Tabellenkalkulation

Inhalt (1) Einführung in die Tabellenkalkulation Berechnungen in Excel Formeln und Bezüge Funktionen Arbeiten mit Datenlisten Sortieren und Filtern

Inhalt (2) Funktionen Diagramme Interaktion Pivot-Tabellen SVERWEIS Wenn Diagramme Interaktion Pivot-Tabellen Pivot-Tabellen-Assistent Layouteinstellungen,Feldeinstellungen

Einführung

Zweck einer Tabellenkalkulation Datenblatt enthält Text, Zahlen und Berechnungsvorschriften (Formeln) Dynamische Berechnungen Bei Eingangsdatenänderungen ändern sich automatisch die Ausgangsdaten Speichern von Daten in einer Matrix

Einführung (1) Spalten werden in Excel mit Großbuchstaben bezeichnet z.B. „D“ Zeilen werden mit Zahlen bezeichnet z.B. „23“ Eine Zelle ergibt sich aus der Kombination von Zeile und Spalte z.B. „D23“ wird als Zellbezug bezeichnet „Adresse“, wird in Formeln verwendet

Einführung (2) Inhalt einer Zelle Formatierung Text (mit Formatierungen analog zu Word) Zahlen Formeln (Berechnungsvorschriften) - ergeben wieder Text oder Zahlen Formatierung über Format/Zellen - insbesondere für Zahlenformate

Einführung (3) Zelle: Bestehend aus Zahl der Zeile und Buchstaben der Spalte

Formeln und Bezüge

Formeln und Bezüge(1) Berechnungen werden in Excel mit Formeln durchgeführt z.B.=B6*B8 Multiplikation der Zellen B6 mit B8 Jede Formel beginnt mit einem „=„-Zeichen Komplexe Formeln werden von Excel automatisch über den Funktionsassistenten bereitgestellt enthalten Funktionen, Bezüge, Werte

Formeln und Bezüge (2) Formeln können in der Bearbeitungszeile oder in der betreffenden Zelle selbst eingetragen werden

Formeln und Bezüge (3) Bezüge sind die „Adressen“ der Zellen Es gibt drei verschiedene Bezüge relative Bezüge absolute Bezüge gemischte Bezüge

Formeln mit relativem Bezug Schreibweise: z.B. D5 Formeln mit relativem Bezug können problemlos kopiert werden beim Verschieben von Formeln wird diese angepasst

Formeln mit relativem Bezug Die Formel aus B7 wird nach C11 kopiert. Sie passt sich aufgrund des relativen Bezuges an 9 =B5*2 12 =D9*2

Übung Das Unternehmen „Web-Content“ hat sieben Angestellte. Berechnen sie das Gehalt der jeweiligen Angestellten. Die notwendigen Daten finden Sie in der Datei „Bezuege.xls“

Formeln mit absolutem Bezug Schreibweise: z.B. $D$5 Dollar Zeichen vor dem Spaltenbuchstaben und vor der Zeilennummer Kopiert man eine Formel mit einem absoluten Bezug verändert sich diese nicht

Formeln mit absolutem Bezug Die Formel aus C7 wird nach D11 kopiert. Sie passt sich aufgrund des absoluten Bezuges nicht an 17 =$F$5*7 =$F$5*7

Übung Im Unternehmen „Web-Content“ ist es üblich das jeder Mitarbeiter € 20/Monat in die Betriebskassa einbezahlt. Berechen das Gehalt jedes Angestellten nach Einbezahlung der € 20 in die Betriebskassa. Die notwendigen Daten finden Sie in der Datei „Bezuege.xls“

Formeln mit gemischtem Bezug Schreibweise: z.B. $C6 Dollarzeichen vor Spaltenbuchstabe oder Zeilennummer Kopieren einer Formel ist möglich – absoluter Teil der Formel ändert sich nicht

Formeln mit gemischtem Bezug Die Formel aus B8 wird nach C12 kopiert. In Zelle B8 wird die Zahl aus Zelle D6 mit 3 multipliziert. Die Formel kann kopiert werden, da die zu multiplizierenden Zahlen in der Spalte D stehen, welche als absolut angeben wurde 9 =$D6*3 13 =$D10*3

Funktionen

Funktionen - allgemein Excel verfügt über mehr als 300 Funktionen Eingeben von Funktionen erfolgt mittels Funktionsassistenten Einfügen Funktionen oder über Shortcut

Funktionsassistent Auswahl der einzelnen Funktionen nach Name und Kategorie

Syntax (1) Neben dem Funktionsassistenten bietet Excel auch die Möglichkeit Rechen-operationen durch Eintippen der entsprechenden Formel durchzuführen. Formeln können entweder in die Befehls-zeile oder in die Zelle, in der später das Ergebnis erscheinen soll, eingegeben werden.

Syntax (2) Die zur Berechnung verwendeten Zeichen werden als Operatoren bezeichnet die wichtigsten Operatoren: „+“ Addition „-“ Differenz „*“ Produkt „/“ Division „^“ Potenz

Syntax (3) Jede Funktion kann Argumente besitzen, werden in Klammer angegeben (oder bei Assistenten in die entsprechenden Felder). Die Trennung aneinandergereihter Argumente erfolgt durch „ ; “, z.B. =Summe(1;2;3;) Zellbereiche werden z.B. durch „D23:D45“ dargestellt.

Funktionen – „Summe“

Funktion – „Summe“ (1) Summenbildung der Gewinne:

Funktion – „Summe“ (2) summieren von Zahlen Vorgehensweise: aufrufen des Funktionsassistenten auswählen der Kategorie „Math&Trigonom“ auswählen der Funktion „Summe“ oder einfach die Formel eintippen

Funktion – „Summe“ (3) Auswahl der benötigten Funktion „Summe“ Auswahl der Funktionskategorie „Math. &Trigonom.“

Funktion – „Summe“ (4) Ergebnis der Summenbildung: Formel mit der die Summe errechnet wurde

Funktionen – „Mittelwert“

Funktion – „Mittelwert“ (1) Berechnung des mittleren Gewinns

Funktion – „Mittelwert“ (2) Bildung von Durchschnittswerten z.B. Durchschnittsgewinn mehrerer Filialen Vorgehensweise: aufrufen des Funktionsassistenten auswählen der Kategorie „Statistik“ auswählen der Funktion „Mittelwert“ oder Eingabe der Formel

Funktion – „Mittelwert“ (3) Ergebnis aus der Berechnung des mittleren Gewinns Formel mit der der Mittelwert errechnet wurde

Übung Öffnen Sie die Datei „Umsatz.xls“ und berechnen Sie für jeden Kunden den Gesamtumsatz sowie den mittleren Umsatz aller drei Jahre, und den Gesamtumsatz und den mittleren Umsatz aller drei Jahre über alle Kunden.

Funktionen – „Summewenn“

Funktion – „Summewenn“ (1) findet Anwendung, wenn aus einer Datenbank Daten nach einem bestimmten Kriterium summiert werden sollen z.B. Summe der Gehälter bzw. Summe der Löhne Vorgehensweise aufrufen des Funktionsassistenten auswählen der Kategorie „Math&Trigonom“ auswählen der Funktion „Summewenn“

Funktion – „Summewenn“ (2) Zellbereich, welcher berechnet werden soll Kontaktfenster des Funktionsassistenten Kriterium nach dem die Summe gebildet werden soll Zahlenbereich der addiert werden soll Manuell einzugebende Formel

Funktion – „Summewenn“ (3) 3 auszufüllende Felder im Kontaktfenster Das erste Argument gibt den Bereich an für den bestimmte Bedingungen erfüllt sein müssen Das zweite Argument gibt an welche Merkmalsausprägungen vorliegen sollen Das dritte Argument gibt die Feldbezeichnung für die Werte an, die addiert werden sollen

Übung Ergänzen Sie die Datei „Umsatz.xls“ um den Umsatz in Wien und den Umsatz in Linz im Jahr 2001.

Sortieren

Sortieren (1) Die Funktion „Sortieren“ ermöglicht das Sortieren von Daten in einer Tabelle nach bestimmten Kriterien Vorgehensweise: Selektieren des Bereiches Daten Sortieren Auswahl des „Sortierschlüssels“

Sortieren (2) Sortieren der Filialen in der folgenden Tabelle nach dem Alphabet:

Sortieren (3) Angabe des zu sortierenden Feldes in Excel Angabe der Sortierrichtung

Sortieren (4) Vorgehensweise: Daten Sortieren Aufsteigend

Sortieren (5) Ergebnis des Sortiervorganges:

Übung Sortieren Sie die Kunden in der Datei „Umsatz.xls“ aufsteigend nach ihrer Kundennummer.

SVERWEIS

Funktion – „SVERWEIS“ (1) Der SVERWEIS ist eine Suchfunktion sucht nach einem Wert in der ersten Spalte einer Matrix liefert den Wert einer beliebigen Spalte als Ergebnis

Funktion – „SVERWEIS“ (2) Vorgehensweise aufrufen des Funktionsassistenten auswählen der Kategorie „Matrix“ auswählen der Funktion „SVERWEIS“

Funktion – „SVERWEIS“ (3) Angabe des Bereiches in dem gesucht werden soll Eingabe des Objektes nach welchem in Spalte 1 der nachfolgend angebenen Matrix gesucht werden soll Eingabe des Wortes „FALSCH“ notwendig, da eine exakte Übereinkunft gewünscht ist Angabe der Spalte, welche die gewünschten Werte enthält.

Funktion – „SVERWEIS“ (4) Die Funktion sucht immer den größten Wert, der in einer aufsteigend sortierten Tabelle kleiner oder gleich dem Suchkriterium ist

Funktion – „SVERWEIS“ (5) Im Falle einer gewünschten exakten Übereinstimmung muss die automatische Sortierfunktion des „SVERWEIS“ ausgeschaltet werden: Attribut „Bereich Verweis“ auf FALSCH

Übung In der Datei „Mitglieder.xls“ finden Sie eine Liste von Mitgliedern. Finden Sie heraus wie hoch der Mitgliedsbeitrag ist den Vogel bezahlt, wie viel ihm das Abonnement kostet und ob und wie viel Geld er noch für eine Spende erübrigt.

Wenn

Funktion – Wenn (1) „Wenn“ dient zur logischen Unterscheidung überprüft, ob eine Bedingung erfüllt ist, und gibt je nachdem etwas aus Ausgabe kann Text (in „“), Zahl oder eine Formel sein

Funktion – Wenn (2) Bestandteile (Argumente) Prüfung: logischer Ausdruck, z.B. D5>10 Dann_Wert: Ausgabe, wenn Prüfung erfolgreich Sonst_Wert: Ausgabe, wenn Prüfung nicht erfolgreich

Übung Geben Sie zu jedem Kunden in der Datei „Umsatz.xls“ an, ob der Gesamtumsatz aller 3 Jahre ausreichend ist oder nicht. Dies ist er, wenn er 1.000.000 EURO überschreitet.

Diagramme

Grundsätzliches Diagramme sollten übersichtlich und gut lesbar sein Farbliche Abstimmung – keine zu bunten und somit nicht mehr aussagekräftigen Diagramme Diagrammüberschriften sollten immer den gezeigten Inhalten entsprechen

Verwendung Diagramme werden immer zur grafischen Veranschaulichung von Daten verwendet Komplexe Sachverhalte können anhand von Diagrammen vereinfacht gezeigt bzw. präsentiert werden Diagramm bleibt mit den Daten verbunden: Daten ändern sich - Diagramm ändert sich

Vorgehensweise (1) Einfügen Diagramm (od. Shortcutsymbol ) Der Diagrammassistent erscheint Auswählen eines geeigneten Diagrammtyps Markieren des Datenbereiches aus dem das Diagramm erstellt werden soll

Vorgehensweise (2) Dient zur Auswahl des einzelnen Diagrammtyps

Diagrammbeispiele Ausgangstabelle:

Säulendiagramm

Balkendiagramm

Kreisdiagramm

3D - Balkendiagramm

Übung Erstellen Sie ein Diagramm zu den Daten in der Datei „Umsatz.xls“.

Interaktion

Interaktion Verwendung von insbesondere Diagrammen, die mit Excel erstellt wurden, in anderen Programmen wie z.B. Word 2 grundsätzliche Möglichkeiten mit Verbindung ohne Verbindung

Interaktion Kopieren Verknüpfen in Excel markieren und Bearbeiten-Kopieren (STRG-C) bzw. in Word Bearbeiten-Inhalte Einfügen reine Kopie, keine Verbindung mehr Verknüpfen wie kopieren, jedoch beim Einfügen Option Verknüpfen aktivieren, Änderungen wirken sich aus

Übung Fügen Sie das Diagramm aus der vorangegangenen Übung in ein neues Word-Dokument ein. Es soll dabei mit den Daten verbunden bleiben.

Pivot-Tabellen

Verwendung Pivot-Tabellen sind Häufigkeitsauszählungen Pivot-Tabellen lassen eine komfortable Datenanalyse zu

Pivot-Tabellen-Assistent der Pivot-Tabellen-Assistent unterstützt bei der Erstellung von Pivot-Tabellen Vorgehensweise: Daten Pivot-Tabellenbericht

Erstellen einer Pivot-Tabelle (1) Auswahl der Datenquelle, die analysiert werden soll

Erstellen einer Pivot-Tabelle (2) Auswahl des zu analysierenden Datenbereiches.

Erstellen einer Pivot-Tabelle (3) Durch einfaches ziehen der einzelnen Buttons mit der Maus kann das Layout der Pivot-Tabelle bestimmt werden

Erstellen einer Pivot-Tabelle (4) Zeile Kategorien mehrere Elemente: Sub-Kategorien Spalte analog zu Zeilen Daten zusammengefasste Werte (durch Doppelklick kann Art geändert werden)

Erstellen einer Pivot-Tabelle (5) Wählen Sie aus wo (in welchem Datenblatt) das Ergebnis der Analyse dargestellt werden soll

Erstellen einer Pivot-Tabelle (6) Datenfeld Beschriftungsfeld Pivot-Tabelle als Ergebnis der vorangegangen Schritte

Sortieren einer Pivot-Tabelle

Sortieren einer Pivot-Tabelle (1) Die Funktion „Sortieren“ ermöglicht es Daten welche in einer Pivot-Tabelle dargestellt sind zu sortieren Vorgehensweise: Beschriftungsfeld markieren Daten Sortieren oder Shortcut

Sortieren einer Pivot-Tabelle (2) Kontaktfenster in welchem die Sortieroptionen eingegeben werden können

Layout- und Feldeinstellungen

Layouteinstellungen (1) Felder können im nachhinein leicht entfernt oder hinzugefügt werden Wenn nötig ändert Excel automatisch die zugrundeliegende Funktion (z.B. die Funktion „Summe“ wird in die Funktion „Anzahl“ umgewandelt)

Layouteinstellungen (3) Durch einfaches ziehen der einzelnen Buttons mit der Maus kann das Layout der Pivot-Tabelle verändert werden

Feldeinstellungen (1) Dient der Veränderung der in der Pivot-Tabelle verwendeten Felder Vorgehensweise markieren des betreffenden Datenfeld klicken des rot markierten Buttons

Feldeinstellungen (2) Mit der Schaltfläche „Ausblenden“ kann das aktuelle Datenfeld entfernt werden Mit der Schaltfläche „Zahlen“ kann der Wertebereich der Pivot-Tabelle formatiert werden Um den rot markierten Bereich zu erhalten muss die Schaltfläche „Optionen“ gedrückt werden

Feldeinstellungen (3) Zum prozentuellen Vergleich vorhandener Werte mit einer bestimmten Variable interessierende Ausprägung der Variable Vergleichsvariable

Feldeinstellungen (4) Aufrufen des Kontaktfensters durch Doppelklick auf das entsprechende Beschriftungsfeld Änderung der Feldbeschriftung Ausblenden des aktuellen Beschriftungsfeldes

Übung In der Datei „Kunden.xls“ finden Sie Kunden und deren Einkäufe. Erledigen Sie die auf den weiteren Datenblättern zu findenden Aufgaben.