ABIS-Workshop: Kontextbezogene Informationsversorgung 6.Oktober 2003 ABIS 2003 Kontextbezogene Informationsversorgung: - Anwenderanforderungen - Granularität der Kontext-Modellierung - Informationsraummetapher Martin Delp Dr. Wolf Engelbach 6. Oktober 2003 Karlsruhe Wolf Engelbach, Fraunhofer IAO

ABIS-Workshop: Kontextbezogene Informationsversorgung 6.Oktober 2003 Agenda Ein Ansatz zum kontextbezogenen Informationsmanagement Ausgangssituation und Anforderungen für ein prozessorientiertes Wissensmanagement Ein Beschreibungsmodell des Kontextes Eine Informationsraummetapher Workshop enstand auf dem Projekt PreBIS Keine allgemeiner Anspruch, sondern Vorstellung der konkreten Zielsetzung und der konkreten Ergebnisse Workshopcharakter: Mitarbeit, nicht nur Wissensvermittlung, sondern auch Erarbeiten Wolf Engelbach, Fraunhofer IAO

PreBIS: Pre Built Information Space ABIS-Workshop: Kontextbezogene Informationsversorgung 6.Oktober 2003 PreBIS: Pre Built Information Space PreBIS ist ein vorbefülltes, erweiterbares Informationssystem zur bedarfsgerechte Informationsversorgung von wissensintensiv tätigen Mitarbeitern in Unternehmen mit rollenspezifischen Sichten auf Informationsstrukturen. Wolf Engelbach, Fraunhofer IAO

Das PreBIS-Konsortium ABIS-Workshop: Kontextbezogene Informationsversorgung 6.Oktober 2003 Das PreBIS-Konsortium Konsortialführer, Implementierung, Anpassung Fachverlag Handelshaus Automobil- konzern Event- organisator Baustoff- produzent Projektberater ... Statement zur Rolle von Uni Leipzig im Projekt: „Die Universität Leipzig ist als Forschungspartner durch die Abteilung Anwendungsspezifische Informationssysteme vertreten und im Rahmen des Projektes für die Theoretische Fundierung des Begriffs des „Informationsraumes“, die Entwicklung und Umsetzung einer technologischen Gesamtkonzeption, sowie die Definition von notwendigen Schnittstellen zu eingesetzten Werkzeugen verantwortlich.“ Statement zur Rolle von Semtation im Projekt: „ Die Firma Semtation GmbH beschäftigt sich mit der Entwicklung, Beratung und dem Vertrieb anspruchsvoller Software zur Unternehmens- und Prozessmodellierung. Im Rahmen des Prebis-Projekts unterstützt die Semtation GmbH die Universität Leipzig durch den Einsatz ihres Werkzeugs SemTalk bei der Analyse der eingesetzten Geschäftsprozesse von Anwendungspartnern, die für die Strukturierung und Modellierung der Informationsräume verwendet werden.“ System- integration, Entwicklung Anwendungs-kreis Forschung, Konzeption, Komponenten- entwicklung Dierk-Oliver Kiehne, InTraCoM Gmbh Wolf Engelbach, Fraunhofer IAO

Die PreBIS-Systemarchitektur ABIS-Workshop: Kontextbezogene Informationsversorgung 6.Oktober 2003 Die PreBIS-Systemarchitektur Informations-bedürfnis Navigation / Visualisierung iNavigator (EMI Applications GmbH) Geschäftsprozessmodelle (definiert) Dokumente & Daten (vage) SemTalk (Semtation GmbH) Business Begriffsnetz Prozessmodellierung Rollen & Aufgaben Begriffsnetz ConceptSuite (TextTech GmbH) Dokumentsegmente Begriffsanalyse xTention (ISA GmbH) Segmentierung Balaji Mohan, InTraCoM GmbH Wolf Engelbach, Fraunhofer IAO

ABIS-Workshop: Kontextbezogene Informationsversorgung 6.Oktober 2003 Agenda Ein Ansatz zum kontextbezogenen Informationsmanagement Ausgangssituation und Anforderungen für ein prozessorientiertes Wissensmanagement Ein Beschreibungsmodell des Kontextes Eine Informationsraummetapher Workshop enstand auf dem Projekt PreBIS Keine allgemeiner Anspruch, sondern Vorstellung der konkreten Zielsetzung und der konkreten Ergebnisse Workshopcharakter: Mitarbeit, nicht nur Wissensvermittlung, sondern auch Erarbeiten Wolf Engelbach, Fraunhofer IAO

Anwendungsfall Eventvorbereitung Intelligent Information Retrieval ABIS-Workshop: Kontextbezogene Informationsversorgung Anwendungsfall Eventvorbereitung Intelligent Information Retrieval 6.Oktober 2003 Eine Projektmanager entwickelt für einen Kunden aus einem bestimmten Umfeld (Produkte, Zielgruppe, Land) ein Event an einer bestimmten Location (Infrastruktur, Besonderheiten, Dienstleister, ...) Herausforderungen: Kombination und iterative Verfeinerung aus Kreation, Grobkonzept, Analyse, Umsetzung, wobei interne (Know How) und externe Quellen (Unternehmensgröße, Art der Kundenbeziehung) genutzt werden. Produktspezifischer Kontext (z.B. Belastungsanforderung für Bauteile ) Relevante Informationen (z.B. Dienstleister usw.) Individuelle Tiefenrecherche Rollenspezifisches Informationsbedürfnis Kontextueller Leitprozess (Entwicklung Event) Klaus-Peter Fähnrich, Uni Leipzig Wolf Engelbach, Fraunhofer IAO

Anwendungsfall Produktentwicklung Information Sharing ABIS-Workshop: Kontextbezogene Informationsversorgung 6.Oktober 2003 Anwendungsfall Produktentwicklung Information Sharing 50 Produktentwickler stoßen jährlich 500 neue Ideen an und überprüfen Marktchancen, Wettbewerbssituation, Herstellungswege Meilenweit entfernt von Vision: Jeder der eine bestimmte Information sucht, finden sie auch schnell! Kontextueller Leitprozess 1 (z.B. Produktentwicklung Buch) Kontextueller Leitprozess 2 (z.B.Produktentwicklung Zeitschrift) Gemeinsame Tätigkeiten, unterschiedlichen Rollen Gemeinsamer Informationsraum Klaus-Peter Fähnrich, Uni Leipzig Wolf Engelbach, Fraunhofer IAO

Anwendungsfall Vertriebsunterstützung Information Shaping ABIS-Workshop: Kontextbezogene Informationsversorgung 6.Oktober 2003 Anwendungsfall Vertriebsunterstützung Information Shaping Personen formen einen gemeinsamen Informationsraum während einer mehrjährigen Prozessabarbeitung (Kunde: öffentlicher Bau). Informationsbedarf für Marketing und Vertrieb über Ansprechpartner im Buying Center, Wettbewerbsprodukte, Argumentationshilfen, Erfahrungen und Aktivitäten von Kollegen Gemeinsamer Informationsraum (z.B.Kundendaten, Intranet) Leitprozess (z.B. Vertrieb) Klaus-Peter Fähnrich, Uni Leipzig Wolf Engelbach, Fraunhofer IAO

Anwendungsfall Redaktion für Call Center Information Abstraction ABIS-Workshop: Kontextbezogene Informationsversorgung 6.Oktober 2003 Anwendungsfall Redaktion für Call Center Information Abstraction 10 Redakteure bereiten Informationen aus dem gesamten Unternehmen für 500 Kundenbetreuer auf Zwischenhändler in einem dynamischen Markt Herausforderungen Geschwindigkeit, Verlässlichkeit und Prozess-Dokumentation Bearbeitung Kundenanfrage mit FAQ-Liste Weitergabe an 2nd Level Support Problemlösung mit spezifischen Informationen Weitergabe Lösung an 1st Level Support Erweiterung Informationsbasis! Klaus-Peter Fähnrich, Uni Leipzig Wolf Engelbach, Fraunhofer IAO

Bedürfnisse im Informationsmanagement (7 aus 42) ABIS-Workshop: Kontextbezogene Informationsversorgung 6.Oktober 2003 Bedürfnisse im Informationsmanagement (7 aus 42) Skala: von 1 (niedrige Erfüllung bzw. Bedeutung) bis 5 (hohe Erfüllung bzw. Bedeutung) Wolf Engelbach, Fraunhofer IAO

Überblick der Ausgangssituation in den Unternehmen ABIS-Workshop: Kontextbezogene Informationsversorgung 6.Oktober 2003 Überblick der Ausgangssituation in den Unternehmen Funktionierende, aber schwach dokumentierte Prozesse Intranet als Standardanwendung für das Wissensmanagement Intranet-Redakteure als „zentrale Wissensmanager“ (Wissenspaten) Heterogene Anwendungssysteme, kein eindeutig prozessführendes System Lotus Notes / CMS; CRM / Intranet ; Word-Listen; Dateiablage Bedarf für die Einbindung Externer als Anwender oder als Zielgruppe: Händler; Autoren; Buying Center Unterschiedlicher Stand der Begriffsklärung (Begriffsheterogenität; interne Nomenklatur und Corporate Wording; Branchen- und Unternehmenssprache) Funktion eines Wissensmanagement-Verantwortlichen existiert nicht (viele dezentrale Ansätze, häufig sehr technische Sichtweise) Wissensdokumentation aufgrund von Mitarbeiterfluktuation ist nur selten eine Motivation zum Wissensmanagement ROI-Anspruch 3 Jahre – weiche Faktoren treibend Wolf Engelbach, Fraunhofer IAO

Erkenntnisse für Prebis ABIS-Workshop: Kontextbezogene Informationsversorgung 6.Oktober 2003 Erkenntnisse für Prebis Anwender sind Redakteure, Trainer, Produktmanager, Marketing, Vertrieb, Stabsstellen - nicht Sachbearbeiter oder Topmanager Prozessabhängig stark divergierende Erwartungen Antwortzeit: 5 sec vs. Suche über Nacht Bewusstsein über „Hausaufgaben“ der Unternehmen Uneinheitliche Prozessdokumentation Uneinheitliche Begriffswelten Checklisten als Start zur Informationsrecherche Mögliche Einsatzpotentiale von Prebis Suche in internen Datenbeständen Identifikation neuer relevant werdender Themen Prozesseinbindung für Kunden, Lieferanten ... Wolf Engelbach, Fraunhofer IAO

ABIS-Workshop: Kontextbezogene Informationsversorgung 6.Oktober 2003 Agenda Ein Ansatz zum kontextbezogenen Informationsmanagement Ausgangssituation und Anforderungen für ein prozessorientiertes Wissensmanagement Ein Beschreibungsmodell des Kontextes Eine Informationsraummetapher Workshop enstand auf dem Projekt PreBIS Keine allgemeiner Anspruch, sondern Vorstellung der konkreten Zielsetzung und der konkreten Ergebnisse Workshopcharakter: Mitarbeit, nicht nur Wissensvermittlung, sondern auch Erarbeiten Wolf Engelbach, Fraunhofer IAO

ABIS-Workshop: Kontextbezogene Informationsversorgung 6.Oktober 2003 Modellbildung Kontextmodell Prozessmodell Prozessverlauf Informationsquellen Rollenmodell Anforderungen Informationsmodell Wolf Engelbach, Fraunhofer IAO

Kontextmodell für Informationsrecherchen ABIS-Workshop: Kontextbezogene Informationsversorgung 6.Oktober 2003 Kontextmodell für Informationsrecherchen Berücksichtigung des Kontextes zur Eingrenzung der Suchanfrage Objektiver Informationsbedarf <-> subjektives Informationsbedürfnis Abschlussfrage: Kontextebene: Beschreibt Hauptaspekte Kontextdimension: Beschreibt Teilaspekte des Kontextes Einflussfaktor: homogenisierend oder differenzierend Person: mit individuellen Kenntnissen und Fähigkeiten, z.B. Herr Müller Rolle: Bündel an Funktionen und Aufgaben, z.B. Abteilungsleiter Aufgabe: Vorgabe zum zielorientierten Handeln, z.B. Erstellen einer Analyse Infrastruktur: Hilfsmittel für die Wissensarbeit, z.B. Datenbanken, mobiler Zugriff Wolf Engelbach, Fraunhofer IAO

Einflussfaktoren Person ABIS-Workshop: Kontextbezogene Informationsversorgung 6.Oktober 2003 Einflussfaktoren Person Person Wolf Engelbach, Fraunhofer IAO

Einflussfaktoren Person ABIS-Workshop: Kontextbezogene Informationsversorgung 6.Oktober 2003 Einflussfaktoren Person Person Kontextebene Kontextdimension Einflussfaktor Wolf Engelbach, Fraunhofer IAO

Einflussfaktoren Rolle ABIS-Workshop: Kontextbezogene Informationsversorgung 6.Oktober 2003 Einflussfaktoren Rolle Rolle Wolf Engelbach, Fraunhofer IAO

Einflussfaktoren Aufgabe ABIS-Workshop: Kontextbezogene Informationsversorgung 6.Oktober 2003 Einflussfaktoren Aufgabe Aufgabe Wolf Engelbach, Fraunhofer IAO

Einflussfaktoren Infrastruktur ABIS-Workshop: Kontextbezogene Informationsversorgung 6.Oktober 2003 Einflussfaktoren Infrastruktur Infra- struktur Wolf Engelbach, Fraunhofer IAO

Auswahl und Integration der Einflussfaktoren Eingabe / Art Wichtig 1 meistens sehr wichtig 2 gelegentlich wichtig 3 selten weniger wichtig

ABIS-Workshop: Kontextbezogene Informationsversorgung 6.Oktober 2003 Agenda Ein Ansatz zum kontextbezogenen Informationsmanagement Ausgangssituation und Anforderungen für ein prozessorientiertes Wissensmanagement Ein Beschreibungsmodell des Kontextes Eine Informationsraummetapher Workshop enstand auf dem Projekt PreBIS Keine allgemeiner Anspruch, sondern Vorstellung der konkreten Zielsetzung und der konkreten Ergebnisse Workshopcharakter: Mitarbeit, nicht nur Wissensvermittlung, sondern auch Erarbeiten Wolf Engelbach, Fraunhofer IAO

Anforderungen an die Informationsraummetapher ABIS-Workshop: Kontextbezogene Informationsversorgung 6.Oktober 2003 Anforderungen an die Informationsraummetapher Illustration der Vermittlung zwischen Informationsbedürfnis des Nutzers und den vorhandenen Informationen Kompass zur Gestaltung des GUI und der Funktionalitäten Tree Map (Schneidermann 2003) Document Lens (Kossowan 2003) Information Corridor (Columbia 2003) Landschaft (www.kartoo.com) Verweisgeflechte (Schwarz 1998) Theme Space (Knorz 1998) Wolf Engelbach, Fraunhofer IAO

PreBIS-Metapher Hotel ABIS-Workshop: Kontextbezogene Informationsversorgung 6.Oktober 2003 PreBIS-Metapher Hotel Räume als Infrastrukturen (Strucutre) Personal als Informationsbeschaffer (Fill) Gäste als Informationsnutzer (Use) Wolf Engelbach, Fraunhofer IAO

PreBIS-Metapher Empfangsraum ABIS-Workshop: Kontextbezogene Informationsversorgung 6.Oktober 2003 PreBIS-Metapher Empfangsraum Gäste mit ihren Informationsbedürfnissen Informationsquellen Zeitungen, Zeitschriften Internetangebote Erfahrungswissen Informationsvermittler Portier Zeitungsstand Informationsterminal Andere Gäste Wolf Engelbach, Fraunhofer IAO

PreBIS-Metapher Portier ABIS-Workshop: Kontextbezogene Informationsversorgung 6.Oktober 2003 PreBIS-Metapher Portier Hat Erfahrungswissen zu Informatiosnanforderungen von Gästetypen Kennt seine Gäste und ihre Historie Überblickt die vorhandenen Informationsquellen Bietet Informationen proaktiv und auf Nachfrage Gibt interaktiv weitere Informationen oder verweist auf andere Quellen Bereitet Informationen in verschiedenem Detailgrad auf Wolf Engelbach, Fraunhofer IAO