Zeitmanagement MSC – Präsentation SS05 Janina Thoma Simone Maack Jens Meister Guido Kreis Ufuk Sayan FH Dortmund – Fachbereich Wirtschaft

Zeitmanagement Agenda: Einleitung Persönliches Zeitmanagement Techniken des pers. Zeitmanagements Lerntechniken Stress Fazit Einleitung Pers. Zeit- management Techniken Zeitmgmt. Lern- techniken Stress FAZIT

Zeitmanagement Zeit (gr. = tempus) ist neben unserer Gesundheit das wertvollste Gut, das wir besitzen! Zeit ist ein absolut knappes Gut Zeit ist nicht käuflich Zeit kann nicht gespart oder gelagert werden Zeit verrinnt kontinuierlich und unwiderruflich Zeit ist Leben! Einleitung Pers. Zeit- management Techniken Zeitmgmt. Lern- techniken Stress FAZIT

Zeitmanagement Es gibt viele verschiedene Arten, seine Zeit zu vertun: Nichts zu tun, etwas falsch zu tun, es ungenau zu tun oder im falschen Augenblick zu tun. (Voltaire, frz. Schriftsteller und Philosoph, 1695-1778) Unsere Vergangenheit können wir nicht mehr ändern. Was wir jedoch gestalten und verändern können, das ist unser Heute und vor allem unser Morgen. Einleitung Pers. Zeit- management Techniken Zeitmgmt. Lern- techniken Stress FAZIT

Zeitmanagement Zeitmanagement ... bedeutet, die eigene Zeit und Arbeit zu beherrschen, anstatt sich von ihr beherrschen zu lassen! (Prof. Lothar J. Seiwert) beschäftigt sich mit Problemen, die eine gewaltige Anzahl von Aufgaben, Terminen etc. mit sich bringen, wenn die zur Verfügung stehende Zeit begrenzt ist. Die Zeit vergeht unabhängig davon, was wir in dieser Zeit tun und das einzige was wir managen können, sind wir selber. Daher gilt: Zeitmanagement = Selbstmanagement Einleitung Pers. Zeit- management Techniken Zeitmgmt. Lern- techniken Stress FAZIT

Zeitmanagement Persönliches Zeitmanagement wird zum Schlüssel moderner Zeitplanung und zielführender Arbeitsmethodik. Im Fokus stehen folgende Aufgaben: Prioritäten setzen Ziele definieren und verfolgen Arbeitvorgänge rationalisieren Zeitmanagementtechniken realisieren Ergebnis: Das Zeitmanagement wird bei hoher Flexibilität zum strategischen Erfolgsfaktor! Einleitung Pers. Zeit- management Techniken Zeitmgmt. Lern- techniken Stress FAZIT

Zeitmanagement Tipps für eine effiziente Arbeitsmethodik Gleiche Arbeiten zusammenfassen Schwierige Aufgaben ins Leistungshoch Systematisieren Technische Hilfsmittel nutzen Ordnung halten Mit Checklisten arbeiten Analyse und effizienter Umgang mit Störungen Einleitung Pers. Zeit- management Techniken Zeitmgmt. Lern- techniken Stress FAZIT

Zeitmanagement Durchschnittliche tägliche Managertätigkeiten Einleitung Pers. Zeit- management Techniken Zeitmgmt. Lern- techniken Stress FAZIT

Zeitmanagement Störfaktoren und Zeitdiebe Menschen, die ihre Störfaktoren und Zeitdiebe in jeder Situation erkennen, haben das Optimum der Effektivität erreicht. Störfaktoren und Zeitdiebe können sein: Chef Kollegen Mitarbeiter Arbeitsweise Familie Organisation Einleitung Pers. Zeit- management Techniken Zeitmgmt. Lern- techniken Stress FAZIT

Zeitmanagement Zeitfallen Zeitvergeudung Nichtstun Nicht „nein“ sagen können Ungeplante Zeiten Falsch priorisierte Zeiten Täuschender Zeitsinn Wichtig: Zeitfallen erkennen und abstellen! Einleitung Pers. Zeit- management Techniken Zeitmgmt. Lern- techniken Stress FAZIT

Zeitmanagement Perfektionismus Der Weg zum Erfolg führt nicht über den Perfektionismus Perfektionismus ist eine individuelle zeitgerichtete Persönlichkeitseigenschaft mit negativem und positivem Effekt Perfektionismus kann einerseits extremen Stress verursachen und gleichzeitig aber die Arbeitsqualität optimieren Im Rahmen der Aufgabenrealisierung kann 100% Qualität nur selten erreicht werden Einleitung Pers. Zeit- management Techniken Zeitmgmt. Lern- techniken Stress FAZIT

Zeitmanagement Ziellosigkeit Wodurch tritt Ziellosigkeit auf? Durch eine erhöhte Quantität an Zielanforderungen Durch überdurchschnittliche Zielqualität Daher bedarf jede Ziellosigkeit einer präzisen Zieldefinition! Ziele müssen demnach: Konkret und messbar sein Machbar sein Planbar sein Positiv sein Einleitung Pers. Zeit- management Techniken Zeitmgmt. Lern- techniken Stress FAZIT

Zeitmanagement Der Tagesplan Tagesplanerstellung durch die ALPEN-Methode: Aufgaben, Aktivitäten,Termine aufschreiben Länge bzw. Dauer der Aktivitäten schätzen Pufferzeiten reservieren Entscheidungen treffen (Prioritäten, Delegieren) Nachkontrolle Einleitung Pers. Zeit- management Techniken Zeitmgmt. Lern- techniken Stress FAZIT Ein realistischer Tagesplan muß immer auf das reduziert werden, was Sie tatsächlich auch bewältigen können!

Zeitmanagement Vorteile der ALPEN-Methode Bessere Einstimmung auf den nächsten Tag Planung des bevorstehenden Tages Klarheit über die Tagesanforderung Ordnung Ihres Tagesablaufes Ausschalten von Vergesslichkeit Reduzieren von Verzettelung Erreichen der Tagesziele Selbstdisziplin in der Aufgabenerledigung Zeitgewinn durch methodisches Arbeiten Einleitung Pers. Zeit- management Techniken Zeitmgmt. Lern- techniken Stress FAZIT

Zeitmanagement Nicht zu unterschätzen: Die Pause Im täglichen Tagesablauf sollte die Einplanung von Pausen an der Tagesordnung sein Empirische Untersuchungen haben ergeben, dass nach einer Stunde konzentrierter Arbeit, bereits zehn Minuten Pause genügen, um sich wieder zu regenerieren! Also betrachten Sie Pausen nicht als Zeit- verschwendung, sondern als erholsames Energietanken Einleitung Pers. Zeit- management Techniken Zeitmgmt. Lern- techniken Stress FAZIT

Zeitmanagement Die Pause zur Steigerung der Leistungsfähigkeit denn Zu langes, intensives Arbeiten macht sich nicht bezahlt, da die Konzentration und Leistungs- fähigkeit nachlassen und sich Fehler einschleichen. Besser: regelmäßige, kurze Pausen Entspannen Sie sich in den Pausen Bewegen Sie sich Sorgen Sie für Sauerstoffzufuhr Einleitung Pers. Zeit- management Techniken Zeitmgmt. Lern- techniken Stress FAZIT

Zeitmanagement Die Kontrolle Ihrer Tagespläne Jede Zielsetzung und Planung ist nur so gut, wie ihre anschließende Realisierung und abschließende Kontrolle! Die Kontrolle umfasst drei Aufgaben: Erfassung des Ist-Zustandes Was wurde bisher erreicht? Soll/ Ist-Vergleich Welche Abweichungen liegen vor? Einleitung korrektiver Maßnahmen? Tagesplan an neue Gegebenheiten anpassen Einleitung Pers. Zeit- management Techniken Zeitmgmt. Lern- techniken Stress FAZIT

Zeitmanagement Die Zielsetzung... ...ist unabdingbare Voraussetzung für Planung, Entscheidung und die tägliche Arbeit Ziele setzten heißt: die vorhandenen Bedürfnisse, Interessen, Wünsche oder Aufgaben in präzisen Formulierungen auszudrücken und unsere Handlungen auf diese Ziele und ihre Erfüllung hin auszurichten Ziele dienen der Konzentration der Kräfte auf den eigentlichen Schwerpunkt! Einleitung Pers. Zeit- management Techniken Zeitmgmt. Lern- techniken Stress FAZIT

Zeitmanagement Die Zielformulierung Ziele sollten SMART sein ... Spezifisch - ein Ziel sollte konkret und eindeutig formuliert sein Messbar - der Erreichungsgrad jedes Ziels muss überprüft werden können Aktionsorientiert - ein Ziel sollte Ansatzpunkt für eine positive Veränderung aufzeigen Realistisch - ein Ziel sollte zwar hoch gesteckt, aber immer noch erreichbar sein Terminierbar - ein Ziel sollte bis zu einem konkreten Zeitpunkt umsetzbar sein Einleitung Pers. Zeit- management Techniken Zeitmgmt. Lern- techniken Stress FAZIT

Sie ist durch die PEPE-Regel zu erklären: Zeitmanagement Die Prioritätensetzung Die Prioritätensetzung ist bei der Realisierung des persönlichen Zeitmanagements von essentieller Bedeutung! Sie ist durch die PEPE-Regel zu erklären: Priorität vor Eiligkeit vor Perfektion vor zu schnellem Erfolg Einleitung Pers. Zeit- management Techniken Zeitmgmt. Lern- techniken Stress FAZIT

Zeitmanagement Techniken um Prioritäten zu setzen Das Eisenhower Prinzip Das Pareto-Prinzip bzw. 80:20-Regel 80% der Zeit bringen 20% der Ergebnisse 20% der Zeit bringen 80% der Ergebnisse Man teilt die Aufgaben nach dem Anteil am Gesamtergebnis in A, B und C-Aufgaben ein! Einleitung Dringlichkeit Wichtig-keit B-Aufgaben Terminieren A-Aufgaben Sofort erledigen Ablegen/ wegwerfen C-Aufgaben Delegieren Wichtigkeit vor Dringlichkeit! Pers. Zeit- management Techniken Zeitmgmt. Lern- techniken Stress FAZIT

Zeitmanagement Wie kann man Arbeitsvorgänge rationalisieren? Telefon Besprechung Checklisten Telefon Einleitung Pers. Zeit- management Techniken Zeitmgmt. Lern- techniken Stress FAZIT

Zeitmanagement Telefonieren Telefontermine planen Ziel des Telefonats festlegen Notizen zum Gespräch vorher anfertigen nur auf das Wesentliche konzentrieren Monologe vermeiden Direktwahlnummern anlegen Anrufbeantworter anschaffen Das Telefon ist eines der effektivsten Mittel zum Zeitsparen, aber auch einer der häufigsten Zeitfresser überhaupt! (Telefon-Paradoxon) Einleitung Pers. Zeit- management Techniken Zeitmgmt. Lern- techniken Stress FAZIT

Zeitmanagement Checklisten Eine Checkliste bezeichnet eine Abstreichliste, die genau festgelegter Reihenfolge angibt, was zu tun ist! Vorgehensweise: Ähnliche Tätigkeiten auswählen Gesamtablauf in Arbeitsphasen zerlegen Logische Reihenfolge zusammenstellen Gruppenbildung der Aufgaben vornehmen Durch Checklisten müssen Routinevorgänge nicht immer wieder neu durchdacht werden und sie minimieren das Risiko, etwas zu vergessen! Einleitung Pers. Zeit- management Techniken Zeitmgmt. Lern- techniken Stress FAZIT

Zeitmanagement Das lebenslange Lernen und Weiterbilden ist unerlässlich! Wie nehme ich Informationen richtig auf? Wie lerne ich effektiv und effizient? Einleitung Pers. Zeit- management Techniken Zeitmgmt. Lern- techniken Stress FAZIT

Zeitmanagement Lesen Kürzen Zeitorientierte Lerntechniken Rationali- Einleitung Zeitorientierte Lerntechniken Pers. Zeit- management Techniken Zeitmgmt. Lern- techniken Rationali- sieren Stress Delegieren FAZIT

Zeitmanagement Lesen Hohe Informationsflut bewältigen Prioritäten setzen wichtiges markieren / in Kurzfassung selektieren Im Vorfeld jeder Lektüre Leseziele darlegen Überblick verschaffen durch Inhaltsverzeichnis oder Sachregister Störungsfreie Lektürezeiten suchen Unwichtiges entsorgen Vorselektion von Informationen vornehmen Einleitung Pers. Zeit- management Techniken Zeitmgmt. Lern- techniken Stress FAZIT

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Zeitmanagement www.tagesschau.de RSS - Hinweis Einleitung Pers. Zeit- Techniken Zeitmgmt. Lern- techniken Stress FAZIT RSS - Hinweis

Zeitmanagement Abonnierte RSS - Feeds Alle Schlagzeilen im Überblick Einleitung Pers. Zeit- management Techniken Zeitmgmt. Lern- techniken Alle Schlagzeilen im Überblick Stress FAZIT Kurzinformation zur Schlagzeile

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Zeitmanagement Kürzen Essentielle Informationen in kurzer Zeit aufnehmen und verarbeiten ... aber auch ggü. Umwelt kurz, präzise, einfach, verständlich und lebendig ausdrücken! Bürokratendeutsch und Fachchinesisch vermeiden Sich auf wesentliche Informationsziele beschränken Verständliche, präzise, einfache Textwahl realisieren Einleitung Pers. Zeit- management Techniken Zeitmgmt. Lern- techniken Stress FAZIT

Zeitmanagement Rationalisieren Kernfaktor der Rationalisierungsmöglichkeit ist „effiziente Durchführung von Besprechungen“  Besprechungsdauer reduzieren/ optimieren Nur geplante Gespräche führen Ziele der Sitzung im Vorfeld fixieren Visualisierende Medien sind auszuwählen Teilnehmer sind vorab und im nachhinein zu unterrichten Gesprächszusammenfassungen am Ende der Besprechung aushändigen Pünktlicher Beginn der Besprechungen Einleitung Pers. Zeit- management Techniken Zeitmgmt. Lern- techniken Stress FAZIT

Zeitmanagement Delegieren Führungstechnische Kernaufgabe: Management by Delegation Delegation bedeutet ... Übertragung von Aufgabenpaketen auf involvierte Personen. Effektivität durch zielführendes Delegieren: Einleitung Pers. Zeit- management Techniken Zeitmgmt. Lern- techniken Stress FAZIT P I T K M U +

Zeitmanagement Delegieren nhalt – Was soll getan werden? otivation – Warum soll es getan werden? erson – Wer soll es tun? mfang/Details – Wie soll es getan werden? ermin – Wann soll es erledigt sein? ontrolle – Wie kann überprüft werden? I Einleitung M Pers. Zeit- management P U Techniken Zeitmgmt. T Lern- techniken Stress + FAZIT K

Zeitmanagement Vorteile erfolgreicher Delegation Zeitgewinn für Folgetätigkeiten und Freizeit Effiziente Durchführung aller Aufgaben Last der Verantwortung wird geringer Initiative von selbstständigem Handeln/ Denken Förderung von Leistungsmotivation Steigerung der Zufriedenheit auf beiden Delegationsseiten Wir-Bewusstsein und Gemeinschafssinn Einleitung Pers. Zeit- management Techniken Zeitmgmt. Lern- techniken Stress FAZIT

Zeitmanagement „Lernen lernen“ im Unternehmen Schulungen Telelearning (eine neue Möglichkeit?) Einleitung Pers. Zeit- management Techniken Zeitmgmt. Lern- techniken Stress FAZIT

Zeitmanagement Telelearning Einleitung Pers. Zeit- management Techniken Zeitmgmt. Lern- techniken Stress FAZIT Quelle: http://www.ruhrgebiet-regionalkunde.de/homeregionalkunde/MM_27/telelearning.jpg

Zeitmanagement „Lernen lernen“ im Unternehmen Vorteile Telelearning: Nur virtuelle Anwesenheit nötig (Anreise entfällt) Weniger Organisationsaufwand FAZIT: Zeit- und Kostenersparnis durch Lernen mit Computer und Datennetz Nachteile: Abhängigkeit von der Technik Einleitung Pers. Zeit- management Techniken Zeitmgmt. Lern- techniken Stress FAZIT

Zeitmanagement Stress (-bewältigung) Mit Stress reagiert der Körper auf bestimmte Situationen, in denen eine erhöhte Leistungsbereitschaft benötigt wird. Den Begriff Stress hat der österreichisch-kanadische Forscher Hans Selye geprägt, um die Reaktion von biologischen Systemen - also Tieren und Menschen - auf Belastung zu beschreiben. Unvermeidliches Problem der modernen Zivilisation In dosierter Dosis scheinen wir Stress zu benötigen Einleitung Pers. Zeit- management Techniken Zeitmgmt. Lern- techniken -Reaktion durch Ausschüttung von Hormonen (z.B. Adrenalin und/oder Cortisol) -Stress per Definition nichts negatives ursprünglich eher neutral (keine pos. und keine neg. Empfindungen) Stress FAZIT

Zeitmanagement Stressarten positiver Eu-Stress (anregend) negativer Dis-Stress (zerstörend) (Dis-) Stressreaktionen Einleitung Pers. Zeit- management Techniken Zeitmgmt. Schlafstörungen Nervosität Kopfschmerzen Appetitlosigkeit Müdigkeit Atemnot Herzrasen Schwindel Schweißausbrüche Erschöpfung Ruhelosigkeit (…) Lern- techniken Eu-Stress: Befriedigung Dis-Stress: Überforderung Stress FAZIT

Zusammenhang Zeitmanagement und Stress Techniken und Methoden des (persönlichen) Zeitmanagements helfen HAUSGEMACHTEN Dis-Stress zu reduzieren bzw. zu vermeiden. Je mehr der Mensch Stressoren durch fehlendes Zeitmanagement ausgesetzt ist, desto häufiger tritt hausgemachter Stress auf! Einleitung Pers. Zeit- management Techniken Zeitmgmt. Lern- techniken Stress unvermeidliches Problem der heutigen Gesellschaft -> desw. Ansatzpunkt HAUSGEMACHTER Stress Stress FAZIT

Zeitmanagement Tipps zur Stressbewältigung Den Körper mit seinen Stressrektionen ernst nehmen Lernen, den Stress bewusst zu bewältigen, z.B. durch eine Minute entspanntes Atmen Die Dinge so nehmen, wie sie sind und nicht, wie sie sein könnten Nicht Ziele und Träume verwechseln Stressbasierte Erfahrungen selber machen Eigene Ansätze entwickeln Einleitung Pers. Zeit- management Techniken Zeitmgmt. Lern- techniken Stress FAZIT

Zeitmanagement Methoden der Stressbewältigung Autogenes Training Progressive Muskelentspannung Yoga Meditation Mentales Training (…) Einleitung Pers. Zeit- management Techniken Zeitmgmt. Lern- techniken Stress FAZIT

Zeitmanagement Die beste und effektivste Art der Stressbewältigung ist, den Stress erst gar nicht entstehen zu lassen! Einleitung Pers. Zeit- management Techniken Zeitmgmt. Lern- techniken Stress FAZIT

Zeitmanagement Fazit Zeitmanagement hilft… vorhandene Zeit effektiver zu nutzen hausgemachten Stress zu vermeiden mehr Zeit für das Wesentliche zu haben Arbeitsvorgänge zu rationalisieren ... aber, Zeitmanagement ist individuell!!! Wichtig: Nicht alles auf einmal anders machen! Und merke: Ausdauer und Selbstdisziplin führen zum Erfolg! Einleitung Pers. Zeit- management Techniken Zeitmgmt. Lern- techniken Stress FAZIT

Zeitmanagement  Goldene Zeitgewinn-Tipps Arbeitsblöcke für größere oder gleichwertige Aufgaben bilden Gezielt abschirmen – Stille Stunde und später Rückrufe tätigen Zeitlimits bei Besprechungen und eigenen Terminen setzen Prioritäten als Grundprinzip allen Arbeiten zugrunde legen Möglichst nur das Wesentliche tun (Pareto-Prinzip) Einleitung Pers. Zeit- management Techniken Zeitmgmt. Lern- techniken Stress FAZIT

Zeitmanagement  Goldene Zeitgewinn-Tipps Delegation auch als bezahlte Dienstleistung voll ausnutzen Größere Aufgaben in kleine Teile portionieren (Salami-Taktik) Termine mit sich selbst vereinbaren Schwerpunktaufgaben sehr früh erledigen (Erfolgserlebnis)  Leistungshochs und –tiefs gezielt in Planung einbeziehen Einleitung Pers. Zeit- management Techniken Zeitmgmt. Lern- techniken Stress FAZIT

Zeitmanagement Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Einleitung Pers. Zeit- management Techniken Zeitmgmt. Lern- techniken Stress FAZIT

Zeitmanagement Quellenverzeichnis Hink, Willi – Zeitmanagement, Marburg 2004 Seiwert, Lothar J. – Mehr Zeit für das Wesentliche, Hamburg 1990 www.seiwert.de www.schoenherr.de/download/dateien_free/rk/rat_besprechung_konferrenz.pdf www.kvschweiz.ch/sw3581.asp Einleitung Pers. Zeit- management Techniken Zeitmgmt. Lern- techniken Stress FAZIT