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2 Public Sector Rechte und Pflichten des Aufsichtsrates in Unternehmen der Öffentlichen Hand Rudolf X. Ruter Arthur Andersen Public Sector Telefon

3 Beteiligungs- management
Rechte und Pflichten des Aufsichtsrates in Unternehmen der öffentlichen Hand Landtag Gemeinderat Kreistag Rechnungshöfe Gesellschafter Aufsichtsrat Beteiligungs- management Wirtschaftsprüfer Geschäftsführung

4 + Inhalt des Seminars 1. Rechtliche Grundlagen
Umfangreiche Anlagen 1. Rechtliche Grundlagen 2. Neuerungen durch das KonTraG 3. Betriebswirtschaftliche Aufgaben 4. Überwachung und Haftung 5. Überwachung nach § 53 HGrG 6. Berichtspflicht 7. Wirtschaftsprüfungsbericht + Siehe auch: IDW Prüfungsstandard EPS 340 vom : Die Prüfung des Risiko-Früherkennungssystems nach § 317 Abs. 4 HGB IDW Prüfungsstandard PS 350 vom : Prüfung des Lageberichts IDW Prüfungsstandard PS 550 vom : Grundsätze ordnungsgemäßer Berichterstattung bei Abschlußprüfungen IDW Prüfungsstandard EPS 720 vom : Fragenkatalog zur Prüfung nach § 53 HGrG Neufassung der Stellungnahme KFA 1/1990: Entwurf vom März 2000 Prüfungsbericht über die Prüfung kommunaler Wirtschaftsbetriebe IDW Prüfungsstandard PS 450 vom Grundsätze ordnungsgemäßer Berichterstattung bei Abschlußprüfungen

5 Anlagen-Verzeichnis 1. Der Wechsel des Abschlussprüfers in Unternehmen der öffentlichen Hand als Bestandteil einer effektiven Corporate Governance? von Rudolf X. Ruter und Markus Häfele 2. Unternehmen mit öffentlich-rechtlichen Anteilseignern unter Zugzwang von Rüdiger Birkental und Axel Sitt 3. Gesetzestexte in Auszügen von Dr. iur. Christian Ziche

6 wirtschaftlicher Betätigung
1. Rechtliche Grundlagen Formen wirtschaftlicher Betätigung der öffentlichen Hand Öffentlich-rechtliche Organisationsformen Privatrechtliche Organisationsformen Regie- betrieb Eigen- betrieb Zweck- verband Anstalt öffent- lichen Rechts e.V. Stiftung GmbH GmbH & Co KG AG

7 1. Rechtliche Grundlagen
Die Organe der Aktiengesellschaft und der GmbH und ihre wesentlichen Funktionen Aktiengesellschaft GmbH Vorstand unabhängige und grundsätzlich weisungsfreie Leitung der AG Aufsichtsrat Überwachung der Leitungstätigkeit des Vorstandes und Bestellung der Vorstandsmitglieder Feststellung des Jahresabschlusses Hauptversammlung (oberstes Organ der Gesellschaft) Grundlagenentscheidungen (u. a. Satzungsänderung/ in Ausnahmen Feststellung des Jahresabschlusses) Geschäftsführer weisungsabhängige Leitung der GmbH Aufsichtsrat siehe LHO, GemO, etc. - nur soweit in der Satzung festgelegt MitbestimmungsG (2000 AN) BetriebsverfassungsG 1952 (500 AN) Überwachung der Geschäftsführung und ausnahmsweise Bestellung des Geschäfts- führers Gesellschafterversammlung Grundlangenentscheidungen Weisungsrechte gegenüber Geschäftsführung bei Einzelentscheidungen

8 1. Rechtliche Grundlagen
Anwendbare Gesetze Aktiengesellschaft GmbH Aktiengesetz MitbestimmungsG 1976 (2000 Arbeitnehmer) BetriebsverfassungsG 1952 (500 Arbeitnehmer) MontanmitbestimmungsG GmbHG mit Verweis auf Aktiengesetz Mitbestimmungsgesetz (2000 Arbeitnehmer) Betriebsverfassungsgesetz (500 Arbeitnehmer) “Gesetze des Beteiligungsunternehmens”, wie z.B.: Satzung bzw. Gesellschaftsvertrag (insbesondere zustimmungspflichtige Geschäfte) Geschäftsführungsvertrag Geschäftsordnung für den Aufsichtsrat bzw. die Geschäftsführung

9 Bestellung, Dauer und Beendigung des Aufsichtsratsmandats
1. Rechtliche Grundlagen Bestellung, Dauer und Beendigung des Aufsichtsratsmandats Bestellung Amtszeit Beendigung des AR-Mandats Wahl durch die Hauptversamm- lung der Aktiengesellschaft bzw. der Gesellschafterversammlung der GmbH Ausnahmen u.a. - Entsendung von Aktionärs- vertretern kraft Satzungsbe- stimmung - MitbestG, BetrVG 1952: Wahl durch Arbeitnehmer Beginn: gemäß Bestellungsbe- schluss und Annahme der Be- stellung Dauer: höchstens fünf Jahre - Satzung/Bestellungsbeschluss u.U. kürzer - anders u.U. in der GmbH Wiederwahl Wegfall der persönlichen Voraus- setzungen (Inkompatibilität, Anzahl der AR-Mandate) Amtsniederlegung Ablauf des Bestellungszeitraums Abberufung - durch die HV bzw. Gesellschafter- Versammlung, mit 3/4-Mehrheit, jederzeit und ohne Vorliegen eines wichtigen Grundes möglich - durch den Entsendenden - durch das Amtsgericht des Sitzes der Gesellschaft (u.U. auch bei GmbH) - bei Arbeitnehmer-Vertretern Abwahl durch Belegschaft

10 1. Rechtliche Grundlagen
Weisungsrecht, Verschwiegenheit, Befangenheit Weisungsrecht: Ein Weisungsrecht gegenüber Mitgliedern des Aufsichtsrats, die von ihr vorgeschlagen oder entsandt werden, besteht grundsätzlich nicht. So ist z.B. die Formulierung in den Gemeindeordnungen, dass der Aufsichtsrat auch die Belange und die Interessen der Gemeinde zu beachten habe, lediglich eine Empfehlung. Gesellschaftsschaftsrechtlich gehen die Interessen der Gesellschaft vor. Insoweit bestimmt das Bundesrecht (Aktiengesetz und GmbH-Gesetz sind Bundesrecht) die Handlungspflichten (vgl. auch § 65 VI BHO). Verschwiegenheitspflicht: Die Verschwiegenheitspflicht ergibt sich daraus, dass nach § 93 Abs. 1 AktG über Angaben und Geheimnisse Stillschweigen zu bewahren ist. Dies gilt für Vorstand und Aufsichtsrat (§ 116 AktG). Einen höheren Grad als die Verschwiegenheitspflicht erlangt die Verpflichtung zur Geheimhaltung von Geschäfts- und Betriebsgeheimnissen. Ein (vorsätzlich) unbefugt offenbartes Geheimnis führt auf Antrag der Gesellschaft zur Strafbarkeit (§ 404 AktG und § 85 GmbHG).

11 1. Rechtliche Grundlagen
§ 394 AktG Berichte der Aufsichtsratsmitglieder Aufsichtsratsmitglieder, die auf Veranlassung einer Gebietskörperschaft in den Aufsichtsrat gewählt oder entsandt worden sind,unterliegen hinsichtlich der Berichte, die sie der Gebietskörperschaft zu erstatten haben, keiner Verschwie- genheitspflicht. Für vertrauliche Angaben und Geheimnisse der Gesellschaft, namentlich Betriebs- oder Geschäftsgeheimnisse, gilt dies nicht, wenn ihre Kenntnis für die Zwecke der Berichte nicht von Bedeutung ist. § 395 AktG Verschwiegenheitspflicht (1) Personen, die damit betraut sind, die Beteiligungen einer Gebietskörperschaft zu verwalten oder für eine Gebietskörperschaft die Gesellschaft, die Betätigung der Gebietskörperschaft als Aktionär oder die Tätigkeit der auf Veranlassung der Gebietskörperschaft gewählten oder entsandten Aufsichtsratsmitglieder zu prüfen, haben über vertrauliche Angaben und Geheimnisse der Gesellschaft, namentlich Betriebs- oder Geschäftsgeheimnisse, die ihnen aus Berichten nach § 394 bekannt geworden sind, Stillschweigen zu bewahren; dies gilt nicht für Mitteilungen im dienstlichen Verkehr. (2) Bei der Veröffentlichung von Prüfungsergebnissen dürfen vertrauliche An- gaben und Geheimnisse der Gesellschaft, namentlich Betriebs- oder Geschäfts- geheimnisse, nicht veröffentlicht werden.

12 1. Rechtliche Grundlagen
Verschwiegenheitspflicht im Spannungsfeld zwischen Handels-/Gesellschaftsrecht und öffentlichem Recht Grundsatz: Verschwiegenheit hinsichtlich vertraulicher Angaben/Geheimnisse Ausnahme: Dispens von der Verschwiegenheitspflicht, §§ 394,395 AktG Bei Berichtspflicht gegenüber Gebietskörperschaften (soweit Kenntnis vertraulicher Sachverhalte für Bericht notwendig) Berichtsadressat: Verwaltungsspitze (z.B. 1. Bürgermeister; Leiter Beteiligungsmanagement) NICHT Gemeinderat, Kreistag, Bezirkstag, eigene Fraktion (!) Diesen gegenüber gilt stets Verschwiegenheitspflicht

13 1. Rechtliche Grundlagen
Weisungsrecht, Verschwiegenheit, Befangenheit Befangenheitsvorschriften (am Beispiel der Gemeindeordnung): Befangenheitsvorschriften dienen der Sauberkeit der Verwaltung. Soweit aus persönlichen Gründen der Verdacht auf Befangenheit bestehen kann, greifen z.B. die Verbotsvorschriften der Gemeindeordnung (persönliche Vorteile oder Nachteile auch für Angehörige) ein. Soweit eine Interessen- kollision allein dadurch besteht oder bestehen kann, dass das Mitglied eines Aufsichtsrats als “Vertreter” der Gemeinde im Aufsichtsrat und im Gemeinderat an der Beratung und Entscheidung beteiligt ist, schließt die Gemeindeordnung eine Befangenheit aus. Ob sich gleichwohl eine Nicht- befassung im Aufsichtsrat oder im Gemeinderat empfiehlt, um jeden An- schein zu vermeiden, muss jeder Aufsichtsrat für sich entscheiden. Unter- halb der Befangenheit führt eine Nichtbefassung nicht zu einem Ab- stimmungsfehler oder zu einer Gefährdung entsprechender Aufsichtsrats- oder Gemeinderatsbeschlüsse.

14 2. KonTraG Definition: Corporate Governance nach dem KonTraG
Der Begriff Corporate Governance (Unternehmensaufsicht) betrifft die gesetzliche und tatsächliche Rollenverteilung zwischen Gesellschaftern, Vorstand und Aufsichtsrat einer Kapitalgesellschaft. Eine effiziente Corporate Governance muss nach den Vorstellungen des Gesetzgebers in der Lage sein,Fehlentwicklungen bei der Unternehmenstätigkeit rechtzeitig zu erkennen sowie Unternehmenskrisen und Kapitalverluste zu vermeiden. I. Grundgedanke: Aufsichtsrat als Herr der Unternehmensüberwachung Effektive Unternehmensüberwachung durch Stärkung des Aufsichtsrates Persönliche Verantwortung des Aufsichtsrates II. Elemente:  und Wirtschaftsprüfer als Eckpfeiler einer effizienten Unternehmensüberwachung  als arbeitsteiliger Prozess (Kommunikation als Grundlage)  Wirtschaftsprüfer als „Erfüllungsgehilfe“ des Aufsichtsrates (nicht der Geschäftsführung) Aufsichtsrat Dialog Wirtschaftsprüfer

15 Reform der Aufsichtsratstätigkeit
2. KonTraG Corporate Governance nach dem KonTraG III.Einzelheiten der „neuen“ Corporate Governance: Reform der Aufsichtsratstätigkeit Beschränkung der Höchstzahl von Aufsichtsratsmandaten (§ 100 Abs. 2 AktG) Mitteilung des ausgeübten Berufs und der Mitglied- schaft in Gremien § 124 Abs. 3, § 125 Abs. 1 AktG Erhöhung der Sitzungsfrequenz, § 110 Abs. 3 AktG Unternehmer überwachen Unternehmer § 111 Abs. 1 AktG Rechenschaftsbericht über die Aufsichtsratstätigkeit, § 171 Abs. 2 AktG Geltendmachung von Schadensersatzansprüchen wegen Pflichverletzung erleichtert, § 147 Abs. 3 AktG Erweiterung der Prüfungs- pflichten durch den Aufsichtsrat, § 171 Abs. 1 § 337 Abs. 1 AktG

16 Reform der Zusammenarbeit zwischen Aufsichtsrat und Abschlussprüfer
2. KonTraG III. Einzelheiten der Corporate Governance: Reform der Zusammenarbeit zwischen Aufsichtsrat und Abschlussprüfer Intensivierung der Kommunikation Aufsichtsrat - Wirtschaftsprüfer Auftragserteilung durch Aufsichtsrat § 111 Abs. 2 Satz 3 AktG § 318 Abs. 1 Satz 4 HGB Intensivierung der Abschlussprüfung § 317 HGB Aushändigung des Prüfungsberichts § 170 Abs. 3 AktG § 318 Abs. 7 HGB Teilnahme des WP an der Bilanzsitzung § 171 Abs. 1 AktG

17 Auftragserteilung an den Wirtschaftprüfer durch den Aufsichtsrat
2. KonTraG Auftragserteilung an den Wirtschaftprüfer durch den Aufsichtsrat Vermeidung von Interessenkonflikten zwischen Geschäftsführung und Wirtschaftsprüfer Rolle des Aufsichtsrats als Herr der Unternehmensüberwachung wird deutlich Abstimmung der Jahresabschlussprüfung mit den Informations- und Überwachungsbedürfnissen des Aufsichtsrats (Arbeitsteilung)

18 Intensivierung der Abschlussprüfung
2. KonTraG Intensivierung der Abschlussprüfung Prüfungsbericht als wichtige Informationsquelle des Aufsichtsrats Problemorientierung der Abschlussprüfung: Ausrichtung auf Erkennen von Unrichtigkeiten und Rechtsverstößen Prüfung des Lageberichts: Information für Aufsichtsrat hinsichtlich Lage des Unternehmens und eventuelle Gefährdungen Prüfung des Risikofrüherkennungssystems: Unterstützung des Aufsichtsrats bei der Überwachungstätigkeit

19 Aushändigung des Prüfungsberichts an den Aufsichtsrat
2. KonTraG Aushändigung des Prüfungsberichts an den Aufsichtsrat Prüfungsbericht als zentrales Kommunikationsmittel zwischen Aufsichtsrat und Wirtschaftsprüfer Ergänzung der Überwachungstätigkeit des Aufsichtsrats Überblick über die Tätigkeit der Geschäftsführung

20 2. KonTraG Teilnahme/Berichterstattung des Wirtschaftsprüfers an/in der Bilanzsitzung des Aufsichtsrates Wirtschaftsprüfer zeigt Schwerpunkte der Prüfung auf und legt Gesamtzusammenhänge offen Aufsichtsrat erhält Möglichkeit der Nachfrage (Informationsfunktion) Aufsichtsrat erhält Anregung für eigene Überwachungstätigkeit

21 3. Betriebswirtschaftliche Aufgaben
Modell eines Zielbildungsprozesses im öffentlichen Bereich Ableitung und Formulierung eines Unternehmenszwecks Gesellschafter Formulierung bundes-, (landes-), kommunal- politischer Ziele Parlament Ableitung strategischer Ziele Verwaltung Ableitung taktischer Ziele Aufsichtsrat Ableitung operativer Ziele Geschäftsführung Realisierung Abteilungsleitung

22 3. Betriebswirtschaftliche Aufgaben
Portfolio Analyse Langfristiger öffentlicher Leistungsbedarf Öffentlich gebundene Aufgabenübertragung Verstärkte Aufgaben- verfolgung hoch Schnelle und umfassende Veräußerung Reduzierung der Aufgabenwahrnehmung niedrig niedrig hoch Erfordernis öffentl. Leistungserstellung

23 3. Betriebswirtschaftliche Aufgaben
Überblick über die zentralen Aufgaben des Aufsichtsrates, Umsetzung der Rechte und Pflichten eines Aufsichtsrates in die betriebswirtschaftliche Unternehmenspraxis 1. Corporate Governance Der Begriff Corporate Governance (Unternehmensaufsicht) betrifft die gesetzliche und tatsächliche Rollenverteilung zwischen Gesellschaftern, Vorstand und Aufsichtsrat einer Kapitalgesellschaft. Eine effiziente Corporate Governance muss nach den Vorstellungen des Gesetzgebers in der Lage sein,Fehlentwicklungen bei der Unternehmenstätigkeit rechtzeitig zu erkennen sowie Unternehmenskrisen und Kapitalverluste zu vermeiden. Sie dient dadurch letztlich dem Schutz der Interessen von Gesellschaftern, Unternehmen und Arbeitnehmern gleichermaßen. 2. Personalentscheidungen Top-Management 3. Strategische Unternehmensplanung

24 3. Betriebswirtschaftliche Aufgaben
1. Corporate Governance Controlling als die ständige Überwachung der Geschäftsführung darf nicht auf Kontrolle im Sinne des nachträglichen Aufzeigens von Fehlentwicklungen beschränkt sein, sondern auf den zukunftsorientierten Vergleich der Ist- mit den Planwerten für: die Dauerhaftigkeit der Kontrolle (Kontinuität) die Analyse von Abweichungen (Interpretation) das rechtzeitige Erstellen von Korrekturvorschlägen Das persönliche Controlling des Aufsichtsrates greift somit bereits in der Planungsphase ein. Überprüfung der Planungsergebnisse auf Plausibilität hinsichtlich: Rechtmäßigkeit Zweckmäßigkeit Wirtschaftlichkeit

25 3. Betriebswirtschaftliche Aufgaben
Grenzen der Controllingfunktion Die Grenzen der Controllingfunktion des Aufsichtsrates liegen dort, wo die Geschäftsführung beginnt. Aufgabe des Aufsichtsrates muss es sein, diese Grenzen zu kennen (Gesetz und Satzung bzw. GV-Protokolle) auf das Einhalten dieser Grenzen zu achten Beispiel: Es ist nicht die Aufgabe des Aufsichtsrates, neue Produkte zu entwickeln. Aber der Aufsichtsrat ist dafür verantwortlich, dass die Aufgabe “Entwicklung neuer Produkte”durch das Management geplant und durchgeführt und darüber regelmäßig berichtet wird.

26 3. Betriebswirtschaftliche Aufgaben
2. Personalentscheidungen TOP-Management Auswahl und Bestellung der Vorstandsmitglieder einer Aktiengesellschaft Auswahl und Bestellung von Geschäftsführern durch die GmbH-Gesellschafter Erarbeitung eines Anforderungsprofils Regelmäßige Überprüfung des Anforderungsprofils (keine automatischen Vertragsverlängerungen) Abberufung der Geschäftsführung Empfehlung: Ausschuss für “human resources management”

27 3. Betriebswirtschaftliche Aufgaben
3. Strategische Unternehmensplanung gemeinsam mit dem Top-Management Festlegung der Unternehmensziele Entwickeln von Strategien Vereinbaren von Maßnahmen zur Umsetzung der Strategien Empfehlung: Langfristige Strategieplanung (5 Jahre)

28 “Der Aufsichtsrat hat die Geschäftsführung zu überwachen”
4. Überwachung und Haftung § 111 Abs. 1 AktG: “Der Aufsichtsrat hat die Geschäftsführung zu überwachen” Geschäftsführungsprüfung ist eine Totalprüfung des gesamten Unternehmens in formaler und materieller Hinsicht. Maßstab für die Ordnungsmäßigkeit gem. § 93 Abs. 1 S. 1 AktG bzw. § 43 Abs. 1 GmbHG ist die Sorgfalt eines ordentlichen und gewissenhaften Geschäftsleiters.

29 Rechte und Pflichten des Aufsichtsrates
4. Überwachung und Haftung Haftung (Verantwortlichkeit) des Aufsichtsrates als Gremium und als Mitglied hängen vom Umfang der Rechte und Pflichten ab Rechte und Pflichten des Aufsichtsrates Verschwiegenheitspflicht Ordnungsmäßigkeitskontrolle Wirtschaftlichkeitskontrolle Zweckmäßigkeitskontrolle Informationsrechte Zustimmungsvorbehalte Richtlinienkompetenz Kontrolle Kompetenzen Pflichten

30 4. Überwachung und Haftung
Aufgaben des Aufsichtsrates nach dem Aktiengesetz 1. Überwachung der Geschäftsführung (§ 111 Abs. 1) 2. Prüfung der Gesellschaftskasse, der Bestände an Wertpapieren und Waren (§ 111 Abs. 2) 3. Erteilung des Prüfungsauftrages an den Wirtschaftsprüfer (§ 111 Abs. 2) 4. Einberufung der Hauptversammlung (§ 111 Abs. 3) 5. Zustimmungsvorbehalt für bestimmte Arten von Geschäften (§ 111 Abs. 4) 6. Vertretung der Gesellschaft gegenüber Vorstandsmitgliedern (§ 112) 7. Bestellung und Abberufung des Vorstands (§ 84) 8. Entgegennahme von Gewinnverwendungsvorschlägen (§ 170 Abs. 2; § 171) 9. Feststellung und Prüfung des Jahresabschlusses (§ 171 und § 172)

31 4. Überwachung und Haftung
Aufgaben des Aufsichtsrates nach dem GmbH-Gesetz (§ 52 GmbHG verweist auf das AktG) 1. Überwachung der Geschäftsführung (§ 111 Abs. 1) 2. Prüfung der Gesellschaftskasse, der Bestände an Wertpapieren und Waren (§ 111 Abs. 2) 3. Erteilung des Prüfungsauftrages an den Wirtschaftsprüfer (§ 111 Abs. 2) 4. Einberufung der Gesellschafterversammlung 5. Zustimmungsvorbehalt für bestimmte Arten von Geschäften (§ 111 Abs. 4) 6. Vertretung der Gesellschaft gegenüber den Geschäftsführern 7. Bestellung und Abberufung der Geschäftsführer 8. Entgegennahme von Gewinnverwendungsvorschlägen (§ 170 Abs. 2; § 171) 9. Prüfung des Jahresabschlusses (§ 171) Im Unterschied zum Aktienrecht gehören die Bestellung und Abberufung der Geschäfts-führung nicht zu den Aufgaben des Aufsichtsrates (sondern zu den Aufgaben der Gesell-schafter), es sei denn die Satzung ermächtigt den Aufsichtsrat dazu.

32 4. Überwachung und Haftung
Unternehmensinterne Kommunikation im Rahmen der Überwachung Vorstand Aufsichtsrat Schriftliche und mündliche Berichte § 90 Abs. 1 Satz 1 AktG Vorstand Aufsichtsrats- vorsitzender § 90 Abs. 1 Satz 2 AktG Berichte aus wichtigen Anlässen Vorstand Aufsichtsrat Aufsichtsratsmitglied § 90 Abs. 3 AktG Anforderung besonderer Berichte Bücher, Unterlagen Gesellschaftskasse Waren, Wertpapiere Aufsichtsrat § 111 Abs. 2 Satz 2 AktG Einsichtnahme zur Überprüfung

33 4. Überwachung und Haftung
Dreifach abgestufte Überwachungspflicht III. In der Krise “Führende Überwachung” II. Abzeichnende Ergebnisverschlechterung “Unterstützende Überwachung“ I. Normaler Geschäftsverlauf “Zurückhaltung” Dreifach abgestufte Überwachungspflicht III. In der Krise “Führende Überwachung” II. Abzeichnende Ergebnisverschlechterung “Unterstützende Überwachung“ I. Normaler Geschäftsverlauf “Zurückhaltung” Dreifach abgestufte Überwachungspflicht III. In der Krise “Führende Überwachung” II. Abzeichnende Ergebnisverschlechterung “Unterstützende Überwachung“ I. Normaler Geschäftsverlauf “Zurückhaltung” Dreifach abgestufte Überwachungspflicht III. In der Krise “Führende Überwachung” II. Abzeichnende Ergebnisverschlechterung “Unterstützende Überwachung“ I. Normaler Geschäftsverlauf “Zurückhaltung”

34 4. Überwachung und Haftung
Qualitative Angaben zur Art der Überwachungstätigkeit Regelmäßige schriftliche und mündliche Berichte nach § 90 Abs. 1 Satz 1 AktG. Unterrichtung des Vorsitzenden des Aufsichtsrates über wichtige Anlässe (§ 90 Abs. 1 Satz 2 AktG). Anforderungen besonderer Berichte gem. § 90 Abs. 3 AktG durch den Gesamtauf- sichtsrat oder ein einzelnes Aufsichtsratmitglied. Einsichtnahme in Bücher und Schriften sowie Überprüfung der Vermögens- gegenstände Gesellschaftskasse, Bestände an Wertpapieren und Waren gem. § Abs. 2 AktG. Beauftragung von Sachverständigen zur Erledigung bestimmter Überwachungsauf gaben (soweit Geheimhaltungs- und Verschwiegenheitspflicht dies zulassen gem. § 111 Abs. 2 Satz 2 AktG). wenn die Überwachung durch einen Ausschuß vorgenommen wurde: Dabei muss nicht auf die zugrundeliegenden Vorgänge eingegangen werden, jedoch ob sich Beanstandungen ergeben haben.

35 4. Überwachung und Haftung
Angaben zum Umfang der Prüfung Zahl der Aufsichtsratssitzungen und Häufigkeit der Prüfungen stellt für den Gesellschafter keine Information von Bedeutung dar (Auffassung der h.M.) Ausreichend ist die allgemeine Angabe, ob die Überwachung regelmäßig über das Geschäftsjahr verteilt oder nur einmalig durchgeführt wurde (vgl. Claussen in Kölner Komm. AktG, §171 Anmerkung 11) Ausreichend ist z. B. folgende Formulierung: “Der Aufsichtsrat hat sich während des Geschäftsjahres durch laufende Berichterstattung des Vorstandes über die Geschäftsführung des Unternehmens unterrichtet. In verschiedenen Sitzungen mit dem Vorstand wurden im Berichtszeitraum wichtige Fragen der Geschäftsführung besprochen”.

36 4. Überwachung und Haftung
Haftung des Aufsichtsrates bei Pflichtverletzungen Zivilrechtliche Verantwortung - überstimmte Aufsichtsratsmitglieder - Sorgfaltsmaßstab - Verjährung Strafrechtliche Sanktionen - Allgemeine Straftatbestände - Geheimnisverrat

37 4. Überwachung und Haftung
Haftung des Aufsichtsrates bei Pflichtverletzung Fazit: Die Gesamtdarstellung der Haftung und Verantwortlichkeit soll gewiss nicht über- bewertet werden. Es ist aber wichtig, darauf hinzuweisen, dass ein Fehlverhalten keineswegs folgenlos bleibt. Dies gilt ganz besonders und für den Täter in empfindlicher Weise dort, wo Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse unbefugt offenbart werden. Mangelnde Befugnis liegt stets vor, wenn Vertraulichkeit eines bestimmten Sachverhalts offenkundig ist oder sich aus den Umständen ergibt. Zu den Geschäftsgeheimnissen gehören kaufmännische Vorgänge, aber auch Personalangelegenheiten im weitesten Sinne. Zu den betrieblichen Geheimnissen zählt man technische Vorgänge.

38 4. Überwachung und Haftung
Sorgfaltspflichten der Gesellschaftsorgane Ein Geschäftsführer einer GmbH gem. § 43 Abs. 1 GmbHG Vorstand einer AG gem. § 93 AktG Aufsichtsrat-Mitglieder gem. § 116 AktG hat in den Angelegenheiten der Gesellschaft die Sorgfalt eines ordentlichen Geschäftsleiters anzuwenden. Verletzt er seine Pflicht zur sorgfältigen Geschäftsführung, so haftet er für den entstandenen Schaden mit seinem gesamten Vermögen. Die Haftung wird auch auf bei leichter Fahrlässigkeit ausgelöst. Die AG bzw. GmbH muss beweisen, dass ein eventueller Schaden durch eine Verletzung der Pflicht des Geschäftsführers, die Geschäfte mit der Sorgfalt eines ordentlichen Geschäftsleiters zu führen, entstanden ist.

39 4. Überwachung und Haftung
Grundsätze ordnungsmäßiger Überwachung (GoÜ - nach Theissen) Grundprinzipien Grundprinzip der Ordnungsmäßigkeit Grundprinzip der Gesetzmäßigkeit Grundprinzip der Richtigkeit Grundprinzip der Zielgerichtetheit und Zweckmäßigkeit Grundprinzip der Transparenz Grundprinzip der Nachprüfbarkeit Besondere Grundsätze “Einzelne Ist-Überwachungsobjekte” Bücher und Schriften Berichtserstattungspflicht des Vorstandes Jahresabschluss Abschlussprüferbericht steuerlicher Außenprüfungsbericht etc. Allgemeine Grundsätze Personelle Anforderungen - Grundsatz der Unabhängigkeit - Grundsatz der Eigenverantwortlichkeit und Eigenständigkeit - Grundsatz der Funktionsgerechtigkeit und Sachverständigkeit - Grundsatz der Verschwiegenheit - Grundsatz der Vergütung und Entlastung Institutionelle Anforderungen Grundsatz der Planung und Kontrolle

40 Unternehmenstätigkeit
5. § 53 HGrG Struktur der Unternehmensüberwachung bei Unternehmen der öffentlichen Hand Ziel: Sicherung der öffentlichen Interessen durch effektive Corporate Governance Aufsichtsrat Beteiligungsmanagement der Gebietskörperschaft Unternehmenstätigkeit Abschlussprüfung nach HGB und HGrG Betätigungsprüfung der GPA / Rechnungshöfe Risikomanagementsystem Unternehmensinterne Kontrolle = Corporate Governance im engeren Sinn durch AR und RMS Unternehmensexterne Kontrolle durch Wirtschaftsprüfung Mittelbare Kontrolle durch Beteiligungsmanagement der Gemeinde und Betätigungsprüfung der GPA/Rechnungshöfe

41 Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsführung § 53 HGrG
Überwachung der Geschäftsführung Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsführung § 53 HGrG = Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsführungs- tätigkeit Ordnungsmäßigkeit des Geschäftsführungs- instrumentariums Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsführungs- organisation Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsführung ist Bestandteil der Jahresabschlussprüfung von Unternehmen, an denen die öffentliche Hand mehrheitlich beteiligt ist. Ermöglicht tieferen Einblick in die Geschäftstätigkeit Erleichtert die Überwachungstätigkeit Unterstützung der Überwachungstätigkeit durch Wirtschaftsprüfer

42 Prüfung der Ordnungsmäßigkeit bedeutet:
5. § 53 HGrG Prüfung der Ordnungsmäßigkeit bedeutet: nicht der Entscheidungsprozeß ist in seinen Einzelheiten zu prüfen, sondern wurden ungewöhnliche, risikoreiche oder nicht ordnungsgemäß abgewickelte Geschäftsvorfälle oder erkennbare Fehldispositionen durchgeführt? ist die Art der getätigten Geschäfte durch die Satzung gedeckt und wurde eine nach Satzung, Geschäftsordnung oder Beschluss des Aufsichtsrats erforderliche Zustimmung eingeholt?

43 Überwachungs- und Prüfungsbereich I
5. § 53 HGrG Überwachungs- und Prüfungsbereich I Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsführungs- organisation Übereinstimmung der tatsächlichen Geschäfts- führungstätigkeit mit Gesetzen, Satzung und Gesellschaftsvertrag Firmeninterne Regelungen für die Geschäftsführung Zusammensetzung und Tätigkeit der Geschäftsführung Prüfungslemente: Konkretisierung der Überwachungspflichten Zweckmäßigkeit der Regelung im Hinblick auf die Erfordernisse einer effizienten und flexiblen Unternehmensführung

44 Überwachungs- und Prüfungsbereich II
5. § 53 HGrG Überwachungs- und Prüfungsbereich II Prüfungselemente: Konkretisierung der Überwachungspflichten Aufbau- und ablauf- organisatorische Grundlagen Versicherungsschutz Planungswesen Ordnungsmäßigkeit des Geschäftsführungs- instrumentariums Risikomanagement- system Rechnungswesen Informationssystem Interne Revision

45 Überwachungs- und Prüfungsbereich III
5. § 53 HGrG Überwachungs- und Prüfungsbereich III Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsführungs- tätigkeit Auftragsvergabe Lieferverpflichtungen Entgeltregelungen Zustimmungsbedürftige Rechtsgeschäfte und Maßnahmen Übereinstimmung der Rechtsgeschäfte und Maßnahmen mit Gesetz, Satzung, Geschäftsordnung und bindenden Beschlüssen des Überwachungsorgans Investitions- entscheidungen Berichterstattung an das Überwachungsorgan

46 6. Berichtspflicht Kernstück der Berichtspflicht
Mitteilung über Art und Umfang der Prüfung der Geschäftsführung der Gesellschaft während des Geschäftsjahres gem. § 171 Abs. 2 Satz 2 AktG. Qualitative Angaben zur Art der Überwachungstätigkeit Angaben zum Umfang der Prüfung

47 6. Berichtspflicht Berichtspflichten vom Geschäftsführer Aufsichtsrat
vom Aufsichtsrat Gesellschafter Es gibt bei entsprechender Satzung keine direkte Berichtspflicht Geschäftsführer Gesellschafter an den * * sofern kein Gesellschaftsversammlungs-Beschluss vorliegt

48 6. Berichtspflicht Gesetzliche Grundlagen
Der Aufsichtsrat hat der Hauptversammlung / Gesellschafterversammlung schriftlich mitzuteilen 1. sein Ergebnis der eigenen Prüfung unter Einbeziehung des Abschlussprüfers des Jahresabschlusses (einschließlich Anhang) des Lageberichts des Gewinnverwendungsvorschlages (§ 171 Abs. 1 Satz 1 AktG)

49 6. Berichtspflicht Gesetzliche Grundlagen
2. in welcher Art und in welchem Umfang er die Geschäftsführung der Gesellschaft während des Geschäftsjahres geprüft hat (§ 171 Abs. 2 Satz 2). 3. welche Ausschüsse gebildet worden sind sowie die Anzahl der Sitzungen des Aufsichtsrates und die der Ausschüsse; nur bei börsennotierten Gesellschaften (§ 171 Abs. 2). 4. wie seine Stellungnahme zum Abschlussprüfer-Bericht lautet (§ 171 Abs. 2 Satz 3) 5. sein abschließendes Ergebnis eventuelle Einwendungen Billigung des vom Vorstand aufgestellten Jahresabschlusses (§ 171 Abs. 2 Satz 4)

50 6. Berichtspflicht Übergabe des Aufsichtsrats-Berichts an Geschäftsführung Einberufung der Gesellschafterversammlung mindestens eine Woche vorher (§51 GmbHG) max. vier Wochen (§ 171 Abs. 3) plus vier Wochen Kulanz Prüfung durch Aufsichtsrat Übergabe des Jahresabschlusses unverzügliche Weitergabe an den plus Prüfungsberichts an Aufsichtsrat Aufsichtsrat Prüfung des Jahresabschlusses/ Datum (§ 321 Abs. 3 HGB) ca. Vier Wochen Bestätigungsvermerk Aufstellung des Jahresabschlusses innerhalb der ersten drei bzw. Sechs Monate (§ 264 Abs. 1 HGB) durch Vorstand Vorlage an Abschlussprüfer unverzüglich (§ 320 Abs. 1 HGB) Übergabe des Prüfungsberichts an Geschäftsführung Z E I T

51 6. Berichtspflicht Problemfelder bei der Berichterstattung durch den Aufsichtsrat Das Gesetz nennt keine konkreten formalen Vorschriften hinsichtlich Schriftlichkeit und Vollständigkeit Die Versagung der Billigung des Jahresabschlusses bei Fristüberschreitung ist theoretisch möglich Die Berichtspflichten des Aufsichtsrates sind nicht übertragbar auf einen Aufsichtsrats- Ausschuss Beschlussfassung bei Bedarf durch den Gesamt-Aufsichtsrat Abweichende Auffassung von Mitgliedern des Aufsichtsrates kommen nur intern durch das Protokoll zum Ausdruck, oder durch Amtsniederlegung

52 7. Wirtschaftsprüfungsbericht
Aufsichtsrat und Wirtschaftsprüfer Ausgangspunkt: §§ 316 ff HGB bzw. Satzung Prüfung der Ordnungsmäßigkeit des Rechnungswesens Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsführung (§ 53 HGrG) Ablauf einer Jahresabschlussprüfung Aufbau eines Prüfungsberichtes Bestätigungsvermerk

53 Ablauf einer Jahresabschlussprüfung
7. Wirtschaftsprüfungsbericht Ablauf einer Jahresabschlussprüfung Planungs- und Analysephase Vorprüfung Schlussprüfung und Berichtphase Untersuchung des Management-Kontroll-Umfelds Substantive Prüfungs-schritte bzgl. der Jahres- endsalden Beratung bei der endgül-tigen Ab-schlusser-stellung Identifizier-ung und Doku-mentation der wesent-lichen Ver- fahren und der internen Kontrolle Identifizier-ung möglicher Prüfungs-risiken Erarbeitung eines Prüfungs- und Zeitplans Tests von EDV- und sonstigen Kontrollen Erneute Überprüfung unseres Prüfungs-plans Überprüfung des Einflusses wesentlicher erkannter Prüfungs-risiken Zusammen-fassung und Beurteilung unserer Prüfungs- ergebnisse Erteilung des Bestätigungsvermerks und Abgabe des Prüfungs-berichts analytische Durchsicht des Jahresab-schlusses Erstellung eines Management Letters Durchsicht der Bilanzier-ungsrund-sätze

54 7. Wirtschaftsprüfungsbericht
Interne Produkte Allgemeine Risikoanalyse unter Darstellung von Industrie- und Marktverhältnissen Zusammenfassung spezieller Prüfungsrisiken Zusammenfassung von EDV-Risiken Beurteilung des allgemeinen Kon- trollumfeldes Flowcharts zu den Verfahren Verabschiedung des Zeitplans Erstellung der Arbeitsprogramme Prüfungsergebnisse Zusammenfassung kritischer Sachverhalte Vorschlag zum Prüfungs- ablauf und Zeitplan Zusammenfassung der Vorprüfungsergebnisse Anregungen für Bilanz- politik Zusammenfassung der Prüfungsergebnisse Management Letter Testat und Prüfungsberichte Planung Vorprüfung Schlussprüfung Präsentationen/Berichte an die geschäftsführenden Organe der öffentlichen Unternehmen

55 Muster-Inhaltsverzeichnis
7. Wirtschaftsprüfungsbericht Muster-Inhaltsverzeichnis Neuer IDW-Prüfungsstandard: (IDW PS 450) vom Grundsätze ordnungsmäßiger Berichterstattung bei Abschlußprüfungen: ANLAGEN A. PRÜFUNGSAUFTRAG B. GRUNDSÄTZLICHE FESTSTELLUNGEN I. Lage des Unternehmens 1. Stellungnahme zur Lagebeurteilung der gesetzlichen Vertreter 2. Entwicklungsbeeinträchtigende oder bestandsgefährdende Tatsachen II. Unregelmäßigkeiten 1. Unregelmäßigkeiten in der Rechnungslegung 2. Sonstige Unregelmäßigkeiten C. GEGENSTAND, ART UND UMFANG DER PRÜFUNG D. FESTSTELLUNGEN UND ERLÄUTERUNGEN ZUR RECHNUNGSLEGUNG I. Buchführung (und weitere geprüfte Unterlagen) II. Jahresabschluss 1. Ordnungsmäßigkeit des Jahresabschlusses 2. Aufgliederung und Erläuterung der Posten des Jahresabschlusses 3. Gesamtaussage des Jahresabschlusses III. Lagebericht E. FESTSTELLUNGEN ZUM RISIKOFRÜHERKENNUNGSSYSTEM F. FESTSTELLUNGEN AUS ERWEITERUNGEN DES PRÜFUNGSAUFTRAGES G. BESTÄTIGUNGSVERMERK 1. Bilanz 2. Gewinn- und Verlustrechung 3. Anhang 4. Lagebericht 5. Zusätzliche Erläuterungen zum Jahresabschluss 6. Rechtliche(, steuerliche (und wirt- schaftliche)) Verhältnisse 7. Allgemeine Auftragsbedingungen (einschließlich Sonderbedingungen)

56 7. Wirtschaftsprüfungsbericht
Wie lese ich eine Bilanz? Bilanz ist Bestandteil des Jahresabschlusses Jahresabschluss besteht aus: I. Bilanz II. Gewinn- und Verlustrechnung III. Anhang IV. Lagebericht (§ 264 I 1 HGB) V. Gewinnverwendungsvorschlag und Bestätigungsvermerk: (hoffentlich uneingeschränkt und ohne Hinweise bzw. Zusätze bzw. Vorbehalte) “Wir haben den Jahresabschluss unter Einbeziehung der Buchführung und den Lagebericht der Gesellschaft für das Geschäftsjahr vom … bis … geprüft. Die Buchführung und die Aufstellung von Jahresabschluss und Lagebericht nach den deutschen handelsrechtlichen Vorschriften (und den ergänzenden Regelungen in der Satzung [im Gesellschaftsvertrag]) liegen in der Verantwortung der gesetzlichen Vertreter der Gesellschaft. Unsere Aufgabe ist es, auf der Grundlage der von uns durchgeführten Prüfung eine Beurteilung über den Jahresabschluss unter Einbeziehung der Buchführung und über den Lagebericht abzugeben. Wir haben unsere Jahresabschlussprüfung nach § 317 HGB unter Beachtung der vom Institut der Wirtschaftsprüfer (IDW) festgestellten Grundsätze ordnungsmäßiger Abschlussprüfung vorgenommen. Danach ist die Prüfung so zu planen und durchzuführen, dass Unrichtigkeiten und Verstöße, die sich auf die Darstellung des durch den Jahresabschluss unter Beachtung der Grundsätze ord-nungsmäßiger Buchführung und durch den Lagebericht vermittelten Bildes der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage wesentlich auswirken, mit hinreichender Sicherheit erkannt werden. Bei der Fest-legung der Prüfungshandlungen werden die Kenntnisse über die Geschäftstätigkeit und über das wirtschaftliche und rechtliche Umfeld der Gesellschaft sowie die Erwartungen über mögliche Fehler berücksichtigt. Im Rahmen der Prüfung werden die Wirksamkeit des internen Kontrollsystems sowie Nachweise für die Angaben in Buchhaltung, Jahresabschluss und Lagebericht überwiegend auf der Basis von Stichproben beurteilt. Die Prüfung umfasst die Beurteilung der angewandten Bilanzierungsgrundsätze und der wesentlichen Einschätzungen der gesetzlichen Vertreter sowie die Würdigung der Gesamtdarstellung des Jahresabschlusses und des Lageberichts. Wir sind der Auffassung, dass unsere Prüfung eine hinreichend sichere Grundlage für unsere Beurteilung bildet. Unsere Prüfung hat zu keinen Einwendungen geführt. Nach unserer Überzeugung vermittelt der Jahresabschluss unter Beachtung der Grundsätze ord-nungsmäßiger Buchführung ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage der Gesellschaft. Der Lagebericht gibt insgesamt eine zutreffende Vorstellung von der Lage der Gesellschaft und stellt die Risiken der künftigen Entwicklung zutreffend dar.”

57 Zusammenfassende Diskussion
Landtag Gemeinderat Kreistag Rechnungshöfe Gesellschafter Aufsichtsrat Beteiligungs- management Wirtschaftsprüfer Geschäftsführung Der Aufsichtsrat als Garant der Corporate Governance

58 Zusammenfassende Diskussion
Landtag Gemeinderat Kreistag Rechnungshöfe Gesellschafter Aufsichtsrat Beteiligungs- management Wirtschaftsprüfer Geschäftsführung Der Aufsichtsrat als Garant der Corporate Governance

59 Anlagen-Verzeichnis 1. Der Wechsel des Abschlussprüfers in Unternehmen der öffentlichen Hand als Bestandteil einer effektiven Corporate Governance? von Rudolf X. Ruter und Markus Häfele 2. Unternehmen mit öffentlich-rechtlichen Anteilseignern unter Zugzwang von Rüdiger Birkental und Axel Sitt 3. Gesetzestexte in Auszügen von Dr. iur. Christian Ziche

60 Literaturverzeichnis
1. Zusammenarbeit von Aufsichtsrat und Wirtschaftsprüfer im Lichte des KonTraG- Schlüssel zur Verbesserung der Corporate Governance? von Dietrich Dörner in: Der Betrieb, Heft 3 vom , Seite 2. Zum Rollenverständnis der Aufsichtsräte von Prof. Dr. Eberhard Scheffler in: Der Betrieb, Heft 9 vom , Seite 3. Aufsichtsräte in Unternehmen der öffentlichen Hand - professionell genug? von Dr. iur. Roderich C. Thümmel in: Der Betrieb, Heft 37 vom , Seite 4. Stärkere Kooperation von Aufsichtsrat und Abschlußprüfer von Prof. Dr. oec. Herwarth Westerfelhaus in: Der Betrieb, Heft 42 vom , Seite Vgl. auch die ausführlichen Literaturangaben in den beigefügten Artikeln, insbesondere in “Der Wechsel des Abschlussprüfers in Unternehmen der öffentlichen Hand als Bestandteil einer effektiven Corporate Governance?”

61 When using opening and closing presentation slides, use the masterbrand logo at the correct size and in the right position. This slide meets both needs. Given that all presentations have title slides (see examples following), opening slides are best used for projection while the audience arrives. Closing slides always should be used. An Andersen Legal version of this slide is available at the end of this portfolio.