Das elektronische Vorgangs-bearbeitungssystem

Präsentation zum Thema: "Das elektronische Vorgangs-bearbeitungssystem"—  Präsentation transkript:

1 Das elektronische Vorgangs-bearbeitungssystem
Vision oder ‚ready to use‘ R. Häcker

2 alltägliche Probleme And this is a really existing situation
Ungezielte Suche nach Informationen bei Kollegen oder im Fileserver / Intranet Ausdruck von Anfragen, s handschriftliche Informationen And this is a really existing situation Dezentrale Ablage von wichtigen Dokumenten oder Prozessen, die Richtlinien oder Regularien unterliegen Liste mit Adressen von Kontaktpersonen und Telefonnummern “Spiral Notebook” mit der Beschreibung aller noch zu erledigenden Aufgaben Revisionssichere Archivierung und Verwaltung von aufbewahrungspflichti-gen Dokumenten krz Minden-Ravensberg/Lippe

3 Annahme: Der Zugang zu den Verwaltungsleistungen wird auf mehreren Wegen verlangt
Service elektronisch persönlich telefonisch schriftlich krz Minden-Ravensberg/Lippe

4 Welche Anforderungen ergeben sich daraus?
Das Zusammenspiel der Vertriebskanäle muss ermöglicht werden Eine durchgängige, parallele Bearbeitung ist nur elektronisch denkbar Digitalisieren aller Informationen Bildung elektronischer Vorgänge, Akten Steuerung, Beschleunigung und Überwachung der Abläufe (Workflow) Elektronischer Zugang muss geschaffen werden Sicherheitseinrichtungen (Signatur) Benutzerverwaltung öffentlicher Zugang (selbst) registrierte Benutzer registrierte und ausgewiesene Benutzer Elektronische Formulare als ‚verlängerter Arm nach außen‘ Web-Interfaces krz Minden-Ravensberg/Lippe

5 Probleme konventioneller Arbeit
Akte nicht am Arbeitsplatz ortsgebunden nur eine Ordnung verschiedene Medien Arbeit mit der Ablage steigender Raumbedarf Informationen abschreiben Kopien anfertigen krz Minden-Ravensberg/Lippe

6 Umfassende Unterstützung
Unterstützungsfunktionen für den ganzen Lebenszyklus eines Dokuments erstellen erfassen verarbeiten ablegen finden krz Minden-Ravensberg/Lippe

7 Vorgangsbearbeitung / Workflow
Ein Vorgangsbearbeitungssystem erlaubt die Steuerung der Sachbearbeitung und die Protokollierung des Geschäftsgangs. Ein Workflowsystem entspricht einem Vorgangsbearbeitungssystem. krz Minden-Ravensberg/Lippe

8 Funktionen der IT-gestützten Vorgangsbearbeitung
Im Zentrum der informationstechnischen Unterstützung des Geschäftsgangs steht nach dem DOMEA®-Konzept die Realisierung von Funktionen zur Schriftgutverwaltung (Metadaten für Papier- u. elektronische Dokumente), zur elektronischen Aktenablage und zur gemeinsamen Bearbeitung von Vorgängen und Dokumenten (elektronische Vorgangsbearbeitung). Laufwegs- bzw. Bearbeitungssteuerung (Verfügungen, Geschäftsgangvermerke) Bearbeitungsprotokollierung krz Minden-Ravensberg/Lippe

9 Das erfordert die Integration mit Basisfunktionen der IT
Ziel ist eine durchgängige, medienbruchfreie Unterstützung des Geschäftsgangs Das erfordert die Integration mit Basisfunktionen der IT elektronischen Übermittlung Dokumentenbearbeitung Textverarbeitungssysteme Viewer und Browser für das Lesen und Bearbeiten von Dokumenten Imaging, Erkennungsmethoden Archivierung Dies führt zum Aufbau einer informationstechnischen Infrastruktur mit zahlreichen Komponenten und Schnittstellen. krz Minden-Ravensberg/Lippe

10 Geschäftsfunktionen Vorgang auslösen Sachverhalte prüfen
Intern Extern Sachverhalte prüfen Hilfen bereitstellen Informationen bereitstellen Dokumente bereitstellen Entscheidungen treffen Stellungnahmen einholen Regeln beachten Vorgänge überwachen Termine Zuständigkeiten Nachbearbeitung Ausgangspost Aufbewahrung krz Minden-Ravensberg/Lippe

11 Funktionaler Überblick I
Erfassung eingehender Dokumente und Informationen Papierbasierte Dokumente elektronische Dokumente s Registrierung basierend auf Aktenplan Ordner-/Aktenverwaltung Vorgangsverwaltung Vorgangskennzeichnung (Geschäftszeichen) Grafische Darstellung der Aktenstruktur Grafische Darstellung der Abläufe der Vorgangsbearbeitung Weiterleitung von Dokumenten und Daten an Bearbeiter und Fachverfahren krz Minden-Ravensberg/Lippe

12 Funktionaler Überblick II
Dokumenten-Management Automatische Sperrung von Dokumenten bei Aufruf zur Vermeidung von Mehrfach-Bearbeitung Möglicher Medienbruch wird durch Check-In/Out-Funktionalität abgebildet Mitzeichnung und Schlusszeichnung Metadaten-Verwaltung Dokumenten Portal und Suche Workflow-Management Strukturierte Vorgänge Unstrukturierte Vorgänge Grafische Darstellung des Workflows Revisionssichere Archivierung Ablage von erledigten zu archivierenden Vorgängen krz Minden-Ravensberg/Lippe

13 ECM krz Minden-Ravensberg/Lippe

14 Capture Scannen Papierdokumente
Bereitstellen und Annehmen elektronischer Formulare Inhaltliche Erschließung krz Minden-Ravensberg/Lippe

15 Scann-Prozess Die Dokument- und Datenerfassung läuft als systematischer (Teil-) Prozess ab krz Minden-Ravensberg/Lippe

16 Scann-Szenarien Für den jeweiligen Einsatzfall ist ein geeignetes Scan-Szenario zu wählen Frühes / spätes Archivieren Zentrale / dezentrale Erfassung Dieses hat entscheidenden Einfluss auf die dafür geeignete HW-/SW- Konfiguration Scanner (Formatgröße, Geschwindigkeit, Durchzug/Einzelblatt, Qualität) Stapelverarbeitung / Einzelverarbeitung Scanapplikation Die Arbeitsschritte sollten je nach Aufgabe eingerichtet und zentral administriert werden können krz Minden-Ravensberg/Lippe

17 Automatische Erkennung reduziert manuelle Dateneingaben
Dokumenten-erfassung Datenerfassung Eingabe vom Image OCR-Unterstützung (gedruckt) ICR-Unterstützung (handgeschrieben) OMR-Unterstützung (Markierung) Manuelles Indizieren OCR-unterstütztes Indizieren Barcodeerkennung Volltextindizierung Automatische Erkennung reduziert manuelle Dateneingaben krz Minden-Ravensberg/Lippe

18 Erkennungsmethode: OMR Codiert (Barcode / Strichcode)
Erkennungsmethoden Markierung Erkennungsmethode: OMR X Codiert (Barcode / Strichcode) Erkennungsmethode: Barcodeerkennung Handschrift Erkennungsmethode: ICR Gedruckt Erkennungsmethode: OCR krz Minden-Ravensberg/Lippe

19 Nutzung Formularsystem
Liefert strukturierte, geprüfte Informationen Koexistenz von Papierform und elektronische Form Nettodaten stehen zur Weiterverarbeitung bereit Austauschbare Formate PDF, HTML, XML krz Minden-Ravensberg/Lippe

20 krz Minden-Ravensberg/Lippe

21 Formularbereitstellung
Elektronische Formularsammlung an zentraler Stelle Parallele, alternative Nutzung (Papier / elektronisch) interaktive Schaltflächen krz Minden-Ravensberg/Lippe

22 Formularbereitstellung
Benutzerführung - anstatt ‚wenn nicht zutreffend, bitte streichen‘ oder ‚nur ausfüllen wenn ...‘ Strasse und Hausnummer des Bauherrn krz Minden-Ravensberg/Lippe

23 Formularverarbeitung
Gültigkeitsprüfung formal und inhaltlich Datenbankabgleich krz Minden-Ravensberg/Lippe

24 Manage and Store – Processes (BPM)
Exkurs: Geschäftsprozessmanagement Workflow, - Arten krz Minden-Ravensberg/Lippe

25 Exkurs: Systematisches Verwaltungsprozessmanagement
GPM betrachtet die Abläufe unter Einbeziehung aller Prozessbeteiligten end- to-end, z.B. von der Antragstellung bis zum Empfang des Bescheides Bürger Wirtschaft Politik Behörden Dienstleister Produkt-(gruppen-)orientiert GPM liefert Vorgaben zur Entwicklung von Workflowanwendungen krz Minden-Ravensberg/Lippe

26 GPM und IT Optimierte Verwaltungsprozesse sind Grundlage für IT-Struktur um Elektrifizierung ineffizienter, unflexibler, bürokratischer Abläufe zu verhindern Tooleinsatz für Aufnahme, Modellierung, Analyse, Simulation Tools liefern betriebswirtschaftliche Zahlen Bearbeitungszeiten Liegezeiten Transportzeiten Auslastung krz Minden-Ravensberg/Lippe

27 Workflow Regelt und steuert aktiv definierte Geschäftsprozesse
Zuweisung und Überwachung der Ausführung der Arbeit durch definierte Stellen Steuerung von Anwendungen Überwachung der Einhaltung von Regeln Parallelisierung, Lastverteilung Terminüberwachung, Erinnerung, Eskalation Stellt Dokumente und Informationen bereit Sichert die Nachvollziehbarkeit und Vollständigkeit von Geschäftsprozessen Nutzt Technologien des Dok.-Managements und der Archivierung krz Minden-Ravensberg/Lippe

28 Workflow-Arten Production-Workflow Administrativer Workflow
strukturierbare Vorgänge hochwertige, zeitkritische Abläufe hohes Aufkommen, schnelle Bearbeitung Administrativer Workflow Ersatz für formularbasierende Abläufe weniger zeitkritisch Adhoc-Workflow Einmalvorgänge viele Varianten krz Minden-Ravensberg/Lippe

29 krz Minden-Ravensberg/Lippe

30 Manage and Store – Documents (EDM)
Akten, Vorgänge, Dokumente Systematik der Ablage krz Minden-Ravensberg/Lippe

31 Dokumenterfassung Registrierung Indizierung (systematische Ablage)
Welche Art von Dokument Von wem, für wen, wann eingegangen etc. Indizierung (systematische Ablage) Einordnung nach Aktenplan Zuordnung zu Akte, Vorgang, Fall, Buchung etc. Inhalt erschließen Text Daten zur Verarbeitung bereitstellen krz Minden-Ravensberg/Lippe

32 Systematische Ablage Ablagehierarchien der klassischen Behördenarbeit werden in Form von elektronischen Akten, Vorgängen und Dokumenten abgebildet. krz Minden-Ravensberg/Lippe

33 Aufgaben- / Aktengliederung
krz Minden-Ravensberg/Lippe

34 Produktplan krz Minden-Ravensberg/Lippe

35 krz Minden-Ravensberg/Lippe

36 Ablage Dokument in Ablagestruktur / Fallakte
krz Minden-Ravensberg/Lippe

37 Standard-Indizierung nach XAkte
krz Minden-Ravensberg/Lippe

38 Dokumentenmanagement
Ablage dynamischer Dokumente Erfassung zu Beginn der Bearbeitung Unterstützung bei der Bearbeitung Versionsverwaltung Parallele Bearbeitung im Team (check-out / check-in) Kopie senden an.. Wiedervorlage Notizfunktion Überblick über den Bearbeitungsstand Stellvertretung Vorgang abschließen, archivieren krz Minden-Ravensberg/Lippe

39 Nutzung während der Sachbearbeitung (DMS)
z.B. Eingänge im Postkorb Wiedervorlage To do .... krz Minden-Ravensberg/Lippe

40 Manage and Store - Knowlegde
Recherche Direktzugriff krz Minden-Ravensberg/Lippe

41 Informationen und Dokumente bereitstellen
... So geht es wohl nicht! krz Minden-Ravensberg/Lippe

42 Welche Anforderungen ergeben sich daraus?
Informationsrecherche Im Kontext zu konkreten Themen zielgruppenorientiert, vom Benutzer auswählbar Bereitstellung Vorgänge Dokumente zum Einzelfall strukturiert – leicht auffindbar krz Minden-Ravensberg/Lippe

43 Suchmöglichkeiten Informationsquellen Ablagestruktur Attribute
Dateien im Filesystem Dokumente im Archiv s mit Anhängen  Internet und Intranet Ablagestruktur verwaltungsspezifisch Aktenplan, Org.-Struktur, ... Attribute anwendungsspezifisch Boolean, Wildcard Volltext Dokumenteninhalt Worte, Phrasen, ... Synonyme, Nachbarschaft, intuitiv, ... krz Minden-Ravensberg/Lippe

44 Ordner Attribute Volltext krz Minden-Ravensberg/Lippe

45 krz Minden-Ravensberg/Lippe

46 Archive - Inhalte Eingangsbelege Ausgangsbelege Drucklisten
Anwendungsdaten krz Minden-Ravensberg/Lippe

47 Archivsystem Verwaltung von beliebig strukturierten Festplatten- und Langzeitarchiven Gekapselte Dokumentenverwaltung Eindeutige DocID krz Minden-Ravensberg/Lippe

48 Objektablage Peripheral Services Index Datenbank ok.Verfahren BBG2000
Integration ok.Verfahren BBG2000 KRZ-Clients FINANZ-Archiv Office Microsoft Office Open Office Star Office Clients Desktop Desktop Web Imaging Application Layer Advanced Connect http/WebDAV + XML Storage Layer Base Connect TCP/IP - RPC Interfaces Pipeliner for SAP for Microsoft Exchange Ascent Capture Services Mirror Distributed Cache Recovery Objektablage Storage Services Peripheral Services Rendition, Signature LDAP, Host-Gateway Index Datenbank Index Services Oracle, MS SQL-Server, DB2, MAXDB krz Minden-Ravensberg/Lippe

49 Integration in Fachverfahren (OK-Verfahren)
krz Minden-Ravensberg/Lippe

50 Zugriff über Browser z.B. Suche in Ordnerstruktur (Aktenplan)
z.B. Suche nach Buchungen und Belegen krz Minden-Ravensberg/Lippe

51 Nutzung außerhalb einer Fachanwendung
z.B. Suche nach Vorgängen und Dokumenten über Fachdaten krz Minden-Ravensberg/Lippe

52 Handlungsbedarf Abläufe müssen sowohl elektronische Form wie auch Papierform berücksichtigen Auf Signatur vorbereiten Papier digitalisieren Sofortige Auskunftsbereitschaft Zentrale Speicherung und Verwaltung realisieren Suchaufwand vermeiden ‚Selbstbedienung‘ ermöglichen gleichzeitiger, paralleler Zugriff, für Berechtigte realisieren Bearbeitungszeiten und –Kosten Informationen strukturieren Übertragungsaufwand vermeiden / reduzieren Ablage systematisieren Abläufe automatisieren Raumbedarf reduzieren krz Minden-Ravensberg/Lippe

53 Schriftgutverwaltung (Papierform) Dokumenterfassung Erkennungsmethoden
Status Schriftgutverwaltung (Papierform) Dokumenterfassung Erkennungsmethoden Formularsystem Geschäftsprozessmanagement EP 2006 Workflow IV 2005 Ablagestruktur Dokumentenmanagement Archivsystem Browser-Applikation Office-Integration Integration OK-Verfahren Volltextsuche Wissensmanagement EP 2006 Dienste-Portal Signaturverfahren krz Minden-Ravensberg/Lippe