Abschlussbericht Definitionsphase Projekt 14/02: CeBIT 2003 Die Gliederung der Präsentation folgt im wesentlichen dem Ablaufschema der Definitionsphase. So wird zum einen der Verlauf der Arbeiten des Projektteams deutlich. Zum anderen erleichtert eine so standardisierte Form (nach einigen Durchgängen) den Zuhörern die Aufnahme der Informationen. Schließlich ist dies auch eine Vereinfachung für die präsentierende Person. Es ist nicht Zweck einer Präsentation in einem Projekt nachzuweisen, dass einem zu jeder Präsentation ein paar neue Features vom Power Point oder anderen Präsentationsprogrammen eingefallen sind. Für die Bildschirmpräsentation wurde der Modus „Voreingestellte Animation“, „von links rollen“ gewählt. Auf eine ausgefeilte „Benutzerdefinierte Animation“ wurde verzichtet, weil hierdurch die Anpassung für andere Zwecke sehr erschwert wird. Die „voreingestellte Animation“ lässt sich über das Menü „Bildschirmpräsentation“ sehr leicht ausschalten und durch andere ersetzten. Referentin: A Liebig 03.06.02

0.1 Auftrag Auftrag gem. Protokoll GF-Sitzung vom 08.04.2002: Durchführen einer Definitionsphase gem. Leitfaden PM Vorlage eines ausformulierten Projektziels Vorlage einer Grobplanung Vorschlag für weitere Vorgehensweise Termin: 03. Juni 2002 Referentin: A Liebig 03.06.02

0.2 Projektteam Projektleitung: Frau Liebig Kernteam: Herr Schmidt, AL Marketing Communications Herr Zettler, Leiter Back Office Herr Mahler, Key Account Manager Herr Römer, AL IT Operations Frau Lehner, Referentin Interne Kommunikation Frau Kirchner, Referentin PR Frau Sprengel, GL Versand Anmerkung: Auch wenn die Zusammensetzung des Projektteams schon früher bekannt ist und z.B. in einem Zwischenbericht erwähnt wurde, so ist die erneute Nennung doch empfehlenswert. Denn alle Aussagen werden von den Zuhörern auch danach bewertet, wer an der Erarbeitung beteiligt war. Ein Grund mehr, sich um ein kompetentes, „gewichtiges“ Projektteam zu bemühen. Referentin: A Liebig 03.06.02

1.1 Situationsanalyse: Einflussfaktoren Wesentliche Einflussfaktoren und ihre Wirkungen sind: Absatzwege: Zunehmende Bedeutung des Internets Globalisierung: Kunden aus dem Ausland, Suche nach internationalen Kooperationspartnern Marktdynamik: Kürzere Entwicklungszeiten und schnellere Information der Kunden erforderlich Konjunktur: Kostenargumente werden wichtiger Wettbewerb: mehr Preiswettbewerb Budget: CeBIT nicht in Budgetplanung Referentin: A Liebig 03.06.02

1.2 Situationsanalyse: Schnittstellen Es bestehen Schnittstellen zu folgenden Projekten: Internet-Auftritt: - rechtzeitige Bedarfsanforderung erforderlich - Chance der modernen Kontaktaufnahme zu den Kunden Reorganisation Vertrieb: - CeBIT-Teilnahme verstärkt die schon vorhandene Unruhe - Personal für Stand noch unklar Neue Software Logistik: - CeBIT-Teilnahme erhöht den Zeitdruck zur Fertigstellung - Gefährdung Messenacharbeit (Info-Versand) Tipp: Beim Hinweis auf Schnittstellen zu anderen Projekten ist es sehr günstig, wenn die Projektleiterin in ihre Präsentation die Bemerkung einfließen lassen kann, dass sie mit den jeweiligen Projektleitern schon Schnittstellengespräche geführt hat und dass die Zusammenarbeit gut ist. Das beruhigt die eine Zuhörergruppe und signalisiert der anderen, dass hier keine Ansatzpunkte für „verdeckten Kampf“ zu finden sind. Referentin: A Liebig 03.06.02

1.3 Situationsanalyse: Risikoanalyse Wesentliche Risiken und ihre Konsequenzen sind: Widerstände im Vertrieb: intensive Schulung nötig Neues, nicht erprobtes Konzept: Puffer erforderlich, externe Kompetenz? „Überraschungen“ Wettbewerber: Beobachtung verstärken Ressourcen sehr knapp: Schlanke Lösung nötig, Budget für Externe? Neue Produkte nicht fertig: Enge Kooperation mit Produktentwicklung zwingend Hinweis: Dies ist eines der Charts, zu dem häufig Vorschläge kommen mit dem Tenor: Haben Sie auch daran gedacht, dass .....? Falls nicht, dann ist es wichtig, sich zu bedanken und die ernsthafte Zusage zu machen, dies in der Zukunft zu berücksichtigen. Fürs Projektmarketing ist es sehr günstig, wenn dies unauffällig, aber erkennbar in die nächsten Berichte oder Präsentationen einfließt. Referentin: A Liebig 03.06.02

2. Stakeholderanalyse Stakeholder wurden analysiert nach: (Siehe Anlage) Erwartung an das Projekt Einstellung zum Projekt Einfluss auf das Projektergebnis Schlussfolgerungen: 1. Frühzeitige Information vor allem folgender Abteilungen: Vertrieb, IT, Logistik 2. Schwerpunkt des Projektmarketings: Mitarbeiter/-innen des Vertriebs (Anlage: Kommunikationsplan) Tipp: Die Anlage gehört zur Präsentation. Ein gewisses Restrisiko soll nicht geleugnet werden. Prüfen Sie, welche Erwartungen das Projektteam den Personen unterstellt hat, die der Präsentation folgen. Sollte das Team zu der Überzeugung gekommen sein, die GF nutzt das Projekt vor allem zu Selbstdarstellung, so ist eine Überarbeitung der Anlage im Sinne einer „Straffung“ nicht falsch. Referentin: A Liebig 03.06.02

3.1 Zielfindung: Zwecksetzung Die Teilnahme an der CeBIT 2003 dient folgenden Zwecken: Der Bekanntheitsgrad des Unternehmens soll bundesweit nachhaltig gesteigert werden. Der Kontakt zu unseren Kunden soll insbesondere bezogen auf die Produktentwicklung intensiviert werden. Referentin: A Liebig 03.06.02

3.2 Zielfindung: Zielbeschreibung Vorschlag Projektziel: Der CeBIT-Kunde bestellt die neue Groupware-Lösung. Termin: 30. September 2003 Wichtig: Dies ist das Projektziel, nicht das Messeziel! Die Messe ist kein Selbstzweck und deswegen empfiehlt es sich – vor allem auch angesichts knapper Ressourcen – ein klares wirtschaftliches Ziel zu formulieren. Denn dies kann nur erreicht werden, wenn z.B. Die Einladungen rechtzeitig beim Kunden sind Der Stand einladend aussieht Die Betreuung auf dem Stand gut ist Die Messegespräche professionell geführt werden Die Präsentation überzeugend ist Der Informationsversand gut funktioniert Das Follow-Up konsequent betrieben wird usw. D.h., die üblichen Messeziele beziehen sich auf Mittel zum Zweck, und der heißt Umsatz! Referentin: A Liebig 03.06.02

3.3 Zielfindung: Muss-Ziele Muss-Ziele Messgrößen Umsatz aus Messeaufträgen mindestens EUR 200.000 Kundenbefragung zur Akzeptanz 50 ausgefüllte Fragebogen des neuen Produkts Vertriebsmitarbeiter halten Erfahrungsbericht Coach auf der Messe Verhaltens- Basis: Messeknigge grundsätze ein Gesamturteil: „Gut“ Referentin: A Liebig 03.06.02

3.4 Zielfindung: Soll-Ziele Soll-Ziele Messgrößen Optimieren der Follow-Up- In 80 % der Fälle wird der Aktivitäten im Vertrieb Follow-Up-Plan eingehalten Optimieren der Messearbeit Es liegt ein vollständiger Projektordner gem. Leit- faden und ein Erfahrungs- bericht vor. Referentin: A Liebig 03.06.02

3.5 Zielfindung: Kann-Ziele Kann-Ziel Messgröße Verbesserte Wettbewerbs- Von 90 % der Wettbewerber beobachtung lieben Beobachtungsbögen vor. Referentin: A Liebig 03.06.02

3.6 Zielfindung: Randbedingungen Zu beachtende Randbedingungen sind: Budget: EUR 75.000 Standpersonal: nur Angehörige Vertrieb, andere nur für Einzelmaßnahmen, z. B. Pressearbeit Veranstalter: Auflagen sind strikt einzuhalten Ausstattung: Keine Neuanschaffungen, Ausnahme: Displays Einladungen: Je Key Account Manager maximal 10 persönliche Einladungen Referentin: A Liebig 03.06.02

4. Grobplanung Termine: Planungsphase: 10.06. – 25.07.2002 Umsetzungsphase: 01.08. – 30.09.2003 Detailkonzept: 01.08. – 27.09.2002 Vorbereitungen: 30.09. – 31.01.2003 Tests und Checks: 03.02. – 07.03.2003 Durchführung CeBIT: 12.03. – 19.03.2003 Nachbereitung: 21.03. – 30.09.2003 Projektende: 30.09.2003 Details siehe Anlage: Grobplanung CeBIT 2003 Ressourcen: Kernteam unverändert Referentin: A Liebig 03.06.02

5. Empfehlungen Zusammenfassend wird empfohlen: Erteilen eines Auftrags Planungsphase gem. Anlage Bewilligen eines Budgets für einen externen Berater Umfang: 1 Beratungstag/Woche in der Planungsphase Anmerkung: Die gesamte bisherige Arbeit basierte auf dem Auftrag für die Definitionsphase. Auch der Vorschlag für die Planungsphase geht von den Ressourcen aus, wie sie bisher bewilligt wurden. D.h., in den Planung darf kein externer Berater enthalten sein. Würde dieser nämlich nicht bewilligt, wäre die gesamte Planung obsolet. Es wird also ohne Berater geplant und deutlich gemacht, welche Vorteile ein Einsatz des Beraters hat. Zur Begründung des Beraters ist der Bezug zum Chart Nr. 6 Risikoanalyse herzustellen, dort wurde die Idee eingeführt. Genehmigt wird er, wenn zwischen Chart 6 und Chart 15 klar geworden ist, welchen Nutzen ein solcher Externer stiften kann. Und wenn klar ist, dass der Einsatz des Beraters in überschaubaren Dimensionen erfolgt, also z.B. zunächst auf die Planungsphase beschränkt bleibt. Referentin: A Liebig 03.06.02