltung von Schlüsseln und Zertifikaten Digitale Signatur: Gegenstück zur handgeschriebenen Signatur zur Feststellung der Authentizität und Verbindlichkeit des Dokumentes durch den Leser

40 Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags Verteilung und Publikation Ziel: Informationen kontrolliert und aufbereitet zur Verfügung stellen Instrumente: Internet, Intranet Portale Datenträger wie CD, DVD, USB-Stick Datenübertragung durch SMS, Unified Messaging, Handy Papier

41 Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags 5. Perserve - Übersicht Quelle: Kampffmeyer

42 Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags 5. Preserve Die Archivierung dient der langfristigen unveränderbaren, revisionssicheren Speicherung von Dokumenten Da die abgelegten Daten nicht nachträglich modifiziert werden dürfen, kommen nur bestimmte – von den Behörden akzeptierte - Medien zum Einsatz: Mikrofilm WORM CD-R Papier

43 Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags Vision: Information Lifecycle Management Strategien, Methoden und Anwendungen, um Informationen automatisch entsprechend ihrem Wert und Nutzen auf den kostengünstigsten Speichermedien bereitzustellen, zu erschließen und langfristig sicher aufzubewahren Damit ergibt sich eine Verschmelzung von Storage-, Archiv-, Content- und Dokumentenmanagementsystemen

44 Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags ECM Anwendungsumfeld – Überblick 5Cs Quelle: Schiliro, Pandacom

45 Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags Content Der Begriff Content steht für beliebige elektronische Inhalte. Er umfasst Records, Data und Metadata ebenso wie Dokumente und Webseiten. Content steht nicht mehr nur für schwach- oder unstrukturierte Informationen, sondern schließt auch strukturierte Daten, die in ECM-Lösungen verwaltet werden ein. Quelle: Kampffmeyer

46 Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags Collaboration ECM unterstützt die Prozesse der Zusammenarbeit, in dem es die benötigten Informationen kontrolliert unabhängig von Zeit und Ort bereitstellt. Sie ist damit die neue Variante von Groupware zur Unterstützung gruppenorientierter Arbeitsprozesse

47 Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags Compliance Die Einhaltung rechtlicher und regulativer Vorgaben durch die Prozesse begleitende Dokumentation, sichere Speicherung und Nachvollziehbarkeit der Transaktionen ist in allen Unternehmen und Verwaltungen unerlässlich. Zu beachten sind gesetzliche Vorgaben wie GoBS, GDPdU, Sarbanes Oxley oder Basel II

48 Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags Continuity Technologien und Methoden, um Informationen sicher aufzubewahren, bei zentraler Verwaltung auch verteilt bereit zustellen, die Nachvollziehbarkeit der Transaktionen zu sichern, Informationen vor unberechtigtem Zugriff zu schützen, sie intelligent mit Datenbanken und Suchmaschinen zu erschließen und in virtuellen elektronischen Akten zu präsentieren, Daten aus Anwendungen zu sichern und diese gezielt mit Daten und Dokumenten zu versorgen, und mit geeigneten Recovery-Werkzeugen auch im Katastrophenfall die Information wieder zur Verfügung zu stellen. Quelle: Kampffmeyer

49 Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags Cost Durch die Zusammenführung von Informationen, Unterstützung der Zusammenarbeit und der Prozesse, Vereinfachung der Administration und des Betriebes von Systemen, Verbesserungen in Arbeitsweisen und –abläufen lassen sich die Investitionen sehr schnell amortisieren. ECM bietet die notwendige Klammer, um Informationen aus unterschiedlichen Quellen zusammenzuführen und zu kontrollieren, und damit die Kosten nicht nur im Kernbereich von ECM zu verringern Quelle: Kampffmeyer

50 Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags Links Alfresco – Open Source ECM


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