AuditManager Schulungsunterlage 06.06.2014 Werner Goerke.

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1 AuditManager Schulungsunterlage Werner Goerke

2 Inhalt Allgemeines Aufbau der Datenbank Stammdaten Masken Auswertungen
Werner Goerke

3 Allgemeines Grundvoraussetzung Microsoft Excel Aktivierte Makrofunktion MSCOMCTL und MSCOMCT2 müssen registriert sein. Detail liegt standardmäßig im „.xlsb“ ein platzsparendes Binär- Format vor. Kann aber auch im „xlsm“ Format benutzt werden. Jedoch ist in diesem Format die Dateigröße ca % größer . Achtung bitte nicht im „.xls“ oder „.xlsx“ Format speichern. In diesem Format werden die Makros nicht mit gespeichert. Werner Goerke

4 Aufbau – Daten Tabellen
Audit Thema: Grunddaten wie Erfassungs-, Auditdatum, Auditthema, -ziel, -ergebnis usw.. Maßnahmen: Maßnahmen zu einem Audit (in der Maßnahmenbeschreibung sollte auch Ursachen erläutert werden. Audit-Bericht: Berichtstemplate, Darstellung des Auditergbnisses und der definierten Maßnahmen mit Zieltermin und Verantwortlichem. Werner Goerke

5 Aufbau – Stammdaten Auditor(en): Code, Name der Auditoren. Ergänzende Infos zur Qualifikation und der Kompetenz der Auditoren. Datenpflege über Menuepunkt Auditoren pflegen in der Untergruppe AdminTools. Abteilungen/Teiprozesse: Liste der einzelnen Teilprozesse im Unternehmen. Prüfentscheid: Liste/Auswahl der verschiedenen Erfüllungsgrade die durch das Audit festgestellt wurden. Laufwerk/Dateiname: Festlegung des Standardlaufwerks bzw. des Standarddateiname für den Auditbericht. Erlaubte Ma-Kürzel: Liste der erlaubten Maßnahmen Kürzel wie z.B. V für Verbesserungspotenzial oder A für Abweichung. Werner Goerke

6 Aufbau – Translate Translate: Übersetzungstabelle für den Abweichungsbericht Wird auch genutzt um die Rechtschreibprüfung in den Feldern Abweichung, Ursache, Bemerkung durchzuführen. Werner Goerke

7 Aufbau – Auswerte-Tabelle
Ma-Spaet: Die Tabelle zeigt nach Ausführen der Auswertung „Maßnahmen spät“ gefüllt. Eine automatische Aktualisierung erfolgt nicht! Temporär wird nach Aufruf der Funktion Massnahmen auswerten in der Menue Untergruppe Massnahmen Auswertungen ein neues Tabellenblatt erstellt. Hierin wird eine Pivottabelle mit Grundeinstellungen zur selektiven Darstellung der Massnahmen erzeugt. Werner Goerke

8 Aufbau – Menue (Ribbon)
Mit dem Öffnen der Datei wird ein neues nur in dieser Datei gültigen Excel-Menue (Ribbon) hinzugefügt. Mit dem Menue können die wichtigsten Eingabe und Auswahl-Masken geöffnet werden. In einer weiteren Rubrik werden Standardauswertung zur Verfügung gestellt. Die dritte Gruppe dient dazu die Stammdatentabellen für die Bearbeitung freizuschalten Werner Goerke

9 Aufbau - Basisdaten / Plandaten
Dient zur Erstellung eines Auditplans darüber hinaus werden einige dieser Informationen zur Vereinfachung Erfassung der Auditbasisdaten verwendet. Werner Goerke

10 Eingabemasken Dient der Erfassung der Basisdaten wie Thema, Auditor(en) und dem allgemeinen Auditergebnis sowie das Auditergebnis. Mit dem integrierten Menue können die wichtigsten Funktionen angesteuert werden wie zb. Suchmasken Schnellübersichten. Durch Betätigen des Buttons bzw. einen Doppelklick auf ein ToDo im Baum (rechts unten) wird die Maske zur Erfassung der Maßnahmen geöffnet. Werner Goerke

11 Eingabemaske Suchmaske Daten in Tabelle übertragen öffnen
Formularsprache zwischen Englisch und Deutsch umschalten Neues Audit erfassen Dateilink verwalten Maßnahmen verwalten Suchmaske mit Ansicht Fehler Ursache Quickview Maßnahmen Werner Goerke

12 Auswahl-Maske Filter zurücksetzen Daten entspr. Suchdaten filtern
Suchkriterien Joker „* “ Werner Goerke

13 Massnahmenmasken Dient der Erfassung der Maßnahmen und Verbesserungspotentialen sowie der Erfassung der Rückmeldungen. Auswahl der Einzelmaßnahmen über Selektion im ToDo Baum Als erweiterte Info kann eine Wirksamkeit in % angegeben werden (Schieberegler) Werner Goerke

14 Auditoren pflegen Mit der Menuepunkt „Auditoren pflegen“ (Ribbon AdminTools) wird ein Formular geöffnet mit dem die relevanten Kenndaten zu den Auditoren erfasst und angepasst werden können. Dient mir in der Hauptsache zur besseren Darlegung der Auditoren Skills gegenüber externen Auditoren. Werner Goerke

15 Vielen Dank Werner Goerke