Capitol Bank Praxisbeispiel www.sommer-informatik.de Capitol Bank Praxisbeispiel

Einleitung www.sommer-informatik.de Bei dem vorliegenden Programm handelt es sich um eine Windows-Applikation, die auf die speziellen Anforderungen des Bankgewerbes abgestimmt ist. Neben den Grundstücken, bebaut oder unbebaut, werden Personen verwaltet, die in Zusammenhang mit den Grundstücken stehen d.h. entweder Eigentümer, Käufer, Verkäufer oder Pächter sind. Die vereinbarten Mieten und Pachten können sollgestellt werden und per Schnittstelle an andere Programme übergeben werden.

www.sommer-informatik.de 1. Die Hauptmaske

www.sommer-informatik.de 2. Die Stammdaten

2.1 Anlegen der Bearbeiter www.sommer-informatik.de 2.1 Anlegen der Bearbeiter In den Stammdaten werden alle benötigten Daten erfasst. Zu den notwendigen Daten gehören die Bearbeiter, Personen, Grundstücke und Unterparzellen. Folgende Funktionen können in allen Untermenüs ausgeführt werden: „Neu“, „Ändern“, „Löschen“, „Suchen“ Für alle Module gilt: Die gelb hinterlegten Felder sind „Muss-Felder“, d.h. sie müssen mit Inhalt gefüllt werden. Die weissen Felder sind „Kann-Felder“. Die Module „Bearbeiter“ und „Personen“ sind im Prinzip wie eine Adressverwaltung aufgebaut. Im Modul „Bearbeiter“ werden die Anwender des Programmes erfasst. Im Feld „Gruppe“ können die Bearbeitungsrechte für jeden Anwender genau definiert werden.

2.2 Anlegen der Personen www.sommer-informatik.de Im Modul „Personen“ werden die Nutzer, Eigentümer und Lieferanten angelegt. In der Checkbox kann durch Setzen des Häckchens die Personen definiert werden. Die „Gruppe“ ordnet den Personen zusätzlich eine Definition zu, die dann in Listen ausgewertet werden können. Die Adressdaten werden in den Entsprechenden Feldern eingetragen. Mit den „Enddatum“ können sie eine Person aus dem Datenbestand nehmen, ohne sie zu löschen. In der Fußleiste haben Sie die Möglichkeit verschiedene Funktionen mit diesen Datensatz auszuführen. Mit „Neu-Anlegen“ bleiben Sie in diesem Menü und können so einfach mehrere Personen hintereinander erfassen

2.3 Anlegen der Grundstücke www.sommer-informatik.de 2.3 Anlegen der Grundstücke Im Modul „Objekte“ werden alle Daten zum Grundstück angelegt. Das Feld Kurzbezeichnung muss mit einem Wert ausgefüllt werden. Die „Objektart“ definiert das Grundstück genauer und erleichtert später Abfragen und Auswertungen. Die Zuordnung zum Eigentümer erfolgt über das Fernglas. Der Eigentümer muss bereits im Modul „Personen“ angelegt worden sein. Die Anschrift des Grundstücks muss angegeben werden. Mit einem Häckchen legen Sie fest, um welches Grundstück es sich genau handelt. Mit „Neu Anlegen“ wird der aktuelle Datensatz gespeichert und Sie können weitere Grundstücke erfassen.

2.4 Anlegen der Unterparzellen www.sommer-informatik.de 2.4 Anlegen der Unterparzellen In diesem Modul können Einheiten (Teilflächenverpachtungen und dgl.) erfasst und verwaltet (neu anlegen, suchen), gepflegt (ändern) und gelöscht werden. Die neu angelegten Unterpazelle wird über das Fernglas dem entsprechenden Objekt zugeordnet.

2.5 Global www.sommer-informatik.de In diesem Modul befinden sich Funktionen die Allgemein auf alle Datensätze angewendet werden können. Mehr Informationen zu diesen Modulen finden Sie im Handbuch.

www.sommer-informatik.de 3. Verbindungen

3.1 Zuordnungen anlegen www.sommer-informatik.de Über „Zuordnungen“ werden die Lasten und Rechte sowie die zu leistenden Zahlungen mit dem jeweiligen Grundstück oder der Einheit und der Person verknüpft. Die Felder „Person“, „Kurzbezeichnung“, „Grundstück“, „Zuordnungsart“ und Vertragsbeginn müssen angegeben werden. Die Zuordnung erfolgt in 3 Schritten: Auswahl der Person Auswahl des Grundstückes Angabe der Vertragsdaten Zusätzlich müssen Informationen zur Zahlungsart gemacht werden: Über die Zuordnung der Zahlungsart wird z.B. der beleglose Datenträgeraustausch bei Einzugsermächtigungen mit der Bank gesteuert.

3.2 Sollzahlung anlegen www.sommer-informatik.de Nachdem Sie die Zuordnung angelegt haben kommen Sie mit einem Klick auf „Sollzahlung“ in das Sollzahlungsmodul. Die zu erfassenden Sollzahlungen (Miete, Pacht und dgl.) ergeben sich aus der Zuordnungsart (Mietvertrag, Pachtvertrag und dgl.). können sowohl Einnahmen als auch Ausgaben erfasst werden. Um die Daten für die Sollzahlung zu erfassen, klicken Sie auf „Neues Konto“. „Neues Konto + anlegen“ benötigen Sie, wenn Sie das zu bebuchende Konto sich noch nicht im Kontenrahmen befindet.

3.2.1 Sollzahlungskonto auswählen www.sommer-informatik.de 3.2.1 Sollzahlungskonto auswählen Wählen Sie das Konto aus, auf dem die Zahlung verbucht werden soll. Durch Doppelklick der markierten Zeile wird das ausgewählte Konto in die Eingabemaske „Sollzahlungen“ übernommen. - „Betrag bearbeiten“ Durch anklicken von „Betrag bearbeiten“ wird das Eingabefenster „Betrag anlegen“ geöffnet: - „gültig ab“ Eingabe des Datums ab wann die Zahlung wirksam werden soll. - „Netto“: Eingabe des Netto-Zahlungsbetrages. Ist das Konto kein Mehrwertsteuerkonto wird durch anklicken von „Netto>Brutto“ der Betrag in die Spalte Brutto übernommen. - „Brutto“: Eingabe des Brutto-Zahlungsbetrages.

3.3 Vertragsverwaltung www.sommer-informatik.de Mit dem Modul „Vertragsverwaltung“ kann das gesamte Vertragswesen abgewickelt werden.

www.sommer-informatik.de 4. Geschäftsvorgänge

4.1 Finanzbuchhaltung www.sommer-informatik.de Über dieses Modul kann die gesamte Finanzbuchhaltung abgewickelt werden. Es können alle Buchungsvorgänge erfasst werden, unabhängig davon ob sie mit der Bewirtschaftung eines Grundstücks, einer Person oder einer Einheit verbunden ist. Anwendungsbeschreibung der einzelnen Module siehe Handbuch „WinFiBu“.

4.2 Termin-/Dokumentenverwaltung www.sommer-informatik.de 4.2 Termin-/Dokumentenverwaltung In Modul „Terminverwaltung“ können Termine eingegeben, verwaltet und überwacht werden. Das Modul „Dokumentenverwaltung“ ermöglicht es den gesamten Dokumentenverkehr der im Zusammenhang mit der Bewirtschaftung geführt wird, über die Verknüpfung mit der Person, dem Grundstück und dgl. zu dokumentieren. Weitere Informationen zu diesen beiden Modulen finden Sie im Handbuch.

4.3 Heizkostenabrechnung www.sommer-informatik.de 4.3 Heizkostenabrechnung

4.3.1 Die Stammdaten www.sommer-informatik.de Das Modul Objektdaten stellt ein Formular für die Erfassung von objektspezifischen Daten bereit. Durch das Aktivieren der entsprechenden Schaltflächen gelangen Sie in die Unterbereiche Objektdaten, Brennstoffkosten, weitere Kosten und Aufteilung. Im Modul Nutzerdaten geben Sie die Nutzer der Abrechnungseinheiten an. Sie können für jede Einheit zwei Nutzer erfassen, einen Hauptnutzer und einen Nebennutzer.

4.3.2 Abrechnung www.sommer-informatik.de Das Modul Nutzerübersicht stellt die Ergebnisse der Heizkostenabrechnung tabellarisch dar. Sie können die Nutzerwerte direkt in der Tabelle bearbeiten. Nach jeder Änderung in der Tabelle müssen Sie die Berechnung mittels Rechnen erneut anstoßen. Der Dialog Einzelabrechnung stellt das Abrechnungsergebnis für einen Nutzer dar.

5. Auswertungen www.sommer-informatik.de Alle aufgeführten Module bieten die Möglichkeit über die Funktion „Bearbeiten >> Suchen“ entsprechende Auswertungen und Ausdrucke zu generieren. In diesem Beispiel werden alle Zuordnungen ausgegeben:

5.1 Beispielausdrucke www.sommer-informatik.de Über den Button „Liste“ wird automatisch eine Auswertung aller Zuordungen und Grundstücke erstellt:

www.sommer-informatik.de Beispielausdrucke II

Weitere Produkte der Sommer Informatik: www.sommer-informatik.de Weitere Produkte der Sommer Informatik: „Capitol WinLiegen“ Software zur Verwaltung von kommunalen und öffentlichen Liegenschaften mit Schnittstellen zu GIS, ALB, SAP und vielen weiteren Anwendungen -„Capitol Grundstücksverkehr“ Software zur Verwaltung von Bewegungen unbebauter Grundstücke

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