Grundlagen Projektmanagement

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1 Grundlagen Projektmanagement
Inhalt: Grundlagen des Projektmanagements - Begriffsbestimmungen - Ansätze - Methoden - Instrumente - Systemdenken Durchführung: Lehrgespräch, Diskussion Ergebniserwartung: Vertrautwerden mit PM-bezogener Terminologie, Entwicklung einer grundlegenden Vorstellung von PM WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Grundlagen Projektmanagement

2 Grundlagen PM: Begriffsbestimmungen
Projekt: Vorhaben, das im wesentlichen durch Einmaligkeit der Bedingungen gekennzeichnet ist (DIN 69901), wie z.B.: Zielvorgabe zeitliche, finanzielle, personelle oder andere Begrenzung Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben projektspezifische Organisation Ein Projekt verbraucht Einsatzmittel und verursacht Kosten. Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

3 Grundlagen PM: Begriffsbestimmungen
Der Projektbegriff: In der Projektmanagement-Literatur hat sich bisher E. Dülfer am meisten mit dem Projektbegriff auseinandergesetzt. Aus zahlreichen Definitionen filterte er folgende Projektmerkmale heraus: Merkmal der aufgabenmäßigen Determinanten, Zielvorgabe Merkmal der zeitlichen Determination Merkmal der Einmaligkeit Merkmal der Neuartigkeit Merkmal der Komplexität Merkmal des aufgabenbezogenen Budgets Merkmal der rechtlich-organisatorischen Zuordnung Maddaus fügte noch zwei weitere Merkmale hinzu: Interdisziplinarität Außergewöhnlichkeit Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

4 Genereller Ablauf eines Projektes
Situationsanalyse: Analyse der eigenen und Ausgangssituation und gegebenenfalls Benchmarking durchführen. Ziele bestimmen: Hauptziele und Nebenziele (have to have, nice to have) sowie Verfahrens- und Ergebnisziele bestimmen und dokumentieren. Aktivitäten bestimmen: Was muß getan werden, um die Hauptziele zu erreichen? Aktivitäten in einer Liste sammeln und daraufhin strukturieren. Phasenmodell, Projektstrukturplan, Vorgangsliste erstellen. Einsatzmittelplanung (insbesondere Personal): Sind Personal, Räumlichkeiten, Maschinen, Roh-, Hilfs-, Betriebsstoffe und Vorprodukte in genügender Kapazität (quantitativ und qualitativ) vorhanden? Können Kapazitäten selbst gestellt werden oder müssen bzw. können gegebenfalls Lieferanten / Subkontraktoren einbezogen werden? Vorgehen anhand der Vorgangsliste. Dauern und Kosten festlegen: Wie lange wird das Vorhaben dauern und wieviel wird es kosten? Anhand der Vorgangsliste jede einzelne Aktivität bezüglich der Dauern und Kosten bewerten und Ergebnisse aggregieren zu Gesamtdauer bzw. Gesamtkosten des Projektes. Bewertung von Risiken: Können Situationen eintreten, die zum Nichterreichen der Hauptziele führen oder dieses nur durch zusätzlichen Aufwand erreichen lassen (Lieferantenausfall, Qualitätsmängel, Illiquidität des Kunden usw.)? Projektsteuerung: Überwachung der Umsetzung und Eingriff bei nicht tolerierbaren Abweichungen von der Planung (siehe Regelkreis). Change Management und Contract Management als wesentlicher Faktor (auch zur Verringerung der Nachwirkungen eigener Fehler). Evaluation: Die nachträgliche Bewertung des Projektes soll in erster Linie als Lerneffekt betrachtet werden. Was wurde falsch gemacht und was könnte wie verbessert werden? Hier entsteht eine individuell zugeschnittene Basis für künftige Projekte. Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

5 Grundlagen PM: Begriffsbestimmungen
Projektdefinition: Festlegen der Aufgabenstellung und des Durchführungsrahmens eines Projektes (DIN ). Projektmanagement: Gesamtheit der Führungsaufgaben, -organisation, -techniken und- mitteln für die Realisierung eines Projektes (DIN 69901). Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

6 Warum Projektmanagement?
Der permanente Wertschöpfungsprozess in einem Unternehmen unterliegt einer ständigen Änderung der internen und externen Bedingungen. Bestehende Strukturen müssen diesen Bedingungen angepaßt werden und dies erfordert in gewissen Zeitabständen die Durchführung von Organisationsprojekten. Zur Gewährleistung einer möglichst reibungslosen Realisierung derartiger Vorhaben ist die Anwendung von Projektmanagement ein hervorragendes Mittel. Eine standardisierte Planung des Vorhabens und genaue Überwachung des Umsetzungsprozesses mit gegebenenfalls erforderlichen Änderungen der Vorgehensweise aufgrund von wechselnden (internen und externen) Bedingen und neuen Erfahrungen stehen im Mittelpunkt der Disziplin. Nachfolgende Projektevaluationen beinhalten Erfahrungen aus dem abgeschlossenen Projekt und Verbesserungsvorschläge für folgende Projekte. Bei der Aufnahme neuer Vorhaben kann auf die dokumentierten Vorgehensweisen, Erfahrungswerte und Verbesserungsvorschläge zurückgegriffen werden. Ebenso verhält es sich mit anderen Projektarten, wie z.B. Konstruktionsprojekte von Anlagen. Insbesondere in kleinen und mittelständischen Unternehmen wird die Anwendung von Projektmanagement oft als unnötiger zusätzlicher Aufwand angesehen und somit vernachlässigt. Sicherlich ist im Vorfeld auch ein zusätzlicher Aufwand erforderlich, jedoch gewährleistet die Anwendung von Projektmanagement auf vielerlei Weise Vorteile, die durch ihren hohen Nutzen in der Regel die Aufwendung erheblich übertreffen. Generell sollte folgende Überlegung angestellt werden: “Lieber zweimal planen als einmal zu früh beginnen und später dreimal ändern.” Insgesamt sollte jedoch bei jedem Vorhaben der Planungsaufwand im Vorfeld bestimmt werden. Damit kann ein sinnvolles Verhältnis von Aufwand (Umfang) und Nutzen des Projektmanagements situativ festgelegt werden. Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

7 Projektparameter im Projektverlauf
Pl. St. Ko. Start Projekt-Ablauf Störung Übergabe Projekt-Lebensweg Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

8 Definition: „Projektmanagement“
Zielsetzung Planung Entscheidung Organisation Einwirkung Steuerung festgelegtes, bewertbares Ziel Abschlußtermin einmaliger Ablauf komplexe Struktur Budget Projektmanagement: Konzept, Methoden, Werkzeuge Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

9 Projektmanagement- Funktionen
Aufgaben-Struktur (PSP): Aufbau-Organisation: Ablauf-Organisation: Termin-Planung: Kapazitätsplanung: Kosten-Planung: Finanz-Planung: Controlling: Fortschrittsplanung: Qualitätssicherung: Was ist zu machen ? Wer macht was ? Wer arbeitet mit wem ? Wann ist was fertig ? Wieviel Ressourcen für was ? Wieviel kostet was ? Woher kommt welches Geld ? Wann wird was bezahlt ? Wer hält welches Budget und welche Termine warum nicht ein ? Was wurde erreicht, was nicht ? Was ist zusätzlich zu tun ? Welche Gesetze, Auflagen wurden wie erfüllt ? Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

10 Projektmanagement-Funktionen
Organisation Bedarfs- ermittlung Planungs- und Steuer- ungs- manage- ment Fach- manage- ment Lösungs- konzeption Projekt- steuerung Projekt- manage- ment Lösungs- entwicklung Dokumentation u. Konfigurations- überwachung Lösungs- realisierung Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

11 Ausgewählte Projektarten
Investitionsprojekte: Forschungs- und Entwicklungsprojekte: Organisationsprojekte: Bau eines Flughafens Bau einer Entsalzungsanlage Neubau einer Produktionshalle Umbau bestehender Fertigungseinrichtungen Entwicklung von Softwareprogrammen Entwicklung neuer Produkte Entwicklung eines neuen Marketingkonzeptes Vorbereitung der Olympischen Spiele Umorganisation eines Betriebes Vorbereitung der Serienfertigung eines neuen Autotyps Umsetzung einer Unternehmensstrategie Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

12 Ausgewählte Projektarten: Vergleich der Parameter
Bedingungen der Projektarten hinsichtlich der Zielgrößen Ziele Ergebnisse Termine Kosten Ressourcen Investition Forschung & Entwicklung Organisation fest variabel fest variabel variabel fest fest variabel Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

13 Hauptaufgaben des Projektmanagements
Projekt-Ziele: Definition richtiger, eindeutiger, erreichbarer und abgestimmter Ziele als Basis aller Aktivitäten Projekt-Organisation: Aufbau einer zeitlich befristeten Projektorganisation mit klarer Definition aller notwendigen Rollen, Verantwortungen und Kompetenzen. Projektablauf: Bestimmung des technisch und wirtschaftlich geeigneten Projektablaufs mit eindeutigen Zwischenergebnissen Projekt- ziele Projekt- Organisation Projekt- ablauf Projekt-Planung: Planung realistischer Kosten und Termine des Projektes, der Meilensteine und der Arbeitspakete. Projekt-Steuerung: Laufende Überwachung und rechtzeitige Steuerung der Abweichungen bei Ergebnissen Kosten und Terminen. Projekt- Planung Projekt- steuerung Führung Führung: Motivation, Engagement und Zusammenarbeit aller Betroffenen in einer geeigneten Projektkultur. Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

14 Mängelanalyse: Subjektiver Lösungsansatz
? Ziel Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

15 Das magische Dreieck im Projektmanagement
Leistung Kosten Termine Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

16 Phasenmodelle, Netzpläne, Strukturpläne
Der erste Planungsschritt: Orientierung im Phasenmodell Der zweite Planungsschritt: Projektstrukturplan Der dritte Planungsschritt: Netzplan (Aufbauplan) ... und weitere Planungsschritte folgen (aus RKW: PMF) Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

17 Grundlagen: Phasenmodelle
Eine Projektphase ist ein “zeitlicher Abschnitt eines Projektablaufs, der sachlich gegenüber anderen Abschnitten getrennt ist” (DIN 69900). Arbeitsaufwand / Einsatz Realisierung Projektphasen Zeit (aus RKW: PMF) Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

18 Meilensteine in Phasenmodellen
Wichtiger Bestandteil der Phasenmodelle sind Meilensteine. Wie auch im allgemeinen Sprachgebrauch werden darunter “Ereignisse besonderer Bedeutung” verstanden (vgl. DIN-Norm 69900). Meilensteine kennzeichnen in erster Linie das Ende einer Phase bzw. den Beginn einer neuen Phase. Sie können auch bei besonderen Ereignissen innerhalb von Phasen gesetzt werden, wobei zu beachten ist, daß diese Ereignisse immer anhand eines konkreten Ergebnisses feststellbar und kontrollierbar sein müssen. Bei dem Erreichen eines Meilensteines steht häufig auch die Entscheidung bezüglich der Fortführung der weiteren Aktivitäten an. Zu diesen Zeitpunkten wird über die Freigabe der Folgephase, die gesamte oder teilweise Wiederholung der vergangenen Phase oder sogar über den Abbruch des Projektes entschieden. Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

19 Projektstrukturpläne
Legende: TP: Teilprojekt TA: Teilaufgabe AP: Arbeitspaket : kritisch Projekt TP TA AP AP Vorgänge Ablaufplan Terminplan Vorgänge Zeit (aus RKW: PMF) Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

20 Meilensteine im Phasenmodell Typ 1 (Entwicklungsmodell)
2 Zeit Meilensteine: Freigabe der Folgephase mögliche Meilensteine: 1: erste Auswahl technischer Lösungen 2: abschließende Auswahl der technischen Lösungen PMF, Bild 10 / 2 Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

21 Unklare Projektverantwortlichkeit
Mängelanalyse: Unklare Projektverantwortlichkeit ? Projektsteuerer ? ? ? Projektkoordinator Projektleiter Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

22 Fehlende Projektmitglieder
Mängelanalyse: Fehlende Projektmitglieder Abteilung A ? Abteilung B Abteilung C Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

23 Ungenügende Problemlösungsansätze
Mängelanalyse: Ungenügende Problemlösungsansätze Probleme Entscheidung ? A B C D Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

24 Falsche Risikobewertung
Mängelanalyse: Falsche Risikobewertung Risiken Projekte A B C D y X ? DM Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

25 Mängelanalyse: Fehlende Projektstrukturierung / Projektorganisation
systematisch intuitiv Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

26 Ungenügende Problemlösungsansätze
Mängelanalyse: Ungenügende Problemlösungsansätze DM Ist abgeschlossenes Projekt Soll Zeit DM Terminverzug und Kostenüberschreitung heute laufendes Projekt Zeit Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

27 Hauptursache von PM-Problemen
Qualifikations- und Qualifizierungsdefizite Mangelhafte organisatorische Gestaltung der Arbeit Mangelhafte Zusammenarbeit bei der Realisierung Wenig Wissen über technisch-organisatischen Zusammenhang Fehlende wechselseitige Akzeptanz und Toleranz Fehlende Kompetenz zur Analyse, Problemlösung und strukturierten Bearbeitung Mangelnde Kenntnis der Aufgaben der anderen vor- und nachgelagerten Stellen und Mitarbeiter Wenig Know-how hinsichtlich der aufgabengerechten und benutzergerechten Produktgestaltung Verstärkung der speziellen Probleme von Führungskräften (Vorgesetzten): - Vorbehalte gegenüber einer anderen als der eigenen berufsspezifischen Aufgabe (technisch, kaufmännisch) Eigenverständnis als der „beste Sachbearbeiter“ Mangelnde Sozialkompetenz Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

28 Mögliche Qualifikations- und Qualifizierungsdefizite
Mangelnder Anwendungsbezug Fehlendes Know-how bezüglich EDV Nichtverwendungsfähige Methode aus der Großindustrie Vernachlässigung internationaler (z.B. europäischer) Aspekte Lediglich bruchstückhaftes Know-how über Projekte und Management Sofern PM geschult wird, kaum Verwendung aktiver Lehr- und Lernmethoden (CBT, PM-Software, Kleingruppenarbeit, praktische Fallstudien) Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

29 Qualifikations- und Qualifizierungsbedarf
Übung im PM (Vorgehensmodelle, Methoden, Werkzeuge, Koordination) Lernen, in komplexen Systemen zu denken und zu handeln Denken in vielen von einander unabhängigen Ursache-Wirkungsbeziehungen Einübung der Einbettung des Problemlösungsprozesses in die übrigen Aufgaben und Abläufe Fähigkeit, Probleme systematisch zu strukturieren Fähigkeit, den Problemlösungsprozess zu planen und zu steuern Managementerfahrung in Leistungskompetenz Andere fachübergreifenden Kompetenzen wie z.B. zur - Initiative und Selbstorganisation Gruppenarbeit und Kommunikation Moderation, Visualisierung und Präsentation Kritik und Toleranz, Konfliktbewältigung Fähigkeit, mit verschiedenen beruflichen Bereichen umzugehen Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

30 Das projektorientierte Unternehmen
Projektorientierte Unternehmen haben spezifische projektorientierte Strategien, Strukturen und Kulturen, die die erfolgreiche Führung von Projekten unterstützen. „Management by Projects“ als Strategie Das projektorientierte Unternehmen Flexible Organisations- strukturen Projekt- management- Kultur Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

31 Das strategische Dreieck nach Ohmae
Eigenes Unternehmen Projektmanagement Kunde Wettbewerber Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

32 Erfolgsfaktoren unternehmerischen Handelns
Kunden-orientierung Strategie Effizientes Führungssystem Innovation Unternehmens- erfolg Nutzung der Mitarbeiter-potentiale Strategie orientierte Organisation Informations- systeme Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

33 Projektmanagement-Organisation in objektorientiertem Umfeld
Warum Projektmanagement ? Für Vorhaben innerhalb von Unternehmen und / oder Abteilungen, die eine andere Form der Bearbeitung fordern, da alle Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen betroffen sind und daher auch beteiligt werden sollten. PL Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

34 Projektmanagement-Organisation in funktionsorientiertem Umfeld
Warum Projektmanagement ? Für die Lösung von Aufgaben und Problemen, für deren Bearbeitung die bestehenden Organisations- und Erscheinungsformen zu umständlich und schwerfällig sind, zum Finden und Entwickeln von ungewöhnlichen Lösungen. PL Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

35 Projektmanagement: Anwendungsfelder
Auftragsprojekte Verwaltung Reorganisation Marketing Förderung Joint-Venture DV-Projekte Forschung Produktinnovation Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

36 Vorteile des Projektmanagements bei Auftragsprojekten
Kundenorientierung Früherkennung von Konfliktpotentialen Beachtung der Aufgaben Klare Erfassung von Zuständen Qualitätsorientierung Termineinhaltung Effizienter Ressourceneinsatz Kosteneinhaltung Effiziente Koordination Realisierung von Synergie-Effekten (nach Patzak) Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

37 Nutzen des Projektmanagements bei Produktentwicklungsprojekten
Schnellere Projektrealisierung Ganzheitliche Lösungen Effizienter Ressourceneinsatz durch phasenorientiertes Vorgehen Termineinhaltung Kosteneinhaltung Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

38 Vorteile des Projektmanagements
bei Organisationsentwicklungs- / EDV-Projekten Interne Kundenorientierung Klare Zielformulierung Sicherung der Akzeptanz der Beteiligten Systematisches und ganzheitliches Denken (nach Patzak) Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

39 Vorteile des Projektmanagements auf Unternehmensebene
Klare Prioritätensetzung Personal- und Führungskräfteentwicklung „Neue“ Karrierechancen und Motivationen Verantwortungsübernahme durch Teams Effizienter Ressourceneinsatz Nutzung von Erfahrungen (nach Patzak) Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

40 Grundlagen Projektmanagement
Management-Ansätze Funktionaler Ansatz, Schule des klassischen Managements Erfahrungs-Ansatz, Schule des Empirismus Verhaltens-Ansatz, Schule des Human Behavior Ansatz der sozialen Systeme Entscheidungs-Ansatz, Schule der Entscheidungstheorie System-Ansatz, Management-System-Schule (nach Patzak) Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

41 Einwände gegen Projektmanagement
Der Einsatz von Projektmanagement kann Nachteile und Schwierigkeiten mit sich bringen. Bei richtiger Anwendung lassen sich zwar keine Einwände gegen den Einsatz des Projektmanagements finden - gerade hier liegt aber das Problem: Richtige Anwendung heißt nicht nur, formale Bedingungen zu erfüllen oder Regeln einzuhalten. Projektmanagement ist zunächst als Situation wirksam, als Organisationsbedingung. Als Instrument formt es sich selbst erst bei seiner Anwendung. Unklare Zielsetzungen und diffuse Aufgabenstellungen gefährden den Projektverlauf. Hand- und „Rezeptbücher“ bergen Gefahren. Projektmanagement bringt keine Vorteile, wenn sein Verhältnis zur Hierarchie nicht geklärt ist. Hierarchieverhalten und Projektmanagement können sich widersprechen. Projektmanagement verlangt nach Managementqualifikationen. Projektmanagement ist ein gravierender Eingriff in die bestehende Organisation. Im Allgemeinen neigen aber alle sozialen Systeme zum Konservatismus, d.h. Organisationen können erheblichen Widerstand gegen Veränderungen leisten. Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

42 Projektmanagement: Chancen
Erhöhte Flexibilität und „Manövrierfähigkeit“ des Projektteams Aufgabenangemessene Sachergebnisse von hoher Qualität Vernetztes, abteilungsübergreifendes Denken Realisierung von Synergieeffekten Integration von Einzelergebnissen in den Gesamtzusammenhang Entlastung der Dienststellenleitung Entscheidungen fallen dezentral, problem- und zeitnah Größeres Verantwortungsbewußtsein Unternehmerisches Denken und Engagement Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

43 Projektmanagement: Risiken
Unklare Kompetenzverteilung in der Gruppe Zersplitterung der Aktivitäten Anbindung an die Dienststelle nicht hinreichend eindeutig Machtkonflikte durch neue Weisungsstrukturen Betriebliche Unruhe durch Neuordnung der Machtverhältnisse Verselbständigung der Projekte Überlastung der Mitarbeiter durch weiter wahrgenommene Linienfunktionen Probleme bei der Rückkehr zum Alltagsgeschäft Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

44 Trend der Projektarbeit
Von Zu Auftragsrealisierung, Forschung und Entwicklung wenige große Projekte Projekte mit externen Auftraggebern Auftragsrealisierung, Forschung und Entwicklung, Angebotserstellung, Marketing, PR, Personalentwicklung, Organisationsentwicklung, Investitionen viele kleine, mittlere und große Projekte Projekte mit externen und Projekte mit internen Auftraggebern Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

45 Wandel der Themenschwerpunkte
Die Probleme im Projektmanagement gewinnen an Aktualität, werden zur Routinearbeit oder verlieren an Bedeutung. Neue Problemfelder und Themen kommen zum Fragen-Spektrum des Projektmanagement hinzu. Die Auswertung einer Literaturdatenbank, die neben der normalen Literatur auch Beiträge von internationalen Proceedings und Zeitschriften enthält, ergab unter Verwendung einer ABC-Analyse folgende A-Schwerpunkte: Systemtechnik, Effizienz, Risikoanalyse Netzplan-Technik-Verfahren, Terminplanung, Ressourcenplanung, Cost Control Implementierung von Projektorganisationen Projekt-Software Rolle des Projektmanagers, Ausbildung und Training Branchen / Sektoren: Bauindustrie, Entwicklungsländer Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

46 Grundgedanken des Projektmanagements
1 2 Ganzheitliche Betrachtungsweise oder „Denken in Systemen“ Der Systemansatz schafft die Möglichkeit, interdisziplinäre und komplexe Vorhaben zu strukturieren und damit beherrschbar zu machen. Phasenweiser Projektablauf Strategische Vorgehensweise: „Makro-Prozeß“, der eine Betrachtung der Gesamtproblemebene zuläßt und Entscheidungen wie Abbruch, Wiederholung und Weiterführung ermöglicht. Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

47 Systemdenken: Inhalt und Aufgabe
Die Zusammenhänge zwischen System und Übersystem (Umwelt) einerseits und den einzelnen Elementen des Systems andererseits zu erfassen, zu verstehen und hinsichtlich bestimmter Ziele zu gestalten, ist Absicht und Aufgabe des Systemdenkens. Den wesentlichen Inhalt des Systemdenkens bildet die Systemstrukturierung sowie die gedankliche Durchdringung über Systemhierarchie- und Teilsystembetrachtung. Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

48 Bestimmung des Systems
Das System: eine gegenüber der Umwelt abgegrenzte Ganzheit besteht aus einzelnen Elementen es existieren festgelegte Beziehungen bestimmte Funktionen werden erfüllt Fahrwerk Karosserie Elektronik Getriebe Motor Systemgrenze Systemumfeld Schnitt- stellen Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

49 Systemtheorie: Begriffsbestimmungen
Systemmerkmale: Systemtypen: „Ein System besteht aus einer Menge von Elementen, welche Eigenschaften besitzen und welche durch Beziehungen miteinander vernetzt sind.“ Systemmerkmale dienen zur Klassifizierung von verschiedenen Systemen, wie z.B. das Merkmal „Strukturierung“, das sowohl einfach als auch komplex sein kann. - Zielsysteme z.B.: Projektziele, Projektdefinition - Handlungssysteme z.B.: Projektstrukturplan, Projektablaufplan - Handlungsträgersysteme z.B.: Projektorganisation als Institution - Handlungsobjektsysteme z.B.: Projektgegenstand, Produktqualität Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

50 Systemtheorie: Begriffsbestimmungen
Systemstrukturen: Systemumwelt: Systemgrenze: - Aufbaustruktur (hierarchische Gliederung) z.B.: Projektstrukturplan - Ablaufstruktur (prozessorientierte Gliederung) z.B.: Netzplan Systeme sind offen und haben somit Wechselbeziehungen mit ihrer Umwelt (Systemumwelt). Die Systemgrenze wird im Rahmen der Zielsystemerstellung ermittelt. Sie bestimmt zudem den Systemgestaltungsprozess, indem festgelegt wird, was in das System gehört und was nicht. Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

51 Grundlagen Projektmanagement
Systemmerkmale Elementeart Sachlichkeit Entstehungsart Veränderlichkeit Systemmerkmale Vorher- Bestimmbarkeit Komplexität Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

52 Systemmerkmal: Sachlichkeit
Es wird zwischen körperlichen und gedanklichen Systemen unterschieden: Logische Systeme: Materielle Systeme: Sie bestehen aus abstrakten Elementen und sind durch abstrakte Beziehungen miteinander verbunden. Beispiele: Zahlen, Programmiersprache, Nummernsystem Diese Systemart besteht aus konkreten Elementen mit erkennbaren Beziehungen. Beispiele: Maschine, Fahrrad, Computer (nach Patzak) Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

53 Systemmerkmal: Veränderlichkeit
Folgende Systemarten werden nach der Eigenveränderlichkeit des Systems, also danach, ob eine Systemänderung ohne äußere Einflüsse erfolgen kann, unterschieden: Statische Systeme: Dynamische Systeme: Im Zeitablauf verändern sich diese Systeme nicht. Beispiele: Fahrrad, Zahlen, Nummernsystem Diese Systemart ist durch ihre eigenständige Veränderung im Zeitablauf gekennzeichnet. Beispiele: Unternehmen, Familie, Baum (nach Patzak) Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

54 Systemmerkmal: Vorherbestimmbarkeit
Folgende Systemarten werden nach der Vorherbestimmbarkeit des Systemverhaltens differenziert: Deterministische Systeme: Stochastische Systeme: Das Verhalten des Systems ist von vornherein eindeutig erkennbar. Jede Ungewißheit ist ausgeschlossen. Beispiele: Fahrrad, Zahlen, Planetensystem Bei dieser Systemart ist das Systemverhalten nur mit einer gewissen Wahrscheinlichkeit vorherzubestimmen. Beispiele: Unternehmen, Familie, Roulette (nach Patzak) Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

55 Systemmerkmal: Komplexität
Die Komplexität eines Systems ist eine Funktion von: Danach werden folgende Systemarten unterschieden: Art und Zahl der Systemelemente Art und Umfang der Systembeziehungen Einfache Systeme: Komplexe Systeme: Hochkomplexe Systeme: Beispiele: Fahrrad, Zahlen, Hammer Beispiele: Programmiersprache, Werkzeugmaschine, Planetensystem Beispiele: Unternehmen, Zentralnervensystem, Computer (nach Patzak) Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

56 Systemmerkmal: Enstehungsart
Folgende Systemarten werden nach der Art ihrer Entstehung unterschieden: Natürliche Systeme: Künstliche Systeme: Darunter werden naturgegebene Systeme verstanden. Beispiele: Planetensystem, Baum, Zentralnervensystem Das Ergebnis menschlicher Gestaltungshandlungen sind künstliche Systeme. Diese Systemart unterliegt in der Regel der menschlichen Planung, Steuerung und Überwachung. Beispiele: Unternehmen, Fahrrad, Programmiersprache (nach Patzak) Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

57 Systemmerkmal: Elementeart
Folgende Systemarten werden nach der Art ihrer Systemelemente unterschieden: Soziale Systeme: Technische Systeme: Soziotechnische Systeme: Bei dieser Systemart sind vornehmlich Menschen als Systemelemente bestimmend. Beispiele: Partei, Verband, Verein Diese Systemart besteht aus künstlichen Systemelementen. Beispiele: Fahrrad, Werkzeugmaschine, Computer Diese Systemart stellt eine Mischform dar, die zumindest einen Menschen als Systemelement enthält. Beispiele: Unternehmen, bemannte Mondrakete (nach Patzak) Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

58 Grundlagen Projektmanagement
Systemdeterminanten Systemdeterminanten Systemziele Systemverhalten System- elemente System- beziehungen Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

59 Systemdeterminanten: Systemziele
Mit künstlichen Systemen werden üblicherweise Ziele verfolgt, für deren Ausprägungen vor allem Qualität und Quantität von Bedeutung sind. Die Ziele eines Systems sind bei der Systemanalyse Gegenstand der Untersuchung und bei der Systemgestaltung die Vorgabe, nach der die Gestaltung des neuen Systems vorgenommen werden muß. Das System ist so zu gestalten, daß es eine möglichst große Zielannäherung erreicht. (nach Patzak, Rattay) Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

60 Systemdeterminanten: Systemelemente
Um eine genaue Bestimmung der Systemelemente vornehmen zu können, sind diese bei der Analyse und Gestaltung eines Systems vor allem nach ihrer Art, Zahl und Bedeutung zu differenzieren. Die Art der Systemelemente ist durch ihre charakteristischen Merkmale und Eigenschaften zu beschreiben. In einem System können auch unterschiedliche Arten von Systemelementen vorhanden sein. Ferner wird ein System durch die Zahl der unterschiedlichen Systemelement-Arten bestimmt. Die Bedeutung einzelner Systemelemente kann gleichwertig sein. Der Einfluß der Systemelemente kann jedoch auch eine wesentlich unterschiedliche Bedeutung haben. (nach Patzak, Rattay) Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

61 Systemdeterminanten: Systembeziehungen
Externe Systembeziehungen Interne Systembeziehungen Als externe Systembeziehungen bezeichnet man die Beziehungen zwischen dem System und seiner Umwelt. Da es kaum geschlossene Systeme, d.h. Systeme ohne Beziehungen zu ihrer Umwelt gibt, bestehen üblicherweise Beziehungen dieser Art. Unter internen Systembeziehungen versteht man Systembeziehungen der einzelnen Systemelemente untereinander. Eine Beziehung zwischen zwei Systemelementen liegt vor, wenn der Output eines Elements zum Input eines anderen Elements wird. (nach Patzak, Rattay) Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

62 Systemdeterminanten: Systembeziehungen
Für Systembeziehungen sind vornehmlich folgende Faktoren von Bedeutung: die Art der Systembeziehungen der Umfang dieser Beziehungen je Art die Frequenz und der Zeitpunkt der Beziehungen die Richtung der Beziehungen (nach Patzak, Rattay) Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

63 Systemdeterminanten: Systemverhalten
Das Systemverhalten bedarf eines Beurteilungsmaßstabes. Eine absolute Beurteilung kann nicht immer erfolgen. Als Beurteilungsmaßstäbe kommen nur die Systemziele in Betracht. Daher sind Systemverhalten und -ziele mit identischen Maßstäben zu messen. Aus diesem Grund sollten Systemziele quantifiziert werden. (nach Patzak, Rattay) Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

64 Notwendigkeit einer systematischen Denkweise
Neuartigkeit Komplexität Bedeutung Eigenschaften von heutigen Problemstellungen: Die systematische Denkweise soll eine bessere Methodik sein, der Komplexität unserer Welt gerecht zu werden und somit die auftretenden, schwer erfassbaren Vernetzungen einschließlich deren Dynamik und Unbestimmtheit zu bewältigen. Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

65 Notwendigkeit einer systematischen Denkweise
 Reduktionismus wird zum Expansionismus  Mechanismus zum Evolutionismus Reduktionismus: Expansionismus: Mechanismus: Evolutionismus: Das Ganze wird in seine Teile zerlegt, um aus der Analyse der Teile das Ganze begreifen, klassifizieren und bewerten zu können. Die Eigenschaften des Systems als Ganzes lassen sich nur aus den Wechselwirkungen der in ihm enthaltenen Komponenten sowie mit der Systemumwelt erklären. Phänomene werden ausschließlich durch die Analyse der zwingenden Ursache-Wirkungs-Relation geklärt. Betrachtet werden nicht nur Ursache-Wirkungs-Prinzipien, sondern Zweckorientiertheit von Systemen, das „Auf-ein-Ziel-Ausgerichtet-Sein“. Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

66 Argumente für den Systemansatz
Ganzheitliche Problemschau und dadurch Verringerung des Risikos einer System-Fehlplanung. Methodengestützte Bewältigung der Problemkomplexität, indem die Zusammenhänge im System und die Zusammenhänge des Systems mit seiner Umwelt berücksichtigt werden. Betrachtung von Prozessen wie Zielfindungsprozesse, Organisationsprozesse, Gestaltungsprozesse und Implementierungsprozesse, die als Bestandteil des Problemlösungsprozesses angesehen werden. Betrachtung der Handlungsträgersysteme als komplexe, selbstorganisierende Systeme und damit Abkehr von einem mechanistischen Ansatz. (nach Patzak, Rattay) Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

67 Vorteile des Systemdenkens
Das Risiko von Fehlplanungen wird durch ganzheitliches Denken verringert. Interdependenzen können besser berücksichtigt werden. Komplex erscheinende Zusammenhänge können durch Erhöhung des Betrachtungszeitpunktes zu „Black Boxes“ reduziert werden. Die abstrakten Begriffe und Zusammenhänge des Systemansatzes können auch in mathematischer Sprache ausgedrückt werden, was Optimierungen von Systemen mittels mathematischer Verfahren erlaubt (Operations-Research-Modelle). Die abstrakt-formale Denkweise läßt sich auf jeden Bereich menschlichen Wissens anwenden. Der Systemansatz kann als gemeinsames Verständigungselement bei interdisziplinär zusammengesetzten Teams verwendet werden. Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

68 Systemdenken als PR-Lösungsprozeß
Systemansatz manifestiert als systemorientiertes Denken Strukturieren Vorgehen Problemlösungsprozess beliebige Phasen des Projektlebenszyklus betreffend Problem Anforderungsermittlung Implementierung Design Nutzung Realisierung Außerdienststellung Lösung Methoden der Systemgestaltung Methoden des Projektmanagements Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

69 Projekteinflüsse Projekt Projekteinflüsse Unternehmensleitung
Technische Umwelt (bestehende Systeme und Technologien) Natürliche Umwelt (Bürgerinitiativen) Politische Umwelt (Behörden, Gesetze Verordnungen) Unternehmensleitung (Stammorganisation) Ökonomische Umwelt (Märkte, Bewerber) Projekt Projektmitarbeiter (Leiter, Team) Sozio-kulturelle Umwelt (Medien, Öffentlichkeit) Subauftraggeber (Lieferanten, Berater) Auftraggeber (Kunde, Produkt-Nutzer) Kapitalgeber (Unternehmenseigentümer, Finanzier) Konsortialpartner Projekteinflüsse Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

70 Regelkreis der Führungsfunktionen
Regler-externe Regler (Führungsperson/-kraft/-stelle) 2 13 Vorgaben,Vereinbarung,Vertrag,Gesetze an den / die Auftraggeber Zielkorrekturen: - andere Ziele - andere Gewichtung Vorkoppeln 3 Ziele setzen 4 Rückmelden Entscheiden Planen 6 5 Abweichungen analysieren 12 Soll 12 D>T (Toleranzwert) + Vergleichen D = Soll - Ist 11 Reaktion, D=<T Kontrollieren 11 Ist + Versorgungsgrößen: Personal (Arbeitsmarkt) Informationen (Kunden-/Info-Markt) Betriebsmittel (Lieferantenmarkt) Material Energie Kapital (Kapitalmarkt) 10 Einwirken Organisieren Ist-Ermitteln 8 7 10 Ergebnis- Leistungen (Produkte, Dienste, Wissen); Verhaltens- { Regelperson(en) 1 leistungserbringende reglergelenkte (Regelobjekte) STÖRUNGEN durch Regler (Führungskraft) / Regelperson(en) / Umwelt (-Einflüsse) (nach Dworatschek, IPMI Universität Bremen 3 / 97) Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

71 Verteilung von Zuständigkeiten
Das Zusammenarbeiten in einem Unternehmen erfordert eine klare Definition der Zuständigkeiten, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten. Dieses wird über die Aufbauorganisatíon erreicht. Jedoch kann allein eine gute Aufbauorganisation den Erfolg eines Projektes noch nicht sicherstellen. Eine falsche Organisation verhindert aber in jedem Fall den Erfolg. Eingang Ausgang Eine mögliche Konsequenz bei der falschen Verteilung von Zuständigkeiten ... Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

72 Organisationsgliederung
Die Gesamtaufgabe des Unternehmens wird einerseits in spezielle Aufgabengebiete aufgeteilt, die meist funktionaler Natur sind. Andererseits wird bei hoher Komplexität der Aufgabenstellung eine hierarchie- und verantwortungsorientierte Strukturierung notwendig. Durch eine Kombination beider Strukturierungsarten wird das gesamte Aufgabenspektrum in überschaubare und kontrollfähige Organisationseinheiten aufgegliedert. Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

73 Der Kreislauf des Organisierens
Problemerkennung Projektauslösung Systemeinführung Systemanalyse Projekt- team Systemgestaltung Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

74 Grundlagen Projektmanagement
Systemanalyse Ist-Aufnahme: Ist-Analyse: Bei der Ist-Aufnahme sind die Gegebenheiten des bisherigen Systems und die Anforderungen an das neu zu gestaltende System zu ermitteln. Aufgabe der Ist-Analyse ist, das bisherige System im Hinblick auf seine Mängel zu untersuchen und die Anforderungen auf ihre Notwendigkeit zu überprüfen. (nach Patzak, Rattay) Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

75 Grundlagen Projektmanagement
Systemgestaltung Groborganisation: Detailorganisation: Programmierung: In einem ersten Schritt ist ein Sollvorschlag bzw. ein Systemkonzept auszuarbeiten, wobei die wesentlichen Merkmale des neuen Systems gestaltet werden. Wurde die Entscheidung für ein bestimmtes Systemkonzept getroffen, so muß es nun detailliert organisiert werden. Das Ergebnis dieser Detailorganisation ist der einführungsreife Entwurf. Sollen Teile dieses Entwurfs mit der elektronischen Datenverarbeitung arbeiten, so ist für diese Systemteile eine ausführungsreife Programmvorgabe zu erstellen. Die von der elektronischen Datenverarbeitung zu übernehmenden Aufgaben müssen programmiert und die Programme bis zu ihrer Einsatzreife getestet werden. Heute werden jedoch häufig erworbene Programme eingesetzt. (nach Patzak, Rattay) Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

76 Grundlagen Projektmanagement
Systemeinführung Einführungsvorbereitung: Systemanlauf: Systemkontrolle: Da das einzuführende System bisher nur als Plan vorliegt, sind für die Umsetzung Vorbereitungen wie z.B. die Beschaffung von Organisationsmitteln oder die Schulung der Mitarbeiter erforderlich. Diese Vorbereitung der Systemeinführung wird auch als Implementierung bezeichnet. In dieser Phase wird das System eingesetzt und in den betrieblichen Ablauf eingebunden. Hat das neue System seine anlaufbedingten Schwierigkeiten überwunden, so muß die Zielerreichung überwacht werden. (nach Patzak) Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

77 Unternehmensführung, Management
Der Wirtschaftsprozeß einer Unternehmung bedarf entsprechender Gestaltungskräfte, damit er zielgerecht in Gang gesetzt werden kann und koordiniert abläuft. Die hierfür erforderlichen Impulse und Steuerungsmaßnahmen machen den Kern dessen aus, was als „Unternehmensführung“ oder „Management“ bezeichnet wird. Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

78 Management als Institution
Management als Institution beinhaltet die Unternehmensführung, d.h. alle leitenden Instanzen. Oberste Leistung (Top Management) Mittlere Leitung (Middle Management) Untere Leitung (Lower Management) Strategische Entscheidungen Dispo- sitive Entscheidungen Anordnungen Realisation Anteil der Arbeitszeit Verhältnis zwischen Entscheidungs- und Realisierungstätigkeit in Abhängigkeit von der Leitungsebene (nach Grochla) (nach Schierenbeck: Grundzüge BWL) Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

79 Management als Funktion
Management als Funktion umfaßt alle zur Steuerung einer Unternehmung notwendigen Aufgaben (Planung, Organisation, Führung und Kontrolle). Drei Dimensionen des Managements: Prozessuale Dimension Strukturelle Personelle Planung Entscheidung Durchsetzung Kontrolle feed forward feed back fallweise Regelung (Disposition) generelle Regelung (Organisation) partizipativer Führungsstil autoritärer (nach Schierenbeck: Grundzüge BWL) Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

80 Phasenstruktur des Managementprozesses
Die Entscheidungen in prozessualen Managementaktivitäten sind keine punktuellen Wahlakte, sondern bedeuten einen Entscheidungsprozeß. Die einzelnen Phasen dieses Prozesses zeigen einen Zusammenhang und bilden einen komplexen, sich wiederholenden Managementzyklus. Der Managementzyklus ist durch Vor- und Rückkoppelung gekennzeichnet. Zielbildung Problemerkennung Planung Alternativensuche Prognose Bewertung Rückkoppelung (feed back) Vorkoppelung (feed forward) Informationsgewinnung (zusätzlich) Entscheidung Durchsetzung Informationsspeicherung Realisierung Soll Ist Kontrolle Abweichungsanalyse (nach Schierenbeck: Grundzüge BWL) Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

81 Organisation als Managementfunktion
Organisation als Funktion ist als Strukturieren von Daueraufgaben (von Vorgängen mit Wiederholungscharakter) gekennzeichnet. Es werden generelle Regelungen getroffen, nach denen sich die Vorgänge jetzt und in der Zukunft vollziehen sollen. Im Ergebnis ergibt sich ein Gebilde, das gleichfalls als Organisation bezeichnet wird. Disposition (als Gegensatz) als Funktion kennzeichnet fallweise verfügende Anordnungen, die nur für den Einzelfall getroffen werden. Individuelle Dispositionen ersetzen stets eine fehlende Organisation bzw. treten dort an deren Stelle, wo jene nicht realisiert werden kann oder soll. Die Möglichkeit und zugleich Zweckmäßigkeit generell regelnder Organisation hat insbesondere zwei Ursachen: wiederholende Aufgaben arbeitsteiliger Wirtschaftsprozeß der Unternehmung (wer, wann, wie ...) Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

82 Organisation als Managementfunktion
Um einen Organisationsprozeß in Gang zu setzen ist ein iterativer Prozeß notwendig: In der Vorstudie wird der Organisationsauftrag präzisiert und geprüft, ob das Vorhaben wirtschaftlich sinnvoll ist. Mit der Hauptstudie werden vom Groben ins Detail vorausschreitend isoliert zu bearbeitende, integrationsfähige Problemfelder in ihren Abhängigkeiten bestimmt und grobe Lösungskonzepte entwickelt. Anschließende Teilstudien ergeben Lösungen für Teilbereiche und Basissysteme. Mit dem Systembau werden die Konzepte verwirklicht, indem Organigramme, Stellenbeschreibungen, Zeitpläne usw. aufgestellt werden. Die mit entsprechender Schulung und Information der Betroffenen einherzugehende Einführung beinhaltet die Umsetzung der Lösung in die Praxis, wobei es drei Möglichkeiten der Einführung gibt: Während der Laufzeit einer organisatorischen Lösung treten Aufgaben der Erhaltung auf, zu der Überwachung und Pflege (= Aktualisierung und Anpassung der Lösung) zählen. - schlagartige Einführung - stufenweise Einführung - parallele Einführung (alte und neue Lösung bestehen zeitweise nebeneinander) Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

83 Zusammenhang von Organisationsprozeß und -zyklus
Die ersten drei Stufen des Organisationsprozesses weisen im wesentlichen eine Struktur auf, die der Ablaufstruktur des Willensbildungsprozesses im Rahmen des bereits beschriebenen allgemeinen Managementprozesses (Managementzyklus) entsprechen. Deshalb wird mit der gleichen Begründung wie hier auch vom Organisationszyklus gesprochen. Organisationsprozeß Vorstudie Hauptstudie Teilstudie Systembau Einführung Erhaltung Kritische Würdigung Vorgehensplanung Konzeptentwurf Konzeptanalyse Auftrags- und und Analyse Erhebung Bewertung Synthese Auswahl Organisationszyklus Auftrags- und Vorgehensplan Auftrags- und Vorgehensplan Auftrags- und Vorgehensplan Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

84 Führung und Management
Management ist mit Führung gleichzusetzen. Führung als Fachfunktion des Managements (Planung, Organisation und Kontrolle): d.h. Einfluß auf die Mitarbeiter ausüben, der sie veranlaßt, die erwarteten Beiträge der Unternehmensziele zu erbringen (Produktivitäts- und Leistungsaspekt). Führung als Personalfunktion (Menschenführung): d.h. Bedingungen schaffen, die es ermöglichen, daß Mitarbeiter auch ihre persönlichen Ziele realisieren können (Zufriedenheitsaspekt). Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

85 Verhaltensgitter (Managerial Grid) Impoverished Management (1,1)
von Blake / Mouton 1964/1968/1980 Country Club Management (1,9) Die weitestgehende Befriedigung sozialer Bedürfnisse der Mitarbeiter führt zu einer gemütlichen, freund- lichen Arbeitsatmosphäre und entsprechend gemütlichem Arbeitstempo. 9 8 7 6 5 4 3 2 1 Team Management (9,9) Hohe Arbeitsleistung ist das Ergebnis einer ausgewogenen Abstimmung von aufgaben- und personenbezogenen Bedürfnissen, die bei der Erreichung der organisatorischen Ziele in gleicher Weise befriedigt werden. Middle of the Road Management (5,5) Eine befriedigende Arbeitsleistung wird durch ständige Kompromisse zwischen den Leistungsanforderungen der Organisation und den individuellen Bedürfnissen der Mitarbeiter aufrechterhalten. niedrig Personenorientiert (People) hoch Task Management (9,1) Menschen werden ähnlich wie Maschinen behandelt. Die Arbeits- leistung wird dadurch erreicht, daß die Arbeitsbedingungen so ange- ordnet sind, daß „Störungen“ durch individuelle und soziale Bedürfnisse der Mitarbeiter minimiert werden. Impoverished Management (1,1) Eine befriedigende Arbeitsleistung ist nicht zu erreichen, da einerseits die Mitarbeiter faul, gleichgültig und des interessiert sind und andererseits auch keine befriedigenden sozialen Beziehungen zwischen den Mitarbeitern zu erreichen sind niedrig Leistungsorientiert (Production) hoch Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

86 Führungsstile Grundlagen Projektmanagement 100 % Willensbildung beim
Vorgesetzten Willensbildung beim Miarbeiter / bei der Gruppe 0 % Vorgesetzter entscheidet, setzt durch notfalls Zwang Vorgesetzter entscheidet, setzt mit Manipulation durch Vorgesetzter entscheidet, setzt mit Überzeugung durch Vorgesetzter informiert, Meinungs- äußerung der Betroffenen Gruppe entwickelt Vorschläge, Vorgesetzter wählt aus Gruppe entscheidet in vereinbartem Rahmen autonom Gruppe entscheidet autonom, Vorgesetzter als Integrator, Koordinator Charakteri- sierung Benennung autoritär patriarchalisch informierend beratend kooperativ partizipativ demokratisch Autoritärer Führungsstil Demokratischer Führungsstil (nach Schierenbeck: Grundzüge BWL) Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

87 Grundlagen Projektmanagement
Innovation Unter „Innovation“ versteht man in der allgemeinen Wissenschaftstheorie jenen Prozeß, in dessen Verlauf neues Wissen und neue Wissenschaften entstehen. Verfolgt man das Wort bis zum Ursprung zurück, dann stößt man auf das lateinische Adjektiv „novus“, was soviel wie „jung und neu“ bedeutet. Das davon abgeleitete Substantiv „novum“ wird durch „Neuigkeit“ korrekt wiedergegeben. Im Plural steht es für „Neuerungen“. Erst bei Cicero lassen sich die Bildungen „innovus“ und „novatio“ belegen. Das Adjektiv „innovus“ enthält die Vorsilbe „in“, was in diesem Fall die Bedeutung um die Komponente „hinein“ erweitert. Die Nachsilbe „atio“, die aus dem Adjektiv ein Substantiv ableitet, kennzeichnet eine Tätigkeit oder das Ergebnis einer Tätigkeit. So bedeutet „novatio“ das Neu- und Jungwerden bzw. Ergebnis: die „Neuerung“. Mit „in“ erwidert wird daraus die „Erneuerung“. Diese Form ist mit ihrer Bedeutung im dreizehnten Jahrhundert ins Französische als „innovation“ eingegangen und von dort auch ins Englische und Deutsche gelangt. Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

88 Grundlagen Projektmanagement
Innovation Im deutschen Sprachraum war der Begriff „Innovation“ bis ins 20. Jahrhundert hinein als Fachterminus auf die Bereiche Prozeßrecht und Botanik beschränkt. Erst nach dem zweiten Weltkrieg wurde der Begriff immer häufiger für Neuerungen im wissenschaftlich-technischen Bereich verwendet. Außerdem setzte er sich vor allem im Zusammenhang mit der internationalen Rezeption nationalökonomischer Theorien in einzelnen Sozialwissenschaften durch, z.B. in den Disziplinen Psychologie, Pädagogik und im gesamten künstlerischen Bereich. Die „Innovation“ spielt besonders in den Wirtschaftswissenschaften als empirisch kontrolliertes Prinzip der wirtschaftlichen Entwicklung eine zentrale Rolle. Beispielsweise die Basis- bzw. Schlüsselinnovation: Darunter versteht man Neuerungen, die zu noch nie dagewesenen, völlig komplexen Systemen wie Kommunikationsnetzen geführt oder ganze Wirtschaftszweige verändert haben: die Mikroelektronik. Heute spricht man oft von „innovativen Lösungsansätzen“, „innovativen Technologien“, „Engagement, Kreativität und Innovationsfähigkeit“ und „Innovation und Kreativität“. Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

89 Management-Definition (nach Staehle 1994)
1. 2. 3. 4. Umfangreiche Aufgaben können nicht von einem Individuum bewältigt werden. Dies führt zu einem Zusammenschluß von Personen und zu einer Arbeitsteilung. Das Resultat ist ein soziotechnisches System, das bestimmte Ziele verfolgt. Um die Ziele zu erreichen werden Ressourcen benötigt, die beschafft, kombiniert, koordiniert und genutzt werden müssen. Diese Aktivitäten bezeichnet man als Management. „Einmal muß die Struktur des Systems planvoll entwickelt werden, zum anderen muß der Ablauf der Arbeits-, Kommunikations- und Entscheidungsprozesse sowohl innerhalb des Systems als auch über die Systemgrenzen hinaus organisatorisch gestaltet werden.“ „Die Organisation als soziotechnisches System bietet den Rahmen innerhalb dessen das Management (als Institution) seine Aufgaben (Management als Funktion) durchführen kann.“ Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

90 Management by Projects (nach Gareis)
Projektorientierte Unternehmen führen gleichzeitig interne und externe, einmalige und repetitive, kleine und große Projekte unterschiedlichen Inhalts durch. Mit anderen Worten: Projekte stellen im Rahmen dieses Ansatzes nicht nur Instrumente zur Erfüllung komplexer Aufgaben dar, sondern sind eine strategische Option bezüglich der organisatorischen Gestaltung von Unternehmen. Für Projektorientierte Unternehmen ist „Management by Projects“ die zentrale Managementstrategie. Projektorientierte Unternehmen sind durch Projekte geprägt. Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

91 Management by Projects: Merkmale
Steigerung der organisatorischen Flexibilität und Dynamik Delegation von Managementverantwortung Sicherung der Qualität der Ergebnisse und der Qualität des Arbeitsprozesses durch eine ganzheitliche Projektdefinition Sicherung des zielorientierten Arbeitens Zusammenarbeit von Mitarbeitern unterschiedlicher Fachbereiche und unterschiedlicher Unternehmen in Projekten Sicherung organisatorischen Lernens und einer kontinuierlichen Organisationsentwicklung durch Projekte Strukturelle und kulturelle Weiterentwicklung des Unternehmens Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

92 Struktur eines vernetzten Unternehmens
Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

93 Grundlagen Projektmanagement
Projektnetzwerk Projekt F Projekt A Projekt C Projekt D Projekt B Projekt E Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

94 Grundlagen Projektmanagement
Projektnetzwerke Projektnetzwerke sind Netzwerke aus relativ autonomen Projekten, die lose oder eng gekoppelt sind. Projektnetzwerke sind das wesentliche Integrationsinstrument projektorientierter Unternehmen. Ziel des Managements von Projektnetzwerken ist es, die Projekte hinsichtlich der Unternehmensziele zu koordinieren und das Netzwerkgesamtergebnis zu optimieren. Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

95 Management-Formen Innovativ-strategieorientiertes
Bürokratisch-administratives Management Auf Stärken konzentrieren Offensiv reagieren Die richtigen Dinge tun (strategisch konzentrieren) Bedarfs- und Verhaltensorientierung Die eigene Alternative zum entwicklungsbestimmenden Parameter der Umwelt machen Die vorhandene Lösung überflüssig machen Erträge vorbereiten, investieren Qualitativer Zuwachs Dynamische Sicherheit „navigate a ship“ Schwachstellen ausmerzen Defensiv reagieren Die Dinge richtig tun (perfektionieren) Material-, Produkt- und Verfahrensorientierung Stabilität gegenüber Störungen aus der Umwelt bewahren Die vorhandene Lösung verbessern, modifizieren, renovieren Erträge ernten, Kosten senken Quantitatives Wachsen Statische Sicherheit „run a ship“ Quelle: Schierenbeck Grundlagen Projektmanagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement