Poltys CA Outbound Dialer Modul Training Präsentation

Leistungen TDE, NCP and NS1000 series PBX Leistungen für den Kunden Bedeutsame Verbesserung der Produktivität Die Agents sprechen länger als sie durchwählen Verbessern den Kundenservice und erhöhen den Grad an Kundenzufriedenheit Beschleunigt Antwortzeiten Steigert Produktivität, führt zu Kostensenkungen Leistungen für den Händler Steigern den Vertrieb in dem Bereich der Sammelstellen, Patientenkontrolle, Termin-bestätigung, Leadgenerierung, Telemarketing, Politische Kampagnen Leistungen für die Vertriebsgesellschaft Steigern der CA Funktionalität mit einer neuen Produktivitätsfunktion, dass das Vordringen auf vertikalen Märkten ermöglicht

Outbound Dialer Modul – Inhalt der Präsentation ÜberblickFunktionen TDE, NCP and NS1000 series PBX

ÜBERBLICK Sektion 1

Überblick Funktionierte mit der CA PRO/ Supervisor/Console Multi Language GUI Wählt Anrufe automatisch an eine vordefinierte Liste von Telefonnummern von dem Telefon des CA Benutzers und bietet Pop Up-Fenster für Aufzeichnungen an, wenn der Anruf beantwortet wird Die Agents notieren sich Anrufsaufzeichnungen Anruflisten können von dem Benutzer ausgefüllt werden oder aus der CSV Datei importiert werden. Agents können die Anrufliste freigeben

Anwendungsfall – TK-Anlagenmodus Rufe jeden Kunden aus der Liste an Falls der Anruf beantwortet wird, erscheint das Pop-Up- Fenster für Aufzeichnungen Der Agent notiert Anrufaufzeichnungen CA + TDE/NCP/NS1000 Call Every Entry in the List Call answered- Pay message No Answer – Retry later Kunden Kundenlisten automatisch anrufen mit Hilfe des Agent-Telefons, wenn der Agent-Status verfügbar ist Call Every Entry in the List Call answ ered - Pay messa ge No Answ er – Retry later Agent CA Kunden Outbound Dialer Modul Outbound Dialer Modul

Anwendungsfall – CA Server Rufe jeden Kunden aus der Liste an Falls der Anruf beantwortet wird, erscheint das Pop-Up- Fenster für Aufzeichnungen Der Agent notiert Anrufaufzeichnungen Kunden Agent CA Kunden Outbound Dialer Modul Outbound Dialer Modul NCP/TDE/NS1000 CA Server Call Every Entry in the List Call answered- Pay message No Answer – Retry later Kundenlisten automatisch anrufen mit Hilfe des Agent-Telefons, wenn der Agent-Status verfügbar ist

FUNKTIONEN Sektion 2

Das Outbound Dialer Module starten Outbound Dialer Module wird durch anklicken auf der Schaltfläche ACD Report in CA Supervisor oder CA Pro gestartet. 2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Abgehende Anrufe. 1. Klicken Sie auf die Schaltfläche ACD Report.

Outbound Dialer GUI Sprache markieren GUI Sprache markieren 2. Wählen Sie den Menüpunkt Language. 1. Klicken Sie auf den Menüpunkt Datei. 4. Wählen Sie die Sprache aus. 5. Klicken Sie auf die Schaltfläche OK und starten Sie die Anwendung neu. 3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Dropdown-Liste.

Outbound Dialer Module Anrufparameter Konfigurieren Sie die Anrufparameter Maximale Anzahl von Wiederholungen bevor man verzichtet Zeitintervalle zwischen den Wiederholungen Ausgehende Vorwahl-Zeichnefolge falls erforderlich Keine prädefinierte Antwortszeit – wie lange soll angerufen werden bis zu dem Entschluss dass sich niemand meldet 2. Wählen Sie den Menüpunkt Einstellungen. 1. Klicken Sie auf den Menüpunkt Einstellungen. 3. Konfigurieren Sie die Anrufparameter. 4. Klicken Sie auf die Schaltfläche OK.

Outbound Dialer Module – Manuelle Anrufliste Outbound Dialer Module erlaubt den Agenten die Liste mit den Zielempfängern von Hand einzugeben oder sie aus einer CSV Datei (nächste Folie) zu importieren 1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen. 2. Ein neuer leerer Eintrag wird zu der Liste hinzugefügt. 3. Füllen Sie Name, und Telefonnumme aus. 4. Sorgen Sie dass der Gesprächsstatus auf NICHT_RUFEN eingestellt ist. 5. Wiederholen Sie die Hinzufügung von neuen Einträgen zu der Liste so oft wie nötig. 6. Klicken Sie auf die Schaltfläche Übernehmen damit die Änderungen wirksam werden.

Outbound Dialer Module – Anrufliste importieren Outbound Dialer Module erlaubt dem Kunden die Zielempfänger durch Importieren der Anrufliste auszufüllen. 1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Importieren der Anrufliste. 2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Durchsuchen. 6. Klicken Sie auf die Schaltfläche Importieren. 3. Wählen Sie die zu importierende Datei. 5. Kreuzen Sie die Option an, wenn die erste Zeile der CSV- Datei Header – Informationen enthält. 4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Öffnen. 7. Klicken Sie auf die Schaltfläche Übernehmen damit die Änderungen wirksam werden.

Outbound Dialer Module – CSV Dateiformat Optionale Headerzeile in die CSV Datei. 1. Füllen Sie den Namen der Person aus, die angerufen werden soll 2. Füllen Sie die zu wählende Telefonnr. aus 4. Stellen Sie Wiederholungsv ersuche für sämtliche Punkte auf 0 ein 3. Stellen Sie NICHT_RUFEN für sämtliche Punkte ein

Outbound Dialer Starten/Stoppen Outbound Dialer durch Drücken des Start outbound calls starten Outbound Dialer durch Drücken des Stop outbound calls stoppen Nach Start des Outbound Dialer werden die Eintragungen in der Liste für ausgehende Anrufe mit dem Anrufstatus auf NICHT_RUFEN oder KEINE_ANTWORT gesetzt und die Wiederversuche die die Maximale Anzahl der Versuche nicht überschreiten werden bearbeitet 1. Starten Sie Anrufe. 2. Stoppen Sie die Anrufe.

Outbound Dialer Module Aufzeichnungen Nach dem der Anruf beantwortet wurde, zeigt der Outbound Dialer Modul, ein Pop-up-Fenster an, das den Agent auffordert entweder die Felder Anrufstatus/ Aufzeichnung 1/ Aufzeichnung 2/ Aufzeichnung 3

Outbound Dialer Module Manual Dial Den Outbound Dialer durch Drücken Ausgehende Anrufe beenden stoppen Drücken Sie die Taste Nächsten Anruf wählen Es wird die erste Nummer in der Liste gewählt, das den Anrufstatus auf NICHT_RUFEN oder KEINE_ANTWORT eingestellt und weniger Wiederholungen als die Maximale Wiederholungsanzahl hat Sollte der Anruf mit KEINE_ANTWORT markiert sein, wird der Anruf nach der Wiederholungszeit automatisch neu gewählt 2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Wählen den nächsten Anruf um Anrufe der Reihe nach zu tätigen. 1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Ausgehende Anrufe beenden um sicherzustellen, dass der Anrufprozess abgebrochen wird.

Outbound Dialer Module – Anrufliste teilen Agents können die ausgehende Anrufliste untereinander freigeben In diesem Falle müssen Sie sich an einer entfernten Outbound Dialer – Datenbank anschließen, wie weiter unten angegeben 2. Wählen Sie den Menüpunkt Datenbankstandort. 1. Klicken Sie auf den Menüpunkt Einstellungen. Versichern Sie sich, dass der PC der seine Datenbank für andere Agents freigibt den MS SQL Server Dynamic Port in dem Firewall geöffnet hat. 3. Geben Sie die IP Addresse der freigegebenen Datenbank ein. 4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.

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