Herzlich willkommen zur Veranstaltung Verwaltungs- und Kontrollsystem ESF Berlin Information zum neuen IT-Begleitsystem 1

TOP 1 Vorstellung der neuen Benutzeroberfläche - was ist neu Tagesordnung TOP 1 Vorstellung der neuen Benutzeroberfläche - was ist neu - Login-Seite - Einstieg - allgemeine Funktionen TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung - Antrag - Änderungsantrag - Abrechnung TOP 3 Modul Monitoring und Controlling 2

K-Hilfen sind jetzt druckbar Was ist neu ? Technologie EurekaPlus basiert auf einer völlig neuen Technologie und ist damit wieder aktuell Anwendungsbereich Dashboard: bei Programmeröffnung erscheint eine Anzeige über alle wichtigen Aktivitäten und Termine Antragstellung: K-Hilfen sind jetzt druckbar Bewilligung erfolgt mit Bescheiderstellung/ -erfassung; der Prozess der Bewilligung wurde auch statusseitig erweitert auf „bewilligt“, „zurückgezogen“, „widerrufen“, „Änderungsantragsverfahren“, „Änderungsmitteilung“ Auswertung: ist verbessert worden, es gibt jetzt feste Auswertungen, parametrisierbare Auswertungen und individuell gestaltbare Auswertungen Planungsmodul für VB und TH es wurde eine Budgetkontrolle eingerichtet, die den Planansatz bis auf Instrumentenebene überwacht und Überschreitungen meldet 3

Projektdoku-mentenakte: Was ist neu ? Anwendungsbereich Projektdoku-mentenakte: wurde in Rubriken und Dokumententypen gegliedert; es kann festgelegt werden, wer Rechte für das Hochladen hat und welche Dokumente obligatorisch im Rahmen des Prozesses enthalten sein müssen Projektübersicht: auf einer Seite werden die relevanten Eckdaten SOLL/IST zum Projekt angezeigt und dynamisch bzw. chronologisch angepasst Kontrollablauf/ Prüfungen: in EurekaPlus kann die ZGS bzw. eine Prüfinstanz zu jedem abgerechneten Beleg einen Prüfbeleg erstellen und das Prüfergebnis umsetzen und finanziell wirksam werden lassen Belegliste ehem. VWN: Kosten und Einnahmen werden übersichtlicher auf einer Seite gegenübergestellt; Kosten können vom Begünstigten zu definierten Teil-projekten zugeordnet werden; für abgerechnete Belege wird der zugehörige ZB deutlich ausgewiesen 4

Rollen und Nutzerrechte: Was ist neu ? Anwendungsbereich Rollen und Nutzerrechte: wurden flexibler gestaltet und können jetzt besser den Bedürfnissen der Nutzer bis auf Feldebene angepasst werden Vertretungs-regelung: durch zweite Kontaktperson im Antrag möglich Verfahren auf Aktionsebene: es können unterschiedliche Verfahren/ Prozesse bis auf Instrumenten-Ebene festgelegt werden; auch die Datenerhebung kann auf dieser Ebene variiert werden, so dass einzelne Förderinstrumente (nach entspr. Information) maßgeschneidert eingerichtet werden können 5

EurekaPlus ist browserunabhängig barrierefrei/ Sicherheit: Was ist neu ? Browser: EurekaPlus ist browserunabhängig barrierefrei/ Sicherheit: zur Realisierung dieser Anforderung wurden umfangreiche Neuprogrammierungen vorgenommen; der Hauptpersonalrat, die Behindertenvertretung und der Datenschutzbeauftragte des Landes Berlin haben dem Probebetrieb bis November 2010 zugestimmt ein externes Ergonomiegutachten liegt vor und wurde umgesetzt 6

TOP 1 Vorstellung der neuen Benutzeroberfläche/ Login Eingabe „Benutzername“ und „Passwort“ Login in das IT-Begleitsystem EurekaPlus Beim erstmaligen Login: Änderung des vergebenen Passwortes! Wenn das Passwort vergessen wurde 7

TOP 1 Vorstellung der neuen Benutzeroberfläche/ Registrierung die Registrierung dient der ERSTANMELDUNG noch nicht registrierter Begünstigter als INSTITUTION in EurekaPlus Alle Begünstigten mit laufenden Projekten der neuen Förderperiode wurden übernommen Die Registrierung von Personen als Nutzer bei den Begünstigten erfolgt in der Nutzerverwaltung, die mit der Registrierung den Begünstigten selbst zur Verfügung gestellt wird 8

NEU: Dashboard auf der Einstiegsseite TOP 1 Vorstellung der neuen Benutzeroberfläche/ Einstieg Einstieg Login-Bereich Versionsnummer Module und Teilmodule Seiteninhalte des gewählten Moduls NEU: Dashboard auf der Einstiegsseite 9

Dashboard ist ein Auszug aus dem Mailsystem TOP 1 Vorstellung der neuen Benutzeroberfläche/ Allgemeine Funktionen Dashboard Dashboard ist ein Auszug aus dem Mailsystem zeigt standardmäßig immer die 5 aktuellsten (neuesten) Nachrichten für die eingeloggte Person an Anzeige kann gewechselt werden: Aktuell, letzte Woche, letzer Monat Nachrichten sind projektbezogen oder projektunabhängig z.B. zur Wartung oder E-Mail-Service können archiviert und damit abgelegt werden bei Archivierung einer Nachricht rückt die nächste Nachricht aus dem Mailsystem in das Dashboard nach einmal archivierte Nachrichten können nicht wieder im Dashboard angezeigt werden, nur noch über das Mailsystem 10

TOP 1 Vorstellung der neuen Benutzeroberfläche/ Allgemeine Funktionen Mailsystem im Login-Bereich Im Mailsystem werden alle prozessbegleitenden automatischen Mails (zum Statuswechsel) erfasst und verwaltet NEU: es können auch prozessunabhängige Mails versendet und verwaltet werden Die Verwaltung der Mails erfolgt getrennt nach Posteingang, Postausgang und Archiv Mails können aufwärts oder abwärts nach <Priorität>, <Absender>, <Betreff>, <erhalten> und <gelesen/ungelesen> sortiert werden 11

TOP 1 Vorstellung der neuen Benutzeroberfläche/ Allgemeine Funktionen Mailsystem 12

TOP 1 Vorstellung der neuen Benutzeroberfläche/ Allgemeine Funktionen Einstellungen/ Zugangsdaten 13

TOP 1 Vorstellung der neuen Benutzeroberfläche/ Allgemeine Funktionen Einstellungen/ Zugangsdaten Passwörter werden zukünftig jeweils nur noch 3 Monate gültig sein Die 3 Monate beziehen sich individuell auf jedes Login und dessen Nutzung von 3 Monaten Bei der Vergabe eines neuen Passwortes ist zu beachten: Mindestens 8 Zeichen ein Buchstabe eine Zahl und ein Sonderzeichen, z.B. *oder # Groß- und Kleinschreibung ist zu beachten Alte Passwörter können nicht wieder benutzt werden Ist ein Passwort zeitliche abgelaufen wird dieses aber noch benutzt, um beim Einloggen ein neues Passwort festzulegen, mit dem dann weiter gearbeitet werden kann 14

TOP 1 Vorstellung der neuen Benutzeroberfläche/ Allgemeine Funktionen Einstellungen/ Nutzerverwaltung Die Nutzerverwaltung obliegt allein den Begünstigten bzw. deren Administratoren, jedem in der Nutzerverwaltung erfassten Nutzer können Administratoren-Rechte vergeben werden Es können Rechte getrennt vergeben werden für : Antrag/Änderungsantrag TRS URS Belegliste Bericht Es wird jeweils unterschieden nach folgenden Rechtegruppen: Keine Rechte Lesen Bearbeiten NEU: Weiterleiten (Statuswechsel vornehmen) NEU: Stornieren Ins Programm gehen 15

TOP 1 Vorstellung der neuen Benutzeroberfläche/ Allgemeine Funktionen Einstellungen/ Nutzerverwaltung 16

TOP 1 Vorstellung der neuen Benutzeroberfläche/ Allgemeine Funktionen Einstellungen/ Nutzerverwaltung 17

TOP 1 Vorstellung der neuen Benutzeroberfläche/ Allgemeine Funktionen Projektauswahl Modul Projektdaten und Verwaltung Im Programm zeigen 18

TOP 1 Vorstellung der neuen Benutzeroberfläche/ Allgemeine Funktionen Projektauswahl Möglichkeit A Möglichkeit B XXXXXXXXXXX 19

TOP 1 Vorstellung der neuen Benutzeroberfläche/ Allgemeine Funktionen Projektauswahl Suchmöglichkeiten Auswahl durch anklicken der Projektnummer oder des Antragsnamens Blätterfunktion 20

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TOP 1 Vorstellung der neuen Benutzeroberfläche/ Allgemeine Funktionen Projektauswahl Individuell verfügbare Funktionen nach Status und Bearbeitungsrechten (hier Status 50A bewilligt) 22

TOP 1 Vorstellung der neuen Benutzeroberfläche/ Allgemeine Funktionen Projekthistorie Die Anzeige kann gestaltet werden nach Art der Einträge oder Datum und den Vorgängen zum Projekt: 23

TOP 1 Vorstellung der neuen Benutzeroberfläche/ Allgemeine Funktionen NEU: Projektdokumentenakte In der Projektdokumentenakte werden alle relevanten Projektdokumente und weitere ergänzende Dokumente der Antragstellung, dem Änderungsantrag und der Abrechnung verwaltet Dokumente müssen im -.pdf- oder .jpg-Format gespeichert werden Es wird in drei Rubriken unterschieden, denen Dokumente zugeordnet werden können: Antragstellung und Bewilligung (Unterlagen zum Antrag, Bescheide der Kofinanzierung, Dokumente der Trägermappe u.ä.) Änderung der Förderzusage (formlose Anträge auf Änderungsbescheid, Excel-Tabellen, Erläuterungen) Berichterstattung (Erläuterungen zur abgerechneten Kosten, Belegkopien, Sachberichte) 24

TOP 1 Vorstellung der neuen Benutzeroberfläche/ Allgemeine Funktionen NEU: Projektdokumentenakte 25

Antrag erstellen/bearbeiten mit EurekaPlus 26

TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/ Ablauf Antrag ehemalig: Status 01 ehemalig: Status 02 ehemalig: Status 1 ehemalig: Status 2 ehemalig: Status 8 NEU: ZGS bewilligt durch Bescheiderteilung und Statuswechsel Nicht mehr die TH ! 27

Antrag Zustand 10 (in Bearbeitung beim Begünstigten Status 01) TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/ Antragsfunktionen Antrag Zustand 10 (in Bearbeitung beim Begünstigten Status 01) Voraussetzung: ein ausgewähltes Projekt =Fehler-check =Lese-modus =Status-wechsel Danach ins Programm wechseln =Bearbeiten 28

TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/ Antragsfunktionen NEU: Nach Eingang eines Antrages bei der ZGS kann die ZGS eine zusätzliche Kontaktperson im ESF-Antrag erfassen, als die, die bereits vom Träger ausgewählt wurde 29

TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/ Antragsfunktionen Kalkulationshilfen 30

TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/ Antragsfunktionen NEU: PR-Würdigkeit kann projektbezogen festgelegt werden 31

TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/ Antragsfunktionen NEU: Querschnittsziele (ehem. Scoring) wird jetzt vom Begünstigten selbst auf drei Masken ausgefüllt 32

TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/ Antragsfunktionen xxxxxxx 33

Änderungsantrag erstellen/bearbeiten mit EurekaPlus 34

TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/ Änderungsantrag Allgemeines Mit einem Änderungsantrag können die Projekt- und Finanzdaten (aktuelle Bewilligung) eines Projektes durch den Begünstigten geändert werden Diese Änderung muss in jedem Fall durch die ZGS und die TH geprüft und durch die ZGS entschieden werden Ein Änderungsantrag kann durch einen Begünstigten erstellt werden, wenn: eine Aufstockung eine Umwidmung eine Reduzierung der Fördermittel die Änderung der Projektlaufzeit eine Änderung der Kosten und/oder Finanzierung beantragt werden soll 35

TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/ Änderungsantrag Für ein Projekt kann sich immer nur ein Änderungsantrag im Prozess befinden. Erst nach Abschluss (Bewilligung des Änderungsantrages) kann ein weiterer Änderungsantrag durch den Begünstigten angestoßen werden Mit der Bewilligung eines Änderungsantrages gelten die geänderten Angaben als neue aktuelle Bewilligung für das Projekt Ein Änderungsantrag kann von der ZGS storniert werden Ein noch nicht bewilligter Änderungsantrag wird automatisch storniert, wenn die aktuelle Bewilligung des Projektes widerrufen wurde 36

TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/ Änderungsantrag NEU: die aktuelle Bewilligung und ein offener Änderungsantrag werden in der Projektübersicht unter der aktuellen Projektnummer angezeigt und können getrennt ausgewählt werden 37

TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/ Änderungsantrag NEU: Geänderte Kostenpositionen werden im Änderungsantrag rot markiert angezeigt 38

TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/ Änderungsantrag Im Weiteren durchläuft der Änderungsantrag den gleichen Ablauf bzw. Statuswechsel wie ein Erstantrag Im Rahmen eines Änderungsantrages sind keine Kalkulationshilfen auszufüllen Erläuterungen zum Änderungsantrag sind in den Anlagen einzufügen Bitte bedenken Sie, dass der Änderungsantrag nach Bewilligung an Stelle des bisherigen Antrages unter der gleichen Projektnummer in EurekaPlus weiterläuft. Der ungültig gewordene Erst- bzw. Vorantrag kann jederzeit wieder über die Projekthistorie eingesehen werden 39

Abrechnung (ehem. Berichterstattung) mit EurekaPlus 40

TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/ Abrechnung Allgemeines Voraussetzung für die Abrechnung bzw. die Anträge auf Kostenerstattung an die EKOM ist die Erfassung aller Projektdaten (Teilnehmer, Stunden) und Finanzdaten Ausgaben und Einnahmen werden in einer projektbezogenen Belegliste erfasst Projektdaten werden im Teilnehmerregisteratursystem (TRS) und im Unternehmensregistratursystem (URS) erfasst Daraus ergeben sich: Zwischenbericht quartalsweise Jahresbericht Endbericht Diese Prozesse werden mit Hilfe eines Statuswertes bzw. Zustandes gekennzeichnet 41

TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/ Abrechnung Bericht per 31.03. Einnahmen Ausgaben Jahres-bericht Jahr 1 Bericht per 30.06. Endbericht Jahr 1 + Jahr 2 Belegliste (Einnahmen und Ausgaben) Bericht per 30.09. Bericht per 31.12. Bericht per 31.03. TRS/ URS Jahres-bericht Jahr 2 Bericht per 30.06. Bericht per 30.09. Bericht per 31.12. 42

TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/ Abrechnung TRS Ins Programm wechseln 43

TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/ Abrechnung TRS 44

TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/ Abrechnung Belegliste (ehem. Verwendungsnachweis) 45

TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/ Abrechnung Belegliste (ehem. Verwendungsnachweis) Es werden folgende Belegarten unterschieden: Einnahmebeleg Ausgabebeleg Korrekturbeleg NEU: Prüfbeleg (ZGS oder Prüfinstanz) Ein Beleg kann solange geändert oder gelöscht werden, wie er noch in keinen bestätigten Mittelabruf eingeflossen ist oder nicht geprüft wurde Ist ein Beleg gesperrt, kann er nur noch durch einen Korrekturbeleg ergänzt werden Ein Beleg wird über sein Zahldatum einem Zwischenbericht zugeordnet 46

TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/ Abrechnung Belegliste (ehem. Verwendungsnachweis) Eingabe erfolgt je Kostenposition Ins Programm wechseln 47

Liste der erfassten Belege pro Kostenposition TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/ Abrechnung Belegliste (ehem. Verwendungsnachweis) Liste der erfassten Belege pro Kostenposition 48

TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/ Abrechnung Belegliste - neuer Ausgabebeleg 49

TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/ Abrechnung Prüfbeleg Ein Prüfbeleg wird von der ZGS im Rahmen einer Prüfhandlung zusätzlich erstellt Der ursprüngliche Beleg verbleibt in der Belegliste Ein Prüfbeleg kann zu einem offenen oder einem schon gesperrten Beleg erzeugt werden und korrigiert kumulativ betrachtet, die bisherige Belegeingabe und Abrechnung Prüfbelege werden immer in den aktuellen Zwischenbericht einbezogen, d.h. es werden keine rückwirkenden Änderungen erzeugt 50

TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/ Abrechnung Prüfbeleg 51

TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/ Abrechnung Prüfbeleg Für einen Begünstigten nur zur Ansicht ! 52

TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/ Abrechnung Korrekturbeleg (wird vom Begünstigten erfasst) Wurde ein Beleg im System mit falschem Betrag gespeichert und bereits mit einem Zwischenbericht abgerechnet, so muss der falsche Betrag vom Begünstigten mit Hilfe eines Korrekturbeleges und des nächsten Zwischenberichts korrigiert werden Falscher Beleg verbleibt unverändert im System Korrekturbeleg wird automatisch mit dem ursprünglichen Beleg verbunden Korrekturbeleg muss erläutert werden Wird mit „Kbu“ gekennzeichnet 53

TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/ Abrechnung Korrekturbeleg (wird vom Begünstigten erfasst) Ein Korrekturbeleg kann aus der Übersicht der Belege zu einer Kostenposition heraus erzeugt werden 54

TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/ Abrechnung Zwischenbericht erstellen/ bearbeiten Mit Bewilligung des Projektes werden alle notwendigen Berichte bereits zur Verfügung gestellt Die Berichte können nur in ihrer zeitlichen Abfolge bearbeitet werden Keine parallele Bearbeitung mehrerer Berichte möglich Jahresberichte fassen automatisch Zwischenberichte eines Jahres zusammen Endbericht fasst alle Zwischenberichte automatisch zusammen Die Bearbeitungsphasen werden durch Status gekennzeichnet 55

TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/ Abrechnung Korrekturbeleg (wird vom Begünstigten erfasst) 56

TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/ Abrechnung Ablauf Abrechnung ehemalig: Status 01 ehemalig: Status 02 ehemalig: Status 1 ehemalig: Status 2 57

TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/ Berichterstattung Zwischenbericht erstellen/bearbeiten 58

TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/ Berichterstattung Zwischenbericht erstellen/bearbeiten 59

TOP 3 Modul Monitoring und Controlling 60

TOP 3 Modul Monitoring und Controlling Das Modul „Monitoring und Controlling“ ermöglicht es, über hinterlegte Auswertungsroutinen direkt aus EurekaPlus heraus verschiedene Auswertungsübersichten zu generieren Übersichten werden für verschiedene Adressaten mit unterschiedlichen Auswertungszielen bereitgestellt Vorgegebene Auswertungen sind parametrisierbar nach: SOLL (Plan-/Antragsdaten) IST (Berichtsdaten) Die Auswertung kann eingeschränkt werden nach der Qualität der Daten entsprechend dem Status vom Antrag (geprüft/ungeprüft) oder Bericht (geprüft/ungeprüft) Stichtag Zeitraum 61

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