NVS – Finanzmanagement in der hessischen Landesregierung Günter Weiland (g.weiland@stk.hessen.de) Hessische Staatskanzlei Speyer, 10.09.2002

Inhalte des Projektes Neue Verwaltungssteuerung (NVS) Agenda Inhalte des Projektes Neue Verwaltungssteuerung (NVS) Zeitplanung (Staffelplanung) Vorgehensweise im Gesamtprojekt Vorgehensweise im Umsetzungsprojekt Fazit © HMdF 2002

Was ist das Projekt NVS? Die gesamte hessische Landesverwaltung soll bis 2008 grundlegend modernisiert werden. Ziel dabei ist es, die Wirtschaftlichkeit der Landesbehörden zu verbessern. dezentrale Ressourcenverantwortung; Zusammenführung von Aufgaben- und Ergebnisverantwortung Produkt-/ Programmhaushalte produktorientierte Aufbau- und Ablauforganisation Steuerung des Haushalts über eine ergebnisorientierte Mittelzuweisung (Kontraktmanagement) Einführung einer mittelfristigen Entwicklungs- und Finanzplanung Einführung eines neuen Rechnungswesen• Beschränkung der Kameralistik auf das gesetzlich vorgeschriebene Mindestmaß Das Projekt „Neue Verwaltungssteuerung“ ist das bislang größte Vorhaben der hessischen Landesregierung zur Modernisierung und Reformierung der Landesverwaltung. Seit dem Kabinettsbeschluss „Hessische Landesverwaltung 2000“ vom Januar 1995 wurden die Grundlagen für den Projektstart Anfang 2000 geschaffen. Bis 2008 soll die Neue Verwaltungssteuerung umfassend und flächendeckend eingeführt sein. Ziel dieser Reform ist es, das Verwaltungshandeln transparenter, wirtschaftlicher und auch messbar zu gestalten. Wir werden uns also an den Ergebnissen ( Output), an der Qualität (Effektivität) und der Wirtschaftlichkeit ( Effizienz) orientieren. Der hessische Reformansatz sieht wie folgt aus: Die Steuerung des Haushalts wird künftig über eine ergebnisorientierte Budgetierung, also ergebnisorientierte Mittelzuweisung erfolgen. Zur Zeit stellt das Parlament Haushaltsmittel (Etat) für Personal Sachausgaben und Investitionen bereit. Zukünftig werden Produkte definiert, die die Verwaltung erstellt. Ein Produkt ist ein Bündel von Leistungen, das ein Arbeitsergebnis der Verwaltung darstellt. Das Produkt dient der Politik zur Steuerung der Verwaltung, da sie darüber entscheidet, mit welchen Produkten (Menge und Qualität) die Verwaltung die Ziele erreichen soll. Für die oben genannte Umsetzung der politischen Ziele schließt die Politik mit der Verwaltung folglich Verträge, sogenannte Kontrakte, ab. Das Produkt ist zudem Objekt der Budgetierung, d.h., dass auf Basis der Produkte das Budget festgelegt wird. Neustrukturierung des gesamten Budgetierungsprozesses. Einführung einer mittelfristigen Entwicklungs- und Finanzplanung als Ausgangs und Endpunkt des jährlichen Budgetierungsverfahrens. Es wird ein neues Rechnungswesen mit Doppelter Buchführung, Kosten- und Leistungsrechung und Controlling eingeführt. Das alte Rechnungswesen, die Kameralistik, wird auf ein gesetzlich vorgeschriebenes Mindestmass beschränkt. Die haushaltsrechtliche Verknüpfung mit anderen Bundesländern und der EU wird somit weiterhin gewährleitstet. Mit der Neuen Verwaltungssteuerung werden also erstmals betriebswirtschaftliche Instrumente im Haushaltssystem zum Einsatz gebracht. Grundlegendster Unterschied zwischen Kameralistik und doppelter Buchführung: Kameralistik dokumentiert nur Geldbewegungen, die doppelte Buchführung erfasst auch Vermögenswerte, wie beispielsweise Gebäude und den Ressourcenverbrauch. © HMdF 2002

Besonderheiten des hessischen Ansatzes Einführung eines neuen Rechnungswesen mit: • doppelter Buchführung • Kosten- und Leistungsrechnung • Controlling auf der Basis der Standardsoftware SAP R/3 Steuerung des Haushalts über eine ergebnisorientierte Mittelzuweisung „Enormer“ Umfang der Umsetzung : • landesweite Einführung • 9 Ressorts • 800 Dienststellen • ca. 15.000 Anwender Beschränkung der Kameralistik auf das gesetzlich vorgeschriebene Mindestmaß • Haushaltsgrundsätzegesetz © HMdF 2002

Zeitplanung (Staffelplanung) Überblick von 2001 bis 2008 Entwicklung Produkthaushalt Einführung Produkthaushalt Einführung Landes- referenzmodell (LRM) Produktivstart Staffel 3b Produktivstart Staffel 3a Produktivstart Staffel 2b Die Einführung des LRM 1 wird bis 31.12.02 abgeschlossen und danach durch das LRM 2 ersetzt Produktivstart Staffel 2a Produktivstart Staffel 1b Produktivstart Staffel 1a Produktivstart Piloten LRM 2 LRM 1 und 2 (Kostenstellenrechnung / Kostenträgerrechnung) LRM 1 Einführung LRM 2 Entwicklung LRM1 Entwicklung LRM 2 © HMdF 2002 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008

Vorgehensweise im Gesamtprojekt Phase I: Planung & Konzeption Phase II: Detaillierung& Entwicklung Phase III: Einführung/ Umsetzung Phase IV: Produktiv- betrieb Betriebs-wirtschaft. Konzeption Qualitätsprüfung Qualitätsprüfung Qualitätsprüfung Plan- ung und Stra- tegie- entwik- klung Prozess- entwicklung Planung und Vorbereitung Delta-Analyse Anpassung Test und Datenübern. Migration Unterstützung Produktiv- betrieb Übergabe Nutzen- realisierung SAP- Archi- tektur Systemausprägung Aufbauorganisation Schulung Technische Infrastruktur Projektmanagement und Qualitätssicherung Informations- und Akzeptanzmanagement © HMdF 2002

Geschäftsprozess- analyse als Grundlage Phase II: Detaillierung& Entwicklung © HMdF 2002

Basis für die Umsetzung ist das Landesreferenzmodell (LRM) Phase II: Detaillierung& Entwicklung Das Landesreferenzmodell bildet einheitliche, landesweit gültige Verwaltungsprozesse ab. Im Rahmen der Einführung wird das LRM den Ressortspezifika angepasst. Personalwesen Rechnungswesen Teilprojekt 1 Teilprojekt 2 Teilprojekt 3 Teilprojekt n Umsetzungs- projekt n projekt 3 projekt 2 projekt 1 Landesreferenz- modell Entwicklungsprojekt 1 Entwicklungsprojekt 2 Entwicklungsprojekt 3 Entwicklungsprojekt n Entwicklung eines einheitlichen Landesreferenzmodells : LRM Personalentwicklung unter HMdI (nicht unser Thema) LRM Rechnungswesen, dass wollen wir vorstellen. Im LRM werden alle für eine einheitliche Handhabung erforderlichen Geschäftsvorfälle in der Software SAP R/3 abgebildet und hinterlegt. Ziel ist es dabei, einheitliche, landesweit gültige Verwaltungsprozesse abzubilden. Das Landesreferenzmodell (LRM) ist also eine speziell auf die Anforderungen der hessischen Landesverwaltung zugeschnittene Ausprägung der Software SAP R/3, die einheitlich von allen Dienststellen in Hessen verwendet wird. SAP wird an die Landesverwaltung angepasst, diese Anpassung nennt man Customizing Im Rechnungswesen untergliedert sich das LRM in das LRM 1 und das LRM 2 . LRM1 wird zur Zeit entwickelt und in verschiedenen UP eingeführt. UP=Einführung von SAP in die DST (nicht alle 800 auf einmal) LRM1 ist Umsetzung LRM in SAP ohne Kostenträgerrechnung (Verteilung der Kosten auf Produkte). Die Kostenträgerrechnung kommt erst mit LRM 2 zum 01.01.2003 Es wurden zwischenzeitlich verschiedene Stufen des LRM 1 abgenommen: am 1.6. das LRM1b UP ZBH und Teile der HSVV vor dem Produktivtest, am 18.07. LRM1c letzte Anpassungen vor dem Start. Die Piloten der Umsetzungsprojekte arbeiten seit 01.07. mit dem LRM1c. Alle Dienststellen arbeiten aufgrund der angestrebten Landeseinheitlichkeit alle mit demselben System. Es können jedoch pro UP, entsprechend den jeweiligen Bedürfnissen des jeweiligen Teilbereichs der Landesverwaltung, unterschiedliche Ausprägungen des vom LRM vorgegebenen SAP R/3-Systems verwendet werden, d.h. die verwendeten Bestandteile des Landesreferenzmodells können unterschiedlich sein, z.B. der Umfang des Kontenrahmens. HR noch nicht abgenommen, daher hellblau hinterlegt Einführung unabhäníg vom Rechnungswesen Start ca.2003 © HMdF 2002

Ablauf eines Einführungsprojektes Phase III: Einführung/ Umsetzung Start Einführungsprojekt Start Umsetzungsprojekt Produktivstart Vorarbeiten in den Ressorts / Dienststellen Grundlagen-schulung UP-Mitarbeiter SAP- Schulung: UP-Team, Verifikation der BWL- Vorarbeiten Durchführung Umsetzungsprojekt (UP) Grundlagen- schulung: SAP-Anwend. SAP Schulung: SAP-Anwend. Schulung: Führungs- kräfte -18 -16 -14 -10 -8 -6 -4 -2 -20 -22 -12 2 © HMdF 2002 Monate vor Produktivstart

Ressorts/Dienststellen Vorarbeiten in den Ressorts/Dienststellen Phase III: Einführung/ Umsetzung Für eine effiziente und termingerechte Einführung ist eine detaillierte Planung und Vorbereitung bis zur Produktivsetzung erforderlich. Start Umsetzungsprojekt Gen. organisatorische Vorbereitungen Vorbereitungen im Bereich Kostenstellendefinition Vorbereitungen im Bereich IBLV Anlagenbuchhaltung, Bilanz VKR, Kosten- u. Leistungsartenplan Materialwirtschaft-Logistik Vorbereitungen im Bereich Organisation-Aufbau Vorbereitungen im Bereich Organisation-Ablauf Vorarbeiten im Bereich Personalentwicklung IT-Systeme Kostenträger- und Zieldefinition/IBLV (LRM2) -17 -13 -16 -15 -14 -12 -11 -10 -9 -8 -18 -19 -7 © HMdF 2002 Monate vor Produktivstart

Organisation des Umsetzungsprojektes Phase III: Einführung/ Umsetzung Projektbegleitung Projekt- controlling Umsetzungsprojektleitung Vertretung Organisation Infomanagement Lokale IT Finanz-management (FM) Finanz-/ Anlagen-buchhaltung (FI/AA) Material- wirtschaft/ Vertrieb (MM/SD) Controlling (CO) KLR In dieser Folie sind die Namen und Telefonnummern zu aktualisieren und gegebenenfalls die Organisation anzupassen. Es ist durchaus denkbar, dass je nach Rollenverteilung z.B. die Umsetzungsprojektleitung und der Kommunikationsbeauftragte identisch sind. Ansprechpartner: Umsetzungsprojektleiterin oder -leiter Nach Bedarf: weitere Fach- spezialisten © HMdF 2002

Checkliste - Kostenstellendefinition Phase III: Einführung/ Umsetzung © HMdF 2002

Checkliste - Kostenträgerdefinition Phase III: Einführung/ Umsetzung © HMdF 2002

Bsp. – Kostenstellen- struktur (1) Phase III: Einführung/ Umsetzung Top-Knoten Lande Hessen © HMdF 2002

Bsp. – Kostenstellen- struktur (2) Phase III: Einführung/ Umsetzung © HMdF 2002

Bsp.- Kosten- trägerstruktur Phase III: Einführung/ Umsetzung SAP-Innenauftrag Produkt Leistung © HMdF 2002

Durchführung Umsetzungsprojekt Phase III: Einführung/ Umsetzung Planung Vorbereitung Technische Vorbereitung Delta-Analyse Anpassung LRM 12 Monate vor Produktivstart Produktivtest Migration / Datenübernahme in SAP Grundlagenschulung Umsetzungsprojekt- mitarbeiter Produktiv- unterstützung SAP-Schulung Umsetzungsprojekt- mitarbeiter SAP-Schulung Anwender Bitte den Zeitplan ihrer Dienststelle anpassen! Aufteilung in Erreicht (Balken grün einfärben) In Arbeit (Balken gelb einfärben) Offen (Balken rot einfärben) Planung: Detailarbeitsplan, Detailterminplan und Meilensteine erstellen Mitarbeiterzuordnung zu Aufgaben, Projektorganisation, Festlegung von Rollen und Verantwortlichkeiten im Umsetzungsprojekt Kommunikationsstruktur festlegen und Projektberichtswesen definieren Projekt Kick-Off durchführen Vorbereitung und Durchführung von Informationsveranstaltungen Vorbereitung: Bestandsaufnahme und Fortschrittskontrolle der Vorarbeiten anhand von Checklisten Stammdaten aufbereiten Migrationspläne detaillieren Innerbetriebliche Leistungsverrechnung festlegen Bewertung des Anlagevermögens Aufbauorganisation festlegen / Ablauforganisation analysieren und festlegen Delta - Analyse: spezielle Anforderungen der Dienststellen aufnehmen Organisationsstrukturen (z.B. Kostenstellenstruktur) abgleichen Prozesse, Konfiguration und Berechtigungen abgleichen Analyse und Design der Schnittstellen, Berichte, Formulare und Zusatzentwicklungen Infrastruktur prüfen Anpassung: Funktionale Anpassungserfordernisse an das LRM-Entwicklungsteam weiterleiten Technische Anpassungserfordernisse an das HCC weiterleiten Koordination und Bereitstellung von Fertigmeldungen (die erfolgreiche Anpassung des LRM und des HCC wird gemeldet) Produktivtest: Testplan aufstellen, Testumgebung vorbereiten, Test durchführen Fehler verfolgen und beheben Migration/Datenübernahme: Migrationsplan detaillieren Altdaten übernehmen übernommene Daten testen und abnehmen (Test- und Produktivmigration) Grundlagenschulungen Anwender Schulungen Führungskräfte Servicevereinbarung HCC Akzeptanz- und Informationsmanagement Monat -10 -9 -8 -7 -6 -5 -4 -3 -2 -1 +1 Produktivstart © HMdF 2002

Schulungen Die Schulung der Umsetzungsprojektmitarbeiter sowie der zukünftigen SAP-Anwender soll unter Berücksichtigung der Aufgaben bei der Umsetzung den Vorkenntnissen und Verfügbarkeiten entsprechend erfolgen. Produktivstart Planung Anwender: Grundlagenschulung, SAP-Schulung Führungskräfte (Informationsnutzer): SAP-Schulung Vorbereitung Delta-Analyse Anpassung LRM Grundlagenschulung SAP-Schulung Produktivtest Datenübernahme in SAP-System (Migration) Schulung Umsetzungprojektmitarbeiter Unterstützung Produktivbet. Schulung Anwender/ Führungskräfte Monat -9 -5 -8 -7 -6 -4 -3 -2 -1 +1 © HMdF 2002

Durchführung Umsetzungsprojekt: Planung Für eine effiziente und termingerechte Umsetzung in den Dienststellen ist eine detaillierte Planung aller Arbeitsschritte bis zur Produktivsetzung erforderlich. Start Umsetzungsprojekt Produktivstart Kick Off Planung/ Umsetzung Arbeitsschritte: Detailarbeitsplan, Detailterminplan und Meilensteine erstellen Mitarbeiterzuordnung zu Aufgaben, Projektorganisation, Festlegung von Rollen und Verantwortlichkeiten im Umsetzungsprojekt Kommunikationsstruktur festlegen und Projektberichtswesen definieren Projekt Kick-Off durchführen Vorbereitung und Durchführung von Informationsveranstaltungen -9 -8 -7 -6 -5 -4 -3 -2 -1 +1 © HMdF 2002 Monate vor Produktivstart

Durchführung Umsetzungs-projekt: Vorbereitung Wichtige Vorbereitungsarbeiten müssen durchgeführt werden. Start Umsetzungsprojekt Produktivstart Planung/ Umsetzung Kick Off Vorbereitung Umsetzung Arbeitsschritte: Bestandsaufnahme und Fortschrittskontrolle der Vorarbeiten anhand von Checklisten Stammdaten aufbereiten Migrationspläne detaillieren Innerbetriebliche Leistungsverrechnung festlegen Bewertung des Anlagevermögens Aufbauorganisation festlegen / Ablauforganisation analysieren und festlegen -9 -8 -7 -6 -5 -4 -3 -2 -1 +1 © HMdF 2002 Monate vor Produktivstart

Durchführung Umsetzungs-projekt: Delta-Analyse Ziel der Delta-Analyse ist es, die neuen Prozesse in geeigneter Weise in die Organisation der Dienststellen zu integrieren und Anpassungsanforderungen des LRM zu identifizieren und zu spezifizieren. Start Umsetzungsprojekt Produktivstart Planung/ Umsetzung Kick Off Vorbereitung Umsetzung Delta-Analyse Arbeitsschritte: spezielle Anforderungen der Dienststellen aufnehmen Organisationsstrukturen (z.B. Kostenstellenstruktur) abgleichen Prozesse abgleichen Konfiguration abgleichen Analyse und Design der Schnittstellen, Berichte, Formulare und Zusatzentwicklungen Infrastruktur prüfen Berechtigungen abgleichen -9 -8 -7 -6 -5 -4 -3 -2 -1 +1 © HMdF 2002 Monate vor Produktivstart

Durchführung Umsetzungs-projekt: Anpassung LRM Die erforderlichen Anpassungen aus der Delta-Analyse werden durch das Umsetzungsteam kommuniziert und koordiniert. Die Durchführung der Anpassung erfolgt durch die Entwicklungsteams (LRM, HCC, etc.). Start Umsetzungsprojekt Produktivstart Planung/ Umsetzung Kick Off Arbeitsschritte: Funktionale Anpassungs-erfordernisse an das LRM-Entwicklungsteam weiterleiten Technische Anpassungs-erfordernisse an das HCC weiterleiten Koordination und Bereitstellung von Fertigmeldungen Vorbereitung Umsetzung Delta-Analyse Anpassung LRM -9 -8 -7 -6 -5 -4 -3 -2 -1 +1 © HMdF 2002 Monate vor Produktivstart

Durchführung Umsetzungs-projekt: Produktivtest Nach dem die Anpassungen durchgeführt und im Entwicklungsteam bereits modular und integrativ getestet wurden, wird unter Produktivbedingungen getestet. Start Umsetzungsprojekt Produktivstart Planung/ Umsetzung Kick Off Vorbereitung Umsetzung Delta-Analyse Anpassung LRM Arbeitsschritte: Testplan aufstellen Testumgebung vorbereiten Test durchführen Fehler verfolgen und beheben Produktivtest -9 -8 -7 -6 -5 -4 -3 -2 -1 +1 © HMdF 2002 Monate vor Produktivstart

Durchführung Umsetzungsprojekt: Migration / Datenübernahme in SAP Die Migration beinhaltet die vollständige Datenübernahme, sowie die Bereitstellung und Fertigmeldung des Systems für den Produktiveinsatz. Start Umsetzungsprojekt Produktivstart Planung/ Umsetzung Kick Off Vorbereitung Umsetzung Delta-Analyse Arbeitsschritte: Migrationsplan detaillieren Altdaten übernehmen übernommene Daten testen und abnehmen (Test- und Produktiv-migration) Anpassung LRM Produktivtest Migration / Datenübernahme in SAP -9 -8 -7 -6 -5 -4 -3 -2 -1 +1 © HMdF 2002 Monate vor Produktivstart

Durchführung Umsetzungs-projekt: Produktivunterstützung Nach Freigabe des Systems und der Produktivsetzung für die Dienststellen erfolgt die Betreuung des Produktivbetriebs. Start Umsetzungsprojekt Produktivstart Planung/ Umsetzung Kick Off Arbeitsschritte: Vor-Ort-Unterstützung durch das Projektteam Anwenderunterstützung bei der Systembedienung durch Key-User und User-Helpdesk Bearbeitung und Dokumentation aufgelaufener Problemfälle Vorbereitung Umsetzung Delta-Analyse Anpassung LRM Produktivtest Migration / Datenübernahme in SAP Produktiv- unter- stützung -9 -8 -7 -6 -5 -4 -3 -2 -1 +1 © HMdF 2002 Monate vor Produktivstart

Fazit: Kritische Erfolgsfaktoren Für eine erfolgreiche und schnelle Einführung der Neuen Verwaltungssteuerung in der Landesverwaltung Hessen ist die Beachtung von Erfolgsfaktoren unerlässlich. Detaillierte Einführungsplanung Intensive Mitarbeit der Ressorts und Dienststellen (Freistellung von Mitarbeitern) Rechtzeitige Schulung der Anwendergruppen Frühzeitige Information und Einbeziehung der Betroffenen Beibehaltung der Referenzfunktion des Landesreferenzmodells Fachliche und organisatorische Beratung der Dienststellen Direkte und schnelle Lösung von Problemen Definition von Abnahmekriterien © HMdF 2002