Beat Rigert, Rigert Consulting AG, Mitglied Verein eCH BPMN setzt sich als Standard für E- Government in der Schweizerischen Verwaltung durch Beat Rigert, Rigert Consulting AG, Mitglied Verein eCH Sehr geehrte Damen und Herren „BPMN setzt sich als Standard in der Schweizerischen Verwaltung durch“ Ich möchte als gelernter ETH-Mathematiker diesen Titel meines Vortrages als eine Behauptung verstehen, welche es zu beweisen gilt. Ich freue mich, dass an diesem Workshop ein ganzer Track rund um BPMN in der öffentlichen Verwaltung zustande gekommen ist. Diese Tatsache und das grosse Teilnehmerfeld an der heutigen Veranstaltung sind bereits der erste Beweis für meine Behauptung. Ein zweiter Beweis dieser Behauptung liegt in der Geschichte der eCH-Standards für das Geschäftsprozessmanagement. Ich bin vor etwa vier Jahren Mitglied der Fachgruppe Geschäftsprozesse von eCH geworden. Damals wurde gerade eine erste Version von Standards zur Dokumentation von Geschäftsprozessen im E-Government bearbeitet und BPMN als zentrales Element dazu erstmals vorgeschlagen. Es war da nicht selbstverständlich, zu erkennen, dass mit dem noch eher unbekannten BPMN (damals in der Version 1.1) eine wichtige Karte gespielt wurde. Im Laufe der Zeit wurde dann festgestellt, dass im Hinblick auf eine Verbreitung der nun in erster Version vorliegenden Standards noch weitere Hilfsmittel zu entwickeln sind. So entstand vor gut zwei Jahren das eCH BPM Starterkit, bestehend aus einem Leitfaden und einem open source BPMN-Tool, welches wir in Zusammenarbeit mit der Fachhochschule Westschweiz in Sierre für eCH entwickeln durften. Es war dann vor allem dieses Tool, welches die ersten aufmerksamen Dritt-Anbieter lockte, auf diesen Zug aufzuspringen. Was zunächst als Trittbrettfahrern einzustufen war, entwickelte sich in der Folge zu einer intensiven Marketingkampagne vieler dieser Anbieter, dies führte dann zunehmend dazu, dass sich eCH, die eCH-Standards und insbesondere auch BPMN zu Begriffen entwickelten, an denen heute keiner im Prozessmanagement von öffentlichen Verwaltungen mehr vorbeikommt. Mit diesem Interesse und der dadurch erzielten Verbreitung ist meine Behauptung im Titel dieses Vortrages so schon zum zweiten Mal bewiesen. Der dritte Beweis liegt nun in den seither konkret erarbeiteten Ergebnissen, über welche ich an dieser Stelle im folgenden berichten werde. Seien es neue respektive überarbeitete Standards oder seien es konkret umgesetzte Projekte in öffentlichen Verwaltungen auf allen drei föderalen Stufen Bund – Kantone – Gemeinden, in der ganzen Schweiz, also von der Westschweiz bis hinaus in die Ostschweiz, in welche wir auch selbst involviert waren oder über welche heute im Rahmen weiterer Vorträge noch berichtet wird. Titel / AutorIn

B. Rigert, M. Schaffroth (eCH) Verein eCH erstellt Standards für E-Government Schweiz eCH = Verein = Milizprinzip Auftrag im Rahmen der Umsetzung der E-Government-Strategie Schweiz, www.egovernment.ch Verbindlichkeit der eCH-Standards gemäss „Rahmen-vereinbarung“ zwischen Bund und Kantonen www.ech.ch Zuerst etwas zum Verein eCH eCH ist ein Verein, welcher als Owner die E-Government Standards im Auftrag der E-Government Strategie Schweiz erstellt Es gilt das Milizprinzip: Jeder, der die Ziele von eCH mitträgt, kann in eCH mitarbeiten Die Verbindlichkeit der eCH-Standards ist in der Rahmenvereinbarung zwischen dem Bund und den Kantonen über E-Government-Zusammenarbeit geregelt Luzern, 22. November 2011 B. Rigert, M. Schaffroth (eCH) Titel / AutorIn

eCH-Fachgruppe Geschäftsprozesse Bereitstellung Standards und - Umsetzungshilfen für Geschäftsprozessmanagement (BPM) Einbindung in diverse Umsetzungsvorhaben der E-Government-Strategie Schweiz branchenübergreifende Zusammensetzung = Netzwerk (öffentliche Verwaltung, Forschung + Lehre, Dienstleister) praxistaugliche Ergebnisse Verstärkerfunktion der Dienstleister (Anwenderbezug) Feedbackschlaufe mit den Anwendern Ziel / Zweck der eCH FG GP Branchenübergreifende Zusammensetzung. Beat kann kurz auf seine Mitgliedschaft zu sprechen kommen, Beweggründe Rad nicht neu erfinden Luzern, 22. November 2011 B. Rigert, M. Schaffroth (eCH) Titel / AutorIn

Schwerpunkte der BPM-Standardisierung... Schwerpunkte der eCH BPM-Standardisierung: Einheitliche Beschreibung von Aufgaben, Leistungen und Prozessen Referenzverzeichnisse wie Aufgabenlandkarten, Leistungsinventar als Basis der verwaltungsübergreifenden Zusammenarbeit Luzern, 22. November 2011 B. Rigert, M. Schaffroth (eCH) Titel / AutorIn

BPM-Dokumente eCH (Stand Nov. 2011) - 1 a) Rahmenkonzept zur Verwaltungsmodernisierung eCH-0126 Vernetzte Verwaltung – Organisationskonzept für ein föderales E-Government Schweiz b) Beschreibungsvorgaben (Standards)* eCH-0138 Rahmenkonzept Dokumentation eCH-0139 Aufgaben und Aufgabenstrukturen eCH-0073 Leistungen eCH-0140 Prozesse -> BPMN V2.0 eCH-0141 Gliederung des Leistungsangebots eCH-0088 Behördengänge Hier eine Übersicht über die heute, resp. demnächst verfügbaren Dokumente in welchen diese Standards dargestellt sind Sie werden gruppiert in … *öffentliche Stellungnahme abgeschlossen, Freigabe für Jan. 2012 geplant Luzern, 22. November 2011 B. Rigert, M. Schaffroth (eCH) Titel / AutorIn

BPM-Dokumente eCH (Stand Nov. 2011) - 2 c) Referenzverzeichnisse eCH-0049 Themenkataloge für Unternehmen und Privatpersonen eCH-0070 Leistungsinventar der öffentlichen Verwaltung der Schweiz d) Hilfsmittel (Umsetzungshilfen) eCH-0074 Geschäftsprozesse grafisch darstellen – Der Einsatz von BPMN aus Geschäftssicht* eCH-0096-BPM-Starter Kit mit BPM-Projektleitfaden und open source BPMN-Tool An dieser Stelle ist festzuhalten, dass BPMN nach eCH nicht als Standard sondern als Hilfsmittel eingeordnet ist. Beachte Sie bitte diese genau Sprachregelung. *Freigabe geplant für Ende Nov. 2011 Luzern, 22. November 2011 B. Rigert, M. Schaffroth (eCH) Titel / AutorIn

B. Rigert, M. Schaffroth (eCH) BPM in der öffentlichen Verwaltung CH (vgl. Eingangs-Referat von P. Fischer, ISB) “Verwaltungsmodernisierung durch Vernetzung“ durchgängige Prozesse, administrative Entlastung etc. BPM als strategischer Erfolgsfaktor Welches BPM in der öffentlichen Verwaltung? Prioritäten: gemeinsames fachliches Verständnis der Verwaltungsprozesse einheitliche Beschreibung und systematische Dokumentation der Abläufe Straetegische Einbettung von BPM: Hinweis auf Referat von Peter Fischer Luzern, 22. November 2011 B. Rigert, M. Schaffroth (eCH) Titel / AutorIn

BPMN im E-Government Luzern, 22. November 2011 © Rigert Damit können wir nun die Abläufe und deren Zusammenspiel standardisiert dokumentieren Dazu als Beispiel ein Gesuch das zu einer Bewilligung führen soll in einer stark vereinfachter Darstellung Luzern, 22. November 2011 © Rigert Titel / AutorIn

Business Process Modelling Notation (BPMN) 21. Juni 2010 BPMN im E-Government Fachlich definiert und vereinbart (organisationsübergreifende Kollaboration) Wobei es bei der Kollaboration nicht nur im die korrekte BPMN-Syntax geht. Luzern, 22. November 2011 © eCH ISB © Rigert Consulting AG

Praxis: Bedarf in der Verwaltung heute Projekttyp: Prozessdokumentation Prozesse dokumentieren Prozessportal Qualitätsmanagement, Schnittstellen, (Finanz-)Controlling Funktionale Anforderungen an Fachapplikation Requirements-Engineering, (WTO-)Ausschreibung Prozesse analysieren Optimierung interne Prozesse Reorganisation Ausführbare BPMN Realisierung von Fachapplikationen Projekttyp: Organisation (Change) Die Verwaltung ist erst am Anfang von BPMN So erstaunt nicht, dass es heute an den meisten Orten erst mal um die Identifizierung und Dokumentation der Geschäftsprozesse geht. Ausführbare BPMN ist nicht ausgeführte BPMN BPMN wird erst im Informatikprojekt zur ausgeführten BPMN und ist kein Selbstläufer. Informatikprojekte sind bekanntlich anspruchsvoll und Risiko behaftet und müssen sehr kontrolliert angegangen werden. Projekttyp: Systementwicklung (IT) Luzern, 22. November 2011 © Rigert Titel / AutorIn

Projekt Prozessdokumentation Mitarbeiter der Fachabteilungen stark integrieren (Fachliches Know-how ist entscheidend) Vorgehen definieren z.B. mit Workshops in mehreren Stufen zum Ergebnis Zeit/Ressourcen ist kritischer Faktor Review und Freigabe der Ergebnisse durch Vorgesetzte (Stufe GL) «gelebte Prozesse» Vorteil von BPMN: auf der fachlichen Ebene kann die Systematik und Präzision von BPMN noch verstanden werden Führungsaufgabe: Zielvorgaben Bereitstellung der Ressourcen Dokumentation der IST-Prozesse Luzern, 22. November 2011 © eCH ISB Titel / AutorIn

Praxis: reduzierter Symbolsatz für die fachliche Dokumentation Prozessbeteiligte, Startereignisse Zwischenereignisse Endereignisse Aktivitäten Gateways Stellen, Ämter Lane Nachrichtenfluss Kontrollfluss Kommentar Luzern, 22. November 2011 © Rigert Titel / AutorIn

Strategische Verankerung von BPM Es ist die Aufgabe des Managements (z.B. Amtsleitung, Exekutive), „Leadership“ im Geschäftsprozessmanagement zu übernehmen und dieses strategisch zu planen und zu führen (vgl. dazu eCH-0126 – Rahmenkonzept „Vernetzte Verwaltung Schweiz“. Im Rahmen des Geschäftsprozessmanagements sind u.a. Ziele, Verantwortlichkeiten, Abläufe, Methoden und Werkzeuge festzulegen. Dabei sind auch Auftrag und Zielsetzung der Prozessdarstellung zu definieren und die entsprechenden Projekte freizugeben. Luzern, 22. November 2011 B. Rigert, M. Schaffroth (eCH) Titel / AutorIn

Danke für Ihre Aufmerksamkeit! Beat Rigert, dipl. Math. ETH 1) Geschäftsführer Rigert Consulting AG beat.rigert@rigertconsulting.ch 1) Mitglied Fachgruppe Geschäftsprozesse eCH Luzern, 22. November 2011 © Rigert Titel / AutorIn