Christa Schwarzenpoller Richard Raab Projektmanagement

„Sage mir wie du ein Projekt beginnst und ich sage dir wie es endet!“ (zit. aus dem Ausbildungsprogramm von Mercedes Benz)

Was ist ein Projekt?

Ein Projekt ist … …eine Aufgabe mit besonderen Merkmalen: neuartig komplex (schwierig) fachübergreifend aufwändig zeitlich begrenzt zielorientiert

Ein Projekt erfordert … eine projektspezifische Organisation (Projektteam, Projektregeln) präzise Zielvorgaben Teamarbeit laufende Kontrolle und Steuerung

Arten von Projekten gewinnorientierte Projekte Non-Profit-Projekte interne Projekte Projektauftraggeber ist aus dem selben Unter-nehmen (bzw. aus der selben Schule) wie die Projektauftragnehmer. externe Projekte Projektauftraggeber und Projektauftragnehmer sind aus verschiedenen Unternehmen (Schulen).

Was ist Projektmanagement?

Projektmanagement ist … … die zielorientierte Vorbereitung, Planung, Steuerung, Dokumentation und Überwachung von Projekten mit Hilfe spezieller Instrumente.

Projektmanagement ist … … nicht nur ergebnisorientiert Welche Ergebnisse gibt es? Leistungen Termine Kosten … sondern auch prozessorientiert Wie sind die Ergebnisse zustande gekommen? Beziehungen Projektorganisation Projektkultur

Wozu Projektmanagement?

Durch gutes PM … kann man Projekte effizient gestalten (planen und steuern), werden Projekte für Dritte nachvollziehbar, können Lerneffekte für andere Projekte nutzbar gemacht werden.

Ablauf eines Projektes (in 4 Phasen) Vorbereitung Planung Durchführung Abschluss

Aufgabenanalyse ev. Ist-Situation analysieren ev. Probleme beschreiben ev. Ursachen für Probleme analysieren Ideen sammeln Grobkonzept erstellen

Projektwürdigkeitsanalyse Ist die Aufgabe wirklich so umfangreich, neuartig, schwierig, …? Ist das Projekt tatsächlich realisierbar? Steht der Erfolg in einem angemessenen Verhältnis zum Aufwand? Gefahr der Projektitis!

Klärung der Projektziele Kostenziel Was kostet es? Terminziel Bis wann? Sachziel Was? Projekt- ziele

Abgrenzung der Projektziele Hauptziele Zusatzziele Nicht-Ziele

Formulierung der Projektziele klar und präzise möglichst messbar

Pflichtenheft ?

Projektorganisation Wer soll im Projektteam mitarbeiten? Wer soll das Projekt leiten? Wie soll das Projekt in das Unternehmen (in den Schulbetrieb) integriert werden?

Projektauftrag Abschluss der Vorbereitungsphase Zusammenfassung der wichtigsten Eckdaten des Projekts formelle Beauftragung mit klarer Zielvereinbarung offizieller Start des Projekts

Beispiel Projektauftrag

STOP

Ablauf eines Projektes (in 4 Phasen) Vorbereitung Planung Durchführung Abschluss

Kick-Off-Meeting erste gemeinsame Sitzung des gesamten Projektteams Zweck: gleicher Informationsstand der Teammitglieder (Kennen lernen) Rolle und Erwartungen der einzelnen Mitglieder Vereinbaren von Spielregeln Grobverteilung der Aufgaben

Projektstrukturplan (PSP) Logische Gliederung Arbeitspakete

Projektstrukturplan (PSP) Vorgangsweise: alle für das Projekt notwendigen Aktivitäten listen (Brainstorming) diese Aktivitäten zu Arbeitspaketen zusammenfassen

Arbeitspakete (AP) überschaubare Teilaufgaben für jedes Paket einen eindeutigen Verantwortungsträger (Dieser muss das AP nicht alleine be-arbeiten, ist aber für die ordnungsgemäße Ausführung verantwortlich.) Formulierungstipp: Zeitwort nicht vergessen! (z.B. Plakat entwerfen)

Projektstrukturplan (PSP) Vorgangsweise: alle für das Projekt notwendigen Aktivitäten listen (Brainstorming) diese Aktivitäten zu Arbeitspaketen zusammenfassen Gliederung erstellen

Gliederung des PSP Gliederung nach Objekten: PROJEKT Gliederung nach Objekten: Homepage Folder Visitenkarten … Gliederung nach Funktionen: Ideensammlung Grobplanung Detailplanung Umsetzung oder

Projektstrukturplan (PSP) Vorgangsweise: alle für das Projekt notwendigen Aktivitäten listen (Brainstorming) diese Aktivitäten zu Arbeitspaketen zusammenfassen Gliederung erstellen Arbeitspakete codieren grafisch darstellen

Projektstrukturplan (PSP) Matura-Ball 1 2 1.1 1.2 Plakate u. Einladungen drucken 1.4 Angebote einholen 1.3 2.1 1.3

Beispiel Projektstrukturplan

Projektstrukturplan (PSP) systematische und überschaubare Gliederung des gesamten Projekts plan- und kontrollierbare Teilaufgaben dient der Vereinbarung der Aufgaben für die Projektteammitglieder Basis für weitere Planung (Ablauf, Termine, Kosten, Ressourcen, …)

STOP

Arbeitspaket-Beschreibung detailiertere Beschreibung eines Arbeitspakets nicht für alle Arbeitspakete notwendig sinnvoll, wenn das Arbeitspaket umfangreich ist, wenn das Arbeitspaket schwierig ist oder wenn die Abgrenzung zu anderen Arbeitspaketen unklar ist

Arbeitspaket-Beschreibung Bestandteile: PSP-Code Arbeitspaket-Bezeichnung Inhalt Nicht-Inhalt angezielte Ergebnisse Leistungsfortschrittsmessung

Beispiel AP-Beschreibung PSP-Code: 3.1 AP „Ideen sammeln u. auswählen“ Inhalt: Ideen finden Ideen auf Umsetzbarkeit prüfen Ressourcenprüfung u. -vergleich durchführen Kostenprüfung u. -vergleich durchführen Entscheidung für bestimmte Balleinlagen fällen

Beispiel AP-Beschreibung Nicht-Inhalt: Ausarbeitung der Balleinlagen Organisation Durchführung Kontrolle des Erfolges dieser Balleinlagen

Beispiel AP-Beschreibung angezielte Ergebnisse: Brainstormingprotokolle mind. 5 verwirklichbare Ideen konkrete Umsetzungsstrategien Ressourcenlisten Kostenaufstellung Entscheidung für Balleinlagen Besprechungsprotokolle

Beispiel AP-Beschreibung Leistungsfortschrittsmessung: 50 % bei Vorliegen der 5 Ideen und deren Umsetzungsstrategien 70 % bei Vorliegen der Ressourcenlisten 90 % bei Vorliegen der Kostenaufstellung 100 % bei Vorliegen der Entscheidung über die konkreten Balleinlagen

Terminplanung Terminliste Balkenplan Meilensteinplan ev. Netzplan (für sehr komplexe Projekte)

Terminliste Auflistung der Arbeitspakete mit Anfangs- und Endtermin

Balkenplan grafische Darstellung der Anfangs- und Endtermine der einzelnen Arbeitspakete bei großer Anzahl an Arbeitspaketen ev. nur die Anfangs- und Endtermine der Arbeitspaket-Gruppen darstellen

Beispiel Balkenplan

Beispiel Balkenplan

Meilensteinplan listet die bedeutsamsten Termine auf, z.B.: Abschluss einer AP-Gruppe Präsentationstermin … Meilensteine sollten auch am Balkenplan ersichtlich sein.

STOP

Ressourcenplan gibt einen Überblick über benötigte und vorhandene Ressourcen an Personal und Sachmittel Ziel: Bereitstellung der erforderlichen Ressourcen in der richtigen Art in der richtigen Menge zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort

Ressourcenplan Vorgangsweise: Bedarfsermittlung (Wann wird was gebraucht?) Ermittlung verfügbarer Ressourcen (Wann ist was verfügbar?) Soll-Ist-Vergleich (Wann fehlt was?) Ausgleichsmaßnahmen (Was tun?): zeitliche Verlagerung Suche nach Alternativen Verzicht

Kostenplan gibt einen Überblick über: Aufspaltung sinnvoll in: geplante Kosten tatsächliche Kosten Aufspaltung sinnvoll in: Personalkosten (im Schulbereich: Arbeitszeit schätzen und mit fiktivem Stundenlohn multiplizieren) Sachkosten

Umweltanalyse stellt alle für das Projekt relevanten Umwelten dar ev. mit + und – die geschätzte Einstellung dem Projekt gegenüber darstellen Zweck: Auffinden möglicher Probleme (Konflikte) Planung von Vorbeugemaßnahmen

Beispiel zur Umweltanalyse Projekt- team Medien „Lieferanten“ Matura & AP Lehrer Schulball Gäste Stadtgemeinde Auftrag- geber Projektleiter Sekretariat Direktor

Beispiel Umweltanalyse

Risikoanalyse listet mögliche Risiken für das Projekt auf Zweck: rechtzeitiges Auffinden möglicher Risiken Planung von Gegenmaßnahmen

Projektkultur Es sollten klare Spielregeln für das Projektteam schriftlich fixiert werden, z.B. Verhalten im Krankheitsfall Sanktionen, wenn ein Teammitglied eine Termin nicht einhält …

Ablauf eines Projektes (in 4 Phasen) Vorbereitung Planung Durchführung Abschluss

Projektteambesprechungen sollten regelmäßig erfolgen Zweck: gegenseitige Information über den Projektstand Besprechung aktueller Probleme und Entwicklung von Lösungen Änderung bestehender oder Erstellung neuer Arbeitsaufträge

Projektteambesprechungen Ablauf: Ernennen des Protokollführers gegenseitige Information über den Projektstand und aufgetretene Probleme Entscheidung über die weitere Vorgehensweise schriftliche Vereinbarung konkreter Maßnahmen, die im Anschluss an die Sitzung zu erledigen sind (To Do-Liste) Festlegen des nächsten Sitzungstermins

Statusberichte Information an den Auftraggeber über den aktuellen Stand des Projekts

Besprechungsprotokolle zum Festhalten der wichtigsten Fakten der Besprechung Zweck: damit weniger leicht etwas vergessen wird damit man bei unterschiedlicher Erinnerung nachschlagen kann

To Do-Liste listet die Maßnahmen auf, die sich aus der Besprechung ergeben kann in das Besprechungsprotokoll integriert sein

Controlling bedeutet nicht nur Kontrolle, sondern auch Steuerung Hauptaufgabe ist der Soll-Ist-Vergleich bezüglich: Termine Kosten Qualität der Ergebnisse um rechtzeitig gegensteuern zu können

Ablauf eines Projektes (in 4 Phasen) Vorbereitung Planung Durchführung Abschluss

Abschluss Abschlusspräsentation Projektabnahme ev. Einschulung des Auftraggebers Abschlussbesprechung ev. Abschlussfeier Abschlussbericht

Abschlusspräsentation dem Auftraggeber und ev. anderen wird das Projekt präsentiert

Projektabnahme Das Projektteam stellt dem Auftraggeber das Projektergebnis vor. Etwaige Mängel werden schriftlich dokumentiert. Nachbesserungsmaßnahmen werden vereinbart.

Abnahmeprotokoll schriftliche Zusammenfassung der Projektabnahme wird von Auftragnehmer und Auftraggeber unterschrieben

Abschlussbesprechung Berichterstattung zur Kundenzufriedenheit Reflexion und Feedback: Wurden die Ziele erreicht? Warum wurden ev. Ziele nicht voll erreicht? Welche Probleme gab es? Was könnte im nächsten Projekt besser gemacht werden? Welche positiven Erfahrungen können für das nächste Projekt mitgenommen werden?

Abschlussbericht schriftliche Zusammenfassung der Abschlussbesprechung kann zusätzlich enthalten: Planungsunterlagen detailierte Abrechnung wird meist vom Projektmanager verfasst

Projektdokumentation

Projektdokumentation alle schriftlichen Unterlagen kommen in einen Projektordner (Verantwortlichen bestimmen!) alle elektronischen Unterlagen werden in einem Projektordner gespeichert: muss für alle Teammitglieder zugänglich sein ev. Unterordner anlegen Sicherungskopien anlegen! Verantwortlichen bestimmen!

Projektdokumentation Projektdokumentation für Schule ev. abweichendes Projekthandbuch für externen Auftraggeber

Projekthandbuch Inhalt: Deckblatt (P:\0Lehrer-public\Freitag\Deckblatt Matura) eidesstattliche Erklärung Inhaltsverzeichnis Lebenslauf (europäisch – max. 2 Seiten) Projektmanagement-Instrumente ev. Projektzieleplan

Projekthandbuch Projektorganigramm Projektauftrag Projektstrukturplan (PSP) Arbeitspaketbeschreibung(en) ev. Terminliste Balkenplan Meilensteinplan

Projekthandbuch ev. Umweltanalyse Risikoanalyse ev. Statusberichte ev. Besprechungsprotokolle ev. Projektabnahmeprotokoll Projekttagebuch Abschlussbericht

Projekthandbuch Beschreibung der Projektergebnisse je nach Projektthema kürzere oder längere Darstellung (8-10 Seiten) zB Screenshots, Designüberlegungen, … ev. Quellenverzeichnis

Projekthandbuch Form: gebunden (1 Exemplar) + 1 CD Umfang: 20 – 40 Seiten pro Gruppe (2 - 4 Personen)

Projekt-CD Projekthandbuch Folder, Visitenkarten Website PowerPoint-Präsentation (falls vorhanden) Originalfotos

Leistungsbeurteilung

PM und Leistungsbeurteilung Leistungen Termine Ressourcen Kosten Beziehungen Projektorganisation Projektkultur ergebnisorientiert = „hard facts“ prozessorientiert = „soft facts“

Danke für die Aufmerksamkeit … und viel Spaß beim Projekt!

Reserve

Projektkontextanalyse zeitlich und sachlich Vorprojektphase Was ist vor dem Projektstart passiert? Welche Entscheidungen wurden bereits getroffen? Wie ist es zu diesem Projekt gekommen? Wer hat die Projektentstehung gefördert bzw. gehemmt? Welche Unterlagen wurden erstellt? ....... Nachprojektphase (Konsequenzen) Welche Handlungen und Entscheidungen sind nach Projektende zu setzen? Welche Folgeprojekte kann/soll/muss es geben? Welche Folgenutzen, -kosten gibt es? ......... Projekt

SYSTEMATIK des PM Projektidee: Abgrenzung u. Projektkontext Projektentscheidung u. Projektauftrag Erstplanung - Projektstruktur Projektorganisation u. Projektkultur Kosten u. Ressourcen Projektdokumentation

SYSTEMATIK des PM Projektfortschrittskontrolle Projektneuplanung Neugestaltung von Organisation Weiterentwicklung der Projektkultur

SYSTEMATIK des PM Projektreflexion Planung der Nachprojektphase Transferplanung (= organisatorisches Lernen) Auflösung der Projektkultur Abgabe ca. Weihnachten Beurteilung ev. Korrektur Endtermin: Anfang - Ende Februar

MEILENSTEINLISTE Antrag Auftrag Kick-off Abnahme Besprechungstermine

PROJEKTABGRENZUNG WAS? - konkrete Definition d. Projektes (außen - innen) - 3 Dimensionen: zeitlich / sachlich / sozial WOZU? - Klarheit über Projektziel - Klarheit zw. P-Team und Auftraggeber WIE? - intuitiv / systematisch (Visualisierung!) -3 Schritte: zeitlich / sachlich / sozial - im Team! Als Projekt-Startworkshop

Projektstrukturplan (PSP) Matura-Ball