Die Bedeutung von organisationalem Lernen bei der Konstruktion, Einführung und dem Betrieb von Wissensportalen Markus Schmidt 0057501

Agenda Problembeschreibung Methodik und Lösungsansatz Aufbau der Arbeit Aktuelle Entwicklungen und Trends im WM Wissensportale Hypothesen Juni 2006 Übersicht

Problembeschreibung 1/2 Nicht mehr zeitgemäße und unangebrachte Definition und Umsetzung von Unternehmensführung, eine fragmentierte und „schlechte“ Informationsinfrastruktur und eine starre Unternehmenskultur führen zu Juni 2006 Problembeschreibung

Problembeschreibung 2/2 Fehlendem Verständnis für Komplexität, Interdependenzen und Systemdenken Eingeschränkter Wissensverteilung und –weitergabe Einem Rückgang an Flexibilität des gesamten Unternehmens (im Bezug auf Problemlösungs- und Korrekturfähigkeiten) Höherem zeitlichen und monetärem Aufwand Eingeschränkter Entwicklung von Innovation, Kreativität und Lernfähigkeiten (bzw. Korrekturfähigkeiten) und dadurch auch zu Eingeschränkter Entwicklung neuer und Ausbau der bestehenden Wettbewerbsvorteile >>>Ein Stillstand im Lernen ist oft ein Rückschritt<<< Juni 2006 Problembeschreibung

Methodik und Lösungsansatz Konstruktion, Einführung und Betrieb eines Wissensportals (WP) Verbesserung der Wissensverteilung und –weitergabe Verbesserung der Kommunikation Förderung von Systemdenken (vor allem durch die Vielfalt an Standpunkten, Perspektiven und erhaltenem Feedback) Hauptziel der Arbeit: Aufzeigen, wie organisationales Lernen (speziell in Kombination mit einem WP) die Flexibilität und Anpassungsfähigkeit der Organisation erhöhen kann. Juni 2006 Methodik und Lösungsansatz

Aufbau und Gliederung Einleitung Grundlagen org. Lernen Unternehmenskultur im Wandel der Zeit Aktuelle Entwicklungen und Trends im WM Wissensportale Motivation Konstruktion Einführung Betrieb Abschluss Juni 2006 Aufbau der Arbeit

Neuere Ansätze im WM (Optional) U-Theorie Ba TNKM Juni 2006 Aktuelle Entwicklungen und Trends

Die U-Theorie nach Scharmer Entwicklung einer neuen Fähigkeit, Möglichkeiten und Chancen zu erkennen und zu erspüren sobald diese auftauchen und sichtbar werden. Es geht also nicht primär darum, aus vergangenen Erfahrungen zu lernen (Lernen als Reflexion der Vergangenheit), sondern wie die gerade entstehenden Zukunftsmöglichkeiten erfahren und genutzt werden können (Lernen aus dem in die Gegenwart kommen der Zukunft). Juni 2006 Aktuelle Entwicklungen und Trends im WM

Aktuelle Entwicklungen und Trends im WM Gründe/Motivation Handeln von einer inneren Quelle, von einem inneren Ort heraus (was Experten implizit anwenden können). Treffen von Geschäftsentscheidungen ohne über die Grundlegeln (Routinen) nachdenken zu müssen mit einer ganzheitlichen Sichtweise. Grundregeln werden im Unterbewusstsein abgerufen, beeinflussen aber nicht die Konzentration auf die gegenwärtige Situation. Klares Denken und Handeln wird möglich Wichtige Entscheidungen können während des Prozesses getroffen werden Zeitersparnis Wettbewerbsvorteile Juni 2006 Aktuelle Entwicklungen und Trends im WM

Die linke Seite - Sensing Suspending Suspending Ermöglicht uns, unsere eigene Sichtweise und mentalen Modelle zu sehen, unsere Überzeugungen loszulassen und für andere nachvollziehbar darzustellen. Juni 2006 Aktuelle Entwicklungen und Trends

Die linke Seite - Sensing Suspending Redirecting Redirecting Aufbauend auf die Bewusstmachung durch suspending ist dann eine Neuorientierung in der Wahrnehmung möglich und neue Perspektiven können sich entfalten. Juni 2006 Aktuelle Entwicklungen und Trends

Der Wendepunkt - Presencing Suspending Redirecting Letting go Letting go Distanz und Abstand zur gegenwärtigen Realität gewinnen und bisherige Konzepte, Ideen und Annahmen aufgeben um eine objektive Beurteilung der Situation vorzunehmen. Juni 2006 Aktuelle Entwicklungen und Trends

Der Wendepunkt - Presencing Suspending Redirecting Letting go Letting come Letting come Durch die gewonnene Distanz können neue Möglichkeiten kommen und gesehen werden. Man konzentriert sich aufs Neue und besinnt sich auf das Wesentliche. Besinnung bzw. Neuentdeckung elementarer Fähigkeiten wie Intuition und Hausverstand. Juni 2006 Aktuelle Entwicklungen und Trends

Die rechte Seite - Realizing Suspending Redirecting Crystallizing Letting go Letting come Crystallizing Konzentration und Bewusstmachung des Zwecks, der Beweggründe und gemeinsamen Vision. Aus den neuen Erkenntnissen werden klare und umsetzbare Ideen entwickelt (Bündelung der Aufmerksamkeit auf die Ziele). Juni 2006 Aktuelle Entwicklungen und Trends

Die rechte Seite - Realizing Suspending Redirecting Prototyping Crystallizing Letting go Letting come Prototyping Übersetzen der neu gewonnenen Visionen in Mikrowelten, welche die neuen Visionen und Möglichkeiten verkörpern (z.B. in Pilotprojekten). Die im crystallizing entwickelten Ideen werden ausprobiert, getestet und adaptiert. Juni 2006 Aktuelle Entwicklungen und Trends

Die rechte Seite - Realizing Suspending Institutionalizing Redirecting Prototyping Crystallizing Letting go Letting come Institutionalizing Die neuen Denk- und Handlungsmuster werden in die Organisation eingebettet und nehmen somit dauerhafte Formen an. Juni 2006 Aktuelle Entwicklungen und Trends

Die U-Bewegung Iterativer Prozess mit 3 Schritten und 7 Fähigkeiten/Stufen Juni 2006 Aktuelle Entwicklungen und Trends

Aktuelle Entwicklungen und Trends U-Theorie und WP Kommunikations- und Kollaborationsdienste für gemeinsame U-Bewegung Aufbau von neuen Fähigkeiten des Beobachtens, „zur Ruhe Kommens“ und des Schaffens Rapid-Prototyping (schnelle Anpassung an Veränderungen und der bisherigen Lösung) Feedback und Integration einer Vielfalt an Perspektiven über WP (Lern- und Innovationsfähigk., Bewusstseinserweiterung) Unterstützung der Wissensschaffung Iterative U-Bewegungen für Tests, Experimente und Optimierung am WP Geschlossenes kreatives Umfeld durch Groupware (Chat-Rooms, Foren etc.) Möglichkeit zu virtuellen Sitzungen in vertrauter Umgebung (von zu Hause aus) oder in Form von cyber-ba Juni 2006 Aktuelle Entwicklungen und Trends

Das Konzept Ba nach Nonaka, Toyama und Scharmer Japanisches Wort „ba“ grob übersetzt als Platz, Ort (Atmosphäre, Klima) Ba entwickelt sich überall dort, wo ein gemeinsamer Kontext (Interessen, eine gemeinsame Vision etc.) mehrere Individuen oder Gruppen zusammenbringt  Ba kann zufällig entstehen oder gezielt energetisiert werden Juni 2006 Aktuelle Entwicklungen und Trends im WM

Aktuelle Entwicklungen und Trends im WM Das Konzept Ba Trennung der kreativen Arbeit von den Routinen des Alltags Schaffung eines Platzes der Ruhe für Presence und die U-Bewegung, also eines kreativen Umfeldes zur kontinuierlichen Förderung und Unterstützung von Innovation und Wissensschaffung Qualität des Platzes bestimmt Qualität des geschaffenen Wissens Juni 2006 Aktuelle Entwicklungen und Trends im WM

Aktuelle Entwicklungen und Trends im WM Das Konzept Ba Ba ist also ein gemeinsamer Kontext in Bewegung indem Wissen ausgetauscht, geschaffen und genutzt wird Info wird zu Wissen, wenn sie in einem Kontext interpretiert wird (Ba bietet die Möglichkeit eines solchen Kontexts zur Wissensschaffung)  Wissen ist in Ba eingebettet  Ohne Ba verwandelt sich Wissen in Info, die unabhängig von Ba weitergegeben werden kann (Info ist nicht an Ba gebunden) Juni 2006 Aktuelle Entwicklungen und Trends im WM

Aktuelle Entwicklungen und Trends im WM Das Konzept Ba 4 Arten von Ba: Originating Ba – individuelle face-to-face Interaktion (gemeinsam ausgerichtetes Verhalten entsteht) Interacting oder Dialoguing Ba – Personen mit der richtigen Mischung an Vorwissen treffen zusammen, um gemeinsam Begriffe und Konzepte zu entwickeln Cyber oder Systemizing Ba – virtueller Platz der Interaktion für Gruppen (WP) Exercising Ba – üben von Handlungen (z.B. Training, Mentoring) und praktische Umsetzung Juni 2006 Aktuelle Entwicklungen und Trends im WM

Konfiguration mehrerer Ba in einem Unternehmen Juni 2006 Aktuelle Entwicklungen und Trends im WM

Aktuelle Entwicklungen und Trends im WM Das Konzept Ba Nonaka nennt 5 Elemente für gutes Ba: Selbstorganisation Offene Grenzen (im Unterschied zu COP) Überschreitung der Gewohnheitsmuster von Zeit, Raum und Selbst Interdisziplinäre Dialoge mit vielen unterschiedlichen Standpunkten Gleichwertigen Zugang zum Zentrum und maximale Leistungsfähigkeit mit minimalen Konflikten (Jeder kann zum Zentrum werden) Juni 2006 Aktuelle Entwicklungen und Trends im WM

Aktuelle Entwicklungen und Trends im WM Ba und Wissensportale Cyber (virtuelles) Ba Verbindung unterschiedlicher gemeinsamer Kontexte im Unternehmen (private Interessensgruppen, informale Netze, organisational-formale Teams) Förderung von Wissensverteilung und –verbreitung Reichhaltigkeit/Vielfalt an Standpunkten und Feedback Juni 2006 Aktuelle Entwicklungen und Trends im WM

The New Knowledge Management nach Firestone und McElroy TNKM = Integration bzw. Kombination von Angebots- und Nachfrageseite von WM (WM der 2. Generation) Knowledge Life Cycle (KLC) Juni 2006 Aktuelle Entwicklungen und Trends im WM

Aktuelle Entwicklungen und Trends im WM TNKM - KLC Juni 2006 Aktuelle Entwicklungen und Trends im WM

Aktuelle Entwicklungen und Trends im WM TNKM - KLC WP ist im KLC primär auf der Angebotsseite (Diffusion von Wissen) Zur Erinnerung: Wissen kann nur von Menschen geschaffen werden Nachfrageseitig als Medium und Werkzeug zur Wissensschaffung und –validierung (Cyber-Ba, Kommunikation)  WP unterstützt jede Phase im KLC (2. Generation) Juni 2006 Aktuelle Entwicklungen und Trends im WM

Aktuelle Entwicklungen und Trends im WM TNKM - KLC Juni 2006 Aktuelle Entwicklungen und Trends im WM

Aktuelle Entwicklungen und Trends im WM TNKM - KLC Die Menge der Interaktionen bei Problemlösungen bildet ein kontinuierliches und dynamisches Netz aus dem Wissen geschaffen und in die Geschäftsprozesse integriert wird. Die Essenz eines WP liegt in der Unterstützung dieses Netzes und dessen Management. Juni 2006 Aktuelle Entwicklungen und Trends im WM

Wissensportale (Firestone/Collins) Motivation/Idee Abgrenzung EIP – EKP Erfolgsfaktoren Vorteile Dienste/Funktionalitäten Kosten / Nutzen WP und Value Networks Juni 2006 Wissensportale

Motivation/Idee Die grundlegende Idee von Wissensportalen besteht darin, die vorhandenen Informationen so aufzubereiten, dass jemand, der in der Zukunft mit Problemen im Unternehmen konfrontiert ist, die richtigen Informationen und Kontaktpersonen zur Hand hat, um die Probleme effektiv lösen zu können. Firestone und McElroy beschreiben ein Wissensportal als eine Applikation (Werkzeug), die umfassend Wissensprozesse und Wissensmanagement unterstützt. Juni 2006 Wissensportale

Motivation/Idee Das Wissensportal soll primär den Zugang zu Menschen und weniger zu Information ermöglichen (Wissensschaffung ist ein sozialer dynamischer Prozess). Typische Zielgruppen: Organisationen mit einer großen Anzahl an Mitarbeitern Organisationen mit einer dezentralen Struktur Organisationen mit hoher Mitarbeiterfluktuationsrate Organisationen, welche vermehrt Kooperationen durchführen oder über weite Distanzen kommunizieren müssen Juni 2006 Wissensportale

Motivation/Idee WP ermöglichen es einer Organisation, die intern gespeicherten Infos freizulegen und den Benutzern einen Zugang zu personalisierter Info und zu personalisiertem Wissen zur Verfügung zu stellen, damit sie ihre Geschäftsentscheidungen auf deren Basis effizienter und effektiver treffen können. Juni 2006 Wissensportale

EIP vs. EKP nach Firestone EIP und EKP haben prinzipiell dieselben Nutzen (ROI, Wettbewerbsvorteile, Steigerung der Effektivität und Bündelung von Innovationen) EIP nehmen die Korrektheit der Info, welche sie bereitstellen, als gegeben an EKP nehmen Validierung der Info vor  EIP birgt das Risiko (durch unangebrachte oder fehlerhafte Info-weitergabe), dass die Nutzen nicht ausgeschöpft werden können Juni 2006 Wissensportale

EIP vs. EKP EKP ist nun ein erweitertes EIP, welches als Ziel die Wissensschaffung, -integration und –management hat. Darüber hinaus konzentriert es sich auf die Bereitstellung, Schaffung, Management und Validierung von Info. Juni 2006 Wissensportale

Erfolgsfaktoren WP 4 kritische Erfolgsfaktoren von Wissensportalen: Kontext und Inhalt Unternehmenskultur und –verhalten Prozesse und Unternehmensführung Infrastruktur und Umgebung Juni 2006 Wissensportale

Einige Vorteile WP 1/2 Konsistente Darstellung der Organisation Direkter und personalisierter Zugang zu organisationsweiten Infos, Experten, Abfragen und Ressourcen (organisationale Wissensbasis) Zeit- und Ortsunabhängigkeit Verfügbarkeit (24/7) Wartung und Aktualisierung der Wissensbasis Verbesserung der Informationsinfrastruktur Reduktion von Redundanzen Integration von semantischer Suche Juni 2006 Wissensportale

Einige Vorteile WP 2/2 Schnellere und einfachere Kooperationsstrategien Breitere Wissensbasis Bessere und effektivere Entscheidungsfindung auf allen Ebenen (vor allem am PoS) Entwicklungsmöglichkeit neuer Lernfähigkeiten Senkung der Transaktionskosten Schaffung/Ausbau von Wettbewerbsvorteilen Zeitersparnis bei Routinetätigkeiten Juni 2006 Wissensportale

Ebenen eines WP nach Jansen, Thiesse & Bach Juni 2006 Wissensportale

Dienste und Funktionalitäten Benutzeroberfläche / Präsentation (mit den Elementen Portalbanner, Portalmenü, Personalisierung, Inhaltsseitenreiter, Inhaltsfenster, Inhaltsseite und Inhaltsrelevante Information) Juni 2006 Wissensportale

Dienste und Funktionalitäten Juni 2006 Wissensportale

Dienste und Funktionalitäten Systeme zur Wissensorganisation (beinhalten alle Schemata zur Organisation von Info und zur Schaffung von Beziehungen für das Content-Management und dienen somit zur Organisation von Inhalten für die Informationssuche und die Verwaltung von Datenbeständen  Art Info-Landkarte und digitale Bibliothek) Juni 2006 Wissensportale

Dienste und Funktionalitäten Suche und Indizierung Personalisierung und Rollen (Personalisierung von Layout, Darstellung, Position, Favoriten/Bookmarks, Inhaltsseiten etc.) Wird durch Benutzer- und Rollenmanagement ermöglicht und über den Single-Login gesteuert (Benutzer kann somit WP an sein persönliches Vorwissen anpassen) Juni 2006 Wissensportale

Dienste und Funktionalitäten Juni 2006 Wissensportale

Dienste und Funktionalitäten Juni 2006 Wissensportale

Kosten und Nutzen WP ist primär Integrations- und weniger neuer Programmieraufwand (abhängig von den Legacy-Systemen und der bestehenden IT-Infrastruktur) Traditionelle Metriken für WP nur bedingt anwendbar Mögliche Analysen: Analyse von Web-Statistiken (Benutzer, Zugriffe,...), Arbeitseinsparungen, direkte Senkung der Ausgaben, direkte Erhöhung der Einnahmen, Veränderung der Arbeitszufriedenheit und Projektkosten Juni 2006 Wissensportale

Kosten und Nutzen Nutzen: Zeit-, Geld- und Personaleinsparungen durch die Verwendung des WP Verkürzung der Schulungszeit oder Lernkurve durch einen integrierten Zugang zu mehreren Informationsquellen Kundenzufriedenheit (schnellere Reaktion auf Kundenbedürfnisse etc.) Juni 2006 Wissensportale

Kosten und Nutzen Nutzen: Arbeitsersparnis: Geringere Anzahl Vollzeitbeschäftigter (durch Umstrukturierungen etc.) Geringere Anzahl notwendiger Schritte in Arbeitsprozessen (Optimierungen) Geringere Anzahl gemachter Fehler Geringere Anzahl notwendiger Kundenauskünfte (Selbsthilfe) Einsparungen an Ressourcen (z.B. Servicereisen) Kürzere Zeitspanne zur Erreichung der Professionalität Juni 2006 Wissensportale

Kosten und Nutzen Nutzen: Kostenersparnis: Reduzierte Transaktionskosten in der Wertschöpfungskette Reduzierte Ausgaben und Gebühren für Lieferungen und geringere postalische Ausgaben Reduzierte Kommunikations- und Werbungskosten durch die Einsparung an Druck- und Publikationskosten, Telefon- und Faxgebühren, Reiskosten für Meetings etc. Reduzierte Schulungskosten (Reisekosten für Schulungen, Schulungsmaterial, Schulungsräume und –personal) Reduzierte Beschaffungskosten (E-Procurement) Juni 2006 Wissensportale

Kosten und Nutzen Nutzen: Zusätzliche Einnahmen: Durch neue Kunden, Kunden in noch nicht erschlossenen globalen Märkten, E-Business- und Internetkunden (E-Commerce) etc. Durch Werbung am Wissensportal und Kooperationen bzw. entwickelte Innovationen Juni 2006 Wissensportale

Kosten und Nutzen Kosten: Projektkosten: Für die Implementierung der Lösung, Identifikation von Geschäftsanforderungen, Architektur des Wissensportals, Entwicklung und Einführung Arbeitskosten für Design- und Prototypentwicklung Softwarekosten (Programmlizenzen, Zugangslizenzen etc.) Schulungskosten (Administratoren, Benutzer etc.) Technische Wartungs- und Supportkosten (Drittanbieter) Serverbezogene Kosten (Hardware, OS, Upgrades) Juni 2006 Wissensportale

Kosten und Nutzen Kosten: Projektkosten: Netzwerkbezogene Kosten (Upgrades, Netzwerkkarten, Gateways, Hubs, Routers, Switches) Klientenbezogene Kosten (Hardware, Upgrades, Speicher) Laufende Arbeitskosten für interne und externe Kunden (Support, Administration, technische Unterstützung) Erneuerungskosten für technische Wartungs- und Supportverträge (Verlängerung des Servicevertrags etc.) Juni 2006 Wissensportale

WP und Value Networks Vereinfachtes VN mit den wichtigsten materiellen (tangibles) und immateriellen (intangibles) Wertaustauschen Interne Rollen – Unternehmensführung, XY Inc., WP-Entwicklungsteam Externe Rollen – Lieferanten, Kunden, Partner, Provider Einfluss- und Wertschöpfungsanalyse Juni 2006 Wissensportale

WP und Value Networks Juni 2006 Wissensportale

WP und Value Networks Beiträge eines WP zur Wertschöpfung: Wettbewerbsvorteile Change-Management Vorteile für WM (Unterstützung sämtlicher Arbeitsprozesse und der WM-Ziele) Intellektuelles Wachstum Entwicklung von Kooperationen Vorteile aus der frühen Anpassung an Veränderungen  Wettbewerbsvorteile Juni 2006 Wissensportale

Verifikation der Hypothesen H0: Die Informationsinfrastruktur wird durch die Einführung und den Betrieb eines WP verbessert. Integration WP in die bestehende Informationsinfrastruktur Zentraler Zugang zu Info und Wissensbasis Zentraler Zugang zu Diensten und Funktionalitäten (Applikationen) Juni 2006 Hypothesen

Verifikation der Hypothesen H1: Die Integration eines WP in die Unternehmenskultur erhöht die Effizienz und Effektivität bei der Lösung komplexer Probleme und die Innovationsfähigkeit des Unternehmens. Verbesserung der Informationsinfrastruktur (H0) spart Kosten und Zeit ein (Effizienz und Effektivität wird erhöht) WP schafft kreatives Umfeld und damit günstige Bedingungen zur Erhöhung der Innovationsfähigkeit (cyber-ba) Tatsächliche Erhöhung allerdings von MA abhängig Juni 2006 Hypothesen

Verifikation der Hypothesen H2: Ein geeigneter Führungsstil und eine geeignete Definition von Unternehmensführung fördern Lernprozesse (org. Lernen) und die Wissensverteilung und –weitergabe. Dezentraler Führungsstil fördert Lern- und Führungsqualitäten in der gesamten Organisation Geeignetes Anreizsystem (Motivation der MA) fördert Wissensverteilung und -weitergabe Juni 2006 Hypothesen

Verifikation der Hypothesen H3: Der Einsatz eines WP fördert die Wissensverteilung und –weitergabe. Geeignetes Anreizsystem Vorher genannte Vorteile WP Erhöhtes Verständnis für Komplexität, Interdependenzen und Systemdenken Juni 2006 Hypothesen

Verifikation der Hypothesen H4: Die Einführung und der Einsatz eines WP führen zu einem erhöhten Verständnis für Komplexität, Interdependenzen und einem erhöhten Maß an Systemdenken. Ganzheitliche Sichtweise der Organisation Verbesserung der Informationsinfrastruktur Verstärkte Zusammenarbeit (Teamwork, Kooper.) Juni 2006 Hypothesen

Verifikation der Hypothesen H5: Das Unternehmen wird durch den Einsatz eines WP flexibler im Bezug auf die Lösung komplexer Probleme. Abhängig von den Mitarbeitern (Umgang und Art des Einsatzes des WP) WP schafft allerdings günstige Bedingungen und Voraussetzungen für erhöhte Flexibilität (Werkzeug) Juni 2006 Hypothesen

Verifikation der Hypothesen H6: Das Unternehmen kann durch den Einsatz eines WP neue Wettbewerbsvorteile schaffen und bestehende Wettbewerbsvorteile ausbauen und halten. Ähnlich wie bei H5 (abhängig von MA, WP schafft günstige Bedingungen für Wettbewerbsvorteile) Gute Voraussetzungen für Innovation und Kooperationen (Wissensschaffung) Juni 2006 Hypothesen

Danke für die Aufmerksamkeit !!! Zitate „Computers communicate faster and better than layers of middle management. They also demand knowledgeable users who can transform their data into information.” „To make a difference, you’ve got to be (live) the difference.“ Peter F. Drucker “We do not think and talk about what we see; we see what we are able to think and talk about.” Edgar Schein Danke für die Aufmerksamkeit !!! Juni 2006 Hypothesen