Wolfgang Patscheider, Leiter EDV Mag. Michael Ruzicka, Konsulent E-Government Prozessmodellierung und -optimierung Erfahrungsbericht der Stadt Steyr Wolfgang Patscheider, Leiter EDV Mag. Michael Ruzicka, Konsulent Graz, 5.6.2003

Übersicht Profil der Stadt Steyr Ausgangssituation: Viele offenen Fragen zum Thema e-Government Prozess-Analyse grob: Nutzen für den Bürger? Die e-Government-Roadmap der Stadt Steyr Prozess-Analyse fein Prozess-Optimierung Prozess-Modellierung Ausblick: e-Government-Marketing

Profil der Stadt Steyr Stadt Steyr = Technologiestadt (Innovation aus Tradition) Einwohner = 39.340 Anzahl Betriebe = ca. 1.500 Fläche = 2.680 ha

Die Ausgangssituation: Viele offene Fragen Wo ist der Nutzen für Bürger und Stadt? Wo soll man wie beginnen? Welche Software? Was sind die Kosten/Erträge? Wo liegt der Break-Even? Wie können die Bürger aktiviert werden? Prozessanalyse und –optimierung als erster Schritt zum e-Government

Prozessanalyse grob Wegfall der Amtswege Längere Öffnungszeiten Prozessanalyse grob = Nutzenanalyse, um zu wissen, wo e-Government zweckmäßig ist und wo begonnen werden soll Wegfall der Amtswege Längere Öffnungszeiten Verfahrensverkürzung

Prozessanalyse grob Wegfall der Amtswege Persönliche Beratung Prozessanalyse grob = Nutzenanalyse, um zu wissen, wo e-Government zweckmäßig ist und wo begonnen werden soll Wegfall der Amtswege Persönliche Beratung vorort hat Vorrang! Längere Öffnungszeiten Verfahrensverkürzung

Prozessanalyse grob Wegfall der Amtswege Persönliche Beratung Prozessanalyse grob = Nutzenanalyse, um zu wissen, wo e-Government zweckmäßig ist und wo begonnen werden soll Wegfall der Amtswege Persönliche Beratung vorort hat Vorrang! Längere Öffnungszeiten Verfahrensverkürzung Die Verfahrensverkürzung muss für den Kunden spürbar sein, damit er das Service nutzt Ergebnis: Bau- und Betriebsanlagenverfahren als Pilot, da Potential zur Verfahrensverkürzung hoch

Die eGov-Roadmap der Stadt Steyr Zeit Schritt 01.2002 – 06.2002 Prozessanalyse und -optimierung 09.2002 – 12.2002 Pflichtenheft 01.2003 – 12.2004 Umsetzung und Integration Pilot intern 06.2004 – 12.2004 Umsetzung/Marketing Pilot eGov-Portal 01.2005 – 12.2006 Umsetzung/Marketing weitere Bereiche 12.2006 eGov-Fit

Prozessanalyse fein Kennzahlenanalyse per E-Mail   Kennzahlenanalyse per E-Mail Interviews mit Schwerpunkt abweichende Kennzahlen Ausschnitt Kennzahlen-Analyse Anzahl der abgewickelten Verfahren pro Jahr (grobe Aufteilung nach Art des Verfahrens)   Bauverfahren: 1500 Gebührenakte: 1000 Feuerpolizei: 2500 Wie lange liegt ein Akt durchschnittlich vor/nach der Bearbeitung im Bauamt? Registratur: 2 Tage Abteilungsleiter: 2-5 Tage Bau-Techniker: 2-5 Tage Wie lange dauert die Aktensuche und -ablage durchschnittlich im Bauamt? 15 min. pro Akt (Suche + Ablage) Wie oft werden Bauakten pro Tag gesucht? 50 mal  

Prozessoptimierung + Restrukturierung des Archivs Datum Bauobjekt Nutzen: Raschere Ablagesystematik (pro Akt 10-15 Minuten Arbeitszeitreduktion)

Prozessoptimierung Einreichung geht direkt an den Sachbearbeiter Nutzen: Flache Hierarchie und kurze Entscheidungswege: Der Akt liegt 2-4 Tage weniger in Postfächern

Prozessoptimierung Parallele Vorbegutachtung Nutzen: Beschleunigung des Verfahrens durch Parallelisierung (2 statt 3 Wochen)

Ab 30% Nutzungsgrad rentabel! Prozessoptimierung eGov-Bilanz Bauamt* Ab 30% Nutzungsgrad rentabel! *Alle Geldbeträge wurden aus Datenschutzgründen leicht abgeändert

Prozessmodellierung Mitarbeiter überzeugen Prozess intern „verkaufen“ Vorlage an Software-Unternehmen

Ausblick: eGov-Marketing Um die Bürger zu aktivieren, werden Marketing-Aktionen gesetzt Die Vermarktung des e-Government erfolgt über die besten konventionellen Kanäle Der Nutzen des e-Government wird klar kommuniziert Bauamt: Bauberatungstag ist Kanal Nr. 1