Baudirektion Kanton Zürich Schulung Submissionsrecht 7. September 2005 OFFERTBEHANDLUNG UND ZUSCHLAG RA Daniela Lutz Lindtlaw Anwaltskanzlei Kreuzlingen und Zürich

Themen Die Auswertung von Offerten in 6 Schritten Die Bewertung des Preises Neuere Entscheide des VGR ZH (unter www.vgrzh.ch) und des BG Umgang mit Varianten Lose und Teilangebote Fragerunden während der Offerterstellungsphase Besonderheiten des selektiven Verfahrens 7. September 2005 Daniela Lutz

Die Auswertung von Offerten in 6 Schritten Beispiel offenes Verfahren 7. September 2005 Daniela Lutz

nein nein ja nein nein Ist das Angebot rechtzeitig und vollständig? ja Hält die Anbieterin Arbeitsbedingungen und Gleichbehandlungsgrundsatz ein? nein ja ja Gibt es andere gesetzliche Ausschlussgründe? ja nein Erfüllt das Angebot die zwingenden Leistungsanforderungen? nein ja Erfüllt der Anbieter die Eignungskriterien? nein ja Welches Angebot erfüllt die Zuschlagskriterien am besten? Ausschluss (keine weitere Prüfung des Angebotes)

Rechtzeitigkeit, Vollständigkeit 1. Schritt: Rechtzeitigkeit, Vollständigkeit Auch 5 Minuten zu spät ist zu spät.... VB.2004.00331 vom 21. 11. 2004: Eine rechtzeitig, aber bei einer falschen Stelle eingereichte Eingabe wahrt die Frist nicht (Anbieter wollte Antrag auf Teilnahme am selektiven Verfahren zuerst in einem falschen Büro abgeben und wurde dort an das richtige Büro verwiesen). Die Weiterleitungs- bzw. Übergabepflicht gemäss § 5 Abs. 2 VRG kommt nicht zur Anwendung. 7. September 2005 Daniela Lutz

Nur wesentliche Unvollständigkeiten rechtfertigen einen Ausschluss (§ 28 SVO). VB.2004.00195 vom 27. 10. 2004: Gibt ein Anbieter in einem Einladungsverfahren weder ein Festpreisangebot noch ein Einheitspreisangebot ab, das die kalkulierten Einheitspreise und Mengen enthält, ist die Offerte derart unbestimmt, dass sie als unvollständig ausgeschlossen werden muss. Ein solcher Mangel kann nicht durch Erläuterungen behoben werden. Abgrenzung zwischen Ausschluss infolge fehlender Unterlagen und Schlecht(er)bewertung (VB.2003.00228 vom 10.5.2004). 7. September 2005 Daniela Lutz

nein nein ja nein nein Ist das Angebot rechtzeitig und vollständig? ja Hält die Anbieterin Arbeitsbedingungen und Gleichbehandlungsgrundsatz ein? nein ja ja Gibt es andere gesetzliche Ausschlussgründe? ja nein Erfüllt das Angebot die zwingenden Leistungsanforderungen? nein ja Erfüllt der Anbieter die Eignungskriterien? nein ja Welches Angebot erfüllt die Zuschlagskriterien am besten? Ausschluss (keine weitere Prüfung des Angebotes)

Arbeitsbedingungen, Grundsatz der Gleichbehandlung 2. Schritt: Arbeitsbedingungen, Grundsatz der Gleichbehandlung Selbstdeklaration Stichproben (GAV, NAV) Ein Instrumentarium zur Überprüfung der Lohngleichheit ist entwickelt und in Pilotprojekten erprobt worden (EGB, Studie Büro BASS) 7. September 2005 Daniela Lutz

nein nein ja nein nein Ist das Angebot rechtzeitig und vollständig? ja Hält die Anbieterin Arbeitsbedingungen und Gleichbehandlungsgrundsatz ein? nein ja ja Gibt es andere (gesetzliche) Ausschlussgründe? ja nein Erfüllt das Angebot die zwingenden Leistungsanforderungen? nein ja Erfüllt der Anbieter die Eignungskriterien? nein ja Welches Angebot erfüllt die Zuschlagskriterien am besten? Ausschluss (keine weitere Prüfung des Angebotes)

andere (gesetzliche) Ausschlussgründe (u.a.) 3. Schritt: andere (gesetzliche) Ausschlussgründe (u.a.) Falsche Auskünfte Steuern/Sozialabgaben nicht bezahlt Konkurs Absprachen unter den Anbietern Fehlende oder ungenügende Nachweise bei ungewöhnlich niedrigen Angeboten 7. September 2005 Daniela Lutz

andere (gesetzliche) Ausschlussgründe (u.a.) 3. Schritt: andere (gesetzliche) Ausschlussgründe (u.a.) Mehrfachbewerbungen (VB.2005.00153 v. 18.5.2005) Ausschluss aller Beteiligten ohne Nachfragepflicht der Vergabebehörde zulässig Wenn ein aufgeführter Subunternehmer von seiner Nennung in einem zweiten Team nichts weiss, ist Ausschluss nicht gerechtfertigt. 7. September 2005 Daniela Lutz

nein nein ja nein nein Ist das Angebot rechtzeitig und vollständig? ja Hält die Anbieterin Arbeitsbedingungen und Gleichbehandlungsgrundsatz ein? nein ja ja Gibt es andere gesetzliche Ausschlussgründe? ja nein Erfüllt das Angebot die zwingenden Leistungsanforderungen? nein ja Erfüllt der Anbieter die Eignungskriterien? nein ja Welches Angebot erfüllt die Zuschlagskriterien am besten? Ausschluss (keine weitere Prüfung des Angebotes)

Erfüllung der zwingenden Leistungsanforderungen? 4. Schritt: Erfüllung der zwingenden Leistungsanforderungen? Klare Unterscheidung im Pflichtenheft/Devis erforderlich „Erfüllungsgrad der Anforderungen“ als taugliche Umschreibung? Muss-Soll-Wunsch-Anforderungen... 7. September 2005 Daniela Lutz

nein nein ja nein nein Ist das Angebot rechtzeitig und vollständig? ja Hält die Anbieterin Arbeitsbedingungen und Gleichbehandlungsgrundsatz ein? nein ja ja Gibt es andere gesetzliche Ausschlussgründe? ja nein Erfüllt das Angebot die zwingenden Leistungsanforderungen? nein ja Erfüllt der Anbieter die Eignungskriterien? nein ja Welches Angebot erfüllt die Zuschlagskriterien am besten? Ausschluss (keine weitere Prüfung des Angebotes)

Prüfung der Angebote gemäss Zuschlagskriterien 5. Schritt Eignungsprüfung 6. Schritt: Prüfung der Angebote gemäss Zuschlagskriterien 7. September 2005 Daniela Lutz

Matrixmodell zur Prüfung der Zuschlagskriterien Gewichtung und Skalierung – ein paar Tipps Unterkriterien ...zwischen Ermessensspielraum und Manipulation 7. September 2005 Daniela Lutz

4= sehr gut, erfüllt sämtliche Anforderungen, keine Lücken Erfüllungsgrad Pflichtenheft Gewichtung 40% Dienstleistungen Gewichtung 30% Preis Total Punkte Punkte x Gewichtung Anbieter A 3 1.2 2 0.6 4 3.00 Anbieter B 1.6 1 0.3 1.5 0.45 2.35 Anbieter C 0.8 3.5 1.05 3.05 4= sehr gut, erfüllt sämtliche Anforderungen, keine Lücken 3= gut, erfüllt die Anforderungen mit kleinen, unwesentlichen Lücken 2= genügend, erfüllt die Anforderungen eher knapp, grössere Lücken 1= ungenügend, erfüllt die Anforderungen ungenügend, grobe Lücken 0= nicht vorhanden oder völlig ungenügende Erfüllung

Die Bewertung des Preises Berücksichtigung von Skonti? Veränderung von Angebotspreisen Das „Zürcher Modell“ Hinweise auf andere Preisbewertungsmodelle 7. September 2005 Daniela Lutz

Berücksichtigung von Skonti VB.2004.00477 vom 12. Januar 2005, E. 4; HBA Kanton Zürich, Vergabe von Elektroinstallationen Erstmalige generelle Stellungnahme des VGR ZH: Vergleichbarkeit muss gewährleistet sein Berücksichtigung von Skonti ist zulässig, wenn Zahlungsfrist bekannt gegeben wird oder eine allgemeine Zahlungsfrist genannt wird und ein Skonto nicht ausgeschlossen wird. Im letzteren Fall sind nur Skonti für die nicht gekürzte Zahlungsfrist zulässig. Offen gelassen, ob ein Skonto von 6% (für Zahlungsfrist 60 Tage) unüblich sei. 7. September 2005 Daniela Lutz

Veränderungen von Angebotspreisen VB.2004.00286 vom 13. Oktober 2004 Bleibt in den Ausschreibungsunterlagen für Belagssanierungen eine mögliche Etappierung vorbehalten und ist im Leistungsverzeichnis aber nur 1 (gesamthafte) Baustelleneinrichtung aufgeführt, handelt es sich um ein unzulässiges Abgebot, wenn der Anbieter einer Globale im Rahmen des Unternehmergespräches und bei Zusicherung, dass keine Etappierung erfolge, seine Globale um CHF 20‘000.- reduziert. 7. September 2005 Daniela Lutz

Berücksichtigung eines Skonto ist nicht zulässig, wenn er von Zahlungsmodalitäten abhängt, die nicht den Ausschreibungsunterlagen entsprechen (RB 2003 Nr. 59). Tipp: Festlegung in den Ausschreibungsunterlagen, ob und unter welchen Voraussetzungen (Zahlungsfrist) ein Skonto angeboten werden kann. 7. September 2005 Daniela Lutz

Allgemeines zur Bewertung Mindestgewichtung des Preises? BGer 2P.34/2005 vom 24. 5. 2005: Dass des VGer des Kantons GR bei einer Pistenmaschinenbeschaffung eine minimale Gewichtung von 60% des Preises verlangte, ist nicht willkürlich. BGE 129 I 313: Mindestgewichtung des Preises: 20% VB. 2003.00236 vom 28. 1. 2004: Bei komplexen Sanitäringenieurarbeiten ist eine Gewichtung des Preises von 11.1% zulässig. 7. September 2005 Daniela Lutz

Bewertung des Preises Das „Zürcher Modell“ (umfassend in VB.2003.00469 vom 21. 4. 2004) Erheblicher Ermessensspielraum bei der Bewertung Bewertung muss der Gewichtung Rechnung tragen Es ist nur die tatsächlich in Frage kommende Bandbreite möglicher Werte zu berücksichtigen. Definition einer „realistischerweise zu erwartenden Preisspanne“ 7. September 2005 Daniela Lutz

Bewertung des Preises Wird die Bandbreite erst nach dem Vorliegen der Angebote festgelegt, könne auch die tatsächlich offerierten, ernsthaften Preise als Anhaltspunkte berücksichtigt werden. Bei Aufträgen nach Zeitaufwand ist die Methode nur beschränkt anwendbar. 7. September 2005 Daniela Lutz

100% = billigster „seriöser“ Preis Punkte (4= Max.) 4 Festlegen einer Preisspanne 3 2 1 100% 110% 120% 130% 140% 100% = billigster „seriöser“ Preis Minus-punkte?

Bewertung des Preises Andere (zulässige) Preisbewertungsmodelle Bildung von Quotienten Unterschiedliche Bewertung verschiedener Preiselemente (Einheitspreise-Regieansätze, Life Cycle Costs, Preisangebote für verschiedene Phasen eines Projektes, Optionen etc.). Bildung von Durchschnittswerten Plausibilitätsabzüge? 7. September 2005 Daniela Lutz

Bewertung des Preises Andere (zulässige) Preisbewertungsmodelle z.B. Tiefstes Angebot + Preisspanne - beurteiltes Angebot __________________________________________________ x Gewichtung Tiefstes Angebot + Preisspanne – tiefstes Angebot 7. September 2005 Daniela Lutz

Publikation des Zuschlags VB.2004.00477 vom 12. 1. 2005 in BEZ 2005 S. 20f. 7. September 2005 Daniela Lutz

Umgang mit Varianten Der Vergabestelle steht bei der Beurteilung von Varianten ein weites Ermessen zu. Es ist Sache des Anbieters, die Vorzüge seiner Variante klar darzustellen. VB.2003.00268 vom 21.4.2004 (Ausrüstung Regenklärbecken) 7. September 2005 Daniela Lutz

Umgang mit Varianten Auch eine Variante ohne gleichzeitiges Grundangebot ist nicht von vornherein ausgeschlossen (ausser dies sei aus Gründen der Vergleichbarkeit erforderlich oder verlangt). Ist die Variante nicht ausschreibungskonform, ist das Angebot auszuschliessen (VB.1999.00212 vom 17. 2. 2000). Reduziert eine Vergabestelle aufgrund einer Variante ihre Leistungsanforderungen, muss den anderen Anbietern die Gelegenheit für eine Anpassung ihrer Offerte gegeben werden. 7. September 2005 Daniela Lutz

Umgang mit Varianten Auf dieses Erfordernis darf aber verzichtet werden, wenn die Aufrechnung des Preisvorteils zu keinem anderen Ergebnis führt (vgl. dazu den m.E. schwer nachvollziehbaren Entscheid VB.2004.00006 vom 20. Juli 2004 - Lieferung von PCs) 7. September 2005 Daniela Lutz

Lose und Teilangebote Klare Angaben in den Ausschreibungsunterlagen Ausschlussgründe definieren Gemeinsame und separate „Los-Ausschreibungen“ – Umgang mit „Kombirabatten“? 7. September 2005 Daniela Lutz

Fragerunden während der Offerterstellungsphase Fristen, Form Kommunikation der Antworten Persönliche Besprechungen „Workshops“ Zulässigkeit und Massnahmen Gleichbehandlung – Geschäftsgeheimnisse/Vertraulichkeit – Gefahr von Abgeboten 7. September 2005 Daniela Lutz

Besonderheiten des selektiven Verfahrens Wann ist Wahl des SV sinnvoll? Instrument für langjährige „Partnerwahl“? Zulässigkeit „langgezogener“ selektiver Verfahren Vorteile-Nachteile Doppelprüfung von Elementen der Eignung Selektive Verfahren und Kommunikation Selektive Verfahren und aufschiebende Wirkung in einem Beschwerdeverfahren 7. September 2005 Daniela Lutz

Blick in die Zukunft? Wettbewerblicher Dialog (Art. 29 RL 2004/18/EG) Auswahl geeigneter Anbieter Abschluss Dialog endgültiges Angebot Aufforderung für Dialog mit Anbieter A Dialog mit Anbieter B Angebots- ausarbeitung Dialog mit Anbieter C Dialog mit Anbieter D 7. September 2005 Daniela Lutz

Herzlichen Dank! RA Daniela Lutz Lindtlaw Anwaltskanzlei Hauptstrasse 39, 8280 Kreuzlingen 071 678 10 10 Klausstrasse 43, 8008 Zürich 043 818 55 30 www.lindtlaw.ch office@lindtlaw.ch 7. September 2005 Daniela Lutz

Fragestellung Beurteilungs-instrument Art der Beurteilung Produkt Was soll beschafft werden? Zwingend einzu-haltende Produkte-anforderungen gemäss Leistungs-verzeichnis  erfüllt/nicht erfüllt Anbieter Welche Fähigkeiten muss der Anbieter haben? Eignungskriterien Angebot Wie gut ist das Angebot? Zuschlagskriterien +++/--- besser/schlechter erfüllt

4= sehr gut, erfüllt sämtliche Anforderungen, keine Lücken Erfüllungsgrad Pflichtenheft Gewichtung 40% Dienstleistungen Gewichtung 30% Preis Total Punkte Punkte x Gewichtung Anbieter A 3 1.2 2 0.6 4 3.00 Anbieter B 1.6 1 0.3 1.5 0.45 2.35 Anbieter C 0.8 3.5 1.05 3.05 4= sehr gut, erfüllt sämtliche Anforderungen, keine Lücken 3= gut, erfüllt die Anforderungen mit kleinen, unwesentlichen Lücken 2= genügend, erfüllt die Anforderungen eher knapp, grössere Lücken 1= ungenügend, erfüllt die Anforderungen ungenügend, grobe Lücken 0= nicht vorhanden oder völlig ungenügende Erfüllung

4= sehr gut, erfüllt sämtliche Anforderungen, keine Lücken Erfüllungsgrad Pflichtenheft Gewichtung 40% Dienstleistungen Gewichtung 30% Preis Total Punkte Punkte x Gewichtung Anbieter A 3 1.2 2 0.6 4 3.00 Anbieter B 1.6 1 0.3 2.35 Anbieter C 0.8 3.2 0.96 2.96 4= sehr gut, erfüllt sämtliche Anforderungen, keine Lücken 3= gut, erfüllt die Anforderungen mit kleinen, unwesentlichen Lücken 2= genügend, erfüllt die Anforderungen eher knapp, grössere Lücken 1= ungenügend, erfüllt die Anforderungen ungenügend, grobe Lücken 0= nicht vorhanden oder völlig ungenügende Erfüllung